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CAPITULO 7

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CAPITULO 7

  1. 1. SISTEMA CONTABLE 7.1 EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA DEIFORMACIÒN DE LAS ORGANIZACIONES Un Sistema de Información Contable forma parte del Sistema de Información de las Organzaciones y tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable; procesarlos, utilizando un sistema adecuado de procedimientos; crear y mantener archivos contables, y producir información contable, bajo distintas formas, para distintos usuarios
  2. 2. 7.2 REUNIR DATOS En un sistema de información contable donde la mayoría de los datossurgen de los comprobantes (documentos contables) por medio de los cualesse formalizan operaciones y transacciones. Según el origen, podemosdistinguir dos tipos de comprobantes:• De origen Interno• De origen Externo Los comprobantes de origen interno son los emitidos por la propiaorganización. Los de origen externo son los emitidos por otras organizacioneso personas y que llegan a la organización para dar cuenta de determinadasoperaciones. Los comprobantes de origen interno según el destino:• De uso interno• De uso externo Los comprobantes de origen interno para uso interno son, los que laorganización emite para que sean utilizados en la propia organización, es decir,no son enviados a ninguna otra persona u organización fuera de la misma.Son documentos que generalmente circulan dentro de la organización, pordistintos sectores.
  3. 3. Los comprobantes de origen externo para uso externo son, los queemiten por la organización con destino a otras organizaciones o personas.Estos documentos se emiten en más de un ejemplar de modo que el originalsea dirigido al destinatario y la copia de ello circule dentro de la organización Los comprobantes tienen distintas finalidades. -Sirven de constancia para las operaciones realizadas: De ahí sudenominación de comprobante, por cuanto “comprueban” lo que se haefectuado. En algunas circunstancias y ante una controversia judicial loscomprobantes constituyen “medios de prueba”, es decir, pueden serpresentados ante el juez, actuando como prueba de determinada operación. -Sirven como Información de las operaciones efectuadas:Adecuadamente archivados pueden ser consultados en cualquier momentopara recordar aspectos de una operación.
  4. 4. -Sirven de base de los registros contables: Todas las operaciones ytransacciones dan lugar a anotaciones en determinados libros, llamados librosde registro contable. Estas anotaciones se efectúan de acuerdo con unamodalidad especial denominada técnica contable. Por eso decimos queconstituyen la base de los registros contables, ya que si no hay comprobantesque de cuenta de una operación, no hay datos fehacientes de la misma yconsecuentemente no es posible efectuar las anotaciones contables-Facilitan las tarea de fiscalización y control fiscal: Algunos comprobantesdeben tener el diseño y los contenidos establecidos por normas legales, paraposibilitar que la AFIP pueda efectuar la verificación y el control de lastransacciones con mayor facilidad, de modo de dificultar la evasión fiscal, esdecir, el ocultamiento de las operaciones para eludir el pago de impuestosLos comprobantes deben estar adecuadamente archivados, es decir,guardados de manera ordenada, para que puedan ser localizados cuando selos necesite. Estos archivos pueden estar agrupados según diferentes criterios:•Por orden cronológico•Por orden numérico•Por orden alfabéticoEl adecuado ordenamiento de los archivos es esencial para que loscomprobantes puedan cumplir las funciones que hemos señalados y que sulocalización sea posible con facilidad cuando se los necesite para algunas delas finalidades señaladas.
  5. 5. 7.3 PROCESAR DATOSEl procedimiento de la información puede ser efectuado por medios manuales,mecánicos o informáticos. Los manuales, actualmente en desuso, consisten enrealizar el mismo a mano, es decir, sin la utilización de medios mecánicos. Losmedios mecánicos tampoco muy usados en la actualidad, consiste en realizarel procedimiento utilizando equipos mecánicos. Los medios informáticos, esdecir, utilizando equipos de procedimientos electrónicos, hoy de uso casigeneralizado, son imprescindibles para un adecuado sistema de informacióncontable.En cuanto a los procedimientos, es sistema de información contable utiliza latécnica contable de registro de operaciones basadas en la disciplina contable,es decir, en la contabilidad. Esta ha desarrollado un procedimiento lógico, devalidez y aplicación universal, para estas finalidades, que permite procesardatos y suministrar información contable para distintos usuarios; propietarios,directores, inversionistas, bancos, estados, etc.A los usuarios de la información contable se los denomina:•Internos•Externos
  6. 6. Los usuarios internos son los que pertenecen a la misma organizacióna la que se refiere la información. Los usuarios externos son todos aquellos que utiliza la información deuna organización sin pertenecer a la misma. Las informaciones contables que surgen de un sistema contablereciben la denominación de “informaciones contables”. Algunos de estosinformes deben tener formatos o estructuras determinadas. Son losdenominados “informes normalizados”. Sin embargo, todos los informescontables contienen expresiones o términos específicos que forman partede la terminología contable. Uno de los informes contables mas comunes el denominado “estadocontable”. Se denomina así, a la información de una organización,generalmente destinada a los usuarios externos, en el que muestra elestado de sus negocios y el resultado de las operaciones efectuadasdurante un periodo. Ahora completamos el concepto diciendo que el sistema contableforma parte a su vez del sistema de información.
  7. 7. 7.3 EL PROCESO CONTABLE Se refiere a una serie de hechos o circunstancias que ocurren enun periodo. Estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que serealizan en una organización desde su inicio hasta una fechadeterminada, denominada fecha de cierre, que da lugar a lasanotaciones contables, sobre la base de comprobantes, y que culminacon la emisión de un informe contable a la fecha de cierre.
  8. 8. 7.4 INICIO El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer lugar,cuando se constituye una empresa o se comienza un negocio, el inicio será elmomento en que el o los dueños realizan el primer aporte del capital. En elcaso de un negocio ya constituido el inicio del proceso contable será delmomento en que comienza un nuevo periodo económico.
  9. 9. 7.5 OPERACIONES Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de susnegocios. Podemos distinguir entre:• Operaciones ordinarias• Operaciones extraordinarias Las operaciones ordinarias son las habituales. Por ejemplo: comprar,vender, pagar. Las extraordinarias son las que no habituales, es decir, las quese realizan de vez en cuando. Por ejemplo: comprar un edificio, vender unamaquina, distribuir las ganancias entre dueños, etc.
  10. 10. 7.10 COMPROBANTESComo hemos dicho, todas las operaciones se formalizan mediantecomprobantes que constituyen, a su vez, la fuente de las registracionescontables. Las operaciones de cobro y pagos dan lugar a la utilización dedocumentos para estas finalidades, como el cheque y el pagare. Estosdocumentos de revisten la categoría de comprobantes, son medios de pago,pero son también fuente de registros contables.
  11. 11. El proceso de registración de las operaciones se inicia con una lecturade comprobantes. Pero no todo los datos de los comprobantes son necesariospara la registración contable. Será necesario extraer exclusivamente los datosque se requieren. Identificada la operación y extraídos los datos necesarios, esposible proceder al registro contable de la misma. 7.12 CIERRE El cierre es el momento en que se termina un periodo contable y seprocede al cierre del proceso dando lugar a los informes contables. Como yadijimos, le fecha de cierre se fija en el momento del inicio del negocio y debeser mantenida a lo largo del año. Estos informes contables deben reunir las condiciones que hemosexpuesto en el cap. 5 7.13 LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN YDE CONTROL La contabilidad es la disciplina que, mediante un método propio, recopiladatos referentes a las operaciones de una organización, produciendoinformación con destino a diferentes usuarios, sobre la base de la cual estostoman decisiones

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