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LOGÍSTICA EFICIENTE

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Brinda competencias que facilitan un adecuado manejo de almacenes, una eficiente gestión de compras y un efectivo control de inventarios.

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LOGÍSTICA EFICIENTE

  1. 1. CURSO-TALLER LOGISTICA ALMACEN Y COMPRAS
  2. 2. CONTENIDO DEL CURSO 1. Fundamentos de Logística. 2. Gestión Rentable de Compras y Abastecimiento. 3. Gestión Eficaz de Almacenes y Centros de Distribución. 4. Administración Moderna de Inventarios y Control de Stock. 5. Gestión Estratégica de distribución y Transporte. 6. Principales Indicadores (KPI) en Logística y Mejora Continua.
  3. 3. FUNDAMENTOS DE LOGISTICA  Cadena de Suministros.  Gestión de la Cadena de Suministros.  Logística. Logística de Entrada, Logística de Salida.  Logística Inversa.  Perfil del Logístico Ideal.
  4. 4. 4
  5. 5. ¿Por que es importante la Cadena de suministros? 5
  6. 6. 6
  7. 7. 7
  8. 8. 8
  9. 9. 9
  10. 10. Análisis del mercado, determinar tamaño del mercado, sectores, oferta, rangos de precios Desarrollar el diseño Planificar las ventas Planificar los requerimientos de los materiales, lista de materiales requeridos, tiempo de entrega, cantidad a pedir, nivel de inventario Realizar la compra de materiales Controlar el inventario de materiales Producir los productos Almacenar los productos terminados Realizar las ventas y gestionar los pedidos Hacer la distribución física Facturar y cobrar Servicio de posventa, atención de reclamos, retroalimentación MARKETING INGENIERIA DE PRODUCTO VENTAS SUMINISTROS SUMINISTROS SUMINISTROS PRODUCCION Planificar la producción CONTROL DE LA PRODUCCION SUMINISTROS VENTAS SUMINISTROS CONTABILIDAD VENTAS 10
  11. 11. Adquirir los materiales, productos en proceso y productos terminados (en el Precio, Cantidad, Calidad y Tiempo correctos), necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y para la fabricación del producto requerido por el Cliente. Gestión de Compras 11
  12. 12. Se enfoca en transformar los requerimientos de los Clientes o la demanda del mercado en órdenes de producción Procesamiento de Pedidos Objetivos del Curso 12
  13. 13. Orden de compra 13
  14. 14. Garantizar la integridad de los insumos, productos en proceso y productos terminados (incluyendo el manejo de la información) así como su mantenimiento para ser usados por la empresa (producción) o entregados al Cliente. Gestión de Almacenes Objetivos del Curso 14
  15. 15. Definir y controlar el stock (cantidad) de insumos, productos en proceso y productos terminados. Un adecuado manejo de inventarios consiste en determinar el equilibrio óptimo entre demasiada y muy poca disponibilidad de los materiales. Gestión de Inventarios 15
  16. 16.  Planear  Implementar  Controlar Gestión de Distribución El flujo de materiales y productos, desde el origen (fábrica/almacén) hacia los lugares de su utilización con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes. 16
  17. 17. La Gestión de distribución se apoya en diferentes canales (intermediarios) que permiten que los productos lleguen a los Clientes en óptimas condiciones de tiempo y calidad. Canales de Distribución Distribuidor Mayorista Minorista Detallista Fabricante Clientes 17
  18. 18. Es el conjunto de actividades que le permiten a la empresa llegar a mercados del exterior exportando o importando productos y materiales ampliando la cobertura de sus operaciones. Logística Internacional 18
  19. 19. El objetivo es encontrar el mejor precio (materiales, fletes, almacenamiento, sueldos, equipos, etc) sin afectar la Calidad, el Plazo de Entrega, y el Servicio. Los indicadores sirven para controlar, medir y evaluar los procesos a lo largo del tiempo. Costos e Indicadores Logísticos “Lo que no se mide no se controla, ni se puede mejorar” 19
  20. 20. Administrar, controlar y mejorar los procesos de la SCM apoyándonos en los sistemas de información que nos permiten tomar decisiones rápidas y adecuadas. Integración y Sistemas de Control de la SCM 20
  21. 21. LOGISTICA, COMPRAS Y ALMACENES Modulo 1. Fundamentos de Logística 21
  22. 22. • Es el conjunto de procesos que abarcan desde la obtención de las materias primas hasta la entrega de los productos terminados a los consumidores finales. • En muchos casos está conformada por procesos pertenecientes a distintas empresas. Cadena de Suministro La Cadena es tan fuerte como su eslabón más débil 22
  23. 23. Proveedores Empresa ManufacturaProveedores Logística de entrada Transporte Almacenaje Entrega Minorista Consumidor Logística moderna FFLUJO DE DEMANDA FLUJO DE BIENES Y/O SERVICIOS FLUJO DE INFORMACIÓN y DE VALORES Logística antigua Empresa “En el futuro, la competencia no se dará de empresa a empresa, sino más bien de cadena de suministros a cadena de suministros” Michael E. Porter 23
  24. 24. Los principales procesos que intervienen en la cadena de suministro de un juego de comedor de madera comprado en un gran almacén son: • Tala de árboles • Transformación de la madera en planchas • Transporte de las planchas de madera • Fabricación de comedor • Transporte de muebles al gran almacén • Exhibición y venta del comedor • Transporte del comedor al consumidor final • Llegada de comedor a la casa del consumidor final. Ejemplo 24
  25. 25. • PLANIFICAR • ORGANIZAR • DIRIGIR • INTEGRAR y CONTROLAR los procesos de la cadena de suministro para incrementar la COMPETITIVIDAD de la empresa y de la cadena de suministro. Gestión de la Cadena de Suministro SCM 25
  26. 26. • Pronóstico de demanda • Gestión de Inventarios • Compras • Almacenamiento • Transporte • Distribución • Servicio al Cliente Principales Procesos SCM 26
  27. 27. Importancia de la SCM • Incrementar las Ventas. • Reducir los Costos. 1. Cumplir los plazos de entrega. 2. Entregar la cantidad correcta. 3. Calidad requerida por los Clientes. 4. Reducir los costos logísticos. 27
  28. 28. Optimización de la Cadena de Suministro  Evitar el desperdicio de recursos.  Mejorar la relación con los proveedores.  Administrar mejor los inventarios.  Reducir el costo de sus operaciones. Lograr la EXCELENCIA OPERATIVA 28
  29. 29. Logística y la Cadena de Suministro La administración de la cadena de abastecimiento a tomado mayor Importancia en el mundo globalizado. La competencia es mas ardua y solo las empresas que logran importantes diferencias contra sus competidores aspiran a aumentar su participación en el mercado o simplemente a sobrevivir en el. La administración eficiente de la cadena y el uso de la tecnología de la información ayudan a lograr este propósito. Una de las principales actividades en la administración de la Cadena de Suministros es el área de Logística. 29
  30. 30. • Es la parte del proceso de la cadena de suministros que planea, lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento eficientes y efectivos de bienes y servicios, así como de la información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de satisfacer los requerimientos de los clientes. -Consejo de Dirección Logística (USA) Logística 30
  31. 31. • En la cadena de suministros existen dos clases de Logística : • Logística de entrada se encarga del abastecimiento de materiales para producir los productos terminados en una empresa • Logística de salida se encarga de la distribución a los clientes de los productos terminados elaborados en la empresa. Logística de Entrada y Salida 31
  32. 32. La Logística de entrada comprende las siguientes procesos: • Procesamiento de Pedidos • Compras • Inventarios de materiales e Insumos • Almacenes de materiales e insumos Logística de Entrada 32
  33. 33. La Logística de salida comprende los siguientes procesos: • Almacenes de Productos terminados • Transporte • Distribución Logística de Salida 33
  34. 34. Ejemplo de Logística Compra de CD’s ENTRADAS: Necesidad O/C PC o Teléfono Comprador Transporte Procedimiento Compras Oficina, etc. SALIDAS: 20 cajas de CD’s 10 CD’s x caja 1.44 MB Viernes en la mañana Costo Atención rápida. 34
  35. 35. Problemas en los procesos logísticos • Comprar a destiempo y a precios altos • Mantener inventarios muy elevados • Fallas o demoras en las entregas • Perdida o deterioro de materiales en el almacén. • Demora en las exportaciones o importaciones. • No se atienden o analizan los reclamos de los clientes 35
  36. 36. • 1. Compra de computadoras para un instituto de idiomas. • 2. Almacenamiento de alimentos en un supermercado Ejemplo 36
  37. 37. • 3. Importación de repuestos para un taller automotriz. • 4. Entrega de pizzas al domicilio de los Clientes (delivery) Ejemplo 37
  38. 38. Ejercicio Analice las actividades que se realizan en un supermercado Plaza Vea, y mencione un ejemplo para cada proceso logístico indicado: 1. Compras 2. Almacenamiento 3. Transporte 4. Servicio al cliente 38
  39. 39. LA LOGÍSTICA DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA Gerente General Administración Finanzas Producción Logística Comercialización Control inventarios Compras Almacenes Transporte Distribución final 39
  40. 40. LOGISTICA EMPRESARIAL Abastecimiento eficiente de recursos materiales o servicios que requiere una empresa o institución para cumplir sus funciones. OBJETIVO: Abastecer de materiales y servicios : - Calidad requerida. - Momento oportuno. - Cantidad necesaria. - Menor costo. 40
  41. 41. LOGÍSTICA COMO INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA PRODUCCIÓN Actividades Especificas -Actividades de planta -Manejo de materiales -Mantenimiento de equipos e instalaciones MARKETINGIntersección de Actividades Intersección de Actividades -Programación del producto -Localización de plantas -Aprovisionamiento -Nivel servicios -Servicios clientes -Embalaje -Localización de detallistas -Flujo de información -Promoción -Investigación de mercados -Productos mixtos -Precios LOGISTICA Actividades Especificas -Transportes -Control de Inventarios -Almacenes -Manufactura 41
  42. 42. Grandes Retos Empresariales Innovación Calidad Reducción de ciclos de tiempo Nuevos productos, nuevos servicios Competitividad en costo y diferenciación ¿Como ser el competidor con el mejor precio? ¿Qué necesito hacer para reducir realmente los costos? ¿Cómo hacer crecer el negocio sin perder el control? ¿Como puedo mejorar el servicio? 42
  43. 43. Importancia actual de la Logística LOS MERCADOS SE EXPANDEN MARGENES O BENEFICIOS SE REDUCEN SE INCREMENTA EL NIVEL DE SERVICIO RECONSTRUIR SISTEMAS LOGISTICOS LA COMPETENCIA SE ENDURECE 43
  44. 44. Estructura del Sistema Logístico Previsión demanda Planificación de Requerimientos Compras Transporte (Aprovisionamiento) Inventario de Producción Almacenes Manejo de Materiales y Productos Semi-terminados Embalaje Inventario de Distribución Planeamiento de la Distribución Procesamiento de Pedidos Transporte (Distribución) Servicio a Clientes Gestión de Materiales Distribución Física LOGISTICA 44
  45. 45. Perfil del Logístico Ideal • Generalmente se empieza tomando en cuenta su honradez. • El ejecutivo o el empleado de esta área es un vendedor, debe ser muy empático. • El sexo y la edad del personal que trabaje como técnico logístico no es determinante. • Desde el principio un buen logístico tiene que pisar el almacén. 45
  46. 46. Perfil del Logístico Ideal • Metódico y organizado. • Criterio y sentido común. • Proactivo. 46
  47. 47. • Es el proceso inverso de la cadena de distribución . • Comprende la devolución por el cliente los productos y el material de embalaje que fueron comprado al proveedor  Logistica inversa retira del cliente: - Productos en mal estado, - Productos perecibles o vencidos - Productos obsoletos - Productos en desecho • El objetivo es cuidar el medio ambiente y recuperar el valor del producto devuelto. Logística Inversa 47
  48. 48. • Permite generar ventajas económicas y “Cuidado del medio ambiente” • Logistica inversa es aun un concepto novedoso para empresas y profesionales nos permite gestionar eficientemente los procesos de retorno de productos al final de su vida útil o productos fuera de uso. De esta forma se recupera el valor que aun pudiera incorporar o proceder a su adecuada eliminación • Palabras claves: reutilización, reciclaje, embalaje Logística Inversa 48
  49. 49. • La Logística Inversa se encarga:  Devoluciones de clientes por productos en mal estado, productos obsoletos o inventarios estaciónales.  Procesos de retorno de excesos de inventario,  Recuperación y reciclaje de envases, embalajes  Residuos peligrosos • Incluso se adelanta al fin de vida del producto, con objeto de darle salida en mercados con mayor rotación. Logística Inversa 49
  50. 50. Etapas de la Logística Inversa 50
  51. 51.  Reducción de costos de inventarios  Satisfacción de clientes  Oportunidades de mejora  Obtención de información útil para la empresa  Cuidado del medio ambiente  Cumplimiento con normas legales Importancia de la Logística Inversa 51
  52. 52. ¿Que ocasiona la necesidad de una Logística Inversa? • Mercancía en estado defectuoso • Retorno de exceso de inventario • Devoluciones de clientes • Productos obsoletos • Inventarios estacionales 52
  53. 53. LAS SEIS R´s DE LA LOGÍSTICA INVERSA Las 6 R´s identifican las principales oportunidades y responsabilidades de los procesos de la logística inversa:  REUTILIZACION  REVENTA  REPARACION  REMANUFACTURA (Reindustrialización)  REDISEÑO  RECICLAJE 53
  54. 54. PROCESOS EN LOGÍSTICA INVERSA COMPRAS REDUCCIÓN DE INSUMOS VÍRGENES RECICLADO SUSTITUCIÓN DE MATERIALES GESTIÓN DE RESIDUOS 54
  55. 55. 55
  56. 56. Ejemplos de aplicación de Logistica Inversa 56 Recuperación envases de medicinas vencidas Segregación repuestos usados desde almacen Segregación de cartuchos de tinta Tóner para impresoras
  57. 57. Ejemplos de aplicación de Logistica Inversa 57 Segregación de papeles y cartones para su venta Destrucción de congeladores para bebidas gaseosas Zona de residuos peligrosos
  58. 58. • Reciclado en tachos de diferentes colores y contenido ubicados en el lugar de emisión del material en desecho para hacer una mejor segregación : Materiales reciclables 58
  59. 59. • Chatarra metálica • Envases de vidrio • Cajas y envases de cartón • Papel usado de escritorio • Cilindros bolsas y envases de plástico, sunchos • Botellas PET • Parihuelas de madera • Llantas usadas • Baterías • Aceite quemado de motores Materiales reciclables 59
  60. 60. Recuperación de tapas de plástico usadas 60 1- Reciclado de las tapas desde la basura 3- Elaboración de bateas y baldes 4- Venta de bateas y baldes en el mercado 2-Molienda por tipo de tapa de plástico Beneficios: reducción de contaminación del ambiente por tiempo de biodegradación y reducción de costos
  61. 61. 61
  62. 62. Sistemas de información de la logística inversa. • Debe ser flexible para manejar la variedad de casos que se presentan en las devoluciones, y lo suficientemente complejo para funcionar bien a través de las distintas áreas de la empresa. Un software de logística inversa debe reunir información que ayude en el seguimiento de devoluciones y los costos que implican. 62
  63. 63. Mencione ejemplos de aplicación del concepto de logística inversa para las siguientes situaciones de Logistica inversa : (relacionando nombre de la empresa y producto). 1. Reclamos del cliente 2. Reducción de costos 3. Características del producto 4. Caducidad del producto 5. Cuidado del medio ambiente 6. Residuo peligroso Ejercicios 63
  64. 64. LOGISTICA, COMPRAS Y ALMACENES Modulo 2. Gestión Rentable de Compras y Abastecimiento 64
  65. 65. GESTION RENTABLE DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO  Gestión de Compras. Principales Procesos.  Organización, Clasificación y Métodos de Compras.  Requerimiento de Compras. Orden de Compra  Seguimiento de Compras. Etapas  Evaluación de Cotizaciones. Cuadros Comparativos.  Mecanismos para Hacer Mas Eficientes las Compras.  La Ética en Compras.  Negociación en Compras  Desarrollo de Proveedores.  Selección y Evaluación de Proveedores.  Perfil Básico del Nuevo Proveedor.  Catalogo y Registro de Proveedores
  66. 66. ¿Qué es Comprar? • Es el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), previa negociación sobre el precio y condiciones de pago, así como el seguimiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas. GESTION DE COMPRAS 66
  67. 67. Gestión de Compras • Es la función de la empresa encargada de adquirir los bienes y servicios necesarios para garantizar la elaboración del producto que será entregado a los clientes, y el funcionamiento correcto de la empresa. 67
  68. 68. Función de Compras • Abastecimiento o Aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. • Las actividades básicas dentro de este proceso son las siguientes: - Calculo de necesidades y adquisición 68
  69. 69. FINALIDAD Comprar materiales: -de la CALIDAD adecuada -de la CANTIDAD necesaria -en la FECHA oportuna -al PRECIO correcto -de la FUENTE adecuada y -con la ENTREGA en el lugar apropiado 69
  70. 70. NO BUSCAR PRECIOS MAS BAJOS SI NO COSTOS GLOBALES MAS BAJOS 70
  71. 71. 1. Precios competitivos (los materiales son uno de los principales componentes del precio del producto) 2. Calidad de materiales (bienes y servicios) 3. Plazos de entrega 4. Lugar de entrega 5. Embalaje 6. Garantías y otros Importancia de la Gestión de Compras 71
  72. 72. Importancia de la gestión de compras • Las compras usan el 60% de los ingresos obtenidos a través de la gestión de ventas. • Por cada 100 soles de ingresos 60 son usados para realizar compras que aseguren continuidad en el establecimiento 72
  73. 73. • La cantidad de productos a gestionar desde Compras, es tan variada que suele convertir al gestor de compras en un simple tramitador de pedidos. • Las compras deben administrarse estratégicamente: segmentando o diferenciando los productos/proveedores para administrarlos diferenciadamente. Importancia de la Gestión de Compras 73
  74. 74. 1. Compras de Bienes y Servicios 2. Evaluación de Proveedores 3. Planificación de las Compras Principales Procesos de Compras 74
  75. 75. 1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO 4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y SERVICIO OBJETIVOS FUNDAMENTALES Objetivos de compras 75
  76. 76. Optimizar la función de compras Minimizar: Costo total de aprovisionamiento Número de proveedores Garantizando: Nivel de servicio Calidad del producto 76
  77. 77. Organización de las Compras • El esquema de Organización del Área de Compras en las empresas es relativo, pues depende de las necesidades y magnitud de cada una de ellas, por lo que plantearemos sugerencias de su organización. • La Jefatura de Compras normalmente depende de la gerencia de Logística y esta a su vez de la Gerencia de Operaciones y otras veces de la Gerencia General directamente. 77
  78. 78. G. OPERACIONES PRODUCCION C.CALIDADLOGISTICAMANTENIMIENTO IMPORTACIONTRANSPORTE PLANEAMIENTO Y CONTROL (c. materiales- programación) ALMACENESCOMPRAS 78
  79. 79. Criterios de organización de Compras • Existen diferentes criterios para organizar un Departamento de Compras, mencionamos los mas importantes: 1.1 Por especialización en el producto: - Insumos o materias primas - Químicos - Repuestos - Ferretería - Plásticos, etc., 79
  80. 80. 1.2 Por su importancia económica -Materiales “A”, “B”, “C” 1.3 Por su procedencia: - Nacional - importación 1.4 Por el usuario - Producción - Ventas - Almacén - Mantenimiento, etc,. 80
  81. 81. 1.5 Por proceso administrativo - Cotizaciones - Tramite Administrativo - Decisiones Técnicas, etc,. Estos criterios y otros, se pueden combinar según los requerimientos de la empresa. Todas las organizaciones son activas, pues se modifican según los requerimientos de optimización y no olvidar, que la organización debe estar acorde a las necesidades de EFICIENCIA. 81
  82. 82. El criterio de establecer el Perfil Técnico y/o Profesional necesario para cada puesto de trabajo en el Área de Compras, considerando que esta unidad es el reflejo de la empresa ante los proveedores, por lo que, el personal a cargo debe estar técnicamente preparado, con criterio para tomar decisiones, asumir responsabilidad y tener honestidad. 82
  83. 83. Métodos de Compra Órdenes anticipadas Contratos nacionales Compras sin existencia Contratación por sistema Procedimiento de órdenes pequeñas Sistema de caja chica Sistema de órdenes de pago contra entrega Órdenes electrónicas Sistema de órdenes de pago electrónico 83
  84. 84. Métodos de compra y abastecimientos Órdenes anticipadas Aplicación: órdenes de una sola partida, de precio fijo. Definición: es un convenio o contrato para proporcionar una cantidad definida de artículos especificados durante un período de tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe especificarse el método para determinarlo (bolsa, inflación, etc.). Las entregas se hacen bajo un sistema específico de “autorización de entrega”. Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque sí el precio. Uso:Artículos con precio unitario bajo y consumo elevado, generalmente para familias de artículos cuya fuente es un solo proveedor Consideración: Predefinir el mecanismo a través del cual el vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de calidad a utilizar 84
  85. 85. Métodos de compra y abastecimientos Órdenes anticipadas VENTAJAS PARA EL COMPRADOR Simplificación del papeleo Seguridad de un suministro regular Inversión en inventarios reducida Liberación de tiempo para otras actividades Uso más efectivo de los recursos DESVENTAJAS PARA LOS PROVEEDORES Por lo general las órdenes de compra grandes no se cumplen Cuando al final del contrato no se cumplen las previsiones, el proveedor queda con altos niveles de inventario 85
  86. 86. Métodos de compra y abastecimientos Contratos nacionales Aplicación: compañías ó instituciones con ubicaciones múltiples Definición: consiste en aplicar el poder total de compra de la institución ó compañía, consolidando los requerimientos en el proceso de negociación. Propósito: ganar una ventaja en la negociación por volumen, aunque no constituye un intento por centralizar la función de compras a primer nivel 86
  87. 87. Métodos de compra y abastecimientos Compras sin existencia (en consignación) Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante Definición: el comprador no asume responsabilidad financiera sobre el inventario que está comprando. Únicamente asume esta responsabilidad cuando utilice la mercancía. Dicha mercancía puede estar localizada en las instalaciones del comprador ó en las del vendedor Propósito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben trabajar muy cerca, aunque los precios podrían ser un poco más elevados ya que el proveedor asume la mayoría de los costos asociados a los inventarios VENTAJAS PARA AMBOS El comprador gana al liberar capital ligado al inventario El papeleo se reduce de forma considerable Se reduce la obsolescencia del inventario así como el tiempo de entrega Para el vendedor mantiene la venta “segura” 87
  88. 88. Métodos de compra y abastecimientos Contratación por sistema Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante Definición: Es una técnica proyectada para permitir que se ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un mínimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor plazo que los otros métodos de compra Propósito: disminuir gastos de administración y establecer condiciones de adquisición más estables. Se deben especificar las cantidades a abastecer (EOQ) así como los plazos de entrega. El pago se hace periódico de acuerdo con los consumos. 88
  89. 89. Métodos de compra y abastecimientos Procedimiento de órdenes pequeñas Aplicación: compras no recurrentes y sumas bajas Definición: Es un método de compra que busca disminuir los costos asociados a la realización de compras de productos no recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los otros métodos Propósito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de compra Sistema de caja chica Sistema de órdenes de pago contra entrega (COD) Órdenes electrónicas Sistema de órdenes de pago electrónico 89
  90. 90. Métodos de compra y abastecimientos Procedimiento de órdenes pequeñas Sistema de caja chica Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y de pequeño tamaño. La factura constituye un recibo y un vale de caja menor. Sistema de pago contra entrega (COD) Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado Órdenes electrónicas (EDI) ó Internet Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operación Órdenes de pago electrónico Reducen al máximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en cheque 90
  91. 91. Seguimiento de las Compras Definición: * El Seguimiento de Compras, es el control que debe tenerse para que los plazos determinados para cada proceso de adquisición, se cumplan. 91
  92. 92. Pasos para completar una adquisición de una Requisición 1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición exacta de las cantidades y características del producto ó servicio que se requiere 2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada). 3. Selección de proveedores (Estudio Mercado). 4. Solicitud de cotizaciones. 5. Recepción de ofertas. 6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica 7. La Negociación y decisión de compra 8. Colocación ó emisión de la O/C. 9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería). 10. Recepción e inspección de la mercadería. 11. Proceso documentario para pago al proveedor. 12. Mantenimiento de los Registros. 92
  93. 93. • Para realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador necesita de un TIEMPO, por lo que se deben establecer los tiempos necesarios para cumplir cada uno de los pasos señalados satisfactoriamente. • La suma total de tiempos empleados en la adquisición se denomina: “Tiempo típico de compras” y es la base para el cálculo del tiempo de reposición llamado: LEAD TIME 93
  94. 94.  La Unidad Orgánica de seguimiento, debe tener la información actualizada de la situación de todas las requisiciones INGRESADAS a Compras.  Realizar todos estos pasos, origina un costo llamado: “COSTO DE ADQUISICIÓN”  Por lo que, si el monto estimado de la Requisición es pequeño, no vale la pena realizar todos estos pasos, pues se encarecería la adquisición. 94
  95. 95. • Se sugiere, debido a las existencias de estos Costos de Adquisición en la empresa, si el monto estimado de la es 1/3 del costo de adquisición, comprar sin necesidad de formular la requisición y cumplir con el procedimiento. • Ejemplo: Se tiene un Costo de adquisición en compras de $ 150 y un costo estimado de compras de un material en la empresa de $ 50. ¿confeccionaremos la Requisición y realizaremos el procedimiento de Adquisición? 95
  96. 96. • A cada uno de estos procesos se les asigna un plazo denominado: “Tiempo típico de Compras”. • La unidad de Seguimiento, controla que para cada proceso se cumpla con el tiempo típico de compras, caso contrario origina una: ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al tiempo establecido, al comprador encargado. • Los tiempos típicos son establecidos en forma conjunta con el comprador, sin apremio y en forma normal, pero una vez establecidos se comprometen a cumplirlos. 96
  97. 97. • En la unidad de seguimiento de Compras, cada comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los documentos relacionados con la Adquisición, los que se mencionan a continuación: 1. Requisición 2. Solicitudes de cotización 3. Cotizaciones 4. Cuadro comparativo de cotizaciónes 5. Orden de compra (O/C) 6. Nota de ingreso al almacén 97
  98. 98. 7. Cartas con el proveedor 8. Otros documentos y comunicaciones 9. Informe pago de factura al proveedor • Todos estos documentos se recomienda estar “FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de las compras, sobre todo en las auditorías. • La responsabilidad del comprador, no termina con la recepción del material, sino con el pago de la factura correspondiente al proveedor. Luego del pago, archiva el File como ATENDIDO. 98
  99. 99. Procedimiento de Compras • El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. • Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. 99
  100. 100. Ingreso del Requerimiento al Departamento de Compras * La Requisición al ingresar al Departamento de Compras, llega al jefe de compras, el que luego la deriva al comprador a cargo. * La Requisición llega al jefe de compras, para su conocimiento, enterarse de los pedidos importantes y autorice su tramitación. Luego pasa a la sección: Seguimiento de Compras, iniciándose el control de las Adquisiciones o Requisiciones. 100
  101. 101. Origen de la Necesidad de Comprar • Materiales de Stock - Estadístico o en base a comportamiento histórico. • Proyectos - Determinísticos o basado en la programación del proyecto (Gantt). • Contratos - Determinísticos - A partir de programa de renovaciones de contratos. • Capacitación - Determinísticos. Requerimiento de Compras 101
  102. 102. • Es un documento interno de la empresa, elaborado por algún colaborador que requiere la adquisición de algún bien o servicio, para el desempeño de sus funciones. • Este deberá ser aprobado por el jefe de área solicitante para ser procesado por logística. • Servirá como referencia importante para la solicitud de cotizaciones. • De ser necesario se pueden adjuntar especificaciones del producto. Requerimiento de Compra 102
  103. 103. • En algunos casos para minimizar la posibilidad de error en el proceso de compra es necesario contar con una muestra de lo requerido. La Muestra 103
  104. 104. NECESIDAD CATALOGO ALMACEN COMPRA DIRECTA REQUISICION NO REQUERIMIENTO SICAJA CHICA OK? COMPRAS Es necesario? Especificaciones Cantidad Fecha entrega Inspección NO NO SISI 104
  105. 105. NECESIDADES DE COMPRA EXPLOSION DE NECESIDADES (AUTOMATICO) SERVICIOS GENERALES. TELEFONICA. LUZ. ETC; NUEVAS INVERSIONES. NUEVAS INSTALACIONES NUEVOS UTILES. HERRAMIENTAS ACTIVOS SUBCONTRATACION 105
  106. 106. FECHA DE ENTREGA CANTIDADARTICULO SOLICITADO SOLICITANTEFECHA DPTO. SOLICITANTE REQUERIMIENTO DE COMPRA FIRMA DEL SOLICITANTE OBSERVACIONES 106
  107. 107. – DOCUMENTACION TECNICA Caracteristicas del producto a comprar – Planos – Especificaciones de calidad – Proveedor recomendado INFORMACION ANEXA 107
  108. 108. Orden de Compra • Fecha • Articulo • Cantidad total • Precio • Forma de pago • Lugar de entrega de la mercadería • Lugar de entrega de Facturas • Lotes de entrega • Tipo de embalaje • Documentación necesaria 108
  109. 109. Area Solicitante Pide insumos mediante Vale de salida Almacén Stock suficiente Dpto. Compras Solicita insumos mediante Orden de compra Despacha insumo ASolicita insumo mediante RQ. De compra Proveedores Despacha insumos B B Almacén Material requerido Despacho insumo Area.solicitante Insumo requerido Utiliza insumos Origen del insumo Informa deficiencias al almacén Fin Informa deficiencias al Dpto. Compras A B Jefatura de Logística Procedimiento de adquisición de insumos DIAGRAMA DE FLUJO SI NO NO SI NO SI Almacén Realizado Autorizado Fecha de Elaboración 109
  110. 110. Ventas: Menú eventos envía el Ppto. Aceptado a producción Área de producción elabora RQ. de insumos y solicita al almacén Verificación de stock en almacenes Requerimiento al Dpto. de compras Generación de Orden de Compra Enviar Orden de compra al proveedor Coordinación Almacén. Copia de O/C al Almacén NO DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE COMPRAS SI 110
  111. 111. • Es un documento dirigido a un proveedor, solicitando la entrega de un bien o servicio. • Se indica el precio, las condiciones de pago, el plazo de entrega, cantidad de unidades, entre otros. • Además, puede hacer referencia a especificaciones del producto a adquirir. • Normalmente existe un rango de aprobaciones para las O/C. • Ver archivo Excel Orden de Compra 111
  112. 112. Proveedores Solicitud de Cotización Solicitud de Cotización Empresa Evaluación de Cotizaciones 112
  113. 113. 113
  114. 114. Proveedores Cotizaciones Cotización Empresa 114
  115. 115. • Es un documento enviado por un proveedor, en donde indica el precio del producto que deseamos adquirir, el plazo de entrega, las condiciones de pago, período de vigencia de la propuesta, etc. Cotización 115
  116. 116. 116
  117. 117. 117
  118. 118. 118
  119. 119. EMBALAJE FORMA DE PAGO FORMA DE ENTREGA PRECIO OTROS ASPECTOS TIEMPO DE ENTREGA Evaluar cotizaciones 119
  120. 120. Cuadros Comparativos • CUADRO COMPARATIVO TECNICO CUADRO COMPARATIVO TECNICO 1: Galván y Asoc. IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq.Gatronómicos 1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia ESPECIFICACIONES PROVEEDORES SOLICITADO 1 2 3 MEDIDAS: L2.20XH0.90XA0.88 SI SI SI MATERIAL: ACERO INOXIDABLE SI SI SI COLOR: GRIS SI SI SI ACABADO: SANITARIO SI NO ESPECIF. SI OTROS: C/RUEDAS SI SI SI FECHA ENTREGA: 30/07/2011 SI SI 15/07/2011 LUGAR ENTREGA: INSTALADO EN ISIL SI SI SI CANTIDAD: 24 UNIDADES SI SI SI GARANTIA: 12 MESES SI SI SI SERVICIO TECNICO: SI SI SI SI 120
  121. 121. • CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO  Cuadro Comparativo económico es un cuadro para poder comparar objetivamente las cotizaciones que cumplen todo los requisitos técnicos.  Evaluamos el costo de compra: es el valor del material, puesto en nuestro almacén a valor actual. CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO 1: Galván y Asoc. IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq. Gastronómicos 1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia ESPECIFICACIONES PROVEEDORES OFERTADAS 1 2 3 RECOGER MATERIAL 500 PUESTO EN ALMACEN 520 550 FORMA DE PAGO C/ENTREGA FACT.30 DIAS FACT.60 DIAS INTERESES NO ESPECIF. 1.5 MENSUAL Cuadros comparativos 121
  122. 122. 1. Desarrollo de proveedores 2. Clasificar el portafolio de compras 3. Centralización de compras 4. Implementación de procesos e indicadores 5. Uso de internet y software especializado, en los procesos 6. Alianzas con proveedores 7. Integración de compras con las otras áreas de la empresa Mecanismos para hacer más eficientes las compras 122
  123. 123. • Las Tendencias Positivas en el proceso de Compras y Toma de Decisiones incluyen: – número reducido de proveedores – relaciones duraderas con los proveedores – proveedores localizados cerca del cliente, para mejorar la rapidez en el suministro – Infraestructura integrada de información: EDI, catálogos electrónicos Tendencias en la gestión de Compras 123
  124. 124. Tendencias Positivas (2) – Proveedores considerados como parte esencial del negocio. – Proveedores involucrados en programas de desarrollo de nuevos productos. 124
  125. 125. La ética en Compras • El comprador no solo debe ser honesto sin parecerlo. • Mantener lealtad a su empresa en todo momento. • Mantener un intachable nivel de integridad en todas sus relaciones comerciales, tanto dentro como fuera de su empresa. • Aceptar y cumplir la letra y el espíritu de las leyes nacionales e internacionales. 125
  126. 126. • Optimizar el uso de los recursos, de los que son responsables, con el fin de proporcionar el beneficio máximo para sus empresas. • Promover los más altos niveles de calidad profesional y mantener la altura y el nivel de la profesión de compras. • Promover relaciones de beneficio mutuo con los proveedores, a través de la cortesía e imparcialidad en todas las fases del ciclo de compras. La ética en Compras 126
  127. 127. • Abstenerse de cualquier negocio propio que pueda estar o parecer estar en contradicción con la empresa. • Manejar la información confidencial de la empresa y de los proveedores con a debida cautela y respeto. • No aceptar regalos personales que no sean considerados regalos de cortesía en los negocios, como bolígrafos, calendarios, etc. La ética en Compras 127
  128. 128. • Así mismo no aceptar entretenimientos a cargo del proveedor que puedan disminuir o aparentar disminuir su capacidad negociadora y su imparcialidad. • Mostrar en todo momento Imparcialidad y Objetividad en la toma de decisiones de compra. La ética en Compras 128
  129. 129. La Negociación en Compras Principales Características • Es un ARTE, y como tal requiere de inspiración • No hay “fórmulas secretas” • No hay nada escrito que contenga toda la verdad, ni la llave para llegar al éxito • Debe orientarse para lograr a un acuerdo • La única manera de ser mejor negociador es con la práctica. 129
  130. 130. La Negociación Qué se negocia en las Compras ? • Valores, Precios • Entregas • Características y Especificaciones • Condiciones y Formas de Pago. 130
  131. 131. La Negociación Puntos Importantes • Antes de Negociar informarse bien de su empresa y de los proveedores • Iniciarla poniendo las cartas sobre la mesa • Para negociar hay que tener presente: – Poder de la empresa – Riesgos existentes – Límites aceptables o de negociación – Responsabilidad de decisión – Metas por alcanzar. 131
  132. 132. La Negociación Exigencias(1) • Experiencia • Criterio para: – Juzgar a la gente – Conocer el carácter de las personas – Sacar provecho de sus conocimientos – Conocer la situación y cómo cambiarla – Saber cuándo hablar y cuándo callar – Percatarse de la honestidad o la deshonestidad – Confiar o desconfiar de quien negocia con uno. 132
  133. 133. La Negociación Exigencias(2) • Capacidad para: Actuar, Analizar, Aceptar, Persuadir, Interpretar, Presionar, Ceder • Sentido común y Juicio claro • Personalidad • Reflejos mentales rápidos. 133
  134. 134. La Negociación Recomendaciones(1) • Ir por el camino de menor resistencia • No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre de alternativas • Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición • Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio • No ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso de acción totalmente nuevo • No enfocar extremos desde un principio, generalmente es mejor ser moderado. 134
  135. 135. La Negociación Recomendaciones(2) • Mientras más se empuje, mayor será la resistencia • Utilice la persuasión, no la jactancia • Evite los ultimatums • No acose, pregunte con cortesía • Mantenga la calma, pero no deje de simular un desagrado o un desacuerdo • Haga preguntas eficaces • Prepare preguntas con anticipación • Pero sobretodo ..... No Mienta !!! 135
  136. 136. • Son las actividades estratégicas realizadas por la empresa para mejorar el desempeño de un proveedor específico. Con la finalidad de incrementar la capacidad, mejorar su sistema de calidad, optimizar sus costos, apoyarlo en la fabricación de un nuevo producto, entre otros. • Se pone en práctica mediante auditorias, proyectos en conjunto, capacitaciones y asesorías. Desarrollo de Proveedores 136
  137. 137. HOY • Proveedores locales • Menores costos • Más flexibilidad • Lanzamiento de nuevos productos y promociones Desarrollo de Proveedores Caso: Telefónica ANTES • Proveedores extranjeros • Tiempos de entrega largos • Poca flexibilidad • Dificultad para desarrollar nuevos productos y lanzar promociones 137
  138. 138. HOY • Proveedores locales • Menores costos de productos y transporte. • Menor riesgo de deterioro de productos. Desarrollo de Proveedores – Caso: ARAMARK-CAJAMARCA ANTES • Proveedores fuera de Cajamarca. • Alto costo de transporte • Alto costo de productos • Riesgo de deterioro de productos. 138
  139. 139. BARRERAS A ROMPER • Paradigmas • Desconfianza y temor al cambio • Proceso requiere recursos (tiempo, equipo del proyecto, pruebas, etc) Desarrollo de Proveedores 139
  140. 140. Consiste en verificar que el proveedor cumple con los requerimientos mínimos para suministrar materiales y servicios a la empresa. Se evalúan criterios relacionados con: •Finanzas •Producción •Atención al Cliente •Sistema de Calidad •Referencias de otros clientes, etc. Normalmente se realiza antes de iniciar el primer pedido y luego periódicamente Evaluación de Proveedores 140
  141. 141. 141
  142. 142. ASISTENCIA TECNICA OPORTUNA. EMBALAJE CUMPLIMIENTO ENTREGAS (tiempo, continuidad, etc) GARANTIAS CONSISTENCIA SERVICIO. INFORMACIÓN Proveedor antiguo De manera adicional a lo visto antes también evaluaremos: 142
  143. 143. Nombre del Proveedor Producto Error Fecha Causa Raíz Mar Azul Pescados y mariscos Cliente reclamo por intoxicación 03-Ene Pescado malogrado Servirápido Limpieza del local Clientes reclaman por baños sucios 09-Ene Ese día llegó un personal de limpieza menos El Valiente Seguridad Robo de radio de un vehículo 15-Ene Descuido del vigilante por conversar con lava carros Distribuidora García Cerveza Demora de 2 días en la entrega del pedido 16-Ene Olvido del personal de la distribuidora Mar Azul Pescados y mariscos Jefe de Cocina devolvió lote de mariscos en mal estado 20-Ene Mariscos malogrados Distribuidora García Cerveza Trajeron 5 cajas menos de la solicitadas 20-Ene Error de comunicación interna en la distribuidora Errores de Proveedores - Restaurante de Comida Criolla 143
  144. 144. Una buena gestión de Compras se traduce en una buena y estrecha relación con los proveedores • Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento • Dada la necesidad, permite entregas rápidas • Mantiene la Calidad de los productos y servicios • En épocas de escasez asegura el suministro. Selección y evaluación de Proveedores 144
  145. 145. ANALISIS DEL MERCADO DE PROVEEDORES Dimensiones y capacidad del mercado. Estructura competitiva. Capacidad de crédito. Estructuras de costos y precios. 145
  146. 146. A dónde queremos llegar ? • Compartir con Proveedores Socios • Desarrollar Proveedores Unicos, Exclusivos • Mantener a Proveedores Selectivos • Escoger entre Proveedores Alternativos ® Estoy bien así !!! 146
  147. 147. Qué tenemos que hacer ? • Clasificar en qué materiales o servicios podríamos obtener mejores beneficios y priorizarlos • Qué proveedores podrían adecuarse a mis objetivos; y si no los tengo, dónde debo buscarlos • Cuánto Tiempo y Cuánto va a costar. 147
  148. 148. Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ? Paradigmas del Cliente.- • “Creemos que sabemos una más que el libro” • “Somos los mejores negociadores de precio” • “No puedo confiar ni en mi propia sombra” • “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo a otro. Por lo tanto, él está más urgido en vender, que yo en comprar” • “.... para eso le pago” ® “Yo soy el Cliente” 148
  149. 149. Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ? Paradigmas del Proveedor.- • “Me interesa porque se gana dinero” • “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor” • “Lo que está bien para él, está bien para mí” • “Por último, hoy le vendo lo más que pueda, mañana ...... quién sabe......” ® “Soy el mejor pescador, una vez que muerda el anzuelo, es sólo cuestión de tiempo ....” 149
  150. 150. Qué debemos cambiar ? Puntos Claves.- • De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta del futuro • Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar que otros lo sean en lo suyo • Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas; y seguramente mejores que las nuestras • De un interés puntual y temporal a un interés global y a muy largo plazo ® “Sentarse del mismo lado de la mesa” ..... ambos ..... 150
  151. 151. En qué se traduce .... • El Cliente debe estar preparado y organizado para poder escoger a sus proveedores • Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta para la elaboración de los productos que se necesitan • El Proveedor busca permanentemente una superación en la calidad de sus productos • Supone que el Proveedor está obteniendo márgenes “justos” • La importancia de las relaciones entre ambos para un trabajo conjunto y una mejora técnica a largo plazo. 151
  152. 152. EVALUACION Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….? 2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS TRABAJAR…..? 3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS PROVEEDORES…? CLIENTE 1 3 5 72 64 8 8 PROVEEDORES 152
  153. 153. La búsqueda del Proveedor • Investigar fuentes de abastecimiento en función de productos • Analizar las fuentes para: – Calificar las ventajas de cada una – Establecer una selección mediante una negociación y una prueba para colocar un pedido inicial – Definir el período de experimentación – Llegar a una conclusión – Calificar para el futuro. 153
  154. 154. SELECCIÓN DE PROVEEDORES OBJETIVOS Actitud de satisfacción al cliente Obtener un flujo continuo de Abastecimiento Obtener un valor agregado a través del producto o servicio que suministra Disposición para cumplir objetivos y planes concretos de mejora Capacidad de aportar nuevas ideas para la investigación y desarrollo de nuevos productos o procesos 154
  155. 155. SELECCIÓN DE PROVEEDORES ESTRATEGIA Basado en su especialización Desarrollar estándares de calidad Establecimiento de niveles de inventario Desarrollar un sistema de comunicación Proveedor – Cliente (Nextel – Celular – Email – RPC – RPM ) 155
  156. 156. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DESARROLLO DEL VINCULO PROVEEDOR – CLIENTE Confianza mutua Beneficio mutuo Vinculo a largo plazo 156
  157. 157. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DIVERSIFICACION  Es una práctica generalizada  Desarrollo de Competitividad  Seguridad en el abastecimiento al contar con Proveedores de Contingencia  No existe dependencia con un solo proveedor  Ofrece flexibilidad al Comprador. 157
  158. 158. SELECCIÓN DE PROVEEDORES PROVEEDOR UNICO • Los volúmenes de compra despiertan el interés en invertir • Eficiencia en la Calidad del producto o Servicio • Compras especiales de Equipos o Bienes de Capital (Distribuidor exclusivo – propietario de la marca o proceso) 158
  159. 159. SELECCIÓN DE PROVEEDORES PROVEEDOR UNICO  Alianza estratégica  Mejores condiciones comerciales a través de descuentos, oportunidades de entrega, transporte etc;  Garantía en el Producto o Servicio  Servicio Post-venta 159
  160. 160. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(1) • Tipo de Proveedor Alternativo Seleccionado Exclusivo • Historial y Tiempo de actuación 160
  161. 161. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(2) • Capacidad de abastecer y negociar técnicamente • Situación y estabilidad financiera y de crédito 161
  162. 162. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(3) • Resultados técnicos y en el suministro de sus productos Calidad Precio Garantía Oportunidad 162
  163. 163. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(4) • Experiencia - Organización - Procedimientos - Actitudes y Servicios. Experiencia Organización Procedimientos Actitudes Servicios 163
  164. 164. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(5) • Sistemas de Información y Comunicaciones 164
  165. 165. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(6) • Situación y Relaciones con su personal 165
  166. 166. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(7) • Apoyo técnico 166
  167. 167. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(8) • Rapidez de respuesta ante las necesidades del cliente. 167
  168. 168. PERFIL BASICO DEL NUEVO PROVEEDOR 1. Organización: oficina principal - afiliados 2. Productos y mercados 3. Clientes 4. Información financiera 5. Personal: ejecutivos - empleados - contactos 6. Visitas realizadas a nuestra empresa 7. Planes a futuro 8. Historial interno 9. Competidores (proveedores alternativos) 10. Otros materiales y útiles 11. Otras informaciones 168
  169. 169. CATALOGO DE PROVEEDORES • Relación ordenada de proveedores, ya sea por familia de materiales o por artículo. • Ejemplo: Mantequilla con sal *De acuerdo al volumen de compra, escogeré entre otros proveedores , a: °FABRICANTES °DISTRIBUIDORES °EXTRANJEROS °MINORISTAS 169
  170. 170. FABRICANTES • NACIONAL *Gloria *Laive *La Preferida Etc; • Para cada uno de ellos, tendré un archivo, en el que anote: *RAZON SOCIAL, FAX, MAIL, TELEFONOS, DIRECCION, CONTACTOS, FORMA DE PAGO, OTROS MATERIALES 170
  171. 171. REGISTRO DE PROVEEDORES • Yo debo estar seguro de trabajar con proveedores legalmente establecidos, que me brinden garantías por el cumplimiento y calidad del producto que me proveen. • Por lo menos necesito conocer: *LICENCIA MUNICIPAL *RUC *CONSTITUCION DE LA EMPRESA por cada proveedor. Pero debemos tener un registro, en que figuren estos datos y otros, para evaluar al Proveedor. 171
  172. 172. REGISTRO DE PROVEEDORES DATOS PARA REGISTRO DE PROVEEDORES  RUC  RAZON SOCIAL  DIRECCION OFICINAS ADMINISTRATIVAS  DIRECCION DE TIENDA  DIRECCION DE ALMACEN  TELEFONO  FAX  E-MAIL  CONTACTO  GERENTE DE VENTAS TLF. DNI  GERENTE GENERAL TLF. DNI  REPRESENTANTE LEGAL TLF. DNI  LICENCIA MUNICIPAL LINEAS AUTORIZADOS  CONSTITUCION  EMPRESAS AFINES RUC CONSTITUCION  REFERENCIAS BANCARIAS  REFERENCIAS COMERCIALES  CALIFICACION COMO PROVEEDOR  LINEAS QUE ATIENDE TIPO DE NEGOCIO(FABRICANTE-DISTRIBUIDOR-MAYORISTA- IMPORTADOR DIRECTO) DISTRIBUCIONES AUTORIZADAS MARCAS REGISTRADAS  LOCAL (PROPIO O ALQUILADO)  FORMA DE PAGO APROBADA  LINEA DE CREDITO  MONTO DISPONIBLE  TRANSPORTE (TIPO DE TRANSPORTE, FLOTA PROPIA, OUTSOURCING) 172
  173. 173. 1. Elabore un check list con los puntos que evaluaría en un proveedor que desea contratar para su empresa. 2. Elija una empresa nacional de éxito y señale cuatro problemas que se le presentarían si no evaluase adecuadamente a sus proveedores. 3. En base a la respuesta de la pregunta anterior que acciones tomaría usted. 4. Mencione dos indicadores y sus metas que utilizaría para controlar a los proveedores de la empresa que ha elegido. Ejercicio
  174. 174. CATALOGO DE PRODUCTOS Relación ordenada de Materiales. Partes: CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA UBICACIÓN 174
  175. 175. CODIGO oIdentificación sencilla de algo oCLASES: *Alfabético *Numérico *Alfanumérico oPASOS: *Levantamiento de información *Elección de patron codificador °EL MAS INDICADO ES EL DE 6 DIGITOS XX - XX - XX FAMILIA GRUPO ARTICULO 175
  176. 176. DESCRIPCION oEs nombre del artículo oUn artículo puede tener varios nombres *DEL CATALOGO *TECNICO *COMERCIAL oPropiedades: *STANDARD PARA UNA FAMILIA *ABREVIADA 176
  177. 177. UNIDAD DE MEDIDA oEs la unidad con que decidimos manejar un artículo en nuestro negocio. oCRITERIOS: *Servir al cliente *Facilidad de despacho *Facilidad para el control de stock *Facilidad para el control de consumo *Aspectos legales 177
  178. 178. Clases de unidades de Medida oExisten diferentes clases de unidad de medida: *UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA *UNIDAD DE MEDIDA DE VENTA (PRESENTACION) *UNIDAD DE MEDIDA DE MANEJO INTERNA *UNIDAD DE MEDIDA DE FLETE *UNIDAD DE MEDIDA DE PRESUPUESTO 178
  179. 179. LOGISTICA, COMPRAS Y ALMACENES Modulo 3 Gestión Eficaz de Almacenes y Centros de Distribución 179
  180. 180. Gestión Eficaz de Almacenes y Centros de Distribución  Los Almacenes Dentro de la Cadena de Abastecimiento.  Los Almacenes en la Estructura de la Empresa.  Ubicación y Diseño de Almacenes.  Clases de Almacenes.  Gestión de Almacenes. Productividad en Almacenes.  Almacenamiento de Productos. Control de Productividad.  Recursos del Almacén.  Equipos y Materiales Utilizados en el Almacén.  Capacidad de Almacenamiento. Planeación de la Capacidad.  Procesos de Almacenamiento. Preparación de Pedidos.  Técnicas para Mejorar la Eficiencia en los Almacenes.  Los Costos de la Gestión de Almacenes. Cálculo.
  181. 181. Los almacenes dentro de la cadena de abastecimiento Planeamiento de producción Cálculo de demanda Registro de Pedidos Proyección de necesidades Requerimientos de clientes Mercado de abastecimiento Mercado de demanda Compras Almacenaje de materias primas TransporteTransporte Fabricación Almacenaje de prod. terminados Almacenaje de mercancías Entregas a clientes Transporte Flujo de información Flujo de materiales 181
  182. 182. Ejemplo 1: Los almacenes bajo la responsabilidad de diferentes áreas en la empresa no permiten lograr una visión de conjunto del flujo de materiales y promueven el mantenimiento de organizaciones paralelas y consecuentes sobrecostos Los almacenes dentro de la estructura de la empresa … fuera de la Gerencia de Logística Gerencia General Recursos Humanos Legal Gerencia de Marketing y Ventas Gerencia de Manufactura Gerencia de Compras Gerencia de Administración Gerencia de Finanzas Planeamiento Industrial Almacenes de Materias Primas Almacenes de Suministros Repuestos Envases Almacenes de Distribución Transportes Productos Terminados CD Regionales 182
  183. 183. Ejemplo 2: Los almacenes bajo la responsabilidad de las áreas que necesitan el inventario, tienden a subir los niveles de servicio, en perjuicio de los costos de servir, perdiendo el enfoque de costo/beneficio necesario de controlar a lo largo de la cadena de abastecimiento Gerencia General Recursos Humanos Legal Gerencia de Marketing y Ventas Gerencia de Manufactura Gerencia de Compras Gerencia de Administración Gerencia de Finanzas Distribución Almacenes de Prod. Terminados CD Regionales Transportes Planeamiento Industrial Almacenes de Materias Primas Almacenes de Suministros Envases Repuestos Los almacenes dentro de la estructura de la empresa … fuera de la Gerencia de Logística 183
  184. 184. Gestión de almacenes Ejemplo 3: La gestión de almacenes asignada a la Gerencia de Logística y centralizada a nivel empresa en una sola área de responsabilidad Gerencia General Recursos Humanos Legal Gerencia de Marketing y Ventas Gerencia de Logística Gerencia de Manufactura Gerencia de Administración Gerencia de Finanzas Planeamiento Compras Almacenes Transportes Materias Primas e insumos Suministros Distribución Envases Repuestos Prod.Term. CD Regionales Materias Primas e insumos Productos terminados Los almacenes dentro de la estructura de la empresa … como parte de una Gerencia de Logística 184
  185. 185. Gestión de almacenes Ejemplo 4: La gestión de almacenes asignada a la Gerencia de Logística y descentralizada según la naturaleza de los inventarios Gerencia General Recursos Humanos Legal Gerencia de Marketing y Ventas Gerencia de Logística Gerencia de Manufactura Gerencia de Administración Gerencia de Finanzas Planeamiento Compras Almacenes Distribución Materias Primas e insumos Suministros Envases Repuestos Productos Terminados CD Regionales Transportes Los almacenes dentro de la estructura de la empresa … como parte de una Gerencia de Logística 185
  186. 186. • Por regla general lo ideal es que en un solo local estén los dos clases de Almacenes ( Materiales y Producto Terminado ) junto a Producción • Los Almacenes de materiales tiene que estar lo mas cerca de Producción • Los Almacenes de Producto Terminado es mas recomendable que estén lo mas cerca a los clientes Ubicación de los Almacenes Almacenes de Alicorp, en la avenida Argentina cerca del puerto del Callao y clientes 186
  187. 187. 1. Proximidad a Clientes 2. Proximidad a Proveedores y Recursos. 3. Clima laboral favorable. 4. Calidad de vida para los trabajadores. 5. Proximidad a otras instalaciones de la empresa. 6. Costos de servicios públicos, impuestos y arbitrios sean bajos para reducir costos . 7. Localización de los competidores 8. Definir si se trata de un Almacén de Materiales o Almacén de Productos Terminados Consideraciones para Elegir la Ubicación 187
  188. 188. Factores a considerar : • Cercanía con los Proveedores • Por regla general el costo del transporte de los materiales o Insumos comprados son asumidos por los Proveedores desde su almacen hasta el almacen del cliente • Los almacenes deben ubicarse lo mas cerca a las Plantas de Producción para evitar gastos en transporte. Factores para la ubicación del Almacén de Materiales o Insumos 188
  189. 189. Se consideran dos factores para definir la ubicación: • Tarifas de transporte considerando la ubicación del punto de origen y los puntos de demanda de los mejores clientes teniendo en consideración y tarifas vigentes • Los volúmenes que se desplazarán desde el Almacen de Productos terminados hacia los almacenes de los clientes teniendo en consideración las rutas de transporte apropiadas. Factores para la ubicación del Almacén de Productos Terminados 189
  190. 190. Dependerá de la Clase de Almacén y los materiales almacenados • Almacenes de Materiales Materia prima, material de embalaje, materiales consumibles, repuestos, economato, publicidad, activos fijos, etc. • Almacén de Productos Terminados Productos elaborados en la empresa Distribución de Instalaciones Diseño de Almacenes 190
  191. 191. • En función a la clase de almacén y materiales a almacenar se organizadas las áreas dentro de un almacén, y la organización de los equipos, personal y materiales dentro de un área determinada. • La distribución de las instalaciones debe permitir que los empleados y los equipos trabajen con mayor eficiencia, reduciendo la probabilidad de errores. Distribución de Instalaciones 191
  192. 192. 1. Facilita el flujo de materiales e información interna en almacén. 2. Incrementa la eficiencia de los empleados y los equipos. 3. Mejora las comunicaciones 4. Mejora el animo de los empleados. 5. Reduce los peligros para los trabajadores 6. Brinda mayor comodidad al cliente y ayudar a incrementar las ventas. Importancia de la Distribución de Instalaciones 192
  193. 193. 1. Identificar las áreas necesarias. 2. Determinar el tamaño requerido. 3. Determinar el espacio total disponible. 4. Calcular los factores de proximidad. 5. Desarrollar un plano de bloques. 6. Diseñar la distribución física detallada 7. Determinar el sistema de locaciones en columnas y filas marcadas alfanumérico para ubicar los materiales Método para Determinar la Distribución Correcta 193
  194. 194. • Recepción • Despacho • Producto en Observación • Producto Rechazado • Oficinas • Área de Equipos (Montacargas, Patines, etc.) • Área de Almacenamiento en piso • Racks de almacenamiento Áreas Primordiales del Almacen 194
  195. 195. Layout de Áreas Primordiales del Almacen 195
  196. 196. Determinación de las Áreas del Almacen Determinar el espacio total disponible AREA TAMAÑO (m2) Recepción 40 Despacho 30 Observación 150 Rechazado 100 Oficinas 20 Equipos 50 Almacenamiento 1000 Racks 200 1590 196
  197. 197. Existen dos factores a considerar para ubicar los materiales mas próximos al área de despacho : - La Mayor rotación de los materiales definido por la cantidad de despachos que se realiza por mes - El peso de los materiales a despachar. Factores de Rotación y Proximidad El área de Picking debe estar cerca del despacho 197
  198. 198. • A partir del cuadro de bloques final, se elabora una representación detallada que muestre la forma y el tamaño exacto de cada área, y que incluya la distribución de los elementos necesarios (escritorios, máquinas, áreas de almacenamiento rotación de inventario, etc.). Para elaborar esto se cuenta con software de diseño como Autocad, entre otros • Se usa el sistema de locaciones denominado horario: de izquierda a derecha ,de adelante hacia atrás y de arriba hacia abajo ,con ubicaciones alfanumérico Distribución Física Detallada 198
  199. 199. Es la forma en que están organizadas las áreas dentro de un almacén, con pasillos para movilizar los equipos, personal y materiales dentro de un área determinada por un Layout ,con locaciones . Para visualizar y proponer alternativas buscando la eficiencia dentro del almacen Desarrollar Plano de Bloques- Layout Layout de un Almacén de Materiales 199
  200. 200. 1. Reducción de Costos de Producción y Transporte 2. Coordinación de Suministro y Demanda 3. Necesidades de Producción 4. Consideraciones de Marketing 5. Acopiar los materiales comprados según Requerimiento antes de llevar a cabo el programa de producción Razones para el almacenamiento 200
  201. 201. • El tamaño es el contenido cúbico general del almacén (Largo, ancho y alto ) • El tamaño es uno de los factores más importantes en el diseño del almacén. • Actúa como una restricción para las operaciones del almacén. • La mala planeación del tamaño puede generar mayores costos o costos innecesarios. Dimensionamiento del Almacén 201
  202. 202. • Primero se define el área mínima necesaria para dar cabida al inventario almacenado en un determinado tiempo. • Luego se agregan otros factores como: Tipo de materiales a almacenar, pesos y dimensiones oficinas, pasillos, áreas primordiales del almacen etc. • La cantidad de inventario se estima con la capacidad de almacenamiento y el índice de rotación de inventario. Dimensionamiento del Almacén 202
  203. 203. • Podemos rentar un almacén u operar un almacén (propio o alquilado) • Si los requerimientos de espacio fluctúan en el tiempo es mejor usar una estrategia mixta. • El volumen constante de espacio se cubrirá con un almacén operado por nosotros y los picos con un almacenamiento rentado. Dimensionamiento sin Tendencia 203
  204. 204. • La tendencia de requerimiento de espacio no es constante en el tiempo. • Debemos considerar cuando deberá modificarse el tamaño del almacén, y en cuanto deberá hacerse. • La determinación del mejor tamaño requiere balancear los beneficios de contar con un tamaño particular con los costos de moverse a otro. Dimensionamiento sin Tendencia 204
  205. 205. 1. No hay cambios importantes en la necesidad de espacio en el futuro razonable (solo habrán cambios a corto plazo a medida que varíen las ventas y el reabastecimiento) 2. Los niveles de inventario promedio cambiarán durante un período de años. Tamaño del Almacén en Función al Inventario 205
  206. 206. 1. Altura del Techo 2. Longitud versus Amplitud 3. Distribución del Espacio 4. Diseño de la Dársena o Anden 5. Sistema de Manejo de Materiales 6. Selección de Equipos 7. Ubicación de Existencias 8. Considerar el tipo de almacenamiento: cautivo o caótico Configuración de la Instalación 206
  207. 207. 1. Optimizar el flujo de material 2. Minimizar inventario 3. Maximizar eficiencia de espacio 4. Tener alta calidad de información a tiempo 5. Uso progresivo de tecnología 6. Variar carga laboral 7. Usar expertos en logística externos 8. Entender elementos de costo Técnicas para Incrementar la Productividad del Proceso de Almacenamiento 207
  208. 208. Son las instalaciones de la empresa adecuadas donde se mantienen los inventarios por un determinado periodo de tiempo en función al tipo de material pueden ser : • Materiales, Insumos, repuestos etc. • Productos en proceso • Producto terminado. Sus características y dimensiones pueden variar dependiendo de la naturaleza del material o producto almacenando. Almacenes 208
  209. 209. Dependiendo de las características de los materiales o productos a almacenar los almacenes se dividen en dos clases: • Almacenes de Materiales: Se almacenan ,materias primas, material de embalaje, productos en proceso, repuestos consumibles para la producción, material de economato, material de publicidad ,activos fijos etc. • Almacén de Productos Terminados: Se almacenan los productos que elabora la empresa o compra a otras empresas para comercializarlos Clases de Almacenes 209
  210. 210. Es la función de la empresa responsable de administrar los almacenes de materiales, productos en proceso y producto terminado, con la finalidad de garantizar su integridad cuidando que no se deterioren , para que sean usados o suministrados en el momento oportuno que lo soliciten los clientes. Gestión de Almacenes 210
  211. 211. Incrementar la satisfacción de los Clientes y reducir los costos generados en los procesos de almacenamiento. • Entrega de los productos solicitados por el Cliente en la cantidad y en la fecha acordada • Genera información precisa sobre los inventarios reales mantener información On Line • Optimizar el espacio para almacenamiento • Reducción de los tiempos de recepción y despacho y rotación de inventario. • Comunicar con un mes de anticipación a Producción o Compras los materiales que están por vencer para usarlos o cambiarlos • Reducción del volumen de material y productos dañados y vencidos Gestión de Almacenes 211
  212. 212. • Nos permite por medio de indicadores medir la eficiencia de los almacenes • El indicador de Productividad nos permite evaluar el uso de los recursos del almacén (principalmente el rendimiento del personal y equipo) Productividad en almacenes Cajas recepcionadas por persona Productividad = Cantidad de Productos Cantidad de Recursos Utilizados 212
  213. 213. Podemos utilizar diversas unidades para controlar la cantidad del material o producto de un proceso de almacenamiento : • Unidades • Cajas • Paletas , etc. Almacenamiento de Productos Proceso de almacenamiento en paletas 213
  214. 214. Para medir la productividad de los almacenes dependerá de las unidades y los procesos que se este analizando. • Unidades recepcionadas • Cajas despachadas • Paletas Almacenadas • Ítems inventariados Control de Productividad en Almacén En un proceso de despacho, podemos considerar como producto las cajas despachadas 214
  215. 215. 1. Personal 2. Sistemas de Computo 3. Equipos de almacén 4. Materiales almacenados Recursos del Almacén 215
  216. 216. Se considera a las personas involucradas directamente en el proceso analizado: • Jefe de Almacén • Planners/Seguimiento • Supervisores • Asistentes • Operarios • Montacarguistas Personal del Almacén Montacarguistas 216
  217. 217. • Consiste en dividir los productos del proceso, entre el número de personas que trabajan directamente en el proceso, para un periodo de tiempo determinado. Productividad del Personal Productividad de un turno de recepción: 1000 Cajas recepcionadas por una persona en un turno de 8 horas de trabajo. 217
  218. 218. Se considera a los equipos que intervienen directamente en el proceso analizado:  Montacargas  Patines manuales  Racks de almacenamiento  Camiones  Paletas o parihuelas  Strech film  Lectoras de código de barras  Mesas elevadoras  Balanzas Equipos del Almacén Transpaletas y montacargas 218
  219. 219. Consiste en dividir los productos del proceso, entre el número de equipos que trabajan directamente en el proceso, para un periodo de tiempo determinado. Productividad de Equipos Número de paletas almacenadas por equipo en un turno de 8 horas de trabajo 219
  220. 220. Consiste en determinar la cantidad de productos que se pueden generar por una cantidad determinada de material utilizado Productividad de Materiales Número de paletas envueltas por cada rollo de stretch film 220
  221. 221. Productividad del Proceso de Despacho Si la curva de productividad se incrementa es porque los operarios están despachando más cajas por turno de trabajo y por mes. TURNO PRODUCTIVIDAD DIARIA 1° 200 Cajas x Persona 2° 230 Cajas x Persona 3° 260 Cajas x Persona Cajas/persona MesesE F M A M J J 221
  222. 222. • Un almacén de materiales cuenta con dos turnos de trabajo. La distribución del personal se encuentra en el cuadro N° 1. • Las cantidades recepcionadas mensualmente (en cajas), por cada turno, se encuentran en el cuadro N° 2. • Calcule la Productividad mensual promedio, por turno de trabajo, del proceso de recepción en función al recurso personal. Ejercicio de Productividad 222
  223. 223. PUESTO TURNO 1 TURNO 2 Jefe de Almacén 1 Supervisor de Turno 2 1 Planners / Seguimiento 2 1 Operarios de Despacho 4 4 Montacarguistas de Despacho 3 3 Operarios de Recepción 4 4 Montacarguistas de Recepción 2 2 CAJAS RECEPCIONADAS MES TURNO 1 TURNO 2 Enero 2200 Caj. 2100 Caj. Febrero 2400 Caj. 2500 Caj. Marzo 2500 Caj. 2600 Caj. Abril 2200 Caj. 2300 Caj. Mayo 1800 Caj. 1900 Caj. Junio 1950 Caj. 2100 Caj. Julio 2100 Caj. 2200 Caj. Cuadro N° 1 Cuadro N° 2 Ejercicio de Productividad 223
  224. 224. La capacidad es el volumen máximo de productos que pueden almacenarse Puede ser en unidades, cajas o paletas) que se pueden mantener en un almacén en condiciones normales. Capacidad de Almacenamiento Capacidad del almacén 5000 paletas 224
  225. 225. Para determinar la capacidad de almacenamiento hay que identificar la cantidad máxima de paletas que se pueden almacenar en racks y con apilamiento de unos sobre otros en temporadas de alta producción . Capacidad de Almacenamiento 225
  226. 226. Consiste en determinar el volumen de espacio requerido para hacer frente a la demanda de almacenamiento presente y futura. Para incrementar la capacidad de almacenamiento se pueden tomar diversas medidas: reorganizar el almacén, ampliar el área de almacenamiento, adquirir racks o alquilar almacenes por un determinado periodo , etc. Planeación de la Capacidad Los racks incrementan la altura de apilamiento y protegen los productos 226
  227. 227. • Es el espacio promedio que ha sido ocupado en el almacén, por un período determinado. • Se mide en unidades de producto, cajas o paletas. Tasa de Almacenamiento Promedio 227
  228. 228. • La utilización es un indicador que nos permite evaluar el espacio disponible actual, para almacenar productos adicionales. Utilización Utilización = Tasa Almacenamiento Promedio x 100% Capacidad Almacenamiento % Utilización Almacén 20% Materias Primas 60% Material de Empaque 95% Producto Terminado 1 85% Producto Terminado 2 228
  229. 229. • Un almacén cuenta con los siguientes espacios para almacenamiento En piso (Cuadro 1) y racks en paletas diferentes niveles (Cuadro 2) • Cuadro Nª 1 Cuadro Nª 2 Ejercicio de Capacidad de Almacenamiento * La Capacidad de almacenamiento se mide por paletas Producto Almacenadas por cada nivel de altura Niveles de Altura de Apilamiento en Racks Ítem A 150 Paletas 3 Ítem B 30 Paletas 2 Ítem C 25 Paletas 3 Ítem D 20 Paletas 2 Ítem E 15 Paletas 2 Ítem F 10 Paletas 3 Producto Almacenamiento en piso Ítem A 100 Paletas . Ítem B 30 Paletas. Ítem C 70 Paletas. Ítem D 60 Paletas. Ítem E 45 Paletas . Ítem F 80 Paletas . 229
  230. 230. • La tasa promedio de almacenamiento de los últimos 7 meses ha sido: Ejercicio de Capacidad de Almacenamiento Tasa Promedio Almacenamiento en Paletas Mes Ítem A Ítem B Ítem C Ítem D Ítem E Ítem F Enero 120 80 150 95 55 90 Febrero 130 90 145 85 60 80 Marzo 120 60 90 80 65 70 Abril 125 50 105 75 80 60 Mayo 128 45 98 65 75 65 Junio 129 70 75 85 65 75 Julio 130 65 60 95 70 85 1. Calcule la Capacidad de Almacenamiento promedio mensual actual en paletas por cada ítem. 2. Calcule el % de Utilización promedio actual x ítem. 230
  231. 231. 1. Optimizar el flujo de material 2. Rapidez y seguridad en la recepción / despacho 3. Minimizar inventario 4. Maximizar eficiencia de espacio 5. Tener alta calidad de información a tiempo 6. Uso progresivo de tecnología 7. Entender elementos de costos. 8. Utilizar indicadores de gestión de almacenes 9. Usar expertos en logística externo 10.Visitar otros almacenes Técnicas para Mejorar la Eficiencia de los Almacenes 231
  232. 232. 1. Recepción de materiales y productos 2. Preparación de pedidos del Cliente (Picking) 3. Despacho de producto terminado 4. Cross Docking 5. Seguridad y cuidado del Inventario 6. Mantenimiento de equipos e instalaciones Principales Procesos de Almacenamiento 232
  233. 233. Transporte de Materiales Almacén de Materiales Recepción en Almacen 1. Llegada del Material al Almacen 2. Cotejar G/R y O/C con Sistema 3. Verificar el estado del Vehículo , 4. Conductor y Ayudantes Implementos de seguridad 5. Revisar el material empaque peso cantidad 6. Aprobación del material por C.Calidad o Mantenimiento 7. Locación del material en almacen 8. Elaborar Nota de Ingreso por Compra 9. Sellado de Guías 10. Transportista se retira con G/R selladas por almacen 233
  234. 234. 1. Area comercial recibe Requerimiento o Orden de compra del Cliente verifica precios crédito y genera Pedido de Venta 2. Almacen recibe Pedido de venta en sistema verifica stocks disponibles 3. Coordina el despacho con almacen del cliente. tamaño vehículo lugar, hora y fecha 4. Prepara material lo embarca y genera Guía de Remisión 5. Entrega producto al cliente con G/R la misma que debe regresar la parte de la guía de destinatario y Sunat sellada y firmada en señal de conformidad de haber recibido el material en buen estado y la cantidad solicitada . Despacho de Almacen Almacén de producto Terminado Área Comercial 234
  235. 235. Este proceso consiste en preparar, antes de ser colocados en el transporte, los productos que serán enviados al cliente según sus requerimientos (orden de compra). Área de Picking Área de Colonias Área de Detergentes Área de Desodorantes Área de Jabones Almacén de Producto Terminado Transportista Orden de Compra del Cliente: 5 Cajas de jabones Camay Floral 10 sacos de detergente Ariel 250 gr 4 cajas de desodorante Rexona Fresh Preparación de Pedidos del Cliente (Picking) O / Compra del Cliente: 235
  236. 236. • Montacargas • Patines manuales • Racks de almacenamiento • Camiones • Paletas o parihuelas • Strech film • Lectoras de código de barras, Sistemas RFDI • Mesas elevadoras • Balanzas Principales Equipos y Materiales Utilizados en el Almacén 236
  237. 237. • Son equipos utilizados para el transporte de paletas con cajas, o para su almacenamiento en racks. • Normalmente funcionan con gas, petróleo o electricidad. • Capacidad Carga de • 500 Kg a 75 TN Montacargas 237
  238. 238. Patines Manuales • Son equipos manuales, utilizados para transportar paletas con pocas cajas o con cajas no muy pesadas. • Las transpaletas pueden transportar y apilar paletas a diferentes niveles. • Los patines (patos) pueden transportar paletas en forma manual. Transpaletas y Patines Manuales 238
  239. 239. • Son estructuras metálicas de varios niveles, en donde se colocan parihuelas con cajas conteniendo materiales o productos terminados . • Sirven para incrementar la capacidad de almacenamiento de los almacenes a diferentes niveles de altura • Se les denomina Andamios de Almacenamiento compactado Racks ( Andamios almacenamiento compactado ) 239
  240. 240. • Son medios de transporte masivos de productos del proveedor al almacén y del almacén a los clientes. • Pueden ser de diversos tamaños y características. • Las capacidades de carga pueden variar entre 3 a 40 TN de peso Camiones 240
  241. 241. • Son plataformas de diversos materiales (los más comunes madera , plástico, metal ) utilizados para el transporte de cajas • Las parihuelas de madera deben estar exentas de productos ignofugos . • La paleta estándar EAN a unificar en Perú mide: 1.10 x 1.00 x 0.14 Mt Paletas o Parihuelas 241
  242. 242. • Es una cinta plástica ancha que contiene una sustancia adhesiva en uno de sus lados, utilizada para envolver y mejorar la estabilidad y la rigidez de las cajas que son colocadas sobre una paleta. Strech Film 242
  243. 243. • Los códigos de barras permiten administrar información relativa a los productos de forma rápida y segura. • Las lectoras de códigos de barras permiten verificar la información contenida en los códigos de barras Lectoras de Códigos de Barras 243
  244. 244. • Los RFID permiten obtener información por intermedio de un terminal portátil inalámbrico o instalado en un vehículo obteniendo información del inventario en tiempo real haciendo uso de la radio frecuencia . • Usados en almacenes de productos terminados y Centros de distribución acortando tiempos en proceso de distribución Sistemas de Radio Frecuencia 244
  245. 245. • Son plataformas que se elevan progresivamente mediante mecanismos eléctricos o hidráulicos. • Son utilizadas en el proceso de colocación de cajas sobre una paleta, reduciendo los problemas ergonómicos del personal de almacen. Mesas Elevadoras 245
  246. 246. • Son basculas de medición manual o electrónica donde se controlan por peso los materiales por recibir o por entregar. • Se utilizan para evitar contar los materiales uno por uno. • Para establecer este procedimiento de control por peso previamente se debe de conocer los pesos unitarios netos del material los pesos del material de embalaje y el peso de la parihuela que los transporta Balanzas 246
  247. 247. Inventarios Todos los costos relacionados con el inventario Instalaciones Todos los costos relacionados con la infraestructura del local Laborales Todos los costos relacionados con el personal que trabaja en el almacén Los costos de la gestión de almacenes 247
  248. 248. Definición de los costos de inventario (1) DATO BÁSICO: ¿Cuál es el valor del inventario promedio anual que se mantiene en los almacenes? 1. INVENTARIOS 248
  249. 249. El valor del inventario promedio mes S/ 0 S/ 100,000 S/ 200,000 S/ 300,000 S/ 400,000 S/ 500,000 S/ 600,000 S/ 700,000 Promedio mes USD 400,000 Inventario promedio mes = Inv. día 1 + Inv. día 2 + …. + Inv. día 31 # de días del mes 249
  250. 250. El valor del inventario promedio año S/ 0 S/ 100,000 S/ 200,000 S/ 300,000 S/ 400,000 S/ 500,000 Promedio año USD 280,000 Inventario promedio año = Inv. mes 1 + Inv. mes 2 + …. + Inv. mes12 12 (meses del año) 250
  251. 251. Definición de los costos de inventario (2) ¿Cuál es el valor anual de los productos que se dañan en los almacenes? 251
  252. 252. Definición de los costos de inventario (3) ¿Cuál es el valor de la cuota anual a la compañía de seguros para asegurar la mercadería frente a siniestros naturales, robos, incendios, etc? 252
  253. 253. Componentes del costo del inventario Costos de inventario por año [% del valor de inventario] - Costos de capital al año X % = tasa de interés típica en el mercado de capitales (crédito o ahorro) [por ej .7 - 10%] = tasa interna de retorno de transacciones operativas comparables [por ej. 15%] = tasa política de acuerdo a filosofía de la empresa [por ej. 35%] - Averiados o dañados 0 - 2 % - Seguro al año 0 - 15 % 253
  254. 254. Inventario promedio año : USD 280,000 Costos de inventario por año [% del valor de inventario] - Costo de capital al año 10% - Costo del seguro al año 15% - Costo de las mermas al año 5% Costos de inventario por año 30% Cálculo de costos de inventario : USD 280,000 * 30% El costo anual del inventario es de USD 84,000 Cálculo del costo del inventario - EJEMPLO 254
  255. 255. Definición de los costos de almacenaje (1) ¿Cuál es el valor de la depreciación anual del local y los equipos? ... y si el local o equipos del almacén NO son propios ¿cuál el gasto anual de alquiler ? 2. INSTALACIONES 255
  256. 256. Definición de los costos de almacenaje (2) ¿Cuál es el valor de los costos de mantenimiento del local y de los equipos para mantenerlos en buen estado y poder cumplir con las buenas prácticas de almacenamiento? 256
  257. 257. Cálculo del costo de almacenaje - EJEMPLO El costo anual de las instalaciones del almacén es de USD 230,000 Gastos anuales • Depreciación del local,equipos y software USD 50,000 • Mantenimiento de las instalaciones USD 40,000 • Gastos generales: agua, luz, otros USD 50,000 • Materiales de almacén USD 50,000 • Otros USD 40,000
  258. 258. Definición de los costos laborales ¿Cuál es el valor de los costos relacionados con el personal como sueldos y salarios, uniformes y capacitación ? 3. LABORALES 258
  259. 259. En el EJEMPLO, los costos de la gestión de almacenes suman USD 394,000 INVENTARIO 21% INSTALACIONES 59% LABORALES 20% ¿Cómo se calculan los costos de la gestión de almacenes? 259
  260. 260. Los costos genera la gestión de almacenes INSTALACIONES Depreciación de activo fijo Gastos de mantenimiento Seguros de instalaciones Gastos generales (electricidad, agua y desagüe, gas, petróleo) Materiales utilizados (papeles, útiles de limpieza, etc) Comunicaciones (teléfono, fax) Servicios contratados (vigilancia, limpieza, jardinería, fumigación) Servicios de terceros (alquileres de montacargas, otros alquileres) Tributos e impuestos locales (edificio y equipos de almacenaje, manipuleo y sistemas) LABORALES Sueldos y salarios CTS Horas extras Bonos Uniformes Capacitación Otros gastos relacionados con el personal ( los gastos relacionados con el personal) INVENTARIO Costo del capital invertido Costo de averías o producto dañado Seguro de la mercadería (% del valor del inventario promedio al año) 260
  261. 261. ¿Por qué hay preocuparse por los almacenes? Proveedores Fabricante Centro de Distribución Grandes clientes Pequeños clientes almacenamiento almacenamiento almacenamiento almacenamiento almacenamiento Es necesario controlar que los costos de la gestión de almacenes se justifiquen en función de que puedan compararse con otros como los de transporte, producción y compras • Costos del inventario • Costos de las instalaciones • Costos laborales 261
  262. 262. LOGISTICA, COMPRAS Y ALMACENES Modulo 4 Administración Moderna de Inventarios y Control de Stocks 262
  263. 263. Administración Moderna de Inventarios y Control de Stocks  Inventarios. Tipos de Inventario.  Gestión de Inventarios. Tareas de la Gestión de Inventarios.  Políticas de Inventario.  Clasificación. Análisis ABC.  Pronostico de Demanda.  Lote Económico. Formula Manual, Formula Matemática.  Modelos de Reaprovisionamiento.  Sistemas de Inventarios Máximos y Mínimos.  Just It time.  Control de Inventarios. Métodos.
  264. 264. Los inventarios son bienes (productos tangibles), que la empresa adquiere para su posterior venta, o para ser consumidos en el proceso de elaboración de bienes y servicios. Inventarios 264
  265. 265. 1. Materia Prima Productos comprados para fabricar otros productos. 2. Producto en Proceso Productos que se encuentran en elaboración. 3. Semi-ensamblaje Partes fabricadas que son completadas parcialmente y mantenidas en inventario. Tipos de Inventarios 265 Materiales Diversos en Maestro Home Center
  266. 266. 4. Productos Terminados Productos listos para ser vendidos al cliente. 5. SOMR Suministros operativos, de mantenimiento y reparación. Tipos de Inventarios 266 Materiales Diversos
  267. 267. TIPOS DE INVENTARIOS • SEGÚN SU DESTINO: - Materia prima o insumos - Material de mantenimiento - Material de uso administrativo - Herramientas, repuestos, enseres - Material en proceso - Productos terminados 267
  268. 268. TIPOS DE INVENTARIOS • SEGÚN SU NIVEL DE CONSUMO: -Inventario activo (Ia): es usado diariamente. -Inventario máximo (Imax): nivel máximo permisible del inventario -Inventario mínimo (Imin): mínimo permisible. -Inventario de seguridad (Ss): protección contra eventualidades. 268
  269. 269. • Consisten en existencias en tránsito que figuran en los equipos de transportación que se mueven entre los puntos donde se mantienen los inventarios. • Su manejo es sólo cuestión de controlar el tiempo de tránsito, principalmente mediante la selección de transporte. • Los inventarios en tránsito pueden ser muy altos, y un buen manejo puede producir impresionantes reducciones en los costos. Inventarios en Tránsito 269
  270. 270. • Disminuir los niveles de stock. • Reducir los costos operativos: – Capital inmovilizado – Costos de mantenimiento – Deterioros y re-elaboración • Aumentar la calidad de servicio al cliente final. Objetivos de un almacén 270
  271. 271. Proceso de fabricación de Vino 271 Vinos Tabernero Inventario de Materia Prima Inventario de Producto en Proceso Inventario de Producto Terminado
  272. 272. Consiste en determinar la cantidad adecuada de inventarios (materiales, producto en proceso y producto terminado) que la empresa debe mantener. Gestión de Inventarios 272 Encontrar un equilibrio entre demasiado y muy poco.
  273. 273. Decidir sobre: • Inventarios de seguridad . • Turnos de producción para reaprovisionamiento. • Exceso de inventarios. Tareas de la Gestión de Inventarios 273 Encontrar un equilibrio entre demasiado y muy poco.
  274. 274. Gestión de Inventarios 274 Beneficios Desventajas Demasiado Inventario Más rapidez para atender pedidos de clientes. Mayor capacidad para negociar precios con proveedores. Capital inmovilizado en los almacenes. Mayor probabilidad de daño o pérdida de materiales y productos. Muy Poco Inventario Menos endeudamiento. El capital se puede usar en otros fines más productivos. Riesgo de no cumplir con plazos de entrega. Menos flexibilidad frente a pedidos de clientes.
  275. 275. 1. Que no existan roturas de stock que puedan afectar los plazos de entrega pactados con los clientes. 2. No afectar la liquidez de la empresa, manteniendo demasiado dinero guardado en los almacenes, que podría destinarse a nuevas inversiones. 3. No obligar a la empresa a realizar prestamos para adquirir más productos. Importancia de la Gestión de Inventarios 275
  276. 276. Los Inventarios se sitúan en cada nivel de la Cadena de Suministros 276
  277. 277. POLÍTICAS DE INVENTARIOS • Dependerá: - Exportadores - Importadores - Industriales - Comerciales - Servicios • “Justo a tiempo” • Inventario Cero 277
  278. 278. Políticas mas usadas 1. Horario de atención a los proveedores 2. Autorización de ingreso al Almacén 3. Con respecto a las devoluciones. 4. Autorización de emergencias. 5. Acciones con productos que no tienen rotación. 6. FIFO (1° en entrar 1° en salir). 7. LIFO (1° en caducar 1° en despachar) 8. Definir quien será responsable de reponer por consumo. 278
  279. 279. CLASIFICACIÓN DE STOCKS PRECISIÓN EN EL CONTROL DE INVENTARIOS • Por su procedencia (local, nacional, importado) • Por su demanda (regular, irregular, estacional) • Importancia operativa (estratégico, normal, no operativo) • Por su obtención (preparados, fabricación) • Por su movimiento (activo, no activo, agotados) • Por su importancia económica (clasificación ABC) 279www.corporacionsesar.com
  280. 280. CLASIFICACIÓN ABC Ayuda a identificar los items más importantes. APLICACIONES: • Por volumen de compra • Por proveedores • Valor – consumo o cantidad - valor • Volumen de venta • Por margen de utilidad • Por cliente 280www.corporacionsesar.com
  281. 281. CLASIFICACIÓN ABC Ley de Alfredo Paretto • Cuando se aplica a los inventarios obedece a la necesidad de identificar dentro del conjunto global de las existencias a tres tipos o clases de existencias, agrupadas según su valor y su movimiento en el almacén. • Determina una cantidad del inventario que siendo relativamente pequeña comparada con el total de existencias en el almacén, resulta ésta concentrando la mayor cantidad de valor monetario del mismo. 281www.corporacionsesar.com
  282. 282. CLASIFICACIÓN ABC • CLASE A: a los artículos que se encuentran en esta clase se les presta mayor atención (mantenimiento, seguro y niveles de inversión). Representan el 85% del consumo anual valorizado y sólo son el 15% del inventario. • CLASE C: se les podrá tener en mayor cantidad porque su inversión no afecta mayormente a las finanzas de la empresa (10% vs 80%) 282www.corporacionsesar.com
  283. 283. ¿Cuáles son las necesidades de información del inventario? • Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente: 1. Estado actual de inventarios 2. Localización 3. Antigüedad 4. Existencias actuales 5. Consumo ó venta anual 6. Lote óptimo de compra 7. Máximos y mínimos 8. Costos actuales 9. Precios de las materias primas principales 10.Abastecimiento, etc. 283
  284. 284. Rotación del inventario • Representa cuántas veces en el año habría que renovar el stock disponible para atender las necesidades de la institución . Como referencia, se estima que una institución eficiente debería rotar su inventario más de 4 veces en el año. Rotación = Consumo anual Stock disponible 284
  285. 285. • Rotación – Resmas = 5.600.000 / 1.400.000 = 4 – Lápices = 1.500.000 / 500.000 = 3 – Total = 7.100.000 / 1.900.000 = 3,74 Valor unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual [$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000 Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000 Total 1.900.000 7.100.000 285
  286. 286. Duración de los inventarios • Representa el número de días en que se agotaría el nivel de stock disponible a la tasa de consumo promedio de la institución. Como referencia, se estima que una institución eficiente debería tener menos 90 días de inventarios. Duración = Nivel de inventario * 365 (días) Consumo Anual – Idealmente, se calcula en función de unidades físicas (ej. cajas). También se puede calcular, en forma aproximada, utilizando montos valorizados. 286
  287. 287. Ejemplo • Duración – Resmas = (1.000 / 4.000) * 365 = 91,25 [días] – Lápices = (5.000 / 15.000) * 365 = 121,67 [días] Valor unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual [$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000 Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000 Total 1.900.000 7.100.000 287
  288. 288. 1. Cuántas unidades deben ordenarse (o producirse) en un momento dado? 2. En qué momento debería ordenarse (o producirse) el inventario? 3. Qué artículos del inventario merecen una atención especial? 4. Cómo podemos protegernos contra los cambios en los costos de los artículos del inventarios Decisiones Importantes 288
  289. 289. • Existen diversos tipos de materiales y se repone el stock en función al tipo de material • El Producto terminado se repone en función a la demanda de los clientes • La materia prima y embalaje en función al consumo del producto terminado • Los repuestos se reponen en función a los mantenimientos preventivos, correctivos y predictivos Pronóstico de demanda en función del tipo de material 289
  290. 290. • Los Materiales de economato y limpieza en función al consumo histórico • El Material de Publicidad en función a las campañas publicitarias que prepara Marketing • Los activos fijos retornables se reponen en función a la depreciación • Los materiales consumibles en función al incremento de la producción Pronóstico de demanda en función del tipo de material 290
  291. 291. 1) En forma automática en función a los MRP (Programas de requerimientos de materiales) 2) Según los consumos históricos 3) Reposición cuando llega al punto de reorden considerando el stock de seguridad 4) Reposición cuando llega al stock cero 5) Reposición manual a solicitud de los usuarios Formas como se reponen los Inventarios 291
  292. 292. 1. Modelo de Lote Económico (WILSON) 2. Lote Económico con producción y consumo simultáneo 3. Modelo con descuento en todas las unidades compradas 4. Modelo con descuentos según incrementos en la cantidad Modelos Deterministas de Inventarios para un solo Artículo 292
  293. 293. • Demanda conocida y constante. • Tiempo de espera conocido y constante (entre emisión y almacenamiento) • Costo de mantenimiento del inventario lineal • El precio de compra (fabricación) no depende de la cantidad comprada (fabricada) Modelo de lote económico 293
  294. 294. Modelo de lote económico 294 Tiempo Q Qp Nr te Qp : Cantidad del pedido Nr : Nivel de reaprovisionamiento Nr = d x te Te : Tiempo de espera
  295. 295. Costo de los Inventarios 295 1. Costo de Aprovisionamiento: 1.1 Costo del Pedido 1.2 Costo de Emisión 1.3 Costo de Almacenaje 2. Costo asociado a la existencia de la demanda no servida (costo x no entregar el material a tiempo)
  296. 296. Costos de los Inventarios 296 Fórmula Costo de Emisión Costo del Pedido Costo de Almacenamiento CE = Ce x D/Q CP = D x P CA = Ca x Q/2 Costo de emitir una orden de compra por la demanda total entre la cantidad que incluye cada pedido. La demanda total por el precio de compra unitario. Descripción Costo almacenamiento unitario por la cantidad que incluye cada pedido entre dos.
  297. 297. Costos de los inventarios de computadoras 297 Costo de Pedido Costo de Almacenamiento Costo de Emisión
  298. 298. La ecuación que rige este modelo es: Ecuación del Modelo de Wilson CT = D P + D Q Ce Q 2 Ca  +  CT= Costo Total P= Precio de compra unitario Q= Cantidad comprada Ce=Costo de emisión de una orden de compra Ca= Costo de almacenamiento anual por unidad
  299. 299. Cantidad Optima a Pedir – Modelo de Wilson 299 Q 2 D C COP e a =  
  300. 300. Una tienda de electrodomésticos vende mensualmente 50 memorias portátiles USB. El distribuidor que entrega este producto cobra por pedido S/. 500, y por cada memoria S/. 100. El costo de almacenamiento por año es de S/. 100. Encuentre la solución a este problema utilizando el modelo de Wilson (o de cantidad fija de pedido) 1) ¿Cuántas memorias se deben pedir? 2) ¿Cuántos pedidos deben hacerse por año? 3) ¿Cuál es el tiempo optimo entre pedidos? 4) Si el plazo de entrega son 15 días, ¿Cuál es el punto de pedido? 5) ¿Cuál es el costo total anual de administrar el inventario de memorias portátiles Ejercicio 300

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