Tesis (2)

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Tesis (2)

  1. 1. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones ÍNDICE INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................................1 II.OBJETIVOS............................................................................................................................................10 III.MARCO TEÓRICO.................................................................................................................................11 IV.DISEÑO METODOLÓGICO....................................................................................................................46 V. ANÁLISIS DE RESULTADOS...................................................................................................................52 VI.CONCLUSIONES...................................................................................................................................64 VII.RECOMENDACIONES..........................................................................................................................65 VIII.BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................................66 IX.ANEXOS............................................................................................................................................... 69 INTRODUCCIÓN Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, tales como la automatización de los procesos operativos, tareas administrativas. Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros. Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que Gutiérrez Moreno, Ruíz López ______________________________________ 1
  2. 2. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar. La Facultad Regional Multidisciplinaria de Estelí de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua UNAN - Managua, es una entidad educativa de nivel superior, que a través de formación de profesionales capaces, formados en valores y en aspectos técnicos y científicos. Este proyecto de investigación se desarrolló en base a las necesidades y problemas observados en el trascurso con el manejo de información de Colegio Emaús, con el propósito de realizar mejoras a sus tareas manuales, a través del proyecto denominado “Fortalecimiento de las capacidades empresariales de la pequeña y mediana empresa en la ciudad de Estelí, Nicaragua”, en el marco del Programa Universidad - Empresa para el Desarrollo Sostenible “PUEDES”. PUEDES es un proyecto ejecutado por el consejo superior de las universidades centroamericanas “CSUCA”, financiado por la cooperación Alemana “GTZ” y la Universidad de Kassel de Alemania, ambos proyectos son ejecutados por la UNAN Managua, FAREM - Estelí como parte de la relación universidad empresa el que es uno de los objetivos primordiales de la Institución. Este proyecto está orientado al fortalecimiento de las capacidades empresariales de la pequeña y mediana empresa de la ciudad de Estelí, a través de la actualización de los registros académicos y administrativos; el mejoramiento de los controles de del rendimiento académico de los estudiantes. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 2
  3. 3. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones I.1 Antecedentes En la actualidad los sistemas de información automatizados se han convertido en elemento muy importante para el desarrollo y desempeño de empresas e instituciones dedicadas a brindar servicios a todos los sectores de la población. Muchas de ellas no cuentan con un sistema automatizado que les ayude a agilizar procesos manuales que se vuelven tediosos de manejar. Los países subdesarrollados emplean sistemas informáticos automatizados que facilitan el desempeño laboral en cuanto a la elaboración de horarios de clases, matriculas de estudiantes, cursos en línea y otras actividades del quehacer en los centros de educación entre algunos sistemas destacados en esta área se encuentran el AsC Horarios, School Access. En Nicaragua existen muchas organizaciones y personas dedicadas al desarrollo de software para solucionar problemas relacionados con el manejo de información. La UNAN – MANAGUA es un Centro de estudios superiores donde los docentes y estudiantes se han dado a la tarea de desarrollar una variedad de software que Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 3
  4. 4. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones han facilitado el desempeño de tareas laborales cotidianas en empresas e instituciones. Entre las aplicaciones destacadas en este campo desarrollado por estudiantes de la Facultad Regional Multidisciplinaria son las siguientes:  Sistema computarizado para el control del uso de los equipos de computo en los laboratorios de informática del Centro Regional del Norte: Este sistema se creo para facilitar el uso de los equipos en los laboratorios de computación, el cual consistía en permitir hacer una reservación para el uso de los mismos de acuerdo a tres clases de usuarios: alumnos, extras y horas clase. La función de este directamente era reservar, con fecha y hora así como generar el código de reservación.  Sistema para Control de Inventario: este sistema se encarga de registrar las tareas básicas de entradas y salidas de productos de una bodega.  Sistema para Control de Registro Académico: este sistema procesa información acerca de los estudiantes y sus calificaciones así como también información de los docentes y sus materias. Entre los sistemas desarrollados que actualmente se utilizan en la Facultad Regional Multidisciplinaria son:  Sistema para Control de Acceso a los Laboratorios: El propósito de este sistema es controlar el tiempo que los estudiantes pueden usar semanalmente los equipos en cada laboratorio.  Sistema para Control de Horarios de Clases: Este sistema fue desarrollado con el propósito de facilitar una mejor organización en la Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 4
  5. 5. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones planificación de horarios y asignaturas con los diferentes grupos y docentes que imparten clases en las diferentes carreras y años de la Facultad. Algunos de los sistemas desarrollados mediante el Programa Universidad- Empresa para el Desarrollo Sostenible (PUEDES) son:  Sistema de Información Computarizado para el Control de la Contabilidad, Inventario y Facturación de la Empresa Distribuidora de Electrodomésticos “Los Tarantines”, Estelí: Este sistema se desarrollo con el propósito de automatizar las tareas de inventario y facturación de la distribuidora Los Tarantines.  Sistema de Control de inventario de la Mueblería y Ferretería Franklin: El objetivo de este sistema es servir de apoyo en la gestión de control de inventario y facturación, tanto a nivel gerencial como operativo brindando también información que pueda utilizarse en los procesos de planificación de la empresa.  Sistema de Información Gerencial para la Empresa Municipal de Agua de Río Blanco (EMARB), Matagalpa: desarrollado con el propósito de implementar un Sistema de Información Gerencial para la automatización de las operaciones que se realizan en la Empresa Aguadora de forma manual. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 5
  6. 6. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones I.2 Justificación La importancia de un sistema de información automatizado va en dependencia del propósito para el que ha sido creado el sistema y de acuerdo a las necesidades de las empresas e instituciones. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 6
  7. 7. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Los sistemas de información automatizados han venido revolucionando en gran manera la forma en que las empresas manejan sus procesos internos ya que estos facilitan el desempeño en muchos sectores de la actividad humana; lo que a contribuido a que la sociedad completa se transforme aceleradamente dando agigantados pasos como en la economía, industria, política y tecnología logrando alcanzar a plenitud su potencial. Para ampliar las posibilidades de acceso a los sistemas de información en una institución educativa de calidad, se requiere involucrar los temas tecnológicos en las propuestas educativas que permitan a los estudiantes involucrarse en el medio tecnológico al igual que a la institución misma en la que este les facilita su procesos de enseñanza- aprendizaje; a la vez que permita automatizar los procesos que se manejan internamente en el Colegio en cuanto al almacenamiento de la información de los estudiantes. El contar con mayor información de la comunidad estudiantil que sea útil, oportuna, y debidamente estructurada, podría ser un elemento para elevar la calidad académica, pero sobre todo para transformar las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Para dar solución y resolver lo tedioso de los procesos de la administración de la información de carácter estudiantil que maneja el Colegio Emaús fue necesario el desarrollo de un sistema de información. Con la implementación de este sistema de información se logrará automatizar los procesos que se llevan a cabo para el control de matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús. I.3 Planteamiento del problema Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 7
  8. 8. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones El Colegio Emaús Asambleas de Dios – Estelí es un Colegio Cristiano el cual brinda a toda la población educación a nivel preescolar, primaria y secundaria desde sus inicios en el año 1,995. El Colegio cuenta con un plantel de 14 docentes entre los cuales se dividen en los docentes que imparten asignaturas para la modalidad de primaria y los docentes para la modalidad de secundaria; 4 administrativos entre ellos la directora y subdirectora del colegio, la secretaria y el conserje. La cantidad de estudiantes que alberga en sus instalaciones el Colegio Emaús se dividen en tres modalidades: Preescolar con atención a 17 estudiantes, Primaria que cuenta con una cantidad de 134 estudiantes y Secundaria con 132 estudiantes, para un total de 283 estudiantes. El Colegio no cuenta con un sistema de información que agilice el proceso de matricula y el control de calificaciones de los estudiantes. La matrícula se realiza anualmente en la oficina de la Dirección, la directora y/o secretaria llena un formato con los datos del estudiante y padres de familia o de la persona encargada del estudiante, sobre algún padecimiento en particular del estudiante y sobre años reprobados, al finalizar el proceso de matricula se firma un acuerdo entre el padre de familia, el docente tutor y la Directora del Centro, luego se guarda en fólderes y se archivan. En cada fólder se ubican los expedientes del estudiante según el año matriculado. Seguidamente, el padre de familia paga el arancel de matrícula y se le entrega recibo de caja como comprobante de pago. Cada mes se recibe el pago de aranceles de cada estudiante. No existe una fecha definida, los padres pagan según la fecha que reciben su salario. El control de las calificaciones se lleva de forma manual y resulta tedioso para los docentes, quienes son los encargados de llevar este control por estudiante, por Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 8
  9. 9. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones asignatura y por grupo. Existe un formato que es llamado Consolidado de Notas donde el profesor presenta las notas de los estudiantes por asignatura cuando se da el corte de cada bimestre. Este consolidado sirve para el llenado de los boletines, así como para la elaboración del informe del rendimiento académico. Esta información sirve para conocer la situación académica de cada estudiante y buscar soluciones a las dificultades en las diferentes asignaturas; de igual manera permite presentar el porcentaje de aprobación del Centro al Ministerio de Educación en el momento que lo soliciten. Al final de cada año académico la información sobre las calificaciones finales se ingresa de forma manual en el libro de notas. Toda esta información se debe ingresar sin ningún error, sin correcciones. Más aún, cuando el estudiante solicita el certificado de calificaciones de cualquier año que haya cursado en este Centro Educativo, se llena un formato que se elabora de forma manual en una hoja de texto de Microsoft Word que contiene el formato definido del papel sellado, éste formato único puede ser modificado dependiendo del año que cursa el solicitante. Luego se imprime y se entrega. En algunos casos la información de cada estudiante se almacena en un archivo para no estar repitiendo este proceso completamente y se modifican algunos campos. El Colegio Emaús requiere de un sistema de información automatizado que agilice los trámites de matrícula, registro de notas y que genere informe de calificaciones. Con este sistema se pretende mejorar las actividades rutinarias, acelerar los procesos manuales, facilitar datos oportunos y exactos de los estudiantes como es el reporte de sus calificaciones, pago de aranceles y que cualquier información relacionada con los estudiantes este disponible cuando se necesite y que se presente en una forma fácil de utilizar. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 9
  10. 10. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones II. OBJETIVOS II.1 Objetivo General  Desarrollar un Sistema de información automatizado para el control de matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús Asambleas de Dios - Estelí. II.2 Objetivos Específicos  Identificar los procedimientos de control de matrícula y calificaciones para generar reportes que agilicen los procesos para la toma de decisiones.  Describir los elementos del diseño del sistema de información automatizado para el control de matrícula y calificaciones.  Programar el sistema de información automatizado para el control de matrícula y calificaciones.  Validar el desempeño del sistema de información automatizado para corregir los errores en el mismo. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 10
  11. 11. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones III. MARCO TEÓRICO A continuación se describen algunos términos: III.1 Sistema Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a determinado objeto. Los sistemas están compuestos por distintos elementos que se relacionan entre sí y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar el logro de determinados objetivos.1 III.2 Sistemas de Información Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa, negocio e institución. 2 En los sistemas de información los objetivos están orientados, básicamente, a atender las necesidades de información que tienen los usuarios. En teoría de sistemas un sistema de información es un sistema automatizado o manual que involucra personas, maquinas y/o métodos organizados de recolección, procesos, transmisión clasificar datos que divulguen información del usuario3 . 1 www.ccee.edu.uy 2 www.monografías.com 3 www.MiTecnologico.com Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 11
  12. 12. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN III.3 Sistemas de Información Computarizados Los sistemas de información computarizados tienen un soporte informático, es decir se desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y software computacional, redes de telecomunicaciones, técnicas de administración de bases de datos computarizadas y otras formas de tecnología de información. Ventajas de los Sistemas de Información Computarizados - Destacar solo la información necesaria - Uniformizar la información facilitando la comunicación con los demás ejecutivos. - Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en información útil. - Permitir mayor confiabilidad. - Almacenar en forma compacta. - Manejar grandes volúmenes de datos. - Brindar estilos alternativos de presentación y en forma interactiva. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 12
  13. 13. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones III.4 El rol de los Sistemas de Información en las Organizaciones Un sistema de información es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una organización 3 (O´Brien, 2001). En tal sentido, se considera a los sistemas de información de gran utilidad para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control; también pueden ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos. Los sistemas de información mejoran la efectividad gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. La nueva tecnología tiene un impacto significativo sobre la línea de producción de una empresa garantizándole ventajas competitivas y sostenibles. Estas afirmaciones se basan en la experiencia de muchos autores que se han dedicado al estudio de la influencia que tienen los sistemas de información en el comportamiento de la productividad gerencial. III.5 Antecedentes Históricos de la Enseñanza con el Auxilio de la Computadora. Los primeros esfuerzos por automatizar en parte el proceso enseñanza- aprendizaje se pueden encontrar en el uso de las máquinas de enseñanza de Sydney Pressey profesor de un curso introductorio masivo de psicología educativa en la Universidad de Ohio quien, en la década de los 20, aplicaba a sus estudiantes pruebas semanales que estimó le tomaban, para calificarlas, cinco meses de tiempo completo cada semestre. Motivado por el posible ahorro de tiempo diseñó una máquina que se parecía al carro de una máquina de escribir, con cuatro teclas y una ventana larga por la cual se podría ver un marco con una pregunta y cuatro posibles respuestas. 3 O´Brien, James (2001). Sistemas de Información Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edición. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 13
  14. 14. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Después de leer las preguntas los estudiantes seleccionaban la respuesta más adecuada por medio de una de las teclas. Una prueba típica tenía 30 preguntas. En 1957, Simon Ramo, un ingeniero eléctrico y exitoso industrial, publicó un plan visionario que describía el papel de la computadora en la educación. Por medio de esta máquina se automatizaría la enseñanza y también la administración de la misma. Para la mitad de la década de los 60, ya se había establecido firmemente en el mundo empresarial el control administrativo que muchos de los procesos de negocios utilizando computadoras, y éstos habían emigrado a escuelas que contaban con computadoras como en el caso de las universidades importantes. No obstante quedaba pendiente la administración detallada de la instrucción, así como la instrucción misma que hacen los maestros en clase. Los dos procesos dieron lugar a dos ramas del cómputo educativo: la Instrucción Administrada por Computadora (CMI del inglés Computer Managed Instruction) y la Instrucción Auxiliada por Computadora (CAI por sus siglas en inglés, Computer Aided Instruction). Entre los actores pioneros en CAI se encuentran las universidades de Illinois, Stanford, la National Science Foundation y las empresas Control Data Corporation e IBM. Tres proyectos destacan entre los esfuerzos iniciales: El Proyecto Computer Curriculum Corporation (CCC), el Proyecto Plato y el Proyecto TICCIT. Instituciones como la UNESCO e IFIP, así como sociedades y redes internacionales, han organizado acciones y proyectos de investigación, en los que ha participado México para intercambiar experiencias a nivel internacional sobre diversos aspectos de la utilización de la informática en la educación. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 14
  15. 15. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones III.6 La Informática, la Computadora y la Educación La informática es una herramienta útil en todas las áreas de la educación tanto en el desarrollo de las asignaturas, como en administración y dirección de la información en los diferentes niveles de la educación. Entre las aplicaciones más destacadas que ofrecen las nuevas tecnologías se encuentra la multimedia que se inserta rápidamente en el proceso de la educación porque refleja la manera en que el estudiante piensa, aprende y recuerda, permitiendo explorar fácilmente palabras, imágenes, sonidos, animaciones y videos, intercalando pausas para estudiar, analizar, reflexionar e interpretar en profundidad la información utilizada buscando de esa manera el equilibrio entre la estimulación sensorial y la capacidad de lograr el pensamiento abstracto. En consecuencia, la tecnología de la informática se convierte en una poderosa y versátil herramienta que transforma a los estudiantes de receptores pasivos de la información en participantes activos, en un enriquecedor proceso de aprendizaje en el que desempeña un papel primordial la facilidad de relacionar sucesivamente distintos tipos de información, personalizando la educación, al permitir a cada estudiante avanzar según su propia capacidad. No obstante, la aplicación de la multimedia en la educación no asegura la formación de mejores estudiantes y futuros ciudadanos, si entre otros requisitos dichos procesos no van guiados y acompañados por el docente. El docente debe seleccionar el material a estudiar a través de la computadora; es necesario que establezca una metodología de estudio, de aprendizaje y evaluación, que no convierta por ejemplo a la información brindada a través de un CD-ROM en un simple libro animado, en el que el estudiante interiorice grandes cantidades de información que no aporten a su formación personal. El docente debe examinar los contenidos de cada material a utilizar para detectar posibles Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 15
  16. 16. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones errores, omisiones, ideas o conceptos equívocos, sino que también deberá fomentar entre los estudiantes una actitud crítica frente a ello. A la luz de tantos beneficios resulta imprudente prescindir de un medio tan valioso como lo es la Informática, que puede conducirnos a un mejor accionar dentro del campo de la educación. Pero para alcanzar ese objetivo, la enseñanza debe tener en cuenta no sólo la psicología de cada alumno, sino también las teorías del aprendizaje, aunque se desconozca aún elementos fundamentales de esos campos. Sin embargo, la educación en general y la Informática Educativa en particular, carecen aún de estima en influyentes núcleos de la población, creándose entonces serios problemas educativos que resultan difíciles de resolver y que finalmente condicionan el desarrollo global de la sociedad. La mejora del aprendizaje resulta ser uno de los anhelos más importante de todos los docentes; de allí que la enseñanza individualizada y el aumento de productividad de los mismos son los problemas críticos que se plantean en educación; el aprendizaje se logra mejor cuando es activo, es decir cuando cada estudiante crea sus conocimientos en un ambiente dinámico de descubrimiento. La duración de las clases y la metodología empleada en la actualidad, son factores que conducen fundamentalmente a un aprendizaje pasivo. Dado que la adquisición de los conocimientos no es activa para la mayoría de los estudiantes la personalización se hace difícil. La incorporación de nuevos avances tecnológicos al proceso educativo necesita estar subordinada a una concepción pedagógica global que valorice las libertades individuales, la serena reflexión de las personas y la igualdad de oportunidades, hitos trascendentes en la formación de las personas, con vistas a preservar en la comunidad los valores de la verdad y la justicia. La computadora es entonces una herramienta, un medio didáctico eficaz que sirve como instrumento para formar personas libres y solidarias, amantes de la verdad y la justicia. En consecuencia Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 16
  17. 17. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones toda evaluación de un proyecto de Informática Educativa debería tener en consideración en qué medida se han logrado esos objetivos. La revolución informática iniciada hace cincuenta años e intensificada en la última década mediante el incesante progreso de las nuevas tecnologías multimediales y las redes de datos en los distintos ambientes en los que se desenvuelven las actividades humanas, juntamente con la creciente globalización de la economía y el conocimiento, conducen a profundos cambios estructurales en todas las naciones. El análisis sobre las computadoras y la escuela, tema reservado inicialmente a los especialistas en educación e informática, se ha convertido en un debate público sobre la informática en la escuela y sus consecuencias sociales. Variada resulta en la actualidad el abanico de las diversas realidades en que se desenvuelven los establecimientos educacionales, desde los que realizan esfuerzos por mantener sus puertas abiertas brindando un irremplazable servicio, hasta aquellos otros que han logrado evolucionar a tono con los modernos avances tecnológicos, sin olvidar una significativa mayoría de los que diariamente llevan a cabo una silenciosa e invalorable tarea en el seno de la comunidad de la que se nutren y a la que sirven. Esas realidades comprenden también en muchos casos la escasez de docentes debidamente capacitados, las dificultades relacionadas con la estabilidad del personal disponible, la persistencia de diversos problemas de infraestructura edilicia, la discontinuidad en los proyectos emprendidos y las estrecheces económicas siempre vigente. La Informática incide a través de múltiples facetas en el proceso de formación de las personas y del desenvolvimiento de la sociedad; puede ser observado desde diversos ángulos, entre los que cabe destacar. a) La informática como tema propio de enseñanza en todos los niveles del sistema educativo, debido a su importancia en la cultura actual; se la denomina también "Educación Informática". Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 17
  18. 18. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones b) La informática como herramienta para resolver problemas en la enseñanza práctica de muchas materias; es un nuevo medio para impartir enseñanza y opera como factor que modifica en mayor o menor grado el contenido de cualquier curricular educativa; se la conoce como "Informática Educativa". c) La informática como medio de apoyo administrativo en el ámbito educativo, por lo que se la denomina "Informática de Gestión". De manera que frente al desafío de encarar proyectos de informática en la escuela resulta fundamental no solo ponderar la importancia relativa que el mismo representa respecto de otros emprendimientos a promover, sino también evaluar la mencionada problemática en la que se desenvuelve el establecimiento. La función de la escuela es la de educar a las nuevas generaciones mediante la transmisión del equipaje cultural de la sociedad, posibilitando la inserción social y laboral de los educandos; un medio facilitador de nuevos aprendizajes y descubrimientos, permitiendo la recreación de los conocimientos. Como espejo que refleja la sociedad, las escuelas no crean el futuro, pero pueden proyectar la cultura a medida que cambia y preparar a los estudiantes para que participen más eficazmente en un esfuerzo continuado por lograr mejores maneras de vida. Cada sujeto aprende de una manera particular, única, y esto es así porque en el aprendizaje intervienen los cuatro niveles constitutivos de la persona: organismo, cuerpo, inteligencia y deseo. Podemos afirmar que la computadora facilita el proceso de aprendizaje en estos aspectos. La computadora favorece la flexibilidad del pensamiento de los alumnos, porque estimula la búsqueda de distintas soluciones para un mismo problema, permitiendo un mayor despliegue de los recursos cognitivos de los alumnos. La utilización de la computadora en el aula implica un mayor grado de abstracción de las acciones, el manejo de la computadora permite el trabajo en equipo, apareciendo así la cooperación entre sus miembros y la posibilidad de intercambiar puntos de vista, lo cual favorece también sus procesos de Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 18
  19. 19. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones aprendizaje. Manejar una computadora permite a los estudiantes mejorar su autoestima, sintiéndose capaces de "lograr cosas", realizar proyectos, crecer, entre otros. Aparece también la importancia constructiva del error que permite revisar las propias equivocaciones para poder aprender de ellas. Así el alumno es un sujeto activo y participante de su propio aprendizaje que puede desarrollar usos y aplicaciones de la técnica a través de la inserción de las nuevas tecnologías. El método de razonar informático es concretamente el método de diseño descendente de algoritmos que es positivamente enriquecedor como método sistemático y riguroso de resolución de problemas y de razonamiento. De tal manera que el docente, debe dominar una forma de trabajar metódica, que enseña a pensar y que permite el aprendizaje por descubrimiento, el desarrollo inteligente y la adquisición sólida de los patrones del conocimiento. III.7 Categorías de los Sistemas de Información Los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las necesidades de la empresa. Existen diferentes categorías de Sistemas de Información: Detallados en el siguiente gráfico. FIGURA 2. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 19 SISTEMAS DE APOYO ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL SISTEMAS DE APOYO ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES SISTEMAS DE CONTROL DE PROCESOS SISTEMAS DE CONTROL DE PROCESOS SISTEMAS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL SISTEMAS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA SISTEMAS DE APOYO A TOMA DE DECISIONES SISTEMAS DE APOYO A TOMA DE DECISIONES SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVA SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVA
  20. 20. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Los Sistemas de Apoyo a las Operaciones generan una gran variedad de productos de información para uso interno y externo. La función de los sistemas de apoyo a las operaciones de una empresa de negocios consiste en procesar de manera eficaz, las transacciones del negocio, controlar los procesos industriales, apoyar las comunicaciones y colaboración empresarial y actualizar las bases de datos corporativos. III.7.1 Sistemas de Procesamiento de Transacciones Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing Systems) son sistemas de información computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos4 . Los sistemas de procesamiento de transacciones tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organización. Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización. Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercancía, pago de empleados, depósito de cheques, retiros y depósitos en bancos. Los tipos de transacciones cambian en cada una de las diferentes empresas u organizaciones. Sin embargo, la mayor parte de las empresas procesan dichas transacciones como una mayor parte de sus actividades cotidianas. El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el manejo de éstas, incluye entre otras las siguientes actividades: Cálculos, Clasificación, Ordenamiento, Almacenamiento y Recuperación, Generación de 4 Análisis y Diseño de Sistemas Kendall & Kendall, pág. 2 Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 20
  21. 21. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones resúmenes. Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier organización. El estudio de un grupo de organizaciones también muestra la existencia de características similares entre ellas: - Gran volumen de transacciones - Gran similitud entre las transacciones - Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien comprendidos y se pueden describir con detalle - Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales III.7.2 Sistemas de Control de Procesos Estos sistemas monitorean y controlan los procesos físicos, de las empresas encargadas de manipular información. III.7.3 Sistemas de Colaboración Empresarial Estos sistemas mejoran las comunicaciones y la productividad de los equipos y grupos de trabajo, e incluyen aplicaciones que a veces III.7.4 Sistemas de Información Administrativa Los Sistemas de Información Administrativa no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, sino que éstos incluyen procesamiento de transacciones. Los Sistemas de Información Administrativa ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 21
  22. 22. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Los Sistemas de Información Administrativo tienen el propósito: - Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa. - Ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones. - Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable. - Incrementar la productividad operacional. - Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados. En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente: - ¿Qué datos se requieren? - ¿Cuándo se requieren? - ¿Quién o quienes los necesitan? - ¿En qué forma se necesita? - ¿Cuánto cuestan? - ¿Prioridad de procesamiento de datos? - ¿Cómo debe ser el control? - ¿Cuál debe ser su alcance? En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre, etc.) y para Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 22
  23. 23. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones hacerlo se requiere de cierta información. Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, se puede identificar la información necesaria para formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de información para que, en forma periódica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada vez que se necesita la información, ésta se prepara y presenta en una forma y formato diseñados con anterioridad. Con frecuencia, los especialistas en Sistemas de Información describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones, así como las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una decisión (buena o mala). A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones. III.7.5 Sistemas de Información Gerencial Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems] no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, más bien, incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software [los programas de cómputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones. 5 III.7.6 Sistemas de Información para funciones específicas. Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y 5 Análisis y Diseño de Sistemas Kendall & Kendall, pág. 29. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 23
  24. 24. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estas funciones específicas. III.7.7 Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad. Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de información también contienen módulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nómina. Adicionalmente, los sistemas de información específicos para contabilidad contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos. III.7.8 Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización. Durante mucho tiempo la función de comercialización no fue enfocada por la tecnología informática. Los gerentes están cambiando la función de una operación basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la información. A decir verdad, están empezando a darse cuenta que un sistema de información es una arma crítica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado. Las organizaciones buscan formas de acercarse más a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercialización necesitan información que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribución. Un sistema para una función específica que tenga módulos para administración y Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 24
  25. 25. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones soporte de ventas, análisis del desempeño de ventas y pronósticos, investigación de mercados y recopilación de inteligencia, servicio a clientes y análisis, promoción, y análisis de productos y estrategia, proporciona la información necesaria para los gerentes de estas funciones. Una gran cantidad de datos que alimentan a los sistemas de información y dan apoyo a la comercialización provienen de los sistemas de información relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Información específico para la comercialización combina datos de bases de datos de la compañía con datos externos, incluyendo estadísticas económicas, demográficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronósticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, información estratégica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales. III.8 La Información y el Conocimiento La educación es un proceso permanente de enriquecimiento continuo del conocimiento y del saber hacer o saber cómo hacer; es también el mejor medio para la construcción privilegiada de cada persona y de las relaciones entre individuos, grupos y naciones. Si aceptamos que el proceso de enseñanza/aprendizaje debe diseñarse para que cada individuo aproveche al máximo sus capacidades, el concepto de educación debe ampliarse en tiempo y espacio para que realmente sea un proceso de vida, la educación a través de toda la vida. Tanto en países desarrollados como en desarrollo, queda aún mucho por discutir y avanzar en cuanto a la aplicación de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación). Entre los temas relacionados con la educación se mencionan: Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 25
  26. 26. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones a) Los que las consideran como herramienta y soporte para mejorar la calidad del proceso educativo. Ya no deben observarse las tecnologías integradas de información y comunicación únicamente como soportes tecnológicos, sino como elementos integradores e incluyentes de los procesos de acceso y recuperación de información y transferencia de conocimiento y de enseñanza/aprendizaje. b) Los cambios profundos y aún paradigmáticos que requiere el proceso educativo, tanto por el oferente como por el receptor. c) Los aspectos sociales y culturales, legales, políticos y económicos de la transferencia electrónica de la información, que deberán considerarse al planear la distribución, organización, acceso y recuperación local, nacional y mundial. Los flujos de información se refieren al conocimiento en movimiento. III.9 Las nuevas tecnologías al servicio del desarrollo educativo Desde siempre la información, ha sido un vehículo de transmisión de conocimiento, ha constituido un factor esencial en el avance de la sociedad. El actual desarrollo de todas las disciplinas se caracteriza, entre otros factores, por una aceleración en la recopilación, almacenamiento, procesamiento y transmisión de información, lo cual ha producido diversos efectos como elemento estratégico para el desarrollo integral de la sociedad. La información juega un papel fundamental en las relaciones internacionales, tanto como medio de comunicación entre personas, como instrumento de entendimiento y conocimiento entre las naciones. Este papel se torna aún más importante y crucial en las relaciones internacionales contemporáneas, ya que los nuevos desarrollos tecnológicos otorgan a la comunidad internacional rápida y sofisticado medio de comunicación que permiten la transmisión casi instantánea de información a diferentes regiones del globo. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 26
  27. 27. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones No obstante, la distribución de la información en el mundo actual se caracteriza por desequilibrios básicos que reflejan un desnivel general que afecta a la comunidad internacional; ello se manifiesta en una amplia variedad de campos, especialmente en las esferas políticas, legales, técnicas y financieras (Deutsch, 1956). La posesión y oportuna aplicación de la información es factor esencial de progreso; es elemento indispensable para el uso racional de recursos, para avances científicos, tecnológicos, sociales y culturales, y como prerrequisito para el desarrollo; es, pues un recurso vital para el proceso educativo y para el avance del conocimiento. En nuestros días la información adquiere una connotación especial y, por lo tanto, es indispensable considerar el estudio y la investigación en el campo como prioritarios y como actores importantes a considerar en la transformación del proceso educativo (Ascencio, Gil, 1989). La importancia de la información y su relevancia en los procesos de enseñanza/aprendizaje es obvia; pero también lo es la necesidad de comprender los procesos de los flujos de información y su organización. Para que una persona se eduque necesita adquirir información que enriquezca sus conocimientos, y a través de ellos, adquiera nuevos conocimientos, habilidades y actitudes que le faciliten tomar decisiones para su desarrollo personal y colectivo. Deberá tener acceso a la información y al conocimiento registrado que sean relevante para su aprendizaje. III.9.1 Organización de la información y transferencia de conocimiento La universidad virtual, entendida como la apertura de la universidad hacia la comunidad con el apoyo de las tecnologías de la información para ampliar la oferta de servicios de docencia y difusión de la cultura, así como la interacción de grupos a través del espacio cibernético, requiere revisar la infraestructura tecnológica, los recursos humanos multidisciplinarios y la estructura y organización de los contenidos y flujos de información necesarios para su funcionamiento. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 27
  28. 28. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Los flujos electrónicos de información son insumo indispensable de los procesos multimodales de enseñanza/aprendizaje. Las investigaciones sobre flujos electrónicos de información política, organización, recuperación y uso son importantes para la proyección interdisciplinaria de la educación continua a distancia y de la universidad a distancia y virtual. Han surgido nuevas tecnologías para apoyar la organización del conocimiento: estructuras y relaciones en el ambiente en línea, aplicaciones de estructuras tradicionales y no tradicionales a los sistemas digitalizados de recuperación de información (motores de búsqueda, bases de conocimiento distribuidas y multilingües, etc.). III.10 Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Información. Existen diversos métodos para el desarrollo de ciclo de vida de los sistemas de información a continuación se describen algunos de los más utilizados por los desarrolladores de sistemas. III.10.1 Método del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas según Kendall & Kendall El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo específico de actividades del analista y el usuario. Las fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas se han dividido en siete aunque cada una se explica por separado, no se toman como un paso aislado ya que puede que ocurran varias actividades en simultáneo. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 28
  29. 29. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 3. LAS SIETE FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS  PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio y/o institución. El analista determina con precisión cuáles son los problemas. Con frecuencia los problemas son detectados por alguien más, y ésta es la razón de la llamada inicial al analista. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 29
  30. 30. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de información computarizados. La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase; el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir con lo cual podrá determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de información pueden contribuir a que la institución alcance sus objetivos aplicándolas a problemas u oportunidades específicos. Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una definición del problema y un resumen de los objetivos. A continuación, la administración debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto.  SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de información. En esta fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del comportamiento delos encargados de tomar las decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos. El desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, Rapid Application Developmeni) es un enfoque orientado a objetos para el desarrollo de sistemas que incluye un método Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 30
  31. 31. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones de desarrollo (que abarca la generación de requerimientos de información) y herramientas de software. En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el analista se esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los métodos para determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente con los usuarios. Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de la organización y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podría tener un propósito distinto y por lo general la lleva a la práctica un especialista conocido como analista de información (IA, Information Analysi). Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del área de operaciones. El analista de sistemas necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quién (la gente involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuándo (el momento oportuno) y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por la cual se utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los negocios con los métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseñar un nuevo sistema. Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que "siempre se han hecho de esta manera", quizá será necesario que el analista mejore los procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos implicados. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 31
  32. 32. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones  TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como sus respectivas especificaciones. Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condición, las acciones y las reglas de acción. Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas: español estructurado, tablas y árboles de decisión. El rol del analista de sistemas ,en este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista prepara una propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un análisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Si la administración de la empresa considera factible alguna de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problema de sistemas es único, y nunca existe sólo una solución correcta. La manera de formular una recomendación o solución depende de las cualidades y la preparación profesional de cada analista. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 32
  33. 33. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones  CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas. La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es sumamente importante. Entre los ejemplos de interfaces de usuario se encuentran el teclado (para teclear preguntas y respuestas), los menús en pantalla (para obtener los comandos de usuario) y diversas interfaces gráficas de usuario (GUIs, Graphical User Interfaces] que se manejan a través de un ratón o una pantalla sensible al tacto. La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que almacenarán gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de información. En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para diseñar la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de información de estos últimos. Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento; Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 33
  34. 34. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones también podría incluir árboles o tablas de decisión, diagramas de flujo de datos, un diagrama de flujo de sistema, y los nombres y funciones de cualquier rutina de código previamente escrita.  QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de Nassi- Shneiderman y el pseudocódigo. El analista se vale de una o más de estas herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar. Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ, Frequently Asked Questions) en archivos "Léame" que se integrarán en el nuevo software. La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el software y lo que deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso. Los programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan, codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo. Si el programa se ejecutará en un entorno de mainframe, se debe crear un lenguaje de control de trabajos (JCL, Job Control Languagé). Para garantizar la calidad, un programador podría efectuar un repaso estructurado del diseño o del código con el propósito de explicar las partes complejas del programa a otro equipo de programadores. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 34
  35. 35. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones  SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solos, y otra la llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con precisión cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema de información y su documentación empiezan en esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida útil. Gran parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento, y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de manera automática a través de un sitio Web. Muchos de los procedimientos sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al mínimo.  SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema Ésta es la última fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los fabricantes, pero la supervisión de ésta es responsabilidad del analista de sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos de formatos anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 35
  36. 36. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluación se lleva a cabo durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe cumplir es si los usuarios a quienes va dirigido el sistema lo están utilizando realmente. Debe hacerse hincapié en que, con frecuencia, el trabajo de sistemas es cíclico. Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar al analista a regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado. III.10.2 Método del Ciclo de vida de desarrollo de sistemas según James Senn. El desarrollo de sistemas, un proceso formado por las etapas de análisis y diseño, comienza cuando la administración o algunos miembros del personal encargado de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejoras. El método del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC) es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. A continuación se presentan las actividades del ciclo de vida de desarrollo de sistemas:  Investigación preliminar La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede organizarse por varias razones; el proceso se inicia siempre con la petición de una persona – administrador empleado o especialista en sistemas. Cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad de sistemas: investigación preliminar. Esta actividad tiene tres partes: aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y aprobación de la solicitud. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 36
  37. 37. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones  Determinación de los requerimientos El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave: - ¿Qué es lo que hace? - ¿Cómo lo hace? - ¿Con qué frecuencia se presenta? - ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones? - ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas? - ¿Existe algún problema? - Si existe un problema, ¿qué tan serie es? - Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina? Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se utilizan las técnicas de recolección de información: cuestionarios, entrevistas, observaciones, revisión de documentos impresos y digitales, si existen.  Diseño del Sistema El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico, en contraste con la de desarrollo de software, a la que se denomina diseño físico. Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 37
  38. 38. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones determinan con toda precisión los datos específicos para cada reporte y salida. Es común que los diseñadores hagan un formato o pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema esté terminado. Lo anterior se efectúa en papel o en la pantalla de una Terminal utilizando para ello algunas herramientas automatizadas para el desarrollo de sistemas. Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez iniciada la programación, los diseñadores contestan preguntas, aclaran dudas y manejan los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las especificaciones de diseño.  Desarrollo de Software Los encargados de desarrollar software pueden instalar (o modificar y después instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. Los programadores también son responsables de la documentación de los programas y de explicar de cómo y por qué ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicación se encuentra instalada.  Prueba de Sistemas Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funcione de acuerdo a las especificaciones y en la forma que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados. En ocasiones se permite que varios usuarios utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 38
  39. 39. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones emplearlo en formas no previstas. Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la organización implante el sistema y dependa de él. En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y , por otra, que el software sea más confiable.  Implementación y evaluación La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizar. Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema sólo en un área de la empresa (prueba piloto), por ejemplo en un departamento con una o dos personas. Algunas veces se deja que los sistemas, el viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los resultados. En otras palabras, el viejo sistema deja de utilizarse determinado día para comenzar a emplear el nuevo al día siguiente. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que se debe dar mantenimiento a las aplicaciones; realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios. Dado que los sistemas de las organizaciones junto con el ambiente de las empresas experimentan cambios de manera continua, los sistemas de información deben mantenerse siempre al día. En este sentido, la implantación es un proceso en constante evolución. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 39
  40. 40. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones: Evaluación operacional, impacto organizacional, opinión de los administradores y desempeño laboral. III.10.3 Solución Base de Microsoft Una solución es el proceso completo de crear un sistema para un cliente. La solución incluye planear, documentar, probar, distribuir, capacitar, y ofrecer soporte a la aplicación. La aplicación es sólo una parte de la solución. Microsoft tiene un conjunto de procesos y modelos en los que algunos son estándares en el envió de soluciones para la industria tecnológica conocida como MSF (Soluciones Base de Microsoft), desarrolladores de software de todo el globo terrestre aplican esta base a las estrategias internas para asegurar la mejor práctica cuando desarrollan el software. La solución base de Microsoft (MSF “Microsoft Solution Framework”) es desarrollada para la puesta en funcionamiento de proyectos de software grandes. Dos Modelos distintos (modelo de equipo y modelo de procesos) definen la base completa. Al configurar un proyecto grande en equipo se necesita usar el “Modelo de Equipo”.  Modelo de equipo En el modelo de equipo, un desarrollador tiene un rol en un proyecto y se recomienda que trabaje solamente en una tarea: desarrollar el código de la aplicación. Cuando se trabaja en soluciones pequeñas, se tomarán muchos roles. Un día se puede estar recopilando requisitos y la próxima semana se puede estar desarrollando código para la aplicación. Es difícil escribir código y asumir otro rol en el proyecto. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 40
  41. 41. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Como desarrollador, será fácil enfocar los esfuerzos en escribir código y adentrarse en el análisis, prueba, y documentación sobre el programa. Esto dará como resultado un proyecto fallido casi siempre.  Modelo de procesos El modelo de procesos consta de cinco fases; son las partes del MSF que ponen el Ciclo de vida de desarrollo de sistemas en práctica. Describe el orden en que se debe terminar cada fase. También este modelo involucra las repeticiones de todas fases, conocido como versiones. El modelo de procesos es un bucle ininterrumpido de acontecimientos que incorpora el desarrollo de múltiples versiones de software. Cada versión del software irá a través de todas fases de la base “MSF”. - Prevención - Planificación - Desarrollo - Estabilización (Pruebas) - Distribución  PRIMERA FASE: Prevención Para empezar el MSF, se empieza en la fase de prevención. El éxito del proyecto empieza aquí. Los clientes esperan y se merecen comprender cómo va el proceso y alcances de la documentación del proyecto. Hay cinco objetivos del la fase de prevención que usted tiene que lograr antes de moverse a la fase de planificación. Declaración del problema Se debe describir en que consiste el problema así como la solución a los planteamientos tratando de justificar el por qué de la creación del sistema, para Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 41
  42. 42. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones ello es necesario mostrar al cliente o grupos de interés las ventajas que recibirán con el nuevo sistema. Objetivos Los objetivos tienen que ser medibles. Éstos son los que le ayudan a definir el éxito del proyecto. La palabra clave es medible. Hay que asegurarse de que pueda medir objetivos en el sistema. Definición de los roles Cuando los proyectos son pequeños solamente algunas personas trabajan en el proyecto. Aquí se determinar quién es responsable de la planificación, el desarrollo, prueba, documentación, y distribución del sistema. Creación de un documento de alcances Este documento será un prototipo para la solución. Todos los grupos de interés que participan en el proyecto deben terminar juntos la versión final del documento de alcances. Las secciones del documento de alcance incluyen lo siguiente: - Un conjunto impreciso de requerimientos del usuario. - La declaración del problema. - Definición de los roles del equipo. - Un conjunto de objetivos medibles. - Una declaración breve que define el proceso de planificación próximo. Análisis de riesgo El cliente necesitará saber cualquier riesgo que pueda causar problemas para el proyecto. Estos riesgos pueden ser que se trabajará con nuevas tecnologías aún no probadas ó que el sistema requiera banda ancha pudiendo exceder los recursos disponibles. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 42
  43. 43. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones  SEGUNDA FASE: Planificación Durante la etapa de planificación, se crearán documentos para validar que el proyecto pueda tener éxito. Los documentos serán transformados a través de la retroalimentación con el cliente y los grupos de interés del proyecto. Se debe asegurar que todos los grupos de interés del proyecto tengan tiempo de examinar y validar cada documento. Aún para un proyecto pequeño, este proceso puede tomar varias rondas de cambios hasta que todas las partes estén contentas. Al final se crea un plan operativo del proyecto y estimación de costos antes de trasladarse a la etapa de desarrollo. Hay una lista de los documentos que necesita crear: - Documentos de diseños conceptuales, lógicos y físicos. - Casos de uso y escenarios de uso. - Especificación del sistema. - Plan operativo del proyecto. - Estimación de costos.  TERCERA FASE: Desarrollo El desarrollo es el escenario con el que se está más familiarizado. El MSF encapsula todo lo relacionado con la creación del ámbito de desarrollo hasta terminar la documentación en esta etapa. El objetivo de esta etapa es una aplicación completa lista para ser probada. La instalación: Construir áreas estratégicas para el desarrollo y pruebas. Para cualquier proyecto, se necesita un ámbito de desarrollo y pruebas que se correspondan al ambiente de producción. Se deben tomar las precauciones necesarias para construir las áreas estratégicas haciéndolas coincidir con el ámbito de producción. Algo tan simple como los controladores de impresoras Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 43
  44. 44. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones pueden causar resultados inesperados en la aplicación entre pruebas estratégicas y áreas de producción. Completar el prototipo Se debe permitir que el cliente valore un prototipo. No se debe subestimar el valor de este proceso. Hay que tener tiempo para que el cliente haga cambios al diseño. Descubrirá que es fácil cambiar un prototipo. Una vez que se tienen tres meses de codificación en marcha, los cambios en la interfaz de usuario pueden ser costosos. Completar el código La aplicación está lista para probar. Se deben validar los módulos haciendo pruebas de las unidades. Suministrar documentación de la aplicación La documentación de las fases anteriores es compilada con un manual de usuario y la documentación del sistema. El equipo que va a realizar pruebas necesita esta documentación.  CUARTA FASE: Pruebas Se debe asegurar suficiente tiempo en el plan operativo para probar y hacer los planes de prueba. Como todo lo demás en el MSF, la fase de prueba es un proceso iterativo. Se necesitan planes de pruebas que se puedan repetir y validar después de las correcciones. Se deben documentar los resultados. Cuando aparezcan errores en la aplicación después del lanzamiento, se querrá ver por qué el plan de prueba no reveló el defecto y luego se deberá adaptar el plan de prueba. Después de que el cliente ha aceptado los resultados de las pruebas, se completa la documentación de cambios y empaquetan todos los archivos para la distribución. Debe planificar las siguientes sub fases durante el proceso de prueba: - Probar gradualmente la aplicación. - Prueba de seguridad. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 44
  45. 45. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones - Prueba de rendimiento. - Prueba de aceptación del usuario. - Probar la integración del sistema.  QUINTA FASE: Distribución En esta fase está listo para la producción. Si no se ha retrasado en tiempo y está dentro del presupuesto, el cliente estará satisfecho con el proyecto. Con toda la planificación y la interacción con el cliente, habrá pocas sorpresas en esta etapa. La solución entra en la producción y se tendrá un equipo pequeño disponible para entrenar y respaldar a los usuarios. Después del tiempo acordado con el cliente, la aplicación será traspasada al personal de soporte técnico. Se necesitará capacitarlos y darles la documentación del sistema. De esta manera se ha logrado completar la implementación del proyecto exitosamente. Todavía se tiene pendiente ¿cómo manejar los cambios usando objetivos en conflicto? Para finalizar un proyecto con éxito. El próximo acápite explica esto en mayor detalle. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 45
  46. 46. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones IV. DISEÑO METODOLÓGICO El presente trabajo investigativo describe el desarrollo de un sistema de información automatizado el cual será implementado en el Colegio Emaús Asambleas de Dios de la ciudad de Estelí. 4.1 Tipo de Investigación El tipo de investigación realizada es aplicada y descriptiva; aplicada porque se aplicaron conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera de Ciencias de Computación; así como aplicación de los conocimientos investigados sobre los lenguajes de programación como Visual Basic.Net, Crystal report para la generación de reportes y el gestor de base de datos SQL Server; los que los aplicamos durante el desarrollo del Sistema de Información. Es descriptiva porque se detallaron cada uno de los procesos que realizaría el sistema desde su inicio hasta su fin. 4.2 Técnicas para la recopilación de información Para recopilar la información necesaria que permitió determinar el problema y su solución se utilizaron las siguientes técnicas: 4.2.1 Entrevistas Esta técnica se utiliza para recabar información sobre un determinado tema y es fundamental para la preparación de un documento de investigación; la cual fue aplicada a la Directora y Sub-directora del Colegio Emaús Asambleas de Dios. 4.2.2 Búsquedas en Internet Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 46
  47. 47. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Información sobre las diferentes definiciones, métodos y estrategias utilizados para el desarrollo del sistema de información y su documentación. 4.2.3 Revisión de documentación impresa y digital Se consulto libros para la toma de decisiones sobre el diseño metodológico a utilizar para la elaboración del sistema de información al igual que consultas de páginas en internet. 4.3 Implementación de la Metodología seleccionada para el desarrollo del Sistema de Información. En este trabajo de investigación se implementó como estrategia de desarrollo de sistemas de información, el Método de Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas según Kendall & Kendall; las cuales se describen a continuación: 4.3.1 PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos En esta primera fase se identificaron las necesidades del usuario, al constatar lo tedioso de la búsqueda de información de los estudiantes para los encargados de almacenar estos datos, en cuanto al proceso de matricula, almacenamiento de información de docentes, materias y sobre todo el almacenamiento de las calificaciones. Las oportunidades son las ventajas que obtendrá el Colegio al tener un sistema de información automatizado para el registro y control de los datos de cada estudiante de forma rápida y eficaz de manipular; permitiendo así que la información este el alcance del usuario en tiempo y forma. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 47
  48. 48. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Los objetivos planteados son de vital importancia para lograr el propósito con el que fue creado el sistema de información. 4.3.2 SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de información. Para determinar los requerimientos necesarios para la elaboración del sistema de información del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí se utilizaron las herramientas como la observación y la entrevista la que fue aplicada a la directora del Centro Lic. Mercedes Lanuza y a la subdirectora Lic. Amparo Rocha para conocer los procesos que se realizan para almacenar la información de los estudiantes durante el proceso de matricula, control de notas, asignación de tutor etc. Los requerimientos de información son las necesidades que plantea el usuario para la creación del sistema de información. 4.3.3 TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema En esta fase se debe hacer uso de diagramas de flujos de datos para estructurar el almacenamiento de información tanto como la entrada y salida de datos. Para llevar a cabo un sistema es necesario hacer un análisis de costo / beneficio; esto se refiere al costo que debería pagar el Colegio por el desarrollo del sistema de información y el beneficio que obtendrá con la implementación del sistema automatizado para mejorar la calidad del manejo de la información. Se utilizaron entrevistas, cuestionarios y se observo el proceso de cómo el Colegio almacena la información en el proceso de control de matrícula y calificaciones durante el año escolar. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 48
  49. 49. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones 4.3.4 CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado En esta fase se utilizó el formato de matrícula proporcionado por el Colegio y se siguió la lógica para la elaboración de dicho formato en el sistema de información. Se diseñaron procedimientos precisos para la captura y almacenamiento de datos a fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos, también incluye el diseño de base de datos que guardará los datos necesarios para los usuarios del sistema automatizado del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí. 4.3.5 QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software En esta fase se trabajo la programación a la par para desarrollar el software que llevará el control matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús. Asambleas de Dios-Estelí. Recopilamos la información necesaria para hacer un sistema ajustado a sus necesidades. En esta etapa se le mostrará al usuario la manera de usar el software, proporcionándoles un manual de usuario, el cual contiene información de cómo hacer uso del software. El sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Studio 2008.Net, también se creó la base de datos utilizando el gestos SQL Server Express 2005, que almacenará la información estudiantes del Colegio. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 49
  50. 50. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones 4.3.6 SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema Antes de que pueda ser usado el sistema de información ejecutaremos una serie de pruebas para que destaquen los problemas con los datos de ejemplo y eventualmente con los datos reales del sistema actual. El mantenimiento de este sistema y de su documentación comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información. 4.3.7 SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema Implementación En esta fase se implementará el sistema de información automatizado, así como la capacitación de los usuarios para que manejen el sistema con la ayuda del manual de usuario. Evaluación del sistema Luego de haber implementado el sistema se procederá a evaluarlo para comprobar si su funcionamiento es el esperado y corregir posibles errores antes de la implementación final. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 50
  51. 51. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones 4.4 Hardware y Software Para el desarrollo del sistema de información se utilizaron las siguientes herramientas: Software Para el desarrollo del diseño y la programación se utilizaron los diferentes: - Plataforma Windows XP- Servi-pack 2 - Plataforma NetFrameWork 2.0 - Plataforma NetFrameWork 3.5 - Cristal Report 10.5 - Visual Studio 2008 - SQL Server 2005 Express Edition - Windows Installer 3.1 - SQL Server 2005 Management Studio Hardware - Pentium 4 - Procesador Intel(R) - Memoria 512 - Disco Duro 160 GB Requerimientos para la implementación del Sistema - Pentium 4 o Celeron D - Memoria 512 RAM Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 51
  52. 52. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones - Disco Duro 40 GB - Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2, Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista V. ANÁLISIS DE RESULTADOS. En este trabajo de investigación se logró identificar los componentes que se necesitan para realizar el proceso de control de matrícula y calificaciones de cada estudiante dentro del Colegio Emaús Asambleas de Dios- Estelí.  Se utilizó la herramienta de Visual Net 2.0 para la programación y diseño de las pantallas del Sistema de Información.  Para crear la base de datos se utilizó SQL server 2005 como gestor de base de datos.  El Sistema desarrollado es compatible con los sistemas operativos, Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2, Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista  El Sistema se evaluó con datos reales para eliminar cualquier margen de error que este pudiese presentar antes de implementarlo.  Con la implementación del sistema se pretende eliminar lo tedioso de manipular de información de los estudiantes del Colegio Emaús sin ningún control sobre esta información y poder facilitar a los docentes la información de cada uno de estos de manera rápida y eficaz, también se podrá obtener Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 52
  53. 53. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones reportes de la información de docentes, tutoría, aranceles y datos académicos de los estudiantes.  Se realizó el análisis y diseño de la Base de Datos del Sistema de Información para el Control de Matrícula y calificaciones del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí de la siguiente manera: FIGURA 4: MODELO ENTIDAD RELACIÓN. El modelo Entidad Relación (E/R), muestra de forma gráfica en la que se diseño la base de datos para el sistema de información automatizado. A continuación se detallan los procesos lógicos realizados en cada una de las tablas utilizadas en el sistema de información. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 53
  54. 54. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 5: DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y CALIFICACIONES Gutiérrez Moreno, Ruíz López ______________________________________ 54
  55. 55. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 6: DIAGRAMA CERO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y CALIFICACIONES Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 55
  56. 56. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Figura 7: Diagrama cero para el Sistema de Información para el control de Matrícula y Calificaciones Secretaria Directora 4 Ingresar datos del Docente 5 Ingresar datos Año/Grado 6 Ingresar datos sobre aranceles 7 Imprimir reportes Base de Datos EMAUS Base de Datos EMAUS Información de docentes, año/grado, datos sobre aranceles Archivo Dirección Datosdel docente Datosdel docente Registro de Año/Grado Registro de Aranceles Hoja de Aranceles Hoja de Docentes Hoja de Reportes Año/Grado Aranceles Información de docentes, año/grado, datos sobre aranceles Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 56
  57. 57. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Figura 8: Diagrama de primer nivel para el Sistema de Información para el control de Matrícula y Calificaciones Registro de Calificaciones Secretaria Directora 8 Asignar Tutor 9 Ingresar datos de asignatura 10 Ingresar Calificaciones 11 Imprimir reportes Base de Datos EMAUS Base de Datos EMAUS Asignar Tutor, Ingresar materias, ingresar calificaciones Archivo Dirección Padre de Familia Boletín Escolar Hoja de Reportes Datos de notas Asignaturas Calificaciones Registro de Asignaturas Asignación Tutor Asignación Tutor Asignar Tutor, Ingresar materias, ingresar calificaciones Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 57
  58. 58. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones  El resultado final de esta investigación fue el desarrollo del Sistema de Información automatizado para el Control de Matricula y calificaciones para los estudiantes del Colegio Emaús Asambleas de Dios – Estelí. Pantallas de Ejecución del Sistema Colegio Emaús FIGURA 9: PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA DE INFORMACION FIGURA 10: PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL Gutiérrez Moreno, Ruíz López ______________________________________ 58
  59. 59. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 11: MENÚ SESIÓN INICIADA, BOTONES ACTIVOS FIGURA 12: CREAR UNA CUENTA NUEVA Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 59
  60. 60. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 13: REGISTRO DE DOCENTES FIGURA 14: REGISTRO DE AÑO/GRADO ESCOLAR Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 60
  61. 61. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 15: ASIGNACIÓN DE TUTOR PARA AÑO/GRADO ESCOLAR FIGURA 16: REGISTRO DE MATERIAS Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 61
  62. 62. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones FIGURA 17: REGISTRO DE ESTUDIANTE FIGURA 18: REGISTRO DE CALIFICACIONES Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 62
  63. 63. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Figura 19: REPORTES Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 63
  64. 64. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones VI. CONCLUSIONES Con el desarrollo de este trabajo investigativo se obtuvieron las siguientes conclusiones:  La información recopilada se utilizo para realizar el diseñó y programación del Sistema de Información automatizado para el Colegio Emaús.  Se logró el desarrollo del sistema de información que permite manejar el control de matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús; haciendo uso de la herramienta Visual.net para el diseño de las pantallas y la adecuada programación y para la creación de la Base de datos el Gestor de Base de Datos SQL Server 2005.  El sistema de información funciona con datos reales, los cuales se tomaron de la información recopilada en el Centro Educativo. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 64
  65. 65. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones VII. Recomendaciones  El sistema se desempeña eficientemente y se recomienda se implemente en el Colegio EMAÚS Asambleas de Dios.  En futuros desarrollos de proyectos de sistemas utilizar el lenguaje de programación Visual.Net, ya que es un programa con las herramientas necesarias para facilitar el diseño y programación de cualquier aplicación.  El sistema realizado para el Colegio Emaús queda accesible a cualquier persona que desee hacer alguna modificación en pro de realizar mejoras, actualizaciones para garantizar la efectividad del mismo. . Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 65
  66. 66. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones VIII. BIBLIOGRAFÍA Referenciada 1. Alvarado Olivas José Manuel et al. Sistema de Control de Inventario y Facturación en la Mueblería y Ferretería Franklin. Tesis 2008. 2. Amador Sánchez Hugo Alberto, Sánchez Blandón Denis Manuel. Sistema de Información Computarizado para el Control de la Contabilidad, Inventario y Facturación de la Empresa Distribuidora de Electrodomésticos “Los Tarantines”, Estelí. Tesis Febrero 2009. 3. Conceptos de Sistema www.ccee.edu.uy 4. Estrada Ramos, MSc. Carmen. Documento ¿Cómo escribir un Artículo Científico? 5. Kendall & Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. (pág. 36- 38. Versión digital). 6. Kendall & Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. (Pág. 2,29). 7. O´Brien, James A., Marakas George M. Sistemas de Información Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edición 2001. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 66
  67. 67. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones 8. O´Brien, James A., Marakas George M. Sistemas de Información Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 7ma Edición 2006. 9. Sistemas de Información www.monografías.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion- individuo.shtml www.monografías.com/trabajos6/napro/napra.shtml www.MiTecnologico.com Consultada 1. Alfaro Dávila Martha Lorena et al. Software Multimedia como tutor académico que facilita la enseñanza de la asignatura Fundamentos básicos de la computación, dirigido a estudiantes de primer año de la carrera de computación del Centro Universitario Regional del Norte(CURN-Estelí), periodo Marzo- Junio 2004.Tesis . 2. Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Información www.monografías.com/trabajo12/romandos.shtml#PRUEBAS www.monografias.com/trabajos5/psicoedu/psicoedu.shtml 3. Ibarra Hidalgo Tania et al. Sistema Computarizado para el control del uso de los equipos de cómputo en los Laboratorios de informática del Centro Universitario Regional del Norte en el año 2004. Protocolo de investigación. 4. Manual para el desarrollo de base de datos SQL Server 2005 como gestor. 5. Manual para la programación de Microsoft Visual Basic.NET Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 67
  68. 68. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 68
  69. 69. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones IX. Anexos Anexo 1: Manual de Usuario Anexo 2: Manual Técnico (Véase CD1) Anexo 1: MANUAL DE USUARIO Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 69
  70. 70. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones • Pasos para instalar el Sistema de Información Automatizado para el Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí: 1. Insertar CD de la aplicación. 2. Abrir la carpeta Colegio Emaús 3. Abrir la carpeta Instalador Emaús 4. Luego abrir carpeta Debug 5. Doble click en icono setup 6. Preparando la instalación de sistema Emaús- click en botón Siguiente 7. Seleccionar la carpeta en donde desea instalar la aplicación dando click en el botón Examinar o dejarla en la dirección que automáticamente aparece. Click ene l botón Siguiente. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 70
  71. 71. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 71
  72. 72. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones 8. Confirmar la Instalación de la aplicación y click en el botón Siguiente. 9. Instalando Sistema Emaús, esperar mientras se instalan todos los componentes requeridos por el Sistema. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 72
  73. 73. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones 10.Click en el botón Cerrar • Pasos para instalar la Base de Datos para el Sistema de Información Automatizado del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí: Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 73
  74. 74. Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones 1. Abrir la carpeta Colegio Emaús 2. Abrir la carpeta Colegio Emau 3. Doble click en la carpeta Aplicaciones 4. Doble click en icono SQLServer 2005 Management Studio 5. Preparando Instalación. Click en el botón siguiente. Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 74

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