Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Twitter On The Use of Social Media by Bargaining Unit and Non Union Employees in the Workplace

This presentation looks at the different forms of Social Media, including Facebook, Blogging, Twitter, Blippy, Four Square and others. It reviews the caselaw dealing with social media in the course of employment, the dismissal of employees for "off duty" conduct, the expectation of privacy, social media policies and monitoring, developing a policy for your workplace and collective bargaining.

  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Twitter On The Use of Social Media by Bargaining Unit and Non Union Employees in the Workplace

  1. 1. Twitter On – The Use of Social Media by Bargaining Unit and Non‐Union Employees in the Workplace7th Annual Labour Relations ConferenceCarman J. Overholt, Q.C. Direct line: 604.622.5165Email: Carman.Overholt@fmc‐law.comLinkedIn: 24‐25, 2012Four Seasons HotelVancouver, B.C. 1
  2. 2. 2
  3. 3. 3
  4. 4. 4
  5. 5. 5
  6. 6. Introduction• The media reports daily on a wide range of subjects  demonstrating the way in which social media has  fundamentally changed our lives and the workplace• The use of social media in the workplace has been already the  subject of a wide range of legal disputes and claims• The Courts have recognized how technology creates an  opportunity for “limitless defamation”• Mr. Justice Blair of the Ontario Court of Appeal in Barrick Gold  Corporation v. Jorge Lopehandia and Chile Mineral Fields  Canada Ltd.(2004) held: 6
  7. 7. The Law cont…“The Internet represents a communications revolution.  It  makes instantaneous global communication available cheaply  to anyone with a computer and an Internet connection.  It  enables individuals, institutions, and companies to  communicate with a potentially vast global audience.  It is a  medium which does not respect geographical boundaries.   Concomitant with the utopian possibility of creating virtual  communities, enabling aspects of identity to be explored, and  heralding a new and global age of free speech and democracy,  the internet is also potentially a medium of virtually limitless international defamation.” 7
  8. 8. Introduction1. The Different forms of Social Media: Facebook, Blogging,  Twitter, LinkedIn, Blippy, Four Square and others2. A Review of the caselaw dealing with the misuse of Social  Media in the course of employment3. The dismissal of employees for “off‐duty” conduct4. The Expectation of Privacy5. Social Media Policies and Monitoring6. Developing a Policy for your Workplace7. Social Media and Collective Bargaining 8
  9. 9. Social Media and the Workplace• Balancing free speech and privacy with the protection of the  employers interests and property• Employment contracts that address duties, policies and  standards• Confidentiality and professional standards of behaviour• Post employment obligations to not disparage the employer,  its business and employees• Policies to promote, limit and define the appropriate use of  social media in the workplace• Technology usage policy and practice 9
  10. 10. Social Media in the Workplace• Privacy policy: What is the expectation of privacy in your  workplace?• Severance agreements may reference continuing contractual  obligations in the area of confidentiality and non  disparagement• Assignment and other written agreements that acknowledge  the ownership of the intellectual property of the Employer• A new subject for collective bargaining 10
  11. 11. Facebook• Biographical profile: personal details, sometimes including  place of work• Network driven: people linked together by membership in  organizations• Content can be seen by those in the network, and potentially,  anyone browsing the site if specific privacy settings are not  chosen by the user 11
  12. 12. Facebook 12
  13. 13. Why does Facebook matter? Source: 13
  14. 14. Why does Facebook matter?• More than 500 million active users • Canada is 6th in Facebook usage in the World (see:‐usage‐ statistics‐by‐country.html)• 2nd most‐trafficked website in the world (  14
  15. 15. Why does Facebook matter?• Fastest growing demographic: 25 years old and older • 85 percent market share of 4‐year U.S. universities • Average time per day on Facebook 23.7 minutes 15
  16. 16. Blogs & Social Networking• Blogging: – A “blog” is short for a web log. It is an online personal journal  established and frequently updated by an individual – Typically fully searchable 16
  17. 17. Searching Blogs 17
  18. 18. Searching Blogs 18
  19. 19. Twitter• Instant updates• Real time information network• Information sharing• Gather real‐time market intelligence and feedback• Business can engage an audience 19
  20. 20. Benefits of Social Networking Sites1. Networking2. “Intelligence” gathering (online “town hall” meetings)3. Marketing / fundraising4. Information about employee candidates?  (Note the  Guidelines released by the Office of the Privacy  Commissioner of B.C.) 20
  21. 21. Risks of Social Networking Sites Wasting time at work Disclosure of confidential Information  Possible damage to an organization’s reputation Employment disputes Virtual harassment Defamation Claims Breach of Privacy legislation Labour Relations Complaints Protected communications under labour relations legislation 21
  22. 22. The Nature of Legal Proceedings to Address Possible Misuse of Social Media and Employers Technology• Complaints to labour relations tribunals and grievances• Claims for extraordinary relief to protect the business of the Employer: (1) Orders for the Return of Property (2) Injunctions restraining certain acts or behaviour (3) Anton Pillar Orders• Human rights legislation• The Criminal law also provides protection against harassment, threats,  theft, espionage and other illegal acts 22
  23. 23. The Nature of Legal Proceedings (continued)• The common law provides a range of civil remedies for an  Employer to protect its business and branding• A range of preventative measures that were described earlier  may assist in avoiding the need for legal action and reduce the  risk involved in commencing legal proceedings in this context• A Code of Conduct and policies that establish a high standard  for use of social media are essential 23
  24. 24. Getting “Dooced”• was Heather Armstrong’s blog She was fired from her job for writing about her workplace on the website.  Getting “dooced” means getting fired for something you have written on  your website.• Delta Airlines – Ellen Simonetti, flight attendant, posted suggestive photos of herself in  her work uniform on a company aircraft on her blog, called “Diary of a  Flight Attendant” – Once Delta found out about her blog she was immediately suspended  and dismissed a month later 24
  25. 25. Getting “Dooced”• Microsoft • Employee posted a photo of a load of Apple G5 computers being  delivered to Microsoft Source:‐microsoft‐wants‐g5s 25
  26. 26. Getting “Dooced”• Manitoba Health Services  – An employee alleged that he was fired from his job for posting the  following on his blog:  • Getting to surf the web for 3 hours while being paid: Priceless. • Getting to blog for 3 hours while being paid: Priceless. • Sitting around doing nothing for 3 hours while being paid: Priceless. • Installing Windows 2000 Server on a P2 300: Bloody Freaking Priceless. – Employer stated that he was fired for divulging company secrets 26
  27. 27. New Brunswick Workers Compensation Claim• Former students created a false, extremely defamatory  Facebook page about a teacher• Also wrote letter to Principal, Vice Principal, Department  Heads and staff falsely alleging that teacher had inappropriate  relations with underage girls• Teacher entitled to workers compensation benefits 27
  28. 28. Estrada v. Clace Holdings (B.C.) • Employee sent two female co‐workers invitations to become  his “friends” on Facebook• Facebook site showed serious criminal offences, including  sexual assault; that he was currently working for their  employer; and that he had left several previous jobs because  of his criminal record• Mr. Estrada’s facebook page contained graphic details of the  sexual assault, as well as a photograph highlighting the clothed midsection of the complainant’s body 28
  29. 29. Estrada v. Clace Holdings (B.C.) • Mr. Estrada was dismissed• Mr. Estrada filed a human rights complaint alleging that he was  fired because of his criminal record unrelated to his  employment• Employer denied the allegation and asserted that Mr. Estrada  was fired for making co‐workers uncomfortable 29
  30. 30. Chatham Kent (Municipality) v. CAW Canada, Local 127 (2007) (Clarke Grievance)• Jessica Clarke, an eight year employee of a retirement home,  had a blog open to the public• Ms. Clarke made disparaging comments about her employer  and expressed her dislike for residents of the home• Ms. Clarke posted pictures of herself with residents of the  retirement home without their consent 30
  31. 31. Clarke Grievance• Arbitrator held that  – Ms. Clarke violated the confidentiality policy – The blog comments were “insolent, disrespectful, and contemptuous  of management and an attempt to undermine the reputation of  management at the Home…” and therefore constituted  insubordination 31
  32. 32. Alberta Union of Provincial Employees v. Alberta [2009] A.J. No. 368• Dismissal of employee because of unflattering comments about  her supervisors and co‐workers• Refusal to remove posting• Majority of Arbitration Board upheld the dismissal and declined  to exercise discretion and impose a lesser level of discipline  under the terms of the collective agreement• different treatment of another employee in a similar incident  led to arbitration award being set aside on judicial review 32
  33. 33. EV Logistics v. Retail Wholesale Union, Local 580 [2008] BCCAAA No. 21• Content of employee website including a blog, photographs  and a personal profile• EV Logistics identified as the employer• Blog included racist comments and violence• Grievor, 22 years of age, apologized• Termination was not justified• Factors considered by the Arbitrator included marginal  connection with the employer and the employee’s otherwise  good performance record 33
  34. 34. Lougheed Imports Ltd. [BCLRBD No. 190]• Union alleged dismissal of employees breached the BC Labour Relations Code• Employees had made a number of posts on their Facebook profiles which were “offensive, insulting and disrespectful  comments” about their supervisors• Employees were known as union supporters• Employer had never encountered similar conduct • Conduct was damaging to the employer’s reputation• The Board found that the statements constituted just cause for  dismissal 34
  35. 35. British Columbia v. BC Government and Service Employees Union (GriersonGrievance) [2010] BCCAAA No. 54 (“Grierson”)• Arbitrator asked to determine whether there was just cause to terminate  employment of two employees for sending and receiving inappropriate  emails at work• Breach of trust and employment relationship irrevocably harmed• Employees refused to accept responsibility for their actions• Union argued that dismissal did not reflect progressive discipline• Appeal to the BC Labour Board was dismissed 35
  36. 36. Wasaya Airways LP v. Airline Pilots Association [2010] C.L.A.D. No. 271• Off duty statements found to harm the company’s reputation• The Facebook post contained “extremely serious, offensive  and derogatory remarks”• Result of conduct was to render the employment relationship  untenable• Remedy: ‐ 3 months notice ‐ deemed suspension ‐ resignation to be given  ‐ record of dismissal expunged 36
  37. 37. Alberta Distillers Ltd. v. U.F.C.W., Local 1118, [2010] A.W.L.D. 1108• Resignation of an employee due in part to comments made on  Facebook page of a fellow employee, which she found  derogatory• Fellow employee whose Facebook page was used to post the  comments was terminated for just cause• Union was successful in grieving the dismissal. The Arbitrator  found that the uncontradicted evidence showed that the  comments made on the Facebook page were made by another  employee  37
  38. 38. Re Walder,  [2010] B.C.E.S.T.D. No. 113• Employment Standards Tribunal complaint by an employee  who was on pregnancy leave that she was terminated contrary  to the Employment Standards Act • The Tribunal upheld the Determination that found that the  employee was not terminated because of her pregnancy, but  for cause• Among the accepted reasons for termination, the employee  made false allegations on a fellow employee’s Facebook page  (accessible to others) accusing the employee of stealing her  job 38
  39. 39. Teck Coal v. U.M.W.A. Local 1656, [2010] A.W.L.D. 2853• Employee dismissed from his employment due to frequent  absenteeism and for dishonesty in providing a reason for his  absence. The Union grieved the dismissal and argued the  absences were caused by a mental disability which the  employer was required to accommodate• Arbitrator held the employee was dismissed for just and  reasonable cause • Evidence showed that the employee’s Facebook page had an  entry which read “in the City and ready to party” at a time  when the employee said he was not able to come into work 39
  40. 40. Lisa McIntosh v. Metro Aluminum Products Ltd. and Augustynowicz (2011)• Repeated text messages containing sexual propositions, sexually  demeaning language and sexually provocative comments• Ms. McIntosh informed respondent that she was uncomfortable and that  he must stop sending such messages• Mr. Augustynowicz continued to act inappropriately• Stress leave and continued inappropriate and offensive text messages• Significant and ongoing physical and emotional impact of the sexual  harassment on Ms. McIntosh• $12,500 damages for injury to dignity, feelings and self respect• $14,493.80 for lost wages and $2,900.85 as reimbursement for expenses  incurred plus interest• No legal costs 40
  41. 41. Privacy Implications• Personal Information Protection Act, S.B.C. 2003, c.63 ‐ collection, use and disclosure of personal information of  both potential and current employees• The Office of the Information and Privacy Commissioner for  British Columbia has established a four part test on  employee monitoring: 1) Is the monitoring demonstrably necessary to meet a specific need? 2) Is the monitoring likely to be effective to meet that need? 3) Is the loss of privacy proportional to the benefit gained? 4) Is there a less privacy intrusive way of achieving the same end?• New Guidelines have been released by the BC Privacy  Commissioner on Background checks 41
  42. 42. R. v. Cole, 2011 ONCA 218• Teacher issued a laptop by his employer and permitted to use  it for personal use and to take it home on weekends and  vacations• Teacher had inappropriate data about a student which was  found by a technician of the employer performing a scan of  the laptop• Teacher charged by police 42
  43. 43. R. v. Cole, 2011 ONCA 218 (contd.)• Did the Teacher have a reasonable expectation of privacy in  the use of the laptop that was owned by the school?• The Ontario Court of Appeal said yes. Lack of a clear and  unambiguous policy to monitor, search or police the use of the  laptop was one of the factors leading to an expectation of  privacy by the user• The warrantless search of the laptop by the police was  contrary to the Charter 43
  44. 44. R. v. Cole, 2011 ONCA 218 (contd.)Lessons from R. v. Cole:• Critical to have a well‐drafted technology and social media  policy to address the expectation of privacy by employees• The fact the device is owned by the employer no longer means  they have an absolute right to access the data without the  consent of the user and without respecting privacy laws• Leave has been granted for an appeal to the Supreme Court of  Canada 44
  45. 45. U.S. National Labor Relations Board Settlement (February 8 2011)• dismissal of Connecticut ambulance service employee for  posting negative comments about a supervisor on her  Facebook page• overly broad rules in Employee Handbook regarding blogging,  internet posting and communications between employees• the Employer agreed to revise the Handbook rules to ensure  that they did not prevent employees from discussing their  wages, hours and working conditions with co‐workers and  others while not at work• dismissal of employee was addressed through a separate  “PRIVATE” agreement 45
  46. 46. Groves v. Cargojet Holdings Ltd. [2011] C.L.A.D No. 257• Employee claimed unjust dismissal over comment on  Facebook• “hated her supervisor”, and joked about committing acts of  physical violence against him• Reinstated because: 1. Personal time of employee 2. Facebook unconnected to the workplace 3. Facebook access was limited 46
  47. 47. Groves v. Cargojet Holdings Ltd. [2011] C.L.A.D No. 257• 5 fold test in Millahaven Works, and Oil, Chemical & Atomic  Workers International Union (Local 9‐670) 1.  The conduct of the grievor harms the Company’s reputation or product 2.  The grievor’s behaviour renders the employee unable to perform his duties  satisfactorily 3.  The grievor’s behaviour leads to refusal, reluctance or inability of other  employees to work with him 4.  The grievor has been guilty of a serious breach of the Criminal Code and  thus rendering his conduct injurious to the general reputation of the  Company and its employees 5. Places difficulty in the way of the Company properly carrying out its  function of efficiently managing its works and efficiently directing its work  forces 47
  48. 48. Ornge v. Ontario Public Services Union (2011)• Dismissal of employee for posting on a public message board,  and downloading pornographic images on a company  computer• Breach of confidentiality by referencing the cleaning of  company helicopter required 5 hours of cleaning after a  serious motorcycle accident• Arbitration found that messages were not as serious as alleged  by the Employer and policy was applied inconsistently• Posted message had been immediately removed by the  Grievor 48
  49. 49. Whitham v. Club 24 Ltd. (UK) (2011)• Comments were minor and did not warrant dismissal 49
  50. 50. Crisp v. Apple Retail (UK)(2011)• Comments on Facebook were derogatory towards work and  certain Apple products• The Tribunal found that employee had sufficient knowledge of  technology and sufficient training with employer, for conduct  to justify dismissal 50
  51. 51. Schulte (NLRB ‐ 2011)• Employee alleged that he was dismissed because of  discussions of employer’s overtime policy• Employer alleged that his dismissal was due to his reference of  job title as “fucktard” on his LinkedIn account 51
  52. 52. Hispanics United (NLRB ‐ 2011)• NLRB found that a Facebook discussion between employees  was activity for the purpose of collective bargaining and  entitled to protection 52
  53. 53. Karl Krauz Motors (NLRB – 2011)• Facebook comments were not with other employees nor were  they about terms and conditions of employment• Board found that comments were connected to conditions of  employment but tone of comments were not so disparaging as  to justify loss of protection• Court found that employee was fired because of comments  about accident and was not wrongfully dismissed 53
  54. 54. The Rock Wood Fire Pizza & Spirits (NLRB ‐ 2011)• Employee dismissed for Facebook comments• Employee claimed to be Whistleblower in reporting the  misconduct of a co‐worker• The Board found that the comments were not protected  because she was not a Whistleblower and that the comments  had a limited connection to the terms and conditions of her  employment• Comments were not directed to other employees so it was not  a concerted activity nor were they about the terms of  employment 54
  55. 55. Martin House (NLRB ‐ 2011)• Employee posted comments comparing the workplace to a  “mental institution”• Comments about patients were a breach of their  confidentiality• As a result, the discipline was reasonable 55
  56. 56. Wal‐Mart (NLRB – 2011)• Individual gripe to other employees did not constitute a  protected activity• The Board found that postings were not an attempt to initiate  the group action of employees• Discipline of employee was not unlawful 56
  57. 57. BC NDP• The BC Privacy Commissioner investigated the BC NDP’s use of  social media and passwords to evaluate candidates• The BC NDP asked potential candidates for their Facebook passwords• The commissioner found that the BC NDP breached the  Personal Information Protection Act because the information  was personal and possibly outdated, irrelevant or inaccurate• The other reason for the determination was that the collection  included the personal information of other individuals who  had not given their consent and there were alternative ways to  assess the candidates 57
  58. 58. Is discipline warranted?1. Seriousness of the misconduct2. Adverse effect on employment relationship3. Prejudicial to employer or the employee’s ability to properly  carry out job functions4. Repeated or isolated activity5. Intention of harming employer6. Was the statement to persons other than co‐workers?7. Were the statements made for the purpose of organizing  other employees? 58
  59. 59. Should employers restrict the use of Social Media in the Workplace?Employer Options: Outright ban on access to some or all social media in the  course of employment Permit access at work and place some restrictions on use Prohibit access at work No restrictions 59
  60. 60. Social Media Policy• Clear statement that employees should not engage in certain  types of conduct – Disclosure of company secrets / confidential information – Workplace gossip – Posting racially or sexually offensive language or graphics – Disparaging co‐workers, vendors and customers• Policy should: – Encourage responsible use of Social Media – Promote use of privacy settings/controls – Outline what to do in the event of a complaint – Describe consequences including discipline and possible dismissal  where Social Media is improperly used in the workplace 60
  61. 61. Social Media Policy (continued) – Explain potential problems resulting from reference to the employer’s  name even where access to social networks is outside of workplace – Outline employer’s right to monitor – Describe consequences of breach of standards and policies  – Provide training – Obtain employee acknowledgment and acceptance of terms of the  Policy – Provide contact person within the company to request further  information and guidance on appropriate use of social media in the  course of employment – For bargaining unit employees, the Policy will be subject to collective  bargaining obligations and the requirements of labour relations  legislation 61
  62. 62. Social Media Policy (continued)• Employer should have a policy which addresses  monitoring the employee’s computer use: – Do employees have an expectation of privacy? – Confirm whether and to what extent they can speak on  behalf of the employer – Outline the circumstances when monitoring may occur and  in what circumstances an investigation will be conducted – Provide an assurance regarding protection of privacy of  personal information that is not relevant to the workplace 62
  63. 63. 63
  64. 64. 64
  65. 65. Questions?Thank you for attending the 7th Annual  Labour Relations Conference Carman J. Overholt, Q.C. Tel.: (604) 622-5165 Email: LinkedIn: 65
  66. 66. The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies dealing with social media in the workplace couldface. If you are faced with one of these issues, please retain  professional assistance as each situation is unique.