FMK2022 Dokumentation - Thomas Hirt

www.filemaker-konferenz.com
FileMaker Konferenz | Hamburg | 22.-24. Juni 2022
Dokumentation zur Planung, Ausführung und Wartung
von FileMaker-Lösungen
Thomas Hirt
Dokumentation

Dokumentation – Thomas Hirt
Über den Sprecher
• Studium der Biochemie und des Software Engineering
• betreut seit 25+ Jahren Kleinunternehmen und
Privatkunden in Informatikbelangen
• Geschäftsführer und Inhaber der Tek:Guides GmbH
• Windows Umgebungen als Hauptbetätigungsfeld
• Einsatz von FileMaker als Entwicklungsplattform seit 2009

Inhalt
• Zweck und Arten von Dokumentation
• Pro und Contra
• Grenzen der Dokumentation
• Requirements Engineering
• eine häufig unterschätzte Dokumentation
• Tipp: Mockups als Gesprächsbasis erstellen
• Aufgabenliste & Stundenliste
• In-Code Dokumentation
• Deployment-Dokumentation
• Visualisierung von Struktur und Abläufen

Zweck und Arten von Dokumentation
Zweck Art
Requirements Engineering
• User Stories
• diverse Diagrammarten
• Mockups
• Prototypen
Vereinbarungen mit dem
Endkunden
• Lastenheft
• Pflichtenheft
Unterstützung von Entwicklung
und Software-Unterhalt
• Aufgabenliste, Stundenliste
• in-Code Dokumentation
• Datenbankschema
• Diagramme zur Visualisierung von Struktur und
Abläufen der Lösung (z.B. UML)
Unterstützung von Administratoren
bei Installation und Betrieb
• Installationsanleitung
• Deployment-Diagramm
• Diagramme zur Visualisierung der Interaktion der
Lösung mit weiteren Diensten/Geräten (z.B. UML)
Bedienungsanleitung für Benutzer Benutzerdokumentation

Contra
Pro und Contra
Pro
• mindert den Gewinn
• behindert den Projektfortschritt
• bei einigen Entwicklern unbeliebt
• fördert Kundenzufriedenheit
• verbessert Kommunikation mit dem
Kunden
• bringt Struktur in Projektverlauf
• unabdingbar für Entwicklung im
Team
• unabdingbar für längerfristige
Wartbarkeit

Grenzen der Dokumentation
• Abwägung der Notwendigkeit
• Was ist wirklich wichtig und nötig?
• Was ist wünschbar?
• Was kann und darf weggelassen werden?
• Abwägung der Kosten
• Aufwand für Doku in Preiskalkulation einbeziehen
• Aufwand für Doku darf Projekt nicht unrentabel machen
• Fehlen von Doku darf Lösung später nicht unwartbar machen

(eine häufig unterschätzte Dokumentation)
• Requirements Engineering ist v.a für folgende Fälle äusserst wichtig:
• "Custom Apps"
• Customizations (kundenspezifische Anpassungen)
• Neuentwicklungen von Standardlösungen
• Benutzer und Entwickler stellen sich unter einem bestimmten Begriff häufig
unterschiedliche Dinge vor.
• "Aber es ist doch logisch, dass wir das so gemeint haben..."
• "Aber technisch ist das nur so und so ausführbar..."
• Benutzer kommen am Anfang eines Projektes häufig in eine "Weihnachts-
wunschlisten-Stimmung"
• "Wir schreiben einfach alles auf, was wir auch noch brauchen könnten."
• hinführen des Kunden zu einem gesunden Verhältnis von Aufwand und
Ertrag (80/20-Regel)

(eine häufig unterschätzte Dokumentation)
• Wie arbeitet der Kunde genau?
• den Kunden dazu "nötigen", seine Abläufe in allen Untervarianten genau
wiederzugeben
• Abläufe gemeinsam mit dem Kunden dokumentieren
• Welche Abläufe sollen möglichst unverändert abgebildet werden?
• Welche Abläufe sollen durch die Software-Lösung auf neue Art unterstützt
werden? (Redesign der Abläufe)
• Bereitschaft des Kunden, sich einzubringen und Zeit zu investieren ist
essentiell.
• Fehlende Bereitschaft des Kunden, sich mit der neuen Lösung
auseinanderzusetzen, ist ein frühes Warnsignal, das bei Einführung der Lösung
Probleme und Streitigkeiten drohen.

User Stories
• Erfassung aller Abläufe, die mit einer Software ausgeführt werden sollen, als
Beschreibung in Textform, als kleine "Geschichte".
• Falls es unterschiedliche Typen von Benutzern gibt, müssen die Abläufe
zusätzlich pro Art von Benutzer erfasst werden.
• Empfehlung: Überarbeitung in mehreren Durchläufen
• erstellen einer ersten Version (evtl. gemeinsam)
• erstellen einer Liste von Rückfragen durch die Entwickler für die
zukünftigen Benutzer
• überdenken der Abläufe durch zukünftige Benutzer
• Haben wir etwas vergessen?
• Brauchen wir etwas eigentlich gar nicht?

User Stories
Benutzer-
Kategorie
Geschichte Details Wichtigkeit
Sekretariat
Ich erfasse Kundendaten mit vielen
Zusatzangaben. Ich schaue diese
Kundendaten in einer Detailansicht
und in einer Listenübersicht an. In
beiden Ansichten muss ich auch
Daten ausdrucken und exportieren
können.
Die Kundendaten müssen insb.
umfassen: Adressdaten,
Kontaktdaten, Tätigkeitsfelder,
Einteilung in Rabattkategorien,
regelmässige Korrespondenzen
1
Sekretariat
Über die Ansicht der Kundendaten
gelange ich mit 1-2 Klicks auf die
Ansicht zu den Angeboten, Aufträgen
und Rechnungen des jeweiligen
Kunden.
Rückweg von Angeboten,
Aufträgen, Rechnungen zurück
zum Kunden muss einfach sein. 1
Geschäftsleitung
Ich rufe regelmässig die
tagesaktuellen Umsatzzahlen des
aktuellen Geschäftsjahres auf.
Allnächtliche Berechnung der
aktuellen Umsatzzahlen ist
erwünscht.
2
Administrator
Es gibt eine Übersicht über
fehlgeschlagene Logins, welche ich
einmal pro Woche kontrolliere.
Art des Fehlers, genaue Zeit und
Angaben zum Quellsystem sind
enthalten, konkret: ...
3

Mockups fürs Requirements Engineering

Aufgabenliste mit/ohne Stundenliste
• bringt Struktur in tägliche Arbeit der Umsetzung
• Aufteilung der Aufgaben über die Zeit und/oder über mehrere Entwickler
möglich
• Tracking des Arbeitsfortschritts und der geleisteten Arbeitszeit auf beliebig
einfachem oder komplexem Level, je nach Bedarf
• Form der Aufgabenliste frei für eigenen Arbeitsstil wählbar
• mit oder ohne formeller Methode (z.B. Kanban, Scrum, usw.)
• physisch als Post-it Zettel auf Board im Büro
• Tool-Unterstützung (z.B. Trello, Microsoft 365 Planner, Nextcloud, usw.)
• usw.
• Möglichkeit des Trackings, ob voraussichtliche Einnahmen und geleisteter
Aufwand im richtigen Verhältnis stehen

Aufgabenliste mit/ohne Stundenliste

Stundenliste als Instrument für Führung
und Verbesserung der Kalkulation
270
37%
185
26%
213
29%
60
8%
Entwicklung (vereinbart)
Entwicklung (Änderungen)
Testing/Debugging
Customer Interaction

Stundenliste als Instrument für Führung
und Verbesserung der Kalkulation
95
17%
295
52%
63
11%
113
20%
Adressverwaltung
Auftragsbearbeitung
Benutzer- &
Rechteverwaltung
nicht funktionale
Anforderungen

In-Code Dokumentation
• Voraussetzung für schnelles Verständnis von Skripten, Berechnungen und
Custom Functions, kann auch FileMaker Datenbankschemas einfacher lesbar
machen
• hilft sowohl bei Entwicklung im Team wie auch bei Wartung einer eigenen
Lösung, die man nicht jeden Tag bearbeitet
• "Was hab ich da gemacht?"
• "Wieso macht er das so?"
• mein 2 wichtigsten Tipps:
• kleine Code-Geschichten erzählen!
• lieber etwas zu ausführlich
• eine Variante, das auf die Spitze zu treiben:
Documentation-Driven Development

Case ( Artikel::gl_temp_startdatum = "" and Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat = "";
MonthName ( Verkaufszahlen__Artikel::art_startdat ) & " " & Year ( Verkaufszahlen__Artikel::art_startdat );
Artikel::gl_temp_startdatum ≠ "" and Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat = "";
If ( Artikel::gl_temp_startdatum < Verkaufszahlen__Artikel::art_startdat;
MonthName ( Artikel::gl_temp_startdatum ) & " " & Year ( Artikel::gl_temp_startdatum ));
Artikel::gl_temp_startdatum = "" and Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat ≠ "";
If ( Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat < Verkaufszahlen__Artikel::art_startdat;
MonthName ( Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat ) & " " & Year (
Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat )
);
Artikel::gl_temp_startdatum ≠ "" and Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat ≠ "";
If ( Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat < Verkaufszahlen__Artikel::art_startdat;
MonthName ( Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat ) & " " & Year (
Verkaufszahlen__Artikel::gl_temp_startdat ));
)& " ....... " & If ( Artikel::gl_temp_enddatum = "";
MonthName ( Date ( Month ( Get ( CurrentDate ) ) - 1; Day ( Get ( CurrentDate ) ); Year ( Get ( CurrentDate )
)) ) & " " & If( Month ( Get ( CurrentDate ) ) = 1; Year ( Get ( CurrentDate ) )-1; Year ( Get ( CurrentDate )
));
If ( Year ( Artikel::gl_temp_enddatum ) & Right ( 0 & Month ( Artikel::gl_temp_enddatum ); 2) ≥ Year ( Get (
CurrentDate ) ) & Right ( 0 & Month ( Get ( CurrentDate ) ); 2);
MonthName ( Date ( Month ( Get ( CurrentDate ) ) - 1; Day ( Get ( CurrentDate ) ); Year ( Get ( CurrentDate )
)) ) & " " & Year ( Get ( CurrentDate ) );
MonthName ( Artikel::gl_temp_enddatum ) & " " & Year ( Artikel::gl_temp_enddatum )
))

(Custom Functions)
/*
* =====================================================================
* file.isLocal ( )
*
* RETURNS:
* - TRUE if the active FileMaker database file is
* located on the local machine.
* - FALSE if the active FileMaker file is either
* hosted or even open on the server directly
*
* GLOBAL VARIABLES SET: NONE
*
* PURPOSE: determining whether a FileMaker file is located on the
* local client machine
*
* ERROR RETURN VALUES: NONE
* DEPENDENCIES: NONE
*
* AUTHOR: Thomas Hirt
* NOTES:
*
* =====================================================================
* VERSION 1.00, 29.04.2014
* - initial version
*
* =====================================================================
*/
/*
* =====================================================================
* file.isLocal ( )
*
* RETURNS:
*
*
*
*
* NOTES:
*
* =====================================================================
* VERSION 1.00, 29.04.2014
* - initial version
*
* =====================================================================
*/
Case (
// The file is local and network sharing is switched off.
Get ( MultiUserState ) = 0;
True;
// The file is local but network sharing is turned on.
True;
// The file is hosted on either FileMaker Server or FileMaker Pro
Get ( MultiUserState ) > 1;
False
)

(Custom Functions)
Case (
True;
True;
// The file is hosted on either FileMaker Server or
FileMaker Pro
False
)
/*
* =====================================================================
* file.isLocal ( )
*
* RETURNS:
*
*
*
*
* NOTES:
*
* =====================================================================
* VERSION 1.00, 29.04.2014
* - initial version
*
* =====================================================================
*/
Case (
True;
True;
// The file is hosted on either FileMaker Server or FileMaker Pro
False
)

(Documentation-Driven Development eines Skriptes)
#prevent users from aborting the script
#################################################################
#check if membercard has expired
#################################################################
#################################################################
#membercard has expired
#################################################################
#################################################################
#set global fields and variables
#################################################################
#################################################################
#open layout to define members associated with letter template
#################################################################
#make sure there are no unstored records before the layout change
#show all selected members
#sort records
Allow User Abort [ Off ]
Freeze Window
#####################################################################
#####################################################################
If [ not IsEmpty ( aMembercards::useAllowedUntil ) and ( aMembercards::useAllowedUntil <
Get ( CurrentDate ) ) ]
#####################################################################
#####################################################################
Set Variable [ $json.msg.params; Value:JSONSetElement ( "" ; "type" ; "error" ; JSONString
) ]
Set Variable [ $json.msg.params; Value:JSONSetElement ( $json.msg.params ; "title" ;
"Mitgliederausweis abgelaufen" ;
JSONString ) ]
Set Variable [ $json.msg.params; Value:JSONSetElement ( $json.msg.params ; "message"
; "Die Gültigkeit dieser Mitgliederkarte ist
abgelaufen. Mitglieder für die Zustellung können nicht mehr ausgewählt werden." ;
JSONString ) ]
Perform Script [ “mbs.dialog.simple ( JSON: +title ; +message ; -type )”; Parameter:
$json.msg.params ]
Else
#####################################################################
#####################################################################
Set Field [ GLOBALS::MEMBERCARD.ID; aMembercards::id ]
Set Field [ GLOBALS::MEMBERCARD.VALID.THROUGH; Right ( "0" &
aMembercards::validThroughMonth ; 2 ) & "." & aMembercards::validThroughYear ]
Set Field [ GLOBALS::MEMBERCARD.USE.DISTROGROUPS;
aMembercards::useDistributionGroups ]
######################################################################
######################################################################
#make sure that there are no unstored records before the layout change
Commit Records/Requests [ No dialog ]
If [ GLOBALS::MEMBERCARD.USE.DISTROGROUPS ]
Go to Layout [ “Mitgliederausweise.Versandgruppen” (aDistributionGroups); Animation:
Flip from Left ]
Set Field [ aDistributionGroups::RESTRICTOR.ID; GLOBALS::MEMBERCARD.ID ]
Else
Go to Layout [ “Mitgliederausweise.Mitglieder” (aMembers); Animation: Flip from Left ]
Set Field [ aMembers::RESTRICTOR.ID; GLOBALS::MEMBERCARD.ID ]
End If
Perform Script [ “global.filter.fields.clear”; Parameter: "" ]
Set Field [ GLOBALS::FILTER.BOOL.3; 1 ]
Perform Script [ “filtering.dispatcher”; Parameter: "" ]
#sort records
Perform Script [ “sorting.dispatcher ( List: columnNr ; resort )”; Parameter: List ( 4 ; 1 ) ]
End If

(Documentation-Driven Development eines Skriptes)
#####################################################################
#####################################################################
If [ ]
#####################################################################
#####################################################################
Else
#####################################################################
#####################################################################
######################################################################
######################################################################
#sort records
End If
Allow User Abort [ Off ]
Freeze Window
#####################################################################
#####################################################################
If [ not IsEmpty ( aMembercards::useAllowedUntil ) and (
aMembercards::useAllowedUntil < Get ( CurrentDate ) ) ]
#####################################################################
#####################################################################
Set Variable [ $json.msg.params; Value:JSONSetElement ( "" ; "type" ; "error" ; JSONString
) ]
Set Variable [ $json.msg.params; Value:JSONSetElement ( $json.msg.params ; "title" ;
"Mitgliederausweis abgelaufen" ;
JSONString ) ]
Set Variable [ $json.msg.params; Value:JSONSetElement ( $json.msg.params ; "message"
; "Die Gültigkeit dieser Mitgliederkarte ist
abgelaufen. Mitglieder für die Zustellung können nicht mehr ausgewählt werden." ;
JSONString ) ]
Perform Script [ “mbs.dialog.simple ( JSON: +title ; +message ; -type )”; Parameter:
$json.msg.params ]
Else
#####################################################################
#####################################################################
Set Field [ GLOBALS::MEMBERCARD.ID; aMembercards::id ]
Set Field [ GLOBALS::MEMBERCARD.VALID.THROUGH; Right ( "0" &
aMembercards::validThroughMonth ; 2 ) & "." & aMembercards::validThroughYear ]
Set Field [ GLOBALS::MEMBERCARD.USE.DISTROGROUPS;
aMembercards::useDistributionGroups ]
######################################################################
######################################################################
Commit Records/Requests [ No dialog ]
If [ GLOBALS::MEMBERCARD.USE.DISTROGROUPS ]
Go to Layout [ “Mitgliederausweise.Versandgruppen” (aDistributionGroups); Animation:
Flip from Left ]
Set Field [ aDistributionGroups::RESTRICTOR.ID; GLOBALS::MEMBERCARD.ID ]
Else
Go to Layout [ “Mitgliederausweise.Mitglieder” (aMembers); Animation: Flip from Left ]
Set Field [ aMembers::RESTRICTOR.ID; GLOBALS::MEMBERCARD.ID ]
End If
Perform Script [ “global.filter.fields.clear”; Parameter: "" ]
Set Field [ GLOBALS::FILTER.BOOL.3; 1 ]
Perform Script [ “filtering.dispatcher”; Parameter: "" ]
#sort records
Perform Script [ “sorting.dispatcher ( List: columnNr ; resort )”; Parameter: List ( 4 ; 1 ) ]
End If

Deployment-Dokumentation
• soll nicht auf reine Entwickler fokussiert sein
• IT-Administratoren und FileMaker-Entwickler als Zielgruppe
• ist nötig und sinnvoll, wenn eine Lösung mehr als nur den reinen FileMaker
Server und FileMaker Client benötigt
• soll involvierte Geräte, Shares, Dienste, evtl. spezielle Zugriffsarten und Konti
enthalten
• kann in beliebiger Kombination die Struktur des Deployments und/oder das
Zusammenspiel der Komponenten nach dem Deplyoment erklären.

Visualisierung von Struktur und Abläufen
• ist dort sinnvoll, wo...
• ... Struktur und Abläufe komplex sind.
• ... reine in-Code Dokumentation nicht ausreicht.
• ... erst erheblicher Einarbeitungsaufwand ein Verständnis der
übergeordneten Strukturen und Abläufe erlaubt.
• unterschiedliche Diagrammarten mit/ohne Tool-Unterstützung stehen zur
Verfügung
• meine Tipps:
• UML Sequenz-Diagramm
• UML Deployment-Diagramm
• Diagramme durch Texte ergänzen, wo sinnvoll

Sequenzdiagramm

Deployment Diagramm

Q & R
Vielen Dank für Ihr Interesse!

Links auf Tools
• Erstellung von Mockups
• https://balsamiq.com/
• Microsoft Visio
• u.v.m
• Erstellung von UML-Diagrammen
• https://www.visual-paradigm.com (Community Edition, Modeler Edition)
• Microsoft Visio
• u.v.m

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