MoreData - Gestão Documental - Alfresco - Abril 2013 (Português)

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Apresentação dos serviços de gestão documental com Alfresco

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  1. 1. Abril 2013Gestão Documental
  2. 2. Informação EmpresarialInformação Empresarial● Estruturada: 10%● Bases de dados● Não estruturada: 90%● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ...● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio,fax, e-mail
  3. 3. Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente● Documentos perdidos● Versões múltiplas● Existência desconhecida● Autoria desconhecida● Descontrolo de prazos● Custo crescente do arquivo● Custos com cópias
  4. 4. Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM)Utilização da tecnologia para captar,armazenar, partilhar, pesquisar e gerirtoda a informação documental (conteúdos) deuma organização, integrando as suascapacidades nos processos da organização.
  5. 5. VantagensVantagens● Facilidade de catalogação e pesquisa● Acesso remoto● Acesso simultâneo● Colaboração● Gestão uniforme dos processos● Controlo do fluxo de trabalho, responsabilidades, prazos● Controlo de acesso, redundância
  6. 6. Prioridades dos CIO e utilizadores TIPrioridades dos CIO e utilizadores TICloud & SaaSConcentram o maior investimento nas TI. Os departamentos de informática contam que nospróximos anos 30% das suas aplicações poderão correr na Cloud ou em SaaS.ECM & ColaboraçãoEstão também na lista de prioridades de investimento, logo a seguir aos ERPs e VirtualizaçãoTablets na EmpresaTriplicou em 2012, com uma forte entrada no mundo das aplicações empresariaisSegurançaEm resposta à adopção do BYOD e Cloud, 75% dos CIO contam incrementar o seu investimentoem segurança*Morgan Stanley Research: Morgan Stanley CIO Survey, Feb 2012
  7. 7. O que é o AlfrescoO que é o AlfrescoPlataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite trabalhar emqualquer sítio, com qualquer dispositivo, com as suas aplicaçõespreferidasPlataforma para conteúdos críticosNo local, na Cloud ou em ambosSuporte a Tablets e SmartphonesiOS e Android, para além de qualquer browser standardOpen Source e Open Standards APIO melhor ROI e a garantia do seu investimento
  8. 8. O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco3.000 empresas clientesEm 180 países7 milhões de utilizadores70% dos quais pagam4.000 milhões de ficheirosSão geridos globalmenteComunidade activaMilhares de developers, 300+ parceirosReceitas por trimestre desde a fundaçãoA maior companhia deA maior companhia degestão documentalgestão documentalopen-source do mundoopen-source do mundo
  9. 9. Clientes empresariaisClientes empresariais70% com mais de 10.000empregadosEscala e serviço para responder à expectativade algumas das maiores empresas domundoEspalhados por 180 paísesCapacidade de apoio global, 24x7Comerciais, Governo, ONG & EnsinoUma variedade saudável de clientes erequisitos provenientes de diversasindústrias90% taxa de renovaçãoUma relação baseada na qualidade econfiança
  10. 10. Colaboração entre equipas & B2BReduzir pesadelo de anexos de email e controlode versões com sites e “feeds” de actividadePartilha Segura de FicheirosEliminar a necessidade de usar serviços genéricosda Cloud e habilitar o acesso móvel aos ficheirosDesmaterializaçãoUsar tablets, workflows e gestão documentalpara poupar dinheiro e árvoresAutomação de ProcessosUsar workflows e gestão de documentos paramelhorar a eficiência da organizaçãoHabilitar Tablets & SmartphonesTransformar tablets em ferramentas deprodutividade e transformar as reuniões comAlfresco mobileGestão de RegistosDeclarar registos para garantir conformidade comnormas aplicáveis às empresas cotadas em bolsa epoupar dinheiro em relação a sistemasproprietáriosGestão DocumentalUm único sistema para toda a organização pararegistar contratos, facturas e documentosContent-as-a-ServiceAcelerar desenvolvimento de aplicações web,móveis ou empresariais usando AlfrescoArquivo DigitalDigitalizar, classificar, etiquetar e arquivar osactivos digitais da organizaçãoGestão de Activos DigitaisArmazenar, classificar, etiquetar, pesquisar e pre-visualizar video, áudio e outros “rich media”Como os Clientes usam Alfresco?Como os Clientes usam Alfresco?
  11. 11. Quando é o conteúdo “crítico”?Quando é o conteúdo “crítico”?Valor de negócio Contratos, Facturas, EspecificaçõesSensibilidadeActas da Administração, Informação deClientes, Informação de FuncionáriosContextoGeolocalização, Organização, Estado doProcesso, Origem, DisposiçãoProcessoRevisão, Aprovação, Publicação, Entrega,Acção, Destruição, RetençãoPolíticasDireitos, Controlos, Acesso, Marca-de-água,Nível de Segurança, Localização, Dispositivo,ReplicaçãoStandardsReprodutibilidade, Edição, Legibilidade,Acesso
  12. 12. Alfresco EnterpriseAlfresco EnterpriseUma plataforma ECM robusta e modernafocada em escalabilidade e usabilidadeUm interface simples”drag-and-drop”, HTML5 & apps móveis nativasRegras, Acções e “Workflows”muito mais que um arquivo de ficheirosFuncionalidades Sociais”feeds” de actividade sobre conteúdos,feedback social, integração com redes sociaisMetadados e Aspectosbconstruindo contexto à volta do conteúdoAcesso por Web, CIFS, WebDAV, SharePoint,GoogleDocs, CMIStão simples como um “drive” partilhado,acessível pelas ferramentas da sua escolha
  13. 13. Gestão de DocumentosWorkflow Gestão deRecursos DigitaisColaboraçãoGestão de ConteúdosWebIntegraçãoArquivo de E-MailGestão de Imagens
  14. 14. Interfaces de AcessoInterfaces de Acesso
  15. 15. Alfresco MobileAlfresco MobileAceda em segurança ao AlfrescoNavegue ”sites”, pastas & ficheirosVeja “feed” de actividadePrevisualize ou descarregue ficheirosComente & “Like” conteúdoCapture, “tag” & “upload” imagens,vídeos & documentosAbra & Guarde documentos comOpenOfficeHD ou PDFExpertUse WebDAV para aceder com outras“apps”
  16. 16. Interoperabilidade com StandardsInteroperabilidade com StandardsDesktop AppsMobile AppsRedes SociaisServiços na WebAlfresco na CloudSistemas de InformaçãoOpen WebAPIsCMISJSR-168ConnectorsWebDAV, CMISCIFS, SharePointProtocolOpen WebAPIsCMISCMIS-basedAlfrescoSyncCMISWebDAV
  17. 17. As Pessoas escolhem AlfrescoAs Pessoas escolhem AlfrescoUtilizadores conseguem: trabalhar em qualquer sítio, em qualquerdipositivo, com as suas aplicações favoritas, de uma forma aprovada pelaorganização; partilham ficheiros e colaboração sem impedimentosDepartamento TI consegue: ajudar utilizadores a tornarem-seprodutivos na web, tablets e smartphones; gerir o risco e a segurança eavançar com a sua própria estratégia “cloud”“Developers” conseguem: usar uma só API baseada em standards paraimplementar aplicações na web, na intranet ou em dispositivos móveisOrganizações conseguem: reduzir custos, aumentar produtividade,automatizar processos, melhorar eficiência e gerir o risco
  18. 18. Subscrições AlfrescoSubscrições AlfrescoUm CPU de produção, Um CPU de testes, Múltiplos CPUs dedesenvolvimentoSuporte 9h-17h , 5 dias / semanaOpções Standard:Records Management, Transformation Server, Production/Test ASRs,Production/Test FSRsDois CPUs de produção, dois CPUs de testes, múltiplos CPUs dedesenvolvimento; opções de Alta Disponibilidade / EscalabilidadeSuporte 24x7 para ambientes críticosOpções Enterprise:Records Management, Index Server, Transformation Server, XAMSupport (content-addressable storage), Production/Test ASRs,Production/Test FSRs, Premier & Premier Advantage ServicesAlfrescoStandardAlfrescoEnterprise
  19. 19. Alguns detalhes adicionaisAlguns detalhes adicionais
  20. 20. Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades●Possibilidade de gerir qualquer tipo dePossibilidade de gerir qualquer tipo deconteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odfconteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf.xml .mp4.xml .mp4●Meta-informação – dados sobre oMeta-informação – dados sobre oconteúdo (nome, título, autor, …)conteúdo (nome, título, autor, …)●ExtensívelExtensível●Tipos de conteúdo personalizadosTipos de conteúdo personalizados●Aspectos personalizadosAspectos personalizados
  21. 21. Modelo de MetainformaçãoModelo de MetainformaçãoAspecto: NoticiaTituloCategoriaAutorAspecto: PublicaçãoData para publicaçãoData publ. efectivaData em que expiraAspecto: ArquivoRef ArquivoLocalização físicaSuporteTipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura
  22. 22. Controlo de VersõesControlo de Versões●Não é necessário controlar pelo nome doNão é necessário controlar pelo nome doficheiroficheiro●artigo-v1.htmlartigo-v1.html●artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html●Mantém relacionamentos entre versõesMantém relacionamentos entre versões●Reposição de versõesReposição de versões●RastreabilidadeRastreabilidade
  23. 23. Controlo de AcessosControlo de Acessos●Trancar ficheiro enquanto está a serTrancar ficheiro enquanto está a sereditadoeditado●Perfis de utilizadorPerfis de utilizador●Segurança:Segurança:●Controlar quem tem acesso ao quêControlar quem tem acesso ao quê●Controlar o papel que o utilizador temControlar o papel que o utilizador tem
  24. 24. Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo●Arquivo de conteúdo num “Espaço”Arquivo de conteúdo num “Espaço”●Navegação por:Navegação por:●PastaPasta●CategoriaCategoria●TagsTags●Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)
  25. 25. Conversões e ComentáriosConversões e Comentários●Criar arquivos relacionadosCriar arquivos relacionados●Transformar noutro formatoTransformar noutro formato●html, pdf, jpghtml, pdf, jpg●Utilizadores podem comentar conteúdosUtilizadores podem comentar conteúdos●Comentários são geridos como objectosComentários são geridos como objectosindependentes do conteúdoindependentes do conteúdo
  26. 26. Acções e RegrasAcções e Regras●Regras são aplicáveis a “espaços”Regras são aplicáveis a “espaços”●Regras executam acçõesRegras executam acções●Regras são desencadeadas por um evento:Regras são desencadeadas por um evento:●criação, actualização ou eliminação decriação, actualização ou eliminação deconteúdoconteúdo●Exemplos:Exemplos:●Transformar conteúdoTransformar conteúdo●Iniciar workflowIniciar workflow●Mover conteúdoMover conteúdoAcções e Regras
  27. 27. Ciclo de VidaCiclo de VidaAcções e RegrasWorkflow●Conteúdos têm um ciclo de vida:Conteúdos têm um ciclo de vida:●CriaçãoCriação●RevisãoRevisão●AprovaçãoAprovação●PublicaçãoPublicação●E depois podem ser revistosE depois podem ser revistosnovamente e o ciclonovamente e o ciclorecomeçarecomeça
  28. 28. Workflow e BPMWorkflow e BPMCriaçãoEdiçãoRevisãoAprovaçãoPublicação●Baseado em Ferramentas BPMBaseado em Ferramentas BPM●Jboss jBPMJboss jBPM●ActivitiActiviti●Possibilidade de desenharPossibilidade de desenharworkflows personalizados queworkflows personalizados quedepois arrancam com actions nadepois arrancam com actions nagestão de conteúdos.gestão de conteúdos.
  29. 29. PesquisaPesquisaAcções e RegrasWorkflow●Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada●Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por:●PastasPastas●Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo)●Tipos Personalizados (ex:Tipos Personalizados (ex:Artigo)Artigo)●Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia)●PropriedadesPropriedades●Conteúdo do documentoConteúdo do documentoPesquisa
  30. 30. Políticas de ArmazenamentoPolíticas de ArmazenamentoAcções e RegrasWorkflow PesquisaPolíticasArmazenamento●Armazenamento dinâmicoArmazenamento dinâmicobaseado em políticas pré-baseado em políticas pré-estabelecidas do negócio /estabelecidas do negócio /regras do ciclo de vida dosregras do ciclo de vida dosconteúdosconteúdos●Reduz custos sem afectar aReduz custos sem afectar aperformanceperformance
  31. 31. Políticas de ArmazenamentoPolíticas de ArmazenamentoPolíticas A.Políticas A.SSD$$$FCD$$SATA$●Exemplos:Exemplos:●Por tipo: Vídeos são colocadosPor tipo: Vídeos são colocadosem drives mais rápidas (e maisem drives mais rápidas (e maiscaras). Documentos Office emcaras). Documentos Office emdrives mais lentas mas maisdrives mais lentas mas maisbaratasbaratas●Por unidade de negócio, idade,Por unidade de negócio, idade,utilização, etcutilização, etc
  32. 32. Dashboard do Utilizador
  33. 33. Navegação pelo Repositório
  34. 34. Página de Detalhes de um Documento
  35. 35. Gestão de Workflows
  36. 36. Wiki
  37. 37. Blog
  38. 38. Calendário
  39. 39. Casos Típicos - BásicoCasos Típicos - Básico● Instalação default, costumização mínima● Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:● Receber documentos digitais oudigitalizados● Partilhar ficheiros que estão a sertrabalhados com controlo de versões● Interface web para:● Fazer pesquisas● Colaborar (versões, discussões, workflows)● Administrar sistema
  40. 40. Casos Típicos - LDAP, Fax, EmailCasos Típicos - LDAP, Fax, Email● Alfresco é configurado para usarregisto central de utilizadores (LDAP,Active Directory)● Servidor de Fax (Hylafax) éconfigurado para gerar PDF e registarem Alfresco● Pastas IMAP ou Add-in Outlook (ououtro) para arquivar mensagens
  41. 41. Casos Típicos – Interface à medidaCasos Típicos – Interface à medida● Aplicações podem ser desenvolvidas com:● Webscripts● Google Web Toolkit● Qualquer tecnologia que consuma web-services ou REST
  42. 42. Casos Típicos - IntegraçãoCasos Típicos - Integração● Aplicações podem usar Alfresco comorepositório documental (com webscripts ouwebservices)● Alfresco pode registar metadados emaplicações● Componentes desenvolvidos em webscriptssão compatíveis com standard de portlets(JSR-168) para portais Java
  43. 43. Soluções MoreData RelacionadasSoluções MoreData Relacionadas● MoreDoc – Gestão de Expediente para a Administração Pública● http://www.moredoc.com.pt● SpringDocs – Integração entre Alfresco e o ERP Primavera● http://www.youtube.com/watch?v=xMJqNdoKce4● Módulo SGQ – Parametrização do Alfresco para gestão doSistema de Gestão de Qualidade● http://www.youtube.com/watch?v=hmds8Soksms● Connexas – middleware para interligação com SAP● http://www.moredata.pt/oferta/connexas.html
  44. 44. Referências MoreData/AlfrescoReferências MoreData/Alfresco
  45. 45. Posicionamento MoreDataPosicionamento MoreData● Mais de 20 anos a desenvolver Sistemas de Informação àmedida e a integrá-los em organizações complexas● Várias implementações de gestão documental● Uma equipa experiente● Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java quepermite investimentos incrementais● Forte aposta em open-source
  46. 46. ConclusãoConclusãoExperiência, Empenho, ResultadosExperiência, Empenho, ResultadosContem connoscoContem connoscohttp://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.htmlhttp://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.htmlhttps://www.facebook.com/moredatahttps://www.facebook.com/moredata

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