Implementar quick wins_v040811

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  • © 2001 Pink Elephant Inc. All rights reserved.
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    1. 1. Pink Elephant Iberoamérica Por qué y cómo establecer Beneficios Rápidos
    2. 3. Modelo de transformación de Kotter <ul><li>Establezca un sentido de urgencia </li></ul><ul><li>Cree una coalición guía </li></ul><ul><li>Desarrolle una visión y estrategia </li></ul><ul><li>Comunique la visión y estrategia </li></ul><ul><li>Faculte acciones </li></ul><ul><li>Cree Beneficios a corto plazo </li></ul><ul><li>Consolide las Beneficios y produzca más cambios </li></ul><ul><li>Arraigue el nuevo enfoque en la cultura </li></ul>2 Profesor John Kotter Profesor de Harvard Business School
    3. 4. Por qué son importantes los Beneficios Rápidos <ul><li>Proporcionan credibilidad a los agentes del cambio </li></ul><ul><li>Ayudan a conseguir la aceptación de aquellos que se oponen al cambio </li></ul><ul><li>El éxito dificulta que la gente bloquee la iniciativa del cambio </li></ul><ul><li>El éxito genera éxito </li></ul><ul><li>Justifican los costos involucrados </li></ul><ul><li>Garantizan a la administración y al personal que el esfuerzo vale la pena </li></ul>3
    4. 5. Actitud Frente al Proyecto Negación Enojo Energía/ Motivación Tiempo Motivación y Entusiasmo Falta de Confianza Negociación Exploración de Posibilidades
    5. 6. Actitud Frente al Proyecto Beneficios Rápidos Energía/ Motivación Tiempo Motivación y Entusiasmo <ul><li>Generar: </li></ul><ul><ul><li>Credibilidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Confianza </li></ul></ul><ul><ul><li>Interes </li></ul></ul><ul><ul><li>Apoyo </li></ul></ul><ul><ul><li>Integración </li></ul></ul>
    6. 7. Los Beneficios Rápidos son Relativos ¿A dónde queremos llegar? ¿Dónde estamos? Tiempo Estado Actual Nivel de Madurez Estado Deseado Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo <ul><li>Recursos </li></ul><ul><li>Contexto </li></ul><ul><li>Cultura Organizacional </li></ul><ul><li>Estrategia </li></ul><ul><li>Riesgos </li></ul><ul><li>Los programas pueden llevar años </li></ul><ul><li>Los proyectos pueden llevar meses </li></ul><ul><li>Los Beneficios Rápidos necesitan ocurrir en semanas </li></ul>
    7. 8. Fases del Proyecto Planeación Diseño Implementación Mejora <ul><li>Diseño de los Elementos de los procesos </li></ul><ul><li>Mejora Continúa </li></ul><ul><li>Conocimiento </li></ul><ul><li>Áreas de Oportunidad </li></ul><ul><li>Visión, Estrategia y Plan </li></ul><ul><li>Adopción de las nuevas formas de trabajo </li></ul>¿Hemos llegado? ¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo llegamos? ¿Dónde estamos? Tiempo Corto Plazo Mediano y Largo Plazo
    8. 9. Beneficios en las Fases Beneficios Rápidos Energía/ Motivación Tiempo Motivación y Entusiasmo <ul><li>Generar: </li></ul><ul><ul><li>Confianza </li></ul></ul><ul><ul><li>Interes </li></ul></ul><ul><ul><li>Apoyo </li></ul></ul><ul><ul><li>Integración </li></ul></ul>
    9. 10. Tipos de Beneficios Rápidos <ul><li>Existen dos tipos: </li></ul><ul><ul><li>Beneficios Rápidos Operativos </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Reflejados en las operaciones de TI </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mejora percibida por el usuario final </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Beneficios Rápidos de Implementación </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acciones de preparación para la fase de Diseño e Implementación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acorta tiempos y facilita el diseño y la implementación </li></ul></ul></ul>Beneficios Rápidos Operativos Implementación
    10. 11. Pasos para Determinar los Beneficios <ul><li>Actividades, Responsables </li></ul><ul><li>y Fechas </li></ul><ul><li>Recursos </li></ul><ul><li>Cultura Organizacional </li></ul><ul><li>Riesgos </li></ul><ul><li>Estrategia </li></ul><ul><li>Objetivos del Proyecto </li></ul><ul><li>Contexto Actual </li></ul><ul><li>Evaluación </li></ul><ul><li>Áreas de Oportunidad </li></ul>Identificación de Iniciativas de Mejora Acción Mediano o Largo Plazo Acción/Beneficio Rápido Análisis Factibilidad Acciones de Adopción Planeación 1 2 3 4 5 6
    11. 12. Identificación de los Beneficios Rápidos potenciales <ul><li>Realice una Evaluación para descubrir el potencial para conseguir Beneficios Rápidos </li></ul><ul><ul><li>Problemas críticos de negocios </li></ul></ul><ul><ul><li>Proceso que no se sigue </li></ul></ul><ul><ul><li>Brechas en el proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>Insatisfacción del cliente </li></ul></ul><ul><ul><li>Dificultades existentes con la herramienta </li></ul></ul><ul><ul><li>Oportunidades futuras </li></ul></ul><ul><ul><li>No existe una generación de indicadores y reportes </li></ul></ul>4
    12. 13. Análisis y Factibilidad <ul><li>Gente </li></ul><ul><ul><li>Identificar quién podría participar y cuántas personas serán necesarias </li></ul></ul><ul><li>Tecnología </li></ul><ul><ul><li>Especificar si es factible modificar las herramientas actuales </li></ul></ul><ul><li>Administración </li></ul><ul><ul><li>Definir cómo medir los beneficios </li></ul></ul><ul><ul><li>Estimar el tiempo que llevará implementarlo </li></ul></ul><ul><ul><li>Considerar posibles inversiones </li></ul></ul>5 <ul><li>Proceso </li></ul><ul><ul><li>Determinar que no interfiera con las acciones a mediano y largo plazo </li></ul></ul><ul><ul><li>Relacionarlo con los beneficios operativos o de implementación y sincronizar el momento en que se relacionarán con el proyecto </li></ul></ul>
    13. 14. Elementos clave de los Beneficios Rápidos <ul><li>Se deben planificar </li></ul><ul><li>Deben ser visibles </li></ul><ul><li>Se deben comunicar </li></ul><ul><li>Deben agregar valor y deben ser significativos </li></ul><ul><li>Se deben conseguir en un periodo corto </li></ul>6
    14. 15. Las Beneficios Rápidos se deben planificar <ul><li>Documente las Beneficios Rápidos en el programa de su proyecto </li></ul><ul><ul><li>No espere a que sucedan – planifíquelas </li></ul></ul><ul><li>Asigne responsabilidad para garantizar su realización </li></ul><ul><li>Monitoree el estado de las actividades </li></ul><ul><li>Adminístrelas como un proyecto más </li></ul><ul><li>Cree un hito en torno a las Beneficios Rápidos </li></ul><ul><li>Integre diversos Beneficios Rápidos en el programa del proyecto </li></ul>7
    15. 16. Las Beneficios Rápidos deben ser visibles <ul><li>Los Beneficios Rápidos, sean de Operación o Implementación, deben ser visibles para la Administración, los Clientes y el personal de TI </li></ul><ul><li>La visibilidad comienza con un cambio en los resultados </li></ul><ul><ul><li>Gente </li></ul></ul><ul><ul><li>Proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>Tecnología </li></ul></ul>8
    16. 17. Las Beneficios Rápidos se deben comunicar <ul><li>Siéntase orgulloso </li></ul><ul><ul><li>Marketing de lo que se logró </li></ul></ul><ul><li>Comparta los resultados con otros </li></ul><ul><ul><li>Los agentes del cambio necesitan información para compartir con otros </li></ul></ul><ul><ul><li>Enfóquese en las personas que tienen una actitud negativa ante el cambio </li></ul></ul><ul><li>Proporcione continuamente actualizaciones sobre las mejores </li></ul>9
    17. 18. Los Beneficios Rápidos deben agregar valor y ser significativas <ul><li>El valor puede ser constituido en: </li></ul><ul><ul><li>Mayor disponibilidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Mayor uso de los recursos de TI </li></ul></ul><ul><ul><li>Ahorros en los costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Recopilación mejorada de los datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Generación mejorada de los informes de la administración </li></ul></ul><ul><ul><li>Permitir el desarrollo y mejoras continuas </li></ul></ul><ul><ul><li>Adelantar actividades del proyecto </li></ul></ul><ul><ul><li>Fomentar el entendimiento y conciencia de los procesos </li></ul></ul>10
    18. 19. Formato de Beneficios Rápidos 13 Identificador : QW_Configuraciones_01 Proceso: Administración de Configuraciones Tipo: Quick Win de Implementación Nombre: Encuesta de situación de los CIs Descripción : Realizar una encuesta a los grupos de TI para identificar el estado de los datos de los CI y determinar su grado de control y administración. Beneficios: <ul><li>Dimensionar la información a integrar en la CMDB </li></ul><ul><li>Estimar esfuerzos de las personas que participarán </li></ul><ul><li>Visualizar cual puede ser el alcance de la CMDB </li></ul><ul><li>Identificar qué información puede manejar la herramienta </li></ul><ul><li>Determinar qué CIs son los más críticos </li></ul>Medición del Beneficio: <ul><li>Situación Actual (antes) </li></ul><ul><li>Se cuenta con estimaciones de la cantidad de CIs, vagamente se identifican los críticos </li></ul><ul><li>Medición de avances del Beneficio (después) </li></ul><ul><li>Cantidad de CIs identificados, tanto críticos como no críticos </li></ul>Responsable: J.J. Actividades y Fechas: <ul><li>Recopilar información general para determinar el contenido de la encuesta -> 05/02 </li></ul><ul><li>Generar la encuesta -> 06/02 </li></ul><ul><li>… … … … </li></ul>
    19. 20. Ejemplos de Beneficios Rápidos 13 Proceso Beneficio Tipo Incidentes Definir responsable para administrar la Base de Datos de Soluciones Temporales Incidentes Sesiones de capacitación del 2do Nivel de Soporte a la Mesa de Servicios para transmitir soluciones temporales Problemas Definir los criterios para considerar cuando es un Problema y un Incidente Configuraciones Establecer cuales serían los criterios para definir las categorías de los CIs General Capacitar al personal en conceptos básicos de los procesos General Crear una base del conocimiento de los procesos
    20. 21. Ejemplos de Beneficios Rápidos 13 Proceso Beneficio Tipo Incidentes Realizar un análisis de la tendencia sobre los incidentes más comunes cada mes, para crear una lista de los 5 - 10 más importantes y definir posibles soluciones temporales Cambios Identificar los cambios de mayor impacto y definir un comité que integre a Infraestructura y Desarrollo para su evaluación y autorización Cambios Establecer los criterios para definir los cambios estándar o pre-aprobados y definir cuales pueden ser canalizados a través de la Mesa de Servicios Cambios Definir los criterios para establecer cuando es autorizado un cambio Liberaciones Diseñar una política en la cual sólo se implementarán cambios aprobados e identificar una estrategia para obtener el visto bueno de la Dirección
    21. 22. Conclusión <ul><li>Los Beneficios Rápidos: </li></ul><ul><ul><li>Son relativos </li></ul></ul><ul><ul><li>Pueden ser de Operación e Implementación </li></ul></ul><ul><ul><li>Deben de planificarse </li></ul></ul><ul><ul><li>Tienen que ser visibles </li></ul></ul><ul><ul><li>Agregan valor </li></ul></ul><ul><ul><li>Validan la estrategia y dirección del proyecto </li></ul></ul><ul><ul><li>Generan motivación, soporte e interés </li></ul></ul>17
    22. 23. Pink Elephant - Expertos en Gestión de Servicios de TI [email_address] www.pinkelephant.com

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