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produccion de documentos

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  1. 1. TECLONOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA FASE UNO PRODUCCION DOCUMENTAL APRENDIZ FRANCY YANETH CASTRO CANO SENACENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA FLORENCIA – CAQUETA MARZO 31 DE 2012
  2. 2. TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA FASE UNO PRODUCCION DE DOCUMENTOS APRENDIZ FRANCY YANETH CASTRO CANODISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y CONTABLE PARA LA ADECUADA GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS MYPIMES DE LA CIUDAD DE FLORENCIA DE ACUERDO CON LAS NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS INSTRUCTOR ALBERTO GAVIRIA DAVILA SENA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA FLORENCIA – CAQUETA MARZO 31 DE 2012
  3. 3. INTRODUCCIONEl objeto de este trabajo escrito tiene como fin que nosotros los aprendicesdel Tecnólogo en Asistencia Administrativa aprendamos a conocer losdocumentos empresariales producidos por las organizaciones y comomedios de comunicación interna.Como futuros organizadores y administradores empresariales es fundamentaldentro de nuestro proyecto de formación aprender a la elaboración de unaCarta, un Memorando, una Circular, una Nota Interna con las debidasNormas Técnicas de Icontec y de acuerdo a las políticas de la organización.
  4. 4. OBJETIVOSFortalecer en el conocimiento, de la producción de documentos con la ayudade las guías y el manejo de sus diferentes estilos creando un ambiente deformación con sus destrezas y habilidades, en la elaboración y presentaciónde documentos comerciales o empresariales.Este trabajo nos bridaconocimientos para elaborar diferentes ejemplos dedocumentos creados en las formaciones de aprendizaje.Tiene en cuenta los aspectos frecuentes de la tecnología y la informaciónde la comunicación, es muy importante aprender a redactar dichosdocumentos con la precisión ortográfica y las destrezas requeridas por lasempresas dentro de un proceso de digitación; el orden del protocolo dentrodel diseño de documentos las partes de cada uno con base en el estilo y lapresentación diseñada..Guiar y orientar a las personas que estén rodeadas en la producción dedocumentos, como medio de su elaboración y presentación.
  5. 5. TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIONOBJETIVOS1. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES1.1 LA CARTA1.1.1 PARTES DE LA CARTA1.1.2 ZONAS DE LA CARTA1.1.3 ESTILOS DE CARTAS1.2 MEMORANDO1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO1.3 CIRCULAR1.3.1 CIRCULAR EXTERNA1.3.2 CIRCULAR INTERNA1.4 CERTIFICADO1.5 CONSTANCIA1.6 HOJA DE VIDA1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA1.7 ACTA ADMINISTRATIVA1.7.1 PARTES DEL ACTA1.8 NOTA INTERNA1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA1.9 INFORME ADMINISTRATIVO1.9.1 INFORME CORTO1.9.2 INFORME LARGO1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS1.10.1 ORDENANZA1.10.2 ACUERDO1.10.3 DECRETO1.10.4 RESOLUCION1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA1.11 FAX1.12 TELEGRAMA1.13 SOBRES1.13.1 PARTES DEL SOBRE
  6. 6. 2. INTERNET2.1 LA INTRANET2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO3 COMO REDACTAR UNA CARTA3.1 LA ORTOGRAFIA3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFIA3.2 LA GRAMATICA3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES3.3 SINTAXIS3.4 MORFOLOGIA4. DIGITACION5. EL TECLADO6. POSICION ERGONÓMICA
  7. 7. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES1.1 LA CARTAEs una comunicación escrita que se utiliza para facilitar las relacionescomerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entreempresas y empleados.1.1.1 PARTES DE LA CARTAMEMBRETE: Es el nombre, dirección y datos de identificación de unaempresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel.CÓDIGO: Numero consecutivo, lo debe anteceder el código de ladependencia.De 2 a 3 interlíneas del margen superiorCIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben lascartas con su día mes y año.De 2 a 3 interlíneas del código.DATOS DEL DESTINATARIO: Es la información de la persona a quien vadirigida la carta.De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla.-Tratamiento - Nombre del Destinatario – Cargo - Empresa - Dirección oApartado - Nombre de la Ciudad - PaísASUNTO: Es un mensaje breve el cual no debe ser máximo de cuatropalabras, con mayúscula inicial y sin subrayar; y en el que se debe escribir elasunto principal por el cual se enviada la carta.Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hayasunto y a dos, cuando lo hay.SALUDO: Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antesde escribir el texto de la carta.A 3 interlíneas del asunto ya que hace parte inicial del texto.
  8. 8. TEXTO: Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cualse escribe la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos, escritos conlenguaje claro, preciso, coherentes, sin errores ortográficos; Se escribe a 1interlínea, 2 interlinea entre párrafos.De 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario a 3 interlíneas del asunto silo hay.DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada lacomunicación.A 2 interlíneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuandoes larga se utiliza punto (.).DATOS DEL REMITENTE: Es aquella que contiene el nombre, apellidos ycargo de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.De 4 a 6 interlíneas de la despedida.ANEXOS: Este se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o variosdocumentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar estos debenmencionarse en una nota de anexos en mayúscula inicial después de dospuntos.A 2 interlíneas del firmante.COPIAS:Son líneas especiales que son utilizadas para la reproducción deldocumento.A 2 interlinea del firmante o de la línea de anexos.TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombremayúscula inicial y la primera letra del apellido, de la persona que esresponsable de elaboración de la carta.A 2 interlinea del firmante o del último renglón escrito.MARGENESSuperior de 3 a 4 cm.Izquierdo de 3 a 4 cm.Inferior de 2 a 3 cm.Derecho de 2 a 3 cm.
  9. 9. Margen Superior de 3 a 4 cm.--------- 2 a 3 interlineaCódigo ---------- 2 a 3 interlineaCiudad, fecha-------------------- 4 a 6 interlinea----------Datos del Destinatario------------------------------------------ M M --------------------- ar ar ------------------------------- ge g---------- 3 interlinea n eAsunto: de n---------- 2 interlineaSaludo, re iz---------- ch q ---------- 3 interlinea a uiTexto-------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------- de er--------------------------------------------------------------------------------------------- 2 d---------- 2 interlinea a aDespedida,---------- 3 d---------- 4 a 6 interlinea c e ---------- m. 3Datos del Remitente---------- 2 interlinea aAnexos: 4---------- 2 interlinea cCopias:---------- 2 interlinea mTranscriptor . Margen Inferior de 2 a 3 cm.
  10. 10. 1.1.2 ZONAS DE LA CARTAEs el espacio que se utilizaen las cartas para la ubicación de un conjuntode datos impresos o escritos. Se distribuye en varias zonas 1, 2 y 3 las dosprimeras zonas se utilizan para los datos del remitente y la tercera se dejalibre para el sello o fecha de recibido.ZONA 1: Aquí se ubica la razón social de la empresa, sigla o acrónimo,logotipo y NIT.Donde se ubica esta zona es al lado izquierdo de la hoja a 14 cm. de formahorizontal, y en la parte superior de la hoja a 3cm y 4 cm en forma vertical.ZONA 2: Aquí se ubica la dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad,NIt ydemás datos que sean necesarios.Esta se ubica en el borde inferior de la hoja a 1,5cm y 2cm de formahorizontal esta puede ocupar todo el ancho de la hoja.ZONA 3: Aquí se deja el espacio en blanco para que el destinatario ubique lafecha y recibido del documento o sello de registro que es otra forma denombrarlo.Esta queda en blanco ubicada en la parte superior derecha de la hoja.
  11. 11. FECHA Y RECIBIDORAZON SOCIAL, SIGLA, LOGOTIPO Y NIT DEL DOCUMENTO ZONA 1 ZONA 3 DIRECCION, APARTADO, FAX, CIUDAD, NIT ZONA 2
  12. 12. 1.1.3 ESTILOS DE CARTASEs la distribución de líneas que diferencia una forma de escribir de la otra enla comunicación, y se encuentran cuatro estilos.ESTILO BLOQUE EXTREMO: Es el más común y fácil por lo que todas suslíneas empiezan del margen izquierdo de la hoja.En este estilo se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dosespacios verticales.ESTILO BLOQUE: La distribución de este es igual al anterior pero lo que semodifica es la ubicación de la línea del código,de la ciudad y fecha, ladespedida y la firma, estos se escriben comenzando desde el centro de lahoja.ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA: La distribución es igual al estilobloque lo que se diferencia es que cada párrafo comienza dejando unasangría de cinco a diez espacios, este estilo se utiliza más en el comercio porlo que su estilo es el más elegante.
  13. 13. ESTILO BLOQUE EXTREMO----------2 interlineaCódigo----------2 interlineaCiudad, fecha------------------------------ 4 a 6 interlinea----------Datos del Destinatario---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 interlinea----------Asunto:--------------------2 interlineaSaludo,--------------------3 interlinea----------Texto------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineaDespedida,------------------------------4 a 6 interlinea----------Datos del Remitente----------2 interlineaAnexos:----------2 interlineaCopias:---------- 2 interlineaTranscriptor
  14. 14. G.010Florencia, 09 de febrero de 2012Señora:MARIA BELTRAN BUSTOSGerenteGAS PAISCalle 20 B/ Las AcaciasAsunto: Comunicación de AsesoríaCordial saludo señora María,Le comunico que para el día 13 de febrero se realizara una asesoría delmanejo de extinguidores a las 4:00 pm, por tal razón los compañeros y yotendremos que dejar nuestras labores de trabajo más temprano.Gracias por la atención prestada,FRANCY YANETH CASTRO CANOAsistente de PersonalYaneth C.
  15. 15. ESTILO BLOQUE---------- 2 interlinea Código----------2 interlinea Ciudad, fecha------------------------------ 4 a 6 interlinea----------Datos del Destinatario---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 interlinea----------Asunto:-------------------- 2 interlineaSaludo,-------------------- 3 interlinea----------Texto ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea Despedida,------------------------------ 4 a 6 interlinea---------- Datos del Remitente---------- 2 interlineaAnexos:---------- 2 interlineaCopias:---------- 2 interlineaTranscriptor
  16. 16. J.031 Florencia, 09 de febrero de 2012Señora:FRANCY YANETH CASTRO CANOAsistente de PersonalGAS PAISCalle 20 B/ Las AcaciasAsunto: PermisoCordial saludo señora Francy,Espero que le sea de mucha ayuda esta asesoría para usted y suscompañeros de trabajo, y por el cual les doy permiso de que su salida sea alas 3:00 pm y asistan con tiempo a su destino.Atentamente, MARIA BELTRAN BUSTOS Gerente GAS PAISYaneth C.
  17. 17. ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA---------- 2 interlinea Código---------- 2 interlinea Ciudad, fecha------------------------------ 4 a 6 interlinea----------Datos del Destinatario---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 interlinea----------Asunto:-------------------- 2 interlineaSaludo,-------------------- 3 interlinea----------Texto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea Despedida,------------------------------ 4 a 6 interlinea---------- Datos del Remitente---------- 2 interlineaAnexos:---------- 2 interlineaCopias:---------- 2 interlineaTranscriptor
  18. 18. 1.2 MEMORANDOEs una comunicación escrita breve en el cual se intercambia informacióninterna de una empresa, comunicando alguna indicación, recomendación,instrucción; esta también se utiliza para imponer alguna sanción o falta de unempleado y a su vez será colocada en su hoja de vida lo cual puede reducirsus posibilidades de conseguir un nuevo trabajo.1.2.1 PARTES DEL MEMORANDOMEMORANDO: Esta palabra se ubica centrado, con mayúscula sostenida ysin negrilla.De 2 a 3 interlinea de la parte superior de la hoja.CODIGO: Se escriben los números que indique el código de dependencia.De 2 a 3 interlinea después de la palabra MEMORANDO.FECHA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dospuntos, después de dos tabulaciones se ubica la ciudad de donde se realizóel documento con su respectiva fecha.De 3 interlinea después del código a margen izquierda.PARA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dospuntos, después de dos tabulaciones se ubica los datos del destinatario conmayúscula inicial y su respectivo cargo.De 2 interlinea después de la FECHA a margen izquierdo.DE: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos,después de dos tabulaciones se ubica datos del remitente con mayúsculainicial.De 2 interlineadespués de PARA a margen izquierdo.ASUNTO: Igualmente se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla,seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones y se coloca lacomposición de lo que trata el memorando, este se expresa en seispalabras.De 2 interlinea después DE los datos del remitente contra el margenizquierdo.
  19. 19. TEXTO: Se redacta en primera persona del singular o del plural según elcaso de forma clara, sencilla y corta; tratando solo del asunto.De 3 a 4 interlinea después del ASUNTO contra el margen izquierdo.DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada lacomunicación.A 2 interlíneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuandoes larga se utiliza punto (.).DATOS DEL REMITENTE: Se escribe el nombre y apellidos en mayúsculasostenida, en la siguiente línea el cargo en mayúscula inicial; la persona queremite es la persona encargada según lo estipulado en el manual deprocedimientos de la respectiva dependencia.De 4 a 6 interlinea después de la despedida contra el margen izquierdo.ANEXOS: Este se utiliza cuando hay uno o varios documentos adjuntos, quesirve para complementar y aclarar, estos deben mencionarse en una nota deanexos, en mayúscula sostenida seguido de dos puntos.A 2 interlíneas esta línea es opcional.TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el nombre en mayúsculainicial y la primera letra del apellido en mayúscula,de la persona que esresponsable de elaboración del memorando.A 2 interlinea del remitente o del último renglón escrito.MARGENESSuperior de 3 a 4 cm.Izquierda de 3 a 4 cm.Inferior de 2 a 3 cm.Derecha de 2 a 3 cm.Son iguales a las de una carta.
  20. 20. DISEÑO DEL MEMORANDO MARGEN SUPERIOR 3 A 4 CM. ---------- ----------2 a 3 interlinea ---------- MEMORANDO ---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Código ---------- ---------- 3 interlinea ---------- MARGEN FECHA: -------------------- MARGEN ----------IZQUIERDA 3 A ---------- 2 interlinea DERECHA 2 A 4 CM. PARA: -------------------- CM. ---------- ---------- 2 interlinea DE: -------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ASUNTO: -------------------- ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ---------- ----------2 interlinea Despedida, ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor. MARGEN INFERIOR 2 A 3 CM.
  21. 21. MEMORANDO Nº 001CODIGO: S – 052.6 Florencia, 10 de febrero de 2012PARA: ROGELIO MORALES Asesor FinancieroDE: SUDGERENTEASUNTO: Diligenciar tramite financieroCordial saludo, y de ante mano me permito solicitar los trámites yaelaborados en la semana anterior sobre el estado financiero de la empresapara poder realizar un informe que se me ha solicitado.Agradezco su gentil colaboración y se me haga llegar pronto lo solicitado,FRANCY YANETH CASTRO CANOSubgerenteYaneth C.
  22. 22. 1.3 LA CIRCULAREs una comunicación escrita que se emplea para dar a conocer un mismoasunto a varias personas a quienes les interesa.Su redacción debe adecuarse al modelo de la carta, destacando en suredacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados apersonas de muy diverso nivel.Hay dos clases de CIRCULAR.1.3.1 CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAREsta se dirige de forma personalizada ya que su contenido es el mismo paradiferentes destinatarios.La Circular Externa debe llevar el papel Membretado y con respectivoLogotipo.1.3.2 CIRCULAR INTERNA O GENERALEsta seda para un grupo de personas donde su contenido es conocer lasdiferentes actividades de la empresa.La Circular Interna no lleva el papel Membretado ni con el Logotipo. Esto eslo que hace la diferencia.PARTES DE LA CIRCULARCIRCULAR: Se escribe en mayúscula sostenida, centrado, sin negrilla que semire notable.De 2 a 3 interlinea del margen superior.CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia productora y subserie quedebe corresponder a la Circular Externa o Interna.De 2 a 3 interlinea después de la palabra CIRCULAR.CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben consu día mes y año.De 2 a 3 interlinea del Código.
  23. 23. PARA: Se escribe en mayúscula sostenida seguido de dos puntos,se colocael Cargo de los funcionarios a quienes van dirigida la Circular en mayúscula.De 3 interlinea al margen izquierdo.ASUNTO: Es un mensaje corto de 4 a 6 palabras que resumen lo que vaescrito en la Circular, con mayúscula inicial seguida de dos puntos.De 3 interlinea al margen izquierdo.TEXTO: Su redacción es en tercera persona del singular o en primera delplural, en forma clara y breve y tratando solo el asunto, a una interlinea y ados entre párrafo.De 3 a 4 interlinea del asunto.DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada lacomunicación, esta debe ser breve y terminada en punto.De 2 interlinea del Texto.DATOS DEL REMITENTE: Son los datos de la persona que ha mandado laCircular, esta debe llevar su nombre y apellido en mayúscula sostenida, en lasiguiente línea su cargo correspondiente.De 4 a 6 interlinea después de la Despedida.ANEXO:Se utiliza cuando la Circular acompaña uno o varios documentosadjuntos, que sirve para complementar y aclarar a estos deben mencionarseen una nota de anexos en mayúscula inicial después de dos puntos.A 2 interlíneas del Remitente.TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombremayúscula inicial y la letra inicial del apellido, de la persona que esresponsable de elaboración de la carta.A 2 interlinea del Remitente o del último renglón escrito.MARGENES:Superior de 3 a 4 cm.Izquierda de 3 a 4 cm.Derecha de 2 a 3 cm.Inferior de 2 a 3 cm.
  24. 24. LOGO GO MEMBRETE MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ---------- ---------- 2 a 3 interlinea CIRCULAR EXTERNA No. 001 ---------- ----------2 a 3 interlinea Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 interlinea ---------- PARA: ----------------------------------- MARGEN MARGEN ---------- DERECHA DEIZQUIERDO interlinea ---------- 3 DE ---------- A 3 CM. 3Asunto: A 4 CM. ----------------------------------- ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Texto----------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------ ---------- ---------- 2 interlinea Despedida. ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ----------2 interlinea Anexos: ---------- ----------2 interlinea Transcriptor. MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  25. 25. RAZON SOCIAL LOGOTIPO NIT CIRCULA EXTERNA No. 001300-03.03Florencia, 10 de febrero de 2012PARA EMPLEADOS DEL ÉXITOAsunto: InvitaciónTengo el gusto de invitarlos a una conferencia que se realizara en el aulamáxima de la Universidad el día 19 de febrero a las 7:00 pm, con motiva detratar los beneficios que brinda SALUCOOP.Me despido atentamente y espero su asistencia,FRANCY YANETH CASTRO CANOConferencista de SALUCOOPYaneth C.
  26. 26. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ---------- ---------- 2 a 3 interlinea CIRCULAR INTERNA No. 001 ---------- ----------2 a 3 interlinea Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 interlinea ---------- PARA: ----------------------------------- ---------- MARGENinterlinea ---------- 3 M ----------IZQUIERDO DE A Asunto: ----------------------------------- 3 A 4 CM. ---------- R ---------- 3 a 4 interlinea G ---------- Texto----------------------------------------------------------------------------------------------- E ------------------------------------------------------------------------------------------------------- N ------------------------------------------------------------------------- D ---------- ---------- 2 interlinea E ------------------------------------------------------------------------------------------------------- R ------------------------------------------------------------------------ ---------- E ---------- 2 interlinea C Despedida. H ---------- ---------- A ---------- 4 a 6 interlinea D ---------- Datos del Remitente E ---------- 2 ---------- 2 interlinea A Anexos: ---------- 3 ---------- 2 interlinea C Transcriptor. M MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM. .
  27. 27. CIRCULA INTERNA No. 001100 - 02.01Florencia, 10 de febrero de 2012PARA EMPLEADOSAsunto: Integración PersonalSe les informa que en el día de mañana se hará una integración, el cual espreferible que vengan con ropa adecuada para poder realizar el evento.Gracias por su atención,FRANCY YANETH CASTRO CANOJefe de PersonalYaneth C.
  28. 28. 1.4 CERTIFICADOEs un documento de forma probatoria, puede ser pública o privada queasegura la autenticidad y cumplimiento de un hecho o acto solemne.El certificado se utiliza en calificaciones, diplomas obtenidos, paz y salvos,exámenes médicos, documentos de identidad, etc.1.5 CONSTANCIAEs un documento de carácter justificado en el que se cuentan hechos oSituaciones que no requieren solemnidad.La constancia se utiliza en el tiempo de servicio, experiencias,comportamiento, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, etc.PARTES DEL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIACODIGO: Numero consecutivo de la dependenciadeterminada por cadaempresa, en las entidades educativas es obligatorito enumerarlas.De 2 a 3 interlinea margen superior.CIUDAD Y FECHA: Es donde indica la ciudad de origen del documento consu respectivo día mes y año.De 2 a 3 interlinea del Código o de 4 a 6 interlinea sino lo hay.CARGO: Es del que remite el Certificado o Constancia se escribe enmayúscula sostenida centrado precedido por EL o LA.IDENTIFICACION: Aquí se expresa las palabras CERTIFICA o HACECONSTAR seguida de dos puntos, en mayúscula sostenida y centrado.De 3 a 4 interlinea del cargo.TEXTO: Se inicia con la conjunción Que siguiendo con los datos solicitantescomo el Tratamiento, el Nombre y su identificación enmayúscula sostenida.En el último párrafo se menciona el motivo por el cual se expide el Certificadoo la Constancia y de preferencia se incluye el destinatario.De 3 a 4 interlinea de identificación.
  29. 29. DATOS DEL REMITENTE:Es donde va el nombre de la persona responsablese escribe en mayúscula sostenida.De 4 a 6 interlinea del Texto.TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, seescribe el primer nombre mayúscula inicial y la primera letra del apellido. De 2 interlinea de los datos destinatario.MARGENESSuperior 3 a 4 cm.Izquierdo 3 a 4 cm.Derecho 2 a 3 cm.Inferior 2 a 3 cm.
  30. 30. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- CARGO DEL REMITENTE MARGEN ----------IZQUIERDA 4 interlinea ---------- 3 a DE MARGEN ---------- 3 A 4 CM. DERECHA DE CERTIFICA: A 3 CM. ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificación ---------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  31. 31. L.100-1Florencia, 13de febrero de 2012 JEFE ADMINISTRATIVO CERTIFICA:Yo FERNANDO GARCIA Jefe Administrativo de la Compañía CHILCO S.A.S.identificado con cedula de ciudadanía número 16435638 de Florencia doycertificación que conozco de vista y trato a la señora NUBIA CANOCORDOBA identificada con cedula de ciudadanía número 40768858 deFlorencia, hace aproximadamente unos siete años, quien a tenido vínculoslaborales con nuestra compañía.La presente se expide a solicitud del interesado.FERNANDO GARCIAC.C. 16435638 FlorenciaCel. 3135394511Yaneth C.
  32. 32. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. --------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- CARGO DEL REMITENTE MARGEN ----------IZQUIERDA DE ---------- 3 a 4 interlinea MARGEN ---------- 3 A 4 CM. DERECHA DE HACE CONSTAR: A 3 CM. ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificación ---------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  33. 33. L-100.1Florencia, 13 de Febrero de 2012 SUPERVISOR HACE CONSTAR:Que desde hace seis años conozco de vista, trato a la señora FRANCYYANETH CASTRO CANO, identificada con cedula de ciudadanía número40614060 de Florencia, como una persona honesta, seria y honrada,cumplidora con sus obligaciones y como persona trabajadora es digna deconfianza y por lo tanto muy responsable.La presente se expide a solicitud del interesado.JORGE CABRERA VELANDIA16646041 de FlorenciaCel. 3209303411Yaneth C.
  34. 34. 1.6 HOJA DE VIDAEs un resumen que da a conocer las capacidades profesionales yexperiencias laborales, dependiendo de la elaboración y presentacióncorrecta demostrara su desempeño en el trascurso de nuevos empleos.Los documentos comerciales que se le anexan son todos los comprobantesamplificados por escrito en los que se deja constancia de las operacionesque se realizan en la actividad.1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDAHOJA DE VIDA: Se escribe en mayúscula sostenida, centrado, sin negrilla,es la identificación del documento que se va a elaborar.De 2 a 3 interlinea del margen superior.DATOS PERSONALESSe escribe en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, estos sepresentan en dos columnas y se encuentran de esta forma.NOMBRE: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos,después de dos tabulaciones, se ubica Nombres y Apellidos en mayúsculade la persona responsable.De 2 interlinea.IDENTIFICACION: Igualmente en mayúscula sostenida, seguida de dospuntos, después de dos tabulaciones, se ubica el Documento de identidad ysi es una persona masculina, la libreta militar.De 2 interlinea.FECHA DE NACIMENTO: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos,después de dos tabulaciones, se ubica la información de la Ciudad, Día Mesy Año de su nacimiento.De 2 interlinea.
  35. 35. ESTADO CIVIL: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos,después de dos tabulaciones, se ubica el estado en que uno se encuentra, sies Casado o Soltero o Unión Libre.De 2 interlinea.DOMICILIO: Se escribe en mayúsculasostenida, seguida de dos puntos,después de dos tabulaciones, la dirección de la vivienda donde vive.De 2 interlinea.TELEFONO: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos,después de dos tabulaciones, los números telefónicos donde se puedencontactar con la persona que ha enviado la Hoja de Vida.De 2 interlinea.ESTUDIOSEn mayúscula sostenidacontra el margen izquierdo, aquí se demuestra losestudios que ha tenido la persona en el trascurso de su vida, se presentan endos columnas.De 3 interlinea de lo último escrito de Datos Personales.ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: En mayuscula sostenida,seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica el Nombre delas instituciones donde a realizados sus estudios, con su respectivosperiodos cursados, con la Ciudad y el Año de la terminación.De 3 interlinea de Estudios.ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: Igualmente en mayúscula sostenida, seguidade dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica las carreras que hahecho en su etapa de vida.De 2 interlinea.ESTUDIOS COMPLEMENTERIOS: Se escribe en mayuscula sostenida,seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica lo realizadodurante el tiempo que lleva con su respectiva información que se necesitepara poder corroborar lo escrito.De 2 interlinea.
  36. 36. EXPERIENCIASSe escribe en mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubica lainformación de las empresas con el respectivo cargo que ha realizado en ellay de más información que se a necesaria.De 3 interlinea de lo último escrito.REFERENCIAS LABORALESEn mayuscula sostenida, después de dos interlinea se ubica la informaciónde la persona encargada para comunicar lo estipulado en la empresa dondeha laborado con su Dirección y Teléfonos.De 3 interlinea de lo último escrito.REFERENCIAS PERSONALES Se escribe en mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubicainformación de personas que conozcan a la persona que envía la hoja devida y den una muy buena expresión de ella, tiene que ir su nombre, cargodonde labora y demás información que se necesite.De 3 interlinea de lo último escrito.FIRMA: Es donde se escribe el Nombre completo en mayuscula sostenida,de la persona dueña de la Hoja de Vida con su Numero de Cedula y se laubica la Firma.De 4 a 6 interlinea de lo último escrito.FECHA DE PRESENTACION: Es donde se escribe la información de laCiudad, fecha en que se hizo la Hoja de Vida.De 3 a 4 interlinea de la Firma.MARGENESSuperior de 3 a 4 cm.Izquierdo de 3 a 4 cm.Derecha de 2 a 3 cm.Inferior de 2 a 3 cm.
  37. 37. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ---------- ---------- 2 a 3 interlinea HOJA DE VIDA ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- DATOS PERSONALES ---------- ---------- 3 interlinea ---------- NOMBRE Y APELLIDOS: ---------- MARGEN ---------- 2 interlinea MARGEN IDENTIFICACION:IZQUIERDA DE ---------- DERECHA DE 3---------- 2 interlinea A 4 CM. A 3 CM. FECHA DE NACIMIENTO: ---------- ---------- 2 interlinea ESTADO CIVIL: ---------- ---------- 2 interlinea DOMICILIO: ---------- ---------- 2 interlinea TELEFONO: ---------- ---------- 3 interlinea ---------- ESTUDIOS ---------- ---------- 3 interlinea ---------- ESTUDIOSPRIMARIOS: ---------- ---------- 2 interlinea ESTUDIOS SECUNDARIOS: ---------- ----------2 interlinea MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  38. 38. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: ---------- ---------- 3 interlinea ---------- ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: ---------- ---------- ---------- EXPERIENCIAS: ---------- ---------- 3 interlinea ---------- MARGEN REFERENCIAS LABORALES: MARGENIZQUIERDA DE ---------- DERECHA DE 3 ---------- 3 interlinea A 4 CM. A 3 CM. ---------- REFERENCIAS PERSONALES: ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- ---------- FIRMA ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Ciudad, Fecha de Presentación MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  39. 39. HOJA DE VIDADATOS PERSONALES:NOMBRE Y APELLIDOS: FRANCY YANETH CASTRO CANOIDENTIFICACION: 40614060 DE FLORENCIAFECHA DE NACIMIENTO: 14 DE NOVIEMBRE DE 1984ESTADO CIVIL: UNION LIBREDOMICILIO: CARRERA 13ª No.2ª-16TELEFONO: 3124487017ESTUDIOS:SECUNDARIOS: COLEGIO JOR ELIECER GAITAN FLORENCIA - CAQUETA 2001ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: HOJA DE CALCULOELECTRICA MICROSOFT EXCEL PROCESADOR DE TEXTO MICROSOFT COLEGIO LA CIUDADELA SIGLO XXl SENA
  40. 40. EXPERIENCIAS: DISTRIBUIDORA METAMORFOSIS, Auxiliar de Ventas, desde 15 de octubre de 2005 hasta 30 de junio de 2006. LA ESTACION DE LA MODA, Auxiliar de Ventas, desde 01 de noviembre de 2006 hasta 30 de noviembre de 2009.REFERENCIAS LABORALES: FREDI ALBERTO RAMIREZ, Administrador Distribuidora Metamorfosis, Tel: 4351124, Florencia. LUIS FERNANDO MENDEZ, Jefe Inmediato, La Estación de la Moda, Tel: 4644118, San Vicente de Caguan.REFERENCIAS PERSONALES: JORGE CABRERA VELANDIA, Coordinador Ventas Gas País, Tel: 3123785026–4360006.FRANCY YANETH CASTRO CANOC.C. 40614060 de FlorenciaFlorencia, 13 de febrero de 20121.7 ACTA ADMINISTRATIVA
  41. 41. Se han utilizado como herramienta laboral para dejar constancia de loshechos ocurridos que se tratan y acuerdan en una reunión donde hacepresencia la administración de una empresa pública o privada.1.7.1 PARTES DEL ACTAACTA No.__: Se escribe centrado, en mayúscula sostenida, sin negrilla connúmero consecutivo que le corresponda, iniciando con 001.De 1 interlinea del margen superior.FECHA: Se escribe centrado, en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguidade dos puntos, se apunta la Ciudad donde se realiza la reunión con surespectiva fecha.De 3 interlinea.HORA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dospuntos, se apunta la hora de inicio y fin de la reunión.De 1 interlinea.LUGAR: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dospuntos, se apunta el nombre donde se realiza la reunión.De 1 interlinea.ASISTENTES: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida dedos puntos, se apunta los nombres y apellidos en mayúscula inicial, con surespectivo cargo que ocupa en la empresa, estos son los integrantes que hanacudido a la reunión.De 2 interlinea.INVITADOS: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dospuntos, los nombres y apellidos en mayúscula inicial, con su respectivocargo, de las personas que han participado en la reunión.De 2 interlinea.
  42. 42. AUSENTES: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dospuntos, los nombres y apellidos en mayúscula inicial, con su respectivo cargode las personas que no han estado en la reunión.De 2 interlinea.ORDEN DEL DIA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguidade dos puntos, se especifica en números arábigos los temas por el motivo dela reunión.De 2 interlinea.1o. Verificación de quórum.2o. Lectura y discusión del Acta anterior.3o. Discusión y aprobación tabla de retención documental y al respecto.DESARROLLO: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida dedos puntos, se prepara el primer tema especificando con números arábigo elavance de la reunión.De 2 interlinea.1o. Se verifico el quórum dando inicio a la lectura.2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.3o. Fue presentada la tabla de retención documenta y al respecto.De 2 interlinea después del titulo Desarrollo, a 1 interlinea entre renglón y 2entre párrafo.CONVOCATORIA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguidade dos puntos, es para programar una nueva reunión, donde lleva la Fecha,Hora y Lugar.De 2 interlinea.FIRMAS: Donde van los Nombres y Apellidos completos en mayúsculasostenidos con su respectivo Cargo a 1 interlinea con mayúscula inicial.Estos Nombres y Cargos se organizan de forma jerárquica que este almargen izquierdo y el siguiente en el mismo renglón pero al margen derecho.De 4 interlinea.
  43. 43. ANEXOS: Se escribe en mayúscula inicial, sin negrilla, seguida de dospuntos, se adjunta tal cantidad de documentos que sustenten unainformación que se desarrolla en el acta.De 2 interlinea.DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir eldocumento, su Nombre en mayúscula inicial y la primera letra de su Apellido.De 2 interlinea.MARGENESSuperior de 3 a 4 cm.Izquierdo de 3 a 4 cm.Derecha de 2 a 3 cm.Inferior de 2 a 3 cm.
  44. 44. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ---------- 1 interlinea ACTA No. ___ ---------- ---------- 3 interlinea ---------- FECHA: ---------- 1 interlinea HORA: ---------- 1 interlinea LUGAR: ---------- ---------- 2 interlinea ASISTENTES: --------------------, ---------- ---------- ---------- 2 interlinea MARGEN INVITADOS: --------------------, ----------IZQUIERDA DE ---------- MARGEN ---------- 2 interlinea 3 A 4 CM. AUSENTES: --------------------, ---------- DERACHA DE 2 ---------- ---------- 2 interlinea A 3 CM. ORDEN DEL DIA: ---------- 1 interlinea 1o.------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2o.------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3o.------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------- ---------- 2 interlinea DESARROLLO: ----------1 interlinea 1o.----------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- 1 interlinea 2o. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- 1 interlinea 3o. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  45. 45. MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ---------- ---------- 2 interlinea CONVOCATORIA: ---------- ---------- ---------- 4 interlinea ---------- FIRMAS: --------------------, ---------- ---------- ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor MARGEN MARGENIZQUIERDA DE DERACHA DE 3 A 4 CM. A 3 CM. MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  46. 46. CREACION DE LA EMPRESA ACTA No. 001FECHA: Florencia, 13 de febrero de 2012HORA: De 8:45 am a 12:45 mLUGAR: SENA Aula 11ASISTENTES: ALEXANDER MOSQUERA, Presidente JHULIETH BARRIOS, Vicepresidente RUTH MUÑOZ, SecretariaINVITADOS: GRUPO GESTION ADMINISTRATIVAAUSENTES: JOHANNA AGUIRRE LISETH HERRERAORDEN DEL DIA:1o. Llamado a lista2o. Escoger nombre de la empresa3o. Que servicios se va prestar en la empresaDESARROLLO:1o. Se llama a lista dos de los integrantes del grupo Gestión Administrativano asistieron, (Johanna A: y Liseth H.)
  47. 47. 2o. Se escoge el nombre de la empresa, (ASESORES GESTIONADMINISTRATIVA).3o. Los servicios que presta la empresa son, asesorar a pequeñas ymedianas empresas, organizar eventos, archivos, servicio al cliente, manejocontable, estado financiero, etc.A quienes les vamos a prestar nuestros servicios son a oficinas deadministración, al sector ganadero, a pequeñas y medianas empresas,cooperativas, etc.Para haber llegado a estas decisiones varios compañeros colaboramos enello, hubo personas que aportaron ideas y demás.Se hace un receso y salimos al breig a las 9:00 am y seguiremos a las 9:30am.Ya después de este corto breig, para poder seguir con la creación de laempresa, reunimos varias preguntas, para ello en grupo de cinco personasdecidimos repartirnos las preguntas y responderlas y luego hacer unaexposición de ellas.Preguntas: 1. Que es una empresa y como está constituida? 2. Que significa: Ltda., S.A.S, S. A, ONG? 3. Cuál es la normatividad para la creación de una empresa? 4. Que significa Misión, visión, Eslogan e imagen corporativa de una empresa? 5. Que es la estructura orgánica funcional de la empresa?Esta acta termina a las 12:45 m del día 13 de febrero de 2012, se realizara lasiguiente acta el día 14 de febrero 2012 en el SENA aula 11.CONVOCATORIA:
  48. 48. Próxima reunión, el 14 de febrero de 2012 a las 8:00 am, en el aula 11 delSENA.FIRMAS:ALEXANDER MOSQUERA JHULIETH BARRIOSPresidente vicepresidente RUTH MUÑOZ SecretariaFrancy C.
  49. 49. 1.8 NOTA INTERNAEs un formato de carácter interno pre impreso, su finalidad es que losdiferentes departamentos, secciones o personas pertenecientes a unaempresa se comuniquen entre sí, por peticiones, hechos, etc.La nota interna se diligencia a mano cuyo objetivo es trasmitir informaciónbreve y de inmediato.1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNAINICIOMEMBRETE: Es donde se organiza el Nombre o Razón Social de laEmpresa.FECHA: De registro de envió.PARA: Se ubica el Nombre del funcionarioDE: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o sección alque pertenece quien Emite la Nota.A: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o sección a laque pertenece quien va a recibir la comunicación.ASUNTO: Seguido se resume el motivo que origina el documento.CONTENIDO: Aquí se ubica en forma detallada el motivo por el cual se envíala Nota Interna, tiene que ser breve y reducida.FINAL: Aquí se ubica la firma de la persona que envía el mensaje.
  50. 50. FY NOTA INTERNA No.___FECHA: ______________________________________________PARA: _______________________________________________DE: _______________________________________________ URGENTE: _____________________ ARCHIVAR: _____________________ ENTREGAR: ____________________ TRAMITAR: _____________________ DEVOLVER: _____________________ ENCARGARSE: __________________ ENVIAR: _______________________ INFORMAR: ____________________ RESPUESTA: ____________________ OTROS: ________________________OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________FIRMA: _______________________ RECIBIDO:______________________ FECHA: ______________________ HORA: ______________________
  51. 51. FY NOTA INTERNA No.001FECHA: ___Florencia,_10_de_febrero_de_2012____________PARA: ___ROGELIO_MORALES________________________DE: ______SUDGERENTE___________________________ URGENTE: _________X___________ ARCHIVAR: _____________________ ENTREGAR: ____________________ TRAMITAR: _____________________ DEVOLVER: _____________________ ENCARGARSE: __________________ ENVIAR: _______________________ INFORMAR: ____________________ RESPUESTA: ____________________ OTROS: ________________________OBSERVACIONES: _Cordialmente,_me_permito_solicitarle_el_tramite_del_____estado_financiero_de_la_empresa_para_realizar_un_informe_que_me_han__solicitado.__atentamente,_FIRMA: _______________________ RECIBIDO: Asistente_asesor_financiero FECHA: __10_de_febrero_de_2012_ HORA: ___10:30_am____________
  52. 52. 1.9 INFORME ADMINISTRATIVODocumento por el cual se da a conocer el cambio de cualquier estudio deforma administrativa.En este informe se clasifican en1.9.1 INFORME CORTOSon los que tienen mínimo 10 hojas de contenido. Consta de:ENCABEZAMIENTO:El informe corto no lleva portada sino encabezamiento,que se distribuye con la Razón Social.De 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.TITULO:Se escribe el Título del Informe, centrado y en mayúscula sostenida.De 4 interlineas del margen superior.FECHA: En mayuscula sostenida, seguida de dos puntos, se ubica la Ciudady Fecha completa.De4interlinea del título contra el margen izquierdo.AUTORÍA DEL INFORME: En mayuscula sostenida, se escribePRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, y se ubica elnombre de la persona quien realiza el informe.De 2 interlinea seguida de la Fecha.OBJETIVO: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Es laplaneación breve que expone la finalidad del informe.De 2 a 4 interlineasESCRITURA DEL TEXTO: Un informe corto generalmente consta de uncapitulo único. Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escribenlos temas a tratar o desarrollar en el informe.
  53. 53. CONCLUSIONES:Se escriben en mayúscula sostenidas contra el margenizquierdo. Son los resultados obtenidos después de analizar el trabajo escritoen el informeDe 2 a 4 interlineas del último renglón del texto.FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor, en lapágina que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúsculasostenido.De 4 a 6interlinea del último párrafo.TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad deltranscriptor.De2 interlíneas del firmante.1.9.2 INFORME LARGO O EXTENSOTiene por objeto presentar, definir y dar una idea completa del informe.Estas son sus partes:PRELIMINARES: Es la parte que compone al texto o cuerpo del informe yestá constituida por la:CUBIERTA: Es la parte que cubre el documento, que se le llama pasta otapa.PORTADA: Es la primera página que contiene los datos que se requierenpara dar a conocer el documento.TABLA DE CONTENIDO: Es la lista donde contiene los capítulos y divisionesprincipales que requieren paginación del informe.GLOSARIO: Es una lista de signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadasen el informe que se organiza alfabéticamente para explicar sus términos odefiniciones.CUERPO DEL INFORME: Es el texto del documento que por el cual seconstituye por una:
  54. 54. INTRODUCCION: Es la planeación breve que expone los alcances de uninforme extenso o largo.OBJETIVOS: Es la planeación breve que expone la finalidad del informecoto.NUCLEO DEL INFORME: Son temas y subtemas que constituyen laescancia de informe.CAPITULO: Es el tema completo que permite orientar al lector.SUBDIVISION: Es la parte donde se divide un capitulo o un tema y subtema.TITULO: Es el nombre del informe, del capítulo y subdivisión.FIGURAS: También llamada (ilustraciones); son gráficos, dibujos, planos,fotografías, mapas, diagramas o esquemas.TABLAS: Son los cuadros numéricos, estadístico, geográfico que sepresenta en columnas.CITAS: Es un pasaje, párrafo o propósito que proviene de alguien diferente alautor del informe, para apoyar o compartir ideas.NOTA DE PIE DE PAGINA: Es la aclaración del autor sobre el informe paracompletar una idea expresada en el texto.CONCLUSIONES: Son los resultados obtenidos y deducidos, hechosdespués de analizar detalladamente el trabajo escrito en el informe.RECOMENDACIONES: Son las formulaciones concisas de las acciones quese consideran necesarias, como el resultado directo de las conclusionesalcanzadas.MATERIAL COMPLEMENTARIO: Es la parte que sigue el cuerpo del informepara aplicarlo y facilitar su utilización que está constituida por los:
  55. 55. ANEXOS: Es el conjunto de documentos que sirven para complementar yaclarar el cuerpo del informe.BIBLIOGRAFIA: Es la lista de la fuente de consulta que sean relacionado conel tema.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS: Es el conjunto de datos precisos yordenados que facilitan la identificación de una fuente documental o parte deella.INDICE: Es la lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe.Este es diferente a la tabla de contenido.MARGENESSuperior de 3 a 4 cm.Izquierda de 3 a 4 cm.Derecha de 2 a 3 cm.Inferior de 2 a 3 cm.
  56. 56. INFORME CORTO MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM ---------- ---------- ---------- 4 interlinea ---------- INFORME ---------- ---------- ---------- 4 interlinea ---------- FECHA: ---------- 1 a 2 interlinea MARGEN ELABORADO POR: ----------IZQUIERDO DE MARGEN ---------- 2 a 4 interlinea 3 A 4 CM. DERECHA DE 2 OBJETIVO: ---------- A 3 CM. ---------- 2 a 4 interlinea TEXTO ---------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea -------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------- ---------- ---------- 2 a 4 interlinea CONCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 a 4 interlinea FIRMA ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor. MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  57. 57. INFORME LARGO O EXTENSO MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM NOMBRE DEL TRABAJO MARGEN MARGEN DERECHA DEIZQUIERDO DE A 3 CM. 3 A 4 CM. NOMBRE DEL APRENDIZ NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA MATERIA CIUDAD - DEPARTAMENTO FECHA MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  58. 58. INFORME LARGO O EXTENSO MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM NOMBRE DEL TRABAJO NOMBRE DEL APRENDIZ MARGEN MARGEN DERECHA DEIZQUIERDO DE A 3 CM. 3 A 4 CM. NOMBRE DEL PROYECTO NOMBRE DEL INSTRUCTOR NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA MATERIA CIUDAD - DEPARTAMENTO FECHA MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.
  59. 59. 1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOSEs toda declaración de carácter administrativa, es decir que es una decisiónque toma una parte de la Administración Pública y que tiene efectos jurídicossobre el encargado.El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos.El tema del acto administrativo es de suma importancia en el derechopúblico, dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implicasometerlo a un régimen especial que lo diferencia de otras manifestacionesestatales.1.10.1 ORDENANZAEs una disposición o mandato. Se utiliza para nombrar al tipo de normajurídica.Es emitida por la autoridad que tiene la facultad para exigir su cumplimiento.1.10.2 ACUERDOEs una decisión tomada en común por dos o más personas por la junta, laasamblea o el tribunal.También se denomina un pacto, tratado o resolución de organizaciones, deinstituciones, de empresas privadas o publicas.1.10.3 DECRETOEs un acto administrativo de poder ejecutivo, que posee un contenidoreglamentario, es inferior a las leyes.Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otrasespecíficamente evaluadas.
  60. 60. 1.10.4 RESOLUCIONEs una moción escrita adoptada por una asamblea.Es un supuesto de ineficacia del contrato proveniente de un hecho posteriora su celebración, que le pone fin por decisión judicial, por autoridad de unade las partes o por decisión de la ley.1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTASe conoce popularmente como compraventa a aquel comercio en el cual secompran y venden cosas, especialmente aquellas usadas o antiguasyporsupuesto con un valor mucho más accesible que en cualquier otrocomercio en el cual se ofrecen piezas similares pero nuevas y sin uso.Y por otro lado se conoce como contrato de compraventa a aquel contratoque suscriben dos personas y por el cual una de ellas se obliga a entregarlea la otra una determinada cosa y la otra parte se compromete a pagar unasuma monetaria determinada.
  61. 61. CONTRATO DE COMPRA VENTA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIOEntre los suscritos a saber:_______________________________________,mayor de edad, vecinode ________________, portador de la Cédula deCiudadanía Número ______________, expedidaen ________________, conMatrícula Mercantil No. ______________quien actuará en nombre propio,por una parte, y quien dentro del presente contrato y para sus efectos sellamará EL VENDEDOR, y______________________________ mayor deedad, vecino de_____________, portador de laCédula de CiudadaníaNúmero______________________, expedida en ___________, conMatrículaMercantil No._____________________quien actúa en nombrepropio, por la otra, quien dentro delpresente contrato se llamará ELCOMPRADOR, celebramos el presente contrato de compra venta,contenidoen las siguientes cláusulas:PRIMERA_____________________________________________________VENDEDOR, transfiere aTitulo de venta el____________________ % delestablecimiento decomerciodenominado_____________________________________________, que seencuentra ubicado en__________________________________________,de la ciudadde_____________________, y con Matricula Mercantil número_______________________________debidamente renovadahasta la fecha.SEGUNDA: El precio de ésta compraventa es lasumade_______________________________________________________________________________________________ ($ ), los cuales declaratener recibidos el VENDEDOR, de mano delCOMPRADOR a enterasatisfacción, a la firma del presente contrato.Para constancia se firma el presente contrato a los____________________(___) días del mesde________________________ del__________________________( ) _____________________________________________________________EL VENDEDOR: EL COMPRADOR:C.C.N0 CCN0
  62. 62. NOTA:• Anexar copia de Pago de impuesto de retención en la fuente porenajenación de activos persona natural.• Si el comprador no está matriculado debe diligenciar previamente lamatrícula correspondiente.• El anterior contrato de compraventa debe ser reconocido ante el notario opresentando personalmente ante elsecretario jurídico de la cámara decomercio y debe acreditarse el comprobante de pago de impuestos
  63. 63. 1.11 FAXEs un sistema de traspaso de datos escritos, gráficos, textos y muchos másdatos por vía telefónica formando una tele copia.Este funciona de manera sencilla. Se trata de tres piezas integradas ycombinadas en un solo aparato: un escáner, que se encarga de registrar losdatos, textos e imágenes presentes en el documento original; un módem,que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similarescaracterísticas; y la impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprimede forma rápida y económica en un papel, produciendo una copia de losdatos transmitidos.
  64. 64. FAXA LA TENCION DE: __________________________________________EMPRESA: _________________________________________________FAX: _________________________TELEFONO: ___________________DE: _______________________________________________________FECHA: ______________________PAGINAS: _____________________ASUNTO: __________________________________________________
  65. 65. FAXA LA TENCION DE: FRANCY YANETH CASTRO CANOEMPRESA: AGESAD S.A.SFAX: 4352961 TELEFONO: 4356125DE: JORGE CABRERA VELANDIAFECHA: 13 DE FEBREO DE 2012 PAGINAS: UNAASUNTO: CARTA REFERENCIA PERSONALGAS PAIS002-5Florencia, 13 de febrero de 2012 COORDINADOR DE VENTAS HACE CONSTAR:Que desde hace seis años conozco de vista y trato a la señora FRANCYYANETH CASTRO CANO, Cedula número 40614060 de Florencia, comouna persona honesta, seria y trabajadora es digna de confianza y por lo tantomuy responsable.La presente se expide a solicitud del interesado.JORGE CABRERA VELANDIA
  66. 66. Celular 31237850261.12 TELEGRAMAEl telegrama es un mensaje breve que se envía por medio del telégrafo,aparato que funciona mediante descargas eléctricas.Los signos del mensaje se reproducen dando tecleoslargos o breves, que serepresentan con rayas o puntos y equivalen a letras del alfabeto, números,etc. Es decir, el telegrama no se escribe en español, sino en clave Morse.Ejemplos:El telegrama tiene como finalidad el envío de un mensaje rápido y urgente,por tanto al escribirlo se debe ser breve, además de que se cobra porpalabra. Por ejemplo:Arturo: Estoy ya en Veracruz, necesito que por favor le digas a mi mamá queno se olvide de mandarme el boleto de regreso, gracias por todo.AlmaEste mensaje, para enviarlo por telegrama quedaría así:Estoy en Veracruz, di a mamá envíe boleto.Alma
  67. 67. TELEGRAMA AGESAD S.A.SPROCEDENCIA:DESTINATARIO: TELEFONO:DOMICILIO:DESTINO:TEXTO:REMITENTE:DOMICILIO:TELEFONO: FIRMA:
  68. 68. TELEGRAMA AGESAD S.A.SPROCEDENCIA: Florencia, 13 de febrero de 2012DESTINATARIO: TATIANA ARIAS GUSMAN TELEFONO: 4351126DOMICILIO: Calle 9 No. 11 – 30 Los LagosDESTINO: San Vicente del Caguan – CaquetáTEXTO: FELICITO MOTIVO TU HIJA GRADO ABRAZO SALUDO FRANCY YANETH CASTROM CANOREMITENTE: FRANCY YANETH CASTRP CANODOMICILIO: Carrera 13 a No. 2 a 16 El RosalTELEFONO: 3124487017 FIRMA:
  69. 69. 1.13 SOBRESEs una cubierta que protege y guarda un documento para entregarlo oenviarlo1.13.1 PARTES DEL SOBREDATOS DEL DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigido el contenidodel sobre.TRATAMIENTO: Título académico, con mayúscula inicial.NOMBRE: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida; nombres yapellidos completos. Sin negrilla.CARGO: Se escribe con mayúscula inicial.EMPRESA: Se anota en la línea siguiente al cargo, la razón social, sigla oacrónimo.DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos, la dirección de laempresa de donde se mandan el sobre.DESTINO: Puede ser local, nacional o internacional donde va dirigido elsobre.DATOS DEL REMITENTE: Es la persona natural que envía el contenido delsobre.LOGOTIPO: Símbolo que identifica a una empresa.CIUDAD Y PAIS DE ORIGEN: De donde envían el sobre.NUMERO DE TELEFONO: De la persona que envía el sobreNUMERO DEL TELEFAX:Que transmite el documento.
  70. 70. Esquema de distribución de los datos del destinatario en sobre oficioEntre 3Y 4 cm ZONA 1 ZONA3Entre 1.5 y 2 cm ZONA 2 Esquema de indicaciones para el destinatario en sobre oficioEntre 3Y 4 cm ZONA 1 ZONA3
  71. 71. FLORENCIA-CAQUETA Señor GUSTAVO NARIÑO Jefe Administrativo Lácteos del Hogar Calle 10 No 3-5 Acacias FlorenciaCarrera 20 Centro Tel. 3123654879
  72. 72. 2.EL INTERNETEs un conjunto de redes, de ordenadores y dispositivos realmente unidosmediante cables que conectan puntos de todo el mundo. Estos cables sepresentan en muchas formas: desde cables de red local, a cables telefónicosconvencionales, digitales y canales de fibra óptica que forman las"carreteras" principales. Esta gigantesca Red se difumina en ocasionesporque los datos pueden transmitirse vía satélite, o a través de servicioscomo la telefonía celular, o porque a veces no se sabe muy bien a dóndeestá conectada.
  73. 73. 2.1LA INTRANETSignifica en español "red interna"; la intranetes una red de ordenadoresprivada basada en los tipos de Internet, esto es lo que hace la diferenciaentre el internet ya que es público y la intranet es privada.Una Intranet puede extenderse a través de Internet. Esto se hacegeneralmente usando unared privada virtual.Un intranet es un Internet interno diseñado para ser utilizado en el interior deuna empresa, universidad, u organización. Lo que distingue a un intranet delInternet de libre acceso es el hecho de que el intranet es privado. Gracias alos intranets, la comunicación y la colaboración interna son más fáciles.2.2EMAIL O CORREO ELECTRONICOEs un servicio muy utilizado en internet, que permite el intercambio demensajes entre usuarios. Para enviar y recibir mensajes mediante sistemasde comunicación electrónicos.Para enviar un mensaje de e-mail es necesario tener la dirección de nuestrodestinatario. Una dirección de e-mail tiene la forma: nombre-de-cliente@nombre-de-proveedor.com.Podemos siempre identificar una dirección de correo electrónico por el usode la arroba "@" (at, en inglés) entre el nombre de usuario y el nombre delproveedor del servicio.
  74. 74. 3. COMO REDACTAR UNA CARTAMuchas empresas no entienden que necesitan relacionarse con el mundoexterior; para poder tener sus objetivos principales que son ofrecer losproductos que fabrican.La empresa necesita mantener informados a sus clientes sobre los asuntosde interés para ellos; pero no logramos darnos cuenta de eso o de obtenerrespuestas satisfactorias.Tenemos que fijarnos de que los informes no sean muy pesados o extensos;ya que son difíciles de comprender y por ello no es captado el mensaje.Estas empresas necesitan lograr que sus mensajes sean agradables para elpúblico, tienen que ser muy estratégicas.Para poder redactar todo tipo de documentos debemos tener en cuenta losiguiente:EL CUIDADO DE LA ORTOGRAFÍA:Los errores ortográficos no dejantransmitir la información que se quiere mostrar.LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN: Aunque no parezca, el utilizar demasiadola coma hace difícil la lectura de una carta, por lo tanto debemos usar lossignos de puntuación en su justa medida.LA TIPOGRAFÍA: Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactarnuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen más fácil elutilizar diversas tipografías. La imagen corporativa debe utilizar siempre lamisma tipografía para todos los textos.ALINEACIÓN: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la haceagradable a la vista.Para redactar un buen documento es importante saber el tipo de cliente, o ala empresa que vamos a enviarle las cartas. Cuanto mejor conozcamos a lapersona, mejor haremos la redacción.3.1 LA ORTOGRAFIAEs la ciencia que nos enseña a escribir correctamente como debe ser, paraque podamos comprender e interpretar cuando leamos.Y para ello tenemos que conocer sus reglas y aplicarlas correctamente.
  75. 75. 3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFÍALETRAS: Es la base en la que nos comunicamos, por medio de la escriturapor lo cual representa los sonidos del lenguaje oral.SILABAS:Es cuando un fonema o grupo de fonemas se pronuncian de ungolpe de voz.LETRAS MAYÚSCULAS:Son cuando se escribe la primera letra al iniciar unescrito, después de un punto, con nombres propios etc.USO DEL ACENTO:Es cuando una palabra esta formada por varias silabas yhay es donde hacemos la mayor fuerza.SIGNOS:Es un código o sistema por el cual transmitimos información quenos sirve para comunicarnos.3.2 LA GRAMATICALa gramática es el estudio de las reglas que regulan el uso de las lenguas yla organización de las palabras dentro de una oración. También se denominaasí al conjunto de reglas que gobiernan el uso de un lenguaje muydeterminado; así, cada lengua tiene su propia gramática.3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALESFrases interrogativasen español hay dos tipos de frases. La interrogativasdirectas e indirectas.3.3 SINTAXISEs la que estudia la parte de reglas que constituyen la formación de unidadessuperiores y se entablan entre si, también estudia las oración.ORACIÓN:La cual esta formada por varias palabras agrupadas en elsintagma que la forma como verbo.Aquí se encuentran Oraciones Simples, Completas y Compuestas.3.4 MORFOLOGIASe ocupa de cada elemento de la oración por separado atendiendo losrasgos gramaticales.
  76. 76. 4. DIGITACIONDigitar información con precisión y rapidez es una de las competenciasbásicas demandas por la sociedad contemporánea. Desafortunadamente,muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Tecladoen el currículo de informática (TIC).Además, la mayoría de las que si lo hacen, no pueden asegurar que susestudiantes adquieran idoneidad en su manejo. Muchos docentes deinformática aducen que les falta tiempo para poner en práctica un currículocompleto y efectivo que conduzca a que sus alumnos alcancen lacompetencia en el manejo de este dispositivo de entrada.Lo que no tienen en cuenta, es que si la institución no destina un tiempoespecífico para enseñar a utilizar adecuadamente el Teclado, los estudiantesse lo tomarán y con creces, a lo largo de su vida académica, localizando lasteclas ("chuzografiando") cuando realicen trabajos en el computador.4.1 TÉCNICA DE DIGITACIÓNAdquirir y mantener una técnica apropiada de digitación, también hace partede la primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debeincluir, desde los primeros años escolares, la explicación a los estudiantes depor qué es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos parasentarse correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausasen el trabajo con alguna frecuencia.4.2EL TECLADOEn informática un teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parteinspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza unadisposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicaso interruptores electrónicos que envían información a la computadora.Después de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción através de los teclados al estilo teletipo se convirtió en el principal medio deentrada para las computadoras. El teclado tiene entre 99 y 127 teclasaproximadamente. Y está dividido en cuatro bloques:BLOQUE DE FUNCIONES: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques decuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al
  77. 77. programa que esté abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionarla tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa.BLOQUE ALFANUMÉRICO: Está ubicado en la parte inferior del bloque defunciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto organizadocomo en una máquina de escribir, además de algunas teclas especiales.BLOQUE ESPECIAL: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico,contiene algunas teclas especiales como ImprPant, Bloq de desplazamiento,pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionalesque permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones.BLOQUE NUMÉRICO: Está ubicado a la derecha del bloque especial, seactiva al presionar la tecla Bloq Núm., contiene los números arábigosorganizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación decifras. Además contiene los signos de las cuatro operaciones básicas: suma+, resta -, multiplicación * y división /; también contiene una tecla de Intro oEnter.
  78. 78. 5.POSICION ERGONOMICAEl uso generalizado de computadores en los sitios de trabajo obliga areorganizar el espacio y a considerar nuevos habitos, para lograrlo, laergonomia establece unas normas que hacen que la relacion entre lasergonomia establece unas normas que hacenque la relacion entre laspersonas y su entorno laboral contribuya a su bienestar.El trabajo con computador no representa grandes riesgos en cuanto aacciones o patologias laborales, pero puede producir en las personastrastornos que se traducen en fatiga mental, prblemas visuales, dolores deespalda, cuello brazos, manos y muñecas.Buena parte de ellos se soluciona al adoptar las normas de construccion ydiseño de los muebles de oficina, de igual manera, al seguir lasrecomendaciones de uso que son impulsadas tanto por los ergonomos comopor las propias empresas.
  79. 79. CONCLUSIONESEste trabajo nos dio la oportunidad de conocer nuestras capacidades en ladigitacion y producion de documentos empresariales.

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