Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

EBS_Digest_Issue4

0 views

Published on

Published in: Design
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

EBS_Digest_Issue4

  1. 1. Digest Дайджест semiannual | issue #4 піврічне видання | випуск #4 leadership transparency legality motivation лідерство прозорість законність мотивація www.ebskiev.com
  2. 2. Олена Helen Вольська VolskaКеруючий партнер та директор Managing Partner and DirectorП U олітичний вектор України і ре- kraine’s political orientation and the альне економічне прагнення до country’s real economic commitment євроінтеграції призводять до по- to European integration are leading to ступової неминучої уніфікації до- the inevitable gradual harmonizationкументообігу, а також бухгалтерського of documents, as well as the harmonization ofобліку та фінансової звітності. accounting and financial reporting. Перехід публічних акціонерних ком- Public stock companies’ transition to usingпаній (ПАТ) на міжнародні стандарти фі- international financial reporting standards inнансової звітності з 2012 року – один із 2012 constitutes one of the necessary stepsкроків в цьому процесі. Для ряду компаній in this process. For some companies, suchтакі зміни стали неприємним, а головне – changes have become an unpleasant processздавалося б непотрібним сюрпризом, що and, of greatest significance, they may seemвимагає додаткових витрат і адміністру- to be an unnecessary surprise, requiring addi-вання. Інші ж, які вже мають досвід про- tional costs and administration. Other entities,ходження міжнародного аудиту, і відчули which already have experience in performingвсі його ЗА і ПРОТИ, навпаки зраділи international audits and have experienced allможливості обєднати два обліки в один. its pros and cons first-hand are, on the con- Прагнення українських компаній до trary, welcoming the opportunity to combineринків міжнародного капіталу, так чи the two forms of reporting into one unified com-інакше, впливає на операційну діяль- prehensive approach.ність компаній, часто додаючи в таку On way or another, Ukrainian companies’діяльність більше формалізації і бюро- desire to be active on global capital market-кратії, результати якої компанії повинні shaving an effecton companies’ respectiveпобачити дещо пізніше. Безумовно, такі operations, often in terms of scaling back someзміни впливають на роль бек-офісу, по- of the activities that aremore bureaucratic andступово перетворюючи фінансові ди- that involve many formalities – suchcompaniesрекції з традиційних підприємницьких will see the fruits of these measures a little«казначейств» у повномасштабні і бага- later on. Of course, such changes also affectтофункціональні підрозділи, без ефек- the role of the back-office, gradually trans-тивної роботи яких неможливо провести forming financial management practices fromжодну серйозну операцію. traditional business practices to full-scale and Хоча ці актуальні питання на порядку multi-functional units without resorting to labor-денному здаються новими, вони без- intensive work, with which it would be impos-умовно турбували багато поколінь до sible to conclude any serious business deals.нас і, швидше за все, це нове звучан- Although these important issues on theня традиційних питань. Отже, де межа agenda seem to be new, they are certainlyміж бюрократією, результативністю та something that has posed a challenge to manyефективністю роботи бізнесу? Саме цим generations before us and, most likely, this canпитанням ми приділили увагу у цьому be considered a new ‘packaging’ of a long-випуску EBS Digest. standing problem. Thus, it must be asked where exactly the line exists between bureaucracy, and business effectiveness and efficiency?
  3. 3. Безглуздо братися за роботу, не розрахувавши, скільки вона потребує праці і часу і чи вистачить сил довести її до кінця. Робінзон Крузо Даніель Дефо “It is foolish to take a new job without calculating how much time and effort itwill require and whether there be enough strength to see it through to the end” Robinson Crusoe by Daniel Defoe
  4. 4. Back-office: індивідуальнавідповідальність – загальнийрезультат..........................................................c.7The back office: individualresponsibility – overall result. ..........p.7Перехід українських компаній наМСФЗ без труднощів..........................c.12Ukrainian companies’ adoption ofIFRS without any difficulties.............p.12Формалізація бізнес-процесів:бюрократичний бар’єр абовідправна точка?......................................c.16Formalizing business process:bureaucratic barrier or startingpoint?.....................................................................p.16
  5. 5. Дайджест 7 піврічне видання | випуск #4Back-office: The back office:індивідуальна individualвідповідальність – responsibility –загальний результат overall resultБ T агато керівників, на яких, в силу here are many managers, who, bear високої посади лежить відпові- heavy responsibility for making im- дальність прийняття управлінських portant decisions due to their high рішень, дуже не люблять нарад. І ranking position, do not like meetingsзовсім не тому, що їм нема чого на них very much. This is not necessarily becauseсказати, нудно або є страх отримати сер- they have nothing to say at them, that theyйозну догану. Як правило, причина неба- get bored or that they fear that they will beжання в черговий раз входити в кабінет seriously reprimanded. Rather, as a rule, theтоп-менеджера, де зібралися і колеги – reason for their reluctance to once again en-керівники структурних підрозділів, проста: ter the office of a top manager, where manyнарада знову ризикує перетворитися на of his colleagues (usually department heads)«битву титанів» або, що ще гірше, на ба- have gathered is rather simple: such a meet-нальне з’ясування стосунків: хто правий, ing may yet again poses risk of becomingа хто – ні. a “Clash of the Titans” or, worse, a banal showdown about who is right and who is not. У чому ж причина таких неконструктив-них зборів? Чому дорослі розумні люди, So what is the reason for such non-con-більш того – успішні керівники, кілька structive assembly? How can intelligentгодин поспіль звинувачують один одно- adults, who are, in fact, successful execu-го в зірваних термінах поставок товару, tives, waste several hours, not to mentionнекоректно оформленій документації, energy, accusing each other for the failure toпомилках в перерахуванні платежів і, як meet deadlines for the delivery of goods, theнаслідок, втраті клієнтів? incorrect processing of documentation, errors Однією з головних причин цього є від- in transacting payments, and consequently,сутність чіткого розмежування в функціо- the loss of customers?налі підрозділів компанії, спільно задіяних One of the main reasons for such behav-в тому чи іншому проекті. ior is the lack of a clear demarcation in the Але настає момент, коли топ-менеджер functional departments within the company,і сам розуміє, що ситуація з робочими на- where such departments are jointly involvedрадами виходить з-під контролю. І якщо не in a particular project.вжити жодних дій щодо зміни положення, But there comes a time when a top man-загострення пристрастей і відсутність ре- ager himself understands that the situationзультату негативно відіб’ються на всьому with working meetings simply gets out of con-бізнесі. trol. He is also aware that, if nothing is done to change the situation, the intensity of emo- У тилу і на передовій tions and lack of results will ultimately have a Врятувати описане вище критичне по- negative impact on the business as a whole.ложення допоможе структурне і функці-ональне розділення компанії на два вза- In the rear and on the frontємодоповнюючих «табори»: фронт-офіс Except for the above-described criticalі бек-офіс. situation, one thing that will help the com- Саме це важливе питання стоїть на по- pany is to ensure the structural and functionalрядку денному того топ-менеджера, який separation of two complementary “camps”:
  6. 6. 8 прагне налагодити ефективну взаємодію the front office and the back office. між підрозділами компанії для досягнення Namely this very important issue is on the спільного результату. agenda of those top managers, who seek to Для того, щоб зробити це правильно, establish effective communication between не порушивши основні бізнес-процеси, the various business units in order to achieve керівнику або власнику компанії важли- a common beneficial outcome. во розуміти, в чому суть бек-офісу, і які For the manager or owner of the company саме функції можна передати цій частині to be able to do this properly, without violating організаційної структури. basic business processes, it is important to На сьогоднішній день в середовищі біз- understand the essence of the back office несменів існує кілька визначень поняття and just what functions can be transferred «бек-офіс»: to this part of the company’s organizational 1. Це підрозділ компанії, до завдань structure. якого входить: Given the context of today’s business en- • Реєстрація операцій та угод, їх доку- vironment, there are several definitions of ментальне оформлення; “back office”: • Супровід угод; 1. This is a division of the company, the • Контроль виконання поставлених за- functions of which include the following: вдань і планів. • Recording transactions and transactions and processing related paperwork; 2. Бек-офіс – це всі підрозділи компанії, • Supporting transactions; які виконують функції підтримки основної • Monitoring the implementation of tasks діяльності. Іншими словами, це об’єднання and plans. підтримують підрозділи з різним набором операцій, які вони обслуговують: 2. The back office is comprises of all • Кредитування; business units, which serve to support its core • Інвестиційний бізнес; activities. In other words, it is an association • Реєстрація та контроль господарських of supporting units that service different set операцій; of operations, as follows: • Картковий бізнес; • Credit lending; • Юридична служба; • Investment banking; • Інформаційні технології; • Recording and controlling business • Контактний центр та ін. operations; Найпоширенішим серед вітчизняних • Credit/debit card business; компаній є перше визначення. Однак, з • Legal services; досвіду світової практики, найбільш ві- • Information technology; рним – друге. • Contact center, etc. Але можливий і третій варіант перехо- The most common of these two versions ду до розділення функцій: компанія може among domestic companies is the first defini- поступово, еволюційно рухатися від пер- tion. However, the experience of international шої моделі бек-офісу до другої. А з часом practice demonstrates that the most loyal може прийти навіть до того, що більша version is actually the second one. частина функцій, які підтримують осно- But there is a third option in terms of mov- вний бізнес, може бути віддана на аутсор- ing towards a division of labor: the company синг. Це привабливо для топ-менеджера can gradually evolve from the first model of з багатьох аспектів, серед яких найбільш the back office to the second one. Over time, важливими можна назвати: it can even arrive at the fact that most of the • Суттєва економія коштів на утри- supporting core business functions can be мання штату співробітників допоміжної designated for outsourcing instead. This is an структури; attractive option for top managers in many re- • Більш високий результат роботи під- spects, among which the most important are: тримуючого підрозділу, тому що за справу • A significant cost savings in terms of беруться профільні кваліфіковані фахівці. maintaining a staff support structure;
  7. 7. Дайджест 9 піврічне видання | випуск #4 Яку модель реструктуризації компа- • Improved results of the operations of theнії вибере власник – вирішувати йому. supporting business unit due to the involve-Важливо тільки враховувати специфіку ment of highly qualified professionals.бізнесу, рівень розвитку компанії і можли- Which model the company’s owner willвості, які є у організації для коригування choose to facilitate business restructuring isабо навіть повної зміни бізнес-процесів. ultimately up to him. It is, however, important Коли ж все детально проаналізовано, to take into account the specific sphere ofвизначені сильні сторони і можливості business, the level of the company’s develop-компанії, прораховані можливі ризики ment, and the opportunities that exist withinпри поділі зон відповідальності, компа- the organization in terms of correcting or evenнія сміливо може затверджувати нові біз- completely changing its business processes.нес-моделі і вибудовувати комунікації між Once the company has achieved a de-підрозділами. tailed analysis, identified its strengths and Такий послідовний і спланований пере- opportunities, and calculated risks in rela-хід до розподілу функцій дозволить топ- tion to the division of responsibilities, it canменеджеру з найменшими ресурсними safely approve new business models andвитратами закласти міцну основу для build communication between its compositeефективного управління блоком підтримки departments.бізнесу, коли він буде остаточно сфор- This consistent and planned transition to-мований, і з’являться перші результати wards the separation of business functionsроботи. should allow top managers, with the lowest Але все це, безсумнівно, буде пізніше. financial expenditures involved, to build aА поки в компанії кипить робота: необхід- solid foundation for the effective managementно створити карти бізнес-процесів нових of a business support unit when it is finallyструктур, перевірити все до самих дрібниць, formed and the company starts to ultimatelyі тільки потім починати впроваджувати нові see the results.принципи в роботу компанії. Перерахуємо But all this will no doubt occur later. In theдеякі з них, найбільш важливі: meantime, the company has plenty of work • Створення та впровадження в компа- ahead of it: it is necessary to map out theнії нової корпоративної культури, згідно business processes of the new structures,з якою завдання бек-офісу – допомога в to check everything in detail, and only thenроботі тим підрозділам, які перебувають begin to introduce new principles at the com-«на передовій», тобто, фронт-офісу; pany. While not an exhaustive list, the most • Бек-офіс – це підрозділ компанії, по- important elements are as follows:кликаний не тільки допомагати всім іншим • The creation and implementation of aпідструктурам в основній діяльності, а й new corporate culture at the company, ac-контролювати операції та угоди. Таким cording to which the task of the back office isчином, бек-офіс дає незалежну оцінку to help those divisions that are “on the front”проведеним операціям, оформляє їх від- so to speak. This is, in order words, the frontповідним чином. office; • The back office is a division of the com- Бек-офіс – друг, але істина дорожча pany that is designed not only to assist the Ще один важливий момент, про який rest of the divisions in performing their mainварто пам’ятати топ-менеджерам, це фор- activities, but also to keep track of opera-малізація відносин між фронт-офісом та tions and transactions. Thus, the back officeбек-офісом. also provides an independent assessment В даний час у світовій практиці широко of ongoing operations and executes themвикористовується Угода про рівень надан- accordingly.ня послуги (Service Level Agreement абоSLA). Суть даної угоди в тому, щоб чітко The back office – a friend, but the truthвстановити всередині організації регулю- is dearerвання взаємовідносин між підрозділами, Another important point that top man-залученими в один процес. agers should recall is that this represents
  8. 8. 10 У такій угоді міститься детальний опис a formalization of the relationship existing показників роботи бек-офісу, методів і за- between the front office and the back office. собів контролю, а також прописана вар- At the present time, a Service Level тість роботи бек-офісу, яку «виплатить» Agreement (or SLA) is common used in цьому підрозділу фронт-офіс після отри- world business practices. The essence of мання загального результату. this agreement is that it clearly establishes a Подібні Угоди про рівень надання по- system for regulating relations between the слуги дуже ефективні з точки зору дотри- entities involved in a single process within a мання взаємних домовленостей, а також given organization. для оцінки ефективності роботи бек-офісу. Such an agreement provides a detailed description of performance standards for the Консультанти в допомогу work of the back office, the ways and means Трапляється, що усно і на папері процес to monitor and measure its performance, as поділу функцій між підрозділами компанії well as the cost of the back office’s opera- цілком зрозумілий і простий, а на практиці, tions, which is ultimately “paid for” by the front для топ-менеджера все виглядає не так office after achieving the overall result. райдужно. Such agreements about the level of ser- І якщо можливі ризики самостійного vices to be provided are very efficient in terms створення в компанії бек-офісу в наявнос- of compliance with mutual agreements, as ті, то в даному випадку варто звернутися well as for the purpose of eventually evaluat- по допомогу до зовнішніх консультантів. ing the performance of the back office. Тим більше, що вирішення такого важли- вого завдання за допомогою аутсорсингу Consultants available to provide має ряд істотних переваг: assistance 1. Об’єктивне бачення ситуації в ком- It does sometimes happen that, both oral- панії. Власнику складно абстрагуватися, ly and on paper, the process of separating і не приймати близько до серця турботи functions between the company’s divisions is рідного «дітища» при прийнятті стратегічно rather straightforward and simple. However, важливого рішення. Зовнішній консультант, in fact, things are not always so rosy for all навпаки, подивиться на ситуацію збоку, і top managers. на його рішення в частині завдань будуть If the possible risks of creating a back of- впливати тільки об’єктивні фактори. fice within the company seem to be obvious, 2. Можливість зберегти конструктивні in such a case you should seek the assis- відносини між підрозділами. А для кому- tance of external consultants. All the more нікацій з питань узгодження нових бізнес- so since the resolution of this important task процесів, функцій і т.д. є посередник – зо- through outsourcing actually offers a number внішній консультант. of clear advantages: 3. Раціональне використання робочого 1. An objective view of the situation in the часу співробітників. Під час процесу пе- company. It is difficult for the owner to ignore, реходу на нову структуру співробітникам and to not take the concerns of his native немає необхідності відволікатися на ви- “child”, so to speak, to heart in making strate- конання додаткових завдань, пов’язаних gic decisions. An external consultant, on the із змінами в компанії. Всю роботу по під- contrary, looks at the situation from the outside готовці, оформленню, узгодженню доку- and in realizing his purpose, his decisions will ментації бере на себе консультант. only be influenced by objective factors. Як бачите, залишити у минулому раз і 2. The ability to maintain constructive rela- назавжди щотижневі і щомісячні баталії в tions between the company’s divisions. In re- кабінеті керівника у зв’язку з невиконани- lation to communications about harmonizing ми по чиєїсь вини планами досить просто. the new business processes, functions, etc., Головне, чітко визначити, чим повинні, на the company can always resort to using an ваш погляд, займатися фронт-і бек-офіси. intermediary, such as an external consultant. В іншому – ми Вам допоможемо! 3. The efficient use of staff time. During the transition to the company’s new structure,
  9. 9. Дайджест 11 піврічне видання | випуск #4employees do not need to be distracted byadditional tasks related to the changes tak-ing place in the company. A consultant canperform all the work done on the preparation,execution, and coordination of the necessarydocumentation. As you can see, it is really not so difficultto finally leave behind, once and for all, thoseweekly and monthly battles in the director’soffice about someone’s non-fulfillment ofsomeone else’s plans. The main thing re-quired is to clearly define, in your own opin-ion, what should be the functions performedby the front and back offices respectively.With regards to the rest, we’d be happy toassist you!
  10. 10. 12 Перехід українських Ukrainian companies’ компаній на МСФЗ adoption of IFRS без труднощів without any difficulties 12 O травня 2011 Верховною Радою n May 12, 2011, the Parliament України були внесені зміни в of Ukraine amended the Law Закон України «Про бухгал- of Ukraine “On Accounting and терський облік та фінансову Financial Reporting in Ukraine”, звітність в Україні», які порушили питання which raised the issue of Ukrainian com- переходу українських компаній на між- panies’ adoption of international financial народні стандарти фінансової звітності. reporting standards. Already beginning in Вже з 2012 року публічні акціонерні то- 2012, various kinds of businesses – public вариства, банківські установи, страхові joint stock companies, banking institutions, компанії, а також компанії, які займають- insurance companies, and companies en- ся видами діяльності, затвердженими gaged in activities that have been approved Кабінетом Міністрів України, зобов’язані by the Cabinet of Ministers of Ukraine – are складати і опубліковувати фінансову звіт- required to prepare and publish their financial ність та консолідовану фінансову звітність statements and consolidated financial state- за міжнародними стандартами. ments according to international standards. Компаніям, які не входять в вище пе- Companies that do not fall within the list релічений список, надали можливість provided above have been given the opportu- самостійно приймати рішення про вико- nity to decide for themselves as to the use of ристання МСФЗ для складання звітності. International Financial Reporting Standards Крім цього будь-яка Компанія може вести (IFRS) for reporting purposes. In addition, any бухгалтерський облік, керуючись виключ- company can maintain accounting records, но міжнародними стандартами, для цього guided solely by international standards; for необхідно інформувати про своє рішення this, it is necessary to inform the relevant Державні органи. state agencies about this decision. Багато компаній, які раніше не стикали- Many companies that have not previously ся з МСФЗ, з побоюванням зустріли зміни encountered IFRS have welcomed the new в законодавстві України. Хоча, якщо по- changes in Ukrainian legislation with caution. рівняти МСФЗ зі звичними національними However, if you compare IFRS accounting стандартами, то відразу стане зрозуміло, with the customary national standards, що вимоги до бухгалтерського обліку в it immediately becomes clear that the них досить схожі, а багато з них взагалі accounting requirements in both of them are ідентичні. Складнощі в переході на МСФЗ actually quite similar, and many of them are можуть виникнути у тих компаній, які при largely identical. The companies that will face веденні бухгалтерського обліку не дотри- difficulties in making the transition to IFRS муються вимог П(С)БО, а також у яких accounting may be those who do not comply перевага віддається веденню податкового with the requirements of Ukrainian Accounting обліку. Такі складнощі можна легко усу- Standards in their management accounting нути наступним чином: practices, as well as those that give priority to • навчанням персоналу; the maintenance of tax records. Such issues • написанням чітких облікових політик, can be easily resolved through the following що підвищить дисциплінованість співробіт- activities: ників в процесі ведення бухгалтерського • The training of personnel; обліку; • Writing clear accounting policies that will • розділити податковий та бухгалтер- improve employees’ disciplinein the account- ський облік в системі обліку. ing process;
  11. 11. Дайджест 13 піврічне видання | випуск #4 Основною відмінністю МСФЗ та наці- • Dividing tax reporting and accountingональними стандартами у сфері ведення within the company’s accounting system.бухгалтерського обліку є принцип превалю- The main difference between IFRS andвання сутності над формою. Цей принцип є national accounting standards is the prin-одним з основоположних при веденні бух- ciple ”substanceover form”. This principleгалтерського обліку за МСФЗ. На жаль, не is among those that are fundamental in theдивлячись на те, що П(С)БО також декларує management of accounting under IFRS.даний принцип, більшість українських ком- Unfortunately, despite the fact that theпаній його не дотримуються, і відображають National Accounting Regulations (Standards)операції, виключно виходячи з юридичної also declares this principle, most Ukrainianформи, ігноруючи економічну сутність. companies do not observe it, and reflect their- Якщо Компанія при веденні бухгалтер- business operations solely on the basis ofського обліку дотримується національних legal form, ignoring the economic reality.стандартів і не має операцій, які можна If a company observes national standardsтрактувати двояко, то можна з упевненіс- in its accounting records maintenance andтю стверджувати, що труднощів при пере- does not have any operations that may beході на МСФЗ у бухгалтерському обліку interpreted in two different ways, then oneбуде мінімум, якщо вони будуть взагалі. can say with confidence that such a company Якщо аналізувати і порівнювати ви- would have only minimal difficulties in makingмоги до складання фінансової звітності the transition to IFRS accounting in the caseта консолідованої фінансової звітності that they experience any at all.МСФЗ і П(С)БО, то тут дійсно існує велика Upon analyzing and comparing the re-кількість відмінностей. МСФЗ вимагає до- quirements for preparing financial statementsдаткові розкриття, примітки та аналіз фі- and consolidated financial statementsunderнансових показників, що не передбачено IFRS and Ukrainian Accounting Standards,національними стандартами. Національні here we can definitely identify a large numberж стандарти передбачають чіткі форми of differences. IFRS accounting requires ad-звітів, які входять до складу фінансової ditional disclosures, notes and an analysis ofінформації. МСФЗ дає вибір Компанії, в the company’s financial performance, whichякій формі складати звітність, регулюючи is not stipulated according to national ac-тільки основні методологічні підходи. counting standards. The latter also provide До недавнього часу більшість Компаній, clear reporting forms, which make up part ofякі зобов’язані або прийняли рішення скла- the required financial information. IFRS givesдати звітність за МСФЗ, не мали ніякої the company the opportunity to choose forінформації про вимоги державних органів itself what form of reporting should be uti-до формату складання звітності. 7 грудня lized, adjusting only the main methodological2011 НБУ спільно з Міністерством фінансів approaches.України та Державною службою статисти- Until recently, most companies that areки Україні склали Лист «Про застосування required to or have independently agreedміжнародних стандартів фінансової звіт- to prepare their reporting according to IFRSності. Відповідно до даного листа порядок had no information about government agen-складання фінансової звітності та консолі- cies’ requirements about the reporting format.дованої фінансової звітності підприємств On December 7, 2011, the National Bank(крім банків) визначається П(С)БО. of Ukraine, the Ministry of Finance, and the Отже, Компанії, при складанні фінан- State Statistics Service of Ukraine draftedсової звітності за МСФЗ, будуть вико- the Letter “On the application of internationalристовувати знайомі форми звітності. accounting standards”. According to this let-Якщо облікова система Компанії досить ter, the procedure for preparing the financialавтоматизована і дозволяє формувати statements and consolidated financial state-стандартні форми фінансової звітності, ments of companies (excluding banks) is de-то при переході в бухгалтерському обліку termined according to Ukrainian Accountingна МСФЗ підприємство не понесе жодних Standards.додаткових витрат, і не буде зазнавати Consequently, in preparing financial state-труднощів при підготовці МСФЗ. ments under IFRS, the company should use
  12. 12. 14 Можливі труднощі, як це не дивно, мо- the form of reporting that it is familiar with. жуть виникнути у компаній, які вже мають If the company’s accounting system is suf- досвід складання фінансової звітності по ficiently automated and allows you to create МСФО. Особливо це стосується Компаній, standard forms of financial statements, then, які автоматизували процес побудови фі- in making the transition to IFRS accounting, нансової звітності, оскільки формати зві- the company does not incur any additional тів, які входять до складу звітності, можуть costs and should not face any difficulties in не відповідати законодавству України. Для the preparation of IFRS reporting. більш детального опису можливих склад- As strange as it may sound, the compa- нощів необхідно проаналізувати підходи nies that may face potential difficulties will be до побудови кожного виду звітів. those that already have some experience in preparing financial statements under IFRS. Баланс (Звіт про фінансовий стан) This is especially true with respect to com- МСФЗ, на відміну від національних panies that have automated the process of стандартів, не регулює формат складан- preparing their financial statements, since ня даного звіту, а лише містить ряд міні- the reporting formats that are included in the мальних вимог до статей, які обов’язково financial statements may not fully comply with повинні бути включені до складу даного Ukrainian legislation. For a more detailed звіту. Компанії, які вже складали МСФЗ description of the possible complications, звітність, повинні модифікувати формат approaches to the construction of each type Балансу відповідно до вимог українського of report should be analyzed. законодавства. З нашої точки зору, це не стане великою проблемою для Компаній, Balance Sheet (Statement of Financial оскільки формат національного Балансу Position) досить схожий на формат, який викорис- IFRS accounting, in contrast to national товує більшість Компаній при складанні accounting standards, does not regulate the звітності згідно з МСФЗ. format in which this report is drafted, but it does contain a number of minimum require- Звіт про фінансові результати (Звіт ments for items that must be included in this про сукупний дохід) report. Companies that already have ex- Відповідно до МСФЗ, Звіт про сукуп- perience preparing reports under IFRS will ний дохід складається з двох розділів або need to modify the format of the Balance двох окремих звітів (за вибором Компанії) Sheet in accordance with the requirements – Звіт про фінансові результати, Інший of Ukrainian legislation. From our point of сукупний дохід. Компанія може використо- view, this should not be a big problem for вувати першу частину Звіту про сукупний companies, since the format of the National дохід (або Звіт про фінансові результати) Balance is sufficiently similar to the format для складання стандартної Форми № 2, that is used by most companies when report- оскільки вони мають досить схожу струк- ing under IFRS. туру. Єдиним проблемним моментом може бути наявність у Формі № 2 такого розділу Profit and Loss Statement (Statement звіту як Надзвичайні доходи і збитки, які of Comprehensive Income) не виділяються окремо в МСФЗ звітнос- In accordance with IFRS, the Statement ті. Для вирішення цієї проблеми Компанії of Comprehensive Income consists of two необхідно буде виділити такі доходи (збит- sections or two separate reports (this is for ки), якщо вони були, з інших статей Звіту the company to decide for itself) –the Income і віднести на коректну статтю. Statement, and Other Comprehensive Income. The company may use the first part Звіт про рух грошових коштів of the Statement of Comprehensive Income Відповідно до національних стандартів (or Income Statement) for preparing the для побудови даного звіту використову- standard form no. 2 due to the fact that they ється прямий метод. МСФЗ також дають both have a fairly similar structure. The only перевагу прямому методу складання problem point with this may be that, in form
  13. 13. Дайджест 15 піврічне видання | випуск #4Звіту, але не забороняють використання no.2, there is a section of the report calledнепрямого методу. На практиці більшість ‘extraordinary gains and losses’, which areкомпаній для цілей підготовки МСФЗ. Це not allocated separately in IFRS reporting. Toтягне за собою додаткові роботи, пов’язані address this issue, the company will need toз підготовкою аналогічного звіту для під- allocate such gains (losses), if there are any,готовки звітності відповідно до законо- of other items of the Statement and relateдавства України. Компанія може вирішити them to the correct article.цю проблему за допомогою автоматизаціїпобудови такого звіту в системі МСФЗ Cash Flow Statementобліку. Для цього необхідно створити ко- In accordance with the national stand-ректний довідник «Статей руху грошових ards for the formation of this report, the di-коштів» і базуючись на цій інформації по- rect method is used. International Financialбудувати необхідний звіту. Reporting Standards also give preference to the direct method of reporting, but does not Звіт про власний капітал prohibit companies from using the indirect Формат цього звіту в МСФЗ та П (С) БО method. In practice, most companies useє практично ідентичним, тому особливих indirect method for the purpose of preparingпроблем, пов’язаних зі складанням такого reports under IFRS. This entails additionalзвіт виникнути не повинно. work associated with the preparation of a Виходячи з вищесказаного, можна зро- similar report for presenting financial state-бити висновок, що при грамотному веден- ments in accordance with Ukrainian legisla-ні бухгалтерського обліку і достатньому tion. A company can resolve this problem byрівні автоматизації облікової системи у automating the construction of such a reportКомпанії не повинно виникнути труднощів in the IFRS accounting system. To do this,при переході на МСФЗ. Компанії, які по- it is first necessary to create a proper guideстійно складають фінансову звітність за regarding “Cash flow items” and, based onМСФЗ, можуть сміливо переходити на між- this information, create the required report.народні стандарти не тільки в підготовцізвітності, а й у веденні бухгалтерського об- Statement of Owner’s Equityліку, що мінімізує трудовитрати на ведення The format of this report in IFRS and us-паралельного обліку або трансформації ing Ukrainian Accounting Standards is virtu-звітності. ally identical, so there should be no special problems associated with the preparation of this report. Based on the foregoing, it can be conclud- ed that, given that a company’s accounting records are properly maintained and with a sufficient level of automation of its accounting system, a company should not have much difficulty in making the transition to the IFRS system. Companies that regularly prepare their financial statements in accordance with IFRS standards, can safely make the move to using international standards not only in the preparation of its financial reporting but also in its accounting records maintenance. This would minimize the effort required to maintain parallel accounting or to restate fi- nancial statements according to Generally Acceptable Accounting Principles.
  14. 14. 16 Формалізація Formalizing бізнес-процесів: business process: бюрократичний бар’єр bureaucratic barrier або відправна точка? or starting point? Е T фективність бізнес-процесів – це he effectiveness of business process- одна з ключових тем при побудові es is one of the key themes when it роботи будь-якої компанії. І саме comes to building up any company. від того, наскільки чітко описані The result inevitably depends on the процеси, наскільки вони зрозумілі всім extent to which the processes are exactly de- співробітникам, задіяним в цих процесах, tailed and the degree to which they are clearly і буде залежати результат. understood by all staff members involved in these processes. На сьогоднішній день в Україні дале- ко ще не всі компанії працюють по на- At this time in Ukraine, far from all com- лагодженим до найдрібніших подробиць panies conduct their operations according to бізнес-процесам. Але тенденція така, що a well-oiled mechanism in terms of smooth- все більше і більше керівників і власників ing out the smallest details of their business бізнесу всерйоз замислюються про необ- processes. However, we can observe a trend хідність введення та опису в компанії всіх whereby more and more executives and busi- процесів діяльності. ness owners are seriously considering the В результаті, компанії опиняються в од- need to introduce and specify all processes ній зі звичайних для даного етапу їх роз- entailed in the company’s activities. витку ситуації: As a result, companies find themselves 1. Керівник розуміє необхідність у ско- in one of several typical situations given this роченні витрат за рахунок підвищення stage of their development: ефективності роботи підприємства. 1. The top manager understands the need 2. Керівник або власник компанії ініці- to reduce costs by improving the efficiency of юють процес автоматизації роботи. his business. 3. Компанія прагне до збільшення до- 2. The top manager or owner of the com- ходів, але у керівництва поки що відсутнє pany initiates the process of automatizing the чітке розуміння, за рахунок чого це можна company’s operations. зробити і де саме шукати додатковий ви- 3. The company aims to increase revenue, робничий резерв. but its management still does not clearly un- 4. Клієнти компанії не отримують ба- derstand how this can be achieved and where жаний продукт або отримують його з по- it can find additional production reserves. рушеннями обумовлених термінів. 4. The company’s customers are not receiv- 5. Керівництво компанії бажає мати ясне ing the product they desire or are obtaining it in і чітке уявлення про всі можливі точки контр- the case of violations of the agreed-upon terms. олю діяльності, а також своєчасну звітність 5. The company’s management wants to gain від осіб, відповідальних за процес контролю. a clear and concise picture of all possible points 6. Працівники компанії періодично вияв- of control in terms of the company’s activities, ляють невдоволення повторюваними діями as well as achieve the timely reporting of those на своїх ділянках роботи, які віднімають persons responsible for the monitoring process. значну кількість робочого часу. 6. Company employees periodically ex- Перераховані моделі – лише мала час- press their dissatisfaction with specific repeat- тина того, що може послужити для керів- ed actions that result in the loss of a signifi- ника поштовхом до першої і найбільш важ- cant amount of working time in their respective ливої дії: аналізу ситуації, що склалася. spheres of activity.
  15. 15. Дайджест 17 піврічне видання | випуск #4 Розібратися в ситуації The above-listed scenarios are only a small Отже, керівнику або власнику, розби- part of what could, for managers, serve as anраючись в існуючому стані справ, важливо impetus to take the first and most importantз’ясувати наступне: step: a critical analysis of the situation. • Хто і що саме робить на певному етапіконкретного процесу; Gaining a clear understanding of the • На кого покладено функцію контролю situationза дану дію; In order for the top manager or business • Хто несе відповідальність за кінцевий owner to ultimately be able to figure out theрезультат дії; current state of affairs with his company, it is • Яким чином можна підвищити ефек- important to first clarify the following:тивність бізнес-процесу. • Specifically what should be done at a Але з’ясувати все це керівнику якраз certain stage of a given process and whoне представляється можливим. Адже в should do it?компанії немає детально описаних (фор- • Who should the task of monitoring suchмалізованих) бізнес-процесів. А, отже, і actions be assigned to?критеріїв для оцінки правильності та ефек- • Who is responsible for the final result ofтивності роботи процесу теж немає. specific actions? Зовсім інакше йде справа при аналогіч- • How is it possible to improve the effec-ному аналізі в компанії, де формалізація tiveness of business processes?бізнес-процесів є правилом, та й сам про- But it seems to be an impossible feat to ex-цес формалізації строго регламентований. plain all of this to the company’s management.У таких компаніях керівник завжди може After all, the company has never previouslyотримати відповіді на свої питання. Крім formalized (described in detail) its own busi-того, у керівника є певні важелі впливу на ness processes. Consequently, the criteria forспівробітників, задіяних в тому чи іншому evaluating the accuracy and efficiency of suchбізнес-процесі. Чи допустив хтось помилку processes are also lacking.на якомусь з етапів процесу, чи порушив It is quite a different situation when it comesтерміни – завжди є формалізований і за- to performing a similar analysis in a companyтверджений бізнес-процес, на підставі where the formalization of business processesякого і проводиться аналіз дій. is the rule, and where the formalization process is strictly regulated. In such companies, man- Від аналізу – до дії agers are always able to receive answers to Що може робити керівник компанії, their questions. In addition, the manager alsoу якого не описані і не впроваджені біз- has some leverage over employees engagedнес-процеси, а розібратися в ситуації по- in a particular business process. Whetherтрібно? Як правило, він в терміновому someone has made a mistake at some stageпорядку доручає необхідний бізнес-про- of the process, or whether he/she has goneцес створити, і особливу увагу в ньому past deadline – there always exists a formal-приділити тій складній ситуації, яку він ized and approved business process, on theаналізував. basis of which any action can be analyzed. Доручити підлеглому описати процес –це додаткове завдання для співробітника, From analysis to actionі, отже, частина його основної роботи на What should be done in the case that aякийсь час буде відсунута. Здавалося б, і manager works at a company that has notпроцес буде зафіксований на папері, і ви- yet undertaken to determine and implementнні в порушенні цього самого процесу зна- business processes, where there is a needйдуться, а ефективність роботи в цілому for understanding of the situation? As a rule,не збільшується. А якщо подібні ситуації he immediately requests that the necessaryбудуть повторюватися? У результаті ком- business processes be established, and spe-панія лише збільшує значні часові витрати cial attention is given to the particular difficultна непотрібні дії. situation that he has analyzed.
  16. 16. 18 І що ж робити керівнику? Instructing a subordinate to outline a busi- По-перше, постаратися побачити ціліс- ness process becomes an additional problem ну картину того, як буде працювати під- for the employee and, therefore, part of his приємство в подальшому при аналогічних main work responsibilities will, for some time, ситуаціях. Іншими словами, створити в be delayed, so that they need to be dealt with компанії проект по формалізації бізнес- later. It would seem that the process would процесів. Основні завдання такого проекту finally be recorded on paper, and that anyone мають бути наступними: guilty of violating the process outlined therein • Зрозуміти принципи кожного етапу і will be identified, but that the company’s per- всього процесу в цілому; formance in general is not actually improved. • Описати всі існуючі в компанії So what if such a situation is again repeated? бізнес-процеси; As a result, the company will only be spend- • Затвердити бізнес-процеси; ing a significant amount of additional time on • Впровадити процеси в діяльність unnecessary activity. компанії. По-друге, змінити думку про те, що So what should a manager do in this документування (формалізація) бізнес- case? процесів-це трата часу. Навпаки, залу- First of all, the manager should try to see ченість осіб, задіяних у процесі, до опи- the full picture of how the company will oper- су цього процесу лише збільшить рівень ate in future given similar situations. In other особистої відповідальності за кінцевий words, he/she should create a project within результат. the company in order to formalize its business Але навіть при всіх цих ініціативах ба- processes. The main objectives of this project гато керівників часто стикаються з низкою should be as follows: суттєвих перешкод при досягненні постав- • To understand the principles of each in- лених цілей. Наприклад: dividual stage and the process on the whole; 1. Відсутність у керівника повної кон- • To describe all the business processes центрації на проекті з опису бізнес-про- already existing at the company; цесів. Дуже часто керівники настільки • To approve business processes; втягнуті у вирішення рутинних питань, що • To implement these processes within the такий необхідний компанії опис процесів company. відсувається на другий план. І виходить, Secondly, the manager should change the що «віз і нині там». view that the documentation (formalization) 2. Відсутність чітких рамок, в яких про- of business processes is a waste of time. On цес буде описаний. Це може спричинити the contrary, the involvement of the persons за собою відхід убік від поставленої задачі, involved in the process in outlining this process зайва зосередженість на дрібних деталях. will ultimately serve to increase the level of 3. Персонал компанії, яким рухає звич- personal responsibility for the final outcome. ка виконувати тільки строго певні функції, But even with all these initiatives, many страх виявитися неспроможним при зміні managers often face a number of significant (поліпшення) бізнес-процесу, відсутність obstacles in achieving their objectives. Several часу на обговорення і опис процесу. Варто examples are provided below: відзначити, що саме людський фактор 1. The lack of full concentration on the part може бути найбільш серйозною перешко- of the manager with respect to the project for дою, адже практично вся діяльність – це detailing the business processes. It very of- дії співробітників. ten occurs that managers are so involved in resolving routine day-to-day problems that the Можливі ризики, і як їх уникнути descriptions of business processes that are Всі перераховані вище перешкоди по- required by the company unfortunately fall to долати можна. Правда, тут перед керівни- the wayside. So it turns out that things don’t ками постає ще одна складна задача: на really get past that stage. якийсь час відволікти внутрішній ресурс 2. The absence of a clear framework компанії від виконання основних функцій through which the business processes should
  17. 17. Дайджест 19 піврічне видання | випуск #4для додаткового проекту з опису бізнес- be described. This can lead to becoming side-процесів. Крім того, на етапі узгодження lined away from dealing with the task or placingта затвердження документів є ризик ви- too much attention to minor details.никнення внутрішніх «політичних ігор» як 3. The company’s staff members, who areміж підрозділами, так і між окремими пра- driven by the habit to fulfill only their own strictlyцівниками. Причини таких чвар тривіальні: defined functions, and fears that their perfor-визначення зон відповідальності, механіз- mance may end up being seen as incompatibleмів і точок контролю. І, тим не менш, такі or redundant with the introduction of any chang-внутрішні ситуації не варто недооцінювати. es (improvements) in the business processes, Для того, щоб уникнути або мінімізу- as well as the lack of time to discuss and outlineвати ці та інші ризики, пов’язані з описом the necessary business processes. It should beбізнес-процесів, сьогодні широко поширені noted that it is specifically the human factor thatдва альтернативних підходи: may ultimately present the most serious obsta- • створення окремого методологічного cle, because virtually all activities boil down toпідрозділу в структурі компанії; actions taken by employees. • залучення до розробки та впрова-дження подібних проектів незалежної Possible risks and how to avoid themсторони – консалтингових компаній. All of the obstacles highlighted above can Реалізація першого підходу дозволить be overcome. However, here there is yet an-не відволікати внутрішній ресурс компанії other difficult task that arises before a company’sвід виконання основних функцій, адміні- management: to divert the company’s internalстративно розмежувати сфери відповідаль- resources, for a specified period, away from theності та впливу при описі бізнес-процесів. company’s core functions in order to address thisАле при цьому витрати на утримання тако- specific project to define the business processes.го підрозділу будуть для компанії постійни- In addition, there is another risk pertaining to theми, адже навіть за відсутності достатньої stage of agreeing on approving documents, asкількості проектів для завантаження під- these processes are subject to internal “politicalрозділу, необхідно виплачувати заробітну games” between the company’s departmentsплату співробітникам підрозділу, здійсню- and even between individual staff members. Theвати супутні адміністративні витрати. reasons behind such contentions are typically Співпраця з зовнішніми консультантами trivial and are related to the definition of job re-має такі переваги: sponsibilities, mechanisms and opportunities for • керівник отримує можливість і додат- controlling and monitoring. Nevertheless, suchковий стимул повністю контролювати хід internal dynamics within a company should notреалізації проекту, а також вимагати від be underestimated as a hindering factor.виконавця проміжних результатів роботи; With an eye to avoiding or minimizing • в рамках договору з зовнішнім про- these and other risks associated with the for-вайдером чітко закріплюються всі етапи malizing of business processes, nowadaysпроекту, визначається глибина опису та there are two alternative approaches that areрозкриття деталей процесів в документах; widespread: • персонал компанії отримує можливість • The creation of a separate methodologicalвисловлювати свої конструктивні заува- division within the company’s structure;ження по розробці та впровадженню про- • The involvement in independent consultingекту. Всі зауваження сортуються виконав- companies in the development and implemen-цем за ступенем значущості і виносяться tation of such projects.на загальне обговорення; The implementation of the first approach • керівництво компанії отримує можли- enables the company to not divert its inter-вість використовувати найкращий досвід nal resources away from the performance ofвітчизняних та зарубіжних гравців ринку, its basic functions, while providing for the ad-а також залучити незалежний погляд на ministrative delineation of responsibilities andіснуючі бізнес-процеси компанії; influence in the process of defining business • при підготовці документів консультанти processes. However, at the same time, the costвідразу вносять свої корективи, зауваження of maintaining such a division will something
  18. 18. 20 та пропозиції щодо підвищення ефектив- the company will continually have to deal with, ності процесів. due to the fact that, even in the absence of a Звичайно послуги зовнішніх компаній sufficient number of projects to keep the divi- коштують трохи дорожче використання sion occupied, the company will still need to внутрішніх ресурсів, але при цьому дані cover the wages of its employees, as well as витрати розраховуються виходячи з об- its related administrative costs. сягів робіт, тривалості проектів, пріорітетів Cooperating with external consultants in в поставлених завданнях, і носять строго these regards offers several specific advan- цільовий характер. tages, which are as follows: Таким чином, після прийняття рішення • The manager has the opportunity and ad- про необхідність запуску проекту по доку- ditional impetus to fully oversee the process in- ментуванню бізнес-процесів, ефективність volved in implementing this project, as well as реалізації такого проекту буде залежати від demand to see the intermediate results of the наявності внутрішнього ресурсу (часу) на work performed by the respective consultants; проект, і обсягу фінансування, який компа- • All phases of the project are clearly stipu- нія буде готова виділити на проект. Пошук lated within the framework of a contract signed керівниками компаній балансу в даних with the external consultant, along with the depth питаннях допоможе прийняти правильне of the required description and disclosure of рішення, вибрати найбільш прийнятний details of processes in the relevant documents; підхід до здійснення задуманого. • The company’s staff members have the opportunity to voice any constructive com- ments regarding the development and imple- mentation of the project. All comments should be sorted out by the consultant in order of im- portance and submitted for general discussion; • The company’s management is given the opportunity to draw on the best experience of both domestic and foreign market players, as well as gaining an independent perspective on the company’s existing business processes; • In preparing the documents, the consultants immediately introduce necessary changes, com- ments and suggestions in order to improve the efficiency of the relevant business processes. Of course, hiring the services of external consulting companies will ultimately be more expensive than using the company’s own internal resources, but it should be noted that these costs are calculated based on the amount of work performed, the duration of projects, the priorities of the objectives and tasks set forth. At the same time, they are strictly targeted in nature. Thus, after a company takes the decision regarding the need to launch a project aimed at documenting its business processes, the effectiveness of such a project will ultimately depend on the availability of internal resources (time) that can be dedicated to such a pro- ject, as well as the amount of funding that the company is willing to devote to this end. If a company’s management strives to find a bal- ance between these issues in this regard, this should help them to make the right decision and to choose the most appropriate approach in terms of implementing its plans.
  19. 19. Дайджест 21піврічне видання | випуск #4
  20. 20. Податки – це податки, а дороги – це дороги, і якщо немає податків – немає доріг. Це я сам вигадав! Робін Гуд Oлександр Дюма“Taxes are taxes and roads are roads, and if there are no taxes there are no roads. I came up with that myself!” Robin Hood by Alexandre Dumas
  21. 21. 24Правильність первинних документів– запорука врахування усіх витрат уподатковому обліку........................................c.25Correct primary documents are the keyto consideration of all expenses in taxaccountng. .............................................................p.25Рекламні та маркетингові послуги по-новому або «податкова амністія»......... c.31Promotional advertising and marketingservices in a new light or “tax amnesty”.p.31Особливості роботи з суб’єктамипідприємницької діяльності –фізичними особами у 2012 році.............c.38The specifics of working with soleproprietors in 2012............................................p.38
  22. 22. Дайджест 25 піврічне видання | випуск #4Правильність Correct primaryпервинних документів documents are the– запорука врахування key to considerationусіх витрат у of all expenses inподатковому обліку tax accountngЯ A к відомо, цього року відбулись s we know, over this past year, sig- значні зміни в податковому зако- nificant changes were introduced in нодавстві у зв’язку з введенням в Ukraine in terms of tax legislation in дію Податкового Кодексу. connection with the introduction of the new Tax Code. Всі ми сподівались, що основний по-датковий документ надасть можливість We had all hoped that the primary taxпідвищити ефективність діалогу бізнесу document would enhance the effectivenessта влади, вдосконалить податкову ре- of the dialogue existing between businessформу, змінить бюрократичну систему and government, improve upon tax reforms,адміністрування податків, врегулює зна- change the bureaucratic system involved inчну кількість неузгоджених між собою та tax administration, and rectify a significantнавіть суперечних одним одному законо- amount of uncoordinated and even conflict-давчих та підзаконних актів, регулюючих ing laws and regulations governing the taxподаткову сферу.Нажаль, в наших склад- sphere. Unfortunately, given our complexних реаліях дії недосконалої податкової realities of the existence of an imperfect taxсистеми,платники податків досить час- system, taxpayers often face the problem thatто стикаються з проблемою не визнання the tax authorities do not recognize certainподатковими органами певних витрат у expenditures as valid tax deductions.складі податкових. At first glance, amid all these problems, На перший погляд, на тлі всіх цих про- questions about the validity of the originalблем, питання правильності оформлення documents, may seem insignificant, evenпервинних документів навіть для досвід- for the experienced professional.Is it reallyчених фахівців може здатись несуттєвим. so important how documents are draftedДійсно, невже це так важливо – складати in order to adhere to clearly defined rulesдокументи, дотримуючись чітко визначе- and regulations? And is it important that theних норм та правил?І чи важливо, щоб rules for the preparation and completion ofправила складання та заповнення пер- primary documents are clearly defined andвинних документів були чітко визначені та documented regulatory documents? We areзафіксовані нормативними актами? Все increasingly asking ourselves the questionчастіше ми задаємо собі питання: а яким about how the accuracy of the source docu-чином правильність складання первинних ments may ultimately affect the recognitionдокументів може впливати на визнання та of cost and management accounting in taxврахування витрат у податковому обліку? accounting? Насамперед, звернемось до пункту 2 First of all, we turn to Paragraph 2 of Articleстатті 138 Податкового Кодексу, де чітко 138 of the Tax Code, which clearly stipulatesвизначено, що «витрати, які врахову- that “expenses, taken into account for de-ються для визначення об’єкта оподат- termining the object of taxation, shall beкування, визнаються на підставі пер- recognized on the basis of source docu-винних документів, що підтверджують ments evidencing the taxpayer’s paymentздійснення платником податку витрат, of expenses, the performance and storage

×