Sifat dasar pengendalian manajemen

14,635 views

Published on

Published in: Business
3 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
14,635
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
245
Comments
3
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Sifat dasar pengendalian manajemen

  1. 1. SIFAT DASAR PENGENDALIAN MANAJEMENonsep Dasar SPM Tekan pedal gas, dan mobil anda akan berjalan lebih cepat. Putar setir anda, dan mobil akan berganti arah. Tekan pedal rem, dan mobil akan melaju secara perlahan atau berhenti. Dengan perangkat ini, anda mengendalikan arah dan kecepatan; atau jika beberapa diantaranya tidak berfungsi, maka mobil tersebut berada di luar kendali. Suatu orrganisasi juga harus dikendalikan; yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi, mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana. Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berima, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut : Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi : Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi Mengkomunikasikan informasi Mengevaluasi informasi Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana seperti itu didasarkan pada situasi yang dipercaya ada pada saat rencana tersebut diformulasikan. Jika situasi ini telah berubah pada waktu penerapannya, maka tindakan yang ditentukan oleh rencana mungkin tidak sesuai lagi. Sementara thermostat merespons terhadap suhu actual dalam ruangan, pengendalian manajemen melibatkan antisipasi kondisi masa depan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai. Jika seorang manajer menemukan pendekatan yang lebih baik-yang lebih mungkin dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi-sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk. Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Melainkan proses ini meliputi interaksi antarindividu, yang tidak dapat digambarkan dengan cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi. Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi. Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama menfokuskan pada pelaksanaan strategi.
  2. 2. Contoh. Sampai tahun 2002, Wal Mart dengan pendapatan penjualan lebih dari $210 milliarmerupakan perusahaan ritel terbesar di dunia, berkat keunggulan strateginya yang menjualproduk bermerek dengan berbiaya rendah. Sistem pengendalian manajemen perusahaandiarahkan pada manajemen operasi toko yang efisien, yang pada akhinya memberi keunggulanbiaya pada keseluruhan perusahaan. Data dari 4.400 toko untuk pos-pos seperti penjualan,pengeluaran, serta laba rugi yang dikumpulkan, dianalisis, dan disebarkan secara elektronisdengan real-time basis, secara cepat mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik, toko,departemen dalam toko, atau barang departemen tertentu yang berkinerja baik. Informasi inimemungkinkan perusahaan untuk mengurangi kemungkinan kehabisan barang dan kebutuhanuntuk menandai pergerakan stock yang lambat, dan memaksimalkan perputaran persediaan. Datadari toko yang menonjol diantara 4.400 toko digunakan untuk memperbaiki operasi dalam tokoyang bermasalah. Lebih lanjut lagi, perusahaan mampu mengurangi kerugian yang diakibatkanoleh pencurian, yang merupakan keprihatinan utama, dengan melembagakan kebijakanpembagian 50 persen penghematan dari penurunan pencurian dalam sebuah toko tertentu, sesuaidengan standar industry, diantara karyawan tersebut.Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalammengimplementasikan strategi yang diinginkan. Stategi juga diimplementasikan melalui strukturorganisasi, manajemen sumber daya manusia dan kebudayaannya.Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawabyang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.Manajemen SDM merupakan seleksi, pelatihan,evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan gunamengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategiorganisasi. Budaya mengacu pada sekelompok kepercayaan, sikap, dan norma hukum yangsecara eksplist maupun implicit mengarahkan tindakan manajerial.Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja financial dan nonfinancial. Dimensifinancial menfokuskan pada “hasil-hasil― moneter-laba bersih, pengembalian atas modal,dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinancial-mutuproduk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerjakaryawan.Ruang Lingkup Pengendalian ManajemenRuang lingkup pengendalian Manajemen terdiri atas perumusan strategi, pengendalian tugas danpengendalian manajemen serta pengaruh internet terhadap pengendalian manajemen.Perumusan strategiFormulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapaitujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan-tujuan keseluruhan darisuatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus gunamencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu;tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah, dan hal itu jarang terjadi. Bagi beberapaperusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) yang memuaskan merupakan tujuanyang penting; tetapi bagi perusahaan lainnya, memperluas pangsa pasar merupakan hal yangsama pentingnya. Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkansecara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Suatukeputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadisuatu keputusan strategis. Contoh. Louis V.Gerstner menjadi CEO IBM pada tahun 1993. Dalamjangka waktu enam tahun kemudian, ia mengubah perusahaan dari produsen mainframecomputer menjadi pemimpin dalam sistem jaringan (networking), jasa komputer, dan solusi
  3. 3. bisnis internet. Michael C. Amstrong mengambil alih pimpinan di Alih pimpinan di AT&T padapertengahan tahun 1990-an. Pada tahun 1999 perusahaan telah mengalami perubahan strategisbesar-besaran dari sekedar operator telepon jarak-jauh menjadi perusahaan cable providerterbesar tingkat nasional dengan mengakuisisi perusahaan-perusahaan lain seperti TCICommunications senilai $50 miliar dan MediaOne senilai $60 miliar? Pergeseran strategisAT&T, dengan membagi menjadi empat bisnis terpisah, juga merupakan keputusan yangdilakukan oleh Armstrong?Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian ManajemenFormulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalianmanajemen adalam proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem,perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalahbahwa formulasi strategi pada dasarnya tidak sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasanbaru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis mungkindapat dibuat kapan pun. Lebih lanjut lagi,analisis atas usulan strategi bervariasi dengan sifatstrategi tersebut. Analisis strategi melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam prosesbiasanya merupakan estimasi kasar. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkanserangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwaltetap, dengan estimasi yang dapat diandalkan. Analisis usulan strategi biasanya secara relatifmelibatkan sedikit orang-penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, prosespengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya di semua tingkatan dalam organisasi.Pengendalian TugasPengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakansecara efektif dan efisien.Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi-hal tersebut melibatkan kinerja dari tugasindividual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti, suatu fungsiyang dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia. Perangkat mesinyang dikendalikan secara numeric, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkatpengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi alat-alat tersebut melibatkan manusia hanya jikahal itu terbukti lebih murah atau lebih dapat diandalkan.Contoh. Seluruh pabrik baja mungkin saja dikendalikan oleh perangkat elektronik, di mana tiapperangkat dijalankan dengan komputer untuk melakukan tugas yang ditentukan. Komputer dapatmerasakan lingkungannya (misalnya suhu batang baja). Jika temuannya mengindikasikanpenyimpangan dari keadaan yang diinginkan, komputer tersebut akan berinisiatif untukmelakukan tindakan koreksi atau, jika komputer tersebut tidak memiliki kapasitas untukmelakukannya sendiri, maka komputer itu menyampaikan kebutuhan akan perbaikan kekomputer yang mengendalikan seluruh komputer dalam satu bagian pabrik. Komputer inimungkin mengacu pada permasalahan untuk mengkoordinasikan komputer di pabrik secarakeseluruhan. Sistem perencanaan sumber daya manufaktur (Manufacturing Resource Planning– MRP II) digunakan untuk mengendalian operasi manufaktur di beberapa perusahaanmembutuhkan jutaan baris isntruksi komputer. Mekanisme perputaran roda yang digunakanuntuk menghubungkan dua anggota dalam sebuah percakapan telepon berbiaya miliaran dolar.Dan sistem untuk program penjualan dan jenis keputusan lain yang dibuat oleh pedagang dipasar keuangan melibatkan aturan keputusan yang rumit dan informasi dari menit ke menitmengenai harga dari ratusan instrument.Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
  4. 4. Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah bahwabanyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen tidakdapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definisi, pengendalian manajemen melibatkanperilaku manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan-persamaan. Kesalahanserius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwanmanajemen untuk situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalianmanajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya;dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali, atau interaksinya adalah antaraseorang manajer dan nonmanajer. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unitorganisasional; sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukanoleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas paramanajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalamkendala strategis umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yangsebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untukmelaksanakannya. Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalianmanajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan contoh masing-masing. Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian tugas Mengakuisisi bisnis yang tak Memperkenalkan produk Mengkoordinasi pesanan terkait atau merek baru dalam lini yang masuk produk Memasuki bidang bisnis Memperluas pabrik Menjadwalkan produksi baru Menambah penjualan Menentukan anggaran untuk Memesan iklan TV langsung melalui pos iklan Mengubah rasio utang/modal Menerbitkan utang baru Mengatur arus kas Menerapkan kebijakan yang Menerapkan program Memelihara dokumen telah disepakati rekrutmen minoritas kepegawaian Menyusun kebijakan Memutuskan tingkat Memesan ulang suatu barang spekulasi persediaan persediaan Memutuskan lingkup dan Mengendalikan organisasi Menjelaskan proyek riset arah riset riset individualDampak Internet Terhadap Pengendalian ManajemenResolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell di akhir abadke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang signifikan-kemudahan akanwaktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu lagi mengunjungi suatu took untuk memperolehinformasi tentang suatu produk, mengetahui ketersediaannya, atau melakukan pesanan. Pesatnyarevolusi informasi dipercepat dengan penemuan komputer yang memperoleh momentum besarpada tahun 1990-an dengan hadirnya internet.Contoh. Sebelum tahun 1995, sebagian besar buku dijual dalam toko buku atau dari bukucatalog. Pada bulan Juli 1995, Amazon.com mulai menawarkan penjualan buku pada situsnya.Pada tahun 1999, lebih dari 10 juta pelanggan membeli buku dan CD dari Amazon.com yangseluruhnya bernilai $1,4 Miliar melalui internet. Format toko virtual dari Amazon.commenyediakan kenyamanan yang lebih baik, pilihan yang lebih baik, dan harga yang lebih baikdibandingkan dengan toko tradisional. Pada saat perusahaan dotcom, Amazon.com telahmemiliki posisi kuat di bidang ritel online dan mengembangkan teknologi untuk mendukung
  5. 5. situs yang bermerek kuat dan memiliki lalu lintas yang tinggi. Dari tahun 2000 hingga tahun 2002, beberapa ritel utama yang offline menjalin kerjasama dengan Amazon.com untuk mengatur dan mengelola eksistensi mereka secara online. Aliansi Amazon.com dengan Toys “ R― Us, Circuit City, Target, dan bahkan pesaing offline Borders Group, memposisikan diri mereka untuk dapat mendefinisikan aturan-aturan pada sector ritel online. Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs Web, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan, serta menganalisis data tersebut dengan formast yang berbeda, dan mengirimkannya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi. Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses social, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses data secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi : 1. Memahami nilai relatif dari pentingya keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak. 2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi 3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen- Departemen yang akan dinilai. 4. Mengomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi. 5. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi. 6. Mengevaluasi kinerja actual relatif terhadap ukuran standard dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer. 7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif. 8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat 9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka. Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dan pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya – pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata. Konsep-Konsep DasarPengendalian
  6. 6. Suatu organisasi juga harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen yaitu:1. Pelacak (detector) untuk mengukur apa yang terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.2. Penilai (assessor) untuk menentukan signifikansi dari peristiwa actual.3. Effector yang mengubah perilaku jika penilai mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.4. Jaringan komunikasi untuk meneruskan informasi antara detector dan asessor dan antara assessor dan effector. Bagaimana elemen-elemen tersebut berfungsi dapat dijelaskan dalam tiga contoh sebagai berikut :1. Thermostat, mengatur suhu ruangan. Komponennya adalah : (1) termometer (detector) yang mengukur suhu ruangan; (2) assessor, yang membandingkan suhu ruangan dengan standar yang diterima mengenai suhu seharusnya; (3) effector, yang mendorong pemanas untuk memancarkan panas atau mengaktifkan pendingin dan juga mematikan alat-alat ini; dan (4) jaringan komunikasi yang meneruskan informasi dari termometer (detector) ke assessor dan dari assessor ke elemen pemanas atau pendingin (effector)2. Suhu tubuh manusia dikendalikan oleh : (1) saraf sensorik (detector) di seluruh tubuh; (2) hypothalamus (assessor) berpusat di otak, yang membandingkan antara informasi yang diterima dari detector dengan suhu tubuh standar 98,6 Fo ; (3) otot-otot dan organ tubuh (effector), yang mengurangi suhu tubuh ketika melebihi suhu standar (dengan cara bernapas terengah-pengah, berkeringat dan membuka pori-pori kulit) dan meningkatkan suhu tubuh ketika turun dibawah standar (dengan cara menggigil dan menutup pori-pori kulit; dan (4) sistem komunikasi yang menyeluruh dari jaringan syaraf3. Pengendara mobil yang mengemudi sesuai standar kecepatan 65 mil per jam bertindak dengan : (1) mata (detector) yang mengukur kecepatan aktual dengan mengamati spedometer; (2) otak (assessor) membandingkan kecepatan aktual dengan kecepatan yang ditetapkan oleh hukum dan mendeteksi adanya penyimpangan dari standar; (3) mengarahkan kaki (effector) untuk melepas atau menekan pedal gas; dan (4) sistem
  7. 7. komunikasi yang menyebarkan informasi dari mata (detector) ke otak (assessor) dan dari otak ke kaki (effector). Sistem pengendalian suhu tubuh bersifat homeostatis, yaitu teratur dengan sendirinya, dengan hypothalamus yang mengarahkan tindakan, berfungsi secara otomatis tanpa usaha secara sadar. Sistim biologis ini juga lebih rumit dari thermostat. Tapi pengendalian pengendara mobil lebih rumit dari keduanya, disebabkan tidak adanya kepastian mengenai tindakan apa yang akan diarahkan oleh otak setelah menerima dan mengevaluasi informasi dari detector. Sebagai contoh, pengemudi yang ingin mematuhi batas kecepatan yang telah ditetapkan akan mengurangi kecepatannya saat mengendara, sementara beberapa pengemudi lain tidak akan menguranginya. Dalam sistim ini kendali tidak otomatis.Manajemen Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama, dimana organisasi tersebut dipimpin oleh satu hierarki manajemen, yaitu:1. CEO (Chief excecutive officer) pada posisi puncak, yang memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya.2. Para manajer unit bisnis, departemen, bagian dan sub unit lainnya yang memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan untuk memperluas tujuan- tujuan ini. Gambar 2.1.2. Elemen-elemen Proses Kendali
  8. 8. Sistim pengendalian manajemen mengandung elemen yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian sederhana yang disebutkan sebelumnya. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan. Perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana:1. Berbeda dengan thermostat dan sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu tetapi merupakan proses perencanaan yang sadar. Proses pengendalian dalam suatu organisasi meliputi perencanaan.2. Seperti pengendalian mobil, manajemen tidak bersifat otomatis. Meskipun dalam organisasi seorang ahli mekanik adalah detector, tetapi manajer seringkali mendeteksi informasi penting dengan mata, telinga dan indra mereka sendiri. Manajer harus melakukan fungsi assessor, memutuskan dirinya sendiri apakah perbedaan hasil aktual dengan standar cukup signifikan untuk membenarkan tindakan dan tindakan apa yang akan diambil. Manajer harus berinteraksi sedikitnya dengan satu orang untuk melakukan perubahan.3. Tidak seperti pengendalian mobil yang dilakukan secara individu, pengendalian manajemen dilakukan antarindividu dengan memastikan setiap individu (atau unit kerja di organisasi) berkoordinasi dan bekerja secara harmonis.4. Dalam pengendalian manajemen, koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan menjadi tindakan memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas. Seorang manajer (assessor) mungkin memutuskan “biaya yang ada terlalu tinggi” tetapi tidak melihat adanya tindakan apa yang dapat diambil untuk menurunkan biaya ke standar
  9. 9. yang diinginkan termasuk apa tindakan orang lain yang meresponnya. Sebaliknya, dalam pengendalian mobil yang mekanis dan thermostat hal-hal tersebut dapat diketahui dengan pasti. 5. Tidak seperti thermostat, banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri, yaitu manajer menggunakan penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi atasan. Sama halnya ketika pengendara mobil mematuhi batas kecepatan, melakukannya bukan karena ada rambu-rambu yang memerintahkan tetapi karena secara sadar memutuskan bahwa yang terbaik adalah mematuhi hukum.Sistem Suatu system merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau kelompok aktivitas. Karakteristik dari sistem berupa rangkaian langkah yang berirama, terkoordinasi dan berulang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Proses pengendalian manajemen sangat rumit dan mengandung penilaian (judgmental). Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer biasanya menghadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga untuk mengambil tindakan adalah dengan menggunakan penilaian terbaik mereka, tergantung kepiawaian mereka berhadapan dengan orang-orang, bukan dengan aturan sistem. Jika suatu sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi maka manajer manusia tidak diperlukan lagi.Batas-batas pengendalian manajemen Pengendalian manajemen berada di tengah-tengah antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi paling tidak sistematis, fokus pada jangka panjang, mempergunakan perkiraan kasar akan masa depan dan proses perencanaan merupakan hal penting. Pengendalian tugas paling sistematis, fokus pada jangka pendek, mempergunakan data akurat saat ini dan hal yang lebih penting adalah pengendalian. Sementara pengendalian manajemen, sekali lagi, terletak diantaranya, dengan menjadikan pengendalian dan perencanaan merupakan hal yang sama pentingnya.
  10. 10. Gambar 2.2. Hubungan umum antara fungsi perencanaan dan fungsi pengendalian Pengendalian manajemen merupakan proses yang mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lain untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek pengendalian manajemen :1. Kegiatan pengendalian manajemen, meliputi merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi, mengkoordinasikan aktivitas beberapa bagian organisasi, mengomunikasikan informasi, mengevaluasi informasi, memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada dan mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.2. Keselarasan tujuan, mengharuskan SPM dirancang dan diopersikan dengan prinsip keselarasan tujuan setiap pribadi dalam organisasi sehingga memungkinkan menggunakan tujuan seorang anggota untuk mencapai tujuan organisasi asalkan tujuan anggota tersebut konsisten dengan tujuan organisasi tersebut.3. Perangkat penerapan strategi, Pengendalian manajemen merupakan satu- satunya perangkat menajer yang mengfokuskan pada pengimplementasian strategi yang diinginkan. Pengendalian tersebut dengan struktur organisasi yang memisahkan peranan, hubungan pelaporan dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Juga dengan Manajemen Sumber Daya Manusia (seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan jika diperlukan) dan kebudayaan (kepercayaan, sikap dan norma). Contoh perusahaan yang berhasil karena keunggulan strateginya adalah Wall-Mart.
  11. 11. 4. Tekanan finansial dan nonfinansial, Sistem pengendalian manajemen mengukur kinerja finansial yang fokus pada hasil- hasil moneter (laba bersih, pengembalian atas modal dan sebagainya) dan non finansial yang meliputi mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan. 5. Bantuan dalam mengembangkan strategi baru apabila Informasi yang bersifat nonfinansial dapat memberikan dasar pengambilan strategi baru. Artinya Pengendalian hari ini adalah strategi masa depan. Seperti dalam industri yang lingkungannya cepat berubah dimana desain SPM menentukan strategi, maka informasi yang bersifat non finansial (misalnya kepuasan pelanggan, pangsa pasar dan lainnya) dapat menjadi dasar bagi pertimbangan strategi baru, dan ini disebut Pengendalian interaktif.Perumusan stategi Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan. Tujuan itu adalah tujuan keseluruhan dan tidak memiliki jangka waktu dimana tujuan tersebut akan tetap ada sampai tujuan tersebut diubah. Strategi adalah langkah-langkah khusus dan menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Kebutuhan untuk memformulasikan strategi muncul sebagai respon terhadap ancaman yang diterima dari pesaing maupun untuk memanfaatkan kesempatan yang ada seperti adanya inovasi teknologi. Dalam beberapa kejadian di perusahan ternama, perubahan dalam strategi sering terjadi ketika CEO baru yang berasal dari luar perusahaan memandang ancaman dan manfaat dengan cara yang berbeda dari CEO Pendahulunya. Seperti Louis V. Gerstner, CEO IBM yang baru di tahun 1993, mengubah perusahaan dari produsen mainframe computer menjadi pemimpin dalam sistim jaringan, jasa komputer dan solusi bisnis internet. Perusahaan lain dimana CEO baru membuat perubahan besar adalah AT&T di tahun 1990 ketika diambil alih oleh Michael C. Amstrong, Disney oleh Michael Eisner dan Merck oleh Ray Gilmartin. Sementara Gagasan akan strategi dapat muncul dari siapa saja yang memiliki gagasan cemerlang, kapanpun dan dimana saja, tidak semata-mata keluar dari tim riset dan pengembangan atau staf perusahaan pusat. Ini sebabnya mengapa tanggung-jawab lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada
  12. 12. seseorang atau satu unit saja. Adalah Penting menyediakan sarana untuk membawa gagasan ke manajer senior tanpa membiarkan gagasan tersebut terhalang di tingkat yang lebih rendah. Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen, dimana Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru, sementara pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. Lebih lengkapnya dapat dilihat dari sudut pandang desain sistem dan analisis, sebagai berikut : 1. Dari sudut pandang Desain Sistem, Formulasi Strategi pada dasarnya tidaklah sistematis dan keputusan strategi mungin dapat dibuat kapanpun 2. Dari sudut pandang analisis, usulan strategi bervariasi dengan sifat strategi tersebut. Analisis strategi melibatkan penilaian, angka yang digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi kasar saja. Sebaliknya proses pengendalian Manajemen melibatkan Serangkaian Langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksi sesuai dengan jadwal tetap dan dengan estimasi yang dapat diandalkan. 3. Analisis mengusulkan strategi biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang (Penggagas, Staf Pusat, Manajer senior). Sebaliknya Proses Pengendalian Manajemen melibatkan manajer dan stafnya di semua tingkatan dalam organisasi.Pengendalian Tugas Pengendalian Tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi dan hal tersebut melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian Tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti. Fungsi pengawasan ini dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia karena telah menggunakan perangkat mesin berupa komputer dan robot, kecuali jika terjadi peristiwa tidak biasa yang membutuhkan pemrograman manusia. Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah yaitu keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam batasan yang dapat diterima.
  13. 13. Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian tugas, contohnya, jumlah pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan baku, dan jumlah unit komponen yang digunakan untuk menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan dan jumlah kas yang diperlukan. Kegiatan sentral seperti pengadaan barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistik, pengendalian mutu dan manajemen kas, merupakan sistem pengendalian tugas. Termasuk juga kegiatan bersifat mekanik, menjadi sangat rumit, seperti perangkat elektronik yang mengendalikan seluruh pabrik baja. Aktivitas tertentu yang telah dilakukan oleh manajer sekarang diotomatisasikan dan telah menjadi aktivitas pengendalian tugas. Pergeseran ini dari pengendalian manajemen menjadi pengendalian tugas ini membebaskan waktu manajer untuk kegiatan manajemen lainnya tanpa menghapuskan posisi manajer tersebut. Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen sebagai berikut: 1. Sistem Pengendalian tugas bersifat ilmiah sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu tapi berhubungan dengan prilaku para manajer 2. Dalam pengendalian manajemen para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya, sedangkan dalam pengendalian tugas manusia tidak terlibat atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan non manajer 3. Dalam pengendalian manajer fokus terletak pada unit organisasional, sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik yang dilakukan oleh unit-unit organisasional. 4. Pengendalian manajemen adalah aktivitas para manajer dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendali strategis secara umum, sedangkan Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu yang sebagian besar membutuhan sedikit atau tidak sama sekali mempertimbangkan untuk melaksanakannya.Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell di akhir abad ke-19. Pesatnya revolusi informasi dipercepat dengan penemuan
  14. 14. computer yang memperolah momentum besar pada tahun 1990-an dengan hadirnya internet. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, antara lain: 1. Akses secara mudah dan cepat. 2. Komunikasi multi-target. 3. Komunikasi berbiaya rendah. 4. Kemampuan menampilkan citra tertentu. 5. Pergeseran kekuatan dan kendali individu. Dengan manfaat-manfaat ini Internet secara dramatis telah mengubah aturan permainan dalam bisnis ke sektor konsumen individual. Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Ketersediaan akses data secara elektronis ke database hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu system pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi: 1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak. 2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi. 3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen- departemen yang akan dinilai. 4. Menkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi. 5. Menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi. 6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer. 7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif. 8. Mendisain struktur penghargaan yang tepat. 9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.Kasus Perusahaan
  15. 15. Wal-Mart Sampai tahun 2002, Wal-Mart dengan penjualan lebih dari $200 miliar merupakan perusahaan ritel terbesar di dunia, berkat keunggulan strateginya yang menjual produk bermerek dengan biaya rendah. Dengan melakukan perubahan yang mendasar, sistim pengendalian manajemen perusahaan diarahkan pada manajemen operasi toko yang efisen, yang pada akhirnya memberi keunggulan biaya pada keseluruhan perusahaan. Data dari 4.400 toko untuk pos-pos penjualan, pengeluaran serta laba dan rugi yang dikumpulkan, dianalisis, dan disebarkan secara elektronis dengan real-time basis, secara cepat mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik, toko, departemen dalam toko, atau barang dalam departemen tertentu yang berkinerja baik. Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi kemungkinan kehabisan barang dan kebutuhan untuk menandai pergerakan stok yang lambat, dan memaksimalkan perputaran persediaan. Data dari toko yang unggul diantara semua toko merupakan informasi untuk memperbaiki operasional toko lain yang bermasalah. Perusahaan telah mengurangi kerugian yang diakibatkan pencurian dengan kebijakan pembagian 50 persen penghematan dari penurunan pencurian dalam sebuah toko tertentu.World.com CEO World.Com, Bernard Ebbers, akhirnya dinyatakan bersalah dalam skandal akuntansi terbesar dalam sejarah AS. Skandal akuntansi WorldCom yang merupakan perusahaan telekomunikasi terbesar kedua di AS ini sempat membuat Bursa saham di Wall Street mengalami anjlok. Ebbers dinyatakan bersalah atas 9 tuduhan termasuk kecurangan, konspirasi dan berbohong kepada regulator dengan ancaman hukuman hingga 85 tahun. World.Com merupakan perusahaan telekomunikasi yang menyediakan berbagai macam produk di seluruh dunia seperti data, Internet, komunikasi telepon, layanan telekonferens melalui video, sampai penjualan kartu telepon prabayar untuk sambungan internasional. Perusahaan dengan kode saham Wcom di bursa Nasdaq ini
  16. 16. memiliki 73.000 pegawai yang tersebar di seluruh dunia. Sebanyak 8.300 di antaranyaadalah pegawai yang tinggal di Eropa, Timur Tengah, dan Afrika. Skandal World.Com mencuat setelah perusahaan ini mengaku telahmengembungkan keuntungannya hingga US$ 3,9 milyar pada periode Januari 2001 danMaret 2002. Pada tahun 2001 hingga awal 2002, World.Com memasukan US$ 3,9milyar dollar AS yang merupakan biaya operasi normal ke dalam pos investasi. Hal inimemungkinkan perusahaan tersebut menekan biaya selama bertahun-tahun. Denganhilangnya pos biaya operasional ini, maka pos keuntungan menjadi lebih besar karenabiaya yang seharusnya mengurangi keuntungan sudah diperkecil. Dengan keuntunganyang terlihat besar, maka akan menunjukkan bahwa kinerja World. Com sangat bagus.Saham World.Com yang dicatatkan di bursa tahun 1999 pada harga US$ 62, langsunganjlok 94 persen sejak Januari 2002 akibat mencuatnya skandal tersebut. Selain itu setelah perginya pendiri dan chief executive officer WorldCom, BernieEbbers, pada bulan April 2002, skandal lainnya mencuat. Diketahui Ebbers meminjamjutaan dollar AS dari perusahaan tersebut untuk menanggung kelebihan harga yangharus dibayarnya untuk saham-saham perusahaan itu sendiri. Jaksa menuding Ebberstergoda menjaga saham Worldcom tetap tinggi dan memperolah US$ 400 jutapinjaman pribadi yang dijamin dengan saham Worldcom. Sedangkan juri mengetahuikecurangan itu ditimbulkan dari manajemen tingkat menengah hingga eksekutifpuncaknya.Read more: http://iamluckyone.blogspot.com/2011/03/sifat-sistem-pengendalian-manajemen_06.html#ixzz1sehNCASk

×