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Gu+¡a metodologica traspaso tgl 2012

  1. 1. INSTITUTO NICARAGUENSE DE FOMENTO MUNICIPAL (INIFOM) CONSEJO SUPREMO ELECTORAL (CSE) CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA (CGR) MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO (MHCP) ASOCIACION DE MUNICIPIOS DE NICARAGIA (AMUNIC) GUIA METODOLOGICAPARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 - 2012
  2. 2. GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 – 2012 INDICE DE CONTENIDO Pág. I. INTRODUCCION…………………………………………………………………………… 3 II. CONCEPTOS Y PROCEDIMIENTOS………….……………………………..…………..…… 4 2.1.- Concepto de memoria de traspaso, de acta de entrega y Recepción?...........................4 2.2.- Quien debe elaborar la memoria de traspaso y acta de entrega y recepción…………4 2.3.- Quienes deben participar el acto de traspaso y firmar la memoria de traspaso ……...4 2.4.- Para que elaborar la memoria de traspaso, el acta de entrega y recepción…………...4 2.5.- Distribución de la memoria de traspaso y del acta de entrega y recepción…………...4 III. PROGRAMA DE TRABAJO Y OBJETIVOS……………………………………………………...5 IV. PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO………………………......... ………….. 5 V. ELABORACION DE INFORME……………………………………………... …………………...6 V.1 Relación detallada de los planes de desarrollo municipal (PDHM); metas alcanzadas y planes en ejecución……………………………...………............................…………..6 5.2 Proyectos de inversión………………………………….……….………………………7 5.3 Aspectos de Organización y Funcionamiento…………………………………....……17 5.4 Aspectos de Información financiera y Económica………………………………….....24 5.5 Servicios Municipales prestados, litigios y reclamos ………………………………………50 5.6 Aspectos de Transferencias Municipales……………………………………………..53ANEXOS1.- RELACIÓN DETALLADA DE LOS PLANES MUNICIPALES PARA EL DESARROLLO HUMANO(PMDH); METAS ALCANZADAS Y PLANES EN EJECUCIÓN.ANEXO 1: Detalle de metas alcanzadas y plan en ejecución vinculada al PMDH2.- PROYECTOS DE INVERSIÓNANEXO 2: Informe de Proyectos en ejecución año 2012.ANEXO 3: Rendición de Cuentas de Gastos Realizados en Proyectos de Inversión en EjecuciónANEXO 4: Programa de Inversión Anual 2013ANEXO 5: Relaciones de Hermanamientos concretadosANEXO 6: Informe de hermanamientos en gestiónANEXO 7: Proyectos a través de hermanamientosANEXO 8: Programa y proyectos con financiamiento externo3.- ASPECTOS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTOANEXO 9: Organigrama de la municipalidadANEXO 10: Listado de personal existente a la fechaANEXO 11: Registro de documentosANEXO 12: Detalle de seguimiento a recomendaciones de auditoría.ANEXO 13: Detalle de gestiones pendientes4.- ASPECTOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y ECONÓMICAANEXO 14: Disponibilidad de EfectivoANEXO 14-a: Arqueo de Fondos FijosANEXO 14-b: Arqueo de Fondos RotatoriosANEXO 14-c: Arqueo de Caja GeneralANEXO 15: Detalle de existencia de Boletería y Recibos Oficiales en Caja al penúltimo arqueo realizadoANEXO 16: Informe de ejecución presupuestaria del período en transiciónANEXO 16-a Informe de IngresosANEXO 16-b Informe de EgresosANEXO 16-c Informe de egresos por fuente de financiamientoANEXO 17: Informe de ejecución presupuestaria del período 2009-2012. 2
  3. 3. GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 – 2012ANEXO 18: Informe de ejecución presupuestaria de egresos del período 2009-2012ANEXO 19: Cheques Pendientes de EntregaANEXO 20: Informe de cuentas por cobrarANEXO 21: Informe de cuentas por pagarANEXO 22: Inventarios de Bienes mueblesANEXO 23: Inventarios de Bienes InmueblesANEXO 24: Inventario de Materiales y Productos existentes en BodegasANEXO 25: Inventario de Equipo de Trabajo y Herramientas Menores en Uso para la prestación de los serviciosANEXO 26: Inventario de Papelería y Útiles de OficinasANEXO 27: Reporte de Existencia de Formas Pre numeradasANEXO 28: Corte de Inventario de StickersANEXO 29: Informe sobre empresas con participación municipal5.- SERVICIOS MUNICIPALES PRESTADOS, LITIGIOS Y RECLAMOSANEXO 30: Informe sobre los servicios municipales prestadosANEXO 31: Detalle de litigios o reclamos 3
  4. 4. GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 – 2012I. INTRODUCCIONLa presente Guía de traspaso de administración de gobiernos locales es una herramienta que surge dela necesidad de contar con un instrumento diseñado para que las autoridades municipales entrantes ysalientes puedan cumplir de manera ordenada y transparente el proceso de traspaso de administraciónmunicipal, considerando para ello como eje fundamental, la participación del Poder Ciudadano.Dado que, el traspaso es un procedimiento con carácter de obligatoriedad para las municipalidades, sepretende que con esta guía se facilite no sólo dar cumplimiento a la entrega de la informaciónadministrativa, financiera y contable establecida por las leyes del país, sino además enriquecer dichoinforme con aspectos relacionados con la gestión realizada por la Autoridad Municipal saliente entérminos de los procesos desarrollados, compromisos cumplidos y pendientes, convenios suscritos,participación en asociaciones de mancomunidades, proyectos desarrollados y otros.En este sentido, se define como objetivo: Constituirse en un documento de fácil adopción para que lasmunicipalidades puedan identificar las acciones que la ley demanda realizar e identificar con claridadlos pasos a seguir, con el fin de facilitar la labor de entrega de los gobernantes salientes al igual que lalabor de recepción por parte de los gobernantes entrantes; que permita dar continuidad a los procesosde desarrollo del municipio.Dicho proceso de traspaso a nivel de municipalidades debe realizarse aún cuando asuma la mismaautoridad que ha estado gobernando, pues significa la conclusión de un período administrativo y seconsidera dicho acto de mucha utilidad para que, tanto los gobiernos salientes como entrantes,comprendan la responsabilidad de los actos administrativos y financieros en que intervienen durante lagestión municipal y particularmente durante el período de transición del gobierno municipal.Con el objeto de facilitar el proceso de traspaso de Gobierno Local 2009-2012, el INIFOM hanactualizado el documento denominado “GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LA MEMORIA DETRASPASO”, en correspondencia con el artículo Nº 51 del Reglamento de la Ley de Municipios, elque servirá de garantía para que las autoridades municipales que finalizan su mandato en el 2012,entreguen por escrito, en forma ordenada y transparente los bienes, recursos y otros serviciosmanejados por las autoridades municipales salientes a las autoridades municipales que inician sumandato.Esta Guía contiene los formatos o anexos con sus correspondientes instructivos, los que al serllenados correctamente, permitan a las máximas autoridades de los Gobiernos Locales detallar demanera ordenada, las situaciones en que se encuentran los aspectos mas relevantes de la gestión, ensus dimensiones legales, organizacionales, financieros, económicos, de recursos humanos, proyectos,planes de desarrollo, servicios municipales y transferencias municipales.Fases del proceso de elaboración:o Una primera fase que corresponde a la organización del trabajo y la planificación del mismo yo Una segunda fase que corresponde a los diseños e instrumentos que se utilizarán paraelaborar los informes, para lo cual se han diseñado formatos con sus respectivos instructivos,procurando sencillez para facilitar el manejo a sus usuarios.Estas formas se diseñaron siguiendo un orden en función de los diferentes aspectos clasificados objetode informe y entrega, que señala la reforma al Decreto 52-97, Reglamento a la Ley de Municipios del02 de mayo del 2000, así como lo contemplado en el arto. 10, de la Ley de TransferenciasPresupuestarias a los Municipios. Estos aspectos son:o Relación detallada de los Planes Municipales para el Desarrollo Humano (PMDH); metasalcanzadas y planes en ejecución.o Proyectos de Inversión.o Organización y Funcionamiento de la Municipalidad.o Aspectos Económicos y Financieros.o Servicios Municipales.o Transferencias Municipales.Por tratarse de una Guía General, las Autoridades Municipales de cada alcaldía podrán enriquecer ladocumentación, dentro del espíritu de garantizar que la entrega y recepción que se realice sea lo máscompleta, ordenada y transparente.Los resultados de este proceso deben contar con la validación de los ciudadanos(as) como parte de laresponsabilidad compartida, haciendo valer así el principio de democracia directa en la gestión.Por último queremos agradecer la colaboración en la actualización de la presente Guía, laparticipación de la Comisión Nacional para el proceso de Transferencia de Gobiernos Locales, de losDelegados y Técnicos Territoriales y del nivel central del INIFOM, así como a todos y cada uno de losque de alguna manera aportaron al enriquecimiento de este instrumento. Ing. Edward Centeno Gadea 4
  5. 5. GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 – 2012 Presidente Ejecutivo INIFOMII. CONCEPTOS Y PROCEDIMIENTOS2.1.- CONCEPTO DE MEMORIA DE TRASPASO, DE ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION?La Memoria de Traspaso es el documento que contiene la información formal que constituye el actoadministrativo de traspaso, en el que los funcionarios del Gobierno Municipal saliente entregan juntocon sus cargos los valores, bienes, registros y otros documentos bajo su responsabilidad a losfuncionarios electos que reciben o toman posesión de sus cargos.El Acta de Entrega es el documento que respalda la Memoria de Traspaso, donde el Alcalde salientehace constar y declara formalmente que ha efectuado una entrega ordenada y transparente al Alcaldeentrante. Esta acta es la que corresponde a la última sesión celebrada por el Concejo Municipal dondeaprueba y firma la memoria de traspaso.La Recepción es el acto publico de culminación del proceso de Traspaso de Gobiernos Locales, dondelas autoridades salientes entregan de manera formal los instrumentos de memorias de gestión ytraspaso a las autoridades entrantes con la participación de los y las ciudadanas para contribuir a lademocracia directa, el poder local y la transparencia.2.2.- QUIEN DEBE ELABORAR LA MEMORIA DE TRASPASO Y ACTA DE ENTREGA YRECEPCIONLa elaboración de la memoria de traspaso y acta de entrega y recepción, es responsabilidad del Alcalde en su carácter de máxima autoridad ejecutiva del Gobierno Municipal y del Secretario del Concejo Municipal encargado de la elaboración de las actas municipales y su custodia. El Consejo Municipal debe delegar a un comité formado por el personal más idóneo, la labor de recopilación, análisis y procesamiento de la información. El proceso debe ser supervisado por una comisión formada en el seno del Concejo Municipal.2.3.- QUIENES DEBEN PARTICIPAR EL ACTO DE TRASPASO Y FIRMAR LA MEMORIA DETRASPASOEn el acto de traspaso y firma de la memoria deben participar al menos:1.- Los funcionarios que entregan sus cargos de electos (Alcalde, Vice Alcalde y Concejales).2.- Los funcionarios que reciben sus cargos de electos (Alcalde, Vice Alcalde y Concejales).3.- Un notario público que certifique la entrega (esta certificación no exime de ninguna responsabilidada las autoridades salientes).4.- Los gabinetes del poder ciudadano municipal. Estos participan como observadores pero no firmanel acta de traspaso.Es de aclarar a las autoridades electas entrantes, de que el hecho de firmar la memoria detraspaso, no es un aprobación o reprobación de la gestión de las autoridades electas salientes,es una aceptación de que la información que reflejan las memorias de gestión y traspaso es lo queestamos recibiendo, por lo que debe constatarse en la medida de lo posible la información que estánfirmando, además podemos dejar notas aclaratorias en el original del documento sobre todo aquellosque estimemos conveniente.2.4.- PARA QUE ELABORAR LA MEMORIA DE TRASPASO, EL ACTA DE ENTREGA YRECEPCIÓNLa Memoria de Traspaso, el Acta de Entrega y Recepción son los documento que delimitan en el tiempo, la responsabilidad en la gestión de Gobierno de las autoridades que finalizan su mandato y las que inician su gestión. Es decir desde que fecha inicia y concluyen las responsabilidades del Gobierno Local saliente.2.5.- DISTRIBUCIÓN DE LA MEMORIA DE TRASPASO Y DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION La Memoria de Traspaso, las Actas de Entrega y Recepción se elaborarán en un original yseis copias y se distribuirán en forma electrónica e impresa de la siguiente manera:1) Original Alcalde que inicia su mandato2) Copia Alcalde que finaliza su mandato3) Copia Instituto Nicaragüense de Fomento Municipal (INIFOM)4) Copia Contraloría General de la República (CGR)5) Copia Consejo Supremo Electoral (CSE)6) Copia al Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP)7) Copia Asociación de Municipios de Nicaragua (AMUNIC) 5
  6. 6. GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 – 2012III. PROGRAMA DE TRABAJO Y OBJETIVOS.Para alcanzar éxito en el Traspaso del Gobierno Local, el procedimiento a seguir para elaborar laMemoria de Traspaso, el Acta de Entrega y Recepción que establece el artículo 51 del Reglamentoa la Ley de Municipios, debe comenzar por definir un programa de trabajo en base a los objetivos y lacomplejidad de la organización municipal.1.- OBJETIVOS:A.- OBJETIVO GENERALEjemplo: Unificar los criterios y aspectos a seguir para ser aplicados en la elaboración de la MEMORIADE TRASPASO, EL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION del Gobierno Municipal de __________, yde este modo lograr un traspaso de la Administración Municipal de manera ordenada, transparente yclara.B.- OBJETIVOS ESPECIFICOS1. Lograr homogeneidad en los procedimientos de elaboración de la Memoria deTraspaso, el Acta de Entrega y Recepción.2. Presentar una relación detallada de los diferentes Planes especializados para elDesarrollo Municipal y/o cualquier iniciativa de planificación de mediano o largo plazo, en función delas metas alcanzadas y los planes en ejecución.3. Detallar y verificar la existencia física de los valores, bienes, registros, documentos ytodo lo relacionado a la gestión municipal, que el Alcalde saliente tiene bajo su responsabilidad en sucarácter de representante legal del Municipio y como máxima autoridad ejecutiva del Gobierno Local.4. Establecer los límites de responsabilidad entre las autoridades municipales quefinalizan su mandato y las autoridades municipales electas que inician su mandato en el año 2013.IV. PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJOEl procedimiento a seguir en el proceso es planificar y organizar el trabajo que realizaremos. Sitenemos claro lo que queremos hacer, para lograrlo debemos seguir los pasos necesarios;o En primer lugar formar del seno del Concejo Municipal, una Comisión supervisora.o En segundo lugar formar un Comité Técnico que se encargará de la realización del trabajooperativo.o En tercer lugar elaborar un plan operativo del proceso.o Por último utilizar los instrumentos metodológicos preparados y definidos en la presenteguía.PLAN OPERATIVO DE TRABAJO:Iniciamos el proceso teniendo claro i) lo que vamos hacer (objetivos), ii) cómo vamos hacerlo(actividades), iii) quiénes van hacerlo (comité operativo), iv) cuándo vamos hacerlo (cronograma), v)quienes nos debemos involucrar (participación ciudadana), y vi) cuanto cuesta el proceso(presupuesto).En dicho plan deben establecerse las responsabilidades de cada departamento o dirección de lamunicipalidad, así, el departamento de Finanzas elabora la información contable y de inventarios,Servicios Municipales y planificación elaboran lo relacionado a los servicios y su gestión, la unidad deproyectos lo referido a ejecución de obras etc.Para cumplir con lo establecido en el aspecto legal, es necesario que las municipalidades, tengan claroen qué fecha tiene que ser efectiva la firma del Acta de Entrega y Recepción por parte del Concejo, loque constituye la necesidad de tener toda la información lista tres (3) días antes, de acuerdo a loestablecido en el artículo 51 de la reforma al Reglamento de la Ley de Municipios, donde el Consejodebe firmar el Acta de Entrega y Recepción final, para esta fecha es conveniente hacer los cortes detoda aquella información de mayor importancia en la actividad diaria de la municipalidad, como:a) arqueos de fondos,b) formas prenumeradas,c) información bancaria, etc.Ante todo es necesario que se preparen las condiciones adecuadas para garantizar el cumplimientodel proceso que debe ejecutarse a la par del traspaso de gobierno.V. ELABORACION DE INFORME. 6
  7. 7. GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 – 20125.1: Relación detallada de los Planes Municipales para el Desarrollo Humano(PMDH); metas alcanzadas y planes en ejecución.En este apartado debe hacerse referencia al PLAN MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO HUMANO(PMDH) o cualquier tipo de iniciativa de planificación de mediano o largo plazo elaborado a la fecha.Dicha referencia debe ser objeto de un informe ejecutivo de los objetivos y lineamientos que contienenlos planes (lo más relevante); así mismo se anexa un formato para plasmar en él, una relacióndetallada de las metas alcanzadas y de los planes en ejecución.INSTRUCTIVO ANEXO 1Detalle de metas alcanzadas y plan en ejecución vinculada al PMDHa) MunicipalidadAquí se anotara el nombre de la municipalidad que corresponda.b) Fecha:Se anotará la fecha de corte designada para elaboración de la información (Día, Mes, Año).c) Número de orden:Se anotará en número el orden en que se vayan plasmando las metas planificadas por sector y enel tiempo, es decir ordenar todas las que corresponden a un sector planeadas para el 2009, 2010,2011 y 2012.d) Líneas estratégicas Vinculadas al PMDHSe detallarán en orden las líneas estratégicas que han sido tomadas del plan de desarrollo municipal,líneas estratégicas de inversión u otro estudio desarrollado que deberán ser cumplidas en cada año dela gestión municipal. Veamos un ejemplo extraído de un PMDH:LÍNEA ESTRATÉGICA No. 2Intensificar la conservación, protección de los recursos naturales y medio ambiente, transformando aPuerto Cabezas en un Municipio que asegura el desarrollo auto sostenible de las generaciones futurasen un ambiente sano.Objetivo Especifico 3.Impulsar Programas de Saneamientos para el manejo de desechos sólidos y líquidosProgramas de Acción:• Mejorar el sistema de recolección, manejo y tratamiento de la basura• Construcción de un vertedero municipal• Implementación de un sistema de reciclaje de basura• Impulsar campaña de educación ambiental en el manejo de los residuos sólidos y líquidos en el casco urbano, así como la limpieza de los cauces existentese) Metas Planificadas:En esta columna describiremos las metas planificadas para cada año, en correspondencia con losPMDH, o cualquier otra forma de planificación utilizada incluidos los planes operativos anuales opresupuestos. Así mismo se incluirán aquellas metas que se están ejecutando ya sean de arrastreo programadas para 2012.Por tanto entenderemos como Meta: La parte de la producción final que se logra durante el ejerciciopresupuestario. Su consecución permite estimar cuanto se ha logrado para satisfacer los objetivos delos planes y las políticas.Así por ejemplo, una meta ejecutada podría ser: Mantenimiento y limpieza de 1,523.00 m 2 de caucesen los barrios Las tejas, el Galpón y Central.Descripción: Mantenimiento y limpieza de cauces de los barrios Las tejas, El Galpón y Central.Unidad de Medida: M2Cantidad: 1,523.00f) Metas alcanzadasSe detallarán las metas que han sido alcanzadas conforme la ejecución en el período 2009-2012g) Periodo 7
  8. 8. GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE MEMORIA DE TRASPASO DE GOBIERNOS LOCALES 2009 – 2012III. PROGRAMA DE TRABAJO Y OBJETIVOS.Para alcanzar éxito en el Traspaso del Gobierno Local, el procedimiento a seguir para elaborar laMemoria de Traspaso, el Acta de Entrega y Recepción que establece el artículo 51 del Reglamentoa la Ley de Municipios, debe comenzar por definir un programa de trabajo en base a los objetivos y lacomplejidad de la organización municipal.1.- OBJETIVOS:A.- OBJETIVO GENERALEjemplo: Unificar los criterios y aspectos a seguir para ser aplicados en la elaboración de la MEMORIADE TRASPASO, EL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION del Gobierno Municipal de __________, yde este modo lograr un traspaso de la Administración Municipal de manera ordenada, transparente yclara.B.- OBJETIVOS ESPECIFICOS1. Lograr homogeneidad en los procedimientos de elaboración de la Memoria deTraspaso, el Acta de Entrega y Recepción.2. Presentar una relación detallada de los diferentes Planes especializados para elDesarrollo Municipal y/o cualquier iniciativa de planificación de mediano o largo plazo, en función delas metas alcanzadas y los planes en ejecución.3. Detallar y verificar la existencia física de los valores, bienes, registros, documentos ytodo lo relacionado a la gestión municipal, que el Alcalde saliente tiene bajo su responsabilidad en sucarácter de representante legal del Municipio y como máxima autoridad ejecutiva del Gobierno Local.4. Establecer los límites de responsabilidad entre las autoridades municipales quefinalizan su mandato y las autoridades municipales electas que inician su mandato en el año 2013.IV. PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJOEl procedimiento a seguir en el proceso es planificar y organizar el trabajo que realizaremos. Sitenemos claro lo que queremos hacer, para lograrlo debemos seguir los pasos necesarios;o En primer lugar formar del seno del Concejo Municipal, una Comisión supervisora.o En segundo lugar formar un Comité Técnico que se encargará de la realización del trabajooperativo.o En tercer lugar elaborar un plan operativo del proceso.o Por último utilizar los instrumentos metodológicos preparados y definidos en la presenteguía.PLAN OPERATIVO DE TRABAJO:Iniciamos el proceso teniendo claro i) lo que vamos hacer (objetivos), ii) cómo vamos hacerlo(actividades), iii) quiénes van hacerlo (comité operativo), iv) cuándo vamos hacerlo (cronograma), v)quienes nos debemos involucrar (participación ciudadana), y vi) cuanto cuesta el proceso(presupuesto).En dicho plan deben establecerse las responsabilidades de cada departamento o dirección de lamunicipalidad, así, el departamento de Finanzas elabora la información contable y de inventarios,Servicios Municipales y planificación elaboran lo relacionado a los servicios y su gestión, la unidad deproyectos lo referido a ejecución de obras etc.Para cumplir con lo establecido en el aspecto legal, es necesario que las municipalidades, tengan claroen qué fecha tiene que ser efectiva la firma del Acta de Entrega y Recepción por parte del Concejo, loque constituye la necesidad de tener toda la información lista tres (3) días antes, de acuerdo a loestablecido en el artículo 51 de la reforma al Reglamento de la Ley de Municipios, donde el Consejodebe firmar el Acta de Entrega y Recepción final, para esta fecha es conveniente hacer los cortes detoda aquella información de mayor importancia en la actividad diaria de la municipalidad, como:a) arqueos de fondos,b) formas prenumeradas,c) información bancaria, etc.Ante todo es necesario que se preparen las condiciones adecuadas para garantizar el cumplimientodel proceso que debe ejecutarse a la par del traspaso de gobierno.V. ELABORACION DE INFORME. 6

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