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Guã a ejecuciã³n - estructurar la propuesta de organizaciã³n a la mipyme en cada una de las gestiones afines con el ã¡rea administrativa y contable

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GUÍA EJECUCIÓN

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Guã a ejecuciã³n - estructurar la propuesta de organizaciã³n a la mipyme en cada una de las gestiones afines con el ã¡rea administrativa y contable

  1. 1. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 1 de 20 Programa de Formación: Código: 122121 Versión: 2 Asistencia Administrativa Nombre del Proyecto: Código:746837 Propuesta de Organización en la Gestión Administrativa y Contable a Mipymes en Procesos de Fortalecimiento Fase del proyecto: Ejecución Actividad (es) del Proyecto: Estructurar la propuesta de organización a la Mipyme en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable. Actividad (es) de Aprendizaje: Aplicar las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible. Aplicar los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente y tecnologías disponibles. Ambiente de formación ESCENARIO(Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente MATERIALES DE FORMACIÓN DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo) CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa) Resultados de Aprendizaje: Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad. Competencia: 21060100104 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. Sala de informática. Computadores Resultados de Aprendizaje: Competencia: Aula, sala de Computadores Marcadores, GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
  2. 2. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 2 de 20 Querido aprendiz en esta guía fortalecerán sus competencias sobre: Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. ,Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización , Operar los recursos tecnológicos para el recibo, el despacho y la organización de documentos, Preservar los documentos en soporte físico o digital para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente, para ello aplicaremos los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente, así como también , las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible. Aplicando estas actividades estaremos en capacidad de desarrollar las labores administrativas de una organización. Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización informática, unidad productiva cartulinas, guantes, tapabocas, cofias. Resultados de Aprendizaje: Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente Competencia: 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización Aula, unidad productiva Computadores Duración de la guía ( en horas): 70 horas 2. INTRODUCCIÓN
  3. 3. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 3 de 20 3.1 Actividades de Reflexión inicial. En equipos de trabajo de 5 personas que no sea el mismo grupo SENA presente la siguiente actividad: Realice una simulación con su grupo donde cada uno de ustedes represente un rol. El ejercicio consiste en enviar por correo una encomienda que va desde Cali a San Andrés, usted deberá remitir, recibir, marcar el paquete, radicar, generar la factura de pago, generar la constancia detallada de la radicación. Al final de la actividad deberán recolectar todos los soportes y organizar la documentación. 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) Con el objetivo de identificar sus conocimientos acerca de algunos conceptos básicos de la gestión documental, realice la siguiente sopa de letras con los siguientes conceptos y defina cada uno de ellos de acuerdo a lo aprendido. ARCHIVO PUBLICO FUELLE NORMATIVIDAD GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO DOCUMENTO ORIGINAL ARCHIVAR VALOR HISTORICO ARCHIVO TOTAL DOCUMENTO DE ARCHIVO 3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
  4. 4. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 4 de 20 FUNCION ARCHIVISTICA PATRIMONIO DOCUMENTAL TABLA DE RETENCION. 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Aplicar las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible 1. De acuerdo a las orientaciones dadas sobre elaboración de citas textuales, encabezados, notas y pie de página, según la norma ICONTEC, elaborar a mano alzada un informe sobre la Formación Profesional SENA e importancia del programa de formación en el que participa. Tenga en cuenta las orientaciones dadas por el instructor y otras como márgenes, estructura del documento, presentación, ortografía, etc. Presentar para revisión y corrección del informe según se indique. Una vez revisado el documento, transcribir a medio digital el documento final aprobado. Una vez digitalizado, realizar un ejercicio de co-evaluación con alguno de los compañeros sobre el proceso de transcripción realizado.
  5. 5. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 5 de 20 2. En equipos no mayor a 5 personas conseguir dos (2) ejemplos de cada uno de los siguientes tipos de documentos comerciales que se producen en una organización: carta, memorando, circular, acta y certificado, sobre de manila tamaño oficio e imprimir por cada aprendiz dos (2) listas de chequeo que aparece en el Anexo No. 4 de la guía de aprendizaje, al final de ésta. En el ambiente de informática realizar la siguiente actividad con los insumos solicitados: a. En cada uno de los grupos, tomar los diez (10) documentos solicitados y colocarlos en forma desordenada dentro del sobre de manila. b. Cada aprendiz debe tomar en forma aleatoria dos documentos cualesquiera. c. Cada aprendiz tiene 30 minutos para realizar la transcripción de los documentos, teniendo en cuenta las técnicas de digitación y condiciones para mantener la salud y seguridad en el trabajo. Cada aprendiz graba en el escritorio del PC su trabajo, colocándolo dentro de una carpeta, la cual guarda con su nombre completo. d. Finalizado el tiempo, se orienta el ejercicio para que los aprendices del grupo cambien de equipos y se pueda realizar un ejercicio de co-evaluación, aplicando las listas de chequeo. Aplicar los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente y tecnologías disponibles. A. Teniendo en cuenta los conceptos que se presentan en el anexo No. 1 : “Conservación documental” organizar once (11) equipos de trabajo los cuales deberán realizar consulta sobre una de las normas relacionadas a continuación (según le sea asignado por el docente) las cuales le llevarán a profundizar sobre el tema revisado en el anexo: 1. Decreto 2150 de 1.995 – Conservación documental 2. Acuerdo AGN 007 de 1.994 Articulo 23 3. Ley 45 de 1.923 4. Ley 39 de 1.981 5. Código del Comercio Art. 48 y 60 6. Código de procedimiento civil Art. 251 7. Decreto 1798 de 1.990 Art. 31 8. Decreto 422 de 1.991 Art. 6 9. Decreto 2620 de 1.993 10. Acuerdo AGN 049 de 2.000 11. Acuerdo AGN 050 de 2.000 Cada equipo debe consultar sobre la norma correspondiente y preparar presentación en la cual explique a qué hace referencia la norma, cuál es su mandato frente al tema de conservación documental y presente tres situaciones que la ejemplifiquen claramente.
  6. 6. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 6 de 20 A partir de las socializaciones realizadas por los equipos, cada aprendiz deberá completar el Normagrama que se encuentra en el Anexo No. 2, consignando en éste los aspectos más relevantes de cada norma. Después de diligenciado el formato, usted deberá llevarlo al portafolio de evidencias. B. Teniendo en cuenta las orientaciones dadas por el docente sobre los recursos tecnológicos propios de la gestión documental en cada uno de los procesos: Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, construir en forma tridimensional los recursos tecnológicos que se utilizan en cada uno de éstos. Ejemplo: computador, fax, reloj radicador, impresora, sellos radicador, etc. Posteriormente estos deberán ser presentados al grupo y explicada su función dentro del proceso que lo requiere para el cumplimiento de sus funciones. C. Visita técnica Organizar visita técnica a una empresa del sector privado o público que tenga estructurado el proceso de gestión documental y cuente con una unidad de correspondencia, en la cual les permitan observar el proceso de recibo, radicación, organización y despacho de la documentación. Presentar el proyecto a las directivas de la Institución para su aprobación y respaldo. Tener en cuenta definir dentro de la propuesta: Descripción Nombre de la salida Técnica Objetivo general Objetivos específicos Actividades de Aprendizaje Resultados esperados Cronograma Tiempo Horario Presupuesto D. Taller práctico de organización documental Para participar en el taller de organización documental se debe presentar los documentos elaborados en el proceso de producción documental e incluir copias de certificados de estudios, notas, incapacidades o exámenes médicos, recibos de servicios públicos, cartas familiares o
  7. 7. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 7 de 20 sociales, extractos bancarios, copias de pago de impuestos, facturas de compra, entre otros que pueda tener. 3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. Estructurar la propuesta de organización a la MIPYME en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable Teniendo en cuenta la propuesta realizada a la MIPYME en las áreas de: a. Gestión Administrativa: Constitución Legal, Estructura Organizacional, Proceso Documental, Servicio al Cliente, Mercadeo y Publicidad, Talento Humano. b. Gestión Contable: soportes contables, libros contables y nómina. 1. Diseñar cada una de las acciones de mejora que se le plantean a la Mipyme siguiendo lo establecido en la ruta operativa y diagrama de Gantt. 2. Presentar las acciones de mejora, apoyado en el siguiente cuadro: ACCIONES DE MEJORA Área Operativa Aspecto Crítico Estrategia de Mejoramiento a realizar Acciones de Mejora Propuestas (con respectivos soportes anexos) 3. Preparar socialización del informe. Tener en cuenta: a. Uso de las tecnologías de Información y Comunicación. b. Normas técnicas para presentación de diapositivas. c. Uso de vocabulario técnico. d. Presentación personal. e. Dominio conceptual por parte de todo el equipo. f. Entregar informe con el respectivo soporte en medio magnético al empresario. g. Ingresar el informe a la carpeta de evidencias de la actividad “Estructurar la propuesta de organización a la MIPYME en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable”, fase ejecución”. 3.5 Actividades de evaluación.
  8. 8. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 8 de 20 Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación Evidencias de Desempeño: Actividad Práctica de transcripción de documentos Actividad Práctica sobre organización de archivo. Evidencia de Producto: Propuesta acciones de mejora a la MIPYME intervenida en las áreas administrativa y contable Transcribe textos con fluidez y exactitud, aplicando las técnicas de digitación, normas técnicas colombianas, las de gestión de la calidad, institucionales y legislación vigente. Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y normas de seguridad. Auto revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada. Interpreta las normas de conservación para los diferentes soportes documentales Aplica las normas de conservación para los diferentes soportes documentales, siguiendo legislación vigente Técnica de Evaluación: Ejercicio práctico Instrumento de Evaluación: Lista de chequeo Técnica de Evaluación: Valoración de producto. Instrumento de Evaluación: Lista de chequeo
  9. 9. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 9 de 20 ACTIVIDADES DEL PROYECTO DURACIÓN (Horas) Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas) Materiales de formación (consumibles) Talento Humano (Instructores) AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva)y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente Estructurar la propuesta de organización a la Mipyme en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable. 70 Computadores Video Beam 35 1 Marcadores - cartulinas - guantes, tapabocas, cofias. 35 Técnico en Administración 2 Aula, sala de informática, biblioteca, unidad productiva 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
  10. 10. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 10 de 20 Elaborado por: Jacqueline Montoya, Miryam Martínez y Olga Lucía Cárdenas G. Mayo de 2015 Transcriptor Preservar Conservar Pie de Pagina Notas de texto Digitar Redactar Reproducir Transcribir  Taller de Organización de archivo. Elaborado por equipo de Unidad Técnica en Gestión Documental. SENA, CGTS, Cali. Ajustado por equipo de Articulación con la Ed. Media.  Guía Técnica Colombiana 185 6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS 7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) 5. GLOSARIO DE TERMINOS
  11. 11. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 11 de 20 Anexo No. 1- Conservación Documental 52/69 Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 1/69 PROCEDI MIENTOS ACTIVIDADES Sistema Integrado de Conserva ción Sensibilización y toma de conciencia Reproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  12. 12. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 12 de 20 58/69 PROCEDI MIENTOS ACTIVIDADES Sistema Integrado de Conserva ción Control de plagas Almacenamiento, realmacenamiento y empaste Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados) PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 59/69 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento CONSERVACIÓN TOTAL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  13. 13. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 13 de 20 60/69 SELECCIÓN DOCUMENTALMICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  14. 14. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 14 de 20 Anexo No. 2 - Norma-grama No. NORMA (Ley, Decreto, Acuerdo, Código) DESCRIPCION REFERENCIA NORMATIVA Conservación Documental 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
  15. 15. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 15 de 20 Anexo No. 3: Taller de Organización de Archivo INTRODUCCIÓN “Equivocadamente se cree que la Gestión de la Información y el Conocimiento solo se da en las organizaciones. No, el ser y el quehacer de cada persona se expresa, manifiesta y registra de múltiples formas y en sinnúmero de relaciones similares a los que vamos a encontrar en las empresas. Como personas en sociedad hacemos parte de una red de relaciones, interacciones, e intercambios dinámicos, en mayor o menor escala. Cada uno de nosotros es una organización, con una estructura y unas funciones que cumplimos, con derechos y deberes, anhelos, ilusiones, fracasos, logros, lamentos y realizaciones, muchas de las cuales quedan registradas en diferentes soportes. Falta conciencia sobre el valor informativo, testimonial, legal y cultural que poseen la información que conservamos en nuestra casa y en nuestras organizaciones. El propósito de este taller es generalizar una cultura de la Gestión de la Información y el conocimiento y del orden en la vida personal, los invito a partir de este taller a exaltar estas prácticas de tal manera que como sucede en el juego del “dominó” se despliegue en todos los escenarios donde actuemos y nos propongamos estimular la Gestión de la Información y el Conocimiento.” (Tomado del taller de archivo personal. CGTS, SENA,)  Taller Práctico 1. El orientador del taller presenta una propuesta de organigrama con tantas unidades administrativas como grupos de 5 personas se pueda establecer; asigna nombre a cada unidad y determina las funciones de cada una. (anexo 1: organigrama en papelógrafo) 2. El grupo debe nombrar un líder de la Unidad Central de Archivo y formar grupos que corresponde a cada una de las unidades administrativas propuestas en el punto anterior. Cada grupo debe asignar los siguientes cargos: coordinador, asistente administrativ@ y gestor archivista, luego definir las funciones de los integrantes de la Unidad Administrativa, según rol asignado. Diligenciar en papelógrafo el siguiente cuadro: ASIGNACION DE FUNCIONES No. Nombre Departamento Area/Funciones Código 1 2
  16. 16. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 16 de 20 3 4 5 6 No. = Número Dpto. = Departamento Cód. = Código Elaborado por ________________________ Fecha __________________________ 3. El orientador presenta a la empresa la relación de Series y Subseries Codificadas. 1. Identificación 2. Escolaridad 3. Laborales 4. Patrimoniales 5. Fiscales 6. Servicios Públicos 7. Salud 8. Afectivos 4. Cada unidad administrativa debe elaborar una relación de cuarenta (40) documentos personales, seleccionando los documentos de los traídos por cada uno de los aprendices: RELACION CODIFICADA DE SERIE Y SUBSERIES DE La Empresa _____________________________ No. Nombre del documento Nombre de la Serie 1
  17. 17. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 17 de 20 5. Cada unidad administrativa debe elaborar una carta remisoria, relacionando los documentos adjuntos, los cuales van codificados de la siguiente manera: serie-subserie-consecutivo del orden en que se relaciona en la carta remisoria: Ejemplo: 1.2-1-01 6. El líder de Unidad de Correspondencia recibe la documentación de cada uno de las unidades administrativas y lo registra en el formato “radicador de correspondencia” con mínimo 24 líneas disponibles (anexar celdas al cuadro). Relación de documentos y registros de ______________________________ 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
  18. 18. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 18 de 20 No. Radicado Fecha de recibo hora día mes REMITENTE (institución del doc) Tramite Fecha del trámite OBSERVACIONES 7. Cada Unidad administrativa debe marcar 8 carpetas con el código de la serie, subserie y nombre de la serie. 8. El líder de la Unidad de Correspondencia mezcla la comunicación recibida por parte de todas las unidades administrativas. Luego a cada unidad administrativa se le asigna una subserie, la cual es responsable de reunir la documentación correspondiente a la misma, para posteriormente dentro de la unidad administrativa realizar el proceso de clasificación por series documentales. Finalmente la documentación organizada, se entrega al Líder de la Unidad de correspondencia. 9. Realizar la distribución de la documentación clasificada y organizada, teniendo en cuenta a la codificación de los documentos. Se diligencia el formato para distribución de documentos Relación de documentos y registros de ______________________________ No. Fecha radicador hora – día - mes DESTINATARIO REMITENTE ASUNTO (Serie) ANEXOS DISTRIBUIDO POR OBSERVACIONES
  19. 19. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 19 de 20 10. Cada unidad administrativa archiva dentro de las carpetas correspondientes, la documentación recibida y luego elabora el inventario para relacionar carpeta por carpeta. INVENTARIO DOCUMENTAL EN SU ESTADO NATURAL No. Orden Nombre de la carpeta Contenido de la carpeta Fechas extremas No. Folios Estado conservación Ubicación Nueva ubicación Observaciones 11. Con el orientador del taller se elabora el formato de la Tabla de Retención documental TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL _________________________________________ Código SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL Disposición final Procedimiento Ct S E M Ct= Conservación Total S= Seleccionar E= eliminar M= Microfilmar
  20. 20. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Página 20 de 20 Anexo No. 4: Lista de Chequeo para Transcripción de Documentos No. INDICADORES VALORACIÓN OBSERVACIONES Cumple Aún NO Cumple No Cumple 1. Transcribe el documento teniendo en cuenta las Normas Técnicas Colombianas, sobre: a. Margen b. Estructura del documento c. Texto justificado d. Homogeneidad en el tamaño de letra e. Homogeneidad en el tipo de letra f. Ortografía g. Pie de pagina h. Cita Textual i. Encabezado j. Notas 2. Transcribe el texto con exactitud, de acuerdo a la política de la organización.

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