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Gestion Documental: conceptos básicos

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Breve descripción de los principos básicos de la gestión documental

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Gestion Documental: conceptos básicos

  1. 1. GESTIÓN DOCUMENTAL 1ª parte: Conceptos básicos 2ª parte: Ejemplo práctico Programa desarrollado por MTC Soft Fernando Moreno-Torres Camy direccion@mtcsoft.es
  2. 2. GESTIÓN DOCUMENTAL Qué hace un programa de gestión documental Quién lo necesita Clasificación de los programas del mercado Qué cualidades TIENE que tener un programa Qué cualidades DEBE tener un programa Ejemplo práctico: ArchivaTech
  3. 3. Son programadores de aplicaciones informáticas ¿Y qué hace un programador? que tú no sabías que tenías de una forma que no entiendes ¿Quiénes son? Te resuelve un problema
  4. 4. La necesidad
  5. 5. La necesidad
  6. 6. Convertir los documentos en papel en ficheros: PDF, Word, JPG… La solución (1ª parte)
  7. 7. 1ª fase: Digitalización de los documentos en papel
  8. 8. Dispersos en varios discos duros En innumerables carpetas En varios ordenadores Nueva NECESIDAD: gestionar miles de archivos La solución: (2ª parte) un programa de gestión documental
  9. 9. 1.- Gestores de nombres y posiciones de los ficheros grabados Clasificación de los programas de gestión documental (De una forma muy simplificada) 2.- Bases de datos documentales 3.- ECM (enterprise content management) Programas de gestión de contenido empresarial.
  10. 10. Estas características son indispensables, las TIENE que tener. Programas de gestión documental 1.- Archivo centralizado en una base de datos 2.- Facilidad para la realización de las copias de seguridad 3.- Búsquedas rápidas de los archivos frente al Explorador de Windows 4.- Control de acceso a los documentos (LOPD)
  11. 11. Estas características pueden marcar la diferencia entre éxito o fracaso en la implantación Qué DEBE tener un programa de gestión documental Agilidad en la introducción de documentos: Facilidad de uso. Debe ser intuitivo. <ul><ul><li>- En la conversión de documentos en papel a formato digital </li></ul></ul><ul><ul><li>- En la incorporación de los archivos a la base de datos </li></ul></ul>
  12. 12. Gracias por su atención Fernando Moreno-Torres Camy direccion@mtcsoft.es Página Web de la empresa: www.mtcsoft.es Gestión documental: www.archivatech.es Blog del autor: http :// gestiondocumentalparagentenormal.com y en www.youtube.com

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