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Otimização Do Tempo

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Dicas práticas para organização e otimização do tempo, visando a adequação do tempo para maior produtividade e diminuição do estresse.

Otimização Do Tempo

  1. 1. Organização e otimização do tempo<br />Dicas práticas <br />
  2. 2. Importância do tema<br /><ul><li>Adequação do tempo proporcionando maior qualidade de vida.
  3. 3. Permite o aumento da produtividade.
  4. 4. Diminui o estresse.</li></li></ul><li>A física e o tempo<br /><ul><li>Paradoxo dos Gêmeos – Teoria do físico frânces Paul Langevin.
  5. 5. “Enquanto um gêmeo fica na terra, o outro dá uma volta pelo Universo à velocidade da luz e, ao retornar do espaço, descobre que seu irmão envelheceu mais que ele”.
  6. 6. Idéia baseada na teoria de Einstein, segundo a qual alterações de velocidade provocam alterações na percepção do tempo.
  7. 7. Utilização prática do conceito: Quanto maior o dinamismo que damos a nossa vida, maior a impressão de que o tempo passa depressa, no entanto, o envelhecimento é menor, uma vez que produzimos mais (ou vivemos mais) em um intervalo menor de tempo.</li></li></ul><li>Como organizar seu tempo<br />Tríade do Tempo (Christian Barbosa)<br /><ul><li>Ótima ferramenta para organização do tempo.
  8. 8. Aumento do rendimento, já que com a separação do urgente do importante há um alivio da pressão.
  9. 9. Ótimo indicador de produtividade pessoal.
  10. 10. Aplicação mais fácil que a Matriz do Tempo, idealizada por Eisenhower e aperfeiçoada por Stephen Covey.</li></li></ul><li>Os métodos<br /> Matriz do Tempo Tríade do Tempo <br />Importantes<br />Urgentes<br />Circunstanciais<br />
  11. 11. Entendendo a Tríade do Tempo<br /><ul><li>As tarefas devem ser divididas em importantes, urgentes e circunstanciais.
  12. 12. Importantes: atividades que tem prazo para serem feitas e trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera que deve ser privilegiada.
  13. 13. Como identificar as tarefas importantes: tem prazo para serem feitas, proporcionam prazer ao serem executadas e tem um caráter pessoal, ou seja, outras pessoas geralmente não a consideram importantes.
  14. 14. Urgentes: tarefas realizadas com pressa, pois o tempo é curto ou já estourou. Trazem estresse, pressão e preocupação.
  15. 15. Como identificar as tarefas urgentes: prazos muito exíguos e sempre geram algum tipo de problema se não forem executadas.
  16. 16. Circunstanciais: tarefas desnecessárias, que apenas consomem tempo.
  17. 17. Como identificar as tarefas circunstanciais: nunca são importantes ou urgentes para você, coisas feitas em excesso com grande consumo de tempo, não geram resultados e dão sensação de insatisfação, angústia.</li></li></ul><li>Utilizando a Tríade do Tempo<br /><ul><li>O segredo para fazer o tempo render mais está em aumentar a quantidade de ocupações importantes e reduzir ao máximo o que faz parte das outras duas categorias, já que é impossível eliminá-las completamente.</li></li></ul><li>Agenda<br /><ul><li>Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando informações que não sabe aonde anotou. No fim do mês isto representa um dia inteiro de trabalho perdido.
  18. 18. Tempo a ser gasto com o planejamento da agenda: - No máximo 10 minutos.
  19. 19. Vantagens:
  20. 20. Centraliza as informações em um só lugar.
  21. 21. Fornece uma visão global das atividades diárias e semanais.
  22. 22. Permite agrupar funções afins, otimizando o gasto do tempo.
  23. 23. Ferramenta útil para controle do tempo.
  24. 24. Facilita a percepção das atividades que “roubam” tempo.
  25. 25. Descarrega ansiedades e preocupações.</li></li></ul><li>Como organizar sua agenda<br /><ul><li>Utilizar agenda que ofereça visualização da semana inteira na mesma página, o que permite que se tenha uma visão global das atividades e do tempo que será necessário para cumprir-las.
  26. 26. Priorize as tarefas.
  27. 27. Agrupar atividades afins para serem feitas ao mesmo momento.
  28. 28. Seja realista, não exagere no número de tarefas, pois se tornará impossível cumprir todas, o que acaba gerando estresse e até possíveis atrasos.</li></li></ul><li><ul><li>No final do dia anote o tempo gasto com cada uma das atividades, assim depois de 1 mês você terá uma visão panorâmica do tempo despendido com cada atividade, permitindo que se adote medidas para se evitar desperdícios e ao mesmo tempo desenvolvendo a habilidade de programar as futuras tarefas de forma mais precisa.
  29. 29. Deixe na agenda horários livres, o que permitirá encaixar os possíveis imprevistos, não comprometendo desta forma a rotina pré-estabelecida.
  30. 30. Respeite seu ritmo – marque as tarefas mais complexas para o horário que você produz melhor, e as atividades mais simples e rotineiras devem ser reservadas para o período de menor rendimento.</li></li></ul><li>Como gerenciar seu e-mail<br /><ul><li>Ao escrever um e-mail, seja o mais direto e conciso possível, divida o texto e faça ele caber em uma página. Comece pelo objetivo da mensagem depois contextualize. No assunto, deixe claro o conteúdo do e-mail.
  31. 31. Reduza o número de e-mail’s enviados e o número de destinatários. Esta medida irá reduzir o número de e-mail’s que você receberá. Antes de enviar o e-mail, reflita sobre a importância da mensagem para o destinatário.
  32. 32. Caso não queira resposta, deixe isso claro no seu e-mail.</li></li></ul><li><ul><li>Tenha dois endereços eletrônicos – Quando precisar se registrar em websites duvidosos ou em malas-diretas, utilize sempre um e-mail opcional para evitar que seu e-mail principal fique cheio de bobagens.
  33. 33. Crie horários – Feche seu programa de e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens, evitando desta forma interrupções constantes. Se precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.</li></li></ul><li><ul><li>Evite caixa de entrada cheia – Muitas mensagens podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail, defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade em localizar informações quando precisar.
  34. 34. Crie um número limitado de pastas e armazene nelas somente os e-mail’s imprescindíveis.</li></li></ul><li>Como gerenciar sobrecarga de trabalho<br /><ul><li>Não seja eficiente, seja eficaz. “O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor”. Priorize as tarefas estratégicas.
  35. 35. Delegue trabalho e autoridade, sempre estipulando o prazo para o resultado.</li></li></ul><li>Outras dicas<br /><ul><li>Evitar interrupções. Um estudo da universidade de Yale, Estados Unidos, aponta que uma pessoa leva até 11 minutos para retomar a concentração e voltar à atividade interrompida.
  36. 36. Fontes comuns de distração: telefones, aparelhos celulares, internet, e-mails e programas de bate-papo.
  37. 37. Saiba dizer não, é melhor priorizar suas tarefas importantes do que atender as circunstâncias dos outros.
  38. 38. Aproveite os intervalos para fazer coisas rápidas.
  39. 39. Defina seus objetivos e suas prioridades, em seguida avalie se você está usando seu tempo para persegui-las. Lembre-se “quem muito abraça, pouco aperta”.</li></li></ul><li><ul><li>Reserve tempo para cuidar de sua saúde: “Correr 30 minutos, três vezes por semana, já pode reduzir em 60% o risco de infarto”.
  40. 40. Reserve tempo para ler e aprender: “se você se dedicar a um livro 30 minutos por dia, e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fim do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas”.</li></li></ul><li>Material consultado<br /><ul><li>Revista Você S/A, outubro de 2007, edição 112, p. 36-45.
  41. 41. Revista Você S/A, outubro de 2007, edição 112, p. 102.
  42. 42. Administre seu tempo, Iain Maitland, Livraria Nobel S/A.
  43. 43. http://www.triadedotempo.com.br/bn_conteudo_artigos.asp?cod=251&opr=113
  44. 44. http://carreiras.empregos.com.br/carreira/parceiros/vencer/230106-metas_2006.shtm
  45. 45. http://www.triadedotempo.com.br/bnews3/images/multimidia/images/TriadedoTempo-ResumoCap3.pdf
  46. 46. Imagens e sons: http://office.microsoft.com/pt-br/clipart/FX101321031046.aspx http://www.gifmania.com.pt/relogios/</li>

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