10 Things You Need to Know About Resolving Tax ControversiesPresented by: David Spiro, Donald Bowman, William Innes       ...
10 Things You Need to Know About Resolving Tax Controversies1.    Planning and documenting the transaction2.    A new mode...
1. Planning and    documenting the    transaction                      3
Planning/documenting the transaction• Categories of material   – Transaction documents   – Opinions       • Legal       • ...
Planning/documenting the transaction• Central documentation coordinator• Office records policy   – Retention/destruction o...
2. A new model for    dealing with the    Canada Revenue    Agency                       6
A new model for dealing with the CRA• A new risk‐based approach to audits, embraced by the OECD and several   other jurisd...
A new model for dealing with the CRA• Other benefits include a better understanding by CRA of the taxpayer’s   business (w...
3. Managing the audit    process                         9
Managing the audit process• Variations from TSO to TSO• Nature of issues   – Multiple   – Single issue   – Tax avoidance• ...
4. Settling at the audit    stage                            11
Settling at the audit stage• Settlements at the audit stage   – Multiple issue cases   – Single issue cases   – Tax avoida...
5. Managing the    objection process                       13
Managing the objection process• Mandate of the Appeals Branch is to provide a “fair and   impartial” process to resolve di...
Managing the objection process• Notices of Objection filed by large corporations must:   – reasonably describe each issue ...
Managing the objection process• Notice of Objection should be consistent with the “theory of the case” that   was establis...
Managing the objection process• Strategic considerations   – Should we give the Appeals Branch an opportunity to review th...
6. Settling at the    objection stage                      18
Settling at the objection stage• If a matter settles at the Appeals Branch, the decision is   frequently based on informat...
Settling at the objection stage• In order to facilitate settlement, be imaginative in your   approach• If you’re aiming fo...
7. Managing the    litigation process    in the Tax Court of    Canada                          21
Managing the litigation process in the Tax Court of Canada• Should be a collaborative process between the client and tax l...
8. Settling before trial                           23
Settling before trial• Consummate importance of being able to settle tax cases• Settling cases is the bedrock of a success...
Settling before trial• File appeal and press for the Reply at the earliest opportunity• As soon as you have the Reply, pre...
Settling before trial• Some clients expect counsel to take aggressive or unreasonable positions –  counsel may impress the...
Settling before trial• Importance of admitting weaknesses in your case• Settlement conference judge should be able to say ...
Settling before trial• Settlement conference judge may suggest a potential path to settlement   and send the parties away ...
Settling before trial• Note differences between Consent to Judgment and Minutes of Settlement   (and consider subsection 1...
Settling before trial•   Find out two weeks before trial who your judge is going to be – an     essential factor in whethe...
9. Federal Court of    Appeal and Supreme    Court of Canada                         31
Federal Court of Appeal/Supreme Court•   Income tax appeals•   GST appeals•   Importance of Justice counsel•   Importance ...
10.   The high cost of tax       litigation: is       there a better       way?                          33
The high cost of tax litigation• Preparation is key to reducing costs of litigation later on, going   back to the planning...
The high cost of tax litigation• Ask counsel for cost estimates before commencing each stage   of the process   – Audit st...
Questions?David Spiro   416 863 4761    David.Spiro@fmc‐law.comDonald Bowman 416 863 4620    Donald.Bowman@fmc‐law.comWill...
The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies looking to resolve tax controversies couldfa...
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10 Things You Need to Know About Resolving Tax Controversies


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10 Things You Need to Know About Resolving Tax Controversies

  1. 1. 10 Things You Need to Know About Resolving Tax ControversiesPresented by: David Spiro, Donald Bowman, William Innes 1
  2. 2. 10 Things You Need to Know About Resolving Tax Controversies1. Planning and documenting the transaction2. A new model for dealing with the Canada Revenue Agency3. Managing the audit process4. Settling at the audit stage5. Managing the objection process6. Settling at the objection stage7. Managing the litigation process in the Tax Court of Canada 8. Settling before trial9. Federal Court of Appeal and Supreme Court of Canada10. The high cost of tax litigation: is there a better way? 2
  3. 3. 1. Planning and  documenting the  transaction 3
  4. 4. Planning/documenting the transaction• Categories of material – Transaction documents – Opinions • Legal • Accounting – Planning documents – Minutes of meetings – Chatter • Email 4
  5. 5. Planning/documenting the transaction• Central documentation coordinator• Office records policy – Retention/destruction of records policy • Planning documents • Minutes of meetings • Other• Policies on email use 5
  6. 6. 2. A new model for  dealing with the  Canada Revenue  Agency 6
  7. 7. A new model for dealing with the CRA• A new risk‐based approach to audits, embraced by the OECD and several  other jurisdictions, is now being adopted by the Canada Revenue Agency  (“CRA”) for large taxpayers (over $250m in annual revenues)• The grading system will be used based on, among other things, the  compliance history of the taxpayer and the extent to which the taxpayer  has adopted effective tax governance measures• The objective is to facilitate an open, transparent and collaborative  relationship where the taxpayer’s proposed transactions are discussed in  advance and feedback is received in a timely way from CRA• Benefits to the CRA are more efficient use of their resources and earlier  resolution of disputes so they can focus on higher‐risk taxpayers• Benefits to low‐risk taxpayers are less frequent and more limited audits  (reduced compliance burden) 7
  8. 8. A new model for dealing with the CRA• Other benefits include a better understanding by CRA of the taxpayer’s  business (which is often missed in the course of the ordinary audit process)  as well as potential opportunities to influence tax policy through  meaningful engagement with government decision makers• Early adopters include Vodafone in the U.K. and TD Bank Group in Canada• Challenges ahead include: – Significant culture shift required by large taxpayers – Significant culture shift required by CRA large case auditors – Additional resources and commitment are required by CRA: • Timely responses needed to early disclosure of proposed transactions • Lower‐risk taxpayers need to see that they are actually being treated differently  than higher‐risk taxpayers 8
  9. 9. 3. Managing the audit  process 9
  10. 10. Managing the audit process• Variations from TSO to TSO• Nature of issues – Multiple – Single issue – Tax avoidance• Access to materials – General – very wide access – Limitations • Privileged materials • Third party identification• Segregation of privileged materials – Client’s premises – Lawyer’s premises 10
  11. 11. 4. Settling at the audit  stage 11
  12. 12. Settling at the audit stage• Settlements at the audit stage – Multiple issue cases – Single issue cases – Tax avoidance cases• Local TSO settlement• Head Office referrals 12
  13. 13. 5. Managing the  objection process 13
  14. 14. Managing the objection process• Mandate of the Appeals Branch is to provide a “fair and  impartial” process to resolve disputes• First step in that process is filing a Notice of Objection to a  reassessment, reassessment or loss determination on or  before the day that is 90 days after the sending of the notice of  assessment• The Notice of Objection should set out all of the relevant facts and the reasons for the objection.• Stricter rules for “large corporations” (over $10m of taxable  capital employed in Canada) that file Notices of Objection 14
  15. 15. Managing the objection process• Notices of Objection filed by large corporations must: – reasonably describe each issue to be decided; – specify in respect of each issue, the relief sought, expressed as the amount of a  change in a balance or a balance of undeducted outlays, expenses or other  amounts of the corporation; and – provide facts and reasons relied on by the corporation in respect of each issue• Cover letter should offer the possibility of additional submissions on the  facts or on the law if they would assist the Appeals Officer in making his or  her determination• Request the opportunity to meet with the Appeals Officer to address any  concerns he or she may have about the facts or the law• Face to face contact always helps to facilitate the settlement process  (strategic choices on whether to bring the client, witnesses, etc.) 15
  16. 16. Managing the objection process• Notice of Objection should be consistent with the “theory of the case” that  was established earlier in the process (ideally at the planning stage)• Note that what is in (or is not in) the Notice of Objection can be used  against the taxpayer later on• Be aware of the time it takes for an Appeals Officer to be assigned to the  file• Ask the Appeals Branch to send you copies of the auditor’s file (i.e. the  auditor’s T‐20 Report, position papers, working papers, memoranda to and  from Head Office, valuation reports or other reports, information received  from third parties, substantive email messages, notes, etc.) and consider  using Access to Information process to obtain additional records 16
  17. 17. Managing the objection process• Strategic considerations – Should we give the Appeals Branch an opportunity to review the file,  or – Should we file a Notice of Appeal with the Tax Court of Canada once 90  days have elapsed after service of the Notice of Objection? • The answer will often depend on the nature of the dispute and  where you’ll achieve the best results – at the Appeals Branch  or in Court 17
  18. 18. 6. Settling at the  objection stage 18
  19. 19. Settling at the objection stage• If a matter settles at the Appeals Branch, the decision is  frequently based on information “not available to the auditor” (factual or legal) – an easy way of rationalizing the decision• The easiest cases to settle are those that present factual issues  (e.g. a valuation issue)• The most difficult cases to settle are those that present legal  issues of considerable significance, either individually or as  part of a larger group, to the CRA (the test and important case  list)• Most cases fall somewhere in between those extremes ‐ that’s  where “the art of the deal” comes into play 19
  20. 20. Settling at the objection stage• In order to facilitate settlement, be imaginative in your  approach• If you’re aiming for a 75/25, 66/33, or even a 50/50  settlement, consider whether that objective can be achieved  by agreeing to (a) increase or reduce the number of years over  which a deduction is taken or income is included or (b) adjust  amounts in tax pools, balances or other accounts in the  taxation year in question or in other open taxation years• CRA says that all settlements must be “principled”, but at the  objection stage that requirement is not stringently followed• Where there’s a will, there’s a way! 20
  21. 21. 7. Managing the  litigation process  in the Tax Court of  Canada 21
  22. 22. Managing the litigation process in the Tax Court of Canada• Should be a collaborative process between the client and tax litigation  counsel• Assign a contact person/litigation manager early on (from the law group or  the tax group)• Stay on top of cost estimates – departures from those estimates should be  justified and explained• Agree on a strategic game plan for settlement and litigation and stick to it – though each client has different expectations, open lines of communication  between the contact person/litigation manager and tax litigation counsel  are key• Organization and preparation is critical – there will always be surprises in  the litigation process ‐ be prepared to deal with them together 22
  23. 23. 8. Settling before trial 23
  24. 24. Settling before trial• Consummate importance of being able to settle tax cases• Settling cases is the bedrock of a successful tax practice• A good settlement is one in which neither party gets  everything it wants• Never lose sight of the fact that no case is a certainty – witnesses and judges are unpredictable• If you haven’t settled at the audit stage or at the objection  stage, consider appealing to Tax Court 90 days after objection  if no reassessment or confirmation (prevents CRA from coming  up with additional “assumptions” at the appeals stage) 24
  25. 25. Settling before trial• File appeal and press for the Reply at the earliest opportunity• As soon as you have the Reply, press for production of  documents and examinations for discovery without delay• Avoid procedural wrangling – a waste of time and an obstacle  to settlement ‐ avoid chasing the will o’ the wisp• Consider initiating settlement discussions immediately after  discovery (when Justice counsel should be most receptive)• Meet with Justice counsel and offer a reasonable settlement• Don’t make your offer your final offer ‐ leave room for  opposing counsel to come back to you with a counter‐offer• Generally inadvisable to take client to settlement negotiations 25
  26. 26. Settling before trial• Some clients expect counsel to take aggressive or unreasonable positions – counsel may impress the client by pounding the table and posturing, but it  doesn’t necessarily facilitate settlement• If you make no progress with Justice counsel ask the Court for a settlement  conference• Use care in drafting your settlement brief• Settlement conferences are “without prejudice” (although each party  learns more about the other party’s case)• Importance of the selection by the Chief Justice of the settlement  conference judge ‐ some judges are good at that, some are mediocre and  others simply don’t have the skill set required – Chief Justice is careful to  select only those who can do the job  26
  27. 27. Settling before trial• Importance of admitting weaknesses in your case• Settlement conference judge should be able to say that if he or she were  hearing the case it would be decided in your favour• Compromises – “principled settlements” – Cohen/Consoltex; Enterac;  Smerchanski; Galway (if deals cannot be made, or if they can be repudiated  at the whim of the Crown, the system breaks down)• Importance of having your client (the decision maker) at the settlement  conference• Importance of having the instructing CRA officer (the decision maker) at  the settlement conference• Adopt a co‐operative and conciliatory approach, not a confrontational one  (which may be the approach taken by the Department of Justice or the  CRA) 27
  28. 28. Settling before trial• Settlement conference judge may suggest a potential path to settlement  and send the parties away to discuss it ‐ this can be the most valuable part  of the settlement conference• Some cases are more easily settled than others – multiple issues – some years statute‐barred – issue may arise in several taxation years – give up on one, keep the other – valuation cases – capital gain v. income ‐ Sharkey v. Wernher• Don’t be intimidated by the ritual incantation of the mantra (or rubric) of  “principled settlement”• Put your settlement offer in writing – if you do better than your offer at  trial you may be entitled to enhanced costs – Practice Note No. 18 28
  29. 29. Settling before trial• Note differences between Consent to Judgment and Minutes of Settlement  (and consider subsection 169(3) of the ITA)• The “principle” is the bottom line ‐ if you want to saw the tax liability off,  find a figure and then work towards it• No settlement falls through because no “principle” could be found:   compare U.S. practice, or practice under Ontario Corporations Tax Act;  s.169(3) ITA• Requires imagination – that’s what lawyers are paid to do• Transfer pricing – opportunities for settlement similar to valuation cases• Competent Authority• If you don’t settle at the settlement conference, don’t lose heart ‐ keep the  effort up until the eve of trial• Many settlements are reached on courthouse steps 29
  30. 30. Settling before trial• Find out two weeks before trial who your judge is going to be – an  essential factor in whether you settle• Consider rectification in appropriate cases• GAAR – a whole new set of settlement skills is required• Two approaches: – GAAR doesn’t apply • tax benefit • avoidance transaction • abuse – GAAR applies, but there is a more reasonable way of re‐characterizing the  transaction and the tax result• In approaching settlement, weigh the risks of litigation ‐ courts are  unpredictable – you will lose cases you thought you would win and you  will win cases you thought you would lose 30
  31. 31. 9. Federal Court of  Appeal and Supreme  Court of Canada 31
  32. 32. Federal Court of Appeal/Supreme Court• Income tax appeals• GST appeals• Importance of Justice counsel• Importance of role of litigation officer/appeals officer• How many issues to appeal• Appeals on questions of fact• Appeals on question of law• Predicting the orientation of the Court – Patterns of tax cases – Changes in the composition of the Court• The importance of the Memorandum of Fact and Law• The importance of oral advocacy 32
  33. 33. 10. The high cost of tax  litigation: is  there a better  way? 33
  34. 34. The high cost of tax litigation• Preparation is key to reducing costs of litigation later on, going  back to the planning, documentation and implementation of  the transaction itself• Maintaining the file for litigation purposes is essential if costly  re‐construction efforts (including having to call multiple  witnesses and performing extensive document searches in  multiple locations) are to be avoided later on• Getting your witnesses and experts lined up early is key (for  settlement purposes as well) 34
  35. 35. The high cost of tax litigation• Ask counsel for cost estimates before commencing each stage  of the process – Audit stage – Objection stage – Litigation stage • Pleadings • Discoveries • Contemplated motions • Settlement conference • Statement of Agreed Facts • Experts • Preparing for and conducting the trial 35
  36. 36. Questions?David Spiro 416 863 4761 David.Spiro@fmc‐law.comDonald Bowman 416 863 4620  Donald.Bowman@fmc‐law.comWilliam Innes 416 863 4350 William.Innes@fmc‐law.com
  37. 37. The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies looking to resolve tax controversies couldface. If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.