Dalla PEC alla digitalizzazione dei procedimenti

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Dalla PEC alla digitalizzazione dei procedimenti. L'esperienza del Comune di Schio

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Dalla PEC alla digitalizzazione dei procedimenti

  1. 1. COMUNE DI SCHIOSeminario del Master in Gestione Integrata nelle PubblicheAmministrazioniL’Amministrazione Pubblica che funziona anche low cost:esperienze concrete di Enti che innovano, preferibilmentespendendo pocoVenerdì 4 marzo 2011Villa Morosini, Altavilla VicentinaDalla PEC alla digitalizzazione dei procedimentiClaudia CollaretaResponsabile Ufficio Protocollo e URP del Comune di Schio (VI)
  2. 2. COMUNE DI SCHIOIl contesto organizzativoIl Comune di Schio ha da sempre una gestione accentrata dei flussi al protocollo,sia in entrata che in uscitaL’Ente è un’unica AOO – Area Organizzativa Omogenea – strutturata un UOC –Unità Organizzative di Coordinamento - corrispondenti alle singole DirezioniNel 2000 il registro di protocollo informatico è stato sostituito con un altro softwareche consentiva la scansione dei documentiMano a mano si è arrivati alla scansione della quasi totalità dei documenti inentrata e, nel 2010, è stato raggiunto il 24% della scansione anche dei documentiin uscitaIl numero di protocolli staccati supera i 75.000 l‘anno
  3. 3. COMUNE DI SCHIOL’implementazione e la gestione della PEC istituzionaleLa PEC del Comune di Schio schio.vi@cert.ip-veneto.net è attiva, reperibile inIndicePA e pubblicata nell’home-page del sito istituzionale www.comune.schio.vi.itdal 2006Questo sicuramente per:- rispondere prontamente ad un obbligo normativo- ridurre tempi e costi di gestione e perfezionamento dei procedimenti- la volontà del Comune di Schio di sperimentare nuove forme di contatto concittadini, professionisti e imprese- l’impulso derivante dal progetto di sensibilizzazione e sviluppo tecnologicopromosso dalla Provincia di Vicenza
  4. 4. COMUNE DI SCHIOLa situazione al 2010Fino al 2010 la PEC è stata gestita, sia in entrata che in uscita, esclusivamentedall’Ufficio Protocollo e in modo “staccato” dall’applicativo di protocolloQuesto ha creato un “collo di bottiglia” sempre più difficile da gestire e non piùrispondente alle esigenze né dell’Ufficio Protocollo, né degli altri uffici, né, inparticolare, di professionisti e impreseLa Legge 28/2010, cd “legge taglia sprechi”, oltre ad aver ribadito l’obbligo dicomunicare via PEC tra le Pubbliche Amministrazioni, ha anche obbligatoprofessionisti e imprese a dotarsi di PEC … e a novembre 2011 tutti questisoggetti dovrebbero avere e poter utilizzare la loro PECE’ stata inoltre “pensata” e promossa la CEC-PAC per i rapporti tra cittadini e PA,che, potenzialmente, aumenterà il traffico di comunicazione in entrata ed uscita viaPECE’ aumentata la consapevolezza tra i responsabili di vari procedimenti che l’utilizzodella PEC può anche semplificare il lavoro per tutti
  5. 5. COMUNE DI SCHIOIl progetto 2010-2011Nell’agosto 2010 viene approvato un progetto per la gestione decentrata dellaPECDecisioni a monte:- La PEC istituzionale è e rimane UNA schio.vi@cert.ip-veneto.net (c’è giàabbastanza confusione! … e il protocollo è unico)- deve essere collegata al protocollo in modo automatico- la sua implementazione deve portare ad un risparmio- si parte dove ce n’è bisogno e poi si vede come sviluppare
  6. 6. COMUNE DI SCHIOFase 1- analisi dell’applicativo di protocollo in uso- scelta della soluzione tecnica- installazione (C-PEC Flow)- prove su postazioni al protocollo e 2 decentrate
  7. 7. COMUNE DI SCHIOFase 2- redazione modalità operative - IO- piano di sensibilizzazione all’uso della PEC- raccolta dati relativi ai costi anche “postali” - diretti e indiretti -- definizione modalità di monitoraggio
  8. 8. COMUNE DI SCHIOFase 3- analisi contesto e esigenze- coinvolgimento della Dirigenza- individuazione referenti di Direzione e assegnazione della funzione- 30 persone della Direzione Pianificazione del Territorio e UrbanisticaCommerciale, Direzione Lavori Pubblici, Servizio Demografico e Servizio GestioneRisorse Umane sono coinvolte- avvio postazioni decentrate PEC- formazione, supporto e monitoraggio
  9. 9. COMUNE DI SCHIONel frattempo: dall’analisi del contesto e delle esigenze- mantenimento del Sistema Gestione Qualità, in ottica di miglioramento continuo- modifiche al CAD – in particolare su formato dei documenti e copie- avvio dell’albo on-line con responsabilità di gestione decentrata- alla base …“… l’uso della PEC non solo è obbligatorio per tutti gi Enti che, quindi, devonoorganizzarsi al fine di evitare responsabilità, sanzioni e contenzioso.Utilizzare la PEC significa introdurla all’interno dei procedimenti amministrativi,valutandone le implicazioni tecniche, organizzative e giuridiche in modo da evitareeventuali illegittimità dell’azione amministrativa …”
  10. 10. COMUNE DI SCHIOMa soprattutto:… una finalità molto concreta … e, soprattutto, un po’ di buon senso!“… al fine di ridurre al minimo l’utilizzo della carta e con l’obiettivo di semplificaredavvero le cose sia per gli utenti, ai quali evitiamo di dover andare in più uffici … eanche per i nostri uffici … in teoria dovrebbe esserci una riduzione di persone allosportello sia per noi che per voi.”Elena
  11. 11. COMUNE DI SCHIOOra: fase 4- aggiornamento e collegamento tra più software di gestione del flussodocumentale (esempio GPE - 3.406 pratiche gestite nel 2010 - SUAPED eprotocollo informatico)- firma digitale diffusa: per responsabili del procedimento e “gestori” di invio copieinformatiche di documenti originali cartacei- sviluppo della produzione di documenti e procedimenti originali informatici- progetti di dematerializzazione del cartaceo- adeguamento delle modalità di archiviazioneServizi e uffici coinvolti: lavori pubblici, urbanistica, edilizia, SUAP, demografico,personale, patrimonio e protocolloCoordinamento: servizio qualità integrata e ufficio protocolloSupporto tecnico: Pasubio Tecnologia s.r.l.
  12. 12. COMUNE DI SCHIOAltri progetti di innovazione, anche low cost- riduzione del “digital divide” interno ed esterno => formazione e supporto- impulso e supporto da Pasubio Tecnologia s.r.l. e Piazza Telematica eoutsider- ricognizione dei software e omogeneizzazione (es: piattaforma affari generali)- virtualizzazione dei PC- progetti di dematerializzazione del cartaceo- adeguamento delle modalità di archiviazione- riprogettazione del sito isitituzionale => nuovo sito su piattaforma regionale My Portal 3.0- mantenimento e sviluppo dei servizi on-line- cityweb- sperimentazione e realizzazione in house per siti tematici (informagiovani e piazzatelematica)- promozione all’utilizzo dei social network- progetto SMS- progetto Schio Channelil tutto con particolare attenzione al riuso e all’open source
  13. 13. COMUNE DI SCHIOE per chiudere riprendo quanto detto prima:… una finalità molto concreta … e, soprattutto, un po’ di buon senso!Grazie a tutti

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