Fiche pratique sur la mise en œuvre des Technologies de l'Information et de la Communication (TIC)...

1. SYSTEME
MISE EN ŒUVRE D’INFORMATION (SI)
MISE EN PLACE D’UN SYSTEME
VER. 1 – 11/2011
D’INFORMATION (SI) EN PME
Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel personnel, données, procédures,
permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations […] dans des organisations.
INTRODUCTION
Les projets S.I. mobilisent des ressources et des compétences dans l’entreprise et chez les
partenaires. Dans ce cadre, la conduite d’un projet doit permettre d’organiser :
Les coopérations entre les acteurs
La mise en œuvre des actions et de l’information
Il est donc important, quelle que soit la taille de l’entreprise ou du projet, de mettre en place une
structure projet distinguant :
La maitrise d’ouvrage (MOA)
La maitrise d’œuvre (MOE)
ETUDE D’OPPORTUNITE
Au regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet de préciser la pertinence du projet par
rapport aux objectifs de l’entreprise (augmentation du CA, amélioration de la qualité…) et consiste à
définir le périmètre du projet et la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs.
Pour cela, il est nécessaire de se poser les questions suivantes :
Qu’est-ce qui motive ce besoin ?
Quels sont les problèmes principaux à traiter ?
Quelles sont les attentes exprimées par les salariés ?
Quels sont les intérêts de la Direction pour ce projet ?
De quelle manière le projet peut-il améliorer l’organisation, les processus de travail ?
ETUDE DE FAISABILITE
Elle vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle, sociale et technique du projet, et
permet d’estimer les ressources humaines et financières, les délais de réalisation et les éventuels
retours sur investissements (ROI).
Cette étude conduit à envisager plusieurs scénarii (études de cas). En fonction des scénarios établis
et des contraintes (coût, délais, objectif), on peut évaluer les risques de chaque solution.
On doit donc garder en permanence à l’esprit les trois dimensions d’analyse de la faisabilité du projet :
Economique
Organisationnelle et sociale
Technique

2. DEFINITION DES BESOINS FONCTIONNELS ET ORGANISATIONNELS
Il nécessaire de faire une étude approfondie des besoins afin de mobiliser, se concerter et négocier
avec les utilisateurs.
L’étude doit permettre que la maîtrise d'ouvrage (MOA) et la maîtrise d'œuvre (MOE) puissent
s'entendre sur un document contractuel (besoins, contraintes, etc.) : le cahier des charges
fonctionnel, qui doit répondre aux questions concernant les besoins fonctionnels, organisationnels et
RH.
Pour cela, on peut utiliser l’analyse des processus.
ANALYSE DES PROCESSUS
Il s’agit de repérer simultanément des besoins fonctionnels, organisationnels et RH et de partager un
même référentiel de description de l’activité de travail entre l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
REDACTION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL ET TECHNIQUE
Il s’agit de formaliser les besoins techniques et fonctionnels en vue de faire appel à la maîtrise d’œuvre
(MOE) chargée de mettre en place le nouveau S.I.
Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins fonctionnels mais aussi sur
l’environnement de l’entreprise (métier, activités, objectifs de développement, place du projet S.I., etc.).
CHOIX DU PRESTATAIRE
L’objectif est de choisir le prestataire qui réalisera le S.I. Au-delà de la prestation, on parlera de
partenariat prestataire/client.
Effectivement, le but est de contractualiser avec un prestataire qui aura les moyens de répondre
réellement à la demande et d’éviter ainsi des risques de conflits futurs !
Recommandations :
Etablir une grille de critères de choix,
Présélectionner une « short list » et rencontrer les prestataires sélectionnés.
PARAMETRAGE, RECETTE ET TEST
L’objectif est de paramétrer l’application aux spécificités de l’entreprise et ce, basé sur les
spécifications détaillées prévues en amont dans le projet.
Concernant la recette, elle permet au maître d’ouvrage (MOA) de vérifier que les engagements du
maître d’œuvre (MOE) sont respectés conformément aux spécifications.
Remarque : lors de ces phases, il se produit
Il est à noter que la recette définitive constitue le point
d’intenses itérations entre techniciens et
de départ de la garantie contractuelle. utilisateurs sur un laps de temps restreint.
MIGRATION DES DONNEES
Cette étape a pour objectif d’intégrer l’ensemble des données de l’ancien au nouveau système
informatique.

3. Elle révère une importance primordiale. Dans ce cadre, afin d’éviter les pertes de données ou le
blocage de l’organisation de travail, il est nécessaire de mettre en place des scenarios de bascule.
Recommandations :
Prévoir des temps de migration et de bascule pour limiter les perturbations de l’activité de travail,
Communiquer sur les dysfonctionnements et bien gérer la relation avec le prestataire informatique,
Prévoir une solution de repli.
FORMATION DES UTILISATEURS
La formation vise plusieurs objectifs:
Remarque : il est
Développer la maitrise technique de l’outil ou du système important d’identifier les
besoins dès le début et
Favoriser l’appropriation par des mises en situation tout au long du projet.
CONCLUSION
L’implantation d’une application, quelle qu’elle soit, ne résout pas des problèmes d’organisation. Il est
donc nécessaire pour la réussite d’un tel projet d’intégrer une innovation organisationnelle.
Il est à noter que la De plus, on veillera tout au long du projet à identifier les conditions
principale cause d’échec nécessaires à l’appropriation des compétences et à l’usage du S.I.
d’un S.I. est souvent due
à une logique d’usage Un accompagnement au changement est donc à prévoir pendant et après
contraire. le déploiement pour identifier l’ensemble des ajustements nécessaires.
RESSOURCES
Définition du SI : Robert REIX - Professeur des Universités
« Réussir un projet système d’information en PME : l’enjeu des conditions de travail » – réseau
EDITIONS anact
Cours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School
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