Due Diligence - Looking for Gold in the Paper


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This presentation focuses on the details of the due dilligence process. It covers the definition and role of due dilligence, provides a legal due diligence checklist and gives an overview of key due dilligence points and mining considerations.

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Due Diligence - Looking for Gold in the Paper

  1. 1. Due DiligenceLooking for Gold in the PaperPresented by: Brian Abraham October 6, 2011 1
  2. 2. What is due diligence?• Due diligence is an important step toward the acquisition of a  business – assets, property interests, shares, and/or mixed  elements• It is a process by which clients, lawyers and other advisors try to learn as much as possible about a target business or  property before committing funds to enter into an option;  joint venture lease• Legal due diligence is just one element of due diligence  process 2
  3. 3. Why due diligence?• Lawyer’s role in due diligence is to ensure  achievement of client objectives• Why does the client want to acquire the ‘target’ property or interest? • Will the client’s acquisition of target business help  them achieve their end objectives? 3
  4. 4. Why due diligence?• Time, cost, and transaction constraints are important to consider• Due diligence expectations and processes should be set out in  writing for both counsel and client and should be re‐assessed as  new information is learned and evaluated throughout the process• Regularly scheduled meetings for updating purposes• The creation of a due diligence framework, frequent status  reporting and a simple easy to update format can help make the  process go more smoothly 4
  5. 5. Different purposes for due diligence• Some due diligence is “target” focused, this type of  investigation attempts to address the risks and or issues  regarding what is being acquired – e.g. existence of underlying agreements, i.e. royalties• Transactional due diligence addresses the risks and or issues  concerned with getting the deal done – e.g. loan agreement requires consent of third parties for  transaction, original owner 5
  6. 6. Legal Due Diligence ChecklistBasic Corporate DocumentsSearchesProperty RecordsSecurities Regulation and IssuancesShareholder InformationMaterial Contracts Underlying ContractsFinancial Information  6
  7. 7. Legal Due Diligence ChecklistEmployee Compensation/Benefits Plans Patent, Trademark and Copyright MattersProprietary InformationTangible PropertyLitigation and AuditsEnvironmentalManagementLocal Customs and Practices 7
  8. 8. Legal Due Diligence Checklist Basic Corporate Documents • Bylaws, including all amendments. • Articles of Incorporation, including all amendments. • Minutes of all meetings of directors, committees of directors and  shareholders, including copies of any written notices (if given) or  waivers thereof and any written consent to action without a meeting  within the past five years.  • List of all provinces, states and countries where property is owned or  leased or where employees are located, indicating in which provinces,  states and countries the Company is qualified to do business. 8
  9. 9. Legal Due Diligence Checklist Basic Corporate Documents • Copies of any voting trust, shareholder or other similar agreement  covering any portion of the Company’s shares. • Copies of all agreements relating to repurchases, redemptions,  exchanges, conversions or similar transactions. • Copies of all agreements containing registration rights or assigning  such rights. • Copies of all agreements containing pre‐emptive rights or assigning  such rights. • All quarterly and annual reports, proxy materials and any other  communications to the Company’s shareholders within the past five  years. • List of all subsidiaries. 9
  10. 10. Legal Due Diligence Checklist Searches • Applicable registries/names/jurisdictions • Local advice is critical – even in Canada! • Mining Recorder or equivalent • Land Offices e.g. BLM, County 10
  11. 11. Legal Due Diligence Checklist Securities Regulation and Issuances • All securities filings within the past five years. • Agreements relating to sales of securities by the Company including  any private placement memoranda or other offering circulars within  the past five years. • Stock option or purchase plans and forms of option or purchase  agreements which have been or may be used. 11
  12. 12. Legal Due Diligence Checklist Securities Regulation and Issuances • All securities permits, registrations, notices of exemption and consents  for issuance or transfer of Company’s securities and evidence of  qualification or exemption under other applicable securities laws. 12
  13. 13. Legal Due Diligence Checklist Shareholder Information • Records setting for all issuances or grants of stock, options and  warrants by the Company, listing the names of the issuees or grantees,  the amounts issued or granted, the dates of the issuances or grants,  the number of shares presently exercisable (if applicable) and the  consideration received (or to be received) by the Company in each  case. 13
  14. 14. Legal Due Diligence Checklist• Material Contracts • Property agreements, areas of interest, consents, royalties, clawback  rights, right to market product • Confidentiality agreements • Strategic alliance agreements • Bank line of credit agreements, including any amendments, renewal  letters, notices, waivers, correspondences, etc. • Other material agreements evidencing outstanding loans to or  guarantees by the Company, including correspondences. • Material contracts with suppliers, manufacturers or customers.  Please  indicate which suppliers are sole source. 14
  15. 15. Legal Due Diligence Checklist• Material Contracts • Partnership, lease, option or joint venture agreements. • Any other material contracts outstanding. 15
  16. 16. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • All management letters or special reports by auditors and any  responses thereto. 16
  17. 17. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • SEDAR, EDGAR, quarterly, MD &A, AIF’s, Annual Reports, News  Releases • All audited and unaudited financial statements of the Company,  including balance sheets, income statements and statements of  changes in financial position. • All letters from accountants of the Company regarding the Company’s  control systems, methods of accounting, etc. 17
  18. 18. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • Recent analyses of the Company or its industries prepared by  investment bankers. engineers, management consultants, accountants  or others, including marketing studies, credit reports and other types  of reports, financial or otherwise. Company projections for future  periods. • Company projections for future periods. • Any special reports by auditors (e.g., as to control procedures). 18
  19. 19. Legal Due Diligence Checklist Financial Information • List of all fixed assets of the Company and its Subsidiaries together  with depreciation schedule if available. • Bank letters or agreements regarding lines of credit. 19
  20. 20. Legal Due Diligence Checklist Employee Compensation/Benefits Plans - Employment agreements or severance agreements with officers or  key personnel. - Copies of domestic and foreign employee benefit plans. - Change of control provisions. - Workers compensation claims. - Labour/union agreements. - Be cautious of foreign jurisdictions. 20
  21. 21. Legal Due Diligence Checklist Patent, Trademark and Copyright Matters • List of all foreign and domestic patents and patent licenses held by the  Company. • Copies of all material agreements for licensing of Company technology  to third parties. • Copies of all material agreements for licensing of technology from  third parties. • Proprietary data. • Any pending patents or trademarks. 21
  22. 22. Legal Due Diligence Checklist Tangible Property • List of real and material personal property owned by the Company. • Claims, concessions, permits, licences, leases (examine terms and  conditions). • Security interests. 22
  23. 23. Legal Due Diligence Checklist Litigation and Audits • Active litigation files, including letters asserting claims, complaints,  answers, etc. • Audit letters. 23
  24. 24. Legal Due Diligence Checklist Litigation and Audits • Any material litigation settlement documents. • Any decrees, orders or judgements of courts or governmental  agencies. • Information regarding any material litigation to which the Company is  a party or in which it may become involved. • Property expenditures, write‐offs particularly with the advent if IFRS. 24
  25. 25. Legal Due Diligence Checklist Environmental • Schedule of all instances in the past in which the Company has  corrected unsafe working conditions. • Schedule of all permits, certificates, registrations or approvals  obtained from any governmental body responsible for environmental  or health regulation. • Any notices of violation or requests for information that have been  received or threatened at any time for alleged failure of any facility to  comply with applicable environmental laws, permits, certificates,  registrations or approval. 25
  26. 26. Legal Due Diligence Checklist Environmental • Schedule of any environmental problems, conditions or issues known  to the Company concerning the Company’s business or any known  violations or potential violations of applicable environmental laws. • Schedule of any discharges or releases of Hazardous Materials into the  environment by the Company. • Schedule of the location, size and contents of any underground or  aboveground storage tanks or PCB transformers owned or used by the  Company. • Description of all hazardous wastes that are disposed of on and off site  by the Company and a description of the procedures for disposal of  such wastes (including a list of all disposal sites and transporters). 26
  27. 27. Legal Due Diligence Checklist Environmental • Description and status statement of all completed, pending or  threatened regulatory, judicial or administrative actions relating to the  Company. • Description and status statement of any investigation, remediation,  removal or monitoring actions relating to any of the Company’s  facilities. • Environmental assessments, reports or audits performed by the  Company or any other party relating to any of the Company’s facilities  or operations. • Schedule of Hazardous Materials management plans, emergency  response plans, inventory reports, and other environmental reports,  policies and notices required by environmental law to be filed by the  Company with any governmental body. 27
  28. 28. Legal Due Diligence Checklist Management • Founders agreements, management employment agreements,  indemnification agreements, and "golden parachute" agreements, if  any. • Schedule of all compensation paid in the most recent fiscal year to  officers, directors and key employees showing separately salary, bonuses and non‐cash compensation (e.g. use of cars, property, etc.). • Bonus plans, option agreements, retirement plans, pension plans, deferred compensation plans, profit sharing and management  incentive agreements. • Agreements for loans to and any other agreements (including  consulting and employment contracts) with officers or directors, whether or not now outstanding. 28
  29. 29. Legal Due Diligence Checklist Management • Organizational chart. • Extensive, broad scope. • Starting point for planning legal investigation. • Cost  limitations. • Effective use of time available. • Legal investigation needs to be focused. 29
  30. 30. Legal Due Diligence Checklist Local Customs and Practices • Critical on foreign transactions. • Unwritten laws. • Community consultation. • Aboriginal claims. 30
  31. 31. Legal Due Diligence ChecklistWhere does Legal Due Diligence get their information?1 • Site visits • Data room visits • Commissioning specialist reports • Collection of public information • Questionnaires 31
  32. 32. How does a business deal focus and guide the due diligence process? How is the Transaction structured? Objectives: • staged due diligence • threshold issues What should you look at to assess risks? Value drivers 32
  33. 33. How does a business deal focus and guide the due diligence process?All the members of due diligence team need a basic understanding of the particular transaction structure, risks, value drivers, and objectives. • Plan regular due diligence team meetings, need to know basis • Team • Management • Engineering, geology, metallurgy • Accounting • Legal • Environmental • Country experts • Tax advice • Political risk 33
  34. 34. Transaction Structure Is it an Asset purchase, a share purchase or a transaction with mixed  elements? • This information helps to determine scope and extent of due diligence What type of business is the “target” involved in? • This information helps assess risk Key elements of the business 34
  35. 35. Transaction Structure Assets/liabilities 35
  36. 36. Key Due Diligence Points Due diligence is a responsive multi‐stage process This investigation must be as thorough as possible to accurately assess the  ‘‘target’’ acquisition or transaction within the particular timeframe, cost,  and client constraints Due diligence is a value driven process because it serves to further inform  both the acquirer and the “target” of the appropriate “target’’ value  Comprehensive due diligence exposes unexpected or unknown liabilities  before the deal is closed and offers an opportunity for both sides to re‐ assess the preliminary agreement terms 36
  37. 37. Key Due Diligence Points Preliminary review of certain issues Threshold review to identify key issues Auction process can drive access and economics of due diligence Thorough due diligence review 37
  38. 38. Identification and Assessment of Key Risks Need background to business being acquired Public disclosure – securities filings on SEDAR/stock exchange Websites Media search Financial statements Google 38
  39. 39. Identification and Assessment of Key Risks Notes to financial statements – contingencies/commitments/subsequent  events Management’s discussion and analysis – trends, uncertainties, liquidity Risk factor disclosure in public documents Assessment of risks – identify key risks 39
  40. 40. Types of Due Diligence – Functional Types Legal due diligence Financial due diligence Accounting due diligence Operational due diligence Technical due diligence Environmental due diligence Tax due diligence Regulatory due diligence Legal element to all types of due diligence Country risk Political risk 40
  41. 41. Business & Legal Due Diligence Done in Parallel Coordination Constant reassessment of findings in light of other findings – consistency of  results, red flags, re‐interpretation Importance of a legal issue depends on business issues • Loan covenants more important where company in default? 41
  42. 42. Business & Legal Due Diligence Done in Parallel Regular communication and sharing of results/findings Work sharing – intranet/portals War rooms Issue‐based due diligence rather than functional • e.g. sales agreement team rather than legal/business/financial teams Contract review can be confirmed against the due diligence searches that  have been performed Agreements can relate to one another e.g. areas of interest, overlapping  royalties 42
  43. 43. What is not covered by due diligence? Due diligence impacts the ability to negotiate transaction terms Representations and warranties are a risk allocation mechanism Due diligence allows risk assessment and impacts "requirement" for  representations and warranties • Areas of non‐risk 43
  44. 44. What is not covered by due diligence? Due diligence can be a substitute for representations and warranties • Competitive bid/auction situations • Allows assessment of need for representations and warranties • Representations and warranties can be important in the assessment of  non‐financial risk of a transaction • As Is Where Is deals Effective due diligence can help get the deal 44
  45. 45. Professional Obligations Professional Engineers and Geoscientists • Public safety Lawyers • Duty of solicitor client privilege Confidentiality agreement Corrupt practices 45
  46. 46. Public Data Sources British Columbia • Mining recorder • Minfile • Registrar of Companies • Minute books United States of America • County records • BLM records • Exercise caution, affidavits, work records Other countries • Central mines registries Mexico • Digitizing records 46
  47. 47. Public Data Sources Corporate filings Government offices Permits Court records Environment departments Newspapers Land Title records 47
  48. 48. Public Data Sources Consultant’s websites Analyst’s reports Stock exchanges Equipment suppliers Union agreements Bing, Google, Lexis Nexis Target’s website Mining papers (e.g. Roundup, PDAC) 48
  49. 49. Mining Considerations Confidentiality agreements Proprietary data Professional obligations to disclose Overlapping agreements Technical matters need experts Access to key people Material undisclosed information Cultural differences Areas of Interest Strategic Alliances 49
  50. 50. Mining Considerations  (continued) Fraudulent activities Tenure system Agreement requirements Foreign entities, operations Political risk Country risk Aboriginal matters Local customs and practices, cultural matters 50
  51. 51. Mining Considerations (continued) Who do you talk too Confidentiality Technical questions Site visits Detailed checklists Due diligence questionnaire Data rooms 51
  52. 52. Mining Considerations (continued) Due diligence request list corporate structure articles, by‐laws indebtedness property interests mineral projects ownership contracts company rights access infrastructure rights of mineral owner and third parties third party consents 52
  53. 53. Mining Considerations (continued) Due diligence request list (con’t) employment matters environmental matters litigation related party transactions intellectual property assets and business government reports insurance miscellaneous 53
  54. 54. Brian E. Abrahambrian.abraham@fmc‐law.com +1 604 443 7134