Información textual y documental

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Información textual y documental

  1. 1. Información textual y documentalDIFERENCIAS ENTRE EL ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE INFORMACIÓNEl tratamiento documental es un sistema donde se describe y representa undocumento en forma artificial. Se ocupa de los metadatos y la metainformación, perono se remite directamente al autor; posibilita la recuperación documental pero lametainformación disponible no es decisiva, se rige por normas e indica el contenidopara su posterior recuperación.3El análisis de información, a diferencia del tratamiento documental, se centra en elanálisis de contenido en un contexto específico, se remite directamente al autor,produce información para la toma de decisiones, posibilita la recuperación de lainformación, está condicionada por la calificación, inteligencia y creatividad del analistay es capaz de ofrecer, mas que referencias, datos derivados del análisis y la síntesisde la información evaluada.Tanto uno como el otro, nacen como respuesta a la necesidad de una metodologíacientífica para tratar rigurosamente los documentos y la información existente endiferentes contextos.Ambos tipos de análisis pasan, en primer lugar por la identificación y localización de loque se hace uso, ubican al documento y a la información en un entorno.Uno, el análisis documental, es el resultado de la necesidad de proporcionar al usuarioun camino para llegar al documento pertinente y el otro, el análisis de la información,es una forma adecuada para su uso racional y creador en la actividad práctica delindividuo, sea de la clase que ésta sea: investigadora, gerencial, académica, etcétera.El primero exige del especialista, el conocimiento de las normas establecidas para surealización, el empleo de tesauros y categorías, para individualizar y especificar lafuente; el segundo requiere de una calificación, creatividad, inteligencia y conocimientodel tema, que posibilite el uso, relación y manejo de conceptos, así como la habilidadpara ubicar en un contexto y establecer los nexos necesarios entre la informaciónprocesada y el conocimiento disponible para la solución de un problema.Son un puente entre el usuario y el conocimiento. Posibilitan la descripción yrepresentación del documento, a partir de la reproducción en síntesis del documentoreal, utilizan taxonomías para procesar la información y vocabularios que recrean elentorno lingüístico, repercuten en la calidad de los productos y servicios deinformación, elevan la capacidad de recuperación y reducen la incertidumbre. Enmuchos casos, sus resultados son productos científicos, creativos y polémicos.En conjunto, ambos procesos presentan un valor sinérgico y holístico como procesosde la organización de la información y en el ciclo de vida de la información.Ambos se presentan como requerimientos insoslayables de la práctica cotidiana de lostrabajadores de la información para colocar sus productos y servicios al servicio de sususuarios, quienes necesitan de sus resultados para, a su vez, obtener nuevos avancesen sus respectivas actividades, sobre todo, en las condiciones actuales de un mundoglobalizado.
  2. 2. Su práctica y utilización rebasa los marcos de los recintos bibliotecarios para estarpresentes en empresas y organizaciones donde definen contextos, idiosincrasiainformacional y favorecen su desarrollo en general. Base de DatosUna base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto yalmacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y debido aldesarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría delas bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rangode soluciones al problema de almacenar datos.Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos (SGBD),permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida yestructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización yadministración, se estudian dentro del ámbito de la informática.Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e institucionespúblicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto dealmacenar la información experimental.Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellosse encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España losdatos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección deDatos de Carácter Personal (LOPD). 1. Centros documentales y bases de datosLa tarea de adquirir las fuentes y organizarlas para un fácil acceso ha correspondidotradicionalmente a las bibliotecas, a las que hay que añadir en la actualidad los centrosespecializados de documentación computarizada, que ofrecen sus servicios medianteacceso directo y on-line o mediante algún tipo de soporte magnético (generalmente,CD-ROM). La mayoría de las bibliotecas importantes están conectadas o adscritas alos servicios de dichos centros.Las nuevas tecnologías de la documentación dependientes de la informática y latelemática permiten, de forma relativamente sencilla, el acceso a la documentaciónexistente sobre un tema determinado, previamente almacenada y clasificada en lasdenominadas bases de datos.Los grandes centros de documentación constituyen entidades especializadas en lafunción de aplicar las nuevas tecnologías al tratamiento de la información, que afectamínimamente a sus cuatro momentos básicos: obtención, clasificación, recuperación ydistribución de la misma. Su objetivo es generar sistemas automatizados dedocumentación (bases de datos) y redes de transporte, que están al servicio delinvestigador.Las bibliotecas suelen incorporar en sus servicios la actuación como centros deinformación y documentación, donde el usuario, directamente, o a través de personalespecializado, puede acceder a la información almacenada en los sistemasmagnéticos o bien realizar la conexión y consulta directa a los distribuidores de las
  3. 3. bases de datos, según sus necesidades. Los sistemas automatizados dedocumentación ofrecen al investigador información permanentemente actualizadasobre tópicos o temas de su interés. Esto sólo es posible gracias a la aparición de lascomputadoras, que permiten clasificar, indizar y recuperar de forma automática lainformación.2. Publicar bases de datosHasta hace pocos años, los productores y los distribuidores de bases de datos (estosúltimos en particular) acostumbraban a tener un carácter especializado y a disponer,por tanto, de una potente estructura empresarial. Esta situación ha cambiadoradicalmente con la eclosión de Internet y el desarrollo de distintas herramientasfácilmente configurables y adaptables que ponen al alcance de pequeños y medianoscentros de información y documentación, e incluso de usuarios personales, laposibilidad de convertirse en productores y distribuidores de bases de datos.Pequeñas y medianas organizaciones que habían creado bases de datosdocumentales, y a las que nos hemos referido en el anterior apartado, están llevando acabo un proceso generalizado de publicación de sus contenidos en el web. Estopermite que los usuarios sólo necesiten del navegador para poder acceder a losregistros de forma actualizada y que dispongan, en la mayoría de los casos, de lasmismas prestaciones de consulta y explotación que tienen los sistemas de gestióndocumental cuando se consultan localmente o mediante redes de área local2.1. ElementosAhora bien, para que este método de acceso sea posible, es necesario disponer, en ellado del servidor web, de un programa o un conjunto de programas que permitaestablecer la comunicación entre dos entornos en principio incompatibles o distintos: labase de datos gestionada por el SGD, por un lado, y el servidor web, que es el queatiende a los navegadores que utilizan los usuarios y que sólo es capaz de interpretarpáginas html transmitidas mediante el protocolo http, por el otro. Estos programassuelen recibir la denominación de pasarelas web ya que actúan como intermediariosentre los registros de la base de datos y los datos codificados en html que procedendel formulario de consulta que ha rellenado un usuario.
  4. 4. El siguiente esquema muestra los elementos básicos que intervienen en este procesoy su funcionamiento.2.2 Pasarela web e interfaz de consulta. Pasarela web:Son las piezas de software que comunican el servidor Web (Apache,IIS, etc.) con el SGD. Es decir, se trata del programa que es capaz de leer e interpretarlas órdenes que se le transmiten desde un formulario html, algunas de ellasintroducidas por el usuario (p. e. los términos de búsqueda) y otras correspondientes aparámetros generales (p. e. la ubicación del programa y de la base de datos en elservidor, el formato de visualización, el número de documentos a visualizar, etc.). Acontinuación, los ejecuta y el resultado lo transfiere al usuario en formato html (es ellistado con el resultado).Estos programas pueden cumplir diversos protocolos o sistemas de comunicación conel servidor web. El más antiguo es el protocolo CGI, pero también existen losprotocolos ASP (desarrollado por Microsoft), JSP (de Java y que es de código abierto)y se está preparando la tecnología.NET (una evolución de ASP y de VisualBasic deMicrosoft).El protocolo CGI sirve para comunicar un servidor web (httpd) con programas externosy funciona incorporando, dentro de la página web, una llamada a un fichero ejecutable(el programa CGI) que está situado en el directorio cgi-bin, o equivalente, de unservidor y que es capaz de procesar los datos que se envían con la página (es decir,una consulta a una base de datos). Este modelo de funcionamiento no acaba desatisfacer a muchos webmasters porque implica ir instalando en el servidor distintosprogramas CGI (uno para cada SGD o aplicación específica que se quiera conectarcon el servidor web), de los cuales se desconoce si van a ser totalmente compatiblesentre ellos o cuantos recursos de la máquina del servidor van a consumir. Elfuncionamiento de ASP o JSP es distinto, ya que los scripts están incluidos en lapágina web y se ejecutan en el propio servidor antes de enviar la página, siendo unsistema más robusto porque está más integrado con el servidor web. Así pues, si un
  5. 5. servidor Web y unSGD soportan esta tecnología estándar, se pueden comunicardirectamente sin tener que instalar un programa CGI aparte. Por otro lado, estossistemas utilizan un lenguaje de programación estándar, el propio ASP o JSP,que damás facilidades en la manipulación de los datos.La interfaz de consulta: es el conjunto de páginas que facilitan la realización de laconsulta por parte del usuario y que indican el formato de presentación de losresultados. Se construye con el lenguaje de programación propietario de la pasarelaweb en caso del CGI o con código estándar ASP o JSP, entremezclada con códigohtml y consta básicamente de tres elementos: formulario de consulta; pantalla devisualización de resultados (listado); y pantalla de visualización del documentocompleto. Las prestaciones que se analizan en el próximo apartado son,fundamentalmente, las que nos ayudan a generar ese código de forma asistida. Gestión de DatosEl sistema de Gestión Documental, puede trabajar con información procedente dediferentes fuentes: papel, ficheros informáticos de diversos formatos, documentosmanuscritos o de formato gráfico capturados por medio de escáner, vídeos,imágenes... Para gestionar estas fuentes de datos el sistema es capaz de procesarinformación de tres tipos:Información estructurada: Aquella sobre la que se puede aplicar un índice o unarelación determinada. Por ejemplo, fechas, números o códigos alfanuméricos.Información textual: Aquélla de tipo texto libre constituida por caracteresalfanuméricos. Por ejemplo, comentarios o descripciones largas.Objetos no relacionales: Aquella información que no se puede relacionar ni tampocoestructurar fácilmente, pero que se puede asociar a un clasificador de datos. Es elcaso de las imágenes documentales, archivos de texto, animaciones, etc.La gestión de datos contempla los siguientes conceptos:Archivadores la unidad estructural sobre la que se basa el Gestor Documentalpara organizar la información.Carpetas puede incluir información estructurada, textual y objetos de informaciónno codificados.Clasificador es una estructura lógica que agrupa la información no relacional deuna carpeta según los criterios que más se ajusten a las necesidades del usuariodocumentos con ficheros asociados.
  6. 6. Documento Los documentos clasifican los ficheros no relacionales asociados a unacarpeta según diferentes criterios.Página representan cada uno de los ficheros no relacionales incluidos en unacarpeta y capturados previamente mediante un escáner o a través del sistema deselección de ficheros desde las respectivas aplicaciones.Gestión de Repositorios DocumentalesPara un correcto almacenamiento de la información es preciso definir los siguienteselementos:Repositorios: estructura lógica que agrupa una serie de características físicas queheredarán todos los volúmenes que se incluyan en ellos.Volúmenes: lugar donde se van a almacenar los ficheros de las carpetas dearchivadores de las aplicaciones SIGEM.Listas: serie ordenada de volúmenes. Al incluir un fichero en una carpeta de unarchivador determinado vía escáner o vía fichero, en el momento en que se guarda lacarpeta, el fichero se guardará en el primer volumen de almacenamiento disponible dela lista de volúmenes asociada al archivador.Páginas visitadas:http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datoshttp://bibliopress.wordpress.com/2007/06/11/las-fuentes-documentales-y-el-tratamiento-de-la-informacion-en-el-proceso-de-investigacion/http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-3/bases-datos.htmlhttp://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci11204.htmhttp://www.capazita.com/es/nuevas-tecnologias-administracion-publica-gestion-documental.zhtm?SID

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