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Ch16

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Ch16

  1. 1. 第十六章 Project 與其他系統的整合應用 Project 2007 EPM 專案管理實務
  2. 2. 第十六章 Project 與其他系統的整合應用 <ul><li>16-1 匯入與匯出支援的檔案類型 </li></ul><ul><li>16-2 匯入與匯出 </li></ul><ul><li>16-3 複製成圖片 </li></ul><ul><li>16-4 與 Internet 的整合運用 </li></ul><ul><li>16-5 與 PowerPoint 、 Word 、 Visio 的整合運用 </li></ul><ul><li>16-6 匯入 Outlook 工作 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  3. 3. 16-1 匯入與匯出支援的檔案類型 <ul><li>Project 匯入的檔案類型 </li></ul><ul><ul><li>Microsoft Project 檔案 (*.mpp) : Project 的標準檔案格式。 </li></ul></ul><ul><ul><li>專案資料庫 (*.mpd) : Project 的資料庫格式。 </li></ul></ul><ul><ul><li>範本 (*.mpt) : Project 的範本檔案。 </li></ul></ul><ul><ul><li>工作區 (*.mpw) : Project 的工作環境檔。 </li></ul></ul><ul><ul><li>MPX(*.mpx) :可匯入支援 MPX 格式的檔案,例如: Project 4.0 、 4.1 及 Project98 、 Project BASE… 等等。 </li></ul></ul><ul><ul><li>Microsoft Access 資料庫 (*.mdb) : Access 資料庫的檔案格式。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  4. 4. <ul><ul><li>Microsoft Excel 活頁簿 (*.xls) : Excel 的活頁簿格式。 </li></ul></ul><ul><ul><li>文字檔 ( 以 Tab 字元分隔 )(*.txt) :以『 Tab 』鍵做為分隔的純文字檔。 </li></ul></ul><ul><ul><li>CSV( 逗號分隔 )(*.csv) :以逗號或分號為分隔的純文字檔。 </li></ul></ul><ul><ul><li>XML 格式 (*.xml) :以 XML 為格式的檔案。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  5. 5. <ul><li>Project 匯出的檔案類型 </li></ul><ul><ul><li>專案 (*.mpp) : Project 2000-2003 的標準檔案格式。 </li></ul></ul><ul><ul><li>範本 (*.mpt) : Project 的範本檔案。 </li></ul></ul><ul><ul><li>Microsoft Excel 活頁簿 (*.xls) : Excel 活頁簿的格式。 </li></ul></ul><ul><ul><li>Microsoft Excel 樞紐分析表 (*.xls) : Excel 活頁簿格式,且具有樞紐分析功能的 Excel 檔案。 </li></ul></ul><ul><ul><li>文字檔 (Tab 字元分隔 )(*.txt) :純文字檔案,是以『 Tab 』鍵來做為分隔。 </li></ul></ul><ul><ul><li>CSV( 逗號分隔 )(*.csv) :純文字檔,各個欄位之間,是以逗號或分號加以分隔。 </li></ul></ul><ul><ul><li>XML 格式 (*.xml) :以 XML 為格式的檔案。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  6. 6. 16-2 匯入與匯出 <ul><li>匯出至專案的 Excel 範本 (6-1) </li></ul><ul><ul><li>開啟 Project 檔後,請按下功能表的【檔案 / 另存新檔】指令,在檔案類型中請選取『 Microsoft Excel 活頁簿』後,按下『儲存』鈕。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  7. 7. 匯出至專案的 Excel 範本 (6-2) <ul><li>出現『 Project 匯出精靈』,請按『下一步』。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  8. 8. 匯出至專案的 Excel 範本 (6-3) <ul><li>設定要以何種資料格式匯出,我們先以『專案的 Excel 範本』為例,選取後按下『完成』。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  9. 9. 匯出至專案的 Excel 範本 (6-4) <ul><li>如果按了『完成』後,出現如下的訊息 </li></ul><ul><ul><li>表示此檔案是以舊版檔案格式儲存的檔案,需要再執行下一個 步驟。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  10. 10. 匯出至專案的 Excel 範本 (6-5) <ul><li>選取【工具 / 選項】指令 </li></ul><ul><ul><li>切換到『安全設定』標籤 </li></ul></ul><ul><ul><li>在『舊版格式』中,設定『允許載入舊版或非預設檔案格式的檔案』後,再回到步驟 1 ,再執行另存新檔一次。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  11. 11. 匯出至專案的 Excel 範本 (6-6) <ul><li>產生的 Excel 檔案,我們就可以開啟來看看,裡面的 Project 任務、資源…等,都匯出至 Excel 了。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  12. 12. 選擇的資料 <ul><li>使用現有的對應 (6-1) </li></ul><ul><ul><li>開啟 Project 檔後,請按下功能表的【檔案 / 另存新檔】指令,在檔案類型中請選取『 Microsoft Excel 活頁簿』後,按下『儲存』鈕。 </li></ul></ul><ul><ul><li>出現『 Project 匯出精靈』,請按『下一步』。 </li></ul></ul><ul><ul><li>點選『選取的資料』後,按『下一步』。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  13. 13. 使用現有的對應 (6-2) <ul><li>點選『使用現有的對應』 </li></ul><ul><li>也就是 Project 裡,預設好的對應類型。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  14. 14. 使用現有的對應 (6-3) <ul><li>在此會列出系統提供的對應資料 </li></ul><ul><li>選取其中一項後,按『下一步』 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  15. 15. 使用現有的對應 (6-4) <ul><li>列出要匯出資料的類型,在此只要使用預設值即可 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  16. 16. 使用現有的對應 (6-5) <ul><li>選擇要對應的資料種類 </li></ul><ul><ul><li>這種對應方式,系統都預設好了,所以只需要設定『匯出篩選器』中的下拉選單 </li></ul></ul><ul><ul><li>或是按下『刪除列』鈕,將不想要的欄位刪除 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  17. 17. 使用現有的對應 (6-6) <ul><li>匯出完成 </li></ul><ul><li>出現在 Excel 的資料 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  18. 18. 新增對應 (4-1) <ul><li>在步驟中,選取『新增對應』 </li></ul><ul><li>核選要匯出的資料類型 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  19. 19. 新增對應 (4-2) <ul><li>設定匯出的工作表名稱,以及欄位對應 </li></ul><ul><ul><li>可加上篩選器的功能,只篩選出我們所需要的資料 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  20. 20. 新增對應 (4-3) <ul><li>按下『儲存對應』鈕 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  21. 21. 新增對應 (4-4) <ul><li>輸入對應名稱後,按下『儲存』, </li></ul><ul><li>在此設定好了以後,在往後的匯出精靈中,就會多了我們自訂的對應名稱 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  22. 22. 匯出至樞紐分析表 (4-1) <ul><li>按下功能表的【檔案 / 另存新檔】指令 </li></ul><ul><ul><li>將檔案類型選取『 Microsoft Excel 樞紐分析表 (*.xls) 』後,按下『儲存』鈕。 </li></ul></ul><ul><ul><li>設定『使用現有的對應』或新增對應 </li></ul></ul><ul><ul><li>我們選取『任務及資源樞紐分析表』 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  23. 23. 匯出至樞紐分析表 (4-2) <ul><li>設定要匯出資料的類型。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  24. 24. 匯出至樞紐分析表 (4-3) <ul><li>設定任務對應、資源對應與工作分派對應欄位 </li></ul><ul><ul><li>資料中有紅色的部分,會提醒您匯出對應資料的方式可能有誤 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  25. 25. 匯出至樞紐分析表 (4-4) <ul><li>請按下『完成』 </li></ul><ul><ul><li>如果上個步驟中有修改對應欄位,想要將設定儲存起來,可以按下『儲存對應』鈕,新增一個對應名稱至匯出精靈中。 </li></ul></ul><ul><ul><li>開啟 Excel 的檔案來看看 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  26. 26. 將 Excel 資料匯入至 Project <ul><li>匯入的方式是使用『開啟舊檔』的方式來處理 </li></ul><ul><ul><li>當步驟執行到如下的畫面時,有會找不到資料的情形發生 </li></ul></ul><ul><ul><li>解決的辦法,直接在『來源工作表名稱』的下拉選單中,直接輸入工作表名稱,如圖中的『 Sheet1 』 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  27. 27. 16-3 複製成圖片 <ul><li>按下『一般』工具列的『複製圖片』鈕 </li></ul><ul><ul><li>或是選擇功能表的【報表 / 複製圖片】 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  28. 28. <ul><li>呈現圖像 </li></ul><ul><ul><li>依螢幕狀態: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>依照螢幕的狀態複製到剪貼簿中。 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>依列印格式: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>依照列印的格式複製到剪貼簿中,假設在 Project 中的預設印表機是黑白雷射印表機,那麼複製到剪貼簿中的內容就是黑白的。 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>到 GIF 影像檔案: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>會將 Project 的內容儲存成 GIF 檔。 </li></ul></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  29. 29. 16-4 與 Internet 的整合運用 <ul><li>超連結 (3-1) </li></ul><ul><ul><li>將游標停留在要設定的任務中,按下功能表的【插入 / 超連結】指令 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  30. 30. 超連結 (3-2) <ul><ul><li>設定完畢,在任務之前,就會出現一個超連結的圖示,利用此圖示,可以快速地開啟網址或相關文件。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  31. 31. 超連結 (3-3) <ul><ul><li>使用【插入 / 欄】的方式,插入『超連結』的欄位, </li></ul></ul><ul><ul><li>可直接在欄位上,看到文字內容 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  32. 32. 16-5 與 PPT 、 Word 、 Visio 的整合運用 <ul><li>開啟檔案後,執行『分析』工具列上的『複製成圖片到 Office 圖表精靈』。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  33. 33. <ul><li>出現如下的畫面,請按『下一步』。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  34. 34. <ul><li>此步驟中,選擇要保留原始大階層,或是修改大綱階層 </li></ul><ul><li>若是選擇修改大綱階層,也會更新原始專案檔中的大綱階層 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  35. 35. <ul><li>選擇要複製的範圍、時幅,以及圖像大小。 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  36. 36. <ul><li>設定要將圖像放在哪一個應用程式 </li></ul><ul><li>包含 PowerPoint 、 Word ,以及 Visio ,以及選取橫向或縱向列印 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  37. 37. <ul><li>再來是設定要顯示的欄位 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  38. 38. <ul><li>完成後,系統會依指定的條件,開啟 PowerPoint 、 Word 或是 Visio ,而資料是以圖片的方式來呈現 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  39. 39. 16-6 匯入 Outlook 工作 <ul><li>Outlook 工作匯至 Project (3-1) </li></ul><ul><ul><li>在 Project 中,執行【工具 / 匯入 Outlook 工作】指令 </li></ul></ul><ul><ul><li>系統會開啟 Outlook 後,出現如下的訊息,請勾選『允許存取』,並按下『允許』鈕。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  40. 40. Outlook 工作匯至 Project (3-2) <ul><li>勾選要匯入的工作項目 </li></ul><ul><li>按下『確定』 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  41. 41. Outlook 工作匯至 Project (3-3) <ul><li>Project 中,就會把上述勾選的工作,設定在任務名稱欄中 </li></ul><ul><li>使用此方式,可以省去再次輸入工作項目 </li></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  42. 42. Project 任務匯至 Outlook <ul><li>選取要匯出的任務 </li></ul><ul><ul><li>按下『追蹤』工具列上的『設定提醒』 鈕 </li></ul></ul><ul><ul><li>出現設定提醒的訊息 </li></ul></ul><ul><ul><li>按下『確定』後,在 Outlook 的工作中,就會出現選取的任務了,並且加上了提醒。 </li></ul></ul>Project 2007 EPM 專案管理實務
  43. 43. 編著者:鄭喬予 - END - Project 2007 EPM 專案管理實務

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