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La Gestión en los Proyectos de Gobierno Electrónico

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Presentación de la conferencia dada en el Project Management Institute, Montevideo. El ámbito de la organización pública difiere enormemente del contexto de la empresa privada. Diferentes elementos como la cultura organizativa, la dependencia de factores políticos, o los diferentes objetivos que organizaciones públicas y privadas persiguen, hacen que los proyectos dentro del sector público tengan peculiaridades y puntos críticos, en ocasiones, también diferentes a los que surgen en el ámbito privado. Los proyectos de gobierno electrónico incorporan además aspectos cuya gestión se hace compleja, hasta el punto que se ha llegado a señalar que sólo un 15% de los proyectos en éste ámbito se consideran conseguidos con éxito (Heeks, 2003). Debido a los aspectos tecnológicos actuales y la presencia cada vez mayor de realidades como la orientación al Open Government o las Smart Cities, dichos proyectos son cada vez más representativos, por lo que se hace especialmente interesante abordar una sesión como ésta, sobre el ámbito de la gestión de proyectos de gobierno electrónico. En la misma se trataron, entre otros, aspectos como barreras, gestión del cambio o gestión en la interoperabilidad en proyectos de gobierno electrónico.

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La Gestión en los Proyectos de Gobierno Electrónico

  1. 1. Carlos E. Jiménez Chair, IEEE Computer Society e-Government STC IEEE Smart Cities Committee La Gestión en los Proyectos de Gobierno Electrónico Project Management Institute & IEEE Technology Management Council Uruguay Montevideo, Uruguay. Marzo de 2014
  2. 2. 1.  Algunas consideraciones previas 2.  Toma de requerimientos y diseño 3.  Implementación, implantación y seguimiento 4.  Las barreras y la gestión del cambio 5.  El Principio de Interoperabilidad como garantía 6.  Uso de metodologías de gestión 7.  Caso: Gestión de Requerimientos Policiales
  3. 3. • El gobierno-(e)lectrónico: “e-Government uses digital tools and systems to provide better public services to citizens and businesses”(European Commission) • Objetivos públicos y principios: ü  Eficacia ü  Eficiencia ü  Transparencia ü  Rendición de cuentas ü  Orientación al ciudadano • No debemos confundirlo con “digitalización” (parcial; e- Admin) • Tener en cuenta diferencias como ROI Vs “Public ROI” ü  Intangibles ü  Implicaciones electorales Algunas consideraciones previas
  4. 4. Front O. / Ciudadanía Open Innovation #SmartGov Grado de Permeabilidad Bidireccional Back Office Rol de las TIC (back office & front office) Algunas consideraciones previas
  5. 5. •  Principios y Objetivos estratégicos •  Plan estratégico (política pública) •  Estrategias: 1..n •  Alineamiento en Sistemas de Información: los planes de sistemas •  Hablamos de “Management” en organizaciones públicas. Gestión: Desde la política pública… … hasta llegar al nivel operativo Algunas consideraciones previas
  6. 6. Gestión de información, y conocimiento: semántica y procesamiento Fuente:W3C Pasar del expediente en formato papel a formato electrónico conllevará importantes consecuencias en términos de eficiencia debido, a que •  Almacenamiento-eà gran cantidad de datos •  Búsqueda y procesamientoà afectará a eficiencia y rendimiento Se necesita potenciar otras herramientas… ¿Dónde está la información? ¿De quién depende? (Compartir información?) ¿En qué condiciones está? Algunas consideraciones previas
  7. 7. Política pública, estrategia, planificación, evaluación… Algunas consideraciones previas
  8. 8. Tengamos en cuenta que… Según IEEE 1471 adoptado por ISO/IEC 42010:2007, se define Arquitectura como: “La organización fundamental de un sistema, representada por sus componentes, sus relaciones entre ellos y con su entorno, junto a los principios que gobiernan su diseño y evolución” Algunas consideraciones previas
  9. 9. Source: Barcelona City Council Alto grado de interrelación Algunas consideraciones previas
  10. 10. •  Influencia legislativa fuertemente constrictiva ü  Cambio en procesos-e puede requerir cambio normativo (institucionalización) §  Y se debe tener muy en cuenta que pasar a “e-” implica “reingeniería” de los procesos: deben repensarse. ü  Cambio funcional/cambio funciones de personal Algunas consideraciones previas
  11. 11. •  Requerimientos de la organización ü  Cliente =<>… ü  Usuario •  Contexto: grandes y complejos proyectos ü  Compuestos de otros menores ü  Habitualmente interrelacionados ü  Implicaciones front office y back office •  Objetivos ambiguos ü  Comunicación/comprensión §  Usuario-técnico §  Proveedor-cliente ü  Modificación de alcance (implementación) Toma de requerimientos y diseño
  12. 12. •  Aptitudes y actitudes ü  Grado de formación específica ü  Reciclaje y formación contínua •  Variedad de actores e intereses ü  Internos ü  Externos •  Dificultad por burocratización procesos ü  Validación y aprobación ü  Monitorización y seguimiento… y Evaluación!!! §  Acciones correctivas a tiempo? (calidad) §  Realimentación a nivel operativo, táctico y estratégico I m p l e m e n t a c i ó n , i m p l a n t a c i ó n y seguimiento
  13. 13. •  Difusas responsabilidades y rendición cuentas •  Planificación a corto plazo ü  Falta de continuidad en proyectos ü  Cambios sustanciales y réditos electorales I m p l e m e n t a c i ó n , i m p l a n t a c i ó n y seguimiento •  A nivel institucional, por tanto, la adopción proyectos e-Gov viene condicionada por variables: ü  Tecnológicas ü  Gestión ü  Políticas y Legales
  14. 14. •  Barreras ü  Financieras ü  Marco legal ü  Diseño técnico ü  Brecha digital ü  Organizativas •  La “problemática” tecnológica, la menos preocupante. ALTO IMPACTO en la organización por TRANSFORMACIÓN. Pasar a “e-” implica cambios: ü  Simplificación y reingeniería (de procesos pero también de servicios) ü  Cambios en estructuras de la organización ü  Cambios jerarquías y centros de poder... Las barreras y la gestión del cambio
  15. 15. •  La gestión del cambio (org.) es altamente compleja ü  Por cambios en los procesos ü  Resistencia individual y colectiva ü  Grupos de presión internos y externos ü  Dificultad en coordianción entre divisiones e Interoperabilidad §  Dimensión organizativa §  Gobernanza ü  Falta de liderazgo/soporte político ü  Cambios en servicios que funcionan Las barreras y la gestión del cambio
  16. 16. •  Entrada deficiente de información ü  Un SI con deficiente información no sirve ü  Reutilización es ahorro (expedientes, procesos…) Las barreras y la gestión del cambio
  17. 17. Las barreras y la gestión del cambio ---Información -----------Comunicación----- --Formación-----Entrenamiento--- -Monitorización- Plan de comunicación Plan de formación Soporte y seguimiento
  18. 18. •  Estrategia de gestión del cambio (barreras organizativas) ü  Elementos transversales §  Usuarios parte del proceso §  Referentes in situ ü  Plan de comunicación ü  Plan de formación ü  Soporte y seguimiento Las barreras y la gestión del cambio
  19. 19. IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology (Std 610.12-1990, The Institute of Electrical and Electronics Engineers, NewYork) define 1990: Interoperabilidad As “the ability of two or more systems or components to exchange information and to use that has been exchanged” Y 21 años después… El Principio de Interoperabilidad
  20. 20. US Government Cloud high priority requirements - 2011 Interoperability 9 veces en 10 requisitos El Principio de Interoperabilidad
  21. 21. e-GOVERNMENT INTEROPERABILITY BENEFICIOS Definición: According to the European Commission (2010), interoperability is “the ability of disparate and diverse organizations to interact towards mutually beneficial and agreed common goals, involving the sharing of information and knowledge between the organizations, through the business processes they support, by means of the exchange of data between their respective ICT systems” (p. 2). •  Cooperación •  Simplificación (Admin.. & Procesos) •  Ahorro de costes •  Reutilización de datos, funciones y servicios •  Mejores decisiones •  Ventanilla única •  Transparencia •  Rendición de cuentas •  Perspectiva integral e integrada Dimensiones/elementos: •  Gobernanza (& Legal) •  Técnica •  Semántica •  Organizativa El Principio de Interoperabilidad
  22. 22. El Principio de Interoperabilidad (Jiménez, 2012): “ “
  23. 23. El Principio de Interoperabilidad (Jiménez, 2012): “ “
  24. 24. Las metodologías como elemento clave
  25. 25. Caso: Gestión de Requerimientos Policiales E l proyecto:
  26. 26. Caso: Gestión de Requerimientos Policiales •  Coordinación interorganizacional ü  Toma de requisitos parcialmente combinada §  Equipos funcionales §  Equipos técnicos ü  Necesidades distintas ü  Ritmo implantación e intervención (velocidades distintas) ü  F o r m a c i ó n c o n j u n t a p a r c i a l m e n t e ( 2 organizaciones) §  Policía §  Justicia
  27. 27. Caso: Gestión de Requerimientos Policiales •  Estrategia cambio organizativo integrada en el propio diseño del proyecto ü  “Super-usuarios” en procesos: §  Requerimientos §  Pruebas funcionales y validación §  Supervisión §  Formadores (de usuarios clave) ü  Formación de usuarios §  Usuarios clave y de referencia §  Soporte in situ §  Teórico-práctica ü  Plan de comunicación adaptado
  28. 28. Caso: Gestión de Requerimientos Policiales •  Medir y verificar (usuario) ü  Seguimiento ü  Realimentación ü  Valoración ü  Corrección (atención a velocidad realimentación) •  Preparación de protocolos a nivel inter- organizacional para interoperabilidad a niveles: ü  Operativo (órgano-unidad) ü  Táctico (planificación intervenciones) ü  Estratégico (evolución / impacto) •  Comisiones de seguimiento
  29. 29. Thank you carlosjimenez@ieee.org http://www.computer.org/eGov http://smartcities.ieee.org Follow us on social media ¡Gracias!

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