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Como enviar correspondencia

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Como enviar correspondencia

  1. 1. En artículos anteriores aprendimos como sacar el máximo provecho de Microsoft Wordy Microsoft Excel.En esta oportunidad veremos de qué forma podemos potenciar el uso de estas dosherramientas, combinando archivos.Documentos estáticos y dinámicosCuando pensamos en una carta que tiene el fin de ser enviada a una única persona ycon un texto que no volveremos a utilizar, podemos pensar en crear un documento deWord simple, cuyos datos estarán contenidos en el archivo y no necesitaránactualización.¿Pero qué ocurre cuándo necesitamos enviar cartas a varias personas, incluyendo susdatos, fecha de emisión y destino?En esos casos puede ser muy útil poder combinar la carta creada en Word, coninformación que podemos tener en una planilla de Excel.Esta ventaja que nos ofrece Microsoft Office, es una alternativa que nos puede ayudara ahorrar mucho tiempo y simplificar nuestra trabajo, tanto en ámbito laboral comodoméstico.Para el hogar, esta opción puede servir para personalizar tarjetas de invitación a uncumpleaños o evento. También puede ser útil para personalizar documentos quenecesiten datos externos.En el trabajo de oficina esta opción es una de las que mejores resultados ofrece. Lacombinación de elementos de Word y Excel permite tener una gran variedad dealternativas para enviar información personalizada a los clientes, o bien para contarcon material actualizado para uso interno.Crear una combinaciónPara preparar una combinación, la opción más utilizada por usuarios domésticos y deoficina es crearla utilizando documentos de Word y planillas de Excel.
  2. 2. Cabe destacar que como origen de datos también se pueden establecer bases dedatos (como por ejemplo archivo de Microsoft Access) o utilizar la libreta dedirecciones de Office.Entre las opciones de documentos que podemos utilizar para crear una combinación,se destacan cartas, tarjetas y etiquetas, entre otros.En este ejemplo veremos cómo realizar una combinación que permita que una cartapueda obtener valores dinámicos desde una hoja de cálculo de Excel y de esta formapoder personalizarla con datos de diferentes destinatarios.En primer lugar debemos ingresar a Microsoft Word y escribir la carta, o bien abrir undocumento existente que contenga el texto que deseamos utilizar.A continuación hacemos clic en la solapa “Correspondencia”.Luego debemos elegir “Iniciar combinación de correspondencia” y hacemos clic sobre“Cartas”.
  3. 3. *Recibe Tu Revista GRATIS! NOMBRE: *EMAIL: *OBLIGATORIOA continuación debemos ir a “Seleccionar destinatarios”. Allí encontraremos lasopciones “Escribir nueva lista…” (se abre una ventana para que ingresemos los datospara combinar), “Usar lista existente…” (nos permite seleccionar un archivo ubicado ennuestro disco duro que contiene los datos que vamos a utilizar) o “Seleccionar loscontactos de Outlook…” (obtiene los datos del programa de correo electrónico).Para este ejemplo hacemos clic en “Usar lista existente…” y utilizaremos una planillade Excel previamente preparada con los datos, que pueden ser nombre, apellido,dirección, etc.El programa nos pedirá que busquemos la ubicación del archivo de Excel en nuestrodisco duro. Una vez que lo seleccionamos y lo abrimos, la aplicación nos pedirá que leindiquemos que tabla contiene los datos que vamos a utilizar.En esta ventana también podemos tildar la opción que indica si la primera fila de datoses la que contiene el título de las columnas. Seleccionamos la tabla y hacemos clic enel botón “Aceptar”.
  4. 4. Una vez realizado este paso ya estarán los datos disponibles para que los apliquemosen el documento de Word. Para realizar esta operación, debemos posicionarnos en ellugar del documento donde deseamos que aparezca la información. Por ejemplo, elnombre puede aparecer al lado de la palabra “At.” o “Atención”.Una vez posicionados en el lugar adecuado vamos a la opción “Insertar campocombinado”. Allí se desplegará la lista con los campos disponibles.Hacemos clic con el mouse sobre el que deseamos que sea agregado en la posiciónen la que estamos.A continuación veremos que se agrega un código con la identificación de campoagregado. Repetimos este procedimiento para cada uno de los campos que deseemosagregar en el documento.
  5. 5. Una vez que concluimos la inserción de los campos que vamos a utilizar en eldocumento podremos pasar a la parte final de la combinación.Para esto hacemos clic en “Finalizar y combinar”. Se desplegará un menú queofrecerá las opciones “Editar documentos individuales…”, “Imprimir documentos…” y“Enviar mensajes de correo electrónico…”.La opción “Editar documentos individuales…” realiza la combinación en un nuevodocumento donde podremos ver el resultado, realizar cambios si lo deseamos y enviara imprimir.Si elegimos “Imprimir documentos…” realizaremos la combinación directamente en laimpresión. Esta opción nos permite definir que registros vamos a imprimir,permitiéndonos seleccionar entre el registro actual, un rango de registros, o enviartodos a la impresora.
  6. 6. Con “Enviar mensajes de correo electrónico…” podremos definir las opciones pararealizar un envío por e-mail. Si elegimos esta alternativa, el programa nos pedirá queindiquemos de qué campo de la planilla obtiene las direcciones de e-mail parautilizarlos en el “Para” del correo.Además nos pedirá que indiquemos un asunto y el formato que tendrá el mensaje(HTML, texto plano o enviar el documento como archivo adjunto). También podremosdefinir si se envía a todos, a un rango de direcciones o solamente a una (registroactual).Como podemos ver, las opciones de combinación que ofrece el paquete MicrosoftOffice 2007 son muy variadas y brindan soluciones para diferentes tipos denecesidades.Lee mas en: http://www.enplenitud.com/como-combinar-archivos-de-word-y-excel.html#ixzz24SfCDA5xDescarga libros gratis en http://www.enplenitud.com/libros

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