Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Sach Huong Dan Qlda

2,577 views

Published on

Published in: Business, Technology
  • Dịch vụ làm luận văn tốt nghiệp, làm báo cáo thực tập tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp, tiểu luận, khóa luận, đề án môn học trung cấp, cao đẳng, tại chức, đại học và THẠC SỸ (ngành kế toán, ngân hàng, quản trị kinh doanh…) Mọi thông tin về đề tài các bạn vui lòng liên hệ theo địa chỉ SĐT: 0973.764.894 ( Miss. Huyền ) Email: dvluanvan@gmail.com ( Bạn hãy gửi thông tin bài làm, yêu cầu giáo viên qua mail) Chúng tôi nhận làm các chuyên ngành thuộc khối kinh tế, giá cho mỗi bài khoảng từ 100.000 vnđ đến 500.000 vnđ. DỊCH VỤ LÀM SLIDE POWERPOINT:10.000VNĐ/1SLIDE
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Thank you.Have a goodday
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

Sach Huong Dan Qlda

  1. 1. SACH H¦¥NG D¢N QUAN LY TH¦C HI£N D¦ AN Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u A XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988
  2. 2. 46
  3. 3. S¸ch h­íng dÉn qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n H­íng dÉn thùc hµnh cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n do ADB tµi trî Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988 (i)
  4. 4. Tµi liÖu nµy ®­îc dÞch ra tõ nguyªn b¶n tiÕng Anh ®Ó phôc vô ®«ng ®¶o b¹n ®äc h¬n. Tuy nhiªn, tiÕng Anh vÉn lµ ng«n ng÷ chÝnh thøc cña Ng©n hµng Ph¸t triÓn ch©u ¸ vµ chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi ®¸ng tin cËy (NghÜa lµ chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi chÝnh thøc ®­îc c«ng nhËn vµ cã hiÖu lùc). Do vËy, bÊt cø trÝch dÉn nµo còng ph¶i tham kh¶o b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy. (ii)
  5. 5. Môc lôc Lêi nãi ®Çu ..................................................................................................................... v I. giíi thiÖu ..................................................................................................................... 1 II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .......................... 2 A. Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ........................................... 2 B. Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .............................................................. 2 III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ................................................................................... 6 A. Dù ¸n vµ M«i tr­êng dù ¸n .............................................................................. 6 B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n ................................ 7 C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n .......................................................... 8 D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n ................................................................................. 10 E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n ................................................... 11 F. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm so¸t dù ¸n .............................................................. 13 G. X©y dùng Tµi liÖu h­íng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n ......................................... 16 IV. Gi¸m ®èc dù ¸n .................................................................................................... 17 A. Chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n ......................................... 17 B. Nh÷ng phÈm chÊt cña mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt ........................................... 18 V. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19 A. ChuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19 B. Thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ...................................... 21 C. Thuª vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c t­ vÊn ................................................... 21 D. Mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª c¸c c«ng tr×nh d©n sù ..................................... 24 E. Gi¸m s¸t x©y dùng c«ng tr×nh hay l¾p ®Æt thiÕt bÞ ...................................... 28 F. Thùc hiÖn c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh cña dù ¸n ............................................ 28 G. KiÓm so¸t chi phÝ ............................................................................................. 29 H. Rót kinh phÝ tõ kho¶n vay ............................................................................. 30 I. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n .............................................................. 30 (iii)
  6. 6. J. Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ hç trî kh¸c ........................................ 31 K. Gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n .......................................................................... 31 L. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n ....................................................... 32 M. LËp b¸o c¸o tiÕn ®é cña dù ¸n ....................................................................... 36 VI. Trao ®æi gi÷a ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn vÒ dù ¸n ........... 37 A. Nhu cÇu th­êng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn ................................................... 37 B. C¸c chuyÕn ®i cña c¸c nhãm c«ng t¸c cña Ng©n hµng ............................... 37 C. §Þnh h­íng cho c¸n bé cña ®¬n vÞ thùc hiÖn .............................................. 38 VII. Thuª vËn hµnh dù ¸n .................................................................................... 39 A. ChuyÓn giao tr¸ch nhiÖm vËn hµnh dù ¸n .................................................. 39 B. T­ vÊn vµ ®µo t¹o cho nh©n viªn vËn hµnh ................................................. 40 VIII. ®¸nh gi¸ dù ¸n ................................................................................................. 41 A. Gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n ........................................................ 41 B. B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n .............................................................................. 42 Phô lôc .......................................................................................................................... 44 (iv)
  7. 7. Lêi nãi ®Çu Mét trong nh÷ng thö th¸ch chÝnh ®èi víi c¸c tæ chøc ph¸t triÓn quèc tÕ lµ ®¶m b¶o c¸c dù ¸n mµ hä tµi trî ®­îc thùc hiÖn thµnh c«ng vµ ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra. §iÒu nµy ®ßi hái dù ¸n ph¶i ®­îc tiÕn hµnh phï hîp víi kÕ ho¹ch, lÞch tr×nh vµ c¸c yªu cÇu kh¸c ®· ®Ò ra trong giai ®o¹n x©y dùng vµ thÈm ®Þnh dù ¸n bëi nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é kÜ thuËt vµ n¨ng lùc qu¶n lý phï hîp. Tuy nhiªn, ë hÇu hÕt c¸c n­íc ®ang ph¸t triÓn, mét khã kh¨n th­êng xuÊt hiÖn lµ t×nh tr¹ng thiÕu c¸c nhµ qu¶n lý ®­îc ®µo t¹o thÝch hîp vµ cã kinh nghiÖm; do ®ã, nhu cÇu trî gióp vÒ qu¶n lý dù ¸n ®· trë thµnh yÕu tè thiÕt yÕu trong mäi ch­¬ng tr×nh hç trî ph¸t triÓn. Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ cho thÊy c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n th­êng cã nguyªn nh©n do qu¶n lý yÕu kÐm. Phong tôc, truyÒn thèng, thãi quen, tËp qu¸n vµ thËm chÝ thãi quan liªu th­êng chiÕm ­u thÕ so víi c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý hîp lý vµ dÉn ®Õn tÝnh tr¹ng chËm trÔ hoÆc thiÖt h¹i cho dù ¸n. ThiÕu hiÓu biÕt vÒ c¸c kh¸i niÖm vµ kü thuËt qu¶n lý ®óng ®¾n hay thiÕu kh¶ n¨ng ¸p dông chóng vµo nh÷ng t×nh huèng dù ¸n phøc t¹p còng lµ nguyªn nh©n chÝnh cña hiÖu qu¶ thÊp trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. §Ó gióp gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò trªn, Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ ®· chuÈn bÞ cuèn s¸ch h­íng dÉn nµy víi sù trî gióp cña Arthur D. Little International (ADL), mét c«ng ty t­ vÊn qu¶n lý quèc tÕ. Hy väng lµ c¸c gi¸m ®èc dù ¸n sÏ nhËn ®­îc tõ cuèn s¸ch nµy nh÷ng h­íng dÉn thùc hµnh h÷u Ých cho viÖc thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ hç trî. (v)
  8. 8. 46
  9. 9. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n I. giíi thiÖu 1. Cuèn s¸ch nµy dµnh cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn1 nh÷ng dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸2 tµi trî vµ cã thÓ ®­îc sö dông nh­ mét cuèn s¸ch h­íng dÉn c¸ch qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. MÆc dï ®­îc thiÕt kÕ chñ yÕu ®Ó hç trî gi¸m ®èc dù ¸n do ®¬n vÞ thùc hiÖn3 bæ nhiÖm, cuèn s¸ch còng cã Ých cho nh÷ng nh©n viªn cña Ng©n hµng tham gia vµo gi¸m s¸t t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî. 2. C¸c chøc n¨ng cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n lµ: (i) lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n; (ii) chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt trong viÖc thùc hiÖn dù ¸n; (iii) gi¸m s¸t tiÕn ®é dù ¸n vµ kiÓm so¸t/ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh; (iv) ®óc rót nh÷ng bµi häc kinh nghiÖm ®Ó hç trî viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ qu¶n lý tèt h¬n cho c¸c dù ¸n trong t­¬ng lai. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao trïm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®­îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n tiÕn hµnh, tõ viÖc chuyÓn dù ¸n tõ kÕ ho¹ch thµnh hiÖn thùc cho tíi b­íc ®Çu vËn hµnh dù ¸n. Trong tr­êng hîp dù ¸n nhËn ®­îc hç trî tµi chÝnh tõ mét sè nguån bªn ngoµi nh­ cña Ng©n hµng, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n còng sÏ bao gåm viÖc ®¶m b¶o lµm ®óng theo c¸c quy ®Þnh vµ yªu cÇu cña nhµ tµi trî. 3. NÕu ®Þnh nghÜa chÆt chÏ, viÖc thùc hiÖn dù ¸n ®­îc b¾t ®Çu tõ khi tháa thuËn vay vèn ®­îc ký kÕt. Tuy nhiªn, thùc tÕ cho thÊy r»ng ë mét møc ®é nµo ®ã nhiÒu ho¹t ®éng vµ quyÕt ®Þnh diÔn ra tr­íc khi ký tháa thuËn vay vèn l¹i v« cïng quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n - vÝ dô trong giai ®o¹n chuÈn bÞ, thÈm ®Þnh vµ ®µm ph¸n dù ¸n. V× vËy, cuèn s¸ch h­íng dÉn nµy ®Ò cËp tíi c¶ giai ®o¹n tr­íc khi dù ¸n ®­îc phª chuÈn ®Ó b­íc vµo chu tr×nh thùc hiÖn vµ chó träng vµo nh÷ng ho¹t ®éng cña giai ®o¹n nµy cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng ®­îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thùc hiÖn. 4. Cuèn s¸ch sÏ giíi thiÖu c¸c thñ tôc chi tiÕt cho viÖc lËp kÕ ho¹ch dù ¸n, c¸c tr×nh tù cña c«ng t¸c tæ chøc vµ bè trÝ c¸n bé dù ¸n, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng, thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t, chuyÓn giao vËn hµnh vµ ®¸nh gi¸. Cuèn s¸ch cßn cung cÊp mét sè vÝ dô vµ mÉu sæ s¸ch ®Ó hç trî cho qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. Mét sè t­ liÖu trong cuèn s¸ch nµy cã thÓ kh«ng thÝch hîp víi tÊt c¶ c¸c dù ¸n nªn cÇn ®iÒu chØnh chóng tïy theo lo¹i h×nh dù ¸n ®Ó phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ. Ngoµi ra, c¸c néi dung cña cuèn s¸ch nµy cßn ph¶i chÞu sù ®iÒu chØnh cña c¸c ®iÒu kho¶n cña tµi liÖu vay vèn hay tháa thuËn tµi trî cña mçi kho¶n vay cô thÓ. Trong tr­êng hîp cã sù kh¸c biÖt, c¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång vay vèn sÏ ®­îc sö dông lµm c¨n cø. “§¬n vÞ thùc hiÖn” lµ ®¬n vÞ trùc tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn dù ¸n. 1 D­íi ®©y viÕt t¾t lµ “Ng©n hµng.” 2 ThuËt ng÷ “gi¸m ®èc dù ¸n ®­îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n chØ ®Þnh” chØ c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn 3 dù ¸n. D­íi ®©y, c¸ nh©n nµy sÏ ®­îc gäi lµ “Gi¸m ®èc dù ¸n.” 1
  10. 10. II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n A. Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n 5. C«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n nh»m vµo hai môc ®Ých chÝnh. Thø nhÊt, ®¬n vÞ thùc hiÖn ph¶i chó ý ®¶m b¶o dù ¸n sÏ ®¹t ®­îc môc tiªu, hoµn thµnh ®óng thêi gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch, vµ phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt hîp lý. Hai lµ, Ng©n hµng ph¶i ®¶m b¶o r»ng kinh phÝ cña dù ¸n chØ sö dông vµo nh÷ng môc ®Ých ®­îc tµi trî vµ ph¶i chó ý ®Õn tÝnh kinh tÕ vµ tÝnh hiÖu qu¶. V× vËy, nh×n tõ quan ®iÓm cña c¶ ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng, c¸c môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n cã tÝnh bæ trî vµ phô thuéc lÉn nhau. B. Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n 6. Theo nghÜa réng, qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao gåm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng do c¶ ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng tiÕn hµnh. Cô thÓ, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao gåm c¸c chøc n¨ng sau: 1. Qu¶n lý dù ¸n. Ho¹t ®éng qu¶n lý dù ¸n gåm c¸c ho¹t ®éng ®­îc tiÕn hµnh ®Ó thùc hiÖn dù ¸n: lËp kÕ ho¹ch, lËp lÞch tr×nh, tæ chøc nhãm thùc hiÖn dù ¸n, tuyÓn vµ ®µo t¹o nh©n viªn, gi¸m s¸t chuÈn bÞ c¸c kÕ ho¹ch vµ thiÕt kÕ dù ¸n chi tiÕt, chØ ®¹o vµ ®iÒu phèi c«ng viÖc cña nh÷ng bªn tham gia dù ¸n vµ c¸c ®èi t¸c bªn ngoµi kh¸c, gi¸m s¸t vµ viÕt b¸o c¸o dù ¸n. 2. Qu¶n lý tµi chÝnh. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm c¸c ho¹t ®éng ®­îc tiÕn hµnh ®Ó huy ®éng, sö dông vµ kiÓm so¸t c¸c nguån tµi chÝnh ®Çu t­ vµo dù ¸n. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm t×m nguån kinh phÝ, lËp ng©n s¸ch chi tiÕt, dù b¸o vµ kiÓm so¸t chi tiªu, x©y dùng c¸c thñ tôc nhËn vµ gi¶i ng©n vèn, x©y dùng vµ duy tr× hÖ thèng kÕ to¸n dù ¸n vµ kiÓm to¸n c¸c tµi kho¶n chi tiªu cña dù ¸n. 3. Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång. Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång bao gåm c¸c ho¹t ®éng cÇn tiÕn hµnh ®Ó mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô, kÓ c¶ qu¶n lý c¸c hîp ®ång liªn quan ký kÕt gi÷a ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ c¸c nhµ cung cÊp, nhµ thÇu vµ t­ vÊn. Phô lôc 1 tr×nh bµy danh s¸ch chi tiÕt c¸c c«ng viÖc qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. 7. Sau khi cã phª chuÈn tµi trî cho dù ¸n, c¸c ho¹t ®éng ®Ó thùc hiÖn dù ¸n (nh­ ®­îc nªu trong s¸ch h­íng dÉn nµy) ®­îc tiÕn hµnh theo ba giai ®o¹n. Giai ®o¹n ®Çu tiªn, gäi lµ giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay, ®­îc b¾t ®Çu tõ ngµy ký tháa thuËn vay vèn ®Õn ngµy mµ c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ®­îc ®¸p øng vµ kho¶n vay ®­îc tuyªn bè lµ cã hiÖu lùc. Giai ®o¹n thø hai lµ giai ®o¹n b¾t ®Çu tõ thêi ®iÓm cã hiÖu lùc; trong giai ®o¹n nµy sÏ diÔn ra ho¹t ®éng sö dông chÝnh c¸c nguån dù ¸n (nguån nh©n lùc, vËt lùc vµ tµi chÝnh). Giai ®o¹n thø ba lµ giai ®o¹n vËn hµnh, tøc lµ giai ®o¹n sau khi dù ¸n ®­îc hoµn thµnh vµ b¾t ®Çu t¹o ra kÕt qu¶ nh­ ®­îc dù tÝnh. 2
  11. 11. 8. H×nh 1, “C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî”, tr×nh bµy c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau cña toµn bé chu tr×nh dù ¸n vµ c¸c ho¹t ®éng diÔn ra trong mçi giai ®o¹n. H×nh 1 còng giíi thiÖu c¸c bªn tham gia chÝnh vµ kÕt qu¶ cña tõng ho¹t ®éng. Nh÷ng phÇn d­íi ®©y sÏ m« t¶ kü h¬n vÒ tõng ho¹t ®éng. 9. Trong giai ®o¹n chuÈn bÞ dù ¸n cã mét sè nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó kiÓm tra c¸c yÕu tè kÜ thuËt, thÓ chÕ, kinh tÕ vµ tµi chÝnh cña dù ¸n. ë giai ®o¹n nµy cã sù gãp mÆt cña c¸c nhµ t­ vÊn th­êng xuyªn vµ th«ng th­êng hä do Ng©n hµng trùc tiÕp thuª b»ng nguån kinh phÝ hç trî kü thuËt. §iÒu quan träng lµ chÝnh Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ph¶i xem xÐt l¹i c¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó n¾m râ c¸c yªu cÇu, c¸c gi¶ ®Þnh vµ c¸c gi¶i ph¸p kh¸c nhau ®­îc sö dông khi x©y dùng dù ¸n. ViÖc xem xÐt l¹i nghiªn cøu kh¶ thi còng sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n hiÓu tèt h¬n sù phï hîp cña dù ¸n víi toµn bé ch­¬ng tr×nh vµ ­u tiªn ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc. 10. VÒ phÝa Ng©n hµng, c«ng t¸c thÈm ®Þnh do c¸c nh©n viªn Ng©n hµng tiÕn hµnh thùc chÊt lµ xem xÐt chi tiÕt c¸c nghiªn cøu kh¶ thi liªn quan ®Õn dù ¸n ®Ó qua ®ã x¸c ®Þnh dù ¸n cã nhÊt qu¸n víi c¸c chÝnh s¸ch vµ ch­¬ng tr×nh ho¹t ®éng cña Ng©n hµng còng nh­ cã phï hîp víi tµi trî cña Ng©n hµng kh«ng. Còng trong giai ®o¹n thÈm ®Þnh, Ng©n hµng sÏ ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n vµ hoµn thµnh c¸c môc tiªu cña dù ¸n. KÕt qu¶ trùc tiÕp cuèi cïng cña qu¸ tr×nh thÈm ®Þnh lµ b¸o c¸o thÈm ®Þnh m« t¶ dù ¸n, trong ®ã bao gåm c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ ngµnh, môc tiªu, ph¹m vi vµ c¸c néi dung c«ng viÖc, c¸c luËn chøng kÜ thuËt, kinh tÕ vµ tµi chÝnh - vµ ghi l¹i c¸c th«ng sè kh¸c nhau cña dù ¸n vµ c¸c yªu cÇu liªn quan ®Õn tæ chøc, bè trÝ nh©n viªn, ­íc tÝnh chi phÝ, nguån kinh phÝ, lÞch tr×nh, mua s¾m vµ c¸c c«ng viÖc kh¸c cã liªn quan. §Ó hç trî ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n, th«ng th­êng Ng©n hµng cung cÊp c¸c biÓu mÉu sæ s¸ch b¸o c¸o vµ tµi liÖu trong qu¸ tr×nh thÈm ®Þnh. 11. Trong giai ®o¹n ®µm ph¸n vÒ kho¶n vay, bªn vay vµ Ng©n hµng tháa thuËn vÒ c¸c vÊn ®Ò kh¸c nhau liªn quan ®Õn kho¶n vay vµ dù ¸n nh­ c¸c ®iÒu kiÖn cña kho¶n vay, viÖc sö dông kho¶n vay, c¸c ®iÒu kho¶n cô thÓ vÒ c¸ch sö dông kho¶n vay, c¸ch thøc thùc hiÖn dù ¸n vµ c¸c ®iÒu kiÖn hiÖu lùc cña kho¶n vay. Nh÷ng tho¶ thuËn nµy sÏ ®­îc nªu trong hîp ®ång vay vèn. Bªn c¹nh c¸c quy ®Þnh vµ h­íng dÉn vÒ kho¶n vay, hiÖp ®Þnh vay cßn bao gåm c¸c lÞch tr×nh vµ ®©y lµ mét bé phËn cÊu thµnh cña hiÖp ®Þnh vay. Nh÷ng lÞch tr×nh nµy th­êng bao gåm: 1. LÞch tr×nh 1. LÞch tr×nh 1 m« t¶ chi tiÕt c¸c néi dung c«ng viÖc cña dù ¸n vµ ngµy hoµn thµnh dù kiÕn. 2. LÞch tr×nh 2. §­a ra lÞch tr×nh tr¶ nî còng nh­ c¸c ®iÒu kho¶n thanh to¸n ­u ®·i cho viÖc hoµn tr¶ sím c¸c kho¶n vay. 3. LÞch tr×nh 3. LÞch tr×nh 3 tr×nh bµy sù ph©n bæ kho¶n vay theo c¸c nhãm lo¹i kh¸c nhau vµ ®iÒu kiÖn rót kho¶n vay. 4. LÞch tr×nh 4. LÞch tr×nh 4 m« t¶ c¸c thñ tôc vµ yªu cÇu mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô (trõ t­ vÊn). 5. LÞch tr×nh 5. LÞch tr×nh 5 m« t¶ c¸c lo¹i dÞch vô t­ vÊn cÇn thuª vµ c¸c thñ tôc vµ yªu cÇu tuyÓn t­ vÊn. 6. LÞch tr×nh 6. LÞch tr×nh 6 m« t¶ c¸c ho¹t ®éng vµ yªu cÇu kh¸c nhau ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n vµ viÖc vËn hµnh c¸c c¬ së vËt chÊt cña dù ¸n. 3
  12. 12. 12. Trong tr­êng hîp bªn vay kh«ng ph¶i lµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn ph¶i cã tho¶ thuËn dù ¸n riªng biÖt ®­îc ký gi÷a Ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶ thuËn nµy sÏ x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô cô thÓ cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶ thuËn nµy cßn chØ ra mét sè ®iÒu kho¶n nhÊt ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay cã gi¸ trÞ rµng buéc ®èi víi ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, ®Æc biÖt lµ c¸c lÞch tr×nh ®­îc quy ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay. 13. Sau khi ký hiÖp ®Þnh vay, giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay b¾t ®Çu, th«ng th­êng tõ 60 ®Õn 90 ngµy sau khi hiÖp ®Þnh vay ®­îc ký. Trong giai ®o¹n nµy, bªn vay ph¶i ®¸p øng mét sè yªu cÇu nhÊt ®Þnh tr­íc khi kho¶n vay cã thÓ ®­îc tuyªn bè cã hiÖu lùc. Nh×n chung c¸c yªu cÇu nµy liªn quan ®Õn viÖc ®Ö tr×nh c¸c b»ng chøng vµ phª chuÈn ph¸p lý ®Ó x¸c nhËn r»ng hiÖp ®Þnh vay (vµ c¸c hiÖp ®Þnh kÌm theo) ®· ®­îc cÊp phÐp vµ ®­îc phª chuÈn trªn c¬ së cã c¸c thñ tôc cÇn thiÕt, vµ c¸c hiÖp ®Þnh nµy cÊu thµnh nh÷ng nghÜa vô hîp lÖ vµ mang tÝnh rµng buéc ®èi víi bªn vay. Trong mét vµi tr­êng hîp, hiÖp ®Þnh vay nªu râ c¸c yªu cÇu bæ sung ®èi víi tÝnh hiÖu lùc cña kho¶n vay vµ th­êng ®©y lµ nh÷ng yªu cÇu ®­îc coi lµ v« cïng quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n. 14. Giai ®o¹n thùc hiÖn lµ giai ®o¹n quan träng nhÊt trong suèt chu tr×nh dù ¸n bëi ë giai ®o¹n nµy diÔn ra ®ång thêi rÊt nhiÒu ho¹t ®éng cÇn cã sù ®Çu t­ ®¸ng kÓ vÒ tiÒn, thêi gian, nh©n lùc, chuyªn m«n qu¶n lý vµ c¸c nguån lùc kh¸c. §©y còng lµ giai ®o¹n ph¶i gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vµ khã kh¨n ph¸t sinh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ nhanh chãng ®Ó tr¸nh g©y chËm trÔ vµ thiÖt h¹i cho dù ¸n. Tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n trong giai ®o¹n nµy bao gåm tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn cña toµn dù ¸n, tuyÓn dông vµ gi¸m s¸t c¸c nhµ t­ vÊn, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª ngoµi c¸c c«ng tr×nh d©n sù hay c¸c c«ng viÖc kÜ thuËt kh¸c, gi¸m s¸t x©y dùng vµ qu¶n lý hîp ®ång, ch¹y khëi ®éng vµ cho thuª sö dông c¸c c«ng tr×nh ®· hoµn thµnh. Khi thùc hiÖn tr¸ch nhiÖm cña m×nh, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lu«n tu©n theo quy ®Þnh cña hiÖp ®Þnh vay vµ tho¶ thuËn dù ¸n, c¸c quy ®Þnh vµ h­íng dÉn cña Ng©n hµng, th­êng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn nh©n viªn Ng©n hµng, phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ bªn ngoµi vµ cã thÓ c¶ víi nh÷ng ng­êi sö dông dù ¸n. 15. Nãi ®óng ra, giai ®o¹n qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n sÏ kÕt thóc khi phÇn thùc hiÖn hoµn thµnh vµ dù ¸n s½n sµng ®i vµo ho¹t ®éng. Sau ®ã, c¸c c¬ së trang thiÕt bÞ cña dù ¸n ®­îc chuyÓn giao cho ®¬n vÞ vËn hµnh, th­êng do mét Gi¸m ®èc vËn hµnh qu¶n lý. Gi¸m ®èc vËn hµnh kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lµ Gi¸m ®èc dù ¸n - ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ thùc hiÖn dù ¸n. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy kh«ng cã nghÜa lµ sù quan t©m tíi dù ¸n cña cña Gi¸m ®èc sÏ kÕt thóc sau khi chuyÓn giao - Gi¸m ®èc dù ¸n vÉn chÞu mét phÇn tr¸ch nhiÖm ®èi víi viÖc vËn hµnh thµnh c«ng cña dù ¸n vµ cÇn ph¶i cung cÊp bÊt kú sù hç trî nµo cÇn thiÕt cho môc tiªu nµy. 4
  13. 13. H×nh 1. C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî Thêi kú C¸c giai ®o¹n cña dù cña chu C¸c sù kiÖn chÝnh C¸c bªn tham gia chÝnh C¸c kÕt qu¶ chÝnh ¸n tr×nh dù ¸n ° 1. X¸c ®Þnh dù ¸n Xem xÐt ®¸nh gi¸ c¸c ­u tiªn quèc gia Bªn vay (P)* X¸c ®Þnh ®­îc c¸c môc ®Ých, ° vµ ngµnh, lÜnh vùc, ­u tiªn trong c¸c môc tiªu dù ¸n, c¸c vÊn ®Ò Ng©n hµng kÕ ho¹ch vµ ch­¬ng tr×nh. chÝnh, ph¹m vi vµ khung thêi X¸c ®Þnh dù ¸n. gian chung. ° 2. LËp dù ¸n C¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó x¸c ®Þnh C¸c nghiªn cøu kh¶ thi xem xÐt Bªn vay (P) ° kh¶ n¨ng tån t¹i vµ ph¸t triÓn dù ¸n. c¸c khÝa c¹nh kinh tÕ, tµi chÝnh, T­ vÊn (th­êng th«ng qua TiÒn phª kÜ thuËt vµ thÓ chÕ cña dù ¸n. Ng©n hµng) chuÈn dù ¸n ° 3. ThÈm ®Þnh Xem xÐt l¹i toµn diÖn dù ¸n do Nhãm B¸o c¸o thÈm ®Þnh Ng©n hµng (P) ° ThÈm ®Þnh cña Ng©n hµng thùc hiÖn. Bªn vay ° T­ vÊn (th­êng tham kh¶o ý kiÕn trùc tiÕp víi Ng©n hµng) ° 4. §µm ph¸n C¸c cuéc ®µm ph¸n nh»m ®i ®Õn Bªn vay C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n cho vay ° kho¶n vay hiÖp ®Þnh vay. Ng©n hµng vèn, dù th¶o hiÖp ®Þnh vay. ° 5. Xem xÐt vµ phª Ban qu¶n trÞ vµ Ban Gi¸m ®èc xem Chñ tÞch ng©n hµng Phª chuÈn kho¶n vay cña Ng©n ° chuÈn kho¶n xÐt l¹i dù ¸n vµ ®Ò xuÊt xin vay. hµng. Ký hiÖp ®Þnh vay. Ban gi¸m ®èc vay ° 6. Kho¶n vay cã Hoµn thµnh c¸c yªu cÇu hiÖu lùc Bªn vay Tuyªn bè hiÖu lùc kho¶n vay. ° hiÖu lùc kho¶n vay cña Ng©n hµng. Ng©n hµng ° 7. Thùc hiÖn dù TuyÓn t­ vÊn, thiÕt kÕ chi tiÕt, mua Hoµn thµnh dù ¸n. §¬n vÞ thùc hiÖn (P) ° ¸n s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, x©y Ng©n hµng ChuyÓn giao vËn hµnh dù ¸n. Thùc hiÖn ° dùng, hoµn thµnh c¸c yªu cÇu kh¸c Nhµ t­ vÊn dù ¸n ° cña dù ¸n, kiÓm tra ho¹t ®éng, khëi Nhµ cung cÊp ®éng, vµ ®µo t¹o. ° Nhµ thÇu c«ng tr×nh d©n sù ° Qu¶n lý dù ¸n cña nh©n viªn Ng©n C¸c bªn tham gia dù ¸n kh¸c hµng. ° 8. §¸nh gi¸ Xem xÐt l¹i viÖc x©y dùng dù ¸n, B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n. Ng©n hµng (P) ° thÈm ®Þnh vµ thùc hiÖn. B¸o c¸o kiÓm to¸n ho¹t ®éng §¬n vÞ thùc hiÖn Xem xÐt l¹i c¸c lîi Ých cña dù ¸n. dù ¸n. 5 * (P) = Bªn chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh trong tõng giai ®o¹n Khi kh«ng cã ký hiÖu nµy ë mét giai ®o¹n nµo ®ã, c¸c bªn tham gia sÏ cïng chia sÎ tr¸ch nhiÖm.
  14. 14. III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn A. Dù ¸n vµ M«i tr­êng dù ¸n 16. Nh­ ®­îc ®Ò cËp ë trªn, c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n b¾t ®Çu tõ nh÷ng giai ®o¹n ®Çu tiªn cña chu tr×nh dù ¸n - lËp vµ thÈm ®Þnh dù ¸n. Tuy nhiªn, kÕ ho¹ch trong nh÷ng giai ®o¹n tiÒn phª chuÈn th­êng chØ mang tÝnh kh¸i qu¸t vµ s¬ bé vµ Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i lËp c¸c kÕ ho¹ch chi tiÕt vµ cËp nhËt h¬n ngay khi dù ¸n ®­îc phª chuÈn vµ cã nhiÒu th«ng tin cô thÓ. Ngoµi viÖc x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó thùc hiÖn dù ¸n, cã thÓ sÏ cÇn cã nh÷ng ®iÒu chØnh vÒ lÞch tr×nh c«ng viÖc vµ nh©n sù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ®Çu vµo, ­íc tÝnh chi phÝ, bè trÝ nh©n viªn vµ c¸c phÇn viÖc kh¸c cña dù ¸n. 17. LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt lµ ho¹t ®éng then chèt nh»m thùc hiÖn thµnh c«ng mét dù ¸n. Dùa trªn c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cña dù ¸n, kÕ ho¹ch chi tiÕt ®­îc lËp sÏ bao gåm c¸c chiÕn l­îc vµ kÕ ho¹ch c«ng viÖc, tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn dù ¸n, lÞch tr×nh vµ ng©n s¸ch, hÖ thèng kiÓm so¸t qu¶n lý, kÕ ho¹ch tµi chÝnh, c¸c ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸, c¸c thñ tôc ñy quyÒn c«ng viÖc, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng. Khi lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i hîp t¸c chÆt chÏ víi Ng©n hµng vµ nÕu cÇn sÏ sö dông thªm t­ vÊn. Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ®· cho thÊy nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt th­êng g©y ¶nh h­ëng rÊt bÊt lîi ®Õn chi phÝ, lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ chÊt l­îng kÜ thuËt cña dù ¸n. 18. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ vÒ c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc sÏ tham gia vµo thùc hiÖn dù ¸n, còng nh­ h×nh thøc vµ møc ®é tham gia cña hä. C¸c tæ chøc cã thÓ bao gåm c¸c bé cña chÝnh phñ, c¸c c¬ quan lËp kÕ ho¹ch quèc gia, c¸c c¬ quan c«ng céng ®éc lËp, c¶ c¸c nhãm ng­êi sö dông, c¸c c¬ quan ph¶i tham gia phª duyÖt chi tiªu cho dù ¸n, gi¶i ng©n ng©n s¸ch, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c. §èi víi mét sè dù ¸n, cã thÓ cã nhiÒu ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn, mçi ®¬n vÞ ®Òu cã Gi¸m ®èc dù ¸n riªng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét néi dung cô thÓ cña dù ¸n. CÇn ph¶i cã sù ®iÒu phèi vµ kÕt hîp khÐo lÐo ®Ó tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®Òu ®¹t hiÖu qu¶. 19. Trong c¸c dù ¸n ®­îc ®ång tµi trî, kinh phÝ cho dù ¸n ®Õn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Trong nh÷ng tr­êng hîp nµy, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn biÕt nguån tµi trî cho tõng phÇn cña dù ¸n vµ c¸c quy ®Þnh hay ®iÒu kiÖn cô thÓ vÒ sö dông tiÒn tµi trî cña mçi nhµ tµi trî. VÒ phÝa Ng©n hµng, ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cña hîp ®ång vay vèn, cßn cã c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc trong c¸c tµi liÖu h­íng dÉn, s¸ch h­íng dÉn vµ c¸c tµi liÖu kh¸c cña Ng©n hµng - vµ Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¾m râ nh÷ng tµi liÖu nµy, vµ nÕu cÇn thiÕt th× nªn ®­a nh÷ng thñ tôc vµ quy ®Þnh nµy vµo khu«n khæ cña c¸c hÖ thèng vµ thñ tôc cña chÝnh ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. 20. Mét b­íc quan träng mµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i tiÕn hµnh - tèt nhÊt lµ tr­íc khi b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n - lµ thu thËp vµ l­u tr÷ tÊt c¶ tµi liÖu liªn quan ®Õn dù ¸n, còng nh­ c¸c tµi liÖu xuÊt b¶n cña Ng©n hµng, vµ n¾m râ néi dung cña chóng. Nh÷ng tµi liÖu nµy sÏ bao gåm: 1. Nghiªn cøu kh¶ thi cña dù ¸n. 2. B¸o c¸o thÈm ®Þnh cña dù ¸n. 6
  15. 15. 3. C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n kho¶n vay. 4. HiÖp ®Þnh vay vèn vµ tho¶ thuËn dù ¸n, nÕu cã. 5. C¸c quy ®Þnh vÒ c¸c kho¶n vay cho ho¹t ®éng th«ng th­êng (hay ®Æc biÖt tïy theo tõng tr­êng hîp) cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 6. C¸c h­íng dÉn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 7. S¸ch h­íng dÉn vÒ c¸c chÝnh s¸ch, thùc tiÔn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 8. H­íng dÉn s¬ tuyÓn c¸c nhµ thÇu x©y l¾p. 9. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng. 10. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m hµng ho¸. 11. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸. 12. S¸ch h­íng dÉn xÐt thÇu. 13. Quy ®Þnh ®iÒu kiÖn nhËn c¸c kho¶n vay ®Æc biÖt. 14. C¸c h­íng dÉn vÒ sö dông t­ vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ c¸c bªn vay vèn. 15. S¸ch h­íng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông t­ vÊn. 16. S¸ch h­íng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay. 17. C¸c h­íng dÉn vÒ gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých dù ¸n (cho c¸c dù ¸n n«ng nghiÖp, thuû lîi vµ ph¸t triÓn n«ng th«n). B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n 21. Trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Tuy cã thÓ ®o¸n tr­íc mét vµi vÊn ®Ò nh­ng nhiÒu vÊn ®Ò kh«ng thÓ ®o¸n tr­íc ®­îc. Mçi lÜnh vùc vµ mçi n­íc th­êng cã nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro riªng vµ v× vËy ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro nµy trªn c¬ së xÐt ®Õn hoµn c¶nh liªn quan ®Õn mçi t×nh huèng cô thÓ. Phô lôc 2 liÖt kª danh s¸ch chi tiÕt c¸c vÊn ®Ò cßn d­íi ®©y lµ mét vµi vÊn ®Ò mang tÝnh phæ biÕn h¬n c¶. 22. NhiÒu dù ¸n kh«ng thÓ b¾t ®Çu theo ®óng kÕ ho¹ch do cã nh÷ng sù chËm trÔ trong viÖc tæ chøc bé m¸y thùc hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chän Gi¸m ®èc dù ¸n. Còng nh­ vËy, ngay tõ ®Çu c¸c dù ¸n cã thÓ bÞ ho·n v× sù chËm trÔ trong viÖc lùa chän vµ chØ ®Þnh c¸c nhµ t­ vÊn, mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu vµ trao c¸c hîp ®ång x©y dùng. Trong mét sè tr­êng hîp, ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n gÆp khã kh¨n khi hoµn thµnh mét vµi ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc, ®Æc biÖt lµ ®­îc quyÒn gi¶i phãng mÆt b»ng vµ tæ chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO). 23. C¸c vÊn ®Ò tµi chÝnh còng th­êng ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, trong ®ã phæ biÕn lµ thiÕu vèn ®èi øng trong n­íc, chi qu¸ kinh phÝ do dù trï thiÕu, gi¸ c¶ leo thang, dù trï thiÕu cho c¸c kho¶n dù phßng. §«i khi cßn xuÊt hiÖn c¶ vÊn ®Ò gi¶i ng©n kho¶n vay bÞ chËm do ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng tu©n theo c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc gi¶i ng©n cña Ng©n hµng. 24. Mét sè yÕu tè bªn ngoµi còng g©y c¶n trë viÖc thùc hiÖn nhanh chãng vµ thµnh c«ng cña mét dù ¸n nh­ sù ph¶n kh¸ng cña ng­êi d©n ®Þa ph­¬ng ®èi víi dù ¸n, ®×nh c«ng hay c¸c bÊt ®ång kh¸c vÒ vÊn ®Ò lao ®éng, khã kh¨n khi ra vµo c«ng tr×nh do ®Þa 7
  16. 16. h×nh bÊt lîi, c«ng viÖc ngõng trÖ do thêi tiÕt bÊt lîi, c¸c vÊn ®Ò vÒ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn dù ¸n, thiÕu thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu. 25. C¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù th­êng gÆp ph¶i trong khi thùc hiÖn dù ¸n bao gåm thiÕu lao ®éng cã tay nghÒ, kh«ng tuyÓn ®­îc nh©n viªn cã tr×nh ®é hay ®¸ng tin cËy cho V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n trung t©m hay cho c¸c chi nh¸nh ë c¸c vïng ®Þa lý ph©n t¸n hoÆc ë vïng s©u, thiÕu lao ®éng ®· qua ®µo t¹o ®Ó vËn hµnh vµ duy tr× c¸c c¬ së thiÕt bÞ cña dù ¸n, ®iÒu kiÖn x· héi hay kinh tÕ khã kh¨n t¹i ®Þa ®iÓm dù ¸n lµm h¹n chÕ viÖc ®iÒu ®éng c¸n bé, vµ thiÕu c¸c trang thiÕt bÞ thÝch hîp cho ®µo t¹o. C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n 26. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®ßi hái ph¶i chuÈn bÞ mét kÕ ho¹ch c«ng viÖc dù ¸n, trong ®ã m« t¶ c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng, c¸ch hoµn thµnh, qu¶n lý c«ng viÖc vµ nguån lùc cÇn thiÕt cho c¸c ho¹t ®éng ®ã. CÇn nªu râ thêi gian b¾t ®Çu mçi ho¹t ®éng theo lÞch tr×nh. §Ó dÔ dµng cho viÖc kiÓm so¸t, nÕu cã thÓ th× nªn chia nhá c«ng viÖc thµnh c¸c nh¸nh cã thÓ nhËn biÕt, ®o l­êng vµ qu¶n lý ®­îc. ViÖc ph©n chia chi tiÕt nh­ vËy sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n dù ®o¸n ®­îc nh÷ng nguy c¬ chËm trÔ ®Ó cã nh÷ng ®iÒu chØnh kÞp thêi. Râ rµng nÕu kh«ng cã lÞch tr×nh riªng vµ chi tiÕt cho c¸c b­íc cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh mét c«ng viÖc th× khi ph¸t hiÖn ra sù chËm trÔ, c¸c gi¶i ph¸p ®Ò ra th­êng sÏ lµ qu¸ muén, tèn kÐm hoÆc thËm chÝ kh«ng cßn t¸c dông. 27. Khi lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc cÇn c©n nh¾c cÈn träng vÒ ph©n c«ng c«ng viÖc cho c¸c bªn tham gia vµo dù ¸n còng nh­ lªn kÕ ho¹ch dù kiÕn cho tÊt c¶ c¸c sù kiÖn cã thÓ g©y ¶nh h­ëng ®Õn viÖc thùc hiÖn toµn bé lÞch tr×nh. Trong rÊt nhiÒu tr­êng hîp, cã thÓ h¹n chÕ nh÷ng vÊn ®Ò ®ã nÕu th­êng xuyªn theo dâi, ®iÒu chØnh hay cã c¸c biÖn ph¸p kh¸c. Ph¶i thiÕt kÕ c¸c hÖ thèng qu¶n lý vµ b¸o c¸o ®Ó th­êng xuyªn th«ng tin cho ban qu¶n lý dù ¸n vÒ tiÕn ®é thùc hiÖn lÞch tr×nh, vµ nh­ vËy ban qu¶n lý sÏ cã ®­îc nh÷ng quyÕt s¸ch kÞp thêi ®Ó ®iÒu chØnh hay gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh. 28. Trong kÕ ho¹ch cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p h¬n bao gåm mét sè dù ¸n nh¸nh hay cã sù tham gia cña mét sè nhµ thÇu th× th­êng ph¶i lËp riªng mét vµi lÞch tr×nh phô. Sau ®ã, nh÷ng lÞch tr×nh nµy ®­îc tæng hîp vµo lÞch tr×nh tæng thÓ. C¸c lÞch tr×nh phô sÏ bao qu¸t tÊt c¶ c¸c chi tiÕt cÇn thiÕt cßn lÞch tr×nh tæng thÓ chØ gåm nh÷ng mèc ®Ó gióp ®¸nh gi¸ toµn bé tiÕn tr×nh phôc vô môc ®Ých kiÓm so¸t qu¶n lý chung dù ¸n. Bé phËn chøc n¨ng cña mçi dù ¸n nh¸nh ph¶i tù lËp vµ gi¸m s¸t c¸c lÞch tr×nh phô cßn viÖc tæng hîp c¸c lÞch tr×nh phô vµo lÞch tr×nh tæng thÓ sÏ do nhãm lËp kÕ ho¹ch trung t©m cña ban qu¶n lý dù ¸n thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®ång bé vµ nhÊt qu¸n. 29. C¸c lÞch tr×nh phô t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc phèi hîp tèt h¬n gi÷a nh÷ng bªn tham gia vµ hç trî cho viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n. B»ng viÖc t¸ch biÖt nh÷ng lÞch tr×nh nµy, ban qu¶n lý dù ¸n cã thÓ tËp trung tèt h¬n vµo mçi ho¹t ®éng vµ x¸c ®Þnh ®­îc tiÕn tr×nh ë mçi ®¬n vÞ g©y ¶nh h­ëng ®Õn toµn bé dù ¸n nh­ thÕ nµo ë mäi thêi ®iÓm. D­íi ®©y lµ mét ®Ò xuÊt chia dù ¸n thµnh c¸c m¶ng chøc n¨ng phæ biÕn cho hÇu hÕt c¸c dù ¸n: 8
  17. 17. Néi dung ho¹t ®éng M¶ng viÖc §¶m b¶o nguyªn vËt liÖu vµ thiÕt bÞ cÇn thiÕt, kÓ c¶ vËn LÞch tr×nh cho hËu cÇn chuyÓn, xÕp hµng vµo kho vµ lÇn l­ît ®­a ®Õn c¸c ®Þa ®iÓm cña dù ¸n, vµ, nÕu thÝch hîp, t×m mÆt b»ng cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, l¾p ®Æt. LÞch tr×nh cho mua s¾m C¸c ho¹t ®éng mua s¾m vµ ký hîp ®ång ®Ó mua ®­îc hµng ho¸ vµ dÞch vô cho dù ¸n. LÞch tr×nh nh©n lùc C¸c ho¹t ®éng tuyÓn, ®µo t¹o vµ s¾p xÕp nh©n sù. LÞch tr×nh tµi chÝnh Tr×nh tù xóc tiÕn c¸c cam kÕt kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c thêi ®iÓm chi tiªu cho dù ¸n. LÞch tr×nh x©y dùng C¸c ho¹t ®éng tuÇn tù ®Ó tiÕn hµnh x©y dùng c¸c phÇn c«ng viÖc cña dù ¸n. KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ C¸c ho¹t ®éng thu thËp sè liÖu vµ thêi gian thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸. 30. Cã nhiÒu ph­¬ng ph¸p x©y dùng lÞch tr×nh vµ khi lùa chän ph¶i c©n nh¾c xem ph­¬ng ph¸p nµo sÏ thÝch hîp cho dù ¸n, dÔ sö dông vµ dÔ cËp nhËt lÞch tr×nh. Tèt nhÊt lµ cã ®­îc mét lÞch tr×nh ®¬n gi¶n, kh«ng qu¸ phøc t¹p ®Ó tÊt c¶ c¸c bªn quan t©m cã thÓ hiÓu vµ sö dông dÔ dµng còng nh­ th­êng xuyªn cËp nhËt ®­îc nã. Cã thÓ x©y dùng lÞch tr×nh d­íi c¸c h×nh thøc sau: 1. B¶ng c¸c ho¹t ®éng vµ sù kiÖn. C¸ch lËp lÞch tr×nh ®¬n gi¶n nhÊt lµ liÖt kª thµnh b¶ng c¸c ho¹t ®éng hoÆc sù kiÖn, theo tr×nh tù dù kiÕn sÏ diÔn ra, cïng víi thêi gian sÏ diÔn ra. Ph­¬ng ph¸p nµy th­êng thÝch hîp víi nh÷ng dù ¸n ®¬n gi¶n, tøc lµ nh÷ng dù ¸n chØ cã Ýt bªn chÞu tr¸ch nhiÖm. 2. BiÓu ®å khèi. Khi mét vµi ho¹t ®éng ®­îc ®­a vµo lÞch tr×nh x¶y ra ®ång thêi hoÆc chång chÐo vÒ thêi gian thùc hiÖn th× tr×nh bµy d­íi d¹ng biÓu ®å khèi sÏ tiÖn lîi h¬n bëi nã mang ®Õn cho ng­êi sö dông mét bøc tranh vÒ tr×nh tù c¸c ho¹t ®éng tõ khi b¾t ®Çu cho ®Õn khi kÕt thóc. BiÓu ®å khèi sÏ chØ ra c¸c thêi ®iÓm b¾t ®Çu vµ kÕt thóc cña mét sù kiÖn, c¸c thêi ®iÓm ®ång thêi diÔn ra c¸c sù kiÖn vµ sù ®an xen c¸c sù kiÖn. Nh÷ng th«ng tin trªn biÓu ®å, ®Æc biÖt lµ phÇn th«ng tin vÒ c¸c sù kiÖn ®an xen nhau cho phÐp kÕt luËn nhanh chãng vÒ ¶nh h­ëng cña sù chËm trÔ cña mét ho¹t ®éng tíi mét ho¹t ®éng kh¸c. ViÖc vÏ vµ ®äc biÓu ®å khèi th­êng kh«ng khã nªn cã thÓ xem xÐt sö dông kiÓu biÓu ®å nµy trong viÖc lËp lÞch tr×nh cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p võa ph¶i. 3. S¬ ®å m¹ng l­íi. C¸c s¬ ®å m¹ng l­íi nh­ CPM hay PERT rÊt phï hîp víi nh÷ng dù ¸n phøc t¹p, tøc lµ nh÷ng dù ¸n ph¶i ph©n tÝch, lËp lÞch tr×nh vµ tæng hîp nhiÒu ho¹t ®éng. Tuy nhiªn, nh÷ng s¬ ®å nµy cã nh­îc ®iÓm lµ ®ßi hái ph¶i cã chuyªn m«n ®¸ng kÓ ®Ó x©y dùng vµ sö dông, vµ nÕu kh«ng ®­îc vi tÝnh ho¸, th­êng tèn thêi gian cËp nhËt. Tõ gãc ®é thùc tiÔn, chØ nªn sö dông ph­¬ng ph¸p CPM hay PERT khi ng­êi ®­îc giao tr¸ch nhiÖm lËp lÞch tr×nh ®· quen thuéc víi c¸c ph­¬ng ph¸p nµy. ViÖc vÏ ra ®­îc c¸c s¬ ®å m¹ng l­íi ®· ®¬n gi¶n ho¸ ®Ó biÓu diÔn mèi quan hÖ gi÷a c¸c yÕu tè vµ c¸c ho¹t ®éng cô thÓ cña dù ¸n th­êng lµ 9
  18. 18. kh«ng khã, song viÖc cËp nhËt l¹i phøc t¹p vµ dÔ bÞ sao l·ng. Tuy nhiªn, do d¹ng s¬ ®å m¹ng l­íi thÓ hiÖn ®­îc c¸c ®iÓm mµ t¹i ®ã mét vµi ho¹t ®éng nµo ®ã g©y ¶nh h­ëng ®Õn c¸c ho¹t ®éng kh¸c nªn h×nh thøc s¬ ®å m¹ng l­íi ®· ®¬n gi¶n ho¸ th­êng h÷u Ých trong viÖc x©y dùng lÞch tr×nh c¬ b¶n ban ®Çu vµ lµ c¬ së ®Ó lËp b¶n lÞch tr×nh cuèi cïng cho dù ¸n. Phô lôc 3 cña s¸ch sÏ h­íng dÉn viÖc x©y dùng vµ sö dông c¸c lÞch tr×nh m¹ng l­íi cho viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm so¸t. Phô lôc 3 còng th¶o luËn thªm vÒ viÖc c©n ®èi nguån lùc - ®©y chÝnh lµ mét phÇn cña nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch. 31. Th«ng th­êng, thêi ®iÓm tham chiÕu cña c¸c ho¹t ®éng trong dù ¸n sÏ dùa vµo ngµy ký hiÖp ®Þnh vay vèn. Cã thÓ hoµn tÊt viÖc x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn sau khi Ng©n hµng ®· phª chuÈn dù ¸n, nh­ng kh«ng muén h¬n thêi ®iÓm ký kÕt hiÖp ®Þnh vay vèn. 32. Trong hÇu hÕt c¸c tr­êng hîp, x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn cuèi cïng lµ c«ng viÖc tèn nhiÒu thêi gian. V× vËy, lóc ®Çu chØ nªn lªn kÕ ho¹ch cho nh÷ng ho¹t ®éng hîp lý vµ cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc dÔ dµng. ViÖc lËp lÞch tr×nh c¸c ho¹t ®éng cßn l¹i cña dù ¸n sÏ tiÕn hµnh sau khi ®· dù ®o¸n ®­îc t­¬ng ®èi ch¾c ch¾n lµ chóng sÏ ®­îc thùc hiÖn. 33. Ph©n chia dù ¸n thµnh c¸c nh¸nh c«ng viÖc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ­íc tÝnh c¸c yªu cÇu nguån lùc cho mçi c«ng viÖc. Cã thÓ s¾p xÕp c¸c c«ng viÖc theo møc ®é ­u tiªn hay biÓu thÞ c¸c c«ng viÖc trªn s¬ ®å m¹ng l­íi vµ sau ®ã tæng hîp vµo s¬ ®å hay biÓu ®å tæng thÓ nh»m môc ®Ých kiÓm so¸t dù ¸n. Víi c¸c c«ng viÖc nhá, chi phÝ cña tõng c«ng viÖc sÏ dÔ dµng ­íc tÝnh h¬n ®Ó sau ®ã gép l¹i thµnh ­íc tÝnh chi phÝ cho c¸c c«ng viÖc chÝnh, vµ cuèi cïng, cho toµn bé dù ¸n. T­¬ng tù nh­ vËy, cã thÓ m« t¶ chi tiÕt kÕ ho¹ch cho tõng c«ng viÖc ë nh÷ng ph©n cÊp thÊp nhÊt råi tæng hîp thµnh d¹ng tãm t¾t h¬n gièng nh­ trong tæng quan vÒ c¸c néi dung dù ¸n chÝnh. Phô lôc 4 tr×nh bµy thªm h­íng dÉn vÒ viÖc ph©n chia dù ¸n víi viÖc sö dông mét c«ng cô gäi lµ c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc (Work Breakdown Structure- WBS). D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n 34. Mét trong nh÷ng nhiÖm vô chÝnh cña giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n lµ chØ ®Þnh ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n vµ x¸c ®Þnh lo¹i h×nh ®¬n vÞ phï hîp nhÊt tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n. §©y lµ mét néi dung th­êng ®­îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thÈm ®Þnh dù ¸n. Khi ®· quyÕt ®Þnh chän ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn x¸c ®Þnh c¸c kiÕn thøc chuyªn m«n vµ tr×nh ®é kÜ n¨ng cÇn thiÕt, kÓ c¶ thuª t­ vÊn cho dù ¸n. 35. Trong néi bé ®¬n vÞ thùc hiÖn, cã thÓ thµnh lËp mét bé phËn chÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét dù ¸n ®Æc biÖt. Nhãm nµy th­êng ®­îc biÕt ®Õn víi tªn gäi lµ V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO), vµ trong mét sè tr­êng hîp ®­îc gäi b»ng tªn kh¸c. §©y lµ bé phËn cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn, kiÓm so¸t vµ gi¸m s¸t dù ¸n. C¸n bé v¨n phßng dù ¸n cã thÓ ®­îc lÊy tõ nh©n sù hiÖn t¹i trong ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n hoÆc tuyÓn thªm/thuª thªm tõ c¸c nguån bªn ngoµi cho thêi gian thùc hiÖn dù ¸n. Phô lôc 5 m« t¶ mét sè chøc n¨ng cña c¸c c¸n bé trong V¨n phßng dù ¸n. 10
  19. 19. E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n 36. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n bao gåm lËp ng©n s¸ch cho dù ¸n, x©y dùng hÖ thèng kiÓm so¸t vµ h¹ch to¸n chi phÝ ®Ó ghi chÐp vµ gi¸m s¸t c¸c kho¶n chi tiªu kh¸c nhau cho dù ¸n. ViÖc lËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n còng cÇn ph¶i cã ph­¬ng ph¸p ®Ó ®¶m b¶o ph©n bæ ng©n s¸ch kÞp thêi vµ gi¶i ng©n theo ®óng thñ tôc vµ quy ®Þnh ®· ®Ò ra; x¸c ®Þnh yªu cÇu kiÓm to¸n kinh phÝ ®Ó kiÓm ®Þnh c¸c kho¶n chi tiªu phï hîp còng nh­ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. 1. LËp ng©n s¸ch dù ¸n 37. LËp ng©n s¸ch lµ qu¸ tr×nh dù tÝnh vµ ­íc tÝnh c¸c yªu cÇu tµi chÝnh cña mét dù ¸n, x¸c ®Þnh c¸c nguån kinh phÝ vµ ¸p dông c¸c biÖn ph¸p ®Ó ®¶m b¶o cã ®ñ kinh phÝ vµo ®óng lóc cÇn thiÕt. MÆc dï qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch ®­îc b¾t ®Çu tõ giai ®o¹n x©y dùng dù ¸n, khi chi phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù ¸n ph¶i ®­îc ­íc tÝnh, qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch vÉn tiÕp tôc c¶ trong suèt giai ®o¹n thÈm ®Þnh lµ khi mµ c¸c con sè ­íc tÝnh ®­îc xem xÐt l¹i vµ chØnh lý thªm, vµ thËm chÝ kÐo dµi cho ®Õn tËn giai ®o¹n thùc hiÖn, khi tiÕn hµnh ph©n bæ vµ ph©n bæ l¹i kinh phÝ nh»m ®¸p øng chi tiªu th­êng xuyªn cho dù ¸n. 38. Ng©n s¸ch cho toµn dù ¸n ®­îc lËp dùa trªn ­íc tÝnh chi phÝ cho c¸c kÕ ho¹ch c«ng viÖc chi tiÕt. Nh÷ng chi phÝ nµy ®­îc tæng hîp dÇn lªn theo tõng cÊp c«ng viÖc nh­ trong c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc cho ®Õn khi cã ®­îc tæng chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. ¦íc tÝnh chi phÝ cña c¸c phÇn viÖc do t­ vÊn vµ c¸c nhµ thÇu kh¸c thùc hiÖn cã thÓ ph¶i ®­îc x¸c nhËn hoÆc ®iÒu chØnh sau c¸c cuéc ®µm ph¸n. Ngoµi c¸c chi phÝ trùc tiÕp, ph¶i ­íc tÝnh c¶ c¸c chi phÝ qu¶n lý, c¸c kho¶n dù phßng vµ c¸c chi phÝ tµi chÝnh kh¸c. KÕt qu¶ cuèi cïng cÇn ph¶n ¸nh mét ­íc tÝnh kh¸ gÇn víi thùc tÕ nh»m tr¸nh nh÷ng r¾c rèi sau nµy vÒ mÆt tµi chÝnh do chi kh«ng hÕt hay béi chi. Chi kh«ng hÕt sÏ g©y l·ng phÝ xÐt vÒ sè vèn ®· ®­îc cam kÕt mµ kh«ng ®­îc sö dông, trong khi chi v­ît ng©n s¸ch dÔ dÉn ®Õn sù chËm trÔ cho dù ¸n nÕu khã t×m ®­îc ng©n s¸ch bæ sung. 39. Phª duyÖt ng©n s¸ch ch­a ph¶i lµ b­íc cuèi cïng cña chu tr×nh dù th¶o ng©n s¸ch mµ tíi giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, cÇn duyÖt l¹i ®Ó xem ng©n s¸ch cã cßn ý nghÜa s¸t víi thùc tÕ hay kh«ng. Lu«n nhí r»ng ng©n s¸ch chØ ®­îc x©y dùng tõ c¸c ­íc tÝnh chi phÝ dù ¸n vµo thêi ®iÓm b¾t ®Çu giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch vµ cã thÓ kh«ng cßn chÝnh x¸c do nh÷ng biÕn ®æi khi chuyÓn sang giai ®o¹n thùc hiÖn. Th­êng th­êng sau khi ký kÕt hîp ®ång hay sau khi thay ®æi mét sè h¹ng môc trong dù ¸n hoÆc c¸c phÇn c«ng viÖc cña dù ¸n ë giai ®o¹n thùc hiÖn sÏ xuÊt hiÖn thªm c¸c th«ng tin bæ sung hay th«ng tin ®­îc cËp nhËt. Bëi vËy nªn kÞp thêi tiÕn hµnh ®iÒu chØnh ng©n s¸ch. Mét ng©n s¸ch cËp nhËt ®ãng vai trß v« cïng quan träng ®Ó dù tÝnh chi phÝ hoµn thµnh tõng phÇn viÖc trong dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n lu«n ph¶i dù ®o¸n t­¬ng ®èi chÝnh x¸c nhu cÇu ng©n s¸ch cho c¸c ho¹t ®éng ®Ó cÊp kinh phÝ ®ñ vµ ®óng thêi gian, vµ nh­ vËy sÏ gióp cho c«ng viÖc khái bÞ t¹m dõng. 40. Ngoµi c¸c kho¶n chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n cßn ph¸t sinh c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp, nh­ chi phÝ hµnh chÝnh vµ chi phÝ qu¶n lý cè ®Þnh. Ph¶i tÝnh to¸n ®Çy ®ñ nh÷ng chi phÝ nµy vµo ng©n s¸ch dù ¸n vµ ph¶i kiÓm so¸t chóng s¸t sao nh»m tr¸nh tr­êng hîp chi phÝ gi¸n tiÕp trë nªn qu¸ cao so víi chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. §ång thêi, cÇn dù 11
  20. 20. trï ng©n s¸ch cho c¸c kho¶n dù phßng, nh÷ng môc cã kh¶ n¨ng lµm t¨ng chi phÝ cña dù ¸n. 41. Trong viÖc tÝnh to¸n cÊp kinh phÝ cho thùc hiÖn dù ¸n, bªn vay vèn th­êng kh«ng tÝnh tÊt c¶ kho¶n tiÒn cÇn thiÕt cho toµn bé dù ¸n vµo ng©n s¸ch mét n¨m, trong khi ®ã viÖc ph©n bæ ®­îc tÝnh trªn c¬ së tõng n¨m, dùa vµo dù to¸n chi tiªu cña n¨m ®ã. V× vËy Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn cung cÊp cho ng­êi dù th¶o ng©n s¸ch nh÷ng con sè ­íc tÝnh kinh phÝ cÇn thiÕt ®Ó ®­a vµo ng©n s¸ch hµng n¨m cña chÝnh phñ. Mét khã kh¨n cã thÓ gÆp ph¶i lµ h¹n chÕ vÒ ng©n s¸ch - kh«ng ®ñ tiÒn ®Ó ph©n bæ cho dù ¸n. ThËm chÝ cã tr­êng hîp ®· ®­îc ph©n bæ nh­ng viÖc cÊp ph¸t thùc tÕ vÉn bÞ chËm trÔ hay kh«ng ®­îc thùc hiÖn do kho b¹c nhµ n­íc kh«ng cã tiÒn. 42. ViÖc dù ®o¸n chi tiªu ®­îc dùa trªn lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ tõ ®ã cã thÓ tÝnh to¸n c¸c kho¶n chi theo lÞch tr×nh nh­ thanh to¸n cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp, mua ®Êt, vµ l­¬ng cho c¸n bé V¨n phßng dù ¸n. Nh»m gióp cho viÖc kiÓm so¸t tµi chÝnh, nªn chia ng©n s¸ch cña c¶ n¨m thµnh ng©n s¸ch theo th¸ng hoÆc quý - c¸ch nµy cho phÐp Gi¸m ®èc dù ¸n lËp kÕ ho¹ch vµ c©n ®èi luång tiÒn mÆt nh»m tèi ­u ho¸ viÖc sö dông ng©n s¸ch hay ®Ó ®¶m b¶o tÝnh liªn tôc trong viÖc cÊp kinh phÝ. 2. H¹ch to¸n chi phÝ 43. Môc tiªu c¬ b¶n cña h¹ch to¸n chi phÝ lµ cung cÊp cho bªn vay vèn, ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn vµ Gi¸m ®èc dù ¸n th«ng tin tµi chÝnh phôc vô c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t chi phÝ cña dù ¸n. §Ó sö dông ®­îc, th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c, cËp nhËt vµ cã hµm l­îng th«ng tin cao. §iÒu nµy cã nghÜa lµ cÇn cã hÖ thèng ñy quyÒn chi vµ duyÖt chi tiªu, hÖ thèng ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n cïng hÖ thèng ph©n lo¹i, ghi chÐp vµ b¸o c¸o c¸c giao dÞch. Ngoµi ra, c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång cho vay th­êng quy ®Þnh ®¬n vÞ thùc hiÖn më c¸c tµi kho¶n phï hîp cho dù ¸n vµ hµng n¨m nép b¸o c¸o tµi chÝnh ®· kiÓm to¸n cho Ng©n hµng. Mét t×nh tr¹ng th­êng gÆp lµ c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng ®¸p øng ®­îc quy ®Þnh nµy do chËm trÔ trong viÖc chèt sæ s¸ch kÕ to¸n. 44. Mét hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ dù ¸n hiÖu qu¶ ph¶i tÝnh ®­îc ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c kho¶n chi tiªu cña dù ¸n, so s¸nh nh÷ng chi tiªu nµy víi c¸c dù trï ban ®Çu, t×m ra nguyªn nh©n g©y chªnh lÖch, x¸c ®Þnh ®­îc sè d­, hç trî c«ng t¸c thanh to¸n vµ ®­a ra bøc tranh râ rµng vÒ t×nh h×nh chi phÝ cña dù ¸n t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo. 45. Nh×n chung, Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ vµ nép b¶n b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc kiÓm to¸n hµng n¨m cho Ng©n hµng. VÒ ®iÓm nµy, hîp ®ång vay vèn th­êng quy ®Þnh râ vµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i ®Æc biÖt cè g¾ng ®Ó hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm. NÕu nhãm thùc hiÖn dù ¸n thiÕu kÕ to¸n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tuyÓn dông ngay mét ng­êi thÝch hîp cho vÞ trÝ nµy. Phô lôc 6 tr×nh bµy c¸c néi dung c¬ b¶n cña hÖ thèng h¹ch to¸n vµ kiÓm to¸n chi phÝ dù ¸n. 3. Thñ tôc gi¶i ng©n kinh phÝ 46. Kinh phÝ ®­îc cÊp ®Òu ®Æn lµ yÕu tè quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n nhanh chãng. Qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch cho gi¶i ng©n chñ yÕu bao gåm viÖc x©y dùng c¸c thñ tôc x¸c minh tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c kho¶n thanh to¸n, c¸c thñ tôc thanh to¸n 12
  21. 21. cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp vµ c¸c thñ tôc yªu cÇu rót vèn vay tõ Ng©n hµng. LÞch tr×nh gi¶i ng©n cho tõng phÇn viÖc chÝnh cña dù ¸n ph¶i ®­îc x©y dùng theo hµng quý vµ ph¶i tiÕn hµnh so s¸nh kÕ ho¹ch víi gi¶i ng©n thùc tÕ theo thêi gian. So s¸nh lÞch tr×nh gi¶i ng©n theo kÕ ho¹ch víi lÞch tr×nh gi¶i ng©n thùc tÕ vµ víi tiÕn ®é x©y dùng lµ nh÷ng chØ tiªu quan träng ®Ó dù b¸o “tæng chi phÝ ®Ó hoµn thµnh dù ¸n” vµ hç trî c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t chi phÝ. 47. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ c¸c nguån kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c thùc tiÔn vµ thñ tôc gi¶i ng©n cña mçi tæ chøc tµi trî. Trong quan hÖ víi Ng©n hµng, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn hiÓu c¸c h­íng dÉn gi¶i ng©n kho¶n vay cña Ng©n hµng theo cuèn S¸ch h­íng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay. F. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm so¸t dù ¸n 48. Mét kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®Çy ®ñ, nh­ ®· th¶o luËn ë phÇn III-C, gåm viÖc x©y dùng lÞch tr×nh dù ¸n tæng thÓ, bé m¸y tæ chøc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ lÞch tr×nh d¹ng s¬ ®å víi tr×nh tù c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng. Mçi ho¹t ®éng trong lÞch tr×nh d¹ng s¬ ®å ®­îc biÓu diÔn víi thêi h¹n vµ ng©n s¸ch ®· tÝnh to¸n th«ng qua c¸c b­íc lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc, ph©n bæ nguån lùc, ­íc tÝnh chi phÝ, lÞch tr×nh sö dông nh©n lùc vµ thiÕt bÞ x©y dùng. Nh­ vËy, mét kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®Çy ®ñ sÏ gåm toµn bé c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô kÌm theo chi phÝ vµ lÞch tr×nh cña chóng. Ngoµi ra kÕ ho¹ch ®ã cßn m« t¶ c¸ch thùc hiÖn c¸c yªu cÇu kÜ thuËt cña dù ¸n. ChÝnh v× lÏ ®ã, cÇn lËp ra nh÷ng quy ®Þnh kiÓm so¸t toµn bé c¸c th«ng sè cña dù ¸n nh»m môc tiªu hoµn thµnh dù ¸n ®óng thêi gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch ®­îc cÊp, ®ång thêi ®¸p øng tèt chÊt l­îng kÜ thuËt. 1. KiÓm so¸t ng©n s¸ch, chi phÝ vµ lÞch tr×nh 49. Sau khi ng©n s¸ch dù ¸n ®· ®­îc x©y dùng, ph¶i tiÕn hµnh kiÓm so¸t ng©n s¸ch b»ng c¸ch x¸c ®Þnh chÝnh x¸c kinh phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù ¸n, x¸c ®Þnh ®­îc c¸n bé cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý ng©n s¸ch vµ biÕt ®­îc nh÷ng c¬ chÕ vµ thñ tôc ®· ®­îc thiÕt lËp ®Ó nhËn kinh phÝ tõ c¸c nguån quy ®Þnh vµ ®Ó gi¸m s¸t chi tiªu. 50. Mét nhiÖm vô quan träng cña Gi¸m ®èc dù ¸n lµ kiÓm so¸t chi phÝ. KiÓm so¸t chi phÝ thùc chÊt lµ tèi ­u ho¸ chi tiªu so víi khèi l­îng c«ng viÖc hoµn thµnh, hay nãi c¸ch kh¸c lµ lµm sao ®Ó thùc hiÖn ®­îc nhiÒu viÖc nhÊt tõ ng©n s¸ch ®· cho. KiÓm so¸t chi phÝ ®ång nghÜa víi t¨ng hiÖu qu¶ vµ tr¸nh nh÷ng chi tiªu l·ng phÝ vµ kh«ng cÇn thiÕt hay kh«ng ®­îc phÐp. Do ®ã, lËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t chi phÝ cÇn bao gåm viÖc x©y dùng c¸c thñ tôc vÒ ñy quyÒn thùc hiÖn c«ng viÖc; so s¸nh chi tiªu vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng víi ng©n s¸ch dù ¸n; kiÓm so¸t chi tiªu hµnh chÝnh vµ nh©n sù; so s¸nh gi¸ ®Êu thÇu víi ­íc tÝnh cña chñ dù ¸n; gi¸m s¸t “tæng chi phÝ ®Ó hoµn thµnh dù ¸n”; kiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n; gi¸m s¸t khèi l­îng c«ng viÖc hoµn tÊt ®Ó thanh to¸n cho c¸c nhµ thÇu; ®¶m b¶o thiÕt kÕ vµ c¸c ho¹t ®éng x©y dùng/l¾p ®Æt cã hiÖu qu¶ vÒ chi phÝ vµ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh khi chi tiªu thùc tÕ kh«ng ®óng so víi kÕ ho¹ch. 51. LËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t lÞch tr×nh dù ¸n bao gåm viÖc kiÓm so¸t c¸c nguyªn nh©n cã kh¶ n¨ng g©y ra sù chËm trÔ b»ng c¸ch quy ®Þnh râ c¸ch thøc phª chuÈn vµ 13
  22. 22. c¸c kªnh ra quyÕt ®Þnh nh»m gi¶m thiÓu sè ng­êi ra quyÕt ®Þnh; kiÓm so¸t c¸c lçi trong thiÕt kÕ; gi¸m s¸t chÊt l­îng thiÕt bÞ vµ chÊt l­îng c«ng tr×nh x©y dùng; ¸p dông c¸c hÖ thèng ®¸nh gi¸ gi÷a kú thÝch hîp; kiÓm so¸t nguy c¬ ®×nh c«ng vµ kh¶ n¨ng can thiÖp, kÝch ®éng tõ bªn ngoµi; kiÓm so¸t nh÷ng nguy c¬ chËm trÔ do vËn chuyÓn vµ giao hµng; thùc hiÖn ph©n tÝch rñi ro vµ qu¶n lý rñi ro; th­êng xuyªn kiÓm ®Þnh l¹i lÞch tr×nh dù tÝnh ban ®Çu ®Ó ®¶m b¶o gÇn víi thùc tÕ; kiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi trong ph¹m vi vµ ph©n bæ nguån lùc. Thªm vµo ®ã, Gi¸m ®èc dù ¸n nªn ®Þnh kú tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng dù ¸n vµ c¸c xu h­íng vµ xem xÐt l¹i ngµy dù ®Þnh hoµn thµnh dù ¸n. Ph¶i cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi ®èi víi ho¹t ®éng bÞ chËm trÔ ®Ó ®¶m b¶o ®óng môc tiªu thêi gian. 2. KiÓm so¸t chÊt l­îng kÜ thuËt 52. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t yÕu tè quan träng thø ba - chÊt l­îng kÜ thuËt cña dù ¸n khi hoµn thµnh. Nh÷ng yªu cÇu ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô nµy gåm x©y dùng c¸c biÖn ph¸p kiÓm tra chÊt l­îng, nh­ ®¸nh gi¸ cña nh÷ng c¸n bé chuyªn m«n vÒ c¸c th«ng sè, yªu cÇu kü thuËt vµ b¸o c¸o kü thuËt cña t­ vÊn; kiÓm tra thiÕt bÞ tr­íc khi göi vµ sau khi thiÕt bÞ ®Õn c«ng tr­êng; kiÓm tra viÖc x©y dùng vµ l¾p ®Æt thiÕt bÞ; kiÓm tra nguyªn vËt liÖu (®Êt, bª t«ng, nhùa ®­êng, v.v.) trong thêi gian x©y dùng ®Ó ®¶m b¶o ®óng yªu cÇu kü thuËt; vµ kiÓm tra thiÕt bÞ vµ c¸c hÖ thèng tr­íc khi chuyÓn giao cho ng­êi sö dông. LËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t kü thuËt còng ph¶i x©y dùng c¸c quy ®Þnh thñ tôc kiÓm tra, danh s¸ch nh÷ng néi dung cÇn kiÓm tra vµ mÉu b¸o c¸o kiÓm tra vµ kiÓm ®Þnh. Gi¸m ®èc dù ¸n nªn tuyÓn c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n ®Ó x©y dùng vµ thùc hiÖn hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng. 3. C¸c yªu cÇu vµ thñ tôc lËp b¸o c¸o dù ¸n 53. B¸o c¸o t×nh h×nh dù ¸n lµ c¬ së quan träng cho phÐp Gi¸m ®èc dù ¸n so s¸nh diÔn biÕn thùc tÕ trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n víi kÕ ho¹ch ®­îc lËp ra trong giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt. NÕu diÔn biÕn thùc tÕ kh¸c víi nh÷ng dù kiÕn ban ®Çu th× ngay lËp tøc Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i x¸c ®Þnh nguyªn do cña sù kh¸c biÖt nµy ®Ó kÞp thêi cã biÖn ph¸p kh¾c phôc. 54. Ng©n hµng cÇn c¸c b¸o c¸o dù ¸n cËp nhËt vµ nªu lªn ®­îc nh÷ng sai lÖch so víi ­íc tÝnh ban ®Çu còng nh­ c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Ng©n hµng còng cÇn c¸c th«ng tin b¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn ®iÒu kho¶n quy ®Þnh trong hå s¬ cho vay vèn. Ngoµi ra, c¶ sau khi hoµn thµnh phÇn x©y dùng dù ¸n vµ sang giai ®o¹n ho¹t ®éng, Ng©n hµng vÉn cÇn c¸c b¸o c¸o cung cÊp th«ng tin th­êng xuyªn ®Ó ®¸nh gi¸ lîi Ých do dù ¸n mang l¹i so víi chi phÝ cña dù ¸n vµ víi nh÷ng kú väng ban ®Çu. 55. Ph¶i x©y dùng mét hÖ thèng lËp b¸o c¸o tiÕn ®é ®Ó cung cÊp nh÷ng th«ng tin tho¶ m·n nhu cÇu ng­êi ®äc b¸o c¸o. C¸c c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thiÕt lËp hÖ thèng lËp b¸o c¸o tiÕn ®é nªn xem xÐt l¹i b¸o c¸o thÈm ®Þnh dù ¸n vµ c¸c hå s¬ cho vay ®Ó x¸c ®Þnh lo¹i th«ng tin cÇn b¸o c¸o, chu kú nép b¸o c¸o vµ mÉu b¸o c¸o. Trong c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é, th«ng tin cung cÊp sÏ kh¸c nhau tïy thuéc dù ¸n vµ lÜnh vùc ho¹t ®éng. 56. §¬n vÞ tham gia thùc hiÖn ph¶i cã b¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n sau khi phÇn thùc hiÖn dù ¸n kÕt thóc. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ quy ®Þnh nµy vµ chuÈn bÞ s½n trong 14
  23. 23. hÖ thèng tËp hîp vµ xö lý sè liÖu cña m×nh nh÷ng sè liÖu cÇn thiÕt cho viÖc lËp b¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n. 4. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi 57. NhiÒu thay ®æi th­êng x¶y ra trong giai ®o¹n thiÕt kÕ chi tiÕt, trong mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô, trong khi l¾p ®Æt/x©y dùng, vµ thËm chÝ c¶ trong giai ®o¹n thuª vËn hµnh dù ¸n. Nh÷ng thay ®æi sÏ do Gi¸m ®èc dù ¸n, c¸c nhµ t­ vÊn dù ¸n, hay c¸c nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng ®Ò ra vµ cã thÓ bao gåm c¶ nh÷ng thay ®æi so víi c¸c kÕ ho¹ch ban ®Çu vµ c¸c ­íc tÝnh chi phÝ ph¸t sinh tõ viÖc ®iÒu chØnh quy m«, yªu cÇu kÜ thuËt, hay yªu cÇu vÒ hµng ho¸ vµ dÞch vô. Nh÷ng thay ®æi ®ã cã thÓ lµm ¶nh h­ëng hoÆc kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn lÞch tr×nh thùc hiÖn, chi phÝ dù ¸n hay yªu cÇu kÜ thuËt cña dù ¸n, hoÆc cã thÓ chØ ¶nh h­ëng ®Õn mét hoÆc hai trong sè nh÷ng yÕu tè quan träng nµy cña dù ¸n. 58. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x©y dùng c¸c thñ tôc cho viÖc thùc hiÖn thay ®æi vµ kiÓm so¸t chóng. §Ó lµm nh­ vËy, ph¶i nghiªn cøu nh÷ng thay ®æi kÐo theo vÒ dù trï chi phÝ, lîi Ých vµ tÝnh n¨ng kü thuËt tr­íc khi cho phÐp tiÕn hµnh thay ®æi. Nh÷ng thñ tôc nµy cßn bao gåm c¸c thñ tôc phª chuÈn x¸c nhËn ng­êi cã thÈm quyÒn phª chuÈn vµ ph­¬ng thøc phª chuÈn. 5. Qu¶n lý sè liÖu cña dù ¸n 59. Chøc n¨ng quan träng kh¸c cña qu¶n lý dù ¸n lµ duy tr× ®Çy ®ñ sæ s¸ch dù ¸n. Tr­íc mét thùc tÕ lµ c¸c sù kiÖn diÔn ra dån dËp vµ yªu cÇu kiÓm so¸t dù ¸n, rÊt cÇn ph¶i thu thËp vµ ph©n tÝch, xö lý kÞp thêi nh÷ng sè liÖu liªn quan ®Õn kÕ ho¹ch dù ¸n, tiÕn tr×nh thùc hiÖn, nhu cÇu, xu h­íng vµ c¸c thay ®æi lµm c¬ së ra quyÕt ®Þnh. 60. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh lo¹i tµi liÖu vµ sè liÖu cÇn thiÕt cho c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch, kiÓm so¸t dù ¸n vµ c¸c yªu cÇu b¸o c¸o dù ¸n. C¸c Gi¸m ®èc dù ¸n kh«ng cã kinh nghiÖm cã thÓ gÆp ph¶i mét vµi khã kh¨n víi nhiÖm vô nµy. Phô lôc 7 cung cÊp danh s¸ch mét sè lo¹i sæ s¸ch dù ¸n cã thÓ cÇn ®Õn nh»m x©y dùng c¬ së d÷ liÖu cho dù ¸n lµm c¬ së cho hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. 6. Qu¶n lý c¸c nhµ t­ vÊn, nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt 61. Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm ®¶m b¶o r»ng c¸c nhµ t­ vÊn dù ¸n, nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt thùc hiÖn ®óng víi cam kÕt trong hîp ®ång. Do ®ã, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn cã kÕ ho¹ch gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng cña nh÷ng ®èi t­îng ®ã theo mét sè c¸ch d­íi ®©y. 62. C¸c thñ tôc qu¶n lý ho¹t ®éng cña nhµ t­ vÊn: (i) ®¸nh gi¸ chÊt l­îng thùc hiÖn vÒ mÆt kü thuËt ë c¸c thêi ®iÓm kh¸c nhau trong giai ®o¹n nhµ t­ vÊn cung cÊp dÞch vô; (ii) kiÓm tra c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é ®Þnh kú b¾t buéc cña nhµ t­ vÊn; (iii) ®¸nh gi¸ sù trao ®æi cña nhµ t­ vÊn víi Gi¸m ®èc dù ¸n vµ c¸n bé cña V¨n phßng dù ¸n t¹i c¸c cuéc häp th­êng kú; (iv) gi¸m s¸t chÆt chÏ sù thùc hiÖn c¸c ®iÒu kho¶n hîp ®ång cña nhµ t­ vÊn; vµ (v) ®¸nh gi¸ lÇn cuèi tr­íc khi chÊp nhËn c«ng viÖc ®· thùc hiÖn. 63. C¸c thñ tôc qu¶n lý ho¹t ®éng cña nhµ cung cÊp: (i) gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c yªu cÇu trong hîp ®ång vÒ tr×nh b¶n vÏ thiÕt kÕ vµ chøng nhËn chÊt l­îng nguyªn vËt 15
  24. 24. liÖu cña nhµ cung cÊp; (ii) xem xÐt l¹i c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é ®Þnh kú vÒ chÕ t¹o vµ giao hµng; (iii) kiÓm ®Þnh hµng ho¸ khi ®ang ®­îc chÕ t¹o ®Ó ®¶m b¶o tu©n thñ yªu cÇu kÜ thuËt; (iv) kiÓm ®Þnh ®ãng gãi hµng ho¸ tr­íc khi giao hµng; vµ (v) kiÓm ®Þnh hµng ho¸ giao t¹i c«ng tr­êng hay t¹i c¶ng ®Õn tr­íc khi chÊp nhËn cuèi cïng. 64. C¸c thñ tôc qu¶n lý ho¹t ®éng cña nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt gåm cã: (i) kiÓm ®Þnh th­êng xuyªn c«ng viÖc cña nhµ thÇu ®Ó ®¸nh gi¸ sù tu©n thñ c¸c quy c¸ch kü thuËt vµ tiªu chuÈn x©y dùng quèc tÕ ®· ®­îc c«ng nhËn; (ii) xem xÐt l¹i c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é ®Þnh kú b¾t buéc; (iii) yªu cÇu nhµ thÇu ®Õn dù c¸c cuéc häp dù ¸n ®Þnh kú víi Gi¸m ®èc dù ¸n; (iv) ®¶m b¶o nhµ thÇu t«n träng c¸c thñ tôc thay ®æi ®¬n hµng; (v) gi¸m s¸t chÆt chÏ sù tu©n thñ c¸c ®iÒu kho¶n hîp ®ång cña nhµ thÇu; vµ (vi) kiÓm tra lÇn cuèi c«ng viÖc mµ nhµ thÇu ®· hoµn thµnh tr­íc khi chÊp nhËn. G. X©y dùng Tµi liÖu h­íng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n 65. §Ó gióp c¸c c¸n bé míi cña V¨n phßng dù ¸n lÇn ®Çu tiªn ®­îc ph©n c«ng vµo dù ¸n hoµn thµnh tèt nhiÖm vô, nªn cã mét tµi liÖu h­íng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n kÓ tõ thêi ®iÓm b¾t ®Çu giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n. Tµi liÖu nµy cÇn bao trïm hÇu hÕt c¸c ho¹t ®éng quan träng liªn quan ®Õn thùc hiÖn dù ¸n, ®Æc biÖt lµ nh÷ng ho¹t ®éng ®ßi hái sù phèi hîp ho¹t ®éng cña nhiÒu nh©n viªn ®ång thêi m« t¶ c¸ch tiÕn hµnh. Tµi liÖu còng nªn cung cÊp c¸c mÉu th­ tõ giao dÞch vµ chøng tõ. Tµi liÖu h­íng dÉn cÇn ®­îc cËp nhËt theo nh­ quy ®Þnh vµ bao gåm danh s¸ch nh÷ng söa ®æi, bæ sung ®­îc ®¸nh sè theo thø tù thêi gian víi chØ dÉn thÝch hîp vÒ sè trang, ®o¹n, h×nh hay sè thø tù b¶ng biÓu ®­îc söa ®æi. Phô lôc 8 tr×nh bµy ph¸c th¶o gîi ý vÒ tµi liÖu h­íng dÉn c¸c thñ tôc trong dù ¸n. 16
  25. 25. IV. Gi¸m ®èc dù ¸n 66. Bæ nhiÖm Gi¸m ®èc dù ¸n lµ yÕu tè v« cïng quan träng ®èi víi sù thµnh c«ng cña dù ¸n, vµ ®iÒu quan träng lµ Gi¸m ®èc dù ¸n ®­îc bæ nhiÖm ph¶i lµm viÖc theo chÕ ®é chÝnh nhiÖm. Gi¸m ®èc dù ¸n cã thÓ ®­îc bæ nhiÖm tõ nhiÒu nguån - mét c¸n bé lµm viÖc th­êng xuyªn trong ®¬n vÞ thùc hiÖn; mét c¸n bé lµ thµnh viªn th­êng xuyªn cña nhãm qu¶n lý dù ¸n trong ®¬n vÞ thùc hiÖn hay trong phßng ban hay tæ chøc kh¸c cña ®¬n vÞ vay vèn; mét c¸ nh©n do ®¬n vÞ thùc hiÖn thuª riªng tõ bªn ngoµi chÝnh phñ; hoÆc mét nhµ t­ vÊn bªn ngoµi hay c«ng ty t­ vÊn chuyªn vÒ qu¶n lý dù ¸n (vµ còng cã thÓ chuyªn vÒ ®iÒu hµnh vµ duy tr× c¸c trang thiÕt bÞ). Sau khi hoµn thµnh dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn dù ¸n cã thÓ trë thµnh gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c¸c c¬ së thiÕt bÞ cña dù ¸n. A. Chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n 67. Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn vµ hoµn thµnh dù ¸n ®óng thêi h¹n, trong ph¹m vi ng©n s¸ch vµ theo ®óng c¸c yªu cÇu ho¹t ®éng kÜ thuËt, Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i cã ®Çy ®ñ tr¸ch nhiÖm d­íi ®©y: 1. LËp kÕ ho¹ch dù ¸n. Hoµn thµnh kÕ ho¹ch thùc hiÖn chi tiÕt cuèi cïng. 2. §iÒu phèi dù ¸n. Phèi hîp tÊt c¶ nh÷ng ng­êi tham gia dù ¸n, nhµ t­ vÊn, nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt vµo mét nhãm lµm viÖc cã sù phèi hîp tèt. 3. TuyÓn nh©n sù vµ ®µo t¹o. TuyÓn nh©n sù ®Ó cung cÊp nh©n viªn cho ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, vµ tiÕn hµnh ®µo t¹o khi cÇn. 4. Thùc hiÖn dù ¸n. Qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng thùc hiÖn dù ¸n kh¸c nhau. 5. KiÓm so¸t vµ lËp b¸o c¸o qu¶n lý dù ¸n. Thùc hiÖn c¸c hÖ thèng kiÓm so¸t chi phÝ, lÞch tr×nh, ho¹t ®éng kÜ thuËt vµ thñ tôc lËp b¸o c¸o. 6. Phèi hîp hay liªn kÕt. X©y dùng c¸c thñ tôc phèi hîp vµ hîp t¸c víi c¸c ®¬n vÞ vµ c¸c bªn kh¸c tham gia dù ¸n hoÆc chÞu ¶nh h­ëng cña dù ¸n, bao gåm chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng, nh÷ng nhãm t­ nh©n vµ nh÷ng ng­êi sö dông cuèi cïng. 7. Qu¶n lý xung ®ét. Gi¶i quyÕt xung ®ét gi÷a nh÷ng bªn tham gia dù ¸n. 8. Qu¶n lý sù thay ®æi. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi trong dù ¸n, tiÕp nhËn vµ xö lý c¸c yªu cÇu thay ®æi, th«ng b¸o cho tÊt c¶ nh÷ng bªn tham gia dù ¸n vÒ nh÷ng thay ®æi ®­îc phÐp. 9. Qu¶n lý tµi chÝnh dù ¸n. Tæ chøc cung cÊp kinh phÝ kÞp thêi, kiÓm so¸t chi phÝ, duy tr× hÖ thèng kÕ to¸n hiÖu qu¶. 10. Thùc hiÖn ®óng theo c¸c quy ®Þnh cña hiÖp ®Þnh vay vèn. §¶m b¶o lµm ®óng theo tÊt c¶ yªu cÇu vµ ®iÒu kho¶n trong hiÖp ®Þnh vay. 11. ChuyÓn giao vµ thuª vËn hµnh dù ¸n. ChuÈn bÞ c¸c thñ tôc vµ nguån lùc cho viÖc chuyÓn giao c¸c c¬ së cña dù ¸n khi hoµn thµnh. 17
  26. 26. B. Nh÷ng phÈm chÊt cña mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt 68. Mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt cÇn cã cµng nhiÒu phÈm chÊt c¸ nh©n d­íi ®©y cµng tèt: cã mèi quan hÖ con ng­êi vµ kh¶ n¨ng l·nh ®¹o tèt; cã ý thøc c«ng b»ng; cã kh¶ n¨ng hy sinh quyÒn lîi riªng; cã kinh nghiÖm thµnh c«ng trong qu¶n lý nh÷ng dù ¸n t­¬ng tù; cã c¸ch nh×n chiÕn l­îc vÒ dù ¸n; cã hiÓu biÕt tèt vÒ c¸c nguyªn t¾c, c«ng cô vµ kü thuËt qu¶n lý dù ¸n; b¶n th©n c¸ nh©n cã quan t©m tíi viÖc qu¶n lý dù ¸n; cã kh¶ n¨ng bao qu¸t t×nh h×nh vµ biÕt giao tr¸ch nhiÖm; cã kh¶ n¨ng kiÓm so¸t nh÷ng t×nh huèng khã kh¨n vµ phøc t¹p mét c¸ch hiÖu qu¶; s½n sµng ®èi mÆt víi rñi ro, ra quyÕt ®Þnh, vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c quyÕt ®Þnh. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¨ng næ, trung thùc, kh«ng sî ®Êu tranh, chÝn ch¾n, nghÞ lùc, cã kh¶ n¨ng truyÒn ®¹t tèt, th«ng minh, s¸ng suèt, ®¸ng tin cËy, trung thµnh, vµ, mét yÕu tè cuèi cïng nh­ng kh«ng kÐm phÇn quan träng, khoÎ m¹nh vÒ thÓ x¸c vµ kh«ng bÞ bÖnh tËt ®Ó cã thÓ thùc hiÖn nhiÖm vô vµ ®¸p øng nh÷ng thö th¸ch cña c«ng viÖc. 18
  27. 27. V. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n 69. PhÇn nµy tr×nh bµy vÒ c¸c ho¹t ®éng cña Gi¸m ®èc dù ¸n trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n; hoµn thµnh c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc; thùc hiÖn ®óng c¸c ®iÒu kho¶n cho vay; mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô; gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c nhµ t­ vÊn; gi¸m s¸t phÇn viÖc x©y dùng; kiÓm so¸t chi phÝ, lÞch tr×nh vµ kÕt qu¶ kÜ thuËt; nhËn kinh phÝ gi¶i ng©n kho¶n vay; kiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n vµ phèi hîp víi c¸c tæ chøc bªn ngoµi. A. ChuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n 70. Khi b¾t ®Çu giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i thµnh lËp v¨n phßng dù ¸n, tæ chøc bé m¸y c¸n bé qu¶n lý dù ¸n vµ ph©n c«ng nhiÖm vô vµ tr¸ch nhiÖm, x©y dùng c¸c hÖ thèng th«ng tin vµ kÕ to¸n, vµ cã c¸c hµnh ®éng thÝch hîp ®Ó khëi ®éng c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c nhau. 1. Tæ chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n 71. NÕu cã thÓ, nªn ®Æt V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO) ngay t¹i ®Þa ®iÓm thùc hiÖn cña dù ¸n. Trong tr­êng hîp kh«ng thÓ thùc hiÖn ®­îc do c«ng tr­êng dù ¸n n»m ë vÞ trÝ hÎo l¸nh th× nªn xem xÐt ®Æt v¨n phßng dù ¸n ë thµnh phè gÇn nhÊt, n¬i cã chç ¨n ë, dÞch vô c«ng céng, c¸c ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn vµ th«ng tin liªn l¹c. NÕu cã nhiÒu ®iÓm dù ¸n sÏ thµnh lËp v¨n phßng chi nh¸nh ë mçi ®iÓm. §iÒu quan träng lµ V¨n phßng dù ¸n vµ c¸n bé cña v¨n phßng ph¶i s½n sµng tiÕp cËn ®iÓm dù ¸n vµ ph¶i cã ®ñ c¸c dÞch vô vµ ph­¬ng tiÖn th«ng tin liªn l¹c cÇn thiÕt cho dù ¸n. 72. V¨n phßng dù ¸n cÇn cã ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn cho nhu cÇu lµm viÖc cña nh©n viªn. V¨n phßng ph¶i réng r·i ®Ó cã chç dïng gi¸ vÏ, cã phßng héi th¶o kÝn, phßng lµm viÖc riªng cho Gi¸m ®èc dù ¸n, phßng häp kÝn, cã khu ®ùng hå s¬ v¨n phßng, khu vùc cÊt gi÷ c¸c ®å dïng v¨n phßng vµ thiÕt bÞ v¨n phßng vµ dông cô ®i hiÖn tr­êng, phßng thö nghiÖm nÕu cÇn, phßng in Ên, phßng th«ng tin vµ c¸c kho¶ng trèng trªn t­êng ®Ó treo ®å thÞ, biÓu ®å, lÞch tr×nh vµ b¶ng tin. CÇn cung cÊp cho V¨n phßng dù ¸n ®Çy ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn sinh ho¹t vµ lµm viÖc víi chÊt l­îng tèt nh­ ®iÒu hoµ kh«ng khÝ hay lß s­ëi, n­íc, ®iÖn, ¸nh s¸ng vµ tho¸t n­íc. CÇn cã c¸c khu vùc ®ç xe vµ khu vùc cÊt ®å chung nÕu cÇn. Cã c¸c biÖn ph¸p b¶o vÖ nhµ cöa, xe cé vµ khu vùc kho phßng chèng ch¸y vµ t¸c ®éng cña c¸c ®iÒu kiÖn thêi tiÕt bÊt lîi nh­ giã, m­a, bôi vµ lò lôt. Tæ chøc b¶o vÖ c¸c ph­¬ng tiÖn v¨n phßng, thiÕt bÞ, hå s¬, khu vùc kho vµ ph­¬ng tiÖn ®i l¹i chèng trém c¾p, c¸c hµnh ®éng ph¸ ho¹i vµ sù th©m nhËp cña nh÷ng ng­êi l¹. Ngoµi ra còng cÇn s¾p xÕp ®Ó b¶o vÖ søc khoÎ cho c¸n bé vµ nh©n viªn dù ¸n, nh­ tiªm chñng vµ dÞch vô y tÕ, kÓ c¶ s¬ cøu vµ cÊp cøu. CÇn chuÈn bÞ s½n c¸c thiÕt bÞ b¶o vÖ c¸ nh©n ®Æc biÖt (quÇn ¸o vµ thiÕt bÞ) cho c¸n bé v¨n phßng dù ¸n khi cÇn thiÕt. 2. TuyÓn chän vµ ®µo t¹o nh©n sù cho dù ¸n 73. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tuyÓn dông chØ nh÷ng nh©n sù cã ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n vµ nªn tr¸nh, trong ph¹m vi cã thÓ, c¸c ¸p lùc buéc tuyÓn nh÷ng ng­êi kh«ng cã chuyªn m«n cÇn thiÕt. Tuy nhiªn, ngay c¶ khi ®· cã c¸c c¸n bé ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n vÉn cÇn tæ chøc nh÷ng buæi nãi chuyÖn ®Þnh h­íng hay ®µo t¹o nh»m n©ng cao kü 19
  28. 28. n¨ng cña hä trong nh÷ng lÜnh vùc chuyªn m«n nhÊt ®Þnh. Mét trong nh÷ng ®iÓm v« cïng quan träng lµ c¸n bé cña v¨n phßng dù ¸n ph¶i lµm viÖc theo chÕ ®é chÝnh nhiÖm trong suèt giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n. 74. C¸c c¸ch s¾p xÕp c¸n bé cho v¨n phßng dù ¸n th­êng lµ ®iÒu ®éng nh©n sù biªn chÕ trong ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n hay trong c¸c ®¬n vÞ kh¸c cña bªn vay vèn trong thêi gian dù ¸n, hoÆc trùc tiÕp thuª c¸n bé ®Þa ph­¬ng hay chuyªn gia n­íc ngoµi ®Ó lµm c¸n bé th­êng xuyªn hoÆc theo hîp ®ång thuª t¹m thêi víi thêi h¹n x¸c ®Þnh. N¨ng lùc kü thuËt ph¶i lµ tiªu chuÈn chÝnh trong viÖc lùa chän c¸n bé vµ ph¶i biÕt c¸ch ph©n c«ng nh©n sù vµo nh÷ng vÞ trÝ c«ng viÖc mµ hä cã thÓ sö dông toµn bé tµi n¨ng vµ n¨ng lùc cña m×nh. 75. Nªn t×m hiÓu kü nhu cÇu ®µo t¹o vµ nÕu cÇn, thùc hiÖn viÖc nµy tr­íc khi nh÷ng ng­êi sÏ ®­îc ®µo t¹o bÞ c«ng viÖc cho¸n hÕt thêi giê. Cã thÓ thùc hiÖn viÖc ®µo t¹o d­íi c¸c h×nh thøc nh­ göi ®i ®µo t¹o chÝnh thøc t¹i tr­êng líp hoÆc ®µo t¹o t¹i chç do nh÷ng c¸n bé cã kh¶ n¨ng vµ ®ñ chuyªn m«n thùc hiÖn. ChÊt l­îng ®µo t¹o cßn cã thÓ ®­îc n©ng cao thªm b»ng c¸ch cö c¸n bé tham dù c¸c cuéc héi th¶o, líp häc hay c¸c ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o kh¸c do nh÷ng tæ chøc cã chuyªn m«n thÝch hîp víi nhu cÇu ®µo t¹o tiÕn hµnh. 3. X¸c ®Þnh vµ ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm cho c¸n bé v¨n phßng dù ¸n 76. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ®Þnh râ chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c bé phËn kh¸c nhau trong v¨n phßng dù ¸n còng nh­ cña nh÷ng c¸n bé, nh©n viªn chñ chèt. Phô lôc 5 giíi thiÖu mét vµi vÝ dô vÒ chøc n¨ng cña c¸n bé v¨n phßng dù ¸n. Ngoµi ra, nªn cã m« t¶ c«ng viÖc cho tõng vÞ trÝ trong ®éi ngò c¸n bé cña v¨n phßng dù ¸n vµ c¸c chøc n¨ng, tr¸ch nhiÖm vµ m« t¶ c«ng viÖc nµy ph¶i ®­îc in trong tµi liÖu h­íng dÉn thñ tôc dù ¸n vµ cÇn cËp nhËt hay hiÖu chØnh th­êng xuyªn theo sù thay ®æi cña t×nh h×nh chung. Ph¹m vi quyÒn quyÕt ®Þnh cña tõng c¸n bé còng cÇn ®­îc x¸c ®Þnh râ trong tµi liÖu h­íng dÉn thñ tôc dù ¸n. 4. X©y dùng hÖ thèng ghi chÐp, l­u tr÷ cho dù ¸n 77. §ång thêi víi sù thµnh lËp v¨n phßng dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i x©y dùng vµ ®­a vµo sö dông hÖ thèng, thñ tôc ghi chÐp vµ l­u tr÷ c¸c hå s¬ hµnh chÝnh cña dù ¸n. Phô lôc 7 tr×nh bµy danh s¸ch chi tiÕt mét sè lo¹i giÊy tê, tµi liÖu vµ hå s¬ hµnh chÝnh cÇn l­u tr÷ t¹i v¨n phßng dù ¸n trong thêi gian thùc hiÖn dù ¸n. 78. C¸n bé phô tr¸ch hµnh chÝnh dù ¸n cã nhiÖm vô x©y dùng c¸c thñ tôc hµnh chÝnh cña dù ¸n. §©y sÏ lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm nhËn tÊt c¶ th­ tõ vµ tµi liÖu ®Õn, ®¸nh sè kiÓm tra hay sè tham chiÕu cho tõng tµi liÖu vµ ph©n ph¸t chóng tíi c¸n bé thÝch hîp trong hoÆc ngoµi v¨n phßng dù ¸n. NÕu cÇn, c¸n bé hµnh chÝnh cã thÓ quy ®Þnh ngµy mµ tµi liÖu ph¶i ®­îc V¨n phßng dù ¸n xö lý, ghi râ ngµy nµy trªn tµi liÖu, thùc hiÖn vµ theo dâi c¸c b­íc tiÕp theo. C¸n bé hµnh chÝnh ph¶i lu«n tù kiÓm tra ®Ó thÊy r»ng c«ng viÖc l­u tr÷ ®­îc hoµn tÊt: toµn bé c¸c tµi liÖu ®Õn vµ b¶n sao c¸c tµi liÖu göi ®i ®Òu ®­îc l­u l¹i ®Çy ®ñ. Khi dù ¸n hoµn thµnh, c¸ bé hµnh chÝnh sÏ xem xÐt vµ quyÕt ®Þnh viÖc huû tõng lo¹i hå s¬ vµ tµi liÖu cña dù ¸n. 79. §Ó kiÓm so¸t viÖc chuyÓn vµ s¾p xÕp tÊt c¶ tµi liÖu dù ¸n, ng­êi qu¶n lý hµnh chÝnh nªn x©y dùng vµ ¸p dông hÖ thèng ®¸nh sè tµi liÖu cô thÓ. Khi ®¸nh sè c¸c hå s¬ 20
  29. 29. vµ tµi liÖu tham chiÕu ®Õn hay liªn quan ®Õn chi phÝ dù ¸n, lÞch tr×nh vµ ph¹m vi - chøng tõ ho¸ ®¬n hay chi tiªu, ®Ò nghÞ thay ®æi ®¬n ®Æt hµng, yªu cÇu mua s¾m, b¸o c¸o nh©n lùc, v.v. - nªn sö dông hÖ thèng m· sè c¸c tµi kho¶n cña dù ¸n- xem thªm Phô lôc 4. §èi víi c¸c th­ tõ kh¸c, nh­ yªu cÇu rót tiÒn hay b¸o c¸o dù ¸n, c¸n bé qu¶n lý hµnh chÝnh dù ¸n cÇn lËp hÖ thèng ®¸nh sè sao cho phï hîp. 5. Kinh phÝ cÇn thiÕt cho c¸c c«ng viÖc ban ®Çu 80. C¸c kho¶n kinh phÝ ban ®Çu cÇn cho dù ¸n cã thÓ do bªn vay vèn hay Ng©n hµng cung cÊp. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i chuÈn bÞ s½n yªu cÇu thùc hiÖn cam kÕt vµ rót kinh phÝ tõ c¶ hai nguån nµy, vµ trong mét sè tr­êng hîp, tõ c¸c nhµ tµi trî kh¸c. Mét viÖc cÇn lµm kh¸c lµ Gi¸m ®èc dù ¸n xem xÐt l¹i c¸c quy ®Þnh vµ thñ tôc ph©n bæ kinh phÝ ®èi øng cña bªn vay vèn, ®ång thêi c¶ c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc rót kho¶n vay tõ Ng©n hµng hay c¸c nhµ tµi trî kh¸c vµ c¸c thñ tôc thanh to¸n chi tiªu cña dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ®¶m b¶o cã s½n kinh phÝ ®Ó gi¶i ng©n ngay tr­íc khi tiÕn hµnh bÊt kú c«ng viÖc nµo cÇn ®Õn cam kÕt tµi chÝnh. B. Thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc 81. Kho¶n vay ®­îc phª chuÈn kh«ng cã nghÜa lµ ngay lËp tøc cã thÓ rót ®­îc tiÒn ®Ó chi tiªu cho dù ¸n; ®iÒu nµy chØ cã thÓ thùc hiÖn ®­îc sau khi kho¶n vay cã hiÖu lùc. Muèn kho¶n vay cã hiÖu lùc, hiÖp ®Þnh vay th­êng quy ®Þnh bªn vay (kh«ng nhÊt thiÕt lµ tæ chøc thùc hiÖn) ph¶i hoµn thµnh c¸c ®iÒu kiÖn hiÖu lùc cña kho¶n vay trong thêi h¹n x¸c ®Þnh. ViÖc bªn vay kh«ng hoµn thµnh quy ®Þnh cã thÓ dÉn ®Õn kÕt qu¶ Ng©n hµng huû kho¶n vay, trõ khi Ng©n hµng ®· gia h¹n ngµy hoµn thµnh ®iÒu kiÖn hiÖu lùc cña kho¶n vay. MÆc dï nhiÖm vô nµy chñ yÕu thuéc tr¸ch nhiÖm cña bªn vay, Gi¸m ®èc dù ¸n vÉn cÇn gi¸m s¸t c¸c c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh ®Ó lµm cho kho¶n vay cã hiÖu lùc. NÕu xuÊt hiÖn nguy c¬ chËm trÔ, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i nh¾c nhë nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm liªn quan r»ng mäi sù chËm trÔ ®Òu cã thÓ lµm ¶nh h­ëng bÊt lîi ®Õn viÖc hoµn thµnh dù ¸n ®óng thêi gian. C. Thuª vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c t­ vÊn 82. Mét thùc tiÔn phæ biÕn lµ ®¬n vÞ thùc hiÖn thuª c¸c t­ vÊn khi kh«ng cã ®ñ chuyªn m«n ®Ó tiÕn hµnh mét ho¹t ®éng cô thÓ vµ chi phÝ cho dÞch vô nµy th­êng ®­îc tÝnh s½n trong kho¶n vay. Trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, nhµ t­ vÊn th­êng ®­îc thuª ®Ó lËp c¸c thiÕt kÕ kü thuËt chi tiÕt vµ so¹n th¶o tµi liÖu mêi thÇu, thùc hiÖn hay hç trî c«ng ®o¹n xÐt thÇu, gi¸m s¸t x©y dùng c¸c c«ng tr×nh d©n sù vµ thùc hiÖn mét sè ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c. 83. Gi¸m ®èc dù ¸n cã tr¸ch nhiÖm x¸c ®Þnh ®óng ph¹m vi dÞch vô cÇn thiÕt, x©y dùng ®iÒu kho¶n tham chiÕu, gi¸m s¸t c«ng viÖc cña nhµ t­ vÊn vµ nghiÖm thu kÕt qu¶. Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i quyÕt ®Þnh xem nªn sö dông dÞch vô cña mét nhµ t­ vÊn ®éc lËp (tù lµm chñ) hay dÞch vô cña c«ng ty t­ vÊn. Thuª dÞch vô cña t­ vÊn ®éc lËp cã thÓ nhanh h¬n vµ rÎ h¬n dÞch vô cña c«ng ty t­ vÊn nh­ng kinh nghiÖm vµ kiÕn thøc cña nhµ t­ vÊn ®éc lËp th­êng h¹n chÕ trong chuyªn m«n riªng cña anh ta. H¬n n÷a, c¸c rñi ro nh­ èm ®au, th­¬ng tËt hay c¸c vÊn ®Ò kh¸c cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn sù tham gia liªn tôc cña nhµ t­ vÊn c¸ nh©n qua thêi gian dµi. Ngoµi ra, th­êng khã ®¸nh gi¸ kü 21
  30. 30. l­ìng c«ng viÖc cña nhµ t­ vÊn ®éc lËp vµ viÖc phèi hîp mét vµi nhµ t­ vÊn ®éc lËp còng kh«ng ®¬n gi¶n. Víi c¸c c«ng ty t­ vÊn, mÆc dï chi phÝ th­êng ®¾t h¬n vµ mÊt thêi gian h¬n, hä cã kh¶ n¨ng cung cÊp tr×nh ®é chuyªn m«n réng h¬n vµ cung cÊp dÞch vô liªn tôc kÓ c¶ trong tr­êng hîp t­ vÊn ®­îc giao nhiÖm vô bÞ èm hay kh«ng ®ñ n¨ng lùc; dÔ dµng ®¸nh gi¸ chÊt l­îng c«ng viÖc vµ ®¶m b¶o kh¶ n¨ng cã s½n cña dÞch vô tiÕp tôc trong tr­êng hîp më réng, kÓ c¶ dÞch vô ë trô së c«ng ty. 84. Trong qu¸ tr×nh thu thËp danh s¸ch nh÷ng t­ vÊn øng cö, Gi¸m ®èc dù ¸n cã thÓ t×m kiÕm th«ng tin vÒ c¸c t­ vÊn ®éc lËp hay c«ng ty t­ vÊn tõ c¸c nguån d­íi ®©y: 1. Danh môc t­ vÊn cña Ng©n hµng - tõ danh môc ®¨ng ký nµy Ng©n hµng cã thÓ cung cÊp mét danh s¸ch dµi c¸c c«ng ty t­ vÊn hay c¸c nhµ t­ vÊn ®éc lËp cã kinh nghiÖm thÝch hîp; 2. C¸c hiÖp héi nghÒ nghiÖp, nÕu cã, ë n­íc së t¹i cña bªn vay vµ c¸c n­íc thµnh viªn cña Ng©n hµng; 3. Liªn ®oµn quèc tÕ c¸c kü s­ t­ vÊn (FIDIC), t¹i hßm th­ P.O. 86, CH 1000, Lausanne 12 Chailly, Thuþ SÜ; ®iÖn tho¹i: 21-335-003; Telex No: 24698 FIDI CH; vµ 4. C¸c ®¹i sø qu¸n, l·nh sù qu¸n vµ v¨n phßng th­¬ng m¹i cña c¸c n­íc thµnh viªn Ng©n hµng ë n­íc cña bªn vay. CÇn nhí r»ng chØ c¸c nhµ t­ vÊn tõ c¸c n­íc hîp lÖ míi cã thÓ ®­îc xem xÐt ®Ó chän cho nh÷ng dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî. 1. C¸c thñ tôc lùa chän nhµ t­ vÊn 85. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i chuÈn bÞ ®Çy ®ñ cho viÖc tuyÓn chän t­ vÊn. VÒ vÊn ®Ò nµy, Ng©n hµng cã c¸c quy ®Þnh cô thÓ vµ ph¶i ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ- c¸c quy ®Þnh nµy ®­îc tr×nh bµy trong H­íng dÉn vÒ sö dông t­ vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ ®¬n vÞ vay vèn, th¸ng 4 n¨m 1979. Còng cã thÓ tham kh¶o mét Ên phÈm kh¸c cña Ng©n hµng: H­íng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông c¸c t­ vÊn. NÕu c¸c ®¬n vÞ kh«ng thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vµ thñ tôc nµy sÏ dÉn tíi kh¶ n¨ng chËm trÔ khi ®­îc Ng©n hµng phª chuÈn hîp ®ång, hoÆc thËm chÝ sÏ khiÕn Ng©n hµng tõ chèi tµi trî. 86. Cã thÓ x¶y ra tr­êng hîp c¸c thñ tôc vµ quy ®Þnh cña Ng©n hµng m©u thuÉn víi c¸c thñ tôc vµ quy ®Þnh cña bªn vay hay ®¬n vÞ thùc hiÖn. Khi ®ã, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn nç lùc tèi ®a ®Ó t×m ra gi¶i ph¸p chÊp nhËn ®­îc, vµ nÕu cÇn, xin sù trî gióp cña nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm cao h¬n. NÕu kh«ng thÓ gi¶i quyÕt ®­îc xung ®ét th× ¸p dông c¸c thñ tôc vµ quy ®Þnh cña Ng©n hµng bëi bªn vay ®· chÊp nhËn nh÷ng thñ tôc nµy khi ký kÕt hiÖp ®Þnh vay vèn. 87. C¸c t­ vÊn ®éc lËp th­êng ®­îc lùa chän trªn c¬ së tr×nh ®é chuyªn m«n vµ theo mét thñ tôc kh¸ ®¬n gi¶n. Gi¸m ®èc dù ¸n chuÈn bÞ danh s¸ch c¸c øng cö viªn thÝch hîp tõ mét sè n­íc thµnh viªn cña Ng©n hµng vµ x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng còng nh­ nguyÖn väng tham gia c«ng viÖc cña nh÷ng øng cö viªn nµy. Sau ®ã Gi¸m ®èc dù ¸n chÊm c¸c t­ vÊn, chñ yÕu b»ng tiªu chuÈn chuyªn m«n vµ tiÕp theo lµ c¸c cuéc ®µm ph¸n gi¸ c¶ víi nhµ t­ vÊn ®øng ®Çu vµ tiÕp tôc cho ®Õn khi ®¹t ®­îc tháa thuËn. H×nh 2 biÓu diÔn c¸c b­íc lùa chän c¸c t­ vÊn ®éc lËp, trong qu¸ tr×nh nµy cÇn chó ý vµo nh÷ng ®iÓm mµ t¹i ®ã Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i ®­îc Ng©n hµng phª chuÈn tr­íc khi tiÕn hµnh b­íc tiÕp theo. 22
  31. 31. H×nh 2. Tr×nh tù lùa chän t­ vÊn ®éc lËp X©y dùng C¸c ®iÒu kho¶n tham chiÕu (TOR) LËp danh s¸ch So¹n th¶o c¸c t­ vÊn cïng hîp ®ång tr×nh ®é chuyªn m«n Cã Cã Ng©n hµng phª chuÈn TOR, Danh s¸ch c¸c nhµ t­ vÊn vµ Dù th¶o Hîp ®ång Göi giÊy mêi thÓ hiÖn nguyÖn väng vµ s½n sµng tham gia ChÊm ®iÓm vµ xÕp h¹ng c¸c t­ vÊn §µm ph¸n víi t­ vÊn cao ®iÓm nhÊt Ng©n hµng phª chuÈn hîp ®ång ®· ®µm ph¸n Nép hîp ®ång Th«ng b¸o cho Thùc hiÖn hîp ®· ký cho Ng©n nh÷ng t­ vÊn ®ång hµng kh«ng ®­îc chän 23
  32. 32. 88. ViÖc lùa chän c¸c c«ng ty t­ vÊn ®i theo mét tr×nh tù phøc t¹p h¬n bao gåm kiÓm tra chi tiÕt kinh nghiÖm vµ kh¶ n¨ng cña nh÷ng c«ng ty tõ mét danh s¸ch dµi c¸c c«ng ty cã chuyªn m«n vÒ lÜnh vùc ®ang xem xÐt. KÕt qu¶ cña kiÓm tra vµ chän läc lµ mét danh s¸ch ng¾n gåm tõ n¨m ®Õn b¶y c«ng ty cã ph¹m vi ho¹t ®éng ®ñ réng vµ ®­îc coi lµ ®ñ ®iÒu kiÖn nhÊt vµ thÝch hîp nhÊt ®Ó ®­îc mêi cung cÊp dÞch vô. 89. C¸c c«ng ty trong danh s¸ch ng¾n sÏ ®­îc mêi göi ®Ò xuÊt kü thuËt, kh«ng kÌm ®Ò xuÊt vÒ gi¸. §¸nh gi¸ vµ xÕp h¹ng c¸c ®Ò xuÊt kü thuËt dùa trªn c¬ së kü thuËt, c«ng ty xÕp h¹ng nhÊt ®­îc mêi ®Õn ®µm ph¸n gi¸ c¶. NÕu kh«ng ®¹t ®­îc tháa thuËn nµo, c¸c cuéc ®µm ph¸n sÏ chuyÓn sang c«ng ty xÕp h¹ng ®øng tiÕp theo, vµ cø tiÕp tôc nh­ vËy. H×nh 3 lµ tr×nh tù lùa chän c«ng ty t­ vÊn. T­¬ng tù nh­ víi t­ vÊn ®éc lËp, trong qu¸ tr×nh nµy cÇn l­u ý c¸c ®iÓm mµ t¹i ®ã Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i cã sù phª chuÈn cña Ng©n hµng tr­íc khi tiÕn hµnh c¸c b­íc tiÕp theo. Gi¶i thÝch vµ h­íng dÉn chi tiÕt vÒ viÖc lùa chän c«ng ty t­ vÊn ®­îc nªu trong Phô lôc 9. 2. Gi¸m s¸t c¸c t­ vÊn 90. RÊt cÇn gi¸m s¸t chÆt chÏ c¸c t­ vÊn. BÊt kú mét sai sãt nghiªm träng nµo trong ho¹t ®éng cña nhµ t­ vÊn ®Òu cã thÓ cã ¶nh h­ëng hÕt søc bÊt lîi ®Õn viÖc thùc hiÖn dù ¸n sau nµy. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t t­ vÊn cã thÓ bao gåm kiÓm tra trùc tiÕp, tøc lµ xem xÐt l¹i thiÕt kÕ vµ kiÓm tra t¹i chç, hay th«ng qua c¸c cuéc th¶o luËn trong c¸c ®ît ®¸nh gi¸ vµ b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña nhµ t­ vÊn, vµ ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña t­ vÊn trong c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é ®Þnh kú. CÇn ®Þnh râ c¸n bé chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra c¸c b¸o c¸o cña t­ vÊn viªn ®Ó c¸c b¸o c¸o ®­îc xem xÐt mét c¸ch nhanh chãng vµ cã ph¶n håi kÞp thêi cho c¸c nhµ t­ vÊn. 91. Khi c¸c t­ vÊn ®Õn hiÖn tr­êng, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn chuÈn bÞ vµ cung cÊp ®Çy ®ñ hç trî vÒ hËu cÇn vµ hµnh chÝnh nh»m gióp t­ vÊn æn ®Þnh cuéc sèng nhanh chãng vµ tho¶i m¸i vµ cã thÓ b¾t ®Çu c«ng viÖc trong thêi gian sím nhÊt. Nh÷ng hç trî nµy th­êng bao gåm céng sù vµ trî lý, nhµ ë, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc vµ ®i l¹i. Còng cÇn giíi thiÖu v¾n t¾t vÒ toµn bé dù ¸n vµ cung cÊp c¸c th«ng tin vµ sè liÖu cÇn thiÕt cho t­ vÊn. CÇn x¸c ®Þnh râ c¸c kªnh trao ®æi gi÷a t­ vÊn vµ v¨n phßng dù ¸n, ®¬n vÞ thùc hiÖn, ®¬n vÞ vay vèn vµ c¸c bªn tham gia dù ¸n kh¸c còng nh­ c¸c tr×nh tù, thñ tôc liªn quan tíi luång th«ng tin. D. Mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª c¸c c«ng tr×nh d©n sù 92. Chi phÝ cho hµng ho¸ (m¸y mãc, thiÕt bÞ, nguyªn vËt liÖu, ®å cung cÊp, v.v.) vµ c«ng tr×nh d©n sù (bao gåm c¶ l¾p ®Æt thiÕt bÞ) lµ c¸c kho¶n chi tiªu chÝnh cña mét dù ¸n vµ chÝnh viÖc mua s¾m còng lµ mét qu¸ tr×nh kÐo dµi. ChËm trÔ trong mua s¾m th­êng lµ mét nguyªn nh©n g©y ra chËm trÔ cho dù ¸n vµ v× vËy Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lËp kÕ ho¹ch mua s¾m cÈn thËn. Ngoµi ra, theo quy ®Þnh Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i nép kÕ ho¹ch cña c¸c hîp ®ång mua s¾m cho Ng©n hµng. 93. H×nh 4 thÓ hiÖn c¸c b­íc mua s¾m hµng ho¸; h×nh 5 lµ tr×nh tù thuª dÞch vô cña c¸c nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt. CÇn l­u ý c¸c b­íc cÇn ®­îc Ng©n hµng phª chuÈn tr­íc khi tiÕn hµnh b­íc tiÕp theo. Phô lôc 10 h­íng dÉn chi tiÕt vÒ mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô x©y dùng/l¾p ®Æt th«ng qua ®Êu thÇu c¹nh tranh quèc tÕ (ICB). Cã thÓ tham kh¶o c¸c tµi liÖu kh¸c cña Ng©n hµng vÒ mua s¾m liÖt kª ë trang 7, tõ sè 6 ®Õn sè 13. 24
  33. 33. H×nh 3. Tr×nh tù lùa chän c¸c c«ng ty t­ vÊn X©y dùng §iÒu kho¶n tham chiÕu ChuÈn bÞ danh s¸ch dµi c¸c t­ vÊn So¹n giÊy mêi LËp danh s¸ch ng¾n tham gia ®Ò xuÊt c¸c t­ vÊn Cã Cã Ng©n hµng phª Ng©n hµng phª chuÈn chuÈn Sao th«ng tin So¹n th¶o X©y dùng tiªu chÝ Göi giÊy mêi cho Ng©n hîp ®ång ®¸nh gi¸ tham gia hµng Cã Cã NhËn ®Ò xuÊt Ng©n hµng phª Ng©n hµng phª chuÈn chuÈn §¸nh gi¸ ®Ò xuÊt Lùa chän t­ vÊn Cã 1 Ng©n hµng phª chuÈn §µm ph¸n hîp ®ång Cã Ng©n hµng phª chuÈn Göi b¶n sao th«ng Thùc hiÖn hîp ®ång tin cho Ng©n hµng Th«ng b¸o cho nh÷ng t­ vÊn kh«ng ®­îc lùa chän 1 nÕu ®­îc nªu trong hiÖp ®Þnh vay 25
  34. 34. H×nh 4. Tr×nh tù mua s¾m hµng ho¸ theo ÑÊu thÇu c¹nh tranh quèc tÕ ChuÈn bÞ danh s¸ch hµng ho¸ cÇn mua Cã Ng©n hµng phª chuÈn ChuÈn bÞ tµi liÖu mêi thÇu Cã Ng©n hµng phª chuÈn B¸o c¸c c¸c thñ Göi th­ mêi thÇu vµ tôc qu¶ng c¸o thu c¸c tµi liÖu ®Êu cho Ng©n hµng thÇu XÐt thÇu vµ ®Ò xuÊt ®¬n vÞ th¾ng thÇu Cã Ng©n hµng phª chuÈn Hîp ®ång víi B¸o c¸o kÕt qu¶ ®¬n vÞ th¾ng thÇu cho Ng©n hµng NhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸ 26

×