Pension Governance and Risk Management

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This presentation offers an overview of the current issues in governance of single-employer pension plans, governance issues unique to MEPPs (private sector + public sector), jointly governed target benefit plans, governance of PRPPs, "funding policies" and CAPSA Guideline No. 7, as well well as some practical perspectives on DC governance.

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Pension Governance and Risk Management

  1. 1. The Osgoode Certificate in PENSION LAWPension Governance and Risk Management:Governance models:  single employer & MEPPs + jointly‐governed target benefit plans(and observations regarding the governance of PRPPs and the utility of funding policies)  February 28, 2012Presented by: Mary Picard (Fraser Milner Casgrain LLP)Phone: +1 416 863 4469Email: mary.picard@fmc-law.com‐and –John Poos (Vice President, Pensions and Benefits, George Weston Limited) 1
  2. 2. we plan to cover… current issues in governance of single‐employer pension plans governance issues unique to MEPPs (private sector + public sector) jointly governed target benefit plans some practical perspectives on DC governance governance of PRPPs (new pooled registered pension plans) “funding policies” and CAPSA Guideline No. 7 2
  3. 3. overview of types of MEPPsthink of three types:  •related private‐sector•unrelated private‐sector employers•public sector employers‐ versus ‐typical “pension plan” sponsored by a single employer 3
  4. 4. strange cousins in the MEPP family:SMEPs:  specified multi‐employer plan (ITA)SMEPPs:  specified multi‐employer pension plan (Alberta)MUPPs:  multi‐unit pension plan (Alberta)SOMEPPs:  specified Ontario multi‐employer pension plan (Ontario)NCPs:  negotiated cost plan (B.C.) 4
  5. 5. governance of MEPPs totally different:• board of trustees is the administrator (read:  personal  liability)• who should be on the board?• benefits may be reduced … who decides?• Quebec the spoiler re benefit reduction• challenge for the governors of MEPPs:  perhaps  reduce accrued benefits for everyone except Quebec  members, and reduce future accruals for current  Quebec members 5
  6. 6. public sector MEPPsOMERS: – established in 1962 as the pension plan for employees of local gov’ts – OMERS Act, 2006  continued the plan and created 2 separate  corporate bodies to govern the plan: • OMERS Sponsors Corporation; and  • OMERS Administration Corporation – Section 3.2 of Pension Benefits Act Regulations specifically prescribes  OMERS pension plans as “jointly‐sponsored” pension plans for the  purposes of the PBA – The OMERS plan has more than 900 employers, more than 400,000  members, and more than $50B in assets 6
  7. 7. OMERS…a jointly‐sponsored plan• Governance of Jointly Sponsored Plans – Section 3.1 of the PBA regulations requires that “the documents that  create and support the plan” must satisfy certain criteria, including: • 3.1 (3): “The employers…..and the members of the pension plan….are  jointly responsible for making all decisions about the terms and conditions  of the pension plan….”• OMERS Sponsors Corporation: • 14 Board members‐ 7 plan member reps & 7 employer reps • Board rep initially determined by OMERS Act, 2006, and now SC By‐Law 4• OMERS Administration Corporation: • 14 Board members‐ 7 plan member reps & 7 employer reps • Board rep initially determined by OMERS Act, 2006 but now SC By‐Law 13 7
  8. 8. OMERS Sponsors Corporation• Replaced the Ontario Government as Plan Sponsor in 2006• Certain corporate laws were made applicable to SC but most are not: – OMERS Act, 2006:  section 22(3) Section 132 (conflict of interest), subsection 134 (1) (standard of  care) and section 136 (indemnification) of the Business Corporations Act apply, with necessary  modifications, to the Sponsors Corporation and its members. 2006, c. 2, s. 22 (3). – Section 22(4) The Corporations Act and the Corporations Information Act do not apply to the  Sponsors Corporation. 2006, c. 2, s. 22 (4).• Responsible for: – Determining Plan Design; – Setting contribution rates; – Establishing or changing a Reserve; – Filing the actuarial valuation; and – Setting contribution levels and appointment protocol for SC and AC Board members• Decisions that impact design, contributions or the reserve require a 2/3  vote of the Board• Long range strategic funding plan, and 3 year plan approved in 2010  8
  9. 9. OMERS Administration Corporation• The AC is the Administrator and Trustee of the OMERS Plans;• The AC responsibility includes: – Investment management of OMERS assets; – Funding policies; – Pension services and administration; – Plan valuations; – Advise and assist the SC• The board of the AC has fiduciary responsibility to the Plan  members Since 2006 the 2 OMERS corporations have worked to smooth  out governance roles and responsibilities resulting in  completion of a Framework Agreement 9
  10. 10. OMERS unique solution:Unprecedented comfort obtained in 2008 regarding governance: Ontario Superior Court of Justice upheld a Joint Protocol reached between  the OMERS Administration Corporation (AC) and the OMERS Sponsors Corporation (SC). The protocol provides for:• the reimbursement of certain SC costs from the OMERS pension plans;  and • technical and administrative support for the SC, provided by the AC.• The SC and AC worked together to seek a court decision on which SC costs  may be lawfully reimbursed by the OMERS pension plans – for the  purposes of allowing the SC to carry out its mandate ‐‐ and the types of  support that can be provided by the AC to the SC.• For example, it was recommended that SC costs related to administrative  support and the use of facilities be paid out of the OMERS pension plans.  Details of expenses and support were set out in a Joint Protocol document. 10
  11. 11. Personal liability in pension governance • individuals on the board of trustees of a MEPP, and on a  pension committee of a Quebec‐registered pension plan can  be personally sued, and prosecuted• DO NOT accidentally impose that personal liability on  individuals involved in the governance of a pension plan that is not a MEPP, and not registered in Quebec• pension committee mandates, and SIPPs often do so … 11
  12. 12. R. v Christophe et al. (“CCWIPP”)Canadian Commercial Workers Industry Pension Plan:• charges under Ontario pension legislation in relation to investments made  by the Plan over the period from February 15, 2002 to December 31, 2003• alleged breach of “10% rule” and prudent person rule in legislation• convicted for breach of quantitative limits & failing to supervise individuals  on Investment Committee 12
  13. 13. Ontario court harshly criticized governance:• didn’t retain consultants to attain required expertise• didn’t maintain minutes that evidenced prudent  consideration OR delegation to consultants/experts “woefully inadequate” 13
  14. 14. OECD and U.K. Guidance on GovernanceOrganization for Economic Co‐operation and Development: • OECD Guidelines for Pension Fund Governance • June 2009 • http://www.oecd.org/dataoecd/18/52/34799965.pdfU.K.: "The Pensions Regulator“: • Conflicts of Interest Regulatory Guidance • October 2008 • http://www.thepensionsregulator.gov.uk/guidance/guidance‐conflicts‐of‐ interest.aspx 14
  15. 15. new frontiers in governance of DC plans• No helpful legislative governance requirements for DC Plans• DC plans are relatively new and their governance is evolving but governance generally lacks the same care and oversight as DB plans • CAP Guidelines issued by Canadian Association of Pension Supervisory  Authorities in May 2004 to provide governance guidance to the evolving  industry• CAP Guidelines provide best practices but do not have force of law and do  not provide “safe harbours” (but PBSA does, now)• US 401k industry started earlier and followed a similar evolutionary path,  but is now enjoying class action lawsuits, even though legislation includes  safe harbours – mostly about fee disclosure 15
  16. 16. Pooled Registered Pension Planshow will they be governed? • OSFI • "administrator" (certified financial institution) • employer questions … ‐ what does the licence say? ‐ how are "low cost" fees monitored? ‐ what are the obligations of employer in selecting the  administrator? ‐ is it certain that the employer has no fiduciary obligations? 16
  17. 17. new frontiers in governance of DC plans• Important areas in DC Governance and CAP Guidelines – Selecting and supervising service providers – Selecting and overseeing investment options  – Fees associated with investment options – Liquidity and level of risk associated with the investment options – Default options and auto‐enrollment – Investment education and/or advice – Communication to members and tools available to assist• Given the increased governance expectations of DC sponsors,  why not simply follow the roles and responsibilities well  established for DB Plans? Better yet, why not simply combine  the assets from both plans into a single structure for  governance purposes? 17
  18. 18. Proposed Canadian Pooled Structure ACTIVE POOLS Canadian EquityDC Participant “A” Target Date Pool Funds DB (i) 2010 (ii) 2020 Plan no 1 (iii) 2030 Global Equity Pool DC Participant “B” Fixed Income DB Pool Plan No 2 Passive Index Funds (i) Global Equities (ii) Canadian Equities (iii) Fixed Income Alternative Inv. Pool Cash & Short Term Inv. 18
  19. 19. new frontiers in governance of DC plansPros of Proposed Integration of DB and DC assets: – allows for complete fund manger oversight;  – governance would use DB roles & responsibilities which have  regulatory and common law standards – reduces fees for the smaller asset pool (usually DC Pool);  – significantly reduces fiduciary risk;  – least costly option to maintainCons: – disruption to participants;  – mapping of current choices to new options;  – restricts employee choice;  – potential significant tax impact to participants in Canada;  – design not easily implemented in Canada 19
  20. 20. delegations & pension committees typical delegations by Quebec pension committee accidental delegations (well‐intentioned) create  unnecessary personal liability* * * *   monitor and make recommendations  * * * * 20
  21. 21. jointly governed target benefit plans• OECP Report recommended it & the Ontario government  responded with Bill 120• governance shared by employers & plan members (via a board  which is the administrator)• single or multiple employers• DB, with benefit reduction permitted• employer’s liability fixed at the contribution described in  collective agreement• no PBGF 21
  22. 22. Jointly governed target benefit plans• Sounds like a MEPP?   It is!  Sort of.• Bill 120 fixes the concern (valid) that participating  employers could be on the hook for deficits …but only  in Ontario• Quebec remains the problem, and N.B. may be too 22
  23. 23. governance anxieties from “Slater Steel”the not‐yet‐completed story of potential personal liability of individual directors and officers of the traditional single‐employer pension plan:•Mel Norton (Aon actuary) employed “asset smoothing”technique that FSCO didn’t like, which resulted in lower contribution obligations•Slater Steel became insolvent and Morneau was appointed wind‐up administrator•Morneau sued Mel Norton and Aon for $20 million, claiming that Mr. Norton overstated the plans’ assets which in turn improperly permitted Slater Steel to avoid making additional contributions before becoming insolvent 23
  24. 24. … Slater Steel … In response, Mr. Norton and Aon commenced “third party” claims in the lawsuit, against the directors, officers and  employees who sat on the audit committee of Slater Steel,  saying that those individuals caused or contributed to the  deficit:   “…the Slater personnel, in their capacity as agents or employees of the  administrator, acted negligently and in breach of statutory and fiduciary  duties…placed themselves in a position of conflict of interest … followed a  deliberate strategy to minimize the contributions Slater would have een required to make to the plans…” 24
  25. 25. … Slater Steel …• The directors and officers went to the insolvency court to get  confirmation they were insulated from claims, as part of the  standard “CCAA”/insolvency protection.• Ontario Court of Appeal:   – nope.  “…although the Slater personnel were appointed to the Audit  committee by virtue of their positions as directors and officers, when  making decisions in respect of the plans’ administration they did so as  agents and employees of Slater qua administrator – not as directors  and officers.”• So the directors and officers owed a fiduciary duty to plans’ members and weren’t able to shelter under the D&O  protection. 25
  26. 26. FSCO & the Queen wade into Slater Steel•Prosecution under PBA against Mel Norton was dismissed.•FSCO has been “fourth partied” in the ongoing lawsuit that Morneau commenced against Aon and Mr. Norton:On March 17, 2010, the Slater officers and directors served notice under the Proceedings Against the Crown Act that they intend to commence a fourth party claim against Her Majesty the Queen in Right of Ontario as represented by the Superintendent of Financial Services  26
  27. 27. some final words about funding policies…CAPSA Guideline No. 7: November 15, 2011 • what should a funding policy say? • exactly how is it different from a SIP&P? • consider addressing the sponsors position on requesting solvency  relief • should it be disclosed to plan members? • beware of unions putting it on the table for collective bargaining  purposes 27
  28. 28. The preceding presentation contains examples of the kindsof issues companies dealing with pension governance andrisk management could face. If you are faced with one ofthese issues, please retain professional assistance as eachsituation is unique.
  29. 29. Thank you Mary Picardmary.picard@fmc‐law.com +1 416 863 4469 

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