Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentos

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Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentos

  1. 1. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Aprendizaje significativo mediante la observación de procesos e interpretación de legislación archivística colombiana.
  2. 2. TAREA 3 FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Por ESPERANZA ROJAS ROJAS GELMY LORENA SÁNCHEZ BAQUERO Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I 2013
  3. 3.  Introducción  Objetivos  Informe visita Universidad Industrial de Santander  Interpretación de conceptos  Análisis de la Normatividad  Conclusión  Bibliografía
  4. 4.  En Colombia los procesos archivísticos se orientan bajo la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación, la cual insta a las entidades públicas y privadas con funciones públicas, a elaborar programas de gestión documental dentro del concepto de Archivo Total, en el cual se controla los documentos desde su elaboración hasta su disposición final orientado principalmente por las Tablas de Retención Documental.  La fuerte inclusión de tecnologías en la producción documental, estimuló la necesidad de actualizar las normatividad existente, de tal forma que se brinde una clara orientación a los requisitos y procesos para el uso del documento electrónico.  Con el desarrollo de la siguiente actividad se pretende evidenciar la asimilación de conceptos de un programa de gestión documental y la normatividad que lo reglamenta a través de una visita a una entidad que lo tenga implementado y el análisis de las nuevas disposiciones en cuanto a la materia.
  5. 5.  Generales  Asimilación de procesos dentro de un programa de gestión documental e interpretación de su normatividad o Específicos  Conceptualización significativa de los procesos de un programa de gestión documental a través de vista a una entidad  Apropiación de la terminología archivística  Lectura y análisis de normatividad vigente
  6. 6.     Los archivos de la Universidad Industrial de Santander se encuentran organizados siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación. Su unidad de correspondencia presta servicio interno y externo de control y distribución de las comunicaciones Se implementó un Manual de Correspondencia y un Instructivo para el control y elaboración de documentos, con el cual cuidan su imagen institucional y estandarizan la producción documental Observan un manejo adecuado de la documentación en los archivos de gestión, central, así como de los procedimientos, orientados a través de: Guía para la organización de Archivos, Guía para la eliminación de documentos y depuración de archivos, Procedimiento para transferencia de archivos
  7. 7. Las unidades de conservación (carpetas, legajos y cajas) se identifican enunciando el fondo, serie, subserie, fechas extremas y el número de folios Definieron lineamientos para la conservación de los documentos, en cuanto a materiales para unidades de conservación, así como espacios de archivo, mobiliario, condiciones ambientales y de limpieza, condiciones de seguridad.  Se encuentran aprobadas e implementadas las Tablas de Retención Documental que facilita acceso a la información, garantiza la conservación de los documentos y se determinan las transferencias. 
  8. 8. Un programa de Gestión Documental basado en los lineamientos del Archivo General de la Nación debe cobijar los siguientes aspectos en el manejo de documentos: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final . A través de las siguientes preguntas se pretende evidenciar de forma general el cumplimiento dado a lo enunciado en la entidad visitada Estudiantes CIDBA: Esperanza Rojas Rojas, Gelmy Lorena Sánchez Baquero Funcionaria entrevistada: Margarita Pinzón Valbuena Auxiliar de Archivo Unidad de Certificación y Gestión Documental Universidad Industrial de Santander UIS Carrera 27 calle 9 Teléfono 6344000 extensión 2183
  9. 9.  Qué documentos produce la Institución?  Documentos correspondientes a procesos administrativos y académicos por ejemplo: actas de comité de escuelas, convenios, contratos, informes de autoevaluación, resoluciones, facturas  ¿Qué tipos de soporte utilizan?  En general se utiliza papel, está en evaluación el manejo del documento electrónico para incluir en TRD, los documentos de conservación permanente se microfilman por ende existe información en microfilm.  ¿Cómo orientan la producción de documentos?  Se construyó un Manual de Producción y elaboración de documentos, el cual fue socializado con toda la comunidad. El manual se encuentra publicado en la intranet de la institución para su consulta. Allí se contemplan los aspectos de forma y fondo de la elaboración, las categorías de los documentos, cómo se debe realizar la modificación de los formatos y quién las aprueba, quién debe firmar los documentos  ¿Qué funciones cumple la unidad de correspondencia?  Tramitar y distribuir las comunicaciones internas y externas  Revisar que los documentos que salen de la institución cumplan con las norma establecidas  Controlar la radicación
  10. 10.  ¿Qué control se realiza para verificar los trámites?  La documentación como tutelas, derechos de petición y aquellas de carácter urgente son de atención prioritaria por la Unidad de Correspondencia quien distribuye de forma inmediata a la unidad encargada para su pronta solución.  Todos los procesos tienen seguimiento del cumplimiento a través de la auditorias de calidad.  ¿Cómo se organizan los documentos en el archivo de gestión?  Las asistentes deben clasifican y conforman las carpetas atendiendo a las series de competencia  Las carpetas son ordenadas alfabéticamente  Al interior de las carpetas se ordena cronológicamente respetando los trámites  Los documentos que son de conservación permanente no deben perforarse  ¿En qué momento realizan el proceso de foliación?  La sugerencia es que se folien los documentos a medida que llega al expediente
  11. 11.  ¿Cómo se realiza la consulta de los documentos?     En el archivo de gestión se permite la consulta interna y externa siempre que la información no tenga carácter de reserva, si el usuario requiere copias o fotocopias estas deben ser autorizadas por el jefe de la unidad, cuando se requiera préstamo se diligenciará los formatos indicando nombre del documento, el usuario, el número de folios y el tiempo de préstamo En el archivo central se revisa el inventario documental para ubicar el expediente, se debe diligenciar el formato de préstamo de documentos, cuando la consulta es de particulares debe tener el visto bueno de la Directora de Certificación y Gestión Documental, así como la salida del documento por requerimiento del jefe de unidad productora o entes de control Cuando las consultas internas son de microfilm debe presentarse la solicitud del jefe de unidad productora ¿Cómo se realizan las transferencias?      Se orienta a través de las Tablas de Retención Documental Cada unidad debe realizar el alistamiento del material a transferir: depuración, foliación, legajo, amarre, identificación de cajas, inventario Se establece un cronograma en el Archivo Central para la recepción En el Archivo Central se revisa que las unidades de conservación estén identificadas, que el inventario concuerde con el material que se recibe El proceso de Transferencias se puede consultar en “Guía para Transferencias Documentales”
  12. 12.  ¿Realizan transferencias secundarias, qué procesos se realizan en el archivo histórico?      Si, realizamos transferencias al archivo histórico, por ahora se destino dentro del Archivo Central un espacio para esta documentación Se revisa las Tablas de Retención Documental para realizar la transferencia Se verifica el estado de la documentación y se realizan intervenciones menores, el material se limpia, se cambian carpetas Se organizan las cajas ya rotuladas consecutivamente Se controla las consultas a través de los formatos
  13. 13.  En Gestión Documental se controla el documento desde su recepción en las unidades de correspondencia o elaboración en las unidades administrativas y académicas.  La unidad de correspondencia se encarga de la distribución interna a través de mensajero que realiza recorridos en horarios pre establecidos, se llevan registro y radicación de control de comunicaciones internas y externas, que son revisadas para evidenciar el cumplimiento en la elaboración, completitud de anexos y copias. Las comunicaciones externas solo se tramitan a través de esta unidad.  Los trámites se desarrollan dando prioridad a aquellos que cuentan con vencimiento de términos, existe un control del cumplimiento de actividades a través de auditorias.
  14. 14.  Cada unidad (archivo de gestión) debe organizar sus documentos de acuerdo a los instructivos y las TRD, realizar inventario y cumplir con el cronograma de transferencias, para esta actividad cuenta con el apoyo de la encargada del archivo central.  En los diferentes archivos el personal debe atender las consultas internas y de la comunidad en general respetando la reserva de información establecida por la institución y la ley. Estas son controladas a través de formatos de control de préstamos y de consulta.
  15. 15.  Los documentos de conservación total (registrados en TRD) nos son perforados en el archivo de gestión y son trasladados al archivo Central al cumplir su retención en carpetas desacificadas unidos por cinta de falla. El archivo central e histórico realiza la organización de los documentos, cuenta con estantería metálica y guarda los espacios recomendables para su conservación y fácil acceso. Se controla las condiciones medioambientales y de seguridad.  Dentro de los mecanismos de disposición final está establecido la selección, microfilmación y eliminación de los documentos. La eliminación documental se da mediante acta aprobatoria de Comité de Archivos y jefe de unidad productora
  16. 16.    SERIE A01 ACREDITACION SUBSERIE A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado TIPOS DOCUMENTALES         Cronograma de actividades Informe proceso de autoevaluación Informe final de autoevaluación Informe de evaluación interna Informe de evaluación externa Documentos de comentarios de la Institución a la evaluación externa Concepto del Consejo Nacional de Acreditación Acto Administrativo de aprobación
  17. 17.    SERIE C10 CONVENIOS SUBSERIE C10.03 Convenios de Prestación de Servicios TIPOS DOCUMENTALES       Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Informes Actas de Avance Facturas
  18. 18.    SERIE P09 PROGRAMAS SUBSERIE P09.08 Programas de Educación no Formal TIPOS DOCUMENTALES       Programa Formatos de hojas de Vida Formularios de Inscripción Recibos de pago o consignación Listado de inscritos Carta de remisión de listado de graduados a la Dirección de Admisiones y Registro Académico
  19. 19. En las oficinas se eliminan:       Copias de correspondencia Copias de Memorando Solicitudes Duplicados exactos Documentos en papel químico ya fotocopiados Documentos de apoyo que no están consignados en TRD
  20. 20. Producción: cada unidad elabora los documentos necesarios para el desarrollo de sus funciones teniendo en cuenta los manuales e instructivos y utilizando los formatos preestablecidos según el caso  Recepción: la unidad de correspondencia recibe las comunicaciones externa y distribuye a las dependencias según competencia, los encargados en cada unidad verifican contenidos, pertinencia por función y firman las planillas de control   Distribución: las comunicaciones internas y externas son distribuidas por personal de la unidad de correspondencia, se revisa la completitud de los documentos, se realiza procesos de radicación, embalaje y envío con servicios de mensajería externa cuando se requiere  Trámite: luego de entregada las comunicaciones en cada dependencia, los líderes de procesos son responsables de dar solución a las actividades encomendadas según función, dando prioridad a aquellas que por cuestiones legales tengan vencimiento de términos. El proceso de calidad realiza auditorias de cumplimiento.
  21. 21.  Organización: el personal encargado de la documentación en cada unidad debe realizar la apertura de los expedientes teniendo en cuenta los manuales e instructivos, determinando el sistema de ordenación más adecuado, realizar el proceso de foliado, se respetan los principios de orden original y procedencia y se siguen las indicaciones de las TRD así identificar las series, subseries y tipos documentales  Consulta: la comunidad interna y externa tiene acceso a la información respetando la reserva indicada por la ley o los estatutos internos, se realizan registros de préstamo de documentos y de las consultas realizadas a través de planillas de control, especificando la devolución y revisando antes y después el estado de los documentos  Conservación: se realiza control de la producción de documentos en cuanto a uso de papel y tintas, se destina mobiliario y unidades de conservación necesaria para la ubicación de la documentación, el material de conservación permanente que se envía al archivo central se contiene en carpetas desacificadas atadas con cinta falla.  Disposición final: las unidades eliminaran los documentos de apoyo, duplicados exactos y realizarán el alistamiento de los documentos que deben ser transferidos al Archivo Central una vez cumplido los tiempos de retención en archivo de gestión según lo dispuesto en las Tablas de Retención documental
  22. 22.  Organización: los documentos recibidos en transferencia son ubicados en el archivo respetando el consecutivo de recepción, se realiza inventario del material para su posterior ubicación  Consulta: se tienen inventarios físico y automatizados que indican la signatura topográfica que facilitan el acceso, se registran los datos de préstamo, consulta y devolución en los formatos preestablecidos. La salida temporal del documentos del AC se realizará con la autorización de la Directora de Certificación y Gestión Documental por solicitud del jefe de la unidad productora o de entes de control, o cuando se requiera aplicar procesos de restauración.  Conservación: se cuidan las condiciones medioambientales, utilizan mobiliario adecuado, se realiza limpieza en seco, el personal de archivo programa las actividades de microfilmación y se asegura la información a través de duplicado de los microfilm que son enviados a entes externos para su custodia  Disposición final: se realiza procesos de selección y eliminación de documentos según TRD, la eliminación documental se avala mediante acta de Comité de Archivo, también se encarga de alistar las trasferencias secundarias
  23. 23.  Organización: los documentos recibidos en transferencia son ubicados en el archivo respetando el consecutivo de recepción, se realiza inventario del material para su posterior ubicación  Consulta: se tienen inventarios físico y automatizados que indican la signatura topográfica que facilitan el acceso, se registran los datos de préstamo, consulta y devolución en los formatos preestablecidos. La salida temporal del documentos del AC se realizará con la autorización de la Directora de Certificación y Gestión Documental por solicitud del jefe de la unidad productora o de entes de control, o cuando se requiera aplicar procesos de restauración.  Conservación: se cuidan las condiciones medioambientales, utilizan mobiliario adecuado, se realiza limpieza en seco, se revisa la documentación y se realizan reparaciones preventivas a la documentación de forma que no se altera la información y la integridad del documento
  24. 24.  ACTA DE COMITÉ DE PROFESORES Elaboración del documento por la secretaria del Comité Revisión y aceptación por los participantes Firma del Presidente y Secretaria del comité Depuración, limpieza, e mbalaje, inventario, Tra nsferencia Archivo Central Atención consultas , diligenciamiento de formatos de consulta y/o préstamo Ubicación en orden cronológico en unidad de conservación del Archivo de Gestión según TRD Transferencia a Archivo Central, Organización , custodia y microfilmación Transferencia Archivo Histórico
  25. 25. Hace referencia al conjunto de actividades que interactúan desde la producción del documento hasta su conservación definitiva o eliminación
  26. 26. Fases que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en las oficinas administrativas (archivo de gestión), y su conservación precaucional por disposición legal o administrativa, hasta su eliminación o conservación permanente por sus valores históricos o culturales
  27. 27. RECTORIA 01 SECRETARIA 02 VICERRECTORIA ACADEMICA 03 Historia Académica ADMINISTRATIVA 04 Historia Laboral FINANCIERA 05 Balances Principio de la archivística en el cual se determina que la clasificación de los documentos debe responder a la organización y las competencias de la unidad productora
  28. 28. OCT-27 OCT-25 OCT-22 Principio de la archivística que establece que no se debe alterar la organización física del documento, así se debe respetar el orden de los trámites que los produjo, de esta forma se puede garantizar la transparencia en la gestión de una entidad.
  29. 29. 2 1 Cada una de las hojas contenidas en una unidad de conservación
  30. 30. Conjunto de documentos que se organizan y compilan por tratar de una mismo asunto, pueden ser atados o empastados para facilitar su ubicación y posterior consulta
  31. 31. Agrupación orgánica de documentos generados por una entidad o persona natural en cumplimiento de sus funciones y el desarrollo de sus actividades 1 2 2.1 3 2.1 3.1 Conjunto de documentos dentro de un fondo, producidos por cada unidad administrativa subordinada y con rango autónomo, según estructura orgánica de la entidad
  32. 32. SERIE: ACTAS Conjunto de documentos que están ligados por una misma norma y actividad, generados de forma continua por una entidad o sus unidades según su competencia SUBSERIE ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD SUBSERIE ACTAS DE COMITÉ DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓ N DOCENTE SUBSERIE ACTAS DE COMITÉ DE DIRECCIÓN Agrupación de documentos que forman parte de una serie, se identifican de forma separada de la serie por sus características específicas
  33. 33. Cada uno de los documentos que reflejan las actuaciones de una entidad, tienen características específicas en su forma tipo de soporte que determinan sus contenidos, reglamentados interna o externamente.
  34. 34. Información correspondiente a las series o asuntos de una entidad luego del análisis de su fondo acumulado, en el se registran además las fechas extremas y los procedimientos para la disposición final, con esta herramienta se logra recuperar la memoria institucional, facilita la consulta de la información pues se da una organización archivística y permite determinar que documentación tiene valores para hacer transferencias secundarias
  35. 35. Herramienta de información que permite a una entidad identificar dentro de su fondo documental las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, indicando el tiempo de permanencia en cada fase de archivo según sus valores primarios y secundarios de tal forma que se racionaliza la producción de documentos, se facilita la ubicación y consulta, y se controla la conservación y transferencias de los mismos, en este caso se indican los procedimientos de disposición final de los documentos
  36. 36. Todos los documentos tienen un valor por la razón de su creación, los valores primarios son dados entonces por el tiempo que sirvan a la entidad para su gestión, pueden ser de carácter: Administrativo: dan testimonio de los procesos desarrollados en una entidad, ayudan a la toma de decisiones y planeación Son aquellos documentos que permiten identificar y/o reconstruir la actividad administrativa de una persona o entidad , brindan un soporte informativo de relevancia para una comunidad específica o en general por tanto deben ser conservados en un archivo de forma permanente. Los valores secundarios pueden ser: Legal: dados por derechos y obligaciones legales, sirven de testimonio ante la ley Cultural: documentos que evidencian los rasgos particulares de una comunidad en su relación con el entorno natural y social, por tanto son útiles para el conocimiento Fiscal: brindan información sobre aportes que tienen que ver con el tesoro público Histórico: permiten la reconstrucción y/o recordación de hechos de una comunidad, por tanto aportan a la investigación Contable: dan testimonio de los ingresos y egresos en una entidad, así como de sus movimientos económicos Científico: proporcionan conocimiento en cada área de aprendizaje
  37. 37.  Un expediente está conformado por diferentes tipos de documentos, lo cual hace necesario que todos estén debidamente foliados para facilitar su ordenación, consulta y control. La foliación es requisito ineludible para las Transferencias del Archivo de Gestión al Central y de éste al Histórico. Para realizar el proceso de foliación, tenga en cuenta: o La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los documentos. En caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
  38. 38. Escriba el número en la esquina superior derecha de la hoja, en el mismo sentido del texto del documento, utilizando lápiz de mina negra y blanda, como HB o B., se debe escribir con trazo suave para evitar daños en el soporte papel.    1 Evite el uso de portaminas y lápiz de mina roja ya que dificulta la captura de imágenes en los equipos de microfilmación y digitalización El número se escribirá de manera legible y sin enmendaduras, sobre un espacio blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
  39. 39.  Enumere los folios de manera consecutiva (sin omitir ni repetir números), iniciando desde el desde el número uno (1), y sucesivamente hasta máximo 200 folios por unidad de conservación (carpeta). 3 4 En caso de modificación del consecutivo, trace una línea diagonal sobre el número ya registrado, y ubique el nuevo consecutivo debajo del mismo.   Evite foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales, disquetes, videos, etc.) sin embargo debe dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del inventario. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
  40. 40.  1. Luego de que los documentos han cumplido los trámites para los cuales fueron creados se deben organizar de tal forma que puedan ser consultados por sus productores, la entidad o terceros. Dicha organización se compone de tres procesos archivísticos: CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL En este proceso se identifican y constituyen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad.  DIRECCION GERENCIA DIVISIÓN COMERCIAL DIVISIÓN FINANCIERA DIVISION ADMINISTRATIVA
  41. 41. PASOS DE LA CLASIFICACIÓN     Identificación documental de las unidades administrativas y funcionales dando cumplimiento al principio de procedencia Conformación de las series y subseries documentales según Tabla de Retención Documental Identificación de los tipos documentales Depuración
  42. 42. 2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL Los documentos ya clasificados se ubican en cada serie conservando el principio de orden original, para ello se desarrollan las siguientes actividades: •Cada unidad documental se relaciona con serie, subserie y tipo documental •Se da apertura o complementa el expediente •Se ordena según el sistema de ordenación indicado por la entidad: alfabético, cronológico, alfanumérico, etc. Oct 12 Oct 9 Oct 2 •Se organiza la serie documental •Retire elementos metálicos, descarte duplicados, fotocopie documentos en papel fax, elimine cuidadosamente los dobleces en las hojas ACTAS
  43. 43. Ubique los documentos según el tamaño de una hoja oficio Legaje los documentos del expediente, de tal manera que el documento de fecha más antigua (primer folio) se ubique contra la tapa izquierda de la carpeta, y sucesivamente se van agregando los folios posteriores en su orden lógico. Oct 12 Oct 9 Oct 2
  44. 44. El gancho legajador (plástico) debe colocarse en la tapa izquierda de la carpeta con la superficie estriada hacia el interior de la misma. Folie el expediente 2 1
  45. 45.  La identificación de los expedientes facilita la ordenación y ubicación de los mismos en el archivo, por lo que se requiere mantener información clara y concisa en los rótulos FONDO SECCION SUBSECCION SERIE Para realizar este proceso, tenga en cuenta: SUBSERIE CARPETA Número ______ de ______ FOLIOS   La información debe ser legible, en tinta o lápiz, según disposición de la entidad, siguiendo las recomendaciones sobre el uso de estos materiales que brinda el AGN en la circular 13 de 1999 Diligencie el formato con los siguientes datos o regístrelos en el espacio pre-impreso en las carpetas FECHA INCIAL: DD/MM/AAA FINAL: DD/MM/AAA UBICACIÓN CONSECUTIVO - CAJA- ESTANTE - ENTREPAÑO ______ ______
  46. 46. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales con los siguientes datos: FONDO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE EXPEDIENTES DEL _____ AL _____ FOLIOS UBICACIÓN CONSECUTIVO - CAJA- ESTANTE - ENTREPAÑO
  47. 47. ¿Qué importancia tiene esta norma para el país? Edgar Adrián Cabeza Coordinador de Archivo y Correspondencia Cámara de Comercio de Bucaramanga “Esta reglamentación amplia y refuerza lo expuesto en la ley 594/00 en cuanto los aspectos concernientes a un programa de gestión documental, define mejor sus pasos los cuales deben nacer de una adecuada planeación así se evidencie la transparencia de los procesos de una entidad El decreto 2609 da una definición más clara en cuanto al tratamiento del documento electrónico, desde su creación hasta su eliminación, además del manejo de todos los instrumentos que los contienen, es decir bases de datos, repositorios, etc., como forma de cobijar todos los soportes en los cuales hoy por hoy se encuentra la información de una institución, de tal forma que tengan el valor probatorio necesario, se garantice la conservación y difusión de la información en el tiempo y se conserve el patrimonio documental”
  48. 48. En Colombia el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es el encardo de regir la política Archivística así como de custodiar, proteger y resguardar el patrimonio documental del país facilitando su acceso a la comunidad. En el año 2000 el gobierno colombiano promulgó la Ley 594, conocida como ley general de archivos con la cual se regula la función Archivística del Estado, siendo el AGN el encargado de velar por su cumplimiento tanto en las instituciones públicas como en las privadas que cumplen funciones pública. En el capítulo V, Artículo 22 la ley general de archivos identifica los procesos archivísticos en la gestión de documentos:  Producción o recepción  Distribución  Consulta  Organización  Recuperación  Disposición final Es así que las instituciones cobijadas por esta ley están obligadas a crear un Programa de Gestión Documental que interrelacionen los anteriores procesos de tal forma que se desarrollen desde la unidad de correspondencia y en el ciclo de vida del documento.
  49. 49. Ahora bien, la inclusión del documento electrónico en la labor diaria, a raíz de la aplicación de las TIC amparados por la ley 527 de 1999, estimula otra forma de gestionar los documentos y las leyes que buscan mejorar la interacción gobiernociudadano, de forma que se logren mejores resultados en la gestión pública, conllevo a la revisión de los planteamientos expuestos en referencia a los procesos archivísticos de la gestión documental y con ello, el manejo de la información. En ese sentido el gobierno colombiano expide el decreto número 2609 para dar una nueva directriz que de sustento a la realidad y necesidad actual del manejo de los documentos. Los procesos de gestión de documentos planteados en este decreto son:         Planeación Producción Gestión y Trámite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo Valoración
  50. 50. LEY 594/2000 PRODUCCIÓN DECRETO 2609/2013 PLANEACIÓN   Creación y diseño de documentos.  Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).  Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).  Instructivo para el diligenciamiento de formularios.    Analizar funciones y procesos de la entidad de tal forma que se identifique los documentos requeridos para el cumplimiento administrativo y legal. Identificar dependencias productoras de documentos Determinar el uso y la finalidad de los documentos Determinar los parámetros bajo los cuales se elaborarán, modificarán o eliminarán los documentos.
  51. 51. RECEPCIÓN     Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, pagina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj, radicador) PRODUCCIÓN    Control de la producción de documentos Identificar los documentos pertenecientes a cada proceso, su uso y finalidad Determinar y seleccionar tipos de soporte (papel, cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, microfilme, video)
  52. 52. DISTRIBUCIÓN      Identificación de dependencias destinatarias según su competencia Clasificar, ordenar y enrutar de forma controlada los documentos a destinatarios internos y externos Control de requisitos del documento Registro de control de entrega de documentos internos y envíos externos Empaque y embalaje GESTIÓN Y TRÁMITE       Identificación de dependencias destinatarias según su competencia Clasificar, ordenar y enrutar de forma controlada (planillas físicas o software) los documentos a los destinatarios Identificación del trámite Definir tiempos de respuesta Análisis y recopilación de información Elaboración de la respuesta.
  53. 53. TRÁMITE DE DOCUMENTOS      Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Elaboración de la respuesta ORGANIZACIÓN CLASIFICAR  Identificación de unidades administrativas  Aplicación de TRD de la dependencia  Conformación de series y subseries ORDENAR  Relacionar las unidades documentales  Conformar y abrir expediente  Determinar el sistema de ordenación  Organizar la serie documental  Foliar DESCRIBIR  Analizar la información y extraer contenidos  Crear instrumentos de recuperación como inventarios, guías, índices, etc.
  54. 54. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICAR  Identificación de unidades administrativas  Aplicación de TRD de la dependencia  Conformación de series y subseries ORDENAR  Relacionar las unidades documentales  Conformar y abrir expediente  Determinar el sistema de ordenación  Organizar la serie documental  Foliar DESCRIBIR  Analizar la información y extraer contenidos  Crear instrumentos de recuperación como inventarios, guías, índices, etc. TRANSFERENCIA     Identificar los periodos de transferencia según TRD Validar que la documentación esté conservada de acuerdo a los parámetros establecidos garantizando principio de conservación y procedencia independiente del formato en que se haya desarrollado Crear instrumentos para registrar, controlar y consultar la información que se transfiere Verificar las condiciones de espacio, seguridad, mantenimiento de las unidades de conservación (archivos o software)
  55. 55. CONSULTA        Determinación de la necesidad y presión de la consulta Determinación de competencia de la consulta Disponibilidad de expedientes. Herramientas de consulta y ubicación de los documentos Atención y servicio al usuario Registro y control del préstamos Seguimiento y control de devolución DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS      Revisar la disposición final de los documentos estipulada en TRD: conservación, eliminación, selección, microfilmación, digitalización Identificar los documentos que tienen valor permanente, organizarlos para su posterior consulta Eliminar documentos que han perdido sus valores, levantar acta del procedimiento Según indique TRD recoger muestras representativas de determinadas series según la metodología adoptada por la entidad, conservación total o reproducción en otro medio Microfilmar o Digitalizar determinando protocolos que garanticen la validez del proceso.
  56. 56. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Garantizar la preservación en el tiempo en cualquier Tipo de soporte de almacenamiento      Capacitar al funcionario sobre la responsabilidad y cuidados con el documento no importa su formato Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia Determinar unidades y espacios de almacenamiento adecuados Establecer medidas preventivas y planes de recuperación de la información Asegurar la información en diversos medios      Capacitar al funcionario sobre la responsabilidad y cuidados con el documento no importa su formato Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia Determinar unidades y espacios de almacenamiento adecuados Establecer medidas preventivas y planes de recuperación de la información Asegurar la información en diversos medios
  57. 57. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS VALORACIÓN      Conservación total aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente. Eliminación de documentos resultante de la disposición final que se señala en las TRD o TVD para los documentos que han perdido su valor primario y secundario. Selección documental señalada en las TRD o TVD con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. Técnicas de reprografía: Microfilmación y/o Digitalización garantizando acceso e inalterabilidad de la información en el tiempo   Identificar los contenidos de los documentos Identificar los aspectos de ley interna y externa que cobija el documento Determinar los tiempos de retención del documento en cumplimiento de las leyes
  58. 58. Comparada la ley 594 de 2000 en su artículo 22 con el artículo 9 del decreto 2609 de 2012, se puede enunciar las siguientes similitudes y modificaciones:  A través del decreto se incluye el proceso de la Planeación, que permite a una entidad regular y controlar los documentos que produce, identificando luego de su análisis la trascendencia institucional o de ley para determinar tiempos de conservación. Otra novedad es la inclusión de Valoración, que determina los valores primarios y secundarios de la documentación. Podría pensarse que estos pasos reglamentados en el decreto, se venían ejerciendo a través de la implementación de las TRD pues para constituirla se requiere un previo análisis de la institución (creación, cambios), sus funciones, procesos y la documentación que produce que dejaba por sentado qué, cómo y cuándo producir.  El proceso de distribución, consulta y recuperación enunciado por la ley es retomado dentro del proceso Gestión y trámite en el decreto, en el que según enuncia se debe realizar el direccionamiento de los documentos a las unidades de competencia para dar cumplimiento a los procesos administrativos o de ley y crear instrumentos y/o mecanismos para facilitar su acceso.  Respecto al proceso de Organización las dos directrices concuerdan en la identificación de subprocesos para su cumplimiento como son: clasificación, ordenación y descripción documental
  59. 59.  En el decreto se identifica como proceso las Transferencias el cual no tenía definido la ley 594, este no se queda en la tradicional traspaso controlado de los archivos de gestión al central, o de este al histórico del documento papel sino que enuncia términos como migración o emulación abarcando entonces el documento electrónico y su conservación en repositorios digitales, servidores, etc.  El proceso disposición de documentos en ambos casos están basados en las disposiciones que tome la institución en su Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental.  Respecto al proceso de Conservación (ley) y el de Preservación a largo plazo (decreto) el fin es el mismo, garantizar la integridad física y funcional del documento, sin alterar su contenido, la diferencia puede radicar en que la nueva orientación específica que este proceso aplica a todos los documentos sin importar su soporte
  60. 60. Es un instrumento que innova y moderniza los procesos de gestión documental y la función archivística, atendiendo a los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC, respondiendo a estándares internacionales Enfatiza la obligación de elaborar PGD, respondiendo por un manejo integral de los documentos, físico y electrónico, así los documentos que resulten de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí mediante la implementación de sistemas de clasificación, descriptivos y metadatos que faciliten su acceso Interoperabilidad de los programas de gestión documental con otros sistemas Fortalecimiento al uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, dando parámetros para su producción hasta su disposición final, incluyendo los metadatos mínimos para su recuperación Evidencia la necesidad de diagnosticar aspectos administrativos, infraestructura, recursos, etc. Para elaborar un Programa de Gestión Documental acorde a la entidad de forma que se ajuste a los requerimientos de ley
  61. 61.  La ley 594 de 2000 determinó que para las entidades del Estado es obligatorio la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental.  El decreto 2578 ratifica al AGN como el ente encargado de evaluar las TRD, realizar la valoración documental presentada por las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, de tal forma que se logre proteger el patrimonio documental de la nación.  El Acuerdo 003 del AGN reglamenta el decreto 2578 en el marco de la ley 594, definiendo el personal técnico y de investigación que debe conformar el Comité Evaluador de Documentos que funcionará como un organismo Asesor dentro del AGN encargado de “estudiar los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos, las declaratorias de Bien de Interés Cultural para bienes archivísticos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos”. Así, el Comité Evaluador tendrá facultad para: revisar y dar concepto sobre los fallos de evaluación de TRD, valoración y eliminación documental, como las declaratorias de Bienes de Interés Cultural que hayan expedido los Consejos Departamentales y/o Distritales. Realizar las recomendaciones pertinentes a, buenas prácticas para la conservación del patrimonio documental.
  62. 62.  Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD y las TVD  Ratifica la obligatoriedad de elaboración y presentación de tablas de retención documental a las entidades públicas y las privadas con función pública.  La tablas de retención deben ser elaboradas y aplicadas tanto a documentos físicos como electrónicos, evidenciando la totalidad de la producción documental de una entidad, el tiempo de retención se fijará igual para todos los tipos documentales que integren la serie o subserie.  Las TRD y las TVD deben ser elaboradas por personal calificado entre quienes se debe contar con historiador, abogado, archivistas, ingeniero industrial, administrador público (para el caso de las entidades públicas), basados en las normas legales que apliquen a los documentos y la esencia institucional. Estos instrumentos serán presentados por el Secretario General o el funcionario de más alta jerarquía junto con el funcionario responsable del área de Archivo y Gestión Documental, y serán aprobados mediante acto administrativo por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para las entidades públicas nacional o por el Comité Interno de Archivo para las territoriales mediante .
  63. 63.  Dentro de los 30 días siguientes a su aprobación el Secretario General, o quién haga sus veces presentará las TRD o las TVD al Comité Evaluador de Documentos del AGN o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, según sea el caso. Quién tendrá un plazo de 90 días para su revisión y concepto. Una vez convalidadas por el organismo pertinente el Secretario General solicitará su inscripción en el “Registro único de series documentales”  Las entidades deben atender las consideraciones que realicé el Comité Evaluador de Documentos de AGN o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, sobres las TRD y/o TVD, so pena de ser reportados al AGN para aplicar las correspondientes sanciones. De igual forma las entidades podrán solicitar al AGN un nuevo concepto si tiene alguna objeción sobre el emitido por Consejo Departamental o distrital de Archivos.  Una vez aprobadas y convalidadas las instituciones deben proceder con su implementación, su omisión también acarreará sanciones. Las tablas de retención documental deben actualizarse por modificación en procedimientos, reestructuración orgánica, inclusión de documentos electrónicos, modificación de la valoración documental y en las leyes nacionales  La aprobación de las actualizaciones tendrá el mismo procedimiento de evaluación y convalidación, se debe llevar un registro documentado de los cambios que se hayan realizado en las TRD
  64. 64.        Eliminación de Documentos debe estar basada en las TRD o TVD previa aprobación del respectivo Comité, el proceso de eliminación documental se hará por series y subseries y no por tipos documentales (excepto que se trate de copias idénticas o duplicados) La lista de documentos físicos o electrónicos a eliminar debe ser publicada en página web por un período de 30 días, de modo que haya un control ciudadano , Las observaciones q presente la ciudadanía deben ser recibidas y revisadas por el Consejo Departamental y Distrital de Archivos o el AGN (en última instancia)quienes contaran con 60 días para dar concepto sobre eliminación o ampliación del tiempo de retención de los documentos. Se debe levantar una acta de eliminación de documentos firmada por el Presidente y Secretario del Comité Interno de Desarrollo o Comité Interno de archivo, estas actas serán de conservación total y se mantendrán publicadas en la página web. El AGN en cualquier momento podrá realizar inspecciones sobre las TRD o TVD, evaluará posibles errores en los conceptos emitidos por los respectivos Comités de evaluación, también vigilará su correcta implementación. Las entidades deben implementar sistemas para elaborar, consultar y actualizar las TRD dentro de los parámetros que establezca en AGN, de forma que haya interacción con el registro único de series documentales Las Superintendencias y Ministerios en sus respectivas sectores, solicitarán la elaboración de las TRD y TVD a las entidades privadas bajo su jurisdicción en coordinación con el AGN
  65. 65. “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”  Aplica a todas las entidades del estado y entidades privadas que cumplen funciones públicas, podrá ser aplicado en las políticas archivísticas de la rama judicial ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUEMNTOS DE ARCHIVO:  Las entidades del Estado organización sus archivo de gestión central e histórico atendiendo los procesos de clasificación, ordenación y descripción, para ello tendrán en cuenta el principio de orden original y procedencia, de tal forma que se garantice un fácil acceso y consulta.
  66. 66.  CLASIFICACION DOCUMENTAL  El cuadro de clasificación de documentos debe contener la identificación del fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.  Los archivos de gestión su clasificación documental por las TRD y los Cuadros de clasificación documental, identificando los tipos documentales que conforman las series y subseries de cada área de trabajo  Los archivos centrales recibirán las transferencias primas de los archivos de gestión para su organización custodia y descripción, cuidando el principio de procedencia, facilitar la consulta de forma controlada  Las entidades de estado deben realizar transferencias secundarias a los Archivos Generales Territoriales o al AGN, en caso de no existir deben crear en sus instituciones Archivos Históricos para conservar los acervos históricos, estos no pueden ser eliminados, cambiados, vendidos o dados en custodia a terceros
  67. 67. ORDENACIÓN DOCUMENTAL  Está dada por los principios de procedencia y orden original, integridad de los fondos, directrices y políticas del AGN así como del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o Comité Interno de Archivos  Ordenación de fondos: Cuadro de clasificación Documental y métodos internos  Ordenación de secciones y subsecciones: Cuadro de Clasificación Documental y TRD  Ordenación de series, subseries y asunto: Cuadro de Clasificación Documental, Tabla de retención Documental o Tabla de Valoración Documental según el orden acordado para cada una  Ordenación a nivel de expedientes: se determinará el más adecuado de acuerdo a las características administrativas, legales funcionales y técnicas de los documentos  Ordenación de tipos documental: se dará por el principio de orden original, evidenciando el momento de su producción o trámite que lo generó.
  68. 68. DESRIPCION DOCUMENTAL  Se deben implementar mecanismos que identifiquen los documentos de tal forma que se facilite su consulta aportando a la investigación y cultura de la comunidad por ello es importante su adecuado proceso en el archivo de gestión pues este continuará hasta el histórico, para ellos se deben seguir las normas Del Comité Internacional de Archivos y el AGN,  Los archivos históricos públicos deben propender por automatizar sus instrumentos de descripción (índices, inventarios, catálogos) de tal forma que se logre realizar un intercambio de información con otros archivos, se permita la consulta y el control ciudadano  Descripción de Actos administrativos, contratos y otras series documentales y expedientes compuestos serán expuestos en las páginas web respetando la reserva legal.  Los tipos documentales que conforman los expedientes físicos y electrónicos serán controlados mediante la Hoja de control o un mecanismo que permita evidenciar la integridad y completitud del mismo.  Se debe publicar en la página web los inventarios transferidos a los Archivos Generales Territoriales o a los Archivos Históricos Institucionales con el fin de informar al ciudadano y establecer responsabilidades
  69. 69. PAUTAS GENERALES PARA LA DESCRIPCION DOCUMENTAL a. Instrumentos de descripción archivística: documentos que permiten relacionar un conjunto de documentos estableciendo responsabilidad y ubicación de la información para su control y consulta  Censo: instrumentos que permite conocer la ubicación, fondo y servicios de los archivos en los diferentes territorios del país, son de responsabilidad el AGN y de los Archivos Generales Territoriales  Guía: describe en forma y fondo los Archivos Generales Territoriales o Institucionales, esta información debe ser colocada en página web de la entidad  Inventario: instrumentos de control y recuperación de la información en el cual se evidencia los datos de series, asuntos o fondos documentales  Catálogo: documento que describe a profundidad documentos de carácter histórico  Índices: lista alfabética o numérica de términos contenidos en los documentos como en los mismo instrumentos de descripción que permite mediante palabras o claves determinar el contenido de los documentos.
  70. 70. b. Niveles de descripción  FONDO. Conjunto de documentos producidos por una persona o entidad en el ejercicio de sus funciones. Aplican las guías  SECCIÓN Y SUBSECCION: documentos producidos y acumulados en las subdivisiones del fondo. Aplican guías e inventarios documentales  SERIE Y SUBSERIE: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo producidas por un área específica en cumplimiento de sus funciones, están determinadas por las TRD o TVD. Aplican inventarios  EXPEDIENTE: unidad documental compuesta conformada por documentos en resolución de un mismo asunto. Aplica inventarios, catálogos e índices según necesidad informativa  UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: documentos de igual característica que se produce de forma periódica y secuencial (actas, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares). Aplica inventarios, catálogos e índices.
  71. 71. c. Áreas de descripción:  Área de identificación: signaturas de procedencia, autores o responsables del contenido, tipos de sopores, títulos, fechas extremas, unidades de conservación  Área de contexto: nombre de productor, indicación de fechas extremas, historia institucional o biografía, historial de custodia, forma de ingreso del material documental (préstamo, donación, compra, etc.)  Área de contenido y estructura: lugar de emisión, alcance y contenido, criterios de valoración, selección, eliminación, organización, características internas, características externas, datos de autor  Área de condiciones de acceso y utilización: situación jurídica, derechos de autor, condiciones de acceso, estado de conservación  Área de documentación asociada. Localización de los documentos originales, existencia de reproducciones, bibliografía  Área de notas: notas, documentos anexos  Descriptores con funciones y relaciones  Área de control de la descripción: nota del archivero, normas utilizadas, fecha de la descripción
  72. 72. d. Metadatos Mínimos Para La Descripción De Documentos Electrónicos El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo debe evaluar y aplicar metadatos compatibles con las normas del Consejo Internacional de Archivos y lo dispuesto en el art. 30 del Decreto 2609, para la descripción de documentos electrónicos PASOS PARA DOCUMENTAL EL DESARROLLO DE UN PROYECTO DE DESCRIPCION a. Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie, subserie o agrupación documental a describir).  Nombre o Título  Volumen  Fechas Extremas  Ubicación topográfica b. Verificación del estado general de la organización y conservación documental: como está clasificado, ordenado, foliado, condiciones de almacenamiento, etc. c. Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada: determinar planes correctivos, elaborar fichas de descripción de acuerdo al nivel, sistematizar la información y divulgarla.
  73. 73. SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL Las entidades deberán implementar tecnologías en sus procesos de descripción documental de tal forma que sus instrumentos puedan interactuar con los sistemas de gestión documental internos y de otras entidades públicas, la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el AGN. De igual forma se debe garantizar la migración de información a través de estos canales en los términos referidos en los decretos 2578 y 2609 de 2012. OBLIGATORIEDAD DE LA DESCRIPCION DOCUMENTAL Cuando la entidad contrate con terceros servicios de organización, digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos, se deberá exigir el cumplimientos de las normas para descripción de la CIA las cuales estarán estipuladas en el contrato. Las Superintendencias y los Ministerio en sus respectivos sectores, velara por el cumplimiento de este acuerdo en las instituciones privadas bajo su inspección y vigilancia. El AGN colaborará para la expedición de la normativa correspondiente a estos organismos.
  74. 74.  La implementación de un programa de gestión documental, en el marco del ciclo vital de los documentos, es una herramienta que brinda eficiencia y eficacia a los procesos de una entidad, es por ello que los lineamientos del Archivo General de la Nación trasciende a las entidades privadas, que han visto en la aplicación de procesos archivísticos una forma de controlar la información institucional  La reglamentación archivística permite crear unicidad de criterios en cuanto al manejo documental, aumentando la posibilidad de que los archivos sean centros de intercambio de información lo que revierte en mayor conocimiento y desarrollo para el país.  Como futuros profesionales debemos permanentemente actualizarnos en cuanto a la normatividad que se expida en materia archivística, pues como se evidencia los procesos y procedimientos cambian de acuerdo a las necesidades de entorno.
  75. 75. BIBLIOGRAFÍA Ley 594 de 2000. Disponible en http://www.elabedul.net/San_Alejo/Leyes/Leyes_2000/ley_594_2000.php Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Manual de Archivística, Primera Fase. (2006). Archivo General de la Nación, Bogotá Decreto 2609 de 2013. Disponible en http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/DICIEMB RE/14/DECRETO%202609%20DEL%2014%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012.pdf Acuerdo 003 del AGN marzo de 2013. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259 Acuerdo 004 del AGN marzo de 2013. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260# Acuerdo 005 del AGN marzo de 2013. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261

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