Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

MagSoft Orion Invoicepro

632 views

Published on

Presentatie MagSoft op Factuurcongres 2010

Published in: Business, Travel
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

MagSoft Orion Invoicepro

  1. 1. M AG S OFT WINST BOEKEN MET GEAUTOMATISEERDE FACTUURVERWERKING Zoekgeraakte facturen, onduidelijke procuratie, lange doorlooptijden. Met de beste bedoelingen gaat het toch vaak mis. Want het opvolgen en verwerken van inkoopfacturen is een kritische en tijdrovende bezigheid. En juist daarom een proces waar veel winst te boeken valt. Met ORION Invoice/Pro, de slimme oplossing van Magsoft. ORION INVOICE/PRO VOORDELEN Een effectief en schaalbaar systeem voor het elektronisch ORION Invoice/Pro levert u een flinke bespa- verwerken van binnenkomende facturen. Van ontvangst ring op in tijd en geld. Omdat diverse hande- tot betaling. Alles in één systeem en volledig geïntegreerd lingen worden geautomatiseerd zullen de kos- met uw financiële applicaties. Dat is ORION Invoice/Pro. ten per factuur aanzienlijk afnemen. Dankzij Een systeem dat in staat is om maar liefst 95% van al uw deadlines en automatische herinnerigen kunt het proces factuurgegevens automatisch te herkennen, de belang- veel beter bewaken. Bij vragen kunt u direct de status rijkste gegevens te verzamelen, de facturen te registre- van een factuur zien. Uw factuurverwerking wordt sneller, ren, te routeren en zelfs voor u te boeken. beter en goedkoper. Website ORION Invoice/Pro
  2. 2. M AG S OFT DE BELANGRIJKSTE VOORDELEN OP EEN RIJTJE Track & Trace - Sneller vragen van leveranciers of collega’s beantwoorden door direct inzicht in waar een factuur ligt en wat de status is (wie, wat, waar, wanneer). Minder nabellen - Veel minder nabellen en zeuren over facturen in omloop doordat er automatische herinneringen worden verstuurd en, waar nodig, geëscaleerd. Snellere doorlooptijd - Facturen in omloop komen sneller terug omdat er per stap dead- lines worden gezet én bewaakt. Minder invoerwerk - Door automatische herkenning en registratie van factuurgegevens met behulp van geavanceerde OCR software. Betere controle - Door extra controles op budgetten en direct inzicht in afwijkingen, overschrijdingen en andere indicatoren. Overal opvraagbaar - Alle informatie én alle documenten die gerelateerd zijn aan een factuur zijn na verwerking gemakkelijk toegankelijk in een compleet elektronisch archief, direct vanuit uw eigen financiële toepassingen, zoals MS Dynamics, Exact, AccountView, King, FIS2000, SAP, CODA, Oracle Apps, JD Edwards, etc. Website ORION Invoice/Pro
  3. 3. M AG S OFT M AG S OFT HOE WERKT HET? leveranciers ORION Invoice/Pro bestaat uit een vijftal stappen: 1. Scannen De facturen worden gescand en omgezet in digitale af- beeldingen. Dankzij geavanceerde technieken als VRS en a b c iTresholding worden alle facturen – ook degene van slech- te kwaliteit en kleur – omgezet in een perfect plaatje. De 1. scannen scanmodule ondersteunt vrijwel alle beschikbare scanners, inclusief de snelste modellen. 2. ocr 2. Optical character recognition (OCR) De OCR module herkent de kerngegevens in de digitale af- beeldingen en zet deze om naar digitale tekst. Het overty- 3. valideren pen van factuurvelden behoort hiermee tot de verleden tijd. financiële toepassing Deze module is gebaseerd op geavanceerde OCR technologie 4. verwerken gekoppeld aan een slim knowledge base systeem. Hierdoor is het mogelijk dat voor elke factuur, ongeacht de lay-out, de benodigde waarden worden herkend en gedistilleerd. Er 5. archiveren hoeven dus geen afzonderlijke templates per leverancier worden gemaakt. Website ORION Invoice/Pro
  4. 4. M AG S OFT 3. Valideren en registreren Belangrijker nog is de mogelijkheid om de factuurgegevens te valideren met en te registreren in uw financiële toepassingen. Zo kan bijvoorbeeld aan de hand van een BTW-nummer worden gezocht naar het interne leveranciernummer in uw eigen stambestanden. De registratie vindt plaats door middel van een eenvoudig scherm waarin de herkende gegevens ter controle en correctie worden getoond, naast een afbeelding van de factuur. 4. Goedkeuren en verwerken Na de registratie kunnen de facturen automatisch worden gerouteerd voor goed- keuring. Het grote voordeel hiervan is dat de factuur altijd de juiste route volgt door de organisatie, niet zoek raakt en correct wordt afgehandeld. Met de profes- sionele Workflow functionaliteit van ORION Invoice/Pro kunt u een geavanceerde goedkeuringsprocedure implementeren, inclusief rechten, volmachten en zijstap- pen. Door bepaalde stappen parallel of automatisch te laten verlopen, boekt u di- rect tijdwinst. Bovendien kunt u ook andere processen inrichten, bijvoorbeeld voor de inkoop, personeelszaken, klantenservice etc. ORION Workflow geeft u inzicht in de voortgang van procedures met als doel deze te bewaken en te beheersen. Website ORION Invoice/Pro
  5. 5. M AG S OFT Na matching en goedkeuring worden de facturen automatisch geboekt in uw financiële systeem. Met de Track & Trace functie van ORION Invoice/Pro kunt u snel facturen op- zoeken en direct zien waar en bij wie deze zich in het proces bevinden en wat de status van de verwerking is. Met de Explore functie kunt u naar specifieke facturen zoeken, inclusief alle gerelateerde documenten. 5. Archiveren De facturen worden automatisch gearchiveerd op een door de Belastingdienst goedge- keurde wijze. ORION Invoice/Pro is platform- en database onafhankelijk en werkt dus met alle SQL databases en op uiteenlopende systemen (AS/400, Windows Servers, UNIX Servers). Website ORION Invoice/Pro
  6. 6. M AG S OFT OVER MAGSOFT MagSoft is specialist op het gebied van Document Processing. Sinds jaar en dag leveren we systemen voor geautomatiseerde factuurverwerking. Als geen ander zijn we op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en technieken, zoals OCR, FreeForm Capture, Digitale Facturen, PDF/A en UBL2.0. Vanuit de dagelijkse praktijk kunnen we u adviseren over de voor- en nadelen en de beste toepassing in uw organisatie. MagSoft MEER WETEN? Communicatieweg 3 Neemt u dan vrijblijvend contact met ons op. 3641 SG Mijdrecht Wij helpen u graag verder. T 0297 – 527 370 F 0297 – 581 115 info@magsoft.nl www.magsoft.nl Website ORION Invoice/Pro
  7. 7. M AG S OFT ORION INVOICE/PRO IN DETAIL VALIDATIE/REGISTRATIE/BOEKEN IN O.A. ORACLE apps DOCUMENT SCANNING CODA Financial en Procurement van 10 tot 200 scans per minuut SAP R3 van 100 tot 100.000 facturen per dag JD Edwards World en OneWorld variabel aantal pagina’s per document Eniac BS FIS2000, FMS400 DATA CAPTURE MS Dynamics NAV, AX, CRM herkenning van gegevens via geavanceerde ORC, ICR en AccountView FreeForm capture technieken Exact géén templates, maar een knowledge based systeem voor King alle facturen VERWERKEN EN ROUTEREN VIA eigen ORION Invoice/Pro workflow MS Exchange MS Outlook StaffWare Lotus Notes Website ORION Invoice/Pro
  8. 8. M AG S OFT OPVRAGEN ONDERDEEL VAN ORION EDMS direct vanuit uw eigen financiële toepassingen Al uw documenten op één centrale plaats beheren: MS Windows client gescande documenten Web client computer output Adobe (pdf) OPSLAG MS Office documenten (doc, xls etc.) direct in de database of extern op server, netwerk, CD/DVD Multimedia (mov, jpg, gif, mpg, mp3 etc.) of Optical server PLATFORM ONAFHANKELIJK BEHEER ORION is volledig platform onafhankelijk; het sys- vanaf iedere werkplek via moderne Web administratie module teem is gebaseerd op Java en XML Draait op NT/2000/XP/2003, IBM AS/400 en UNIX FLEXIBEL (Solaris, HP-UX, AIX, Linux, e.a.) een snelle XML data interface Alle SQL databases (o.a. Oracle, MS SQL Sever, DB2) op Webservices gebaseerde Applicatie Bridge Website ORION Invoice/Pro

×