Aprendiendo a rendir cuentas1

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Aprendiendo a rendir cuentas1

  1. 1. Contenido¿Qué es FUNDEMAS? 2Agradecimientos 2Mensaje del Presidente 3Introducción 3Resumen Ejecutivo 4Capítulo I: Comprendiendo las bases 1.1 Qué es un reporte o una memoria de sostenibilidad 5 1.2. Quienes realizan los Reportes de Sostenibilidad 7 1.3 Diferentes modelos de reportes de sostenibilidad 7 1.3.1 G-3 (Global Reporting Initiative, tercera versión) 8 1.3.2 AA1000 AccountAbility 38 1.3.3 Pacto Global 50Capítulo II: Herramientas de gestión 2.1 Casos éxitosos en la región 54 2.1.1 AMANCO 54 2.1.2 British American Tobacco Costa Rica 56Capítulo III: Indicadores a contemplar fuera de los estándares 3.1 Gobernabilidad 57 3.2 Público Interno 57 3.3 Mercadeo 57 3.4 Proveedores 58 3.5 Medio ambiente 58 3.6 Política pública 58 3.7 Comunidad 58Conclusiones 59Bibliografía 60 1
  2. 2. ¿ Qué es FUNDEMAS? AgradecimientosUn visionario grupo de empresarios salvadoreños fundó en FUNDEMAS se honra en agradecer el aporte de organiza-mayo de 2000 la Fundación Empresarial para la Acción Social ciones, de mujeres y hombres visionarios, que se convirtieron(FUNDEMAS) con el propósito fundamental de contribuir en artífices para poder llevar a cabo la labor de impregnaciónal desarrollo económico y social de El Salvador promoviendo de la Responsabilidad Social Empresarial por medio del pre-la Responsabilidad Social Empresarial (RSE), una nueva forma sente documento.de hacer negocios mediante la incorporación de políticas yprácticas que refuerzan los lazos con la comunidad, el medio Sin el respaldo financiero de la Cooperación Irlandesaambiente, los accionistas y empleados de la empresa volvién- (Irish Aid) y de todos nuestros miembros, esta guía seguiríadola más competitiva de cara al mercado internacional. estando en el tintero. Sin el respaldo cognoscitivo y el apoyo incondicional de nuestra Comisión EMPRESAL, conformadaFUNDEMAS cuenta con más de 100 miembros y forma por Francisco Escobar Thompson en calidad de coordinador,parte de organizaciones internacionales como Business For César Catani, Juan Valiente, René Arce, cada una de estasSocial Responsability y Forum EMPRESA. La fundación opera páginas no hubiese tenido la fuerza, credibilidad y experienciabajo tres ejes: que se plasman.El primero denominado Empresa Salvadoreña para De antemano también, muchas gracias a todos ustedes queLa Responsabilidad Social (EMPRESAL) busca fomentar en calidad de agentes de cambio dentro de sus organiza-y apoyar las prácticas de RSE mediante el desarrollo de ciones pondrán en marcha proyectos de rendición de cuentasinvestigación, publicaciones, conferencias y foros didácticos exitosos apoyándose en el presente documento.que impulsen esta iniciativa.El segundo eje es el Programa para el Desarrollo deEmprendedores (EMPRETEC), este programa de capaci-tación integral dirigido principalmente a la pequeña y medianaempresa busca fomentar los comportamientos autogenera-dores de empleo y es una franquicia internacional concedidapor la Conferencia de las Naciones Unidas para el Comercioy el Desarrollo (UNCTAD), FUNDEMAS funge tambiéncomo enlace entre los emprendedores interesados y la bancaformal en este caso.El último programa es el Fondo para las Iniciativas deDesarrollo Educativo de El Salvador (FIDES) en el cual elsector privado toma el liderzazo para contribuir en iniciativasque generen progreso para el país.2
  3. 3. Mensaje del Presidente IntroducciónCada año, las organizaciones pioneras en la implementación En los últimos años, el desarrollo social y la protección delde la Responsabilidad Social Empresarial (RSE), avanzan hacia medio ambiente han sido continuo objeto de preocupaciónnuevos retos y perspectivas, consolidando y adaptando su para toda clase de individuos, empresas, organizaciones ycultura y estrategia a las exigencias de sus diversos públicos gobiernos. Ambos aspectos, social y medioambiental, incidende interés. directamente en el concepto de desarrollo sostenible, definido por la Comisión Mundial sobre Ambiente y Desa-Como FUNDEMAS no queremos dejar pasar por alto rrollo, Comisión Brundtland en 1987 como “el desarrollo quela necesidad de respaldar a todas estas empresas en sus asegura las necesidades del presente sin comprometer laprocesos de apertura y rendición de cuentas; procesos que capacidad de las futuras generaciones para enfrentarse a susrequieren no solo una aproximación y conocimiento mu- propias necesidades”.tuo entre todos los involucrados, sino también la búsquedade puntos en común para lograr redefinir el accionar de la Desde este concepto de desarrollo sostenible, y comoempresa hasta transformarla en un ciudadano corporativo, consecuencia de la evolución de la responsabilidad social detransparente y confiable. las empresas, se ha concebido un nuevo tipo de informe corporativo que cada vez más las sociedades más avanzadasEstos procesos de aproximación no pueden ser tomados a la están comenzando a publicar de modo regular:ligera y deben suponer esquemas que permitan a las firmas La Memoria de Sostenibilidadganar credibilidad en los mercados y sobretodo demostrarque cada una de sus prácticas está ligada a la gestión habitual Este documento recoge las principales actividades de unade sus unidades productivas, teniendo como objetivo primor- entidad para contribuir al desarrollo sostenible; en él lasdial el desarrollo sostenible. organizaciones informan acerca de lo que se ha denominadoLa presente guía “Aprendiendo a rendir cuentas” permitirá «triple bottom line» o triple línea básica de su desempeño ena las empresas dar los primeros pasos para hacer pública su términos económicos, sociales y medioambientales.estrategia de RSE, basándose en metodologías que han com- Con el objetivo de crear un modelo universal de Memoriasprobado la práctica ser exactas y dinámicas en sus procesos de Sostenibilidad, se puso en marcha en 1997 el Globalde asimilación de información y retroalimentación. Estas Reporting Initiative (GRI). Desde su creación han sidometodologías como la GRI, el AA1000 o el Global Compact muchas organizaciones las que han respaldado esta iniciativa,trazan el camino de lo que aquellos adeptos a la RSE practi- que en 1999 publicó la primera “Guía para la Elaboración decamos, miden la forma que las organizaciones responden a las Memorias de Sostenibilidad”, y que ha sido actualizada enexigencias y a los acontecimientos de su entrono, haciéndole 2002 y en el 2005 con la versión G3. Gracias a estas guías,frente a esa relación de influencia bidireccional que existe muchas empresas han comenzado a elaborar sus propiosentre ambos. documentos para la rendición de cuentas. Si bien es cierto que es una práctica que se está extendiendo progresiva-Para resumir, no es posible separar lo empresarial de los mente, una gran mayoría de las organizaciones publican tansocial y medioambiental, por eso les invitamos a realizar un sólo Informe Medio Ambiental, mientras que otras generanesfuerzo de comprensión e interiorización de los esquemas también Informe Social o de Responsabilidad Social Corpora-que presentamos a continuación, con el fin de favorecerles en tiva. En las páginas siguientes conoceremos no sólo comoel éxito para la toma de decisiones y afianzar el compromiso medir los intangibles de su empresa sino también comode transparencia del cual todos debemos de ser artífices. establecer las relaciones directas entre estos con la produc- tividad con la empresa, elevando el valor de la misma tanto para los accionistas como para sus públicos interesados. Roberto H. Murray Meza“La aplicación del GRI supone un aprendizaje para lasempresas mediante la experiencia adquirida a través de estabrújula que hemos creado”.Allen White, Co-fundador del GRI 3
  4. 4. Resumen EjecutivoTomando como base las crecientes demandas de los públicos Entre ejemplos exitosos de procesos de divulgación eninteresados en el accionar de las empresas, cada unidad pro- la región no podía faltar AMANCO que ha definido unaductiva debe de contar con una metodología que le permita metodología propia denominada Sustainability Scorecard,informar a todos los que se encuentran relacionados con sus asimismo las tabacaleras como British American Tobacco deprocesos directa o indirectamente con el fin de seguir man- Costa Rica han dado pasos significativos en la rendiciónteniendo su credibilidad y confianza en el mercado. Dentro efectiva de cuentas abordando las diferentes áreas de RSEde este proceso de divulgación la empresa debe demostrar que permean dentro de sus organizaciones: la ambiental,que contribuye al desarrollo sostenible del medio ambiente social, mercadológica, proveedores, público interno, políticadonde opera. pública y gobernabilidad.Las empresas como ciudadanos corporativos deben de La importancia de la divulgación efectiva se logra noresponder ante sus diversos públicos de interés no solo solamente acompañada de los indicadores dictados porverbalmente sino también a través de documentos con base los estándares internacionales anteriormente citados sinoen los cuales todos los involucrados con su accionar puedan también con indicadores económicos y financieros de la em-medir su evolución. Este informe corporativo que se publica presa que revelan su buena salud corporativa y son extraídosperiódicamente en las empresas se denomina: directamente de los balances de la misma y a través de unLa Memoria de Sostenibilidad. proceso de validación donde participan todos aquellos que son impactados por el operar de la empresa.En la memoria de sostenibilidad, las organizaciones informanacerca de lo que se ha denominado «triple bottom line» otriple línea básica de su desempeño en términos económicos,sociales y medioambientales.Existen metodologías estándarizadas que tienen como mirasunificar la rendición de cuentas bajo parámetros que vanmucho más allá de lo financiero y contable, como el GlobalReporting Initiative (GRI) que fue creado en 1997 y ahorase encuentra en su tercera versión gracias a la constanteretroalimentación de sus diseñadores y públicos interesados.Metodologías como el Assurance estándar de AccountAbilityconocido como el AA1000, no solo se guía en indicadoresclaves sino que establecen procesos de desempeño y puntosde medición dentro de las organizaciones obligándolas a sermejores período a período en sus rendimientos sociales yéticos. Otra metodología bastante utilizada es el PactoGlobal de las Naciones Unidas, donde las empresas seadhieren a principios que permiten mejorar su accionar ytransparencia.Las empresas también aprenderán las bases para seleccionary auditar la realización de sus memorias con firmas especia-lizadas, dentro de cada una de las metodologías empleadas.4
  5. 5. Capítulo I. Comprendiendo las bases1. 1 ¿Qué es una memoria de y a los que la empresa mantiene puntualmente informados; sostenibilidad? así como la relación con la sociedad y el medioambiente. La información siempre debe de ser transparente y compren-En una economía globalizada como en la que vivimos, la sible para todos.sociedad exige cada vez mayor responsabilidad social a lasempresas.Ya no se trata sólo de crear empleo y de generar La elaboración de una memoria de sostenibilidad comprenderiqueza y valor para todos los públicos interesados con los la medición, divulgación y rendición de cuentas frente aque estas firmas se relacionan, sino de hacerlo cumpliendo grupos de interés internos y externos en relación con elcon una serie de comportamientos éticos, social y medio- desempeño de la organización con respecto al objetivo delambientalmente responsables similares a los que practican desarrollo sostenible.algunos ciudadanos cuyo comportamiento todos admiramosy que van mucho más allá que la mera aceptación de la legis- “La elaboración de memorias de sostenibilidad” es un tér-lación vigente. mino muy amplio que se considera sinónimo de otros térmi- nos también utilizados para describir la información relativaEn definitiva, los consumidores, los ciudadanos, esperan que al impacto económico, ambiental y social (por ejemplo, tripleparte de ese compromiso que antes pertenecía en exclusiva cuenta de resultados, informes de responsabilidad corpo-a los Estados sea ahora también asumido por las empresas, rativa). Una memoria de sostenibilidad deberá proporcionarde igual forma que es asumido individualmente por todos una imagen equilibrada y razonable del desempeño ennosotros. La puesta en marcha de acciones y procesos de materia de sostenibilidad por parte de la organizacióndivulgación que van más allá de las convencionales memo- informante, e incluirá tanto contribuciones positivas comorias de labores demuestra el compromiso por convertir la negativas.Responsabilidad Social Empresarial en un auténtico reto queimpacte a la propia competitividad, credibilidad y superviven- El Triple Bottom Line, traducido al español como Triplecia de las empresas, las cuales deben vincularse más allá del Rendición de Cuentas o Triple Cuenta de Resultados debeestricto cumplimiento de las normas con un desarrollo más ser entendido como la metodología para medir y reportar elequitativo de las sociedades. desempeño de las organizaciones contrastado con paráme- tros ambientales, económicos y sociales. Además permiteLa realización de cualquiera de estás prácticas que van más a las mismas superar la rendición de cuentas únicamenteallá de la ley, debe comunicarse y supone que la empresasella un compromiso y estrecha relaciones con sus gruposde interés: accionistas, empleados, clientes, proveedores, asícomo con la sociedad y el medioambiente en los que esta sedesenvuelve y desarrolla su actividad.Bajo esa premisa, los empresarios deben de considerarnociones básicas como sus relaciones con los clientes, conespecial mención a la calidad de servicio que éstos perciben;la relación con sus empleados: cómo se gestiona a las perso-nas y al capital intelectual; la relación con los accionistas, paraquienes se tiene la obligación de generar valor a largo plazo Estudio comparativo y valoración del desempeño en materia de sostenibilidad con respecto a leyes, normas,Las memorias de sostenibilidad presentan los códigos, pautas de desempeño e iniciativas voluntarias.resultados que se han obtenido dentro delcorrespondiente periodo informativo, atendiendo Demostración de cómo una organización influye ya los compromisos, la estrategia y el enfoque es influida por las expectativas creadas en materia dedirectivo adoptado por la organización. desarrollo sostenible.Las memorias se pueden utilizar, entre otros,para los siguientes propósitos: Comparación del desempeño de una organización y/ entre distintas organizaciones a lo largo del tiempo. 5
  6. 6. de su valor económico como solía hacerse en el pasado, y más evidente de ello es el Global Reporting Initiative (GRI) considerar también el valor social y ambiental que agregan o, que es una guía de indicadores para medir el desempeño en destruyen. lo social, lo ambiental, lo económico y en lo integral, que es el La elaboración de memorias de sostenibilidad debe utilizar cruce de variables de esos tres sectores. un proceso que busca el consenso a través del diálogo entre Ahora bien, cuando hablamos de estos informes o memorias, los grupos de interés de la comunidad inversora, los emplea- no sólo no hay un término único sino que las definiciones dos, la sociedad civil, los auditores y la comunidad académica, que se hacen del mismo son muchas. A manera de ejemplo entre otros. Todos los documentos de dicho marco deben podemos decir que en el documento que resulta de medir la también estar sujetos a comprobación y a mejoras continuas. Responsabilidad social de una organización se recoge la información sobre el desempeño social, ambiental y económi- Para poder diseñarlo no es necesario tomar en cuenta el co-financiero de ésta a través de indicadores y de una tamaño, sector o localización de la firma, más bien lo que se metodología específica (que puede ser creada por la entidad debe considerar son las prácticas a las que se enfrentan una de acuerdo a sus características propias o puede ser un amplia gama de organizaciones, desde las pequeñas empresas estándar reconocido tal como el G-3, AA1000, entre otros) y hasta aquéllas con gran volumen de operaciones que operan que una vez organizada y sistematizada esta información se en distintas áreas geográficas al mismo tiempo. presenta en un documento público que puede ser físico y/o electrónico para los principales grupos de interés de la La guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad organización esperando de estos su opinión y retroalimen- debe constar con un conjunto de principios o compromisos tación que hará a su vez de punto de partida al siguiente que tienen como finalidad definir el contenido de la memoria ejercicio de rendición de cuentas. y garantizar la calidad de la información divulgada. Si bien a este documento se le conoce en Argentina, Brasil y otros A lo anterior podríamos agregar que este informe debe países latinoamericanos con el nombre de Balance Social, la contener la visión integrada de la Responsabilidad Social de la tendencia mundial en temas de reporte es que el mismo organización y que ésta a su vez debe de estar incorporada incluya información no solo referente al aspecto social de la en la estrategia empresarial de dicha organización. organización sino que incluya así mismo los otros dos aspectos. También es posible definir este instrumento como el re- sultado de un proceso dinámico de medición y valoración, Este nuevo enfoque apunta a que este documento derive en frente a objetivos concretos, de las actividades, resultados e informes o memorias de sostenibilidad promoviendo una impactos de una organización determinada. Pero a la vez es rendición de cuentas de las organizaciones integral y que también un proceso de intercambio, de diálogo y de involu- englobe todas sus áreas de actividad e influencia. Muestra cramiento con los grupos de interés de la organización, loEn definitiva, tome el nombre que tome, todo documentoque busque reflejar y comunicar la Responsabilidad social deuna organización debe reunir ciertos rasgos característicosque permitan reconocerlo y diferenciarlo de otros informesde buenas intenciones. Estas características son: Debe ser voluntario: Debe ser comparativo: Debe ser regular: Debe ser transparente: Debe ser comunicable: Pues son las organiza- El informe de Responsabi- Debe realizarse perió- La organización que Su fin último es fortalecer ciones quienes deciden lidad Social debe permitir dicamente para que sea presenta un informe de la imagen pública de la si tienen la capacidad y medir su propio desem- posible realizar mejoras. Responsabilidad Social organización así como el tiempo suficiente para peño a través de los No existe una periodi- apuesta por la transparen- comunicar las acciones elaborar un informe de años así como con otras cidad establecida. Hay cia y por ello hace pública que realiza. Es importante Responsabilidad Social. organizaciones del mismo organizaciones que lo su imagen y al hacerlo se que llegue a todos sus Hasta ahora solo en sector, lo que se conoce hacen anualmente, otras compromete a seguir las stakeholders para que Francia, Portugal y como benchmarking. consideran que dos a tres recomendaciones de sus todos por igual tengan Argentina existen leyes años es el tiempo ideal. stakeholders. acceso a la información que obligan a las em- Debe ser verificable: Su veraz y verificable de la presas de determinado información debe ser organización y sus número de trabajadores medida según parámetros actividades. a presentar un Balance de objetividad. De esta Social según estándares manera gana en credibili- específicos. dad y confiabilidad. 6
  7. 7. que se conoce como “stakeholder engagement”. Que esta convicción, -que no puede estar basada en laEste documento es una valiosa herramienta de consumo imposición fiscal, sindical, gubernamental o de grupos deinterno pues ofrece información sistematizada y ordenada presión- sea compartida por toda la organización.sobre el desempeño de la organización pero para que searealmente aprovechado debe hacerse público, debe llegar a • La definición de políticas institucionales:todos los interesados y los impactos por la organización y A partir de allí se puntualiza el enfoque filosófico socialrecibir de estos su opinión a manera de retroalimentación. para ser plasmado en el Código de Ética y de conducta deSólo así estará completo el proceso de rendición de cuentas la empresa, que define la cultura organizacional y debe sera través del informe de Responsabilidad Social. compartido por todos sus integrantes. Esto se verá reflejado en las políticas institucionales, en la calidad de las relacionesLa idea que emerge tras la memoria de sostenibilidad es con los distintos grupos de interés (internos y externos) yacercar las organizaciones a sus grupos interesados de en la operación del día a día de la compañía. Es decir, en susmanera que estos puedan conocer cómo operan, qué acciones de Responsabilidad Social Empresarial en materiaresultados obtienen y qué impactos generan estos sobre la económica, ambiental y social, que son los insumos para lacomunidad y el ambiente. La memoria de sostenibilidad hay elaboración de la memoria de Sostenibilidad. La acción siem-que considerarla siempre una inversión que permitirá medir pre precede a la información.realmente y a fondo cómo está operando la organización yno sólo en su actividad propia, sino medir también la calidad • La creación de un equipo de trabajo:de las relaciones con aquellos grupos de interés con los que Es preciso integrar un equipo destinado a la producción deinteractúa. Con la información que ofrece la memoria de los reportes, preferentemente integrado por la alta direcciónsostenibilidad, la entidad puede tomar decisiones y asumir de la empresa y los representantes de las distintas áreas decambios importantes en su gestión que redundarán al final en gestión empresarial. Este grupo de trabajo definirá un plan deun mejor cumplimiento de sus objetivos sociales. acción y será el responsable del desarrollo y seguimiento de todo el proceso.1.2. ¿Quienes realizan las Memorias de Sostenibilidad? 1.3. Diferentes modelos de memorias de sostenibilidadBásicamente cualquier empresa puede realizar una memoriade sostenibilidad siempre y cuando sea rentable y contemple Cuando se habla de memorias de sostenibilidad no sólo nodentro de su estrategia prácticas de RSE. Muy esquemática- hay un término único sino que las definiciones son muchas.mente, se señala que las empresas que están listas para llevar A manera de ejemplo, podemos decir que en el documentoa cabo esta tarea deben poseer ciertas características: que resulta de medir la Responsabilidad Empresarial de una empresa se recoge la información sobre el desempeño• Convicción: social, ambiental y económico-financiero de ésta, a travésLo primordial es que la alta dirección comprenda que la de indicadores y de una metodología específica que puedeactividad económica de la empresa impacta en el medio incluso ser creada por la empresa de acuerdo a sus caracter-ambiente y en el entorno social que le permite crecer y ísticas propias o puede ser un estándar reconocido. Una vezdesarrollarse. Que tenga claro que la transparencia y la organizada y sistematizada esta información, se presenta eninformación veraz, coherente, relevante, clara, periódica y un documento público -físico y/o electrónico- a los princi-comparable contribuye a la rentabilidad de la empresa y a pales grupos de interés de la empresa, esperando de éstos suuna productiva relación con sus públicos internos y externos. Comprobando información Diferentes tipos de reportes 7
  8. 8. opinión y retroalimentación (que hará a su vez de punto de asuntos e Indicadores necesarios para reflejar los impactospartida del siguiente ejercicio de rendición de cuentas). y los procesos, procedimientos e hipótesis utilizados paraLos informes más comunes así como sus características elaborar dicha información y para permitir que los grupos deesenciales se detallan a continuación. interés tomen decisiones.1.3.1 G-3 (Global Reporting Initiative, Los Principios, a su vez, se organizan en dos grupos:tercera versión) Principios para determinar Principios para garantizarParte1: Pasos básicos de acuerdo al G-3 los asuntos e Indicadores la calidad y la presentaciónEl GRI describe los Principios y las Orientaciones para sobre los que la orga- adecuada de la informaciónla elaboración de memorias, definición del contenido, el nización debería informar. divulgada.establecimiento de la cobertura y la garantía de calidad de lainformación divulgada de una forma estandarizada. Los Principios se han agrupado para ayudar a clarificar su papel y su función, pero no se impone una restricciónLas Orientaciones describen las acciones que se pueden rigurosa sobre su uso. Cada principio puede apoyar unaadoptar, o las opciones que la organización puede tener en amplia gama de decisiones, y pueden ser útiles a la horacuenta a la hora de decidir sobre la información a incluir en de considerar asuntos que van más allá de la definición della memoria. Las Orientaciones se proporcionan para definir contenido de la memoria o de garantizar la calidad de lael contenido y establecer la cobertura de la memoria. información divulgada.Los Principios para la elaboración de memorias describen Para que una memoria sea verificable, deberá documentarselos resultados que una memoria debe conseguir y también el proceso de participación de los grupos de interés. Cuandoproporcionan una orientación para la toma de decisiones estos procesos se utilicen con fines informativos, deberánclave durante el proceso de elaboración de la memoria, tales basarse en enfoques, metodologías o principios sistemáticoscomo la selección de los temas e Indicadores a incluir y o generalmente aceptados. El enfoque general deberá sercómo informar sobre ellos. lo suficientemente efectivo como para garantizar que se comprenden de forma adecuada las necesidades informativasCada uno de los Principios consta de una definición, una de los grupos de interés.descripción y una serie de comprobaciones para que laorganización pueda evaluar el uso que hace de los mismos. Definición del contenido de la memoriaLas comprobaciones están concebidas para que sirvan como Con el fin de garantizar una presentación equilibrada yherramientas de autodiagnóstico, no como temas concretos razonable del desempeño de la organización, se debe deter-sobre los cuales informar. Sin embargo, dichas comproba- minar el contenido que debe incluir la memoria. Esto debeciones pueden servir de referencia para respaldar las deci- hacerse teniendo en cuenta tanto la experiencia y el propósi-siones tomadas sobre la aplicación de los Principios. to de la organización, como los intereses de sus grupos de interés. Ambos puntos de referencia son importantes a laLos Principios en su conjunto están destinados a ayudar hora de decidir qué debe incluirse en la memoria.a conseguir la transparencia, un valor y un objetivo queconstituye la base de todos los aspectos de la elaboración de Orientaciones para definir el contenidomemorias de sostenibilidad. La transparencia puede definirse El enfoque que dirige la utilización del Marco del GRI para lacomo la presentación completa de información sobre elaboración de memorias de sostenibilidad es el siguiente: Organización de información Presentación adecuada de la información8
  9. 9. • Se identificaran los temas e Indicadores relacionados que los Principios de elaboración de memorias y tendrá el sean relevantes para la organización y que, podrían resultar mismo rigor técnico que los Contenidos básicos de GRI. apropiados para incluir en la memoria, llevando a cabo un • La información a incluir y la cobertura de la memoria deben proceso con la utilización de los Principios de materialidad, de ser adecuadas aplicando el Principio de exhaustividad. participación de los grupos de interés, contexto de sos- Cada uno de los Principios consta de una definición, una des- tenibilidad, y las Orientaciones para establecer la cobertura cripción y un conjunto de comprobaciones que sirven para de la memoria. saber como utilizarlos. Las comprobaciones están concebidas• En la identificación de los temas relevantes, se debe consi- como herramientas de autodiagnóstico, no como asuntos derar la importancia de todos los aspectos de los indica- concretos sobre los que informar. Estos Principios deben dores identificados en la Guía del GRI y los Suplementos utilizarse junto con las Orientaciones sobre la definición del sectoriales aplicables. También habrá que tener en cuenta contenido de la memoria. en su caso, otros asuntos sobre los que sea importante informar.• Las comprobaciones enumeradas para cada Principio Materialidad relevante deben ser utilizadas para valorar qué asuntos e indicadores, del conjunto de asuntos e indicadores La información contenida en la memoria deberá cubrir relevantes, son materiales, y por tanto deben incluirse en aquellos aspectos e Indicadores que reflejen los impactos la memoria. significativos, sociales, ambientales y económicos de la• Se deben utilizar los principios para priorizar los asuntos organización o aquéllos que podrían ejercer una influencia seleccionados y decidir qué asuntos se van a destacar. sustancial en las evaluaciones y decisiones de los grupos de• Los métodos o procesos específicos utilizados para valorar interés. la materialidad: varían dependiendo de la organización, que también puede definirlos, deben tener siempre en cuenta Descripción: Las organizaciones pueden informar las directrices y las comprobaciones incluidas en los sobre aspectos muy distintos. Los aspectos e Indicadores principios de elaboración de memorias del GRI, deberán relevantes son aquéllos que pueden considerarse revelarse en su totalidad. importantes a la hora de reflejar los impactos. La materialidad es cuando un aspecto o Indicador pasa Al aplicar este enfoque: a ser lo suficientemente importante como para ser• Conviene diferenciar entre Indicadores principales e Indicadores adicionales. Todos estos indicadores han sido En la información financiera, la materialidad normalmente desarrollados a través de procesos participativos llevados se considera un umbral a partir del cual debe ser tenido en a cabo por el GRI, y los indicadores designados como cuenta en las decisiones económicas de los usuarios de los principales son indicadores generalmente aplicables y estados financieros de una organización (de los inversores, considerados materiales para la mayoría de las organiza- en especial). Este concepto de umbral también es importante ciones. en la elaboración de memorias de sostenibilidad, pero hace• Los indicadores de las versiones finales de los Suplementos referencia a una gama mayor de impactos y de grupos de Sectoriales se consideran Indicadores Principales y se interés. deberán aplicar utilizando el mismo enfoque que el utilizado con los Indicadores Principales de la Guía. La materialidad en el contexto de la sostenibilidad no se• El resto de información (Indicadores específicos de una limita sólo a aquellos aspectos de la sostenibilidad que tienen organización) incluida en la memoria, deberá estar sujeta a un impacto financiero importante en la organización. Principios para la definción del contenido de la memoria de sostenibilidad 9
  10. 10. Determinar la materialidad en una memoria de Los impactos pueden considerarse como significativossostenibilidad también implica tener en cuenta: cuando se consideran lo suficientemente importantes comolos impactos sociales, ambientales y económicos para necesitar una participación o una gestión activa porque superan ese umbral, afectando a la capaci- parte de la organización.dad de satisfacer las necesidades del presente sincomprometer las necesidades de las generacio- La memoria debe resaltar la información sobre el desempeñones futuras. de los asuntos más materiales. Podrán incluirse otros asuntos importantes, pero estos tendrán menor importancia en laPara determinar la materialidad de la información deben memoria. Deberá explicarse el proceso mediante el cual secombinarse factores internos y externos, incluidos factores ha establecido la prioridad con respecto a estos asuntos.como la misión y la estrategia competitiva de la organización,las preocupaciones expresadas por los grupos de interés, Además de servir de orientación a la hora de seleccionar losexpectativas sociales de mayor alcance y también la asuntos sobre los que informar, el Principio de Materialidadinfluencia de la organización en las entidades arriba del también se aplica al uso de los Indicadores de Desempeño.proceso productivo (por ejemplo la cadena de suministro o En cuanto a los datos sobre el desempeño, hay distintosabastecimiento) o debajo de este proceso (por ejemplo, los grados de exhaustividad y detalle con que pueden incluirseclientes) en el ciclo económico. en la memoria. En algunos casos, las pautas del GRI orientan sobre el nivel de concreción que se considera generalmenteLa evaluación de la materialidad también ha de tener en apropiado para un Indicador específico. Con caráctercuenta las expectativas básicas contenidas en los acuerdos general, las decisiones sobre la manera en la que presentary normas internacionales que se espera que la organización la información se deberán basar en la importancia que estacumpla. tiene a la hora de valorar el desempeño de la organización y su capacidad para ofrecer comparaciones apropiadas conDeben tenerse en consideración estos factores internos y otras organizaciones.externos en la evaluación de la relevancia de la informacióncuando se reflejen los impactos sociales, ambientales o La presentación de información sobre asuntos materialeseconómicos, o se tomen decisiones con respecto a los puede implicar la divulgación de información utilizada porgrupos de interés. Para evaluar la importancia de estos grupos de interés externos que difiera de la informaciónimpactos puede utilizarse una amplia gama de metodologías utilizada internamente para la gestión diaria. No obstante,establecidas. Por lo general, cuando se habla de “impactos dicha información ha de formar parte de la memoria, ya quesignificativos” se hace referencia a aquéllos que los expertos puede contribuir a las valoraciones o tomas de decisiones deconsideran una preocupación importante, o aquéllos que han los grupos de interés, o fomentar la participación de éstossido identificados utilizando herramientas establecidas como dando como resultado acciones que ejerzan una influencialas metodologías de evaluación de impactos o los análisis de significativa en su desempeño o que aborden aspectos claveciclo de vida. de sus principales preocupaciones. Comprobaciones: Factores externos Factores internos A la hora de definir qué asuntos son materiales, se deben tener A la hora de definir qué asuntos son materiales, se deben tener en cuenta algunos factores externos, como los siguientes: en cuenta algunos factores internos, como los siguientes: • Intereses /aspectos principales sobre el desempeño sos- • Principales valores de la organización, políticas, estrategias, tenible e Indicadores planteados por los grupos de interés. sistemas de gestión operativa, objetivos y metas. • Principales asuntos y retos futuros del sector, tal como • Los intereses/expectativas de los grupos de interés que han informen las empresas homólogas y los competidores. contribuido al éxito de la organización (empleados, accio- • Leyes, Reglamentos, acuerdos internacionales o acuerdos nistas y proveedores entre otros). voluntarios relevantes con importancia estratégica para la • Riesgos importantes para la organización. organización y sus grupos de interés. • Factores críticos que hacen posible el éxito de la • Riesgos, impactos y oportunidades que afecten a la sos- organización. tenibilidad y que se puedan estimar razonablemente (por • Principales competencias de la organización y en qué ejemplo, el calentamiento global, el VIH-SIDA, la pobreza), manera contribuyen o podrían contribuir al desarrollo que hayan sido identificados a través de sólidas inves- sostenible. tigaciones llevadas a cabo por expertos con capacitación reconocida o por organismos suficientemente expertos Establecimiento de prioridades en ese campo. La memoria prioriza los aspectos e Indicadores materiales.10
  11. 11. Participación de los Grupos de Interés interés que no puedan presentar su opinión en una memoria y cuyas preocupaciones sean presentadas por terceros.La organización informante debe identificar a sus grupos deinterés y describir en la memoria cómo ha dado respuesta a Asimismo, podrían existir grupos de interés que opten porsus expectativas e intereses razonables. no expresar su opinión sobre las memorias dado que confían más de otros métodos de comunicación y de participación. Descripción: Se entiende por “grupos de interés” Aún así, las expectativas e intereses razonables de estos aquellas entidades o individuos a los que pueden afectar grupos de interés deberán tenerse en cuenta en el proceso de manera significativa las actividades, productos y/o de decisión acerca del contenido de la memoria. Sin embargo, servicios de la organización; y cuyas acciones pueden otras decisiones como el nivel de concreción exigido por afectar dentro de lo razonable a la capacidad de la los grupos de interés, o las expectativas de los mismos en organización para desarrollar con éxito sus estrategias y materia de claridad, podrían conllevar que se preste mayor alcanzar sus objetivos. Esto incluye a aquellas entidades atención a los grupos de interés de los que se espere que uti- o individuos cuyos derechos provenientes de una ley o licen la memoria. Es de gran importancia que se documenten un acuerdo internacional les proporcionan la posibilidad los procesos y enfoques adoptados a la hora de tomar estas de presentar con total legitimidad determinadas exigen- decisiones. cias a la organización. Los procesos de participación de los grupos de interés pue-Los grupos de interés pueden incluir los individuos o en- den servir como herramientas para comprender las expec-tidades que posean una relación económica con la orga- tativas e intereses razonables de los mismos. Normalmentenización (empleados, accionistas, proveedores), así como las organizaciones ponen en marcha programas de inclusiónaquellos agentes externos a la organización (comunidad, y participación de los grupos de interés como parte de sussociedad en general). actividades, lo cual puede ser de gran utilidad para la elabo- ración de la memoria. Dichos programas pueden incluir, porLas expectativas e intereses razonables de los grupos de ejemplo, la participación de los grupos de interés en el marcointerés constituyen un punto clave de referencia de cara a la del cumplimiento de las normas internacionales o relaciona-multitud de decisiones sobre la preparación de una memoria, dos con la información que de forma continuada ofrece lacomo son el alcance, la cobertura, la aplicación de Indicado- organización sobre sus procesos organizativos/empresariales.res y el enfoque de verificación. No obstante, no todos losgrupos de interés de la organización harán uso de la memo- Además, la inclusión de los grupos de interés puede llevarseria. Esto representa un reto en tanto en cuanto se debe bus- a cabo específicamente para informar sobre el proceso decar el equilibrio entre los intereses/expectativas específicas elaboración de la memoria. Las organizaciones tambiénde aquellos grupos de interés de los que cabe esperar sean pueden utilizar otras vías como los medios de comunicación,usuarios de la memoria y otras, más amplias, que representa la comunidad científica o las actividades de colaboración conla rendición de cuentas a todos los grupos de interés. entidades homólogas y grupos de interés. Estas vías pueden servir de ayuda para que la organización comprenda mejorEn el caso de algunas decisiones, como el alcance o la las expectativas e intereses razonables de los distintos gruposcobertura de una memoria, se deberán tener en cuenta las de interés. Para que una memoria sea verificable, deberáexpectativas e intereses razonables de una amplia gama de documentarse el citado proceso de participación de losgrupos de interés. Por ejemplo, podrán existir grupos de grupos de interés. Cuando estos procesos se utilicen Grupos de interés Proovedores son parte de (Empleados, comunidad tu grupo de interés y asociaciones) 11
  12. 12. con fines informativos, deberán basarse en enfoques, meto- Contexto de Sostenibilidaddologías o principios sistemáticos o generalmente aceptados. La organización informante debe presentar su desempeñoEl enfoque general deberá ser lo suficientemente efectivo dentro del contexto más amplio de la sostenibilidad.como para garantizar que se comprenden de forma adecuadalas necesidades informativas de los grupos de interés. La Descripción: La información sobre el desempeñoorganización informante deberá documentar su enfoque, debe situarse dentro de su contexto. Debe sobresalirdefiniendo los grupos de interés que han participado, cómo y en una memoria de sostenibilidad la contribución de lacuándo lo han hecho, y cómo ha afectado esta participación organización, o la forma en la que pretende contribuiral contenido de la memoria y a las actividades de sostenibili- en el futuro, a la mejora o al deterioro de las tendencias,dad desarrolladas por la propia organización. Estos procesos avances y condiciones económicas, ambientales y socia-deberán permitir la identificación de los aportes directos les a nivel local, regional o global. La mera informaciónrealizados por las partes interesadas, así como las expectati- sobre las tendencias del desempeño individual (o sobrevas sociales creadas legítimamente. Una organización podrá la eficiencia de la organización) no dará respuesta aencontrarse con opiniones contradictorias o expectativas esta pregunta.divergentes entre sus grupos de interés, y tendrá que poderexplicar cómo ha valorado estos factores a la hora de Las memorias deben, por lo tanto, tratar de presentar elelaborar la memoria. desempeño en relación con concepciones más amplias de la sostenibilidad. Esto incluye analizar el desempeño de la orga-Si los grupos de interés no participan en la nización en el contexto de los límites y exigencias impuestoselaboración de la memoria ni se identifican con sobre los recursos ambientales o sociales a nivel sectorial,ella, es menos probable que las memorias se local, regional o mundial.adecuen a sus necesidades, lo que a su vez pro-vocará que sean menos creíbles para todos los Por ejemplo, para una organización industrial,grupos de interés. Por el contrario, una participación esto puede suponer que, además de informarsistemática de éstos aumentará su receptividad y la utilidad sobre las tendencias en ecoeficiencia, una orga-de la memoria. Si este procedimiento se ejecuta adecuada- nización puede presentar su carga absoluta demente, probablemente genere un proceso de aprendizaje contaminación en relación con la capacidad delcontinuo dentro y fuera de la organización y refuerce la ecosistema regional para absorber contami-confianza entre la organización informante y sus grupos de nantes.interés. De esta forma, ésta confianza fortalecerá la credibili-dad de la memoria. Este concepto se expresa de forma más clara en el área ambiental en términos de límites globales sobre el uso deComprobaciones: recursos y niveles de contaminación. Sin embargo, también puede ser relevante en lo referente a objetivos sociales y económicos, tales como objetivos de desarrollo sostenible y • La organización puede • El contenido de la memo- describir a aquellos grupos ria se basa en los resultados objetivos socioeconómicos a escala nacional o internacional. de interés ante quienes se de los procesos de inclu- Otro ejemplo, una organización podría infor- considera responsable. sión y participación de los grupos de interés que se mar sobre los niveles de prestaciones sociales • El contenido de la memo- han llevado a cabo específi- y sueldos de empleados comparándolos con los ria se basa en los resultados camente para la memoria. niveles de ingresos medios y mínimos nacionales, de los procesos de inclu- así como con la capacidad de las redes sociales sión y participación de los • Los procesos de inclusión y para absorber a las personas que se encuentren grupos de interés utiliza- participación de los grupos en situación de pobreza o en niveles cercanos a dos por la organización de interés que aportan in- la pobreza. en sus actividades en curso, formación sobre las deci- tal y como exige el marco siones acerca de la memo- Las organizaciones que operen en distintas geografías, con institucional y legal en el ria son coherentes con el distintos tamaños y sectores deberán considerar el mejor que opera. enfoque y la cobertura de modo de adecuar el rendimiento de su organización al la memoria. contexto más amplio de la sostenibilidad. Para ello se debe distinguir entre asuntos o factores que produzcan impactos globales (como el cambio climático) y aquéllos que posean impactos de ámbito regional o local (como el desarrollo de la comunidad). Igualmente, será necesario diferenciar entre tendencias o patrones de impacto en el ámbito operativo y el desempeño en cada ubicación.12
  13. 13. La propia estrategia de la organización en materia comercialy de sostenibilidad proporciona el contexto sobre el cual Descripción: El concepto de exhaustividadse puede analizar el desempeño. Debe explicarse la relación engloba fundamentalmente el alcance, la cobertura y elentre la sostenibilidad y la estrategia de la organización, así tiempo. La exhaustividad también puede hacer referen-como el contexto en el que se informe sobre el desempeño. cia a las prácticas de recopilación de información (por ejemplo, garantizando que los datos recopilados incluyanComprobaciones: los resultados de todas las geografías incluidas en la cobertura de la memoria) y determinar si la present- • La organización presenta • La organización presenta ación de la información es razonable y apropiada. Estos su entendimiento sobre su desempeño tratando de aspectos guardan relación con la calidad de la memoria el significado del desarro- comunicar la magnitud de y se tratarán con detalle dentro de los Principios de llo sostenible y lo incluye su impacto y su aporte en precisión y equilibrio más adelante. en los asuntos tratados en los correspondientes con la memoria utilizando textos geográficos. para ello información disponible y objetiva así • La memoria describe la Por “alcance” como las mediciones de relación existente entre los desarrollo sostenible. asuntos de sostenibilidad y la estrategia organizativa, • La organización presenta los riesgos y las oportuni su desempeño dentro de dades a largo plazo, inclu- un contexto más amplio yendo temas referentes a la en cuanto a condiciones cadena de suministro. y objetivos de desarrollo sostenible, tal como queda reflejado en publicaciones de reconocido prestigio de nivel local, regional, mun dial o sectorial. Se entiende el rango de aspectos de sostenibilidad que cubre una memoria. La suma de los aspec- tos e Indicadores debe ser suficiente para reflejar los impactos sociales, ambientales Exhaustividad y económicos importantes. Y también debe permitir que los grupos de interés puedan valorar elLa cobertura de los Indicadores y aspectos materiales y la desempeño de la organización. Para determinar si ladefinición de la cobertura de la memoria deben ser suficien- información de la memoria es suficiente, la organizacióntes para reflejar los impactos sociales, económicos y ambien- deberá tener en cuenta tanto los resultados de lostales significativos y para permitir que los grupos de interés procesos de participación de los grupos de interés,puedan evaluar el desempeño de la organización informante como las principales expectativas sociales que pue-durante el periodo que cubre la memoria. den no haber aparecido directamente a través de los procesos de participación llevados a cabo con estos. Organización abierta a los clientes Las memorias reflejan aspectos so- ciales 13
  14. 14. Por “cobertura” Por “tiempo” Se entiende el conjunto de entidades (esto es, su- Se entiende la necesidad de que la información sea cursales, filiales, subcontratistas, proveedores) cuyo completa con respecto al periodo especificado en la desempeño se presenta en la memoria. Para establecer memoria. Siempre que sea factible, se presentarán las la cobertura de la memoria, la organización debe con- actividades, eventos e impactos correspondientes al siderar el conjunto de entidades sobre las que ejerce periodo sobre el que se informe. Esto incluye informar control (al que se suele reconocer como “cobertura sobre aquellas actividades que producen un impacto organizativa ó sociedades del grupo” y que suele mínimo a corto plazo pero que tienen un efecto acu- guardar relación con las definiciones empleadas en los mulativo significativo y razonablemente previsible, que informes financieros) y sobre las que ejerce influencia puede convertirse en inevitable o irreversible a largo (al que se suele aludir como “cobertura operativa”). plazo (por ejemplo, contaminantes bioacumulativos o A la hora de evaluar la influencia, la organización persistentes). Para calcular los impactos futuros (tanto deberá considerar su capacidad para influir en entidades positivos como negativos), la organización informante upstream (arriba del proceso productivo en su cadena debe realizar estimaciones bien razonadas que refle- de suministro) y en entidades downstream (abajo del jen el tamaño, la naturaleza y el alcance más probable proceso `productivo, distribuidores y usuarios de sus de dichos impactos. Aunque estas estimaciones están, productos y servicios) en el ciclo económico. inherentemente, sujetas a incertidumbres, pueden pro- La cobertura puede variar en función del aspecto porcionar información útil para la toma de decisiones, específico o del tipo de información sobre el que se siempre que se expongan claramente las bases seleccio- informe. nadas para realizarlas y queden nítidamente establecidas las limitaciones de las mismas. La comunicación sobre la naturaleza y probabilidad de estos impactos, incluso si solo existe una probabilidad futura de su materia- lización, es coherente con el objetivo de proporcionar una declaración equilibrada y razonable del desempeño económico, ambiental y social de la organización. Entrega responsable Producción Limpia Memorias de sostenibilidad14
  15. 15. Comprobaciones: Equilibrio La memoria deberá reflejar los aspectos positivos y negativos • La memoria se elabora • La información contenida del desempeño de la organización para permitir una valor- teniendo en cuenta la en la memoria incluye cadena completa de todas las acciones o even- ación razonable del desempeño general. entidades, tanto anteriores tos significativos que hayan (upstream) como pos- tenido lugar en el periodo Descripción: La presentación de los contenidos de teriores a la organización cubierto por la memo la memoria deberá trazar una imagen transparente del (downstream) en el ria, así como estimaciones desempeño de la organización informante. La memo- ciclo económico, y cubre razonables de los futuros ria deberá evitar las selecciones, omisiones y formatos y prioriza aquella infor- impactos de aconte- de presentación que, dentro de lo razonable, puedan mación considerada mate- cimientos pasados, siem- ejercer una influencia indebida o inadecuada sobre una rial basada en los prin- pre que tales impactos decisión o un juicio por parte del lector de la memoria. cipios de materialidad, sean razonablemente pre contexto de sostenibilidad visibles y puedan con- La memoria debe incluir los resultados, tanto favorables y participación de los vertirse en inevitables o como desfavorables, así como los aspectos de impor- grupos de interés. en irreversibles. tancia que puedan influir sobre las decisiones de los grupos de interés en proporción a su materialidad. Las • La memoria incluye todas • La memoria no omite memorias deben distinguir claramente entre la presen- las entidades que cumplan información relevante tación de los hechos y la interpretación que realice la los criterios de ser sujeto que pueda influir o aportar organización sobre aquella información. de control o de influencia información a los grupos significativa por parte de de interés en sus decisio- la organización informan- nes y valoraciones, o que te, salvo que se manifieste pueda reflejar impactos Comprobaciones: en contrario. sociales, ambientales o económicos significativos. • La memoria incluye las tendencias positivas tanto resultados y y negativas del desem- aspectos favorables peño anualmente.Principios para definir la calidad de elabo- como desfavorables.ración de memorias. • El énfasis sobre los • La información de la diferentes aspectos deEsta sección contiene los Principios que guían las decisiones memoria se presenta la memoria es propor-a la hora de asegurar la calidad de la información, incluida su en un formato que cional a su materialidadcorrecta presentación. Las decisiones relacionadas con los permita al usuario ver relativa.procesos de preparación de la información de una memo-ria deben ser coherentes con estos principios. Todos estosPrincipios son esenciales para conseguir una transparenciaefectiva. La calidad de la información permite a los gruposde interés realizar una valoración adecuada y razonable deldesempeño, así como tomar las medidas pertinentes.Principios paragarantizar lacalidad de lamemoria 15
  16. 16. Comparabilidad presentar estos datos, la memoria deberá incluir las razones por las cuales no se hace y comentar las implicaciones de laSe deben seleccionar, recopilar y divulgar los aspectos y la interpretación de los datos actuales.información de forma consistente. La información divulgadase debe presentar de modo que permita que los grupos Comprobaciones:de interés analicen los cambios experimentados por laorganización con el paso del tiempo, así como con respecto a • La memoria y la infor- • Siempre que se enotras organizaciones. mación que contiene cuentren disponibles, la puede compararse con organización informante Descripción: La comparabilidad es necesaria para carácter anual. aplica protocolos de evaluar el desempeño. Los grupos de interés que utilicen recopilación, valoración la memoria han de ser capaces de comparar infor- • El desempeño puede y presentación de in- mación sobre el desempeño económico, ambiental y compararse con las or- formación generalmente social de la organización en relación con su desempeño ganizaciones de referen- aceptados, incluidos los anterior, sus objetivos, y, dentro de lo posible, con el cia que le correspondan Protocolos Técnicos de llevado cabo por otras organizaciones. La consistencia (análisis comparativos). GRI para los Indicadores informativa permite que los grupos de interés exter- contenidos en la Guía. nos e internos puedan realizar análisis comparativos • Toda variación sig- y evaluar los progresos como parte de las actividades nificativa entre periodos • La memoria utiliza, de calificación, decisiones de inversión, elaboración de informativos con respec- siempre que estén dis- recomendaciones y otras actividades. to a la cobertura, alcance, ponibles, los Suplemen- duración del periodo tos sectoriales de GRI. o información incluidaLa comparabilidad entre organizaciones requiere una cierta en la memoria puede sersensibilidad con respecto a determinados factores, tales identificada y explicada.como las diferencias en el tamaño de la organización, influen-cias geográficas y otras consideraciones que puedan afectaral desempeño relativo de una organización. En caso necesario,los encargados de la elaboración de las memorias deberánproporcionar el contexto que ayude a los usuarios a com- Precisiónprender los factores que puedan contribuir a estas diferen-cias en el desempeño entre organizaciones. La información que contiene la memoria debe ser precisa y suficientemente detallada como para que los diferentes gru-El mantenimiento de la consistencia en los métodos utiliza- pos de interés de la organización puedan valorar el desem-dos para calcular los datos, en el diseño de la memoria y en peño de la organización informante.la descripción de los métodos e hipótesis utilizados para lapreparación de la información, contribuye a la comparabilidad Descripción: Se puede dar respuesta a los aspectosa lo largo del tiempo. Dado que la importancia relativa de e indicadores económicos, ambientales y sociales delos aspectos de una organización y de sus grupos de interés distintas formas, desde respuestas cualitativas hastavaría con el paso del tiempo, el contenido de las memorias mediciones cuantitativas detalladas. Las característicastambién evolucionará. que determinan el grado de precisión varían según la naturaleza de la información y el usuario de la misma.No obstante, dentro de los límites del Principio de Materia- Así, por ejemplo, la precisión de una información cualita-lidad, las organizaciones deben buscar la consistencia de sus tiva viene determinada en gran medida por el grado dememorias año tras año. Una organización debe incluir cifras claridad, detalle y equilibrio de la presentación, dentrototales (esto es, datos absolutos como por ejemplo toneladas de la correspondiente Cobertura de la memoria. Lade residuos, monto en prestaciones) para hacer posible las precisión de la información cuantitativa, por otra parte,comparaciones analíticas. puede depender de los métodos concretos utilizados para recopilar, compilar y analizar los datos. El umbralSi se producen cambios en la cobertura, alcance o el periodo específico de precisión necesario dependerá, en parte,sobre el que se informa o sobre su contenido (incluido del uso previsto para esa información. Ciertas decisionesel diseño, las definiciones y el uso de Indicadores en la requieren unos niveles más elevados de precisión quememoria), las organizaciones informantes, en la medida de otros.lo posible, deberán volver a presentar los datos actualesjunto con los datos históricos (o viceversa) para garantizarque la información cronológica y las comparaciones entreorganizaciones son fiables y significativas. Si no se vuelven a16
  17. 17. Comprobaciones: Si bien a determinados efectos es deseable que exista un flujo regular de información, las organizaciones informantes deben comprometerse a la exposición consolidada de su • La memoria indica qué • La memoria indica qué desempeño económico, ambiental y social conforme a datos se han medido. datos se han estimado momentos específicos en el tiempo. Esto exige consistencia y qué hipótesis y técnicas en la frecuencia de los informes y en los periodos sobre • Se describen adecua- se han empleado para los que se informa para poder garantizar la comparabilidad damente las técnicas de generar dichas estima a lo largo del tiempo y la accesibilidad de la memoria a los medición de datos y las ciones, o la referencia diferentes grupos de interés. Puede ser beneficioso para bases de cálculo utiliza- donde encontrar dicha éstos que el momento de la presentación de la memoria de das, de forma que estos información. sostenibilidad coincida con la presentación de los informes sean reproducibles con financieros. La organización debe sopesar la necesidad de resultados similares. • Las declaraciones proporcionar información puntualmente y la importancia de cualitativas de la garantizar que la información sea fiable. • El margen de error de memoria son válidas los datos cuantitativos en función del resto de Comprobaciones: es tal que no influye informaciones expuestas de manera sustancial en y de otras evidencias las conclusiones sobre el disponibles. • La información de la memorias (incluidas las desempeño. memoria se divulga publicadas en formato siendo ésta relativamente web) indica claramente reciente con respecto el periodo al que ésta al período sobre el que hace referencia, cuándo Periodicidad se informa. se actualizará y cuándo se hicieron las últimas • La recopilación y publi actualizaciones.La información se presentará a tiempo y siguiendo un calen- cación de los principalesdario periódico de forma que los grupos de interés puedan datos del desempeñotomar decisiones con la información adecuada. es coherente con período de la memoria Descripción: La utilidad de la información está de sostenibilidad. íntimamente ligada a la puntualidad de su divulgación • La información de las para que los grupos de interés puedan integrarla de forma efectiva en su toma de decisiones. La puntualidad de la publicación hace referencia tanto a la regularidad con la que se elabore la memoria como a su proximi- Claridad dad con los acontecimientos reales descritos en dicha memoria. La información debe exponerse de una manera comprensible y accesible para los grupos de interés que vayan a hacer uso de la memoria. Información Responsable Consulta a grupos de interés 17
  18. 18. Descripción: La memoria presenta la información Descripción: Los grupos de interés deben tener la (ya sea por escrito o a través de otro medio) de for- confianza de que la memoria podrá ser verificada, ma que resulte comprensible, accesible y utilizable por comprobándose la veracidad de sus contenidos y la parte del conjunto de los grupos de interés de la orga- aplicación que se ha hecho de los Principios para la nización. Cualquiera de éstos deberá ser capaz de en- elaboración de memorias. La información y los datos contrar la información deseada sin tener que realizar un incluidos en la memoria deberán estar respaldados esfuerzo extraordinario. La información se deberá pre- por documentación y controles internos que puedan sentar de modo que sea comprensible para los grupos ser revisados por terceros distintos a los autores de la de interés que tengan un conocimiento razonable de la memoria. Las informaciones sobre el desempeño que organización y sus actividades. Los gráficos y las tablas no cuenten con el apoyo de evidencias justificativas no de datos consolidados pueden ser de utilidad para que deben figurar en una memoria de sostenibilidad, a la información de la memoria sea accesible y compren- menos que representen información material, y la sible. El nivel de agregación de la información también memoria proporcione explicaciones claras sobre las puede afectar a la claridad de una memoria en el caso incertidumbres asociadas a dicha información. Los de que sea significativamente más o menos detallada procesos de toma de decisiones que subyacen a una de lo que esperan los grupos de interés. memoria deberán estar documentados de forma que se pueda revisar la base empleada para dichas decisiones (tales como los procesos de inclusión de los grupos deComprobaciones: interés o los procesos encaminados a determinar el contenido y la cobertura de la memoria). En el diseño • La memoria contiene jerga u otro tipo de con- de sistemas de información, las organizaciones infor- el nivel de información tenido que pueda resul- mantes deben señalar por anticipado que los sistemas necesario para satisfacer tar desconocido para sus pueden estar sujetos a verificación, incluida la revisión las necesidades informa- grupos de interés, e in- por parte de terceros independientes. tivas de los usuarios cluye explicaciones de la misma, pero evitará (siempre que sea necesa- Comprobaciones: ser excesiva e innecesa- rio) en la sección perti- riamente detallada. nente o en su correspon- diente glosario. • Se identifica el alcance cálculos complejos que • Los usuarios de la me- y la medida en que se ha se ha efectuado. moria pueden encontrar • Los datos y la infor- verificado la memoria de la información específica mación de la memoria forma externa. • Se dispone de una de que buscan sin tener están disponibles claración de los respon que hacer esfuerzos para los distintos • La organización puede sables de la información extraordinarios, ayuda- grupos de interés, identificar la fuente o de los datos originales, dos por tablas de datos, incluyendo aquéllos original de toda la infor- dando fe de su fiabilidad mapas, enlaces y otros con necesidades espe- mación que figura en la o precisión, dentro de mecanismos. cíficas de accesibilidad memoria. márgenes aceptables (diferentes capaci- de error. • La memoria evita térmi- dades, idioma, • La organización puede nos técnicos, acrónimos, tecnología). justificar la fiabilidad de las hipótesis o de los Orientaciones para la cobertura de la Fiabilidad memoria: Paralelamente a la definición del contenido de la memoria, la organización deberá determinar el desempeño de quéLa información y los procedimientos seguidos en la prepara- entidades (filiales y negocios conjuntos) se incluirá en la me-ción de una memoria deberán ser recopilados, registrados, moria. La cobertura de la memoria de sostenibilidad deberácompilados, analizados y presentados de forma que puedan incluir las entidades sobre las que la organización informanteser sujetos a examen y que establezcan la calidad y la mate- ejerce un control o una influencia significativa, tanto en lasrialidad de la información. propias entidades como mediante su relación con otras que se sitúen tanto arriba (entidades upstream como la cadena de suministro) como abajo (entidades downstream, como distribución y clientes).18
  19. 19. decidir si es necesario ampliar el alcance de uno o varios In- Para establecer la cobertura, se deberán aplicar las dicadores con el fin de incluir determinadas entidades (tanto siguientes definiciones: entidades de su cadena de suministro como distribuidores o clientes). • Control: poder para dirigir las políticas financieras y operativas de una empresa con el fin de obtener bene- La determinación de la importancia de una entidad a la hora ficios de sus actividades. de recoger información o de considerar la ampliación de la cobertura depende de la magnitud de sus impactos de sos- • Influencia significativa: poder para participar en las tenibilidad. Habitualmente las entidades con impactos signifi- decisiones relativas a políticas financieras y operativas cativos generan mayores riesgos y oportunidades para una de la entidad pero sin tener la capacidad de controlar organización y sus grupos de interés, y por consiguiente es dichas políticas. probable que la organización se considere más responsable con respecto a estas entidades que con respecto a otras.Las Orientaciones que se incluyen a continuación sobreel establecimiento de la cobertura de la memoria hacen Orientaciones para el establecimiento de la cobertura:referencia a la memoria en su conjunto así como al estable- • Una memoria de sostenibilidad deberá incluir en sucimiento de la cobertura de los Indicadores de desempeño cobertura a todas las entidades que generen impactosindividuales. de sostenibilidad significativos (reales y potenciales) y/o a todas las entidades sobre las que la organización inforNo se debe informar de la misma manera a todas las enti- mante ejerza un control o una influencia significativa,dades incluidas en la cobertura de la Memoria, ni tampoco con respecto a las políticas y prácticas operativasacerca de ellas. El enfoque informativo sobre una entidad y financieras.dependerá del control o influencia que ejerza la organizacióninformante sobre la entidad, y de si la información divulgada • Estas entidades se pueden incluir utilizando tanto In-guarda relación con el desempeño operativo, con el desem- dicadores de desempeño operativo, como Indicadorespeño de la dirección o con la información narrativa/descrip- de desempeño de la dirección o descripciones narrativas.tiva. Las Orientaciones sobre la cobertura de la memoria sebasan en el hecho de que las distintas relaciones existentesimplicarán diferentes grados de acceso a la información y de Como mínimo, la organización informante deberá incluir acapacidad para afectar a los resultados. las siguientes entidades en su memoria utilizando los siguien- tes enfoques:Por ejemplo, la información operativa, tales como datossobre emisiones, puede ser recopilada de manera fiable a • Los Indicadores de desempeño operativo deberán cubrirpartir de las entidades que se encuentren bajo el control de las entidades sobre las que la organización ejerza control.una organización, pero puede que no sea así en el caso deun negocio conjunto o de un proveedor. Las Orientaciones • La Información sobre el enfoque de gestión deberá darsobre la cobertura de la memoria que se incluyen a continu- cobertura a las entidades sobre las que la organizaciónación establecen unas expectativas mínimas para la inclusión ejerza una influencia significativa.de entidades a la hora de informar sobre Indicadores e infor-mación de la dirección. No obstante, una organización podrá Escuchar a los públicos de interés Cubrir todas las entidades 19
  20. 20. La memoria deberá incluir a todas las entidades que se • La cobertura de las informaciones descriptivas deberá encuentren dentro de su Cobertura. En el proceso de incluir a las entidades sobre las que la organización no elaboración de la memoria, una organización puede optar por ejerza control/influencia significativa, pero que guarden no recabar información sobre una entidad en particular o un relación con los principales retos de la organización grupo de entidades de la cobertura definido por motivos de debido a sus impactos significativos. eficiencia, siempre y cuando dicha decisión no afecte sustan- cialmente al resultado final de una información o de un Indicador.Arbol de decisiones para determinar la cobertura de la memoria20
  21. 21. Parte 2: Contenidos básicos PerfilEsta sección especifica el contenido básico que debe figurar 1. Estrategia y análisisen una memoria de sostenibilidad, teniendo en cuenta las En este apartado se proporciona una visión estratégica deorientaciones referentes a la determinación del contenido alto nivel de la organización con respecto a la sostenibilidad,que se detallan en la parte 1 de esta Guía. a fin de proporcionar un contexto para la información más detallada y elaborada sobre otros apartados de memoria. Si Existen tres tipos distintos de información que están bien puede hacer uso de información incluida en otras partes incluidos en este apartado: de esta memoria, este apartado tiene como finalidad propor- cionar conocimientos avanzados sobre asuntos estratégicos, más que únicamente resumir el contenido de la memoria. • Estrategia y perfil: información que establece el La estrategia y análisis deberán contar con una declaración contexto general para comprender el desempeño de como la detallada en el apartado 1.1 y una descripción con- la organización, tales como su estrategia, su perfil y su cisa como la detallada en el apartado 1.2. gobierno corporativo. 1.1 Declaración del máximo responsable de la toma de • Enfoque de la dirección: información que incluye cómo decisiones de la organización (director general, presidente la organización aborda un determinado conjunto de o puesto equivalente) sobre la relevancia de la sostenibi- aspectos para proporcionar contexto y para la lidad para la organización y su estrategia. Esta declaración comprensión del desempeño en un área concreta. debe presentar la estrategia y la visión global a corto plazo, a medio plazo (3-5 años) y a largo plazo, en especial en lo • Indicadores de desempeño: Indicadores que facilitan la referente a la gestión de los principales desafíos asociados comparabilidad de la información sobre el desempeño al desempeño económico, ambiental y social. La declaración económico, medioambiental y social de una organización. deberá incluir:Se anima a las organizaciones informantes a que sigan esta • Las prioridades estratégicas y asuntos clave a corto/meestructura en la elaboración de sus memorias. No obstante, dio plazo en lo referente a la sostenibilidad, incluyendo else puede optar por otros formatos. cumplimiento de los estándares acordados a nivel inter- 21
  22. 22. nacional y su relación con la estrategia organizativa y el • Una Descripción del orden de prioridades de la éxito a largo plazo. organización con respecto a estos desafíos y • Las tendencias de mayor alcance (macroeconómicas o oportunidades; políticas, por ejemplo) que afecten a la organización y • Las principales conclusiones relativas al progreso rea- que puedan influir sobre sus prioridades en materia de lizado para responder a estos aspectos y el desempeño sostenibilidad. correspondiente en el periodo que cubre la memoria. • Los principales eventos, logros y fracasos que se registren Esto incluye una valoración de las razones de un desem- durante el periodo cubierto por la memoria. peño superior o inferior a lo previsto; y • Perspectivas de desempeño con relación a los objetivos. • Una descripción de los principales procesos disponibles • Panorama de los principales desafíos y metas de la orga- para dirigir el desempeño y/o los cambios pertinentes nización para el próximo año y objetivos para los siguien- tes 3-5 años. • Otros asuntos referentes al enfoque estratégico de la El Apartado 2: se centrará en el impacto de las organización. tendencias, riesgos y oportunidades de sostenibilidad en las perspectivas a largo plazo y en el desempeño finan-1.2 Descripción de los principales impactos, riesgos y ciero de la organización. Esta sección debe centrarse enoportunidades. concreto en la información relevante para los grupos deLa organización informante debe elaborar dos apartados interés de índole económica o financiera, o que pudieranarrativos y concisos que describan los principales impactos, serlo en un futuro.riesgos y oportunidades. El Apartado 2 debe cubrir los siguientes puntos: El Apartado 1: debe centrarse en los impactos principales de la organización en materia de sostenibi- • Una descripción de los riesgos y oportunidades más lidad y sus efectos sobre los grupos de interés, incluidos importantes para la organización que se deriven de las los derechos tal como los definen las leyes nacionales tendencias en la sostenibilidad. y los estándares internacionales pertinentes. Esta ex- • La priorización de los principales aspectos de sostenibi- posición deberá tener en cuenta todas las expectativas lidad, como son los riesgos y oportunidades según su e intereses razonables que puedan tener los grupos de importancia para la estrategia de la organización a largo interés en la organización. Este apartado deberá incluir: plazo, la posición competitiva, y los generadores de valor económico para la organización, tanto los cualitativos como (si es posible) los cuantitativos. • Una descripción de los impactos significativos que • Una tabla que resuma los siguientes aspectos: tenga la organización en materia de sostenibilidad y los * Objetivos: el desempeño obtenido respecto a los principales desafíos y oportunidades asociados. Esto objetivos marcados, y las lecciones aprendidas durante incluye el efecto sobre los derechos de los grupos de el presente periodo informativo interés, tal como los de

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