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GESTION DOCUMENTAL

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3 tarea 3

  1. 1. TABLA DE CONTENIDO   INTRODUCCIÓN  OBJETIVOS  ACTIVIDADES:  TAREA 1. Elabore una tarea, en la cual usted le va a explicar a sus compañeros de manera creativa lo siguiente: 2. 3. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas? 4. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? 5. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. 6. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. 7. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012. 8. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. 9. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) 10. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. 11. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
  2. 2. DECRETO 2609 DE 2012  Este decreto aplica a todas las entidades públicas en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, las entidades del estado en las diferentes ramas del poder. La norma se aplica a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas en cualquier soporte (físico o electrónico) y que se conservan en los diferentes archivos. Es responsabilidad de los empleados públicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestión de documentos. La coordinación de la gestión documental se realizara por la secretaria general a través la oficina de archivo, la gestión de los documentos se rige bajo los siguientes principios: Planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los datos.
  3. 3.  Las entidades deben formular una política de gestión documental con los siguientes componentes: marco conceptual, conjunto de estándares, programa de gestión de documentos, cooperación, articulación y coordinación de las diferentes áreas. Para la buena gestión de los documentos hay que tener en cuenta las etapas de creación, mantenimiento y administración de los documentos, la gestión de los documentos se realizara a partir de los instrumentos archivísticos como el cuadro de clasificación, tabla de retención documental, programa de gestión documental, plan institucional de archivos, inventario documental, gestión de documentos electrónicos, mapas de procesos, tablas de control y acceso. La gestión de los documentos debe contemplar los procesos de Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.
  4. 4.  Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a largo, mediano y corto plazo, la implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad, la entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance y desarrollo del PGD.
  5. 5. DECRETO 2609 DE 2012  Las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos que les permita organizar, establecer plazos de conservación, garantizar la autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los documentos y sus agrupaciones documentales. Las características que debe tener un sistema de gestión documental son confiabilidad, interoperabilidad, seguridad, metadescriptores, adición de contenidos, diseño y funcionamiento, gestión distribuida (importar y exportar masivamente los documentos hacia otros sistemas), disponibilidad y acceso, neutralidad tecnológica a través de estándares que no dependan de la tecnología.  Los sistemas de archivo electrónico deben velar por la disponibilidad y legibilidad, visualización e interpretación de los documentos al igual que su conservación a largo plazo, se debe asegura una integridad de la información en los sistemas de gestión de archivos.
  6. 6. DECRETO 2609 DE 2012  La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación para mantener su valor testimonial, las características de los documentos electrónicos de archivo deben tener las siguientes características, contenido estable, forma documental fija, vinculo archivístico y equivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo las entidades deben definir los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamiento y tecnológico. Se debe garantizar que los documentos de archivo electrónico generados por la entidad no sea modificados a lo largo del ciclo vital mediante la utilización de sistemas de seguridad con el fin de conservar a largo plazo
  7. 7. DECRETO 2609 DE 2012  La fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio, los documentos electrónicos y la información contenida en ellos debe estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren su registro o medio de registro original, para la conservación y preservación de los documentos electrónicos se puede conservar los documentos en sistema análogo y digital, se debe garantizar la conservación a través del ciclo vital del documento electrónico. Los expedientes electrónicos como unidad mínima de archivo deben reflejar a secuencia de la diligencia dentro de un mismo trámite, se adoptara programas de foliación de expedientes electrónicos.
  8. 8. DECRETO 2609 DE 2012  Por último el archivo general de la nación realizara inspecciones sobre la implementación y el funcionamiento del programa de gestión documental de las diferentes entidades.
  9. 9. Proceso de la gestión documentalVs Programa de gestión documental
  10. 10. DECRETO 2609 DE 2012  El presente decreto re- estructura en programa de gestión documental  Tiene como base la el documento electrónico de archivo y el expediente sus respectivos procesos archivísticos
  11. 11. origen creación diseño
  12. 12. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
  13. 13. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales
  14. 14. comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Artículos 4, 6, 9 y 14
  15. 15. Circular Interna AGN No.13 de 1999
  16. 16. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” .
  17. 17. NTC 4436
  18. 18. • La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Artículo 15. Párrafo 3
  19. 19. • Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 32
  20. 20. • Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
  21. 21. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículo Séptimo: Comunicaciones Internas • “Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos manuales o automatizados”.
  22. 22. . Actividad dentro del proceso de Gestión Documental, cuyo fin radica en garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
  23. 23. Decreto 22 9 de 1995 Servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 21 50 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 06 0 de 2001 Artículo 3. Centralización de los servicios de distrib ución de las comuni caciones oficiales
  24. 24. 3. DISTRIBUCIÓN Documentos Externos Documentos Internos Documentos Envidos Identificación de dependencias destinatarias según competencia Clasificación, organización, enrutamiento y reasignación de las comunicaciones a las dependencias competentes Registros de control de entrega Identificación de Dependencias Enrutamiento de documentos a dependencias competentes Registro de control de entrega de documentos internos Definición de medios de distribución, (fax, correo electrónico, página web, trámite en línea, correo tradicional, apartado aéreo,). Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje.  Gestión correo tradicional: Normal, certificado, especial Peso y porteo. Control y firma de guías y planillas de entrega Control de devoluciones. Organización de mensajería interna Registro de control de envío de documentos
  25. 25. • Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Constitución Política. Artículo 23. • Reglamentación trámite peticiones.Ley 58 de 1982 • Derecho de petición. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo.
  26. 26. • Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. • Derecho de turno. Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. • . Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8
  27. 27. • Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. • Identificación del trámite. • Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. • Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 1. Recepción de solicitud o trámite • Análisis de antecedentes y compilación de información. • Proyección y preparación de respuesta. • Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto 2. Respuesta
  28. 28. DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aún cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático
  29. 29. • confiere es un deber de cada servidor publico custodiar y cuidar los documentos e información. Articulo 34 ley del 2002 • Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Según Acuerdo AGN No. 042 Octubre 31 de 2002. • Artículo segundo. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.Acuerdo AGN No. 042 Octubre 31 de 2002
  30. 30. • Articulo 3 Definiciones • Tabla de retención documental • Función archivística Ley 80 de 1989 • Articulo 2. Fija las políticas para establecer los reglamentos para garantizar la organización y conservación del patrimonio documental. Ley 594 de 2000 • Articulo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención documental. Sera obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención. Ley 294 de 2000
  31. 31. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información. Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad.
  32. 32. CONSTITUCION POLITICA • Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.
  33. 33. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales. Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Artículo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común.
  34. 34. Artículo 320 Todo individuo tiene derecho a que se le den copias delos documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
  35. 35. CONSULTA DE DOCUMENTOS DEFINICION: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
  36. 36. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.
  37. 37. "... Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro"
  38. 38. • Cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: • prevención y restauración.
  39. 39. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.
  40. 40. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.
  41. 41. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
  42. 42. • Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de y valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (AGN, 2006) ¿Qué es la disposición Final?
  43. 43. Encuesta documental Normatividad retrospectiva y vigente Grupo Interdisciplinari o La disposición final es una de las actividades más delicadas dentro del proceso de elaboración de la TRD y/o TVD, pues implica la toma de decisiones sobre la disposición de los documentos, lo cual resulta, para los casos de selección y eliminación, procesos irreversibles.
  44. 44. • Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Constitución Política de 1991 Artículo 63. • CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Constitución Política de 1991 Artículo 70.
  45. 45. • La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura Constitución Política de 1991 Artículo 72. • El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado Constitución Política de 1991 Artículo 71. Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936. Protección del patrimonio documental y artístico. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

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