Concepção e implementação de solucões tecnológicas e ERP´s por meio de processos

2. | 2©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 TRILHAS TEMÁTICAS Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE DESPESAS REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM PROCESOSS ORGANIZAÇÃO E PESSOAS CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS BPM E TRANSFORMAÇÃO DIGITAL Como reduzir custos estruturando melhores contratos com fornecedores e racionalizando gastos com despesas gerais de materiais e serviços. Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação eficiente dos recursos humanos (sizing) e de ações focadas em redução de perdas e desperdícios? Como processos habilitam transformações de pessoas e organizações, contribuindo para a produtividade e a competitividade. Como entregar melhores soluções e acelerar projetos de desenvolvimento conectando as abordagens de BPM, especificação de sistemas e desenvolvimento ágil Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e autonomia no desenvolvimento de soluções! Produtividade e experiência digital na execução de seus processos! INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE TRANSFORMAÇÃO O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de BPM realizados.

3. | 3©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 TRILHAS TEMÁTICAS Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE DESPESAS REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM PROCESOSS ORGANIZAÇÃO E PESSOAS CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS BPM E TRANSFORMAÇÃO DIGITAL Como reduzir custos estruturando melhores contratos com fornecedores e racionalizando gastos com despesas gerais de materiais e serviços. Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação eficiente dos recursos humanos (sizing) e de ações focadas em redução de perdas e desperdícios? Como processos habilitam transformações de pessoas e organizações, contribuindo para a produtividade e a competitividade. Como entregar melhores soluções e acelerar projetos de desenvolvimento conectando as abordagens de BPM, especificação de sistemas e desenvolvimento ágil Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e autonomia no desenvolvimento de soluções! Produtividade e experiência digital na execução de seus processos! INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE TRANSFORMAÇÃO O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de BPM realizados.

4. | 4©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 $4.5M Investimento total em Aquisição de ERPs em 2014 Gasto médio, em termos de Receita Anual com Implementação de ERPs 5,9% “A implementação exige uma liderança robusta e envolvimento efetivo da alta direção” Em um projeto de implantação de ERP, deve ser considerada a integração de todo o processo de negócio, desde o fornecedor até o cliente final. Em projeto do ERP, devem ser envolvidas as melhores e mais brilhantes pessoas da organização Fonte: 2015 ERP Report ALGUMAS INFORMAÇÕES SOBRE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP

5. A IMPLANTAÇÃO DE UM ERP É UMA INICIATIVA EXTREMAMENTE ESTRATÉGICA EM UMA ORGANIZAÇÃO, PORÉM EXISTEM PROBLEMAS CRÍTICOS QUE SE REPETEM EM MUITOS PROJETOS

6. | 6©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 “Muito mais customizações do que o esperado” “Perdemos diferenciais competitivos de nossa organização porque o projeto não previa a realização de customizações” “O ERP não atende aos nossos processos operacionais” “As falhas dos nossos processos se mantiveram com o sistema” “Nossos colaboradores não sabem executar o processo ERP” “O pós go live está sendo caótico! O ERP era para melhorar os nossos processos?!” ALGUMAS RECLAMAÇÕES TÍPICAS QUE PERCEBEMOS EM MUITAS IMPLANTAÇÕES DE ERP

7. Debate Compartilhando experiências sobre o tema Quem já participou de projetos de implantação de ERP? Quais foram os principais problemas e dificuldades encontradas? Quais foram os pontos de sucesso da implantação? Para quem está se preparando para uma implantação, como está sendo esse planejamento?

8. APRESENTAREMOS QUATRO ABORDAGENS DIFERENCIADAS OCORRIDAS EM GRANDES PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP QUE FORAM VITAIS PARA O SUCESSO DESSAS INICIATIVAS

9. ABORDAGEM 1 Desenhar o melhor processo a ser executado com a implantação do ERP

10. | 10©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 1 ESTRUTURAÇÃO DA CADEIA DE VALOR 2 ENTENDIMENTO DO PROCESSO ATUAL 3 DESENHO DO NOVO PROCESSO 4 AVALIAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES 5 PLANEJAMENTO DOS IMPACTOS 6 ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRANSIÇÃO ESTRUTURANDO OS PROCESSOS PARA VIABILIZAR A IMPLANTAÇÃO DO ERP

11. | 11©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 1 2 4 5 63 ESTRUTURANDO OS PROCESSOS PARA VIABILIZAR A IMPLANTAÇÃO DO ERP ESTRUTURAÇÃO DA CADEIA DE VALOR ENTENDIMENTO DO PROCESSO ATUAL DESENHO DO NOVO PROCESSO AVALIAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES PLANEJAMENTO DOS IMPACTOS ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRANSIÇÃO

13. | 13©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Importância do processo O Processo é um diferencial competitivo? Importância do controle O controle proposto é fundamental para a operação da empresa/área? Redução do risco A customização reduz o grau de exposição da organização a riscos? Atendimento à legislação A customização atende uma legislação? Como a customização dificuldade o atendimento da legislação? PASSO 1: ANÁLISE DA RELEVÂNCIA DAS CUSTOMIZAÇÕES Crítica Necessária Desejável Customizações classificadas como PASSO 2: APROVAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES Apresentação executiva de cada customização com o Comitê Diretor do Projeto Comitê Diretor do Projeto: todos os diretores das áreas afetadas pelo ERP e Responsável pelo projeto do ERP AVALIAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES

14. | 14©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Perguntas executadas para identificação de impactos: 1. Impacto em Dimensionamento de pessoal 2. Impacto em Infraestrutura Tecnológica 3. Impacto em necessidade de desenvolvimento de novas competências 4. Impacto na estrutura organizacional Grau de ImpactoProcessos de negócio PLANEJAMENTO DOS IMPACTOS

15. ABORDAGEM 2 “Sair” do escritório e ir para a operação. Testar in loco o novo processo antes da implantação.

16. | 16©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Resolver angústias e pontos de incerteza Antecipar a implementação de algumas mudanças de processo, visando minimizar os impactos das alterações decorrentes da implementação do ERP nos processos Levantar possíveis inconsistências que não foram diagnosticadas anteriormente APÓS O REDESENHO DOS PROCESSOS, AUMENTA O ENTENDIMENTO DA COMPLEXIDADE DO PROJETO, E PARA PROCESSOS ALTAMENTE IMPACTADOS PELO SISTEMA, RECOMENDA-SE REALIZAR O QUE CHAMAMOS DE “PRÉ-IMPLANTAÇÃO” Pré-implantação representa rodadas de simulações capazes de testar os novos processos mais afetados pela implementação do ERP. Objetivos alcançados:

17. | 17©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 ETAPAS DA PRÉ IMPLANTAÇÃO OBSERVAÇÕES DO PROCESSO ATUAL CONSTRUÇÃO DE ARTEFATOS APRESENTAÇÃO PARA EQUIPE REALIZAÇÃO DAS SIMULAÇÕES ANÁLISE DAS SIMULAÇÕES Ida até a operação, acompanhar cada pessoa na execução dos seus processos Apresentação do novo processo para os envolvidos no processo. Pode envolver reunião de piso por exemplo. Realização das simulações do processo, considerando atividades futuras Avaliação da operação do novo processo, geração de analises de dados, discussão dos pontos críticos e, alteração, de processos e customização se for o caso. ACOMPANHAMENTO DO NOVO PROCESSO Estabelecimento de marcos e evidências e rituais de acompanhamento para garantir que o novo processo continue sendo executado Elaboração dos artefatos capazes de simular o novo processo

18. | 18©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 EXEMPLOS DE ANÁLISE DE DADOS EQUIPE DO PROJETO ACOMPANHANDO A SIMULAÇÃO EXEMPLO DE ARTEFATO CONSTRUÍDO PARA SIMULAÇÃO EXEMPLOS DE CONCLUSÕES GERADAS APÓS A PRÉ-IMPLANTAÇÃO • Atividades previstas no desenho eram inviáveis pois funcionários da operação tinham dificuldades de leitura e escrita • Tempo para realização do inventário diário não foi tão crítico para a operação como se esperava • Nova customização identificada

19. ABORDAGEM 3 Não menosprezar a etapa de treinamento. O treinamento dos usuários deve ser exaustivo, e deve abordar processo + sistema.

20. | 20©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 ALGUNS NÚMEROS SOBRE O TREINAMENTO REALIZADO NA IMPLANTAÇÃO DE UM ERP 490 colaboradores a serem treinados 21 instrutores internos a serem capacitados Quase 2 meses de treinamentos

21. | 22©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 O TREINAMENTO NÃO DEVE TER SOMENTE O PASSO A PASSO DOS SISTEMA 1) Deve ser abordada forma de realização do processo, com definição de quem faz cada atividade

22. | 23©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 O TREINAMENTO NÃO DEVE TER SOMENTE O PASSO A PASSO DOS SISTEMA 2) Relacionada a cada etapa do processo em que há a utilização do sistema, deve existir o conjunto de telas a serem usadas Na tela 1 Selecione “Recrutamento”

23. | 24©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 A ELABORAÇÃO DE TODA ESSA DOCUMENTAÇÃO É MUITO TRABALHOSA Acompanhamento diário da evolução da elaboração materiais, utilizando inclusive mecanismos de gestão a vista e modelos de recompensas informais para motivar a equipe

24. | 25©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 A INFRAESTRUTURA PARA O TREINAMENTO DEVE ESTAR MUITO BEM PLANEJADA E PREPARADA 1) Kit do intrutor  Cópia de uma apostila  Bloco  Caneta  Checklist de verificaçao  Avaliação do curso  Material de capacitação dos instrutores em técnicas de apresentação  Pen drive para coleta dos exercícios KIT DO INSTRUTOR

25. | 26©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 A INFRAESTRUTURA PARA O TREINAMENTO DEVE ESTAR MUITO BEM PLANEJADA E PREPARADA 2) Acompanhamento diário de cada turma, com análise do performance da turma e dos instrutores, faltas, notas, etc., com geração de report, para apoio à tomada de decisão do comitê do projeto. Exemplos de decisões tomadas: turmas de reforço devido a notas baixas, turmas de reforço devido à ausências em massa de alunos.

26. ABORDAGEM 4 O go live é caótico, mas o pós go live pode ser ainda mais. Manter o ritmo do projeto após o go live do ERP.

27. | 28©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Esse é o momento que o desempenho do processo sofre grandes interferências, aparecendo, em muitos casos, graves questionamentos acerca da relevância do projeto. Necessidade de continuar com o foco do projeto, investigar os problemas, definir e implementar as soluções. É COMUM QUE SEMANAS APÓS O GO LIVE DO PROJETO, O RITMO DO PROJETO DIMINUA, OS USUÁRIOS VOLTEM ÀS ÁREAS DE ORIGEM, PORÉM ESSE É O MOMENTO MAIS CRÍTICO DA IMPLANTAÇÃO Curva de Aprendizagem de Processos (Karl Wiegers)

28. | 29©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 ETAPAS PÓS GO LIVE (cerca de 6 meses pós o dia do go live) IDENTIFICAÇÃO DAS SOLUÇÕES DOS PROBLEMAS Identificação rápida e urgente das soluções dos problemas IMPLEMENTAÇÃO DAS SOLUÇÕES Implementação das mudanças, e acompanhamento da operação MONITORAMENTO DOS PROBLEMAS DO DIA A DIA Acompanhamento diário dos processos mais críticos e identificação dos problemas Exemplos de ações geradas • Após 2 meses do go live do ERP, em função de problemas de adaptação ao novo sistema, o fechamento contábil estava ocorrendo 45 dias após o último dia útil do mês, prazo considerado muito alto. Através de ações de acompanhamento e melhoria dos processos, após 4 meses do go live, o tempo de fechamento passou para 11 dias, e após 6 meses, o fechamento passou a ocorrer no 4º dia útil do mês subsequente. • 8 processos redesenhados anteriormente foram novamente revisados. • Antes do go live, cerca de 500 colaboradores foram treinados, totalizando em 140 turmas. Após o go live, identificou-se que muitos problemas do processo ocorriam em função da falta de conhecimento dos processos. Em 6 meses após o go live, foram treinados mais 240 colaboradores através de 16 novas turmas. • Prazo de entrada de documento fiscal esta ocorrendo em D+5, e passou a ocorrer em D+1 após as ações de monitoramento.

29. ETAPAS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM ERP: UMA ABORDAGEM ORIENTADA A PROCESSOS

30. | 31©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Estruturação da Cadeia de Valor da Organização 1 Entendimento do Processo Atual 2 Desenho do Novo Processo 3 Avaliação das Customizações 4 Adaptação do Novo Processo após Validação das Customizações 5 Mapeamento dos Impactos da Implantação 6 ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DE UM ERP (1/2) Elaboração do Plano de Transição 7

31. | 32©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Acompanhamento da Implantação (Adequações Sistêmicas, Processos, Testes, etc.) 8 Pré implantação (piloto) 9 Pré implantação (rollout para todas as unidades) 10 Planejamento dos Treinamentos 11 Execução e Acompanhamento dos Treinamentos 12 Operação assistida pós go live (“apagar incêndio”) 13 Go live ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DE UM ERP (2/2) Acompanhamento da performance do processo e transição para a gestão do dia a dia (melhoria contínua) 14

32. ADRIANA MOTA adriana.mota@elogroup.com.br