Ever Team Taller Fesabid 09

831 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
831
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
11
Actions
Shares
0
Downloads
28
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Ever Team Taller Fesabid 09

  1. 1. Content for your Business 1er editor eurepeo de soluciones integrales de gestión de contenidos Oscar Ríos Hilario Jefe de Consultoría ECM Zaragoza, 22 de mayo de 2009
  2. 2. FESABID 2009 EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO, SU PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Y SU POSTERIOR DIFUSIÓN EN UNA WEB 2.0 © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 2
  3. 3. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0 AGENDA © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 3
  4. 4. Agenda Los retos de la preservación del documento electrónico. ¿Resuelven las tecnologías nuestras dudas sobre cómo podemos utilizar y conservar los documentos electrónicos? Las soluciones de Ever-Team para la preservación de documentos electrónicos. Difusión del patrimonio documental mediante la web social. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 4
  5. 5. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0 RETOS & DUDAS © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 5
  6. 6. Retos Los objetivos de los sistemas de gestión y archivo de documentos electrónicos son entre otros: • Crear y mantener documentos íntegros y auténticos por sus valores primarios: interés, utilidad y valor de prueba para la organización que los produce y recibe. • Conservar documentos íntegros por sus valores secundarios: capacidad informativa para personas no vinculadas a los productores o receptores garantizando a los ciudadanos el derecho a su conservación. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 6
  7. 7. Retos Los documentos deben perdurar más que las tecnologías que los han producido. Las organizaciones deben desarrollar sistemas de gestión y conservación de documentos electrónicos. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 7
  8. 8. Retos Adquisición Producción Gestión Conservación Las estrategias y el diseño de los sistemas para la preservación de los documentos electrónicos debe abordarse de forma global contemplando todo el ciclo de vida de los documentos. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 8
  9. 9. Retos Soporte Formato Sistemas de gestión y equipos de hardware © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 9
  10. 10. Retos Confianza © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 10
  11. 11. Algunas Medidas Digitalización Renovación de soportes Migración de formatos Preservación de sistemas informáticos Encapsulado Metadatos © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 11
  12. 12. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0 LA SOLUCIÓN SAE DE EVER TEAM © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 12
  13. 13. Visión de Ever Importación de documentos y metadatos. Conversión a formatos de Documento Electrónico de Archivo (PDF/A, otros…). Encapsulación de objetos. Tratamiento particular para cada tipo de documento. Políticas de valoración y transferencia comunes. Gestión de la política de almacenamiento. Políticas de Préstamos. Utilización de un sistema de almacenamiento específico para la conservación de documentos electrónicos de archivo. Trazabilidad y Auditoría. Posibilita la gestión del sistema a los profesionales y responsables funcionales. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  14. 14. Ever Catálogo Funcional Adquisición Producción Gestión Procesos & Búsqueda & Conservación Colaboración Publicación •Digitalización • Ofimática • Ofimática • Workflow •Búsqueda • Archivo: • Email • PDF • Descripción • Motor de Avanzada • papel •Flujos de • Editor XML reglas •Búsqueda • electrónico datos • Perfiles de • Catálogo documentos • Bandejas de •WCM •mixto • Ofimática documental tareas • Compliance • COLD/report • Plan de • Intranet mgt clasificación •Integración • Publicación • ILM & • Tesauros •Supervisión Multicanal Stockage • Imágenes • Records • Multimedia Management • XML, … Seguridad - Trazabilidad – Conformidad – Reporting – Cuadros de mando © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  15. 15. Solución SAE Cobertura • Unidades documentales físicas: • Documentos soporte papel • Datos descriptivos • Unidades documentales electrónicas: • Documentos soporte electrónico • Datos descriptivos • Unidades documentales mixtas: • Unidades documentales físicas y electrónicas © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  16. 16. Solución SAE EverSuite Registro & Captura Archivo Almacenamiento Registro Gestión Archivística ARCHIVO FISICO Entrada y Salida Cuadro de Clasificación Captura Valoración Trasferencias Producción ELECTRONICO Consultas - Préstamos Magnético : Gestión Documental EMC, HDS, CFEC, SAT Eliminaciones… Colaboración Óptico : Gestión de Expedientes Plasmon, NSM, Sony, Hitachi, ASM Integración Repositorio Seguro Repositorio Administración, Seguridad, Trazabilidad y Auditoria © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  17. 17. EverSuite Sistema Integral de Archivo •Descripción •Valoraciones •Transferencias Registro Gestión Archivo •Consultas •Préstamos •Eliminaciones •… Preparación Transferencia Relación Entrega Tramitación Transferencia Depósito Registro Incoación Tramitación Resolución Preparación (*) Oficinas Gestión Transferencia Relación Entrega Transferencia Electrónica Almacenamiento Repositorio Repositorio Seguro © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  18. 18. PDF/A ISO 19005:2005: un formato de archivo basado en PDF *…+ que proporciona un mecanismo para representar los documentos electrónicos de manera que se preserve su aspecto visual con el tiempo, independiente de las herramientas y sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos *…+. ISO 32000:2008: describe por completo el formato PDF. Esto significa que PDF es de dominio público y ya no depende de Adobe para su disponibilidad. Trata acerca de los requisitos de los productos de software para leer ficheros PDF/A. Se ha acordado que ambas normas nunca se revisarán para asegurar su longevidad como formato salvo que se irán añadiendo, según se requiera, las características adicionales al formato. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 18
  19. 19. PDF/A: Objetivos Conservación de documentos electrónicos para garantizar la preservación de su contenido durante un período largo de tiempo. Garantizar que los documentos puedan ser recuperados en el futuro. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 19
  20. 20. PDF/A: Características 100% autónomos y toda la información necesaria para mostrar el documento de la misma manera, cada vez que se visualiza se embebe en el archivo. No puede depender directa o indirectamente de fuentes externas. Es una parte del formato PDF que se obtiene eliminando aquellas características del PDF que no se adaptan a la conservación a largo plazo. El contenido de audio y video no se permite. Los archivos ejecutables y JavaScript están prohibidos. Se rechaza el cifrado. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 20
  21. 21. PDF/A: Características “Color spaces” especificado de forma independiente. Utilización de estándares de metadatos de forma automática. Estándar abierto. Disponibilidad para lectores libres. Software para crear archivos PDF disponible desde un gran numero de fuentes. Sin obsolescencia. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 21
  22. 22. PDF/A: EverSuite © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 22
  23. 23. PDF/A: EverSuite © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 23
  24. 24. PDF/A: EverSuite © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 24
  25. 25. Almacenamiento Formatos de tecnología óptica • UDO  Archivo Profesional. • Disco protegido por un cartucho externo. • Disco de 130 mm. Formato de 5,25”. • Roadmap: • Primera Generación: 30 GB en 2003. • Encriptación AES-256 integrada en los discos. • Segunda Generación: 60 GB en 2006. • Certificación: ISO/IEC 17345, ECMA- • Tercera Generación: 120 GB en 2009. 350, NFZ 42-013. • Cuarta Generación: 240 GB estimado en 2012. • Soluciones de Archivo Permanente: Puesto de Usuario RAID. Almacenamiento Archivo Información Primario Permanente obsoleta © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  26. 26. Archivo y Almacenamiento Características RAID Cinta Optico Longevidad Capacidad Grabación WORM Tiempo de Acceso Soporte Removible Coste de Energía Bajo TCO Alto ROI © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  27. 27. EverSuite: Archivo documentos electrónicos Archivo legal Conversión a objeto de archivo electrónico Encapsulamiento Encriptación Conservación a largo plazo: Hardware específico de almacenamiento © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 27
  28. 28. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0 DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL MEDIANTE LA WEB SOCIAL © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 28
  29. 29. Difusión web 2.0 Colaboradores Usuarios Investigadores Ciudadanos Comunidad Repositorio Documentos electrónicos 29 © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 29
  30. 30. Difusión web 2.0 Funcionalidades 2.0 • Comunidades • Espacios de trabajo • Blogs • Wikis • Foros • RSS • Etc… © EVER TEAM SA – www.ever-team.com
  31. 31. El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0 CONGRESO DE LOS DIPUTADOS © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 31
  32. 32. Congreso de los diputados © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 32
  33. 33. La solución SAE de Ever posibilita hoy: Gestión del ciclo completo documental Independencia del formato (PDF/A) Conservación de la descripción en xml Almacenamiento en hardware específico para la conservación a largo plazo © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 33
  34. 34. Content for your Business 1ereditor europeo Preguntas de soluciones integrales de gestión de contenido & Respuestas www.ever-team.com
  35. 35. ¡¡Muchas Gracias !! Oscar Ríos Jefe de Consultoría ECM orios@ever.es Teléfono: +34 91 484 01 98 Móvil: +34 627 928 431 Avenida de la Industria, 32. Edificio Payma 28108 Alcobendas (Madrid) Tél : +34 91 484 01 98 www.ever-team.com © EVER TEAM SA – www.ever-team.com

×