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  1. 1. La soluzione per laLa soluzione per la sicurezza esicurezza e distribuzionedistribuzione controllata in PDFcontrollata in PDF delle buste pagadelle buste paga
  2. 2. 2 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll CONTENUTI:CONTENUTI: •• Slide 3Slide 3 –– Descrizione generale del sistemaDescrizione generale del sistema •• Slide 4Slide 4 –– Scenario tradizionaleScenario tradizionale •• Slide 5Slide 5 –– Scenario On DemandScenario On Demand •• Slide 6Slide 6--77 -- Differenze con un sistema server di mailingDifferenze con un sistema server di mailing •• Slide 8Slide 8 –– Vantaggi On DemandVantaggi On Demand •• Slide 9Slide 9 -- Architettura e funzionamento del sistemaArchitettura e funzionamento del sistema •• Slide 10Slide 10 -- Descrizione del sistemaDescrizione del sistema •• Slide 11Slide 11 -- FunzionalitFunzionalitàà •• Slide 12Slide 12 -- Configurazione software 1/2Configurazione software 1/2 •• Slide 13Slide 13 -- Configurazione software 2/2Configurazione software 2/2 •• Slide 14Slide 14 -- Architettura IS/ITArchitettura IS/IT ContenutiContenuti
  3. 3. 3 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Il sistema consente di gestire la distribuzione controllata dellIl sistema consente di gestire la distribuzione controllata delle buste paga,e buste paga, mantenendo un canale di comunicazione privato tra il dipendentemantenendo un canale di comunicazione privato tra il dipendente e le l’’ufficioufficio del personale, consentendo lo scambio della documentazione corredel personale, consentendo lo scambio della documentazione correlata (es.lata (es. CUD) e garantendo un elevato standard di sicurezza in tutte le fCUD) e garantendo un elevato standard di sicurezza in tutte le fasi delasi del processo.processo. Caratteristiche:Caratteristiche: AccessibilitAccessibilitàà:: il sistemail sistema èè di tipodi tipo webweb e le l’’accesso avviene attraverso autenticazioneaccesso avviene attraverso autenticazione speciale (PIN).speciale (PIN). RaggiungibilitRaggiungibilitàà:: il sistemail sistema èè disponibile tramitedisponibile tramite personal computerpersonal computer assegnato; nelassegnato; nel caso in cui non fosse disponibile allcaso in cui non fosse disponibile all’’utente, possibilitutente, possibilitàà di accesso e stampa condi accesso e stampa con chioschichioschi multimedialimultimediali.. Sicurezza:Sicurezza: Garantisce lGarantisce l’’archiviazione delle buste paga, delle comunicazioni e datiarchiviazione delle buste paga, delle comunicazioni e dati correlati, fornendo possibilitcorrelati, fornendo possibilitàà di accesso e gestione sia da parte delldi accesso e gestione sia da parte dell’’utenteutente cheche delldell’’ufficio del personaleufficio del personale.. Descrizione del sistemaDescrizione del sistema
  4. 4. 4 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Payroll systemPayroll system Scenario tradizionaleScenario tradizionale Ufficio del personale Ufficio del personale CedoliniCedolini Sportello sede centraleSportello sede centrale Sedi perifericheSedi periferiche ComunicazioniComunicazioni
  5. 5. 5 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Payroll systemPayroll system Ufficio del personale Ufficio del personale PDF easy-payroll system (Web) Network aziendaleNetwork aziendale Scenario digitale "on demand"Scenario digitale "on demand" Cedolini (PDF)Cedolini (PDF) ComunicazioniComunicazioni
  6. 6. 6 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayrollDifferenze con un sistema server di mailingDifferenze con un sistema server di mailing APPLICAZIONI PDF easy-payroll piattaforma di posta elettronica aziendale Aderenza alle scadenze e alle date (ricadute legali) massima sicurezza ed affidabilità; nessun agente esterno di disturbo elementi esterni di disturbo che possono impedire il corretto funzionamento del processo (vulnerabilità, spamming, troian, etc.) FUNZIONALITA' Possibilità di mantenere un rapporto "tematico" con il dipendente. Possibilità di avere un sistema dedicato. Portale HR: Payroll (busta paga, CUD, registro presenze, comunicazioni... tutto in un unico repository) piattaforma dispersiva (anche per altri usi) Requisiti minimi software non richiede alcun software installato sul pc - portabilità della soluzione (sono in missione, non ho il mio pc portatile, da un qualsiasi pc in rete posso accedere all'informazione) potrei aver bisogno di un client mail (tipo Outlook)... Altrimenti webmail Possibilità di gestire il processo di distribuzione della busta paga in modo bi- direzionale pubblicazione cedolini... ma anche possibilità di blocco e riemissione... massiva o singola una volta che parte l'invio, difficilmente si può interrompere il processo Possibilità di mantenere e navigare l'archivio storico di ciascun dipendente - (Servizio per il dipendente) se vuole non scarica e mantiene i cedolini in linea per sua archiviazione possibile solo in modalità webmail... ma comunque dispersivo REQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALIREQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALI
  7. 7. 7 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayrollDifferenze con un sistema server di mailingDifferenze con un sistema server di mailing REQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALIREQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALI APPLICAZIONI PDF easy-payroll piattaforma di posta elettronica aziendale Gestione degli utenti (possibilità di modificare e visualizzare i dati dell'utente selezionato) massima flessibilità nella gestione dell'anagrafica (che viene sincronizzata con la forza lavoro attiva riveniente dal sistema di payroll) gestione degli utenti separata dai sistemi di payroll Gestione dei PIN centralizzata (pin da utilizzare per il login nell'applicazione; con possibilità di generazione massiva dei PIN o per singolo utente) gestione integrata nell'applicativo gestione dei pin separata dalla sistema di distribuzione Gestione delle comunicazioni ai dipendenti (possibilità di generare una nuova comunicazione ed assegnarla ad un utente o ad una società) invio mirato a un singolo utente o gruppo di utenti invio mirato a un singolo utente o gruppo di utenti Import e caricamento automatico del "file di anagrafica" dai sistemi di payrolling (.TXT) funzionalità garantita non consentito Funzione di caricamento delle buste paga (specificando la società, il mese e l'anno che si desidera caricare) procedura automatica caricamento e invio separato Funzione di caricamento altri documenti dell'Ufficio del Personale (trasferte, cud, registro presenze, etc.) procedura automatica caricamento e invio separato Gestione "Multi-company" funzionalità garantita non consentito Gestione "Multi-office" (all'interno di una "company" possibilità di inserire/modificare una nuova sede) funzionalità garantita non consentito Statistiche buste paga (dettaglio dei cedolini stampati raggruppato per società, mese e anno) funzionalità garantita non consentito Visualizzazione log (lista che mostra tutte le operazioni effettuate su PDF easy-payroll nel range di date richiesto) funzionalità garantita funzionalità garantita Lock centralizzato per la navigazione dell'applicazione (possibilità per l'amministratore di bloccare l'applicazione per non consentire l'accesso agli utenti) funzionalità garantita non consentito Cancellazione Log (tutti i log inseriti nel range di date selezionato verranno eliminati) funzionalità garantita funzionalità garantita Cancellazione Comunicazioni funzionalità garantita funzionalità garantita Controllo delle policy sull'applicazione (numero di tentativi di login consecutivi concessi, numero di stampe di cedolino ammesse) funzionalità garantita non consentito
  8. 8. 8 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Unico frontUnico front--endend siasia per gli utentiper gli utenti siasia per lper l’’ufficio del personale.ufficio del personale. MenoMeno costicosti didi processoprocesso.. MaggioreMaggiore sicurezzasicurezza nelnel trattamentotrattamento delledelle informazioniinformazioni inin aderenzaaderenza allealle normativenormative vigentivigenti inin materiamateria.. in sintesi..in sintesi.. -- CostiCosti ++ SicurezzaSicurezza ++ ServizioServizio == PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Vantaggi approccio "on demand"Vantaggi approccio "on demand"
  9. 9. 9 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayrollArchitettura e funzionamento del sistemaArchitettura e funzionamento del sistema PDFPDF easyeasy--payrollpayroll electronic distribution flowelectronic distribution flow External payroll application Send to the system: all payslip traslated in PDF format and employers personal data in XLS format. After, a batch input insert the files in "PDF easy-payroll" for the encryption phase and personal data update in the DB. AABB CC DD 1 – Company users asks to view the payslip after editing of the PIN. After he can print the payslip using Acrobat Reader function. Serve r Serve r 2 – The Applet Server enter in the DB (D) and take the encrypted payslip in PDF format (After PIN check). Massive Printing IX EX
  10. 10. 10 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Tramite questo sistema informatico è possibile gestire la distribuzione controllata delle buste paga e delle comunicazioni correlate, tramite un accesso securizzato con chiave di autenticazione (PIN) e decriptazione del file contentente la busta paga. All’utente è consentita anche la consultazione storica. Il sistema è di tipo web oriented. Non necessità di alcun componente software installato sul personal computer. E’ raggiungibile tramite intranet aziendale a fronte di una autenticazione generica (user-id e password) e di una successiva autenticazione specializzata (PIN). Descrizione del sistemaDescrizione del sistema
  11. 11. 11 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Le funzioni disponibili per l’utente consentono la visualizzazione e stampa della busta paga del mese in corso o dei mesi precedenti (regole particolari sull’argomento possono essere applicate grazie alla parametrizzazione della funzione – p.es. nr. Max di copie per cedolino, ecc.); è inoltre consentito l’accesso ad una bacheca virtuale contenente informazioni/comunicazioni di servizio direttamente imputate dell’ufficio del personale con possibilità di abbinamento di file/allegati. L’utente dispone del security log personale che consente di visionare il numero di accessi all’applicazione, dettagliando alcune informazioni quali data/ora di accesso, indirizzo IP, nome macchina. Le funzioni disponibili per l’ufficio del personale consentono un controllo totale del processo di distribuzione delle buste paga; nonché stampa diretta della busta paga di qualsiasi dipendente, stampa massiva di tutte le buste paga, blocco/sblocco singolo utente, visualizzazione security log, gestione anagrafica, ecc. FunzionalitFunzionalitàà
  12. 12. 12 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll La configurazione di seguito descritta è riferita alla soluzione già implementata su piattaforma Microsoft per un volume di utenti pari a circa 2.500 unità. Configurazione del sistema nr. 2 elaboratori posti in DMZ con configurazione a “doppio bastione” (v. disegno architetturale – Slide 9). Sono ambedue configurati con Sistema Operativo Microsoft Windows 2000 Server (si consiglia comunque Microsoft Windows 2003 Server). Segue…. Configurazione software 1/2Configurazione software 1/2
  13. 13. 13 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll L’elaboratore destinato ad ospitare l’applicazione software utilizza Microsoft IIS 5 (transaction server). L’elaboratore destinato ad ospitare la base dati utilizza Microsoft SQL 2000 Server. L’applicazione è realizzata con il linguaggio Microsoft .NET. La trasmissione del file al client avviene utilizzando il protocollo SSL. La cifratura dei file contenenti i cedolini avviene a 128bit. Configurazione software 2/2Configurazione software 2/2
  14. 14. 14 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayrollArchitettura IS/ITArchitettura IS/IT PDFPDF easyeasy--payrollpayroll electronic distribution flowelectronic distribution flow Massive Printing External payroll application Send to the system: all payslip traslated in PDF format and employers personal data in XLS format. After, a batch input insert the files in "PDF easy-payroll" for the encryption phase and personal data update in the DB. AABB CC DD 1 – Company users asks to view the payslip after editing of the PIN. After he can print the payslip using Acrobat Reader function. Serve r 2 – The Applet Server enter in the DB (D) and take the encrypted payslip in PDF format (After PIN check). MS Windows 2000 Web Server/ Application Server MS Windows 2000 Web Server/ Application Server MS Windows 2000 Data base Server (MS SQL Server 2000) MS Windows 2000 Data base Server (MS SQL Server 2000) DB IX EX
  15. 15. 15 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it PDFPDF easyeasy--payrollpayroll Maurizio PatitucciMaurizio Patitucci Responsabile commercialeResponsabile commerciale maurizio@evolutionbook.commaurizio@evolutionbook.com Grazie per Grazie per ll’’attenzione attenzione Molti uomini vedono le cose come sonoMolti uomini vedono le cose come sono e chiedono:e chiedono: ““PerchPerchéé??”” Noi sogniamo cose mai esistite e ciNoi sogniamo cose mai esistite e ci chiediamo:chiediamo: ““PerchPerchéé no?no?””

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