Handledning ekonomi

610 views

Published on

Här hittar ni d

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
610
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Handledning ekonomi

  1. 1. HANDLEDNING 2012 – Ekonomiska ramar och regelverkAllmäntProjektet Folkhögskola 2.0 har idag till sitt förfogande den budgetram som godkänts avESF/Europeiska Socialfonden. Erfarenheterna under arbetet höstterminen 2011 – och desynpunkter som kom in bland annat under internatdagarna – har gjort att processkanslietlämnat in en ansökan om revidering av budgeten, men fortfarande förstås inom den totalaramen.Självklart ska alla planerade utgifter vara relevanta för projektet, följa dess målsättningaroch syften samt clearas med processkansliet, som ansvarar för att ESFs regelverk följs.Nedan hittar ni de ekonomiska ramarna samt Regelverken.EKONOMISKA RAMARSiffrorna nedan är de som nu gäller för grupperna och för det gemensamma arbetet under2012 (Inom parentes anges de utgiftsslag som godkänts av ESF. Alla siffror är inklusiveallt.)A - Till gruppernas förfogande vid planering av arbetet:1. För resurspersoner/föreläsare o liknande(Externa Tjänster) 9 000 kr per grupp & termin2. För litteratur, pedagogiskt materiel etc(Materiel) 1 200 kr per person & helår3. För resekostnader etc träffar, vid workshops,samverkan mellan skolorna etc(Resor) Se nedan under ResekostnaderB - Till skolornas förfogande för lokala samverkansinitiativ:För föreläsare, ”snabba inbjudningar” etc somskolorna föreslår lokalt (men som alltid ocksåär öppna för alla och erbjuds via hemsidan)(Externa Tjänster) 3 000 kr per skola
  2. 2. C - Till gemensamma aktiviteter för utbyte och samverkan:1. Dagskonferens, vecka 32 (10 aug) konferenspaket(förtäring heldag), 200 personer à 500 kr 100 000 kr(Externa Tjänster)2. Dagskonferens, vecka 44 (29 okt)konferenspaket (förtäring heldag), 250 personer à 500 kr 125 000 kr(Externa Tjänster)Dagskonferens 1 & 2, föreläsare och resurspersoner 2 x 2 à 12 500 kr 50 000 kr(Externa Tjänster)D - Till karriärcoaching (med särskilt anslag i ansökan):Erbjuds individuellt via skolornas ledningar 100 000 kr(Externa Tjänster)OBS! Inom projektet finns ingen budget för mat och fika vid gruppernas/delprojektensmöten. Lunch bekostar alla själva. Eventuellt bjuder skolan på fika. Eventuella funderingarkring detta: kontakta oss.REGELVERKNär vi gör planeringen och när vi fakturerar måste vi naturligtvis hålla oss inombudgetramarna, sätta våra aktiviteter och upphandlade resurser i relation till projektets måloch följa det regelverk som ESF har för de verksamheter som får stöd.När man jobbar med ESF-projekt ersätts kostnader alltid i efterskott. Det finns alltså ingenpott med pengar som vi kan dela ut till de olika grupperna eller direkt till skolorna attförfoga över. Gruppledarna måste samråda kring gruppens behov medprocesskansliet som sköter beställningar och upphandlingar, eller ger riktlinjernaför hur det ska gå till. Samma sak gäller för skolornas lokala samverkansinitiativoch för karriärcoachingen, där rektorsgruppen har en aktiv roll.Nedan hittar ni information om hur ni gör, steg för steg.
  3. 3. A - Grupperna1. ResurspersonerResurspersoner eller föreläsare till gruppernas träffar kan antingen sökas internt inomfolkhögskolornas egna ramar eller upphandlas externt. Det gäller olika krav om vi använderinterna eller externa resurser.Oavsett var vi söker personen så måste gruppen klargöra varför man behöver föreläsaren(syftet), hur föreläsaren hänger samman med projektets mål och vad föreläsarens insatsska handla om. Den här beskrivningen skrivs ner i gruppens studieplan, som rapporterasin till processkansliet.Interna föreläsare / resurser:Låt oss som exempel ta att en grupp som föreläsare vid en träff önskar använda en läraresom till vardags är anställd på Österlens folkhögskola.Gruppen kontaktar läraren och berättar – utifrån sin studieplan – om varför, hur och vadman vill med föreläsningen. (Och när, hur många timmar och var den ska genomföras,förstås.)Läraren kommer överens med sin skolledning att det är ok att friställas från sitt ordinariearbete för att bistå gruppen. Skolan betalar lärarens lön precis som vanligt. Läraren märkeringen skillnad i sitt lönekuvert.Skolan i sin tur fakturerar projekt Folkhögskola 2.0 för den arbetstid som ställts tillförfogande. Arbetstiden innefattar förberedelser och genomförande. Fakturan tar uppersättningen baserad på lärarens lön och åtföljs av kopia på lönespecifikationen för denmånad det gäller.Läraren får sin reseersättning utbetald av skolan precis som brukligt.Skolan fakturerar projekt Folkhögskola 2.0 med faktiska kostnader om läraren åktkollektivt (med kopia på kvitton) eller med 18,50 per mil vid bilersättning. (Det senare skaockså framgå av lönespecifikationen.)Externa föreläsare / resurser:När en grupp anser sig behöva en resursperson som inte till vardags är knuten till vårafolkhögskolor så krävs att vi gör en s.k. affärsmässig upphandling i öppen konkurrens. Härär det förstås minst lika viktigt att gruppen – utifrån sin studieplan – är tydlig med varför,hur och vad man vill med föreläsningen. (Och när, hur många timmar och var den skagenomföras, förstås.)Med grund i gruppens beskrivning av vad man önskar letar vi minst 3 personer som skullekunna motsvara behoven. Dessa får lämna offert där de beskriver hur de ska nå gruppenskrav och anger ett pris för insatsen (allt inklusive, även resor).
  4. 4. 2. Litteratur och annat pedagogiskt materialI gruppens studieplan preciseras vilket material som behövs och hur det ska användas(syftet).Gruppledaren kontaktar processkansliet för att få klartecken.Fakturering görs i projektets namn och till projektets adress – se faktarutan längst ned.Leveransadressen kan vara en annan än faktureringsadressen, t ex till gruppledaren. Hurleveransen bäst görs för varje grupp kan gruppledaren ta upp med processkansliet.3. ResekostnaderReseersättning för gruppens deltagare i samband med gemensamma träffar betalas påsamma sätt som tidigare. Deltagarna får reseersättningen utbetald av respektive skolaenligt skolans rutiner.Skolan fakturerar projekt Folkhögskola 2.0 med faktiska kostnader om den anställde åktkollektivt (med kopia på kvitton) eller med 18,50 per mil vid bilersättning. (Det senare skaockså framgå av lönespecifikationen.)B - Skolorna för lokala samverkansinitiativHär gäller samma regelverk som för grupperna/resurspersoner.C - Gemensamma aktiviteterPlaneringen sker i samverkan mellan processkansliet, ambassadörerna och rektorernamed tips och önskemål från grupperna som viktiga pusselbitar.Upphandlingarna sköts av processkansliet.D - KarriärcoachingRiktlinjer och arbetsordning tas fram av processkansliet i samverkan med skolornasledningar.
  5. 5. Grupper som vet och planerar för att arbeta sammanhållet under hela 2012 kan alltsåplanera utifrån 2 x 9 000 kr – men måste anmäla till processkansliet så att vi kan ta hänsyntill detta i vår budgetuppföljning redan nu. Grupper som vet och planerar för att arbetasammanhållet under hela 2012 kan planera för 1 200 kr per person redan nu.De grupper som vet och planerar för att jobba enbart under vårterminen 2012 utgår från600 kr per deltagare. I båda fallen rapporterar gruppledaren till processkansliet.Gäller inledningsvis som schablon för hela året, men kan – om det ger god måluppfyllelse –utökas med mer medel under hösten.Vi = gruppledaren i samarbete med processkansliet. För att underlätta för gruppenansvarar kansliet för upphandlingen, baserat på gruppens önskemål om lämpliga personer. FAKTARUTA FAKTUROR Alla fakturor som ska betalas av projektet ska innehålla. Adressen till projektet: Fhsk 2.0 Folkbildningsföreningen/ Glokala folkhögskolan Box 8147 200 41 MALMÖ Följande uppgifter ska framgå: Referensperson Vem det handlar om (t ex föreläsare) Vad det handlar om (t ex reseersättning el rubrik på föreläsning) När kostnaden uppstod (datum) Vid fakturering för inköp anges organisationsnummer: Folkbildningsföreningen 846003-9798

×