Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Breakfast for the Mind: Issues with Procurement & Tendering


Published on

This presentation addresses all aspects of Procurement and Tendering, including: Basic Principles of Tender Law, RFP's and Tendering, Procurement Models, drafting effective RFP's, as well as issues relating to Public Procurement.

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

Breakfast for the Mind: Issues with Procurement & Tendering

  1. 1. Breakfast for the Mind: Issues with Procurement & TenderingWednesday, May 25 1
  2. 2. Tendering: Issues and ProblemsPresenter: Lyle Brookes Partner 2
  3. 3. What is a Tender?• A competitive selection process• Seeks an irrevocable bid for a specified scope of work• Bid Security• Process replaces negotiation with competition 3
  4. 4. Basic Principles of Tender Law• Ron Engineering, SCC, 1981• Contract A / Contract B – Tender Documents = Offer – Bids = Acceptance• Bid Submissions are Contract A’s• Award of Contract to do the work is Contract B 4
  5. 5. Basic Principles of Tender Law (cont’d)• Each Compliant Bid submitted is a Contract A• The main terms of Contract A are in the tender documents• Contract A protects the integrity of the bidding process• Once you bid, you are in a Contract and bound by its terms 5
  6. 6. Basic Principles of Tender Law (cont’d)• Contract A only arises if bid submission is compliant with  tender documents• A qualified bid is not compliant and does not create a  Contract A• Contract A’s end when Contract B is awarded to the  successful bidder or all bids rejected• Applies to the Prime Contractor – Sub‐contractor  relationship  6
  7. 7. Owner Obligations• Duty to follow express terms of Contact A• Duty to treat all bidders fairly and equally• Duty not to accept non compliant bid• No negotiation (competition replaces negotiation)• Duty to award Contract B• No Bid Shopping 7
  8. 8. Duty of Fairness• Consider only compliant Bids• Implied term of Contract A that owner treats all bids  fairly/equally and consistently • Must apply assumptions equally – no unfair advantages• Must disclose all operative terms and evaluation criteria – no  hidden preferences• Treating all bidders fairly preserves integrity of bidding process 8
  9. 9. Compliant Bids – MJB Enterprises• Defence Contract to build a pumphouse and water distribution  system• Sorochan lowest Bid, MJB next lowest• Sorochan qualified bid by using 2 price structure for bid, native  material to back fill or $60 per linear meter if non native  material to back fill• Tender said use only one price for linear water distribution  back fill• SCC said Sorochan not compliant bid, and you can only accept  compliant bid 9
  10. 10. More Fairness – Martel Building Ltd.• National Capital Region Dept Public Works ‐ tender to lease space• Martel bid, and bid was lowest• Department did analysis for fit ups on Martel bid – increased costs  by $1M • After analysis Martel bid not lowest• SCC said implied term of Contract A to treat all bidders fairly and  equally – otherwise bidder incur costs on futile bid – won’t  participate• A privilege clause reserving right not to accept lowest offer doesn’t  relieve owner obligation to treat bidders fairly and equally 10
  11. 11. Privilege Clause• Owner may not award to lowest bid or any bid• Privilege clauses are enforceable• Only one clause in Contract A, cannot be used to override whole of other  provisions or relieve owner from duty to act fairly• Courts consider a nuanced approach to best bid, • Cannot be used to accept non‐compliant bid or to evaluate bids on  undisclosed criteria• Can be invoked if owner has a valid objective reason for rejecting lowest  bid.   11
  12. 12. Discretion Clause• Permits owner to waive minor irregularities and defects in an  otherwise compliant bid• Only applies to non‐material defects or irregularities – Cannot accept materially non‐compliant bid – Reason: No Contract A arises• Sole discretion does not preclude court review 12
  13. 13. Discretion Clauses: Double N Earthmovers• City Contract – Tender documents said all equipment to be  1980 or newer; required bidders to disclose serial numbers  and city license registration numbers • Contract B awarded to Sureway, and told to use 1980 or newer  equipment Sureway subsequently used a 1979 unit but City  didn’t pursue• Double N sued – SCC split 5‐4 and agreed Sureway was a  compliant bid – Reason: missing information and older equipment did not materially  affect the price or ability to do the job 13
  14. 14. Evaluation• Owner is entitled to investigate reliability of information  provided by bidders• No duty to allow bidder to reply to negative information  collected  James A. Brown v. Caisse, Ont. SC 2009• No duty to disclose weightings of criteria• Post tender closing is not an opportunity to bid shop or  negotiate 14
  15. 15. Extent of Duties – to Sub‐contractor• No duty of owner to subcontractor or to JV team members – Design Services, SCC 2008 15
  16. 16. Mistake• Rights of parties crystallize on submission of bid• Risk of mistake in the calculation of the bid price is bidder’s – cannot withdraw bid after the tender closes• Mistake on the face of a  a bid can crate uncertainty as to  price, so no Contract A (i.e. difference in price in numbers and words)• Owner cannot accept obvious mistake regarding price that is  apparent on face of tender 16
  17. 17. RFP’s & Tendering: understanding and managing the distinctionsPresenter: Tom Sides Partner 17
  18. 18. Procurement Models• Request for Information (or Request for Expression of Interest)  (“RFI”)• Request for Qualification (“RFQ”)• Request for Proposals (“RFP”) – Requests for Standing Offers – Requests for Quotations• “Hybrid” procurement model:  elements of competition and  negotiation• Tender 18
  19. 19. RFI• Provides information on procurement opportunity• Ascertains market interest• Does not contain all information proponent needs to provide  full response• Responses to RFI are not used by owner to evaluate  proponents or subsequent procurement process (if any)• Information provided by owner does not constitute implied or  express commitment• Often used as a precursor to the issuance of an RFP/RFQ 19
  20. 20. RFQ• Outlines scope of project including proposed business  arrangements• Addresses proposed proponent qualifications, due diligence  requirements and evaluation criteria• Owner determines whether there is a market to produce  sufficient number of qualified proponents to produce a  competitive tender process or use an RFP• Does not normally include draft pro forma contract 20
  21. 21. RFP• Key document in (non‐tender) procurement process• Outlines: scope, evaluation criteria, main business/technical and  legal issues, often includes draft contract and provides rules of  selection process• Owner usually reserves right (privilege clause): not to award  contract to lowest‐priced proponent, or at all; to conduct  negotiations with lowest‐priced proponents; to conduct negotiations  with one or more other proponents if negotiations with first choice  unsuccessful; engage in clarification process; cancel and reissue RFP;  and, to extend deadlines and amend procurement process• If structured properly, it serves to tender an “opportunity to  negotiate” 21
  22. 22. Hallmarks of a Tender . . . intention to create contractual relations• Contract A/Contract B• Contract B is attached to procurement documents• Typically, no negotiation of Contract B permitted• Irrevocability of bid 22
  23. 23. Hallmarks of a Tender (cont’d)• Formality of procurement process• Requirement for security deposit• Existence of established timelines• Tender documents describe substantially all of the rights of  parties 23
  24. 24. Effect of a Tender• Duty to follow express terms of Contract A• Duty to treat all bidders fairly and equally – Apply evaluation criteria evenly• Duty to award Contract B  – But only materially compliant tender 24
  25. 25. Effects of Tender (cont’d)• Rights of parties crystallize upon submission of materially  compliant bid – Latent error in Tender does not excuse Bidder from  performance• No (or minimal) negotiation: competition replaces negotiation• Owner and bidder can be liable for damages for breach of  Contract A 25
  26. 26. RFP . . .  differentiated from Tender• Offer to negotiate generally not considered to give rise to  contractual relations• RFP’s typically have a less defined scope of work and  contemplate negotiation• Subsequent discussions and negotiations required regarding  fundamental details• Tenders disguised as RFP’s will not escape Contract A analysis• Labels are not determinative 26
  27. 27. RFP . . .  differentiated from Tender (cont’d)• Assume duty: – of procedural fairness;  – to follow rules in RFP;  – not to negotiate with non‐compliant proponent• Recommendation: draft as RFP but treat as if a Tender 27
  28. 28. RFP – determined to be Tender• Tercon Contractors, SCC, 2009• RFP was issued; claim that Contract A was breached by  Province of B.C.• Province breached its own RFP – owner breached Contract A  by awarding “alliance” to non‐eligible proponent• “Contract A” arose because of intention to contract based on:  irrevocability, formal process, bid security, commitment to  build, specific scope of work, agreement attached, etc. 28
  29. 29. Non‐compliant bids . . . is procurement dead?• Opportunity to negotiate with any or all bidders if there are no compliant bids – Can’t be colourable attempt to avoid “rules” under  Contract A – Non‐compliant bid is essentially a counter‐offer which can  be accepted – Cancel tender or simply approach one or all of unsuccessful  bidders to negotiate new terms? 29
  30. 30. Why issue a Tender vs. RFP?• If complete information available (esp. scope), Tender can be  lower cost method of procurement• Lack of formality and rules . . . easier to run an RFP process?• Negotiation result in more favourable agreement for Owner? – Once preferred proponent selected . . . negotiation risk is  high – Consider dual‐track negotiation• RFP process more time consuming?• Tender may be required, especially if public body 30
  31. 31. Drafting Effective RFP 31
  32. 32. Effective RFP – can application of Tendering Law be minimized/avoided?• Labels are not determinative (but don’t use “bidders”,  “tender”, etc.)!• Intention critical:  non‐binding invitation to enter into  negotiations? (substance vs. form)• Preserve right to negotiate• Can include form of contract, but state that Owner will  evaluate Proposals based on exceptions made to it• Use disclaimer language – owner reserves right to cancel RFP  process at any time 32
  33. 33. Effective RFP (cont’d)• Proponents acknowledge undertaking expenditures entirely at  own risk• State that RFP is not a Tender call (and avoid hallmarks of  Tender)• Describe process to be followed . . . and follow it!• Likely that duty of fairness applied – Consider business ramifications even if not challenged 33
  34. 34. Public ProcurementPresenter: Craig McDougall Partner 34
  35. 35. Public Procurement – Trade Agreements• Agreement on Internal Trade (AIT)• Trade, Investment and Labour Mobility Agreement (TILMA)• New West Partnership Trade Agreement (successor to TILMA) 35
  36. 36. AIT Principles• Reduce and eliminate barriers to free movement of services,  goods, investments and people within Canada. Establishes  framework that will ensure equal access to procurement for all  Canadian suppliers.• No discrimination.  “Treatment no less favourable than the  best treatment it accords to its own suppliers”. Examples: – Conditions based on location – Biasing of technical specifications – Price discounts to favour particular suppliers – Economic benefits evaluation criteria 36
  37. 37. AIT ‐ Scope• Scope: Governments, MASH, Crown Corporations• Thresholds:   – Gov’t Entities: Goods‐$25k; Services/Construction‐ $100k – Designated MASH: Goods/Services ‐ $100k; Construction ‐ $250k – Designated Crown Corps: Goods/Services ‐ $500k; Construction ‐ $5  Million• Exceptions include: Emergencies; confidentiality; security or  order or protection of life or health; technical compatibility / recognizing exclusivity 37
  38. 38. AIT – Procurement Procedures• Call for tenders only through electronic tendering system  ( (Alberta), MARCAN),  predetermined daily newspapers, or source lists. AIT sets out  the minimum requirements to be included in the notice. • Tender documents must clearly identify: – The requirements of the procurement – Criteria used in evaluation of bids – Methods of weighting and evaluating the criteria 38
  39. 39. AIT – Complaints/Enforcement• AIT has a complaints procedure that encourages informal  dispute resolution, provides for the potential for a Province to make representations on a supplier’s behalf, or potentially  allow a supplier to advance its own dispute• According to the AIT Secretariat, there have been 51 disputes  under AIT. According to the Alberta government’s website  there have been 34 complaints by Albertans, and 10 against  the Alberta Gov’t• Potential monetary penalties range from a maximum of $250k  to $5million depending on the jurisdiction involved 39
  40. 40. TILMA/NWPTA• TILMA is an agreement between BC and Alberta that  supplements but does not replace AIT. • In the event of inconsistency between AIT and TILMA, the  provision more conducive to liberalized trade, investment and  labour mobility prevails. • TILMA has been superseded by the NWPTA, which brings  Saskatchewan into the fold. 40
  41. 41. NWPTA ‐ Scope• Thresholds (lower than under AIT):   – Gov’t Entities: Goods‐$10k; Services ‐ $75k; Construction‐ $100k – MASH: Goods/Services ‐ $75k; Construction ‐ $200k – Crown Corps: Goods ‐ $25k; Services ‐ $100k; Construction  ‐ $100k 41
  42. 42. NWPTA ‐ Scope• Scope: gov’t entities including departments, ministries,  agencies, boards, crown corporations and MASH. Exceptions  for Saskatchewan until July 1, 2012.  Procurement provisions  do not apply to non‐governmental bodies that exercise  authority delegated by law. • Exceptions to obligations under the procurement provisions  are similar to AIT 42
  43. 43. NWPTA Disputes and Remedies• Parties are to consider option to improve the dispute  resolution process for procurement• Maximum monetary award is $5 million, but the monetary  award provisions do not apply to procurement until the  dispute resolution process is determined by the parties• Must choose between the AIT process and the NWPTA process 43
  44. 44. Resources• Alberta International and Intergovernmental Relations website  has a section for domestic trade agreements:  (• AIT Secretariat website: (http://www.ait‐ 44
  45. 45. Questions?
  46. 46. Thank you for Joining UsCraig McDougall 780.423.7398 e: craig.mcdougall@fmc‐law.comTom Sides 780.423.7138 e: tom.sides@fmc‐law.comLyle Brookes 780.423.7164 e: lyle.brookes@fmc‐
  47. 47. The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies dealing with procurement and tendering could face. If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.