Due Diligence - What You Don’t Find Out Will Hurt You


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This presentation focuses on the details of the due dilligence process. It covers the definition and role of due dilligence, provides a legal due diligence checklist and gives an overview of key due dilligence points and mining considerations.

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Due Diligence - What You Don’t Find Out Will Hurt You

  1. 1. Due Diligence What You Don’t Find Out Will Hurt YouPresented by: Brian AbrahamMay 17, 2010 1
  2. 2. Acknowledgments• Bill Gilliland, Partner – FMC Calgary• Sarah Sidhu, Associate – FMC Vancouver• Pia Webster, Summer Student ‐ FMC Vancouver 2
  3. 3. Overview 1. What is legal due diligence? 2. How does a business deal focus and guide the due diligence  process? 3. The importance  of legal due diligence being coordinated with  business due diligence. 4. How legal due diligence provides essential information to the  business transaction. 3
  4. 4. What is due diligence?• Due diligence is an important step toward the acquisition of a  business – assets, property interests, shares, and/or mixed  elements• It is a process by which clients, lawyers and other advisors try to learn as much as possible about a target business or  property before committing funds to enter into an option;  joint venture lease• Legal due diligence is just one element of due diligence  process 4
  5. 5. Why due diligence? • Lawyer’s role in due diligence is to ensure  achievement of client objectives • Why does the client want to acquire the ‘target’ CREATING A DUE DILIGENCE FRAMEWORK property or interest?  • Will the client’s acquisition of target business help  them achieve their end objectives? 5
  6. 6. Different purposes for due diligence• Some due diligence is “target” focused, this type of  investigation attempts to address the risks and or issues  regarding what is being acquired – e.g. existence of underlying agreements, i.e. royalties• Transactional due diligence addresses the risks and or issues  concerned with getting the deal done – e.g. loan agreement requires consent of third parties for  transaction, original owner 6
  7. 7. Why due diligence?• According to the B.C. CLE Due Diligence Deskbook, legal due  diligence consists of:1. Document review2. Regulatory approval3. Statutory searches4. Other steps dictated by transaction circumstances 7
  8. 8. Why due diligence?• Time, cost, and transaction constraints are important to consider• Due diligence expectations and processes should be set out in  writing for both counsel and client and should be re‐assessed as  new information is learned and evaluated throughout the process• Regularly scheduled meetings for updating purposes• The creation of a due diligence framework, frequent status  reporting and a simple easy to update format can help make the  process go more smoothly 8
  9. 9. Legal Due Diligence ChecklistBasic Corporate DocumentsSearchesProperty RecordsSecurities Regulation and IssuancesShareholder InformationMaterial Contracts Underlying ContractsFinancial Information  9
  10. 10. Legal Due Diligence ChecklistEmployee Compensation/Benefits Plans Patent, Trademark and Copyright MattersProprietary InformationTangible PropertyLitigation and AuditsEnvironmentalManagementLocal Customs and Practices 10
  11. 11. Legal Due Diligence Checklist Basic Corporate Documents • Bylaws, including all amendments. • Articles of Incorporation, including all amendments. • Minutes of all meetings of directors, committees of directors and  shareholders, including copies of any written notices (if given) or  waivers thereof and any written consent to action without a meeting  within the past five years.  • List of all provinces, states and countries where property is owned or  leased or where employees are located, indicating in which provinces,  states and countries the Company is qualified to do business. 11
  12. 12. Legal Due Diligence Checklist Basic Corporate Documents • Copies of any voting trust, shareholder or other similar agreement  covering any portion of the Company’s shares. • Copies of all agreements relating to repurchases, redemptions,  exchanges, conversions or similar transactions. • Copies of all agreements containing registration rights or assigning  such rights. • Copies of all agreements containing pre‐emptive rights or assigning  such rights. • All quarterly and annual reports, proxy materials and any other  communications to the Company’s shareholders within the past five  years. • List of all subsidiaries. 12
  13. 13. Legal Due Diligence Checklist Searches • Applicable registries/names/jurisdictions • Local advice is critical – even in Canada! • Mining Recorder or equivalent • Land Offices e.g. BLM, County 13
  14. 14. Legal Due Diligence Checklist Securities Regulation and Issuances • All securities filings, including exhibits, within the past five years. • Agreements relating to sales of securities by the Company including  any private placement memoranda or other offering circulars within  the past five years. • Stock option or purchase plans and forms of option or purchase  agreements which have been or may be used. 14
  15. 15. Legal Due Diligence Checklist Securities Regulation and Issuances • Stock option or purchase plans and forms of option or purchase  agreements which have been or may be used. • All securities permits, registrations, notices of exemption and consents  for issuance or transfer of Company’s securities and evidence of  qualification or exemption under other applicable securities laws. 15
  16. 16. Legal Due Diligence Checklist Shareholder Information • Records setting for all issuances or grants of stock, options and  warrants by the Company, listing the names of the issuees or grantees,  the amounts issued or granted, the dates of the issuances or grants,  the number of shares presently exercisable (if applicable) and the  consideration received (or to be received) by the Company in each  case. 16
  17. 17. Legal Due Diligence Checklist• Material Contracts • Property agreements, areas of interest, consents, royalties, clawback  rights, right to market product • Confidentiality agreements • Strategic alliance agreements • Bank line of credit agreements, including any amendments, renewal  letters, notices, waivers, correspondences, etc. • Other material agreements evidencing outstanding loans to or  guarantees by the Company, including correspondences. • Material contracts with suppliers, manufacturers or customers.  Please  indicate which suppliers are sole source. 17
  18. 18. Legal Due Diligence Checklist• Material Contracts • Agreements for loans to and any other agreements (including  consulting and employment contracts) with officers, directors or employees, whether or not now outstanding. • Schedule of all insurance policies in force covering property of the  Company and any other insurance policies such as "key person"  policies, director indemnification policies or product liability policies. • Partnership, lease, option or joint venture agreements. • Any other material contracts outstanding. 18
  19. 19. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • All management letters or special reports by auditors and any  responses thereto. • Federal, provincial and foreign returns (together with exhibits and  schedules thereto) filed by the Company. Also, a schedule describing  any ongoing tax disputes together with copies of reports,  correspondence, etc., relating to pending federal and provincial tax  proceedings, assessments, or investigations, etc. with regard to open  years or items. • Copies of any tax agreements relating to the Company or any of its  Subsidiaries. 19
  20. 20. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • SEDAR, EDGAR, quarterly, MD &A, AIF’s, Annual Reports, News  Releases • All audited and unaudited financial statements of the Company,  including balance sheets, income statements and statements of  changes in financial position. • Balance sheet with information concerning the tax basis of assets. • Any accounting manuals or memoranda that would be helpful in  reviewing any of the requested documents. • All letters from accountants of the Company regarding the Company’s  control systems, methods of accounting, etc. 20
  21. 21. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • Recent analyses of the Company or its industries prepared by  investment bankers. engineers, management consultants, accountants  or others, including marketing studies, credit reports and other types  of reports, financial or otherwise. Company projections for future  periods. • Company projections for future periods. • Any special reports by auditors (e.g., as to control procedures). • Letters of counsel in reply to auditors’ letters for the past 5 years. 21
  22. 22. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • List of all fixed assets of the Company and its Subsidiaries together  with depreciation schedule if available. • Bank letters or agreements regarding lines of credit. • All documents and agreements that are evidence of other material financing arrangements, including sale and lease back arrangements,  instalment purchase, securitisation arrangements, etc. • Correspondence with lenders (including entities committed to lend)  including all compliance reports submitted by the Company, its  Subsidiaries and its accountants. • Computations demonstrating compliance with covenants in existing financing documents 22
  23. 23. Legal Due Diligence Checklist Employee Compensation/Benefits Plans • Copies of all domestic and foreign employee benefit plans including  (without limitation): - equity compensation plans and forms of agreements executed  pursuant thereto. - employee stock purchase plans. - all Board resolutions adopting each equity compensation plan and evidence of shareholders approval, where such approval was  obtained, of the equity compensation plans. 23
  24. 24. Legal Due Diligence Checklist Employee Compensation/Benefits Plans - all pension and deferred compensation plans, including qualified pension plans of all entities acquired, even if such plans were  frozen or merged into other plans. - form of promissory note used in connection with plan loans, as well  as any other administrative documents related to plan loans. - form of election completed by participants to request a plan  distribution or hardship withdrawal, and any other administrative  form used in connection with the plans. - employment agreements or severance agreements with officers or  key personnel. 24
  25. 25. Legal Due Diligence Checklist Employee Compensation/Benefits Plans - all plans, agreements or arrangements providing benefits  contingent upon a change in control. - list of outstanding equity compensation awards, showing exercise price and vesting. - any material sales compensation plans or arrangements. - fringe benefit and perquisite arrangements. • List of existing and potential workers’ compensation claims. • Description of any significant labour problems or union activities the  Company has experienced including any collective bargaining  agreements. • Be cautious of foreign jurisdictions. 25
  26. 26. Legal Due Diligence Checklist Patent, Trademark and Copyright Matters • List of all foreign and domestic patents and patent licenses held by the  Company. • List of any trademarks, trade names or service marks. • List of any copyrights. • Copies of all material agreements for licensing of Company technology  to third parties. • Copies of all material agreements for licensing of technology from  third parties. • Any correspondence from third parties regarding potential  infringement of intellectual property right of others. • Proprietary data. • Any pending patents or trademarks. 26
  27. 27. Legal Due Diligence Checklist Tangible Property • List of real and material personal property owned by the Company. • Documents of title, mortgages, deeds of trust and security agreements  pertaining to the properties listed in (a) above. • List of any security interests in personal property. • Documentation of significant acquisitions or dispositions of assets. • Claims, concessions, permits, licences, leases (examine terms and  conditions). 27
  28. 28. Legal Due Diligence Checklist Litigation and Audits • All letters which have been sent to auditors in connection with year  end and current interim audits, including "litigation letters". • Descriptions of (and reasons for) any change in accounting methods in  the past three years. • Active litigation files, including letters asserting claims, complaints,  answers, etc. 28
  29. 29. Legal Due Diligence Checklist Litigation and Audits • Any material litigation settlement documents. • Any decrees, orders or judgements of courts or governmental  agencies. • Information regarding any material litigation to which the Company is  a party or in which it may become involved. • Property expenditures, write‐offs. 29
  30. 30. Legal Due Diligence Checklist Environmental • Schedule of all instances in the past in which the Company has  corrected unsafe working conditions. • Schedule of all permits, certificates, registrations or approvals  obtained from any governmental body responsible for environmental  or health regulation. • Any notices of violation or requests for information that have been  received or threatened at any time for alleged failure of any facility to  comply with applicable environmental laws, permits, certificates,  registrations or approval. 30
  31. 31. Legal Due Diligence Checklist Environmental • Schedule of any environmental problems, conditions or issues known  to the Company concerning the Company’s business or any known  violations or potential violations of applicable environmental laws. • Schedule of any discharges or releases of Hazardous Materials into the  environment by the Company. • Schedule of the location, size and contents of any underground or  aboveground storage tanks or PCB transformers owned or used by the  Company. • Description of all hazardous wastes that are disposed of on and off site  by the Company and a description of the procedures for disposal of  such wastes (including a list of all disposal sites and transporters). 31
  32. 32. Legal Due Diligence Checklist Environmental • Description and status statement of all completed, pending or  threatened regulatory, judicial or administrative actions relating to the  Company. • Description and status statement of any investigation, remediation,  removal or monitoring actions relating to any of the Company’s  facilities. • Environmental assessments, reports or audits performed by the  Company or any other party relating to any of the Company’s facilities  or operations. • Schedule of Hazardous Materials management plans, emergency  response plans, inventory reports, and other environmental reports,  policies and notices required by environmental law to be filed by the  Company with any governmental body. 32
  33. 33. Legal Due Diligence Checklist Management • Founders agreements, management employment agreements,  indemnification agreements, and "golden parachute" agreements, if  any. • Schedule of all compensation paid in the most recent fiscal year to  officers, directors and key employees showing separately salary, bonuses and non‐cash compensation (e.g. use of cars, property, etc.). • Bonus plans, option agreements, retirement plans, pension plans, deferred compensation plans, profit sharing and management  incentive agreements. • Agreements for loans to and any other agreements (including  consulting and employment contracts) with officers or directors, whether or not now outstanding. 33
  34. 34. Legal Due Diligence Checklist Management • Organizational chart. • Extensive, broad scope. • Starting point for planning legal investigation. • Cost  limitations. • Effective use of time available. • Legal investigation needs to be focused. 34
  35. 35. Legal Due Diligence Checklist Local Customs and Practices • Critical on foreign transactions. • Unwritten laws. • Community consultation. • Aboriginal claims. 35
  36. 36. Legal Due Diligence ChecklistWhere does Legal Due Diligence get their information?1 • Site visits • Written questionnaires • Data room visits • Disclosure letter • Certificates of title • Commissioning specialist reports • Collection of public information 1Rankine,Denzil. “Chapter 5-Investigating the Target”, Acquisition Essentials: A step-by-step guide to smarter deals, E-Book Accessible through the Carleton University Library website: Harlow, Prentice Hall, 2005, p. 110 36
  37. 37. How a does a business deal focus and guide the due diligence process? How is the Transaction structured? Objectives: • staged due diligence • threshold issues What should you look at to assess risks? Value drivers 37
  38. 38. How a does a business deal focus and guide the due diligence process?All the members of due diligence team need a basic understanding of the particular transaction structure, risks, value drivers, and objectives. • Plan regular due diligence team meetings, need to know basis • Team • Management • Engineering, geology, metallurgy • Accounting • Legal • Environmental • Country experts • Tax advice • Political risk 38
  39. 39. Transaction Structure Is it an Asset purchase, a share purchase or a transaction with mixed  elements? • This information helps to determine scope and extent of due diligence What type of business is the “target” involved in? • This information helps assess risk Key elements of the business 39
  40. 40. Transaction Structure Assets/liabilities Pre‐closing transactions/conditions • Transactional due diligence Transaction structure • Transactional due diligence 40
  41. 41. Key Due Diligence Points Due diligence is a responsive multi‐stage process This investigation must be as thorough as possible to accurately assess the  ‘‘target’’ acquisition or transaction within the particular timeframe, cost,  and client constraints Due diligence is a value driven process because it serves to further inform  both the acquirer and the “target” of the appropriate “target’’ value  Comprehensive due diligence exposes unexpected or unknown liabilities  before the deal is closed and offers an opportunity for both sides to re‐ assess the preliminary agreement terms 41
  42. 42. Key Due Diligence Points Preliminary review of certain issues Threshold review to identify key issues Auction process can drive access and economics of due diligence Thorough due diligence review 42
  43. 43. Identification and Assessment of Key Risks Need background to business being acquired Public disclosure – securities filings on SEDAR/stock exchange Websites Media search Financial statements 43
  44. 44. Identification and Assessment of Key Risks Notes to financial statements – contingencies/commitments/subsequent  events Management’s discussion and analysis – trends, uncertainties, liquidity Risk factor disclosure in public documents Assessment of risks – identify key risks 44
  45. 45. Due Diligence as a Value Driven Process Further refinement and focus to legal due diligence exercise Where is the value that will be paid for? • Due diligence will help assess the real underpinnings of value of  acquisition target What assumptions regarding value are being made by acquirer? • Assess reliability of assumptions/information e.g. bull boards 45
  46. 46. Due Diligence as a Value Driven Process Asset type – determines relevant issues regarding actual value • e.g. Functioning plant/enforceable contracts  Liability type – determines relevant issues regarding actual value • e.g. Tax issues regarding structure 46
  47. 47. Types of Due Diligence – Functional Types Legal due diligence Financial due diligence Accounting due diligence Operational due diligence Technical due diligence Environmental due diligence Tax due diligence Regulatory due diligence Legal element to all types of due diligence Country risk Political risk 47
  48. 48. Business & Legal Due Diligence Done in Parallel Coordination Constant reassessment of findings in light of other findings – consistency of  results, red flags, re‐interpretation Importance of a legal issue depends on business issues • Loan covenants more important where company in default? 48
  49. 49. Business & Legal Due Diligence Done in Parallel Regular communication and sharing of results/findings Work sharing – intranet/portals War rooms Issue‐based due diligence rather than functional • e.g. sales agreement team rather than legal/business/financial teams Contract review can be confirmed against the due diligence searches that  have been performed Agreements can relate to one another e.g. areas of interest, overlapping  royalties 49
  50. 50. Using Due Diligence Results Effectively Agreement schedules Due diligence identifies risks Risks identified can be covered off with representations and warranties • Risk allocation • Especially risks relating to key value assumptions 50
  51. 51. Using Due Diligence Results Effectively Risks impact indemnity limitations Transactional due diligence identifies conditions precedent/transaction  timing issues Due diligence team needs to review transactional documentation 51
  52. 52. What is not covered by due diligence? Due diligence impacts the ability to negotiate transaction terms Representations and warranties are a risk allocation mechanism Due diligence allows risk assessment and impacts "requirement" for  representations and warranties • Areas of non‐risk 52
  53. 53. What is not covered by due diligence? Due diligence can be a substitute for representations and warranties • Competitive bid/auction situations • Allows assessment of need for representations and warranties • Representations and warranties can be important in the assessment of  non‐financial risk of a transaction • As Is Where Is deals Effective due diligence can help get the deal 53
  54. 54. Mining Considerations Confidentiality agreements Proprietary data Professional obligations to disclose Overlapping agreements Technical matters need experts Access to key people Material undisclosed information Cultural differences 54
  55. 55. Mining Considerations  (continued) Fraudulent activities Tenure system Agreement requirements Foreign entities, operations Political risk Country risk Aboriginal matters Local customs and practices, cultural matters 55
  56. 56. Mining Considerations (continued) Who do you talk too Confidentiality Technical questions Site visits Detailed checklists Due diligence questionnaire Data rooms 56
  57. 57. Mining Considerations (continued) Due diligence request list corporate structure articles, by‐laws indebtedness property interests mineral projects ownership contracts company rights access infrastructure rights of mineral owner and third parties third party consents 57
  58. 58. Mining Considerations (continued) Due diligence request list (con’t) employment matters environmental matters litigation related party transactions intellectual property assets and business government reports insurance miscellaneous 58
  59. 59. Denzil Rankine’s Insight into the Due Diligence Process “Due diligence. . .involves a lot of people digging up a lot of often  incomplete and conflicting information in a very short time. The challenge for the person who commissions due diligence is to stay on  top of all this by not getting lost in the detail, having the insight and  experience to spot what is important and what is not...” – Denzil  Rankine, author of Acquisition Essentials: A step‐by‐step guide to  smarter deals2 2 Rankine, Denzil. “Chapter 5-Investigating the Target”, Acquisition Essentials: A step-by-step guide to smarter deals, E-Book Accessible through the Carleton University Library website: Harlow, Prentice Hall, 2005, p. 112 59
  60. 60. Sources• B.C. CLE, Due Diligence Deskbook, 2009• RMMLF, Due Diligence, 1993 60
  61. 61. Brian E. Abrahambrian.abraham@fmc‐law.com +1 604 443 7134