SlideShare a Scribd company logo
1 of 42
Managen conflicten bij ICT outsourcing




Onderzoek naar de mogelijkheden van
                                                     IBO, 9 juni 2005
conflictoplossing binnen ICT outsourcingstrajecten
Inleiding   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




         Agenda
                                 1 .Inleiding

                                      probleem- & vraagstelling

                                 2. Outsourcing van ICT

                                 3. Conflicten

                                 4. Mediation

                                 5. Criteria voor keuze conflictoplossing

                                 6. Resultaten

                                 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen




1
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




         Achtergrond

          • Bedrijven richten zich steeds vaker op core competence en
                besteden non core competence uit aan dienstverleners
                (outsourcing);

          • De outsourcing wordt veelal voor langere periodes
                afgesproken waardoor een wederzijdse afhankelijkheid
                ontstaat waar (vaak) een bron voor conflicten uit ontstaat;

          • Partijen grijpen bij conflicten vaak terug op vaste waarden,
                namelijk het conflict via de juridische afdeling op te lossen,
                waardoor de relatie onder druk komt te staan;

          • Juist omdat samenwerking zo belangrijk is, loont het zich
                om op zoek te gaan naar alternatieve geschillenbeslechting.



2
Inleiding    Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation        Criteria      Resultaten        Discussie




         Centrale                                                1. Wat betekent outsourcing, welke partijen
                                                                        zijn betrokken en hoe ziet het proces er

             vraagstelling                                              uit?

                                                                 2. Wat zijn conflicten en op welke wijze
                                                                        kunnen deze ontstaan?

                                                                 3. Wat houdt mediation in en hoe wordt deze
                                                                        vorm van conflictmanagement in de
                                                                        praktijk vormgegeven?
                In hoeverre is mediation                         4. Welke criteria bestaan er voor de keuze
                een geschikt instrument                                 van een methode voor
                      voor effectief                                    conflictmanagement en hoe zijn ze
                                                                        gerelateerd aan de vormen van
                  conflictmanagement                                    conflictoplossing?
                       binnen ICT                                5. Welke voor- en nadelen kent mediation als
                 outsourcingstrajecten                                  instrument voor conflictoplossing?
                     in Nederland?                               6. Hoe vaak, voor welke conflicten en op
                                                                        welke wijze wordt mediation gebruikt?

                                                                 7. Wat zijn de ervaringen met mediation
                                                                        binnen ICT outsourcing en hoe verhouden
                                                                        zich deze tot de andere vormen van
                                                                        conflictmanagement?




3
Inleiding   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




         Agenda
                                 1 .Inleiding

                                      probleem- & vraagstelling

                                 2. Outsourcing van ICT

                                 3. Conflicten

                                 4. Mediation

                                 5. Criteria voor keuze conflictoplossing

                                 6. Resultaten

                                 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen




4
Inleiding             Vraagstelling               Outsourcing                Conflicten       Mediation         Criteria              Resultaten          Discussie




         Outsourcing van ICT
                    Dienstverlening

           (delen van)
                                                                                                                                   Bedrijfs
            de gehele
                                                                         outsourcing                                               proces
            Informatie-
           voorziening


                Beheer                                 Facilities                                                              Informatiesysteem
           rekencentrum                               management



            Verwerken                 Computer
                                                                                                                                 Infrastructuur
            applicaties               diensten




                                                                                       Tijd
                                                                                                                                 Component
                                                 70                 80           90


                                                                            Argumenten vóór en tegen outsourcing
                               Categorie                                                        +                                         -
                              Economisch                                              Kostenbesparing                              (Extra)kosten
                                                                                      Kostenbeheersing             Risico mbt. financiële draagkracht, geleverde
                                                                                     Sell-and-leaseback                            prestaties e.a.
                                                                                     Risicovermindering
                              Operationeel                                                  kwaliteit                            omkeerbaarheid
                                                                                  flexibiliteit en capaciteit                  gebrek aan flexibiliteit
                                                                                     sterfhuisconstructie
                               Strategisch                                              Core-business                                Controle
                                                                                       Samenwerking                      Management samenwerking
                                                                                           Innovatie                      Gebruik oude technologie
                                                                                           Afsluiting                  Kwantificatie voordelen outsourcing
                               Emotioneel                                                ‘Bandwagon’                               ‘Bandwagon’
                                                                                          Vertrouwen                                Vertrouwen
                                                                                         Onzekerheid
                                  Politiek                                                   Macht                                Afhankelijkheid




5
Inleiding           Vraagstelling                    Outsourcing               Conflicten                    Mediation                Criteria          Resultaten                Discussie




         Outsourcing van ICT
                                                                                                                               4                                         2
                                                                                                                                     Weer in                                 Leverancier-
                                                                                                                                   huis nemen?                                 selectie




                      Make                        VS                      Buy

                                                                                                                                                     1
                                                                                                                                                         Sourcing-                         Transitie
                                                                                                                                                          besluit




                                                                Lange            Korte
            Zelf doen        Partnership
                                                                termijn         termijn                                        5                                     3
                                                                                                                                      Eigen ICT                               Aansturen
                                                                                                                                   dienstverlening                           leverancier




             Klant                           Directie




                                                                                                       Positie
                                                                                                       Formele positie: Formele functie in klant- of vendor-organisatie
                                                                                         Leverancier

                                 Beleid /                 Juridisch
                             Business plannen             Contract                                     Rol: Feitelijke positie in het outsourcingsproces (projectrol)
                                                                                                       Doelen
          Klant




                                                                                                       Expliciete doelen: Formeel en functioneel afgesproken doelen (‘opdracht’)
                                                                                                       Belangen: Impliciete, informele doelen (‘motivators’)
          Business                              IT                              Vendor
         management                         management                           sales

                                                                                                       Middelen
                                  Specs /                  UPC’s /                                     Invloed op voorwaarden: Inhoudelijk-instrumenteel, procedureel en sociaal-
                                  SLA´s                     SLA’s                                      emotioneel
                                                                                                       Beschikking over informatie: Inzicht in toestand van het systeem, overzien
                                                                                                       van de gevolgen, daadwerkelijke (on-)mogelijkheden, beschikking over
                                             Vendor                       Leverancier                  specialisten
                                             Deliver y




6
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




         Samenvattende conclusie

          •     Ten aanzien van dit onderzoek kunnen diverse aandachtspunten,
                waarschuwingen c.q. gevaren afgeleid worden:
                 • Creëer tijdig “awareness” onder het betrokken personeel
                 • Besteed voldoende aandacht aan Human Resource Management
                 • Goed management is essentieel voor een succesvol verloop van het
                   outsourcingsproces
                 • Communiceer veelvuldig met de externe partij(en)
                 • Ontwerp een duidelijk, gedetailleerd en volledig uitbestedingscontract
                 • Maak het uitbestedingscontract voldoende flexibel
                 • Zorg voor behoud van knowhow c.q. kennis in de organisatie
                 • Creëer een win-win situatie
                 • Onderschat niet de benodigde inspanning voor het beëindigen van de
                   outsourcingrelatie




7
Inleiding   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




         Agenda
                                 1 .Inleiding

                                      probleem- & vraagstelling

                                 2. Outsourcing van ICT

                                 3. Conflicten

                                 4. Mediation

                                 5. Criteria voor keuze conflictoplossing

                                 6. Resultaten

                                 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen




8
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




         Conflicten

          •     Het woord conflict wordt door de dikke van Dale omschreven als:
                een verschil van mening; toestand van onvrede die uit botsing
                voorvloeit; botsingen van tegenstrijdige gevoelens of strevingen in
                een individu.

          •     Conflicten en communicatie blijken in de praktijk op een drietal
                manieren met elkaar gerelateerd te zijn:
                 1. Communicatieproblemen creëren vaak een conflict;
                 2. Communicatie kan een conflict weerspiegelen;
                 3. Communicatie is het instrument voor conflictmanagement.
          •     Het ontstaan van conflicten is inherent aan samenwerken en
                samenleven. De manier waarop met een conflict wordt omgegaan en
                de vraag of partijen bereid zijn om met elkaar over het probleem te
                communiceren, zijn bepalend voor het verloop van een conflict.



9
Inleiding       Vraagstelling    Outsourcing   Conflicten    Mediation     Criteria       Resultaten      Discussie




      Schematische voorstelling

                    Partij 1                                                               Partij 2

       Aanleiding                      Psychologische                Psychologische                     Aanleiding
                                         oriëntatie                     oriëntatie



             bewustzijn                                                                         bewustzijn



                     gevoelens                                                         gevoelens



                         gedrag                                                        gedrag


                                        gevolgen                     gevolgen

                                                         3e Partij
Homminga, 2000



10
Inleiding        Vraagstelling       Outsourcing        Conflicten         Mediation          Criteria          Resultaten        Discussie




      Derde Partij

       •       De derde partij bij een conflict is de partij die ingeschakeld wordt om
               partijen te ondersteunen bij het zoeken naar een oplossing voor het
               conflict of om een uitspraak te doen over het conflict.

       •       Volgens een aantal auteurs, waaronder Glasl (1981) en Homminga
               (2000) is de rol van deze partij afhankelijk van de hieronder
               genoemde escalatiefasen waarin het conflict zich kan bevinden.


                Fase                Fase 1               Fase 2               Fase 3              Fase 4                Fase 5

        Escalatiegraad            Negatieve            Polarisatie      Deïndividualisering   Dehumanisering         Generaliseren
                                  Attitudes


               Aard van             Proces             Procedurele         Bemiddeling        Bindend advies /        Rechtsgang
             interventies         begeleiding       procesbegeleiding                            Arbitrage




11
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Conclusie

       • De weg waarlangs partijen een belangentegenstelling weten te
             overbruggen houdt veelal enige vorm van onderhandelen in

       • Kenmerkend voor onderhandelen is dat partijen er gezamenlijk
             proberen eruit te komen

       • Wanneer dergelijke onderhandelingen niet het gewenste resultaat
             opleveren, dan zijn er meerdere mogelijkheden. Globaal kunnen
             daarbij twee hoofdvormen onderscheiden worden:
              • een neutrale derde laten beslissen, of
              • een neutrale derde vragen hen te helpen bij het op gang brengen en
                  eventueel afronden van de onderhandelingen




12
Inleiding   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Agenda
                              1 .Inleiding

                                   probleem- & vraagstelling

                              2. Outsourcing van ICT

                              3. Conflicten

                              4. Mediation

                              5. Criteria voor keuze conflictoplossing

                              6. Resultaten

                              7. Discussie, conclusie en aanbevelingen




13
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Mediation

       • Mediation is afkomstig uit de Verenigde Staten, waar aan het
             eind van de jaren zestig voor het eerst experimenten met
             Alternative Dispute Resolution en voornamelijk mediation in
             de professionele praktijk werden geïntroduceerd;

       • In Nederland werd mediation pas in de jaren negentig
             bekend. In 1993 werd het Nederlands Mediation Instituut
             opgericht, het NMI, dat fungeert als onafhankelijke
             kwaliteitsorganisatie voor Mediation in Nederland. De
             doelstelling van het NMI is het bevorderen van een zo breed
             mogelijk gebruik van alternatieve vormen van
             geschiloplossing, waaronder mediation, en al wat daarmee in
             de ruimste zin verband houdt (Walters, 2003).



14
Inleiding       Vraagstelling      Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten     Discussie




        Definitie mediation

           ‘Mediation is een vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een
                    neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de
             onderhandelingen tussen partijen begeleidt teneinde vanuit hun
             werkelijke belangen tot gezamenlijk gedragen en voor ieder van
                           hen optimale resultaten te komen’. *

         • Van belang voor mediation is dat partijen met elkaar
              onderhandelen, waarbij het niet gaat om een strijd over
              standpunten, maar om de achterliggende belangen (Fisher                               2001)

         • Kenmerken van mediation zijn: vertrouwelijkheid &
              geheimhouding, vrijwilligheid, vrijblijvendheid en
              onafhankelijkheid & onpartijdigheid

* A.F.M. Brenninkmeijer e.a., 2003



 15
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Het proces

       • Het mediationproces bestaat uit relatief korte, losstaande
             gesprekken. De duur van de totale mediation is afhankelijk
             van de ingewikkeldheid van de zaak, het aantal betrokken
             partijen, de mate van spoed en de moeilijkheidsgraad in het
             bereiken van de overeenstemming.

       • Binnen het proces zijn een aantal fasen te onderscheiden.
             Deze fasen zijn: de intakefase, de exploratiefase, de
             onderhandelingsfase en uiteindelijk de afrondingsfase
             (Schreuder-Tromp, 1997). Eén van de belangrijkste
             vaardigheden van de mediator is gelegen in het aanbrengen
             van structuur in de verschillende fasen, waarmee de kans op
             een succesvolle mediation zal toenemen.



16
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Voor- en nadelen mediation

       • Voordelen en meerwaarde: besparing van tijd en geld,
             gezamenlijke oplossing, investering in de relatie tussen
             partijen, nakomen van de oplossing, privacybelangen,
             informele methode



       • Nadelen en beperkingen: grote afhankelijkheid van de
             kwaliteit van de mediator, verplichting om met de wederpartij
             om tafel te gaan, geen zekerheid over een oplossing voor het
             conflict, conflict kan te ernstig zijn, geen afdwingbare
             oplossing en geen mogelijkheid tot bezwaar en beroep




17
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Conclusie

       • Mediation is een vorm van geschilbeslechting waarbij partijen
             hun geschil gezamenlijk oplossen op grond van wederzijdse
             belangen, met behulp van een neutrale procesbegeleider

       • Er zijn verschillende situaties waarvoor mediation een
             uitkomst kan zijn

       • Niet voor alle conflicten is mediation een goede oplossing
       • Voor mediation gelden twee belangrijke uitgangspunten:
             vrijwilligheid en vertrouwelijkheid

       • De uitkomst wordt niet opgelegd door de mediator: de
             partijen bepalen hoe de oplossing eruit ziet.




18
Inleiding   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Agenda
                              1 .Inleiding

                                   probleem- & vraagstelling

                              2. Outsourcing van ICT

                              3. Conflicten

                              4. Mediation

                              5. Criteria voor keuze conflictoplossing

                              6. Resultaten

                              7. Discussie, conclusie en aanbevelingen




19
Inleiding                   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation       Criteria          Resultaten   Discussie




             flexibiliteit bij procedures




                                                                                                                              Inflexibel / afstandelijk
       Flexibel / betrokken




                               Informeel /      Mediation     Bindend        Arbitrage              Civiel / straf
                              onderhandelen                   Advies                                Rechtelijke
                                                                                                    procedures




Sanders en Goldberg (1994)



 20
Inleiding        Vraagstelling       Outsourcing    Conflicten   Mediation   Criteria       Resultaten        Discussie




                           Informeel                                                                Formeel



                Methoden          Informeel,        Mediation      Bindend       Arbitrage        Gerechtelijke

                            Onderhandelen                           Advies                         procedure

     Criteria

     Rechtswaarborg                   -               +/--           +/-            +/-                   +
     en

     Gelijk krijgen /                 -                 -            +/-             +                    +

     Legitimatie

     Kwaliteit                       +/-               +              -              -                    -
     resultaat

     Snelheid                        +/-               +             +/-            +/--                  -
     procedure

     Kosten                           +                +              -              -                    -
     minimaliseren

     Vertrouwelijkhei                 +                +             +/-            +/-               +/--
     d/

     Imago

     Herstel relaties                +/-               +              -              -                    -




21
Inleiding   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Agenda
                              1 .Inleiding

                                   probleem- & vraagstelling

                              2. Outsourcing van ICT

                              3. Conflicten

                              4. Mediation

                              5. Criteria voor keuze conflictoplossing

                              6. Resultaten

                              7. Discussie, conclusie en aanbevelingen




22
Inleiding           Vraagstelling            Outsourcing            Conflicten         Mediation                  Criteria            Resultaten           Discussie




         Responsanalyse
                         (1) Raad    (2) Directie       (3)           totaal       Achtergrondvariabele             Omschrijving            Procenten   Aantallen
                            van                     Operationeel                          Functie                  Raad van bestuur (1)       5,6%          6
                          Bestuur                   Management                                                               Directie (2)    12,8%         14
     Aantal                  25          55            123             203                                    Business Unit Manager (2)       2,9%          3
     Genodigden                                                                                                    ICT management (3)        41,2%         45
     Aantal                 5            12             64             81                                        Sales management (3)         7,3%          8
     Respondenten                                                                                               Inkoop management (3)         11%          12
     Aantal                 1             5             22             28                                          Lijn management (3)       19,2%         21
     respondenten
     Na non-respons
     Contact
     Respons               24%          31%            70%            54%
     percentage
                                                                                  Rol binnen outsourcing                    Leverancier       56%          61
     In procenten
                                                                                                                         Afnemer (klant)      44%          48

                                                                                    Organisatiegrootte                           1 – 50      26.8%         29
                                                                                                                                51-250       33,9%         37
                             Non Response                                                                                     251 – 500       3,6%          4
     Geen conflicten voorgekomen                                        7%                                                        > 501      35,7%         39
     Geen goede registratie van conflicten, daardoor niet mogelijk     16%
     uitspraak te doen
                                                                                     Juristen in dienst            Wel juristen in dienst     54%
     Vragenlijst te uitgebeidt en dergelijk overzicht is niet          21%
     aanwezig in onze organisatie                                                                                 Geen juristen in dienst     46%
     Geen tijd om de vragenlijst in te vullen                          32%
                                                                                  Aantal juristen in dienst                            1     23,2%
     Nut van het onderzoek is niet duidelijk                            4%          (bij bedrijven met                               2-5     38,4%
     Geen belang bij het onderzoek                                      4%          juristen in dienst)                             6-10     26,9%
     Anders                                                            16%                                                          > 11     11,5%




23
Inleiding     Vraagstelling     Outsourcing         Conflicten     Mediation          Criteria         Resultaten         Discussie




      Tevredenheid met vorm conflict
                                Beoordeling van de tevredenheid met de verschillende procedures
       Variabele                                    Civiel          Straf          Arbitrage                       Informeel
       1. Duur van de procedure                     1,91            1,30             2,94                             4,19
       2. Verloop van de procedure                  2,57            2,00             3,00                             3,90
       3. Onpartijdigheid PL                        4,15            4,22             3,86                             3,72
       4. Deskundigheid PL                          3,60            3,56             3,71                             2,78
       5. Zorgvuldigheid PL                         3,85            3,78             3,57                             2,83
       6. Betrokkenheid PL                          2,90            2,78             3,36                             4,22
       7. Daadkracht PL                             3,11            2,78             3,21                             2,82
       8. Uiteindelijk resultaat                    2,91            2,89             3,25                             3,67
       9. Huidige relatie partijen                  1,86            1,00             2,40                             4,12
       Gemiddelde score kwaliteit PL                3,52            3,42             3,54                             3,87
       Gemiddelde score overige                     2,31            1,80             2,90                             3,97

                  Beoordeling van de criteria                         Beoordeling flexibiliteit en betrokkenheid
       Gelijk halen                                       1.9
                                                                   Betrokkenheid van partijen bij het vinden van een       4.3
       Beschermen van rechtswaarborgen                    3.1
                                                                  oplossing
       Beschermen van juridische posities                 3.4
       Weinig mogelijk kosten                             3.7     Vrijheid van partijen om voorwaarden en criteria in te   3.8
       Vertrouwelijkheid / privacy inzake conflict        3.9     brengen
       Zo snel mogelijke oplossing                        4.1
                                                                   Mate waarin afgeweken kan worden van                    3.4
       Behoud / herstel van de relaties                   4.2
                                                                  vastgestelde regels
       Zo goed mogelijke inhoudelijke oplossing           4.4




24
Inleiding     Vraagstelling     Outsourcing    Conflicten        Mediation           Criteria    Resultaten       Discussie




      Mediation in de praktijk
        Percentage van organisaties                   Wijze waarop organisaties bekend is geworden met
        dat mediation wel / niet heeft                                   Mediation
                   ingezet                          Geadviseerd bij aanvang van een gerechtelijke procedure    13,60%
       Mediation wel ingezet              43%       Geadviseerd door personen binnen de organisatie            54,40%
                                                    Geadviseerd door personen buiten de organisatie            18,20%
       Mediation niet ingezet             57%       Via congressen, symposia en dergelijke                     22,70%
                                                    Via de literatuur, media en internet                       22,70%
                                                    Anders                                                     36,40%



       •     78% van de respondenten die mediation wel heeft gebruikt geeft
             aan het afgelopen jaar mediation slechts tussen de 0 en 6 maal te
             hebben ingezet.

       •     12% van deze organisaties heeft in het verleden wel gebruik
             gemaakt van mediation, maar de methode het afgelopen jaar geen
             enkele keer ingezet.




25
Inleiding            Vraagstelling           Outsourcing       Conflicten              Mediation                Criteria             Resultaten         Discussie




          Voordelen mediation
             Gezamenlijke oplossing


                 Vrijwillige deelname


                   Snellere methode


             Besparing van de kosten


             Deskundige begeleiding


            Actieve rol van de partijen


     Geen beschadiging van de relatie


     Waarborgen van privacybelangen


 Zoeken naar wederzijdse belangen


                  Informele methode


                                          0      0,5        1        1,5            2            2,5              3             3,5       4        4,5         5

                                                                             Mediation wel ingezet     Mediation niet ingezet




26
Inleiding              Vraagstelling                 Outsourcing   Conflicten             Mediation                  Criteria        Resultaten     Discussie




           Nadelen mediation
 Grote afhankelijkheid van de kwaliteit van
              de mediator


        Geen mogelijkheden tot bezwaar en
                     beroep


     Geen zekerheid over een oplossing voor
                  het conflict


De verplichting om met de wederpartij om
               tafel te gaan


                   Conflict kan te ernstig zijn



Alsnog rechtsgang na mislukte mediation



               Geen afdwingbare oplossing


      Grote afhankelijkheid van de betrokken
                      partijen


                                                  0           0,5      1             1,5                 2                2,5         3        3,5        4

                                                                                 Mediation wel ingezet       Mediation niet ingezet




27
Inleiding           Vraagstelling          Outsourcing   Conflicten   Mediation         Criteria       Resultaten    Discussie




        Tevredenheid mediation
 De huidige relatie van de partijen



        Het uiteindelijke resultaat



             Daadkracht mediator



          Betrokkenheid mediator



          Zorgvuldigheid mediator



         Deskundigheid mediator



         Onpartijdigheid mediator



        Verloop van de mediation



           Duur van de mediation


                                      3,5        3,6        3,7        3,8         3,9              4           4,1        4,2




28
Inleiding     Vraagstelling      Outsourcing     Conflicten    Mediation     Criteria    Resultaten       Discussie




      Significantieniveaus tevredenheid
         Tevredenheid             Duur           Verloop       Uiteindelijk    Huidige        Kwaliteit
              m.b.t.           procedure        procedure       resultaat      situatie     procesleider
         Civiel                  0,001            0,030           0,038         0,010          0,007
         Arbitrage               0,546            0,294           0,562         0,023          0,395
         Informeel               0,160            0,477           0,524         0,160          0,680


       •     Voor civielrechtelijke procedure mag nulhypothese verworpen
             worden

       •     Voor arbitrage mag nulhypothese alleen verworpen worden voor de
             variabele huidige relatie van de partijen

       •     De informele procedure laat geen statistische verschillen zien




29
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Conclusie
       • Uit de resultaten kan de conclusie getrokken worden dat
             mediation in veel gevallen tot een meer tevredenheid zal leiden
             als bij de overige procedures

       • Met mediation kan een oplossing bereikt worden waarmee aan de
             belangen voor betrokken partijen tegemoet kan worden gekomen

       • Blijft feit dat andere procedures (uitzondering bemiddeling) de
             uitkomst altijd leidt tot een ontevreden gevoel bij partijen en tot
             verlies van een waardevolle (samenwerking)relatie)

       • Juist daarom kan mediation binnen de ICT, en binnen
             outsourcingstrajecten in het bijzonder, een waardevolle
             aanvulling zijn voor het oplossen van conflicten en herstellen
             langdurige relaties


30
Inleiding   Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Agenda
                              1 .Inleiding

                                   probleem- & vraagstelling

                              2. Outsourcing van ICT

                              3. Conflicten

                              4. Mediation

                              5. Criteria voor keuze conflictoplossing

                              6. Resultaten

                              7. Discussie, conclusie en aanbevelingen




31
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Beantwoording deelvragen (1)
      •      Wat betekent outsourcing, welke partijen zijn betrokken en hoe ziet het proces er
             uit?
               • Outsourcing behoeft (zeer) goede communicatie
               • Machtsverhoudingen en gedragstendenties conform vijf partijen model
               • Contract op basis van samenwerking
               • Argumenten voor- en tegen outsourcing
      •      Wat zijn conflicten en op welke wijze kunnen deze ontstaan?
              • Conflicten: onderverdeeld in belangentegenstellingen en meningsverschillen
              • Stoornis in de communicatie en een verstoorde relatie
              • Communiceer en waardeer
      •      Wat houdt mediation in en hoe wordt deze vorm van conflictmanagement in de
             praktijk vormgegeven?
               • Onafhankelijke, neutrale derde als procesbegeleider
               • Respect voor wederzijdse belangen als basis voor oplossing
               • Onderscheidbemiddeling, mediation en rechtspraak




32
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Beantwoording deelvragen (2)
      •      Welke criteria bestaan er voor de keuze van een methode voor
             conflictmanagement en hoe zijn ze gerelateerd aan de vormen van
             conflictoplossing?
               • Keuze voor methode: beschermen rechtswaarborgen, legitimatie positie,
                   bereiken resultaat, snelheid en kosten procedure, vertrouwelijkheid en
                   privacy en herstel en behoud relatie
               • Informele procedures lijken meer perspectief te bieden
      •      Welke voor- en nadelen kent mediation als instrument voor conflictoplossing?
              • Voordeel; is te komen tot een gezamenlijke oplossing
              • Voordeel; Door samen te zoeken naar oplossing wordt relatie hersteld
              • Voordeel; Betrekkelijk informele procedure
              • Voordeel; Partijen houden verantwoordelijkheid tot oplossing
              • Voordeel; Tijd en geld
              • Nadeel; afhankelijkheid kwaliteit mediator
              • Nadeel; Instelling van betrokken partijen is bepalend
              • Nadeel; niet geschikt bij ernstige conflicten
              • Nadeel; geen zekerheid over oplossing en geen schuldige

33
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Beantwoording deelvragen (3)
      •      Hoe vaak, voor welke conflicten en op welke wijze wordt mediation gebruikt?
              • Geen respondent had niet van mediation gehoord
              • 30% respondenten heeft mediation als instrument ingezet
              • Frequentie blijkt laag
              • Bemiddelingsgesprekken als mediation aangemerkt


      •      Wat zijn de ervaringen met mediation binnen ICT outsourcing en hoe verhouden
             zich deze tot de andere vormen van conflictmanagement?
               • Ervaringen zijn over het algemeen positief
               • Minder tevreden over gerechtelijke procedures
               • Mediation leidt tot herstel van de (samenwerking)relatie
               • Achterliggende oorzaak conflict wordt met mediation aangepakt
               • De mediator moet over voldoende deskundigheid en vaardigheden
                   beschikken om vertrouwen te creëren
               • Een mislukte mediation resulteert in negatieve houding welke wordt
                   overgedragen aan de omgeving



34
Inleiding    Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation      Criteria     Resultaten        Discussie




      Beantwoording vraagstelling
                                                         •    Uit de thesis kan geconcludeerd worden dat
                                                              mediation een geschikte manier van
                                                              conflictoplossing is binnen ICT
                                                              outsourcingstrajecten
                                                         •    Mediation heeft duidelijke meerwaarde ten
                                                              opzichte van andere vormen van
                                                              conflictoplossing
             In hoeverre is mediation                    •    Mediation is geschikt voor conflicten op ieder
             een geschikt instrument                          niveau binnen outsourcingstraject, met
                                                              uitzondering conflicten met openbare uitspraak
                   voor effectief                             (strafrechtelijk)
               conflictmanagement                        •    Slagingskans mediation hangt in grote mate af
                                                              van kwaliteit mediator
                    binnen ICT
                                                         •    Inhoudelijke kennis mediator nodig om
              outsourcingstrajecten                           vertrouwen te wekken, niet om oordeel te
                  in Nederland?                               vormen (mag ook niet)
                                                         •    Instelling van betrokken partijen heel
                                                              belangrijk (positieve houding)
                                                         •    Duurzame relatie en gemeenschappelijk
                                                              toekomstig belang als indicatie voor mediation
                                                         •    Tabel ter gedienstigheid beslissing mediation




35
Inleiding     Vraagstelling   Outsourcing   Conflicten   Mediation   Criteria   Resultaten   Discussie




      Aanbevelingen en overwegingen
      •      Opsplitsing van geschil in afzonderlijke delen, draagt bij aan snellere
             oplossing (SGOA, W. Vink)

      •      Vertrouw geschillen op ICT domein toe aan ingewijde
             materiedeskundigen, kies zorgvuldig een mediator (SGOA, W. Vink)

      •      Erken conflictueuze situaties en conflicten eerder

      •      Ondersteun management met opleiding mediation en specifieke
             kenmerken conflictoplossing

      •      Creëer draagvlak (netwerk) door delen succesvolle mediations, niet door
             foldertjes

             “Over mediation wordt veel gesproken en geschreven. Echter u moet
              mediation zelf in de praktijk meegemaakt hebben, om te ervaren hoe
                   efficiënt dit instrument kan zijn om conflicten op te lossen”.



36
37
Inleiding       Vraagstelling    Outsourcing   Conflicten         Mediation     Criteria      Resultaten   Discussie




        Vormen van conflictoplossing (1)

                                                  Boven partijen

                                                 • Rechtsspraak
                                                 • Arbitrage
                                                 • Bindend Advies




                            Partij A             •
                                                 Tussen partijen                     Partij B

                                                 • Mediation
                                                 • Factfinding
                                                 • Avaluatie etc.
                    Advocaat / adviseur                                         Advocaat / adviseur

                           Deskundige                                               Deskundige

A.F.M. Brenninkmeijer e.a., 2003



 38
Inleiding    Vraagstelling   Outsourcing        Conflicten         Mediation     Criteria         Resultaten          Discussie




      Vormen van conflictoplossing (2)
                   Kenmerk                            ADR-methode                            bijzonderheden
       Boven partijen                       • Arbitrage                             Een derde instantie (anders dan de
                                            • Bindend advies                       rechter) doet uitspraak. Bij dit model
                                                                                   behoort ook bemiddeling waarbij de
                                            • Bemiddeling
                                                                                  bemiddelaar actief deelneemt aan het
                                                                                  onderhandelingsproces, bijvoorbeeld
                                                                                            door het doen van
                                                                                          compromisvoorstellen.


       Tussen partijen                      • Neutraal voorzitterschap            Bij deze ADR-vormen zijn partijen met
                                            • Procesbegeleiding                      elkaar in onderhandeling om een
                                                                                oplossing te bereiken. Een derde instantie
                                            • Advies
                                                                                     ondersteunt dit proces vanuit een
                                            • Bemiddeling                           onpartijdige en onafhankelijke rol.
                                            • Mediation


       Naast partijen                       • De partijbegeleider                  Bij alle vormen van ADR bestaat de
                                                                                   mogelijkheid dat partijen zich laten
                                                                                    bijstaan door een partijbegeleider,




39
Bemiddeling                                 Mediation                              Rechtspraak

     Ongestructureerd, geen procedure en        Gestructureerd, onderworpen aan          Zeer formele procedures met veel
                voorschriften                  formele procedure voorschriften en        wettelijke regels waarvan niet kan
                                                         gedragsregels                           worden afgeweken



          De bemiddelaar overbrugt            De mediatior verbreedt de context van     De rechter geeft een oordeel op basis
      standpunten, maar blijft binnen de      het conflict door zich te concentreren     van juridische standpunten. Heeft
        door partijen bepaalde context           op de achterliggende belangen                daarbij geen oog voor de
                                                                                              achterliggende belangen.



       De bemiddelaar blijkt niet altijd      De mediator moet onpartijdig zijn en is    De rechter dient onpartijdig te zijn.
     onpartijdig en neutraal. Bemoeit zich      inhoudelijk nauwelijks actief. NB:
     vaak met de inhoud van het conflict         inhoudelijke kennis is vaak wel
                                              belangrijk voor het vertrouwen van de
                                                              partijen


     Partijen, in veel gevallen de personen       Partijen komen met elkaar in            Partijen komen niet met elkaar in
     met de minste macht, worden in grote         onderhandeling en lossen het           gesprek, de rechter beslist. Partijen
      mate begeleid door de bemiddelaar          probleem in principe zelf op. De        hebben geen enkele invloed op het
                                                  mediator begeleidt het proces.                      oordeel.




40
Indicaties voor mediation                           Contra indicaties voor mediation

                      Duurzame relatie                              Duurzame relatie definitief beëindigd


            Gemeenschappelijk toekomstig belang                  Geen gemeenschappelijk toekomstig belang


     Vertrouwen / privacy inzake het conflict is van groot    Partijen houden vast aan eigen standpunten / zijn
                            belang                                   niet bereid water bij de wijn te doen

       Communicatieproblemen en emoties liggen ten            Openbare uitspraak gewenst / procedure waarin
               grondslag aan het conflict                     uitsluitend een juridisch oordeel de oplossing kan
                                                                                    brengen

                  Snelle oplossing gewenst


             Duurzaamheid oplossing noodzaak


                 Verhoogde slagingskans                                Verminderde slagingskans

     Eerdere positieve ervaring met mediation / positieve     Eerder mislukte mediation / negatieve houding ten
             houding ten opzichte van mediation                            opzichte van mediation

                    Bejegeningproblemen                              Inhoudelijk ondeskundige mediator


                                                             Onvoldoende vertrouwen in de persoon van mediator




41

More Related Content

Similar to Presentatie MBA Thesis

(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...
(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...
(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...Dan Kamminga
 
Outsmart The Future Tg Sourcingstrategie
Outsmart The Future Tg SourcingstrategieOutsmart The Future Tg Sourcingstrategie
Outsmart The Future Tg SourcingstrategieFrank Willems
 
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementPresentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementStichting Kennisnet
 
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementPresentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementStichting Kennisnet
 
Outsourcing Experiences
Outsourcing ExperiencesOutsourcing Experiences
Outsourcing ExperiencesLexAbels
 
3Motion en Shared Services
3Motion en Shared Services3Motion en Shared Services
3Motion en Shared ServicesRené Meesters
 
3Motion en Shared Services
3Motion en Shared Services3Motion en Shared Services
3Motion en Shared ServicesAadinMotion
 
FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...
FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...
FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...Flevum
 
Samenwerking in ict tussen publieke en private ict
Samenwerking in ict tussen publieke en private ictSamenwerking in ict tussen publieke en private ict
Samenwerking in ict tussen publieke en private ictDan Kamminga
 
De Ict Organisatie Wordt Regisseur
De Ict Organisatie Wordt RegisseurDe Ict Organisatie Wordt Regisseur
De Ict Organisatie Wordt RegisseurDan Kamminga
 
Het organiseren van outsourcing
Het organiseren van outsourcingHet organiseren van outsourcing
Het organiseren van outsourcingFrank Willems
 
Whitepaper Contractmanagement
Whitepaper ContractmanagementWhitepaper Contractmanagement
Whitepaper Contractmanagementgigagaby
 
Is Outsourcing Eindpresentatie
Is Outsourcing EindpresentatieIs Outsourcing Eindpresentatie
Is Outsourcing Eindpresentatiefredregoort
 
Verbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_reviewVerbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_reviewMagnitudeConsulting
 
Whitepaper Regieorganisatie
Whitepaper RegieorganisatieWhitepaper Regieorganisatie
Whitepaper Regieorganisatiemadelonnonkes
 
Whitepaper Regieorganisatie
Whitepaper RegieorganisatieWhitepaper Regieorganisatie
Whitepaper RegieorganisatieAnoeskaKruidbos
 
Ditr focus op kerntaken door ict outsourcing
Ditr focus op kerntaken door ict outsourcingDitr focus op kerntaken door ict outsourcing
Ditr focus op kerntaken door ict outsourcingDe IT Regisseur B.V.
 
Start Notitie Sam V 1.3
Start Notitie Sam V 1.3Start Notitie Sam V 1.3
Start Notitie Sam V 1.3ITsyndicaat
 

Similar to Presentatie MBA Thesis (20)

(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...
(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...
(Ict Event) Onderzoek Naar Bestuurders In Samenwerking En De Betekenis Daarva...
 
De Outsourcing Cyclus
De Outsourcing CyclusDe Outsourcing Cyclus
De Outsourcing Cyclus
 
50 MSP-vragen
50 MSP-vragen50 MSP-vragen
50 MSP-vragen
 
Outsmart The Future Tg Sourcingstrategie
Outsmart The Future Tg SourcingstrategieOutsmart The Future Tg Sourcingstrategie
Outsmart The Future Tg Sourcingstrategie
 
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementPresentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
 
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagementPresentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
Presentatie sa mbo it hengelo informatiemanagement
 
Outsourcing Experiences
Outsourcing ExperiencesOutsourcing Experiences
Outsourcing Experiences
 
3Motion en Shared Services
3Motion en Shared Services3Motion en Shared Services
3Motion en Shared Services
 
3Motion en Shared Services
3Motion en Shared Services3Motion en Shared Services
3Motion en Shared Services
 
FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...
FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...
FEX - 141124 - Van alignment naar ongewoon samenwerken final - bron boudewijn...
 
Samenwerking in ict tussen publieke en private ict
Samenwerking in ict tussen publieke en private ictSamenwerking in ict tussen publieke en private ict
Samenwerking in ict tussen publieke en private ict
 
De Ict Organisatie Wordt Regisseur
De Ict Organisatie Wordt RegisseurDe Ict Organisatie Wordt Regisseur
De Ict Organisatie Wordt Regisseur
 
Het organiseren van outsourcing
Het organiseren van outsourcingHet organiseren van outsourcing
Het organiseren van outsourcing
 
Whitepaper Contractmanagement
Whitepaper ContractmanagementWhitepaper Contractmanagement
Whitepaper Contractmanagement
 
Is Outsourcing Eindpresentatie
Is Outsourcing EindpresentatieIs Outsourcing Eindpresentatie
Is Outsourcing Eindpresentatie
 
Verbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_reviewVerbinden van ketenpartners_-banking_review
Verbinden van ketenpartners_-banking_review
 
Whitepaper Regieorganisatie
Whitepaper RegieorganisatieWhitepaper Regieorganisatie
Whitepaper Regieorganisatie
 
Whitepaper Regieorganisatie
Whitepaper RegieorganisatieWhitepaper Regieorganisatie
Whitepaper Regieorganisatie
 
Ditr focus op kerntaken door ict outsourcing
Ditr focus op kerntaken door ict outsourcingDitr focus op kerntaken door ict outsourcing
Ditr focus op kerntaken door ict outsourcing
 
Start Notitie Sam V 1.3
Start Notitie Sam V 1.3Start Notitie Sam V 1.3
Start Notitie Sam V 1.3
 

Presentatie MBA Thesis

  • 1. Managen conflicten bij ICT outsourcing Onderzoek naar de mogelijkheden van IBO, 9 juni 2005 conflictoplossing binnen ICT outsourcingstrajecten
  • 2. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Agenda 1 .Inleiding probleem- & vraagstelling 2. Outsourcing van ICT 3. Conflicten 4. Mediation 5. Criteria voor keuze conflictoplossing 6. Resultaten 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen 1
  • 3. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Achtergrond • Bedrijven richten zich steeds vaker op core competence en besteden non core competence uit aan dienstverleners (outsourcing); • De outsourcing wordt veelal voor langere periodes afgesproken waardoor een wederzijdse afhankelijkheid ontstaat waar (vaak) een bron voor conflicten uit ontstaat; • Partijen grijpen bij conflicten vaak terug op vaste waarden, namelijk het conflict via de juridische afdeling op te lossen, waardoor de relatie onder druk komt te staan; • Juist omdat samenwerking zo belangrijk is, loont het zich om op zoek te gaan naar alternatieve geschillenbeslechting. 2
  • 4. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Centrale 1. Wat betekent outsourcing, welke partijen zijn betrokken en hoe ziet het proces er vraagstelling uit? 2. Wat zijn conflicten en op welke wijze kunnen deze ontstaan? 3. Wat houdt mediation in en hoe wordt deze vorm van conflictmanagement in de praktijk vormgegeven? In hoeverre is mediation 4. Welke criteria bestaan er voor de keuze een geschikt instrument van een methode voor voor effectief conflictmanagement en hoe zijn ze gerelateerd aan de vormen van conflictmanagement conflictoplossing? binnen ICT 5. Welke voor- en nadelen kent mediation als outsourcingstrajecten instrument voor conflictoplossing? in Nederland? 6. Hoe vaak, voor welke conflicten en op welke wijze wordt mediation gebruikt? 7. Wat zijn de ervaringen met mediation binnen ICT outsourcing en hoe verhouden zich deze tot de andere vormen van conflictmanagement? 3
  • 5. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Agenda 1 .Inleiding probleem- & vraagstelling 2. Outsourcing van ICT 3. Conflicten 4. Mediation 5. Criteria voor keuze conflictoplossing 6. Resultaten 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen 4
  • 6. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Outsourcing van ICT Dienstverlening (delen van) Bedrijfs de gehele outsourcing proces Informatie- voorziening Beheer Facilities Informatiesysteem rekencentrum management Verwerken Computer Infrastructuur applicaties diensten Tijd Component 70 80 90 Argumenten vóór en tegen outsourcing Categorie + - Economisch Kostenbesparing (Extra)kosten Kostenbeheersing Risico mbt. financiële draagkracht, geleverde Sell-and-leaseback prestaties e.a. Risicovermindering Operationeel kwaliteit omkeerbaarheid flexibiliteit en capaciteit gebrek aan flexibiliteit sterfhuisconstructie Strategisch Core-business Controle Samenwerking Management samenwerking Innovatie Gebruik oude technologie Afsluiting Kwantificatie voordelen outsourcing Emotioneel ‘Bandwagon’ ‘Bandwagon’ Vertrouwen Vertrouwen Onzekerheid Politiek Macht Afhankelijkheid 5
  • 7. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Outsourcing van ICT 4 2 Weer in Leverancier- huis nemen? selectie Make VS Buy 1 Sourcing- Transitie besluit Lange Korte Zelf doen Partnership termijn termijn 5 3 Eigen ICT Aansturen dienstverlening leverancier Klant Directie Positie Formele positie: Formele functie in klant- of vendor-organisatie Leverancier Beleid / Juridisch Business plannen Contract Rol: Feitelijke positie in het outsourcingsproces (projectrol) Doelen Klant Expliciete doelen: Formeel en functioneel afgesproken doelen (‘opdracht’) Belangen: Impliciete, informele doelen (‘motivators’) Business IT Vendor management management sales Middelen Specs / UPC’s / Invloed op voorwaarden: Inhoudelijk-instrumenteel, procedureel en sociaal- SLA´s SLA’s emotioneel Beschikking over informatie: Inzicht in toestand van het systeem, overzien van de gevolgen, daadwerkelijke (on-)mogelijkheden, beschikking over Vendor Leverancier specialisten Deliver y 6
  • 8. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Samenvattende conclusie • Ten aanzien van dit onderzoek kunnen diverse aandachtspunten, waarschuwingen c.q. gevaren afgeleid worden: • Creëer tijdig “awareness” onder het betrokken personeel • Besteed voldoende aandacht aan Human Resource Management • Goed management is essentieel voor een succesvol verloop van het outsourcingsproces • Communiceer veelvuldig met de externe partij(en) • Ontwerp een duidelijk, gedetailleerd en volledig uitbestedingscontract • Maak het uitbestedingscontract voldoende flexibel • Zorg voor behoud van knowhow c.q. kennis in de organisatie • Creëer een win-win situatie • Onderschat niet de benodigde inspanning voor het beëindigen van de outsourcingrelatie 7
  • 9. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Agenda 1 .Inleiding probleem- & vraagstelling 2. Outsourcing van ICT 3. Conflicten 4. Mediation 5. Criteria voor keuze conflictoplossing 6. Resultaten 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen 8
  • 10. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Conflicten • Het woord conflict wordt door de dikke van Dale omschreven als: een verschil van mening; toestand van onvrede die uit botsing voorvloeit; botsingen van tegenstrijdige gevoelens of strevingen in een individu. • Conflicten en communicatie blijken in de praktijk op een drietal manieren met elkaar gerelateerd te zijn: 1. Communicatieproblemen creëren vaak een conflict; 2. Communicatie kan een conflict weerspiegelen; 3. Communicatie is het instrument voor conflictmanagement. • Het ontstaan van conflicten is inherent aan samenwerken en samenleven. De manier waarop met een conflict wordt omgegaan en de vraag of partijen bereid zijn om met elkaar over het probleem te communiceren, zijn bepalend voor het verloop van een conflict. 9
  • 11. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Schematische voorstelling Partij 1 Partij 2 Aanleiding Psychologische Psychologische Aanleiding oriëntatie oriëntatie bewustzijn bewustzijn gevoelens gevoelens gedrag gedrag gevolgen gevolgen 3e Partij Homminga, 2000 10
  • 12. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Derde Partij • De derde partij bij een conflict is de partij die ingeschakeld wordt om partijen te ondersteunen bij het zoeken naar een oplossing voor het conflict of om een uitspraak te doen over het conflict. • Volgens een aantal auteurs, waaronder Glasl (1981) en Homminga (2000) is de rol van deze partij afhankelijk van de hieronder genoemde escalatiefasen waarin het conflict zich kan bevinden. Fase Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Escalatiegraad Negatieve Polarisatie Deïndividualisering Dehumanisering Generaliseren Attitudes Aard van Proces Procedurele Bemiddeling Bindend advies / Rechtsgang interventies begeleiding procesbegeleiding Arbitrage 11
  • 13. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Conclusie • De weg waarlangs partijen een belangentegenstelling weten te overbruggen houdt veelal enige vorm van onderhandelen in • Kenmerkend voor onderhandelen is dat partijen er gezamenlijk proberen eruit te komen • Wanneer dergelijke onderhandelingen niet het gewenste resultaat opleveren, dan zijn er meerdere mogelijkheden. Globaal kunnen daarbij twee hoofdvormen onderscheiden worden: • een neutrale derde laten beslissen, of • een neutrale derde vragen hen te helpen bij het op gang brengen en eventueel afronden van de onderhandelingen 12
  • 14. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Agenda 1 .Inleiding probleem- & vraagstelling 2. Outsourcing van ICT 3. Conflicten 4. Mediation 5. Criteria voor keuze conflictoplossing 6. Resultaten 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen 13
  • 15. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Mediation • Mediation is afkomstig uit de Verenigde Staten, waar aan het eind van de jaren zestig voor het eerst experimenten met Alternative Dispute Resolution en voornamelijk mediation in de professionele praktijk werden geïntroduceerd; • In Nederland werd mediation pas in de jaren negentig bekend. In 1993 werd het Nederlands Mediation Instituut opgericht, het NMI, dat fungeert als onafhankelijke kwaliteitsorganisatie voor Mediation in Nederland. De doelstelling van het NMI is het bevorderen van een zo breed mogelijk gebruik van alternatieve vormen van geschiloplossing, waaronder mediation, en al wat daarmee in de ruimste zin verband houdt (Walters, 2003). 14
  • 16. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Definitie mediation ‘Mediation is een vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de onderhandelingen tussen partijen begeleidt teneinde vanuit hun werkelijke belangen tot gezamenlijk gedragen en voor ieder van hen optimale resultaten te komen’. * • Van belang voor mediation is dat partijen met elkaar onderhandelen, waarbij het niet gaat om een strijd over standpunten, maar om de achterliggende belangen (Fisher 2001) • Kenmerken van mediation zijn: vertrouwelijkheid & geheimhouding, vrijwilligheid, vrijblijvendheid en onafhankelijkheid & onpartijdigheid * A.F.M. Brenninkmeijer e.a., 2003 15
  • 17. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Het proces • Het mediationproces bestaat uit relatief korte, losstaande gesprekken. De duur van de totale mediation is afhankelijk van de ingewikkeldheid van de zaak, het aantal betrokken partijen, de mate van spoed en de moeilijkheidsgraad in het bereiken van de overeenstemming. • Binnen het proces zijn een aantal fasen te onderscheiden. Deze fasen zijn: de intakefase, de exploratiefase, de onderhandelingsfase en uiteindelijk de afrondingsfase (Schreuder-Tromp, 1997). Eén van de belangrijkste vaardigheden van de mediator is gelegen in het aanbrengen van structuur in de verschillende fasen, waarmee de kans op een succesvolle mediation zal toenemen. 16
  • 18. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Voor- en nadelen mediation • Voordelen en meerwaarde: besparing van tijd en geld, gezamenlijke oplossing, investering in de relatie tussen partijen, nakomen van de oplossing, privacybelangen, informele methode • Nadelen en beperkingen: grote afhankelijkheid van de kwaliteit van de mediator, verplichting om met de wederpartij om tafel te gaan, geen zekerheid over een oplossing voor het conflict, conflict kan te ernstig zijn, geen afdwingbare oplossing en geen mogelijkheid tot bezwaar en beroep 17
  • 19. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Conclusie • Mediation is een vorm van geschilbeslechting waarbij partijen hun geschil gezamenlijk oplossen op grond van wederzijdse belangen, met behulp van een neutrale procesbegeleider • Er zijn verschillende situaties waarvoor mediation een uitkomst kan zijn • Niet voor alle conflicten is mediation een goede oplossing • Voor mediation gelden twee belangrijke uitgangspunten: vrijwilligheid en vertrouwelijkheid • De uitkomst wordt niet opgelegd door de mediator: de partijen bepalen hoe de oplossing eruit ziet. 18
  • 20. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Agenda 1 .Inleiding probleem- & vraagstelling 2. Outsourcing van ICT 3. Conflicten 4. Mediation 5. Criteria voor keuze conflictoplossing 6. Resultaten 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen 19
  • 21. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie flexibiliteit bij procedures Inflexibel / afstandelijk Flexibel / betrokken Informeel / Mediation Bindend Arbitrage Civiel / straf onderhandelen Advies Rechtelijke procedures Sanders en Goldberg (1994) 20
  • 22. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Informeel Formeel Methoden Informeel, Mediation Bindend Arbitrage Gerechtelijke Onderhandelen Advies procedure Criteria Rechtswaarborg - +/-- +/- +/- + en Gelijk krijgen / - - +/- + + Legitimatie Kwaliteit +/- + - - - resultaat Snelheid +/- + +/- +/-- - procedure Kosten + + - - - minimaliseren Vertrouwelijkhei + + +/- +/- +/-- d/ Imago Herstel relaties +/- + - - - 21
  • 23. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Agenda 1 .Inleiding probleem- & vraagstelling 2. Outsourcing van ICT 3. Conflicten 4. Mediation 5. Criteria voor keuze conflictoplossing 6. Resultaten 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen 22
  • 24. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Responsanalyse (1) Raad (2) Directie (3) totaal Achtergrondvariabele Omschrijving Procenten Aantallen van Operationeel Functie Raad van bestuur (1) 5,6% 6 Bestuur Management Directie (2) 12,8% 14 Aantal 25 55 123 203 Business Unit Manager (2) 2,9% 3 Genodigden ICT management (3) 41,2% 45 Aantal 5 12 64 81 Sales management (3) 7,3% 8 Respondenten Inkoop management (3) 11% 12 Aantal 1 5 22 28 Lijn management (3) 19,2% 21 respondenten Na non-respons Contact Respons 24% 31% 70% 54% percentage Rol binnen outsourcing Leverancier 56% 61 In procenten Afnemer (klant) 44% 48 Organisatiegrootte 1 – 50 26.8% 29 51-250 33,9% 37 Non Response 251 – 500 3,6% 4 Geen conflicten voorgekomen 7% > 501 35,7% 39 Geen goede registratie van conflicten, daardoor niet mogelijk 16% uitspraak te doen Juristen in dienst Wel juristen in dienst 54% Vragenlijst te uitgebeidt en dergelijk overzicht is niet 21% aanwezig in onze organisatie Geen juristen in dienst 46% Geen tijd om de vragenlijst in te vullen 32% Aantal juristen in dienst 1 23,2% Nut van het onderzoek is niet duidelijk 4% (bij bedrijven met 2-5 38,4% Geen belang bij het onderzoek 4% juristen in dienst) 6-10 26,9% Anders 16% > 11 11,5% 23
  • 25. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Tevredenheid met vorm conflict Beoordeling van de tevredenheid met de verschillende procedures Variabele Civiel Straf Arbitrage Informeel 1. Duur van de procedure 1,91 1,30 2,94 4,19 2. Verloop van de procedure 2,57 2,00 3,00 3,90 3. Onpartijdigheid PL 4,15 4,22 3,86 3,72 4. Deskundigheid PL 3,60 3,56 3,71 2,78 5. Zorgvuldigheid PL 3,85 3,78 3,57 2,83 6. Betrokkenheid PL 2,90 2,78 3,36 4,22 7. Daadkracht PL 3,11 2,78 3,21 2,82 8. Uiteindelijk resultaat 2,91 2,89 3,25 3,67 9. Huidige relatie partijen 1,86 1,00 2,40 4,12 Gemiddelde score kwaliteit PL 3,52 3,42 3,54 3,87 Gemiddelde score overige 2,31 1,80 2,90 3,97 Beoordeling van de criteria Beoordeling flexibiliteit en betrokkenheid Gelijk halen 1.9 Betrokkenheid van partijen bij het vinden van een 4.3 Beschermen van rechtswaarborgen 3.1 oplossing Beschermen van juridische posities 3.4 Weinig mogelijk kosten 3.7 Vrijheid van partijen om voorwaarden en criteria in te 3.8 Vertrouwelijkheid / privacy inzake conflict 3.9 brengen Zo snel mogelijke oplossing 4.1 Mate waarin afgeweken kan worden van 3.4 Behoud / herstel van de relaties 4.2 vastgestelde regels Zo goed mogelijke inhoudelijke oplossing 4.4 24
  • 26. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Mediation in de praktijk Percentage van organisaties Wijze waarop organisaties bekend is geworden met dat mediation wel / niet heeft Mediation ingezet Geadviseerd bij aanvang van een gerechtelijke procedure 13,60% Mediation wel ingezet 43% Geadviseerd door personen binnen de organisatie 54,40% Geadviseerd door personen buiten de organisatie 18,20% Mediation niet ingezet 57% Via congressen, symposia en dergelijke 22,70% Via de literatuur, media en internet 22,70% Anders 36,40% • 78% van de respondenten die mediation wel heeft gebruikt geeft aan het afgelopen jaar mediation slechts tussen de 0 en 6 maal te hebben ingezet. • 12% van deze organisaties heeft in het verleden wel gebruik gemaakt van mediation, maar de methode het afgelopen jaar geen enkele keer ingezet. 25
  • 27. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Voordelen mediation Gezamenlijke oplossing Vrijwillige deelname Snellere methode Besparing van de kosten Deskundige begeleiding Actieve rol van de partijen Geen beschadiging van de relatie Waarborgen van privacybelangen Zoeken naar wederzijdse belangen Informele methode 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Mediation wel ingezet Mediation niet ingezet 26
  • 28. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Nadelen mediation Grote afhankelijkheid van de kwaliteit van de mediator Geen mogelijkheden tot bezwaar en beroep Geen zekerheid over een oplossing voor het conflict De verplichting om met de wederpartij om tafel te gaan Conflict kan te ernstig zijn Alsnog rechtsgang na mislukte mediation Geen afdwingbare oplossing Grote afhankelijkheid van de betrokken partijen 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Mediation wel ingezet Mediation niet ingezet 27
  • 29. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Tevredenheid mediation De huidige relatie van de partijen Het uiteindelijke resultaat Daadkracht mediator Betrokkenheid mediator Zorgvuldigheid mediator Deskundigheid mediator Onpartijdigheid mediator Verloop van de mediation Duur van de mediation 3,5 3,6 3,7 3,8 3,9 4 4,1 4,2 28
  • 30. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Significantieniveaus tevredenheid Tevredenheid Duur Verloop Uiteindelijk Huidige Kwaliteit m.b.t. procedure procedure resultaat situatie procesleider Civiel 0,001 0,030 0,038 0,010 0,007 Arbitrage 0,546 0,294 0,562 0,023 0,395 Informeel 0,160 0,477 0,524 0,160 0,680 • Voor civielrechtelijke procedure mag nulhypothese verworpen worden • Voor arbitrage mag nulhypothese alleen verworpen worden voor de variabele huidige relatie van de partijen • De informele procedure laat geen statistische verschillen zien 29
  • 31. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Conclusie • Uit de resultaten kan de conclusie getrokken worden dat mediation in veel gevallen tot een meer tevredenheid zal leiden als bij de overige procedures • Met mediation kan een oplossing bereikt worden waarmee aan de belangen voor betrokken partijen tegemoet kan worden gekomen • Blijft feit dat andere procedures (uitzondering bemiddeling) de uitkomst altijd leidt tot een ontevreden gevoel bij partijen en tot verlies van een waardevolle (samenwerking)relatie) • Juist daarom kan mediation binnen de ICT, en binnen outsourcingstrajecten in het bijzonder, een waardevolle aanvulling zijn voor het oplossen van conflicten en herstellen langdurige relaties 30
  • 32. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Agenda 1 .Inleiding probleem- & vraagstelling 2. Outsourcing van ICT 3. Conflicten 4. Mediation 5. Criteria voor keuze conflictoplossing 6. Resultaten 7. Discussie, conclusie en aanbevelingen 31
  • 33. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Beantwoording deelvragen (1) • Wat betekent outsourcing, welke partijen zijn betrokken en hoe ziet het proces er uit? • Outsourcing behoeft (zeer) goede communicatie • Machtsverhoudingen en gedragstendenties conform vijf partijen model • Contract op basis van samenwerking • Argumenten voor- en tegen outsourcing • Wat zijn conflicten en op welke wijze kunnen deze ontstaan? • Conflicten: onderverdeeld in belangentegenstellingen en meningsverschillen • Stoornis in de communicatie en een verstoorde relatie • Communiceer en waardeer • Wat houdt mediation in en hoe wordt deze vorm van conflictmanagement in de praktijk vormgegeven? • Onafhankelijke, neutrale derde als procesbegeleider • Respect voor wederzijdse belangen als basis voor oplossing • Onderscheidbemiddeling, mediation en rechtspraak 32
  • 34. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Beantwoording deelvragen (2) • Welke criteria bestaan er voor de keuze van een methode voor conflictmanagement en hoe zijn ze gerelateerd aan de vormen van conflictoplossing? • Keuze voor methode: beschermen rechtswaarborgen, legitimatie positie, bereiken resultaat, snelheid en kosten procedure, vertrouwelijkheid en privacy en herstel en behoud relatie • Informele procedures lijken meer perspectief te bieden • Welke voor- en nadelen kent mediation als instrument voor conflictoplossing? • Voordeel; is te komen tot een gezamenlijke oplossing • Voordeel; Door samen te zoeken naar oplossing wordt relatie hersteld • Voordeel; Betrekkelijk informele procedure • Voordeel; Partijen houden verantwoordelijkheid tot oplossing • Voordeel; Tijd en geld • Nadeel; afhankelijkheid kwaliteit mediator • Nadeel; Instelling van betrokken partijen is bepalend • Nadeel; niet geschikt bij ernstige conflicten • Nadeel; geen zekerheid over oplossing en geen schuldige 33
  • 35. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Beantwoording deelvragen (3) • Hoe vaak, voor welke conflicten en op welke wijze wordt mediation gebruikt? • Geen respondent had niet van mediation gehoord • 30% respondenten heeft mediation als instrument ingezet • Frequentie blijkt laag • Bemiddelingsgesprekken als mediation aangemerkt • Wat zijn de ervaringen met mediation binnen ICT outsourcing en hoe verhouden zich deze tot de andere vormen van conflictmanagement? • Ervaringen zijn over het algemeen positief • Minder tevreden over gerechtelijke procedures • Mediation leidt tot herstel van de (samenwerking)relatie • Achterliggende oorzaak conflict wordt met mediation aangepakt • De mediator moet over voldoende deskundigheid en vaardigheden beschikken om vertrouwen te creëren • Een mislukte mediation resulteert in negatieve houding welke wordt overgedragen aan de omgeving 34
  • 36. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Beantwoording vraagstelling • Uit de thesis kan geconcludeerd worden dat mediation een geschikte manier van conflictoplossing is binnen ICT outsourcingstrajecten • Mediation heeft duidelijke meerwaarde ten opzichte van andere vormen van conflictoplossing In hoeverre is mediation • Mediation is geschikt voor conflicten op ieder een geschikt instrument niveau binnen outsourcingstraject, met uitzondering conflicten met openbare uitspraak voor effectief (strafrechtelijk) conflictmanagement • Slagingskans mediation hangt in grote mate af van kwaliteit mediator binnen ICT • Inhoudelijke kennis mediator nodig om outsourcingstrajecten vertrouwen te wekken, niet om oordeel te in Nederland? vormen (mag ook niet) • Instelling van betrokken partijen heel belangrijk (positieve houding) • Duurzame relatie en gemeenschappelijk toekomstig belang als indicatie voor mediation • Tabel ter gedienstigheid beslissing mediation 35
  • 37. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Aanbevelingen en overwegingen • Opsplitsing van geschil in afzonderlijke delen, draagt bij aan snellere oplossing (SGOA, W. Vink) • Vertrouw geschillen op ICT domein toe aan ingewijde materiedeskundigen, kies zorgvuldig een mediator (SGOA, W. Vink) • Erken conflictueuze situaties en conflicten eerder • Ondersteun management met opleiding mediation en specifieke kenmerken conflictoplossing • Creëer draagvlak (netwerk) door delen succesvolle mediations, niet door foldertjes “Over mediation wordt veel gesproken en geschreven. Echter u moet mediation zelf in de praktijk meegemaakt hebben, om te ervaren hoe efficiënt dit instrument kan zijn om conflicten op te lossen”. 36
  • 38. 37
  • 39. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Vormen van conflictoplossing (1) Boven partijen • Rechtsspraak • Arbitrage • Bindend Advies Partij A • Tussen partijen Partij B • Mediation • Factfinding • Avaluatie etc. Advocaat / adviseur Advocaat / adviseur Deskundige Deskundige A.F.M. Brenninkmeijer e.a., 2003 38
  • 40. Inleiding Vraagstelling Outsourcing Conflicten Mediation Criteria Resultaten Discussie Vormen van conflictoplossing (2) Kenmerk ADR-methode bijzonderheden Boven partijen • Arbitrage Een derde instantie (anders dan de • Bindend advies rechter) doet uitspraak. Bij dit model behoort ook bemiddeling waarbij de • Bemiddeling bemiddelaar actief deelneemt aan het onderhandelingsproces, bijvoorbeeld door het doen van compromisvoorstellen. Tussen partijen • Neutraal voorzitterschap Bij deze ADR-vormen zijn partijen met • Procesbegeleiding elkaar in onderhandeling om een oplossing te bereiken. Een derde instantie • Advies ondersteunt dit proces vanuit een • Bemiddeling onpartijdige en onafhankelijke rol. • Mediation Naast partijen • De partijbegeleider Bij alle vormen van ADR bestaat de mogelijkheid dat partijen zich laten bijstaan door een partijbegeleider, 39
  • 41. Bemiddeling Mediation Rechtspraak Ongestructureerd, geen procedure en Gestructureerd, onderworpen aan Zeer formele procedures met veel voorschriften formele procedure voorschriften en wettelijke regels waarvan niet kan gedragsregels worden afgeweken De bemiddelaar overbrugt De mediatior verbreedt de context van De rechter geeft een oordeel op basis standpunten, maar blijft binnen de het conflict door zich te concentreren van juridische standpunten. Heeft door partijen bepaalde context op de achterliggende belangen daarbij geen oog voor de achterliggende belangen. De bemiddelaar blijkt niet altijd De mediator moet onpartijdig zijn en is De rechter dient onpartijdig te zijn. onpartijdig en neutraal. Bemoeit zich inhoudelijk nauwelijks actief. NB: vaak met de inhoud van het conflict inhoudelijke kennis is vaak wel belangrijk voor het vertrouwen van de partijen Partijen, in veel gevallen de personen Partijen komen met elkaar in Partijen komen niet met elkaar in met de minste macht, worden in grote onderhandeling en lossen het gesprek, de rechter beslist. Partijen mate begeleid door de bemiddelaar probleem in principe zelf op. De hebben geen enkele invloed op het mediator begeleidt het proces. oordeel. 40
  • 42. Indicaties voor mediation Contra indicaties voor mediation Duurzame relatie Duurzame relatie definitief beëindigd Gemeenschappelijk toekomstig belang Geen gemeenschappelijk toekomstig belang Vertrouwen / privacy inzake het conflict is van groot Partijen houden vast aan eigen standpunten / zijn belang niet bereid water bij de wijn te doen Communicatieproblemen en emoties liggen ten Openbare uitspraak gewenst / procedure waarin grondslag aan het conflict uitsluitend een juridisch oordeel de oplossing kan brengen Snelle oplossing gewenst Duurzaamheid oplossing noodzaak Verhoogde slagingskans Verminderde slagingskans Eerdere positieve ervaring met mediation / positieve Eerder mislukte mediation / negatieve houding ten houding ten opzichte van mediation opzichte van mediation Bejegeningproblemen Inhoudelijk ondeskundige mediator Onvoldoende vertrouwen in de persoon van mediator 41