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I processi AFC generano sprechi quando:«Producono informazioni su base dati non verificate e corrette sistematicamente»   ...
I processi AFC generano sprechi quando:«Producono informazioni che non soddisfano pienamente le esigenze del cliente»     ...
Come il pensatore snello interviene in azienda1) Individua il servizio e l’utente di riferimento.L’obiettivo finale del pe...
Come il pensatore snello interviene in azienda2) Mappa le azioni richieste per arrivare all’erogazione del servizio (mappa...
Come il pensatore snello interviene in azienda3) Mappa le operazioni necessarie per arrivare all’erogazione dello stesso s...
Come il pensatore snello interviene in azienda4) Fa in modo che vengano implementati i correttivi per raggiungere lo Stato...
L’azienda che pensa snello sa che…… il processo di riduzione degli sforzi, del tempo, dei costi e degli errori è un’attivi...
Metodologie «lean» applicate al reporting                                         Un semplice caso di successoDott. France...
Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimentoSituazione pre-intervento. A tale data ilmanagement d...
Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimentoSituazione pre-intervento. Atale data il managementdi...
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Individuazione degli sprechi connessi a sistemaE’ stata eseguita una mappatura del flusso di informazioni e di lavoro, ric...
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Ricostruiamo il flusso per produrre il Rendiconto Economico Riclassificato «D270»                                         ...
Tutto il sistema è pervaso da sprechi                                        lavorazione                                  ...
Riepilogo degli sprechi. Nella situazione pre-intervento sono state individuate:1) tre situazioni di spreco da sovrapprodu...
Individuazione degli sprechi connessi a sistemaIn sintesi: nella situazione pre-intervento solo per produrre 5 report (di ...
Ridefinizione dei servizi di reportisticaIl management ridefinisce la mappa delle informazioni realmente utili a supportar...
Mappatura delle Stato Futuro del sistemaViene pertanto eseguita una mappatura delflusso di informazioni e di lavoro, richi...
Ricostruiamo il flusso per produrre la Contabilità Analitica per Business Unit           Monica                           ...
I nuovi servizi di reportisticaLa Contabilità Analitica per Business Unit è ora fruibile dal management su intranet in qua...
I nuovi servizi di reportisticaLa Balanced Scorecard è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasi momento ed inq...
I nuovi servizi di reportisticaIl PriceWaterFall è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasi momento ed in qual...
I nuovi servizi di reportisticaIl Sistema di analisi economico-finanziario è ora fruibile dal management su apposito softw...
Risultati raggiuntiIn sintesi: nella situazione post-intervento per ottenere un sistema completo di reporting (BSC,COAN, P...
Prospettive future e ricerca della perfezioneCi sono ancora situazioni di spreco!                                         ...
Nuova individuazione degli sprechi e ricerca della perfezioneE’ possibile individuare:1) dodici momenti di spreco da trasp...
Grazie per l’attenzione                                            Contatti: nardini.bfa@gmail.comDott. Francesco Nardini ...
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Un\'applicazione dei concetti "lean" al sistema di reporting di una PMI italiana.

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Caso Lean Reporting

  1. 1. Metodologie «lean» applicate ai processi di Amministrazione, Finanza e ControlloDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  2. 2. Le domande del «Lean Thinker» sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo Nell’azienda a cosa servono i processi AFC? Per produrre servizi a supporto della gestione aziendale ovvero… … per produrre informazioni a supporto delle decisioni … per comunicare dati contabili ed extracontabili agli stakeholders … per eseguire correttamente adempimenti civili e fiscali … per gestire al meglio i cicli attivo e passivo … ecc. … ecc. … ecc.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  3. 3. Le domande del «Lean Thinker» sui processi di Amministrazione, Finanza e ControlloA chi servono tutti questi servizi?I «clienti» sono tutti gli stakeholders. pubblica amministrazione... ...e fisco concorrenti fornitori lender investor capitale capitale di credito... di rischio... clienti collettività dipendentiDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  4. 4. Le domande del «Lean Thinker» sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo Cosa si aspettano i «clienti»? L’erogazione puntuale del servizio, in determinati momenti ed in determinati luoghi (fisici o virtuali).Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  5. 5. A questo punto il pensatore snello fissa un obiettivo fondamentale…«Tutti i processi AFC devono ridurre al minimo i tempi ed i costi di erogazione e di fruizione ditali servizi». Come si fa? Vanno eliminati tutti gli sprechi dai processi AFC!Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  6. 6. I processi AFC generano sprechi quando:«Producono informazioni, compiono elaborazioni, elaborano report che poi concretamente nonsono utilizzati» SOVRAPPRODUZIONEDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  7. 7. I processi AFC generano sprechi quando:«Gli utenti attendono per poter ottenere le informazioni che gli sono necessarie per prenderedecisioni ed agire» ATTESEDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  8. 8. I processi AFC generano sprechi quando:«Compiono trasferimenti di dati tra ambienti diversi, che ne sono la fonte originaria» TRASPORTIDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  9. 9. I processi AFC generano sprechi quando:«Ci sono attività di data entry o di trasferimento di dati tra sistemi diversi per ottenere uninsieme completo di dati» LAVORAZIONEDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  10. 10. I processi AFC generano sprechi quando:«Elaborano e memorizzano dati che non vengono poi utilizzati» SCORTEDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  11. 11. I processi AFC generano sprechi quando:«Si procede a modificare report, già elaborati secondo format non utilizzabili dall’utente o nonadeguati alle sue esigenze» MOVIMENTIDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  12. 12. I processi AFC generano sprechi quando:«Producono informazioni su base dati non verificate e corrette sistematicamente» NON QUALITA’Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  13. 13. I processi AFC generano sprechi quando:«Producono informazioni che non soddisfano pienamente le esigenze del cliente» UTILITA’Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  14. 14. Come il pensatore snello interviene in azienda1) Individua il servizio e l’utente di riferimento.L’obiettivo finale del pensatore snello è fare in modo che ogni richiesta dell’utente attivi (“tirare”o “pull”) i processi AFC per fargli avere esattamente ciò che desidera, al momento e nei luoghipiù opportuni, minimizzando gli sprechi nell’erogazione e nella fruizione dei servizi stessi.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  15. 15. Come il pensatore snello interviene in azienda2) Mappa le azioni richieste per arrivare all’erogazione del servizio (mappa dello Stato Attuale).Sa che la rappresentazione visuale è il migliore modo per evidenziare dove sono gli sprechi.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  16. 16. Come il pensatore snello interviene in azienda3) Mappa le operazioni necessarie per arrivare all’erogazione dello stesso servizio minimizzandogli sprechi.Fa una rappresentazione visuale dello Stato Futuro.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  17. 17. Come il pensatore snello interviene in azienda4) Fa in modo che vengano implementati i correttivi per raggiungere lo Stato Futuro in brevetempoDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  18. 18. L’azienda che pensa snello sa che…… il processo di riduzione degli sforzi, del tempo, dei costi e degli errori è un’attività continua pertendere verso la perfezione.Seguire i principi «lean» significa innescare questo processo virtuoso che libera risorse prezioseper la continua ricerca della perfezione.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  19. 19. Metodologie «lean» applicate al reporting Un semplice caso di successoDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  20. 20. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimentoSituazione pre-intervento. A tale data ilmanagement disponeva del seguentesistema di reportistica.Rendiconto Economico Riclassificato«D270», informazioni sui margini redditualiprincipali dell’azienda, messo adisposizione ogni mese dall’impiegata suEXCEL.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  21. 21. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimentoSituazione pre-intervento. Atale data il managementdisponeva del seguentesistema di reportistica.Rendiconto Economico perBusiness Unit «D371»,informazioni sui marginireddituali di ogni divisione,messo a disposizione ognimese dall’impiegata su EXCEL.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  22. 22. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimentoSituazione pre-intervento. A tale data ilmanagement disponeva del seguente sistemadi reportistica.Rendiconto Finanziario e PrevisioneFabbisogni «D900», informazioni sui flussifinanziari consuntivi in entrata ed in uscita,messo a disposizione ogni mesedall’impiegata su EXCEL.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  23. 23. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimentoSituazione pre-intervento. A tale data ilmanagement disponeva del seguente sistemadi reportistica.Stato Patrimoniale Riclassificato per «Fonti-Impieghi» «D370», informazioni sullacomposizione patrimoniale dell’azienda, messoa disposizione ogni mese dall’impiegata suEXCEL.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  24. 24. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimentoSituazione pre-intervento. A tale data il management disponeva del seguente sistema direportistica.Indici Aziendali «D280», informazioni sui principali indicatori di economicità, solidità e liquidità,messo a disposizione ogni mese dall’impiegata su EXCEL.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  25. 25. Individuazione degli sprechi connessi a sistemaE’ stata eseguita una mappatura del flusso di informazioni e di lavoro, richiesto per arrivareall’erogazione e alla fruizione dei report descritti in precedenza (rigorosamente a mano).LEGENDA Trasporto fisico di documenti, dati e informazioni: «a mano», per email, ecc. Intervento di un operatore (genera sprechi) Trasporto elettronico di documenti, dati e informazioni (non genera sprechi) Utente di riferimento di un determinato servizio Ambiente di lavoro: fisico (stanza, ufficio, ecc.) o virtuale (intranet, software, ecc.) Documento cartaceo o file di testo Foglio di lavoro Excel o OpenOffice DATA BOX: contiene informazioni su chi compie una determinata attività, cosa fa, con quale frequenza e quanto tempo gli occorre per completarla. Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker
  26. 26. Individuazione degli sprechi connessi a sistemaE’ stata eseguita una mappatura del flusso di informazioni e di lavoro, richiesto per arrivareall’erogazione e alla fruizione dei report descritti in precedenza (rigorosamente a mano).
  27. 27. Ricostruiamo il flusso per produrre il Rendiconto Economico Riclassificato «D270» XLS carta Gestion Fattura Terze Monica e cespiti acquisto economie Data Entry da «D260» immobili varie fonti zzazione contabili e controllo dati Monica 1 Volta al mese Data Entry da 8h di lavoro informazioni cespite carta Nuovo cespite 10min di lavoro DDT XLS Vendita Fattura Vendita D270 carta carta Bilancio DDT di Acquisto verifica Fattura Contabilità di prodotto Acquisto carta Contabilità Generale Altri Docume nti di Magazzino gestione carta Stampa consiste Galileo-AS400 nze di magazz. Monica XLS XLS Data Entry XLS Coeffici Calenda informazioni Costo ente rio Lavoro «K» Aziendal 1 Volta all’anno «D253» e 1h di lavoro Monica Data Entry buste paga e coefficiente «K» carta 1 Volta al mese 1h di lavoro Buste paga e Consulente cedolini del LavoroDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  28. 28. Tutto il sistema è pervaso da sprechi lavorazione trasporti attese non qualità sovrapproduzione
  29. 29. Riepilogo degli sprechi. Nella situazione pre-intervento sono state individuate:1) tre situazioni di spreco da sovrapproduzione (bollino blu): il Rendiconto Finanziario, gli indiciaziendali, lo Stato Patrimoniale sono ritenuti poco utili e pertanto prodotti ma non utilizzati;2) sei momenti di spreco da attese (bollino viola): tutti i report prodotti sono immagazzinatinello spazio locale del computer di Monica e la loro fruizione è permessa solo previa richiestaall’operatrice;3) due situazioni di spreco da non qualità (bollino arancione): il Rendiconto Finanziario e gliindici aziendali sono frutto di processi successivi di data-entry con una conseguente perdita diaffidabilità nel controllo del dato;4) dodici momenti di spreco da trasporti (bollino verde): i dati risiedono su documenti cartaceiche viaggiano in entrata/uscita verso soggetti terzi ed in ingresso/uscita dall’archivio;5) ventiquattro situazioni di spreco da lavorazione (bollino rosso) nei momenti in cui sononecessarie operazione di data-entry per spostare i dati da un ambiente e/o foglio di lavoro ad unaltro;6) due ambienti di lavoro (archivio e Galileo) e quattordici fogli di lavoro EXCEL gestiti daglioperatori.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  30. 30. Individuazione degli sprechi connessi a sistemaIn sintesi: nella situazione pre-intervento solo per produrre 5 report (di cui tre non utilizzati dalmanagement) veniva richiesto un impegno mensile della «macchina amministrativa» pari a circa15h di lavoro (2 giornate lavorative piene).Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  31. 31. Ridefinizione dei servizi di reportisticaIl management ridefinisce la mappa delle informazioni realmente utili a supportarli nelledecisioni principali. Viene stabilito che è necessario dotarsi di:- Balanced ScoreCard per avere informazioni mensili sulla corretta esecuzione della strategia;- Contabilità Analitica per Business Unit per avere informazioni mensili sui margini reddituali di ogni Business Unit;- PriceWaterFall per avere informazioni sui margini di contribuzione per Business Unit, Canali Distributivi e Province;- Sistema di analisi economica, patrimoniale e finanziaria per indici e per flussi, per avere informazioni sugli aspetti di economicità, liquidità e solidità dell’azienda.Il Management inoltre stabilisce che il sistema futuro dovrà limitare al massimo gli sprechinell’erogazione e nella fruizione di tale reportistica.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  32. 32. Mappatura delle Stato Futuro del sistemaViene pertanto eseguita una mappatura delflusso di informazioni e di lavoro, richiestoper arrivare alla elaborazione ed allafruizione dei report richiesti dal managementlimitando al massimo le situazioni di spreco.
  33. 33. Ricostruiamo il flusso per produrre la Contabilità Analitica per Business Unit Monica carta Data Entry da Fattura Terze informazioni acquisto economie cespite immobili Nuovo cespite zzazione 10min di lavoro carta … DDT Vendita Fattura Vendita carta DDT Monica Intranet: Acquisto Fattura Data Entry Contabilità di prodotto Acquisto codice di riclassificazion - BSC Contabilità Generale carta Altri e metodo di imputazione 1 Volta x 2 mesi - Co.An. Magazzino Docume nti di gestione 4h di lavoro - PWF Galileo-AS400 Monica … XLS Coeffici XLS Calenda Data Entry informazioni ente rio «K» Aziendal 1 Volta all’anno e 1h di lavoro Monica Data Entry buste paga e coefficiente «K» carta 1 Volta al mese Buste 30min di paga e Consulente lavoro cedolini del LavoroDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  34. 34. I nuovi servizi di reportisticaLa Contabilità Analitica per Business Unit è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasimomento ed in qualsiasi luogo.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  35. 35. I nuovi servizi di reportisticaLa Balanced Scorecard è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasi momento ed inqualsiasi luogo.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  36. 36. I nuovi servizi di reportisticaIl PriceWaterFall è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasi momento ed in qualsiasiluogo.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  37. 37. I nuovi servizi di reportisticaIl Sistema di analisi economico-finanziario è ora fruibile dal management su apposito software dibusiness analisys in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  38. 38. Risultati raggiuntiIn sintesi: nella situazione post-intervento per ottenere un sistema completo di reporting (BSC,COAN, PWF e tutta l’analisi economico–finanziario per indici e flussi) pienamente fruibile dalmanagement viene richiesto un impegno mensile della «macchina amministrativa» pari a circa10h di lavoro.Non si è ottenuto solo un incremento della qualità del sistema di reporting (in termini diinformazioni prodotte e fruibilità delle stesse) ma si è ottenuta anche una significativa riduzionedello sforzo richiesto dai processi AFC.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  39. 39. Prospettive future e ricerca della perfezioneCi sono ancora situazioni di spreco! lavorazione trasporti
  40. 40. Nuova individuazione degli sprechi e ricerca della perfezioneE’ possibile individuare:1) dodici momenti di spreco da trasporti (bollino verde): i dati risiedono su documenti cartaceiche viaggiano in entrata/uscita verso soggetti terzi ed in ingresso/uscita dall’archivio;2) nove situazioni di spreco da lavorazione (bollino rosso) nei momenti in cui sono necessarieoperazione di data-entry per spostare i dati da un ambiente e/o foglio di lavoro ad un altro;3) Quattro ambienti di lavoro (archivio, Galileo, intranet, Qlikview) e due fogli Excel gestiti daglioperatori.Il processo di riduzione degli sforzi, del tempo, dei costi e degli errori è un’attività continua pertendere verso la perfezioneUna possibile evoluzione del sistema potrebbe essere quella di integrare le attività di archivionell’ambiente «Galileo» (archiviazione elettronica dei documenti) che porterebbeall’eliminazione dell’ambiente «Archivio» e di sei situazioni di spreco da trasporti.Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
  41. 41. Grazie per l’attenzione Contatti: nardini.bfa@gmail.comDott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

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