Workshop AMA/ESOP Gestão Documental 2009 05

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Apresentação realizada no âmbito do cursos de software open-source realizado pela ESOP (Associação de Empresas de Open Source Portuguesas) para a AMA (Agência para a mdoernização Administrativa)

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Workshop AMA/ESOP Gestão Documental 2009 05

  1. 1. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental e Workflow com Alfresco Fernando Fernandez fernandez@moredata.eu 1
  2. 2. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Agenda ● Apresentação ● Gestão Documental – Factor Crítico de Sucesso ● 3 Conceitos Fundamentais ● Gestão Documental em Open Source ● Alfresco: Principais funcionalidades ● Alfresco: Interfaces ● Alfresco: Arquitectura ● Alfresco: Casos típicos de utilização ● Alfresco: Referências
  3. 3. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Apresentação ● F. Fernández – Dir. Executivo da MoreData ● Profissional de TI desde 1984 – programação, gestão de projectos, formação, consultoria, gestão ● Associações: ANETIE, APDSI, EURTRADENET, PT.JUG, ESOP
  4. 4. Gestão Documental e Workflow com Alfresco A MoreData ● Membro da ESOP desde 2008 ● Aposta no Open Source desde 1995 ● Serviços: – Consultoria de Gestão e T.I. – Formação de Gestão e T.I. – Sistemas de Informação: ● Integração ● Desenvolvimento ● Manutenção – Assistência técnica
  5. 5. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental Factor crítico de sucesso
  6. 6. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão documental como factor crítico de sucesso Factor Crítico para o sucesso de qualquer Empresa Organização e disponibilização atempada de informações relevantes a todos os intervenientes
  7. 7. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Situação Actual Principais fontes de informação nas Organizações: ● Arquivos de texto ● Relatórios ● Correspondências recebidas por diferentes meios ● Fax, correio, e-mail
  8. 8. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Qual a tendência? Gerar cada vez mais e mais documentos, agravando diversos problemas: documentos ● Documentos perdidos ● Multiplicidade de versões ● Desconhecimento de existência ● Desconhecimento de autoria ● Falta controlo dos tempos de execução ● Perda de tempo útil de trabalho em busca de documentos ● Custos com o arquivo físico de documentos ● Custos com cópias de documentos ● Perda de controlo sobre informações vitais para o negócio
  9. 9. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Sistema de Gestão Documental – o que é Utilização da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no seio de uma organização de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos diários da organização
  10. 10. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Que organizações necessitam de um Sistema de Gestão Documental? Qualquer uma onde as pessoas percam tempo a saírem do seu lugar para irem à procura de um determinado documento
  11. 11. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental como Factor de Eficiência ● Redução do tempo de busca e localização de documentos: rápido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados e em texto livre ● Maior segurança no acesso aos documento, através de mecanismos de controlo de acessos ● Redução de custos ● Tempo ● Papel ● Cópias ● Armazenamento físico
  12. 12. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Vantagens ● Possibilidade de recuperação das informações (Backup),o que não acontece no arquivo físico em caso de catástrofes ● Redução das probabilidades de extravio de documentos ● Controlo absoluto do fluxo de trabalho ● Possibilidade de consultar documentos fora da organização ● Maior produtividade
  13. 13. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Vantagens ● Potenciar a colaboração no seio da organização através da partilha de documentos e implementação de workflows associados aos documentos ● Uniformização e gestão automatizada dos processos da organização ● Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido ● Redução do processamento manual através da eliminação de tarefas de registo, catalogação, e arquivo manual ● Informação acessível a vários utilizadores simultaneamente
  14. 14. Gestão Documental e Workflow com Alfresco 3 Conceitos Fundamentais da Gestão Documental ● Workflow ● MetaDados ● Rastreabilidade
  15. 15. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conceitos: workflow Workflow (circuito documental): processos que são repetidos consecutivamente na organização e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases. ● Exemplos: ● Validação de facturas ● Marcação de férias ● Reembolso de despesas ● Gestão reclamações
  16. 16. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conceitos: Metadados Metadados: ”dados sobre os dados”, conjunto de elementos informativos sobre o documento Exemplos: ● Autor ● Título ● Descrição ● Código ● Data de criação
  17. 17. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conceitos: Rastreabilidade Rastreabilidade: possibilidade de saber o histórico do documento Exemplos: ● Controlo de versões ● Estado da tarefa ● Quem efectuou alterações ao documento
  18. 18. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental Open Source
  19. 19. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open source: um modelo de adopção crescente ● $6 bn de poupança em custos de licenciamento ● Melhor aplicação do investimento (serviço apenas) ● Investimento seguro (à prova de falência/venda) ● Melhor suporte (sem “algemas”, o serviço é o que segura o cliente) ● Modelo incentiva qualidade e segurança (peer-review) ● Independência do fabricante ● Numa palavra: Escolha
  20. 20. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Afinal quem é que manda nos meus dados? ● Quantos anos é possível usar a mesma versão do software sem ter que comprar um upgrade? ● Que garantias há de o fornecedor continuar em actividade daqui a dez anos? ● Como aceder aos ficheiros se o fornecedor fechar e não houver upgrades?
  21. 21. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open Source vs Proprietário ● Modelo de software proprietário: – Organizações que usam o software não podem analizá-lo nem modificá-lo – Concorrentes do fabricante não podem usar o mesmo software sem pagar licenças ou royalties – Preços são definidos pelo fabricante, que afasta a concorrência através de litígios legais – Grandes fortunas são feitas
  22. 22. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open Source vs Proprietário ● Modelo de software open-source: – Qualquer um tem acesso ao código-fonte e pode modificá-lo – Concorrentes do fornecedor original podem usar o mesmo software – Utilizadores e fornecedores cooperam na construção de sistemas fiáveis e seguros, reduzindo custos – Preços dos serviços são definidos em concorrência e o cliente escolhe pela qualidade
  23. 23. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open Source é um “stack” empresarial
  24. 24. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Origens do Alfresco ● Dos criadores do Documentum e do Business Objects ● Open Source com serviço profissional ● As melhores das mais recentes tecnologias ● CMS/ECM Multiplataforma: ● Linux,Unix,Windows, MacOS
  25. 25. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Adopção do Alfresco ● Mais de um milhão de downloads – Comunidade com 70,000 membros – Mais de 30,000 instalações activas – Usado em 75 países, 20 línguas ● Enterprise: mais de 500 clientes em 2 anos – Grandes bancos, governos, media e serviços – Crescimento de 320% em 2007 ● Reconhecimento pela Indústria – Gartner: “Cool Technology”, – Forrester: “Wave Leader” – World Economic Forum: “Technology Pioneer” – Prémios da ComputerWorld, Network World, eWeek, eContent 100, Red Herring
  26. 26. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Duas opções ● Alfresco Labs ● Alfresco Enterprise
  27. 27. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Modelo de serviço, Labs ou Enterprise? ● Onde se aplica Alfresco Labs: – Para arrancar com um orçamento baixo ou nenhum – Para um ambiente de exploração com um número reduzido de utilizadores – Para usar as mais recentes funcionalidades – Para um ambiente de desenvolvimento – Para um ambiente de ensino ● … e Enterprise: – Centenas de utilizadores, 24x7 – Necessidade de suporte avançado com acesso directo aos developers
  28. 28. Gestão Documental e Workflow com Alfresco A Comunidade ● Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums) ● Fórum em Português ● Comunidade Portuguesa de Alfresco com utilizadores, profissionais de TI e do Ensino – Documentação – Lista de prestadores de serviço (a crescer) – Mailing-list – Casos de sucesso (em preparação) – http://groups.google.com/group/alfresco-pt
  29. 29. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (1) ● Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS) ● Gestão integrada e inteligente de documentos ● Pesquisa de documentos compatível com o Google ● Pesquisas em Metadados ou Texto livre ● Classificação de Documentos ● Histórico de Versões de Documentos
  30. 30. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (2) ● Automatização de Acções sobre o Documento: – Conversão para outro formato – Envio de e-mails de notificação – Contadores automáticos – Possibilidade de definir acções personalizadas
  31. 31. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (3) ● Criar espaços e automatizar conteúdos ● Criar e editar conteúdo ● Requisição e Devolução de Documentos (Check-In / Check- Out) ● Agregar documentos a processos e processos a processos ● Emissão de Relatórios
  32. 32. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (4) ● Definição personalizada de Metadados ● Configuração de Regras e Workflow ● Fóruns de discussão ● Definição de templates com estrutura e regras ● Integração com diversos motores de base de dados: – PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc. – Integração com diversos sistemas de autenticação: – LDAP, Active Directory ou utilização de segurança interna
  33. 33. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface “Explorador de Ficheiros” Windows
  34. 34. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (v. 2.x)
  35. 35. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
  36. 36. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
  37. 37. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
  38. 38. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
  39. 39. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
  40. 40. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Detalhe de Registo
  41. 41. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Edição de Registo
  42. 42. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Entrada
  43. 43. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Espaços
  44. 44. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Tarefa
  45. 45. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Desenho de Workflow
  46. 46. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Arquitectura Alfresco Share Componentes Componentes WebSites Gente Colaboração à medida Alfresco Surf Templates Páginas Componentes SharePoint FTP CIFS WebDAV Java API WS REST Protocol NFS Alfresco Content Services Gestão Documental Gestão de circuitos Colaboração Gestão de conteúdos web
  47. 47. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Casos típicos de utilização de Alfresco
  48. 48. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 1: Básico ● Instalação default, costumização mínima ● Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para: – Receber documentos digitais ou digitalizados – Partilhar ficheiros que estão a ser trabalhados com controlo de versões ● Interface web para: – Fazer pesquisas – Colaborar (versões, discussões, workflows) – Administrar sistema
  49. 49. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Utilização básica
  50. 50. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 2: Integração LDAP, Fax e Email ● Alfresco é configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, AD) ● Servidor de Fax (Hylafax) é configurado para gerar PDF e registar em Alfresco ● Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens
  51. 51. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Integração Fax / Email
  52. 52. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 4: Interface à medida ● Aplicações podem ser desenvolvidas com: – Webscripts – Google Web Toolkit – Qualquer tecnologia que consuma web- services ou REST
  53. 53. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interfaces alternativos
  54. 54. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 4: Integração ● Aplicações podem usar Alfresco como repositório documental (com webscripts ou webservices) ● Alfresco pode registar metadados em aplicações ● Componentes desenvolvidos em webscripts são compatíveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java
  55. 55. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Integração em Portais Java (JSR-168)
  56. 56. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Sector da Educação Council of Chief School Officers Massachusetts Institute of Technology Harvard University
  57. 57. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Sector Financeiro Caceis Investor Services American Stock Exchange Kneip Communication Sector Editorial McGraw Hill
  58. 58. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Sector Governamental Junta de Andalucia Departamento dos Serviços Sociais do Estado de Louisiana Swansea Housing Association Comissão Europeia, Parlamento Europeu Estado do Nebraska
  59. 59. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Outros Sectores Reed (Consultoria e Formação Recursos Humanos) Japan Airlines Radio France Internacionale Royal Dutch Airlines
  60. 60. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Pontos chave ● Fácil: – De usar – De implementar – De estender ● Rápida inovação tecnológica ● Standards abertos / interoperabilidade ● Custo baixo – Implementação – TCO ● Modelo de suporte – Escolha entre Labs e Enterprise
  61. 61. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conclusão Gestão Documental com Alfresco Procurar, encontrar, partilhar
  62. 62. Gestão Documental e Workflow com Alfresco Links úteis Sobre Alfresco: http://www.alfresco.org/ http://groups.google.com/group/alfresco-pt http://www.esop.pt/ http://www.moredata.eu/ Apresentação realizada com: http://www.openoffice.org/ http://www.ubuntu.com/ http://www.gimp.org/ http://www.openclipart.org/

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