Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Ferndale dda tif renewal rfp


Published on


  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Ferndale dda tif renewal rfp

  1. 1. Ferndale DDA TIF Renewal   & TIF Creation Plans RFP        Ferndale, Michigan      The Ferndale Downtown Development Authority (DDA) will be accepting proposals  from qualified consultants to update the DDA’s Tax Increment Financing (TIF) Plan  of 1981 as amended and to create four (4) new TIF District Plan Areas, in  accordance with Act 197 of 1975. The proposals will identify new areas, outside of  the current TIF area, for redevelopment or improvement; and they will amend and  renew the current TIF Plan of the Ferndale DDA established in 1981. Proposals will  be accepted until 4:00 p.m., September 16, 2010, at the offices of the DDA, located at  149 W. Nine Mile Rd. Ferndale, MI 48220.     BACKGROUND    The City of Ferndale adopted a Master Plan in August 2008. The Master Plan was  developed with a vision to preserve, enhance, and diversify the city. The foci were  expanded to detail and distinguish the goals for the city:  ‐ Preservation of the traditional downtown environment and high quality of  public services while keeping the identity, cultural diversity, and creative  population intact.   ‐ Enhancement of property maintenance, regional connectivity together with  a pedestrian friendly environment, and resident services and facilities with  technology accessibility.   ‐ Diversification of housing and transportation options along with a mixture  of businesses and job opportunities.     The Ferndale DDA’s Business Development Committee will be the lead agency for  this project. The Ferndale DDA’s goals reflect those of the Ferndale Master Plan as  stated in the Downtown Development Plan (2007), which was adopted through the  City’s Master Plan Process, including an emphasis on an active shopping and  entertainment district, with upward densification of the downtown area for office  and residential living space. The project area will be within the DDA boundaries as  identified on the attached map. The Business Development Committee will be  involved with review of the proposals, interviewing of consultants for the project,  submitting a recommendation to the DDA Board and City Council, and working with  the selected consultant to develop a long‐term strategy.      
  2. 2. Ferndale DDA TIF Renewal RFP    PROJECT GOALS    To identify and develop projects within the area of the DDA district and refine  current Capital Improvement Plans (CIP) to prevent deterioration, encourage  preservation, and promote growth in downtown Ferndale, Michigan.     PROJECT CONTEXT    Project boundaries are Woodward Avenue from Marshall Street on the south   to  Oakridge Avenue on the north, Nine Mile Road from Paxton Street on the east to  Pinecrest on the west, Troy Street from Woodward to Allen, and Vester Street from  Woodward to Bermuda. Refer to enclosed map.    PROJECT SCOPE OF SERVICES    In accordance with Section 17 of Act 197 of 1975 the preparation and contents of  the TIF plans shall include:    Public Input & Presentations  o A survey for public input on development projects and redevelopment  initiatives.   o A minimum of 3 public meetings including, but not limited to focus  groups, town halls and charettes.   o Three final presentations to the Business Development Committee,  DDA Board of Directors and City Council.   Identify new TIF areas within the DDA boundaries outside the current TIF  district, such areas include (see attached map):  o Nine Mile from Bermuda to Paxton   o Nine Mile from Livernois to Pinecrest  o Woodward from Saratoga to Marshall   o Woodward from Breckenridge to Oakridge    A plan to accommodate for Complete Streets, Transit Oriented Design and  Sustainability through multiple forms of transportation, i.e. pedestrian  friendly, bike racks, bus stops, parking; long‐term preparedness; and  sustainability measures in redevelopment   A description of existing improvements and economic development  initiatives in the development area. Refine current CIPs and economic  development initiatives.    Projected public and private redevelopment projects and economic  development initiatives.   The location, extent, character, and estimated cost of improvements and  economic development initiatives.    A timeline of construction stages and economic development initiatives.   2   A description of any open space to be left in the development and the use for  Page such space. 
  3. 3. Ferndale DDA TIF Renewal RFP   An estimated cost of development and budget entailing a maximum amount  of bonded indebtedness to be incurred along with a statement of the  proposed method of financing.    TIF Renewal and New TIF Plan Areas shall conform to the Oakland County  Performance Standards under MR#3081 – Policy for County Participation in  Downtown Development Authorities with Tax Increment Financing.  (attached)   TIF Revenue Projections for each plan, and sample budget of expenditures   Financial Projections for each plan for the Return on Investment   Format for Deliverables  o One final document per TIF Renewal Plan and the 4 New TIF Plans  o Maps in electronic format, including PDF, GIS, PSD and JPEG files.  o Final documents in electronic format, including PDF and original  program file that it was created in.  o 20 copies of final documents, bound, full color.   o 24x36 poster of TIF Boundaries and projected CIPs    PROPOSAL REQUIREMENTS  The selection of a consultant will be based on qualifications and the content of the  proposal submitted.  At a minimum, proposals should contain the following  information:    Introductory Letter:   Firm name or joint venture   Address   Contact person   A clear and concise response as to why the Business Development  Committee, as empowered by the Ferndale DDA, should select your  firm/joint venture for this work.    Statement of Qualifications of firm/joint venture:   Firm experience and current workload  o A detailed description of similar projects successfully completed by  the firm/joint venture in the past three to five years and a detailed  description of results of that work.  Include the name and telephone  number of a contact person for each client who can verify the  information provided.  o Listing of all projects (if any) completed for the City of Ferndale within  the past five years.  o Listing of similar current projects and percent complete.     Firm/joint venture personnel experience  3  o Name of Project Manager.  Provide resume and experience record of  Page project manager 
  4. 4. Ferndale DDA TIF Renewal RFP  o A flow chart of team personnel who will actually be assigned to  perform substantial amounts of the work on this project and the role  of each.  o Provide a resume and experience record for each person, including  years of experience, education and location of each person.     Sub‐consultant personnel experience   o Names and addresses of any outside consultants or associates  proposed to be involved with this project  o Include each proposed sub‐consultants’ experience and qualifications  as described above for firm’s personnel.  Project Approach   A detailed description of how the firm proposes to approach this project.     Include sufficient discussion of proposed methodologies, techniques, and  procedures for each work item listed in aforementioned Project Scope of  Services.     Provide breakdown and description of tasks assigned per project team  member.     The work program should indicate the formats and number of meetings  proposed for Business Development Committee and staff involvement.  The  purpose of these meetings should also be included  Detailed Scope of Work & Timeline   A proposed timeline and method of assuring that the timeline is met,  including the name of the person responsible for the timeline.     Provide a proposed timeline for completion of the key tasks and method to  assure that the timeline will be met.  Budget Proposal   The Business Development Committee will consider fees in its overall  evaluation of the proposals.     Provide in your proposal a not‐to‐exceed cost for all services including all  fees and expenses.     The budget proposal should break the not‐to‐exceed cost into the following  components:    o Itemized costs for the elements identified in the Project Scope of  Services  o Costs for travel, meals, and lodging (for consultants traveling outside  the Metro‐Detroit area)  o If additional items beyond those outlined in this RFP are incorporated  in the proposal, the estimated budget shall list those items separately.   Provide a fee schedule for supplemental charges that may be charged for  additional unforeseen work tasks; if such services should be required via  future contract addendum, such as: fees for conducting additional meeting  4  with staff, additional stakeholder or community meetings, additional  Page iterations of revisions, or additional information related to installation, etc. 
  5. 5. Ferndale DDA TIF Renewal RFP  Insurance   For the selected firm(s), the Ferndale DDA requires that the final approved  contract for professional services specify that the selected firm shall maintain  at all times during the term of the contract, as its sole expense:  o Statutory workers’ compensation in accordance with the laws of the  state where such compensation would be payable.  Employers’  liability with limits of not less than $500,000 per accident.  o Motor Vehicle liability insurance on any owned, non‐owned or rented  vehicle with limits of at least $1,000,000 per occurrence combined  single limit bodily injury and property damage.  o Commercial general liability, including products and completed  operations liability, contractual liability, broad form property damage,  personal injury and bodily injury liability insurance with limits of at  least $1,000,000 per occurrence combined single limit.  o Professional services liability with limits of not less that $1,000,000  per occurrence.  o The Ferndale DDA shall be named as “additional insured” on  commercial general liability and motor vehicle liability insurance and  be provided with a certificate of insurance prior to the effective date  of the contract or any renewal contract.  The Ferndale DDA shall be  provided with all renewal certificates within 30 days of the expiration  date of any and all policies listed on the certificate of insurance.  FORMAT OF PROPOSALS   Proposals shall be bound (8.5”x11”) such that they lay flat when opened.  The  following shall address as a minimum:   Please submit twelve hard copies and one electronic file on disk to the  address listed below:    Cristina Sheppard‐Decius    Executive Director  Ferndale Downtown Development Authority    149 W. Nine Mile Road    Ferndale, MI 48220      Phone: 248‐546‐1632    Fax: 248‐591‐7034    Email:     All proposals must be received no later than 4PM on Thursday, September  16, 2010 in order to be considered.     5    Page  
  6. 6. Ferndale DDA TIF Renewal RFP  SELECTION PROCESS & SCHEDULE  The Business Development Committee of the Ferndale DDA will review all  submitted proposals to determine potential consultants that will be granted an  interview. Following interviews, the Business Development Committee will make a  recommendation to the DDA Board, which will attempt to negotiate an agreement  with the top ranked consultant. If no agreement can be reached with the top ranked  consultant, that consultant shall be dismissed and the committee shall proceed with  discussions with the second ranked consultant. This process may be repeated as  many times as necessary until an agreement can be negotiated that is satisfactory  for both parties.   The Business Development Committee reserves the right to reject any or all bids or  proposals, waive technicalities, and to be the sole judge of the suitability of the  proposed services for its intended use and further specifically reserves the right to  make the award in the best interest of the Ferndale DDA.   The projected schedule for selecting a consultant for this project is as follows:   August 16, 2010      Advertise Request for Proposals (RFP)  September 16, 2010      RFP from consultants are due  September 20‐26, 2010    Review of proposals by committee  September 27‐Oct. 1, 2010    Committee interviews finalists  October 6, 2010      Selection of consultant  October 14, 2010      DDA Board of Director approval    METHOD OF EVALUATION  The award of a contract will be made the firm/team whose proposal is determined  to be the most advantageous to the Ferndale DDA, taking into consideration the  following evaluation factors:    Team Qualifications (10%)  Firm/team’s experience and reputation:  Experience of the firm in similar work and record of successful results.  Specifically,  firms need to demonstrate experience in the following areas:   TIF Plan Development.   Capital Improvement Planning & Land Use   Main Street Approach to Revitalization    The Ferndale DDA will also give weight to the individual qualifications of the project  6  team members who will be assigned to the work on this project.    Page  
  7. 7. Ferndale DDA TIF Renewal RFP  Team Dynamics (10%)  The firm/team should demonstrate their ability to complete the project based on its  current workload, demonstrated understanding of the Ferndale DDA’s goals and  purpose for this project, specific management approach and how the firm proposes  to achieve the project’s time goals, and the firm’s ability to offer the breadth and  quality of services requested for the project.  The firm/team should demonstrate  their ability to work with diverse communities, organizations, and volunteers.    Project Understanding (40%)  Response to the project goals and scope outlined in the RFP:   This includes demonstrated understanding of scope of project, innovative  suggestions that may enhance the value of this project, demonstrated ability  to present technical data in a user friendly format with appropriate use of  graphics.  Present the best solution for cost effectiveness and allocation of set  budget.   Schedule:  The proposed schedule for performing the work for the project.   The selected firm must be in a position to begin work within two weeks of  notice to proceed.   Fee Proposal:  The Ferndale DDA will consider the fees in the overall  evaluation of the proposal.    Creativity (40%)  The firm/team should graphically demonstrate their creativity and ingenuity in  developing actionable TIF Plans that will be approved by the City and County.  The  firm/team should demonstrate their comprehension of the Ferndale DDA’s needs,  with the ability to think outside of the box in terms of developing a creative plan  that meets the terms of the scope of services.    7  Page
  8. 8. RIDGE RD GA OAKRIDGE IN AVE SB RID GE MYRT LE OR OA K WO O L. Brooks Patterson, County Executive OD AVE WA RD WOLC OTT AV AVE AVE E DRA YTO N City of Ferndale PLEA SAN T ST DDA Expansion GRAYS ON AV E WO OD LAN D AVE AV E Contact MA PLE HUR ST Cristina Sheppard-Decius BURD ETTE 149 W. Nine Mile Road Ferndale, MI 48220 248-546-1632 AVE AVE LEW IST ON BURDETTE BRECKENRIDGE AVE ST CAMB OUR NE AVE BERM UDA BERMUDA AV ST BREC KENR IDGE PLANAVON LIVER NOIS E AVE AVE LELA ND PINECREST BRECK ENRID GE PAXTON ST Legend ROSEW OOD ST PLANAV ON EARL E BLVD BUR DET TE DDA Boundary VEST ER VESTER AVE DR WITHI NGTO N AVE DDA TIF Dev./Capture Area Development Area and TIF Capture is intended to remain as existing. MIL E RD DDA Expansion No TIF will occur in DDA Expansion area. NIN E AVE [ TROY Feet TROY AVE 0 300 600 AVE SARATOGA AVE SARA TOGA Map date: May 29, 2007 PINE CRE ST Created by: Oakland County Planning and AVE Economic Development Services DOVE R LIVERNOIS AVE The information provided herewith has been compiled AVE AVE ARDM ORE from recorded deeds, plats, tax maps, surveys and ALLEN other public records. It is not a legally recorded map or KENT ON survey and is not intended to be used as one. Users should consult the information sources mentioned AVE AVE ALB ANY ACAD EMY above when questions arise. FARM D ALE PAXTO N Community Overview AVE LER OY Royal Oak AVE Hazel Park AVE PEA RS ON UNIVE RSITY Pleasant Ridge ALLEN AVE HAZELHURS T AVE ! (1 Oak Park BEAU FIELD Ferndale MARSHALL MARSHALL AVE Royal Oak Twp LOUIS AVE AVE ALBE RTA ST