Planeación

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Documento acerca de Planeación Administrativa, hecha para la Carrera de Ingenieria de Sistemas Computacionales Abril 2009

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Planeación

  1. 1. Universidad de Guayaquil Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales Administración Gerencial “Planeación” Integrantes: Fausto Almeida Campos. Ricardo Almendares Olmedo. Daniel Fiallo Moncayo Fernando Mendoza Orrala. Antonio Rodríguez Andrade. Grupo: 5. Fecha: 15 de abril del 2009. Paralelo: S9J.
  2. 2. Introducción Para alcanzar una meta importante en cualquier ámbito de nuestra vida se necesita un plan, es lógico pensar que no se podría construir un edificio de manera espontánea, es decir; sin realizar ningún estudio, puesto que estaría condenado al fracaso. En nuestro mundo globalizado y cambiante la acción de planear para la consecución de las metas de manera eficiente es de vital importancia y esto lo reconocen los gerentes y directivos de las empresas. Definición La planeación es la primera etapa del proceso administrativo que consiste en obtener una visión del futuro, es decir; determinar qué objetivos quieren lograrse, que acciones deben llevarse a cabo para alcanzarlos, que posiciones organizacionales se asignarán para ello y quien será el responsable en cada una de las acciones necesarias. Algunos autores la definen como: “Tomar un curso de acción para hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido”. Billy Goetz. quot;Una función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superiorquot;. José Antonio Fernández Arena. “Seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una inversión en el futuro”. Terry. La planeación es un proceso intelectualmente exigente y aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar. Responde a las preguntas: ¿Qué se debe hacer? ¿Cómo hacerlo? ¿Cuándo hacerlo? ¿Quién debe hacerlo? Importancia Planear es tan importante como hacer, porque la eficiencia, obra del orden, no puede venir del caso de la improvisación. Así como en la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear; si administrar es “hacer a través de otros”, se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse. 2
  3. 3. La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presentan con mayores posibilidades de éxito. Beneficios Permite que la empresa este orientada al futuro. Facilita la coordinación de decisiones. Resalta los objetivos organizacionales. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. Permite diseñar métodos y procedimientos de operación. Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo. La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y es su fundamento. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa. Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al máximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de esfuerzos efectivos. Se reduce al mínimo el trabajo no productivo. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado. Los gastos totales se reducen al mínimo. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos. Guía el pensamiento administrativo. Ayuda a contestar la pregunta: “Que hacer si....”. Se elimina el trabajo a base de supuestos. Limitaciones La planeación está limitada por la precisión de la información y por los hechos futuros.- La utilidad de un plan está afectada tanto por la corrección presente como por la futura de las suposiciones que se utilizaron al formular el plan con respecto al futuro. Los planes deben ser evaluados a la luz de las operaciones en curso, y la utilidad de cualquier plan basado en predicciones no confiables está abierto a dudas. La planeación cuesta demasiado.- Los gastos de la planeación pueden ser elevados pero, como todas las funciones, la planeación debe justificar su existencia; y la cantidad y extensión de las actividades de planeación deben de estar de acuerdo con las circunstancias individuales. Bien aplicada es una inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de resultados más efectivos, económicos y rápidos. La planeación ahoga la iniciativa.- Existen elementos de verdad en estos argumentos, sin embargo, los planes más efectivos proporcionan cierto grado de elasticidad y de interpretación en su aplicación. 3
  4. 4. La planeación demora las acciones.- Las emergencias y las presentaciones súbitas de situaciones difíciles y no usuales demandan decisiones rápidas. Parece temerario iniciar un curso de acción sin dar cierta atención a lo que son los resultados deseados, cómo lograrlos mejor con las instalaciones disponibles y las consecuencias probables del curso e acción adoptado. Los que planean exageran la planeación.- Los que hacen la planeación tienden a exagerar su contribución. Se gastan tiempo y dinero excesivos al procurarse información y al tratar de que todo encaje en un plan nítido y compacto. La planeación tiene un valor práctico eliminado.- La planeación no sólo es teórica, si no que otros medio son más prácticos. Naturaleza de la planeación La naturaleza esencial de la planeación se entiende a través de los siguientes principios: El principio de la precisión “Los planes no deberán hacerse con afirmaciones vagas y genéricas sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas”. Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen serán, de manera necesaria, parcial o totalmente ineficaces. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes será menor ese campo de lo eventual, con lo que se habrá robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que puede calcularse las adaptaciones futuras. El principio de flexibilidad “Dentro de la precisión, todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión”. Este principio podrá parecer contradictorio a primera vista con el anterior, pero no lo es. Inflexible es lo que puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero es flexible, porque doblándose, sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. 4
  5. 5. El principio de la unidad de dirección “Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe un solo plan para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general”. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función habrá contradicciones, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: producción, ventas, finanzas, contabilidad, etc., deben coordinarse de tal forma que en mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Al hablar de la dirección, se repetirá este principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando. Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse de manera jerárquica hasta formar finalmente uno solo. El principio de consistencia Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Este principio está en realidad implícito en el principio de la unidad de dirección. Sin embargo enfatiza la necesidad de una relación lo más perfecta que sea posible entre todos los planes, para que estos logren mejor sus resultados; pudiera decirse que implica una especie de “planeación de los planes”. El principio de rentabilidad Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan necesariamente debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Es obvio que todo plan en el cual los resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo. Sin embargo debe advertirse que los resultados pueden ser de tipo no económico sino social, principalmente cuando se trata de una empresa paraestatal o de una institución no lucrativa. En este caso puede ocurrir que se 5
  6. 6. busque un beneficio social, el cual implique gastos económicos que no reditúen exactamente lo mismo en los resultados, pero, al mismo tiempo, debe cuidarse que no sea esto un pretexto para justificar la pérdida en las empresas del sector público, pues esto solamente se justificaría, en el supuesto caso de que los beneficios sociales, cuantitativamente estimados, de preferencia produzcan resultados superiores a aquello que se gasta como costo para producir ese beneficio social. Ante todo, es necesario cuidar lo anterior en este tipo de empresas, ya que quienes las manejan no son propietarios de ellas, cuya suerte iría ligada a los resultados de la empresa. Tiene aplicación especial aquí en el principio de un filósofo: “Todo hombre pone naturalmente mayor cuidado en las cosas propias que en las ajenas”. El principio de participación Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en un grupo asegura un resultado más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios. Además esta participación constituye una de las mayores motivaciones que se conocen hoy en día para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que ha aportado el conocimiento personal sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta distinto cada día. Esta participación es uno de los puntos en que más énfasis han puesto la mayoría de los autores. Algunos de ellos llegan a considerar como incompletas u obsoletas todas las técnicas de administración, mientras no exista una participación tanto en la gestión como en la propiedad de los bienes de producción. Parece un poco exagerado negar toda justicia y efectividad a las técnicas de administración por el solo hecho de que no exista la participación total. La participación funcional de alguna manera garantiza ya cierta elevación de la calidad humana del trabajador pues, como se ha señalado, existirá mayor dignidad, entusiasmo y empeño en hacer aquello que se ha sugerido o donde se han señalado algunos de sus elementos. Ello no omite que se desconozca que es deseable, para una mejor justicia y al mismo tiempo para la mayor eficacia, una participación más sistemática y amplia de la administración en todos los aspectos. Pero esto encierra la dificultad de que, junto con la participación en el mando, tiene una existir un correlativo aumento en la responsabilidad efectiva. 6
  7. 7. Tipos de planes Planes estratégicos.- Son aquellos que tienen aplicación en toda la organización, que establecen los planes generales de la empresa y buscan posicionar a la organización en términos de su entorno. Planes operativos.- Son aquellos que especifican los detalles de cómo serán logrados los planes generales. Se han identificado tres diferencias entre los planes estratégicos y los operativos: 1. Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 año) y Largo Plazo (Más allá de 5 años). 2. Especificidad: Específicos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guías generales). 3. Frecuencia de uso: Uso único (son generados para una situación Única), Permanente (planes continuos para actividades repetidas). Pasos del proceso de Planeación 1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La planeación requiere de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades. 2. Establecimiento de objetivos.- El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. 3. Desarrollo de premisas.- El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existente en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse. 4. Toma de decisiones respecto a los cursos de acción.- La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjeturación 7
  8. 8. secundaria. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en sí y por sí, una decisión. Pasos en el proceso de toma de decisiones. 1) Reconocer un problema – Existe un problema, necesita hacerse una elección, o hay un obstáculo para alcanzar una meta empresarial. 2) Identificar alternativas - Se hace un esfuerzo sistemático por identificar las opciones disponibles. Por lo general, existe un número limitado de alternativas, restringidas, además, por el tiempo y los recursos monetarios. 3) Especificar las fuentes de incertidumbre – Se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles sucesos que pueden ocurrir. Hasta donde es posible, quizá existan probabilidades o posibilidades asociadas con estos sucesos. 4) Escoger un criterio – Se elige el criterio conforme al cual se evaluarán las alternativas. Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen global de contribución, la tasa de rendimiento o el valor actual neto. 5) Considerar preferencias de riesgo – Se toma en consideración el punto hasta el cual la dirección está dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, la dirección considera la proporción entre el riesgo y el rendimiento. ¿Qué mayor rendimiento es necesario que brinde una alternativa riesgosa para que pueda justificar su riesgo inherente? 6) Evaluar alternativas – A la luz del menú de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias del riesgo precisadas en el paso 5 determinan el resultado final asociado con la alternativa. 7) Elegir la mejor alternativa – La evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la elección de una alternativa. 8) Implantar el curso de acción seleccionado – Se implantan las acciones aprobadas para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad. 5. Formulación de planes derivados.- Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico. 6. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.- Se debe presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación. 8
  9. 9. Elementos de la planeación A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda operación debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la producción y distribución de bienes y servicios económicos. A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes: Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. Estos planes son la misión y visión de la organización. La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos. Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto final de la planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la organización, integración, dirección, liderazgo y control; así que, los objetivos y metas son considerados como planes. Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones. Las políticas delimitan el área dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo con los objetivos; las políticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control. Las políticas son además principios generales o filosofías que sirven para orientar la acción del grupo de trabajo u organismo social; son normas amplias, generales, elásticas y realistas. El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para llegar a ellos. Las políticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma de aquellas decisiones a la vez que inspiran y orientan en caso de duda; y, sirven además para suplir omisiones. Ejemplos de políticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover solamente al personal interno, otorgar descuentos, capacitar al personal. Los objetivos son necesarios para dar dirección al individuo y a los esfuerzos del grupo y las políticas sirven para indicar la estrategia general por medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos. Un ejemplo de política administrativa es: “La política de la empresa será obtener una mayor penetración en el mercado basándose en la competencia de precios”. 9
  10. 10. Las políticas se pueden clasificar en básicas, generales y departamentales, ellas identifican al nivel de la organización. Programas: Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes. Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido práctico a un plan. Los programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo cuando excede ese período. Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los presupuestos operacionales; los programas están constituidos por metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de áreas, recursos a emplearse y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción. Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y pérdidas. Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los planes de una empresa. Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación. Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los planes que se han hecho, asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de los otros planes. Tipos de presupuestos: 1. Específicos: Comúnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente en que establece una suma de dinero como límite a gastar o a invertir en una determinada actividad o programa. 2. Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la producción; el estándar o unidad de medida no cambia. 3. Flexibles o variables: Permite revisar los gastos y los costos de producción; es más fácil de utilizar en el control de operaciones que el presupuesto específico. Existe además otro tipo de clasificación como la siguiente: a) Presupuesto de operación: incluye la planeación de las operaciones para el siguiente período. b) Presupuesto de capital: demuestra la planeación de los cambios en los activos fijos. c) Presupuesto financiero: establece el origen y aplicación de fondos, trata de los movimientos de efectivo. 10
  11. 11. Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guías de acción más que de pensamiento. Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las políticas establecidas, cuya finalidad es la de señalar la secuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada función concreta realizada dentro de una empresa o grupo social. Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a actividades específicas para la realización de ciertas metas bien definidas. Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son más frecuentes en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se dan en los niveles más altos. Un procedimiento es: la descripción de cómo cada una de las serie de tareas se van a llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quién, como por ejemplo: Todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa mercantil. Métodos: Es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma posible, ejemplo: la técnica específica en la aplicación de un test de aptitudes es un método; mientras que la secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento. La simplificación del trabajo (eliminación de los movimientos innecesarios para hacer un trabajo) debe comenzar con el estudio de los procedimientos. Con el empleo de métodos adecuados un gerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar fácilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad uniforme de productos o servicios, etc. Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al “procedimiento” y al “método”; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una acción específica y definida; o sea, que una regla dice con exactitud qué debe hacerse y que no debe hacerse. La regla no deja campo o decisión o elección al jefe en quien se delega autoridad, sino que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso concreto de que se trate. Técnicas de la planeación Las técnicas para formular planes y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia; hay casi tantas técnicas como formas diversas de planes. Sin embargo, quizá las más usadas son las siguientes: 11
  12. 12. Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc. Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento. Graficas de Gantt, que tienen por objeto la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan de manera coordinada. Programas de muy diversas formas, pero especialmente los que se presentan bajo la característica de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos. Conclusiones Determinar de manera adecuada los objetivos, el alcance y los recursos necesarios para desarrollar un proyecto de manera eficaz y eficiente nos asegura en un gran porcentaje desarrollar un producto de calidad, de allí la importancia de utilizar la planeación como base del proceso de administración de proyectos. 12

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