Instructivo Tablas de retención Documental

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”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/

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Instructivo Tablas de retención Documental

  1. 1. Preparado por:Ruth Yanneth CapadorEllen Marian ReyesWilliam Enrique foreroBogotáInstructivo de guía y consulta para la implementación y Actualizaciónde lasTABLAS DE RETENCION DOCUMENTALFecha de revisión:Fecha de Aprobación:Versión: 1”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
  2. 2. TABLA DE CONTENIDOPág.1. Objetivos 42. Alcance 53. Normatividad 74. Marco Conceptual 125. Misión, Visión, Naturaleza jurídica y Objetivos de la entidad 196. Ciclo vital de los documentos 237. Programa de Gestión Documental PGD 268. Tablas de Retención Documental e importancia 289. Metodología para la aplicación de las tablas de retención documental TRD 359.1 Aplicación de las tablas de retención documental TRD 3810. Documentos de Apoyo 4911. Seguimiento y actualización de las tablas de retención 5012. Transferencias Documentales 5413. Cronograma de transferencias 5914. Eliminación de documentos 612
  3. 3. 3GENERALProporcionar a los funcionarios de la Superintendencia de Vigilanciay Seguridad Privada, encargados de la custodia, manejo yorganización de los archivos de gestión una herramienta que losoriente y les permita llevar a cabo dicha labor, de una manera eficaz,eficiente y uniforme, en el marco de la Gestión Documental creadapara tal fin.OBJETIVOS
  4. 4. 4ESPECÍFICOS1. Constituirse en un instrumento de apoyo y consulta para laimplementación del proceso de aplicación de las TRD adoptada por laSuperintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.2. Orientar a los funcionarios responsables del manejo de archivossobre las ventajas que representa el adecuado tratamiento de losdocumentos y los factores que contribuyen a su desarrollo en lasoficinas, permitiendo el manejo integral de los documentos.OBJETIVOS
  5. 5. 5ALCANCEEste instructivo será de obligatorio cumplimiento para todos losfuncionarios de Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privadaque en ámbito de sus funciones, genere, reciba y gestionedocumentos.Jefe de área/Dependencia/División/Sección, es responsable que estapolítica archivística se cumpla.Funcionario encargado del archivo de gestión, responsable deejecutar las políticas archivísticas.
  6. 6. 6NORMATIVIDADEl objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° dela Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponerde la documentación organizada, en tal forma que la informacióninstitucional sea recuperable para uso de la administración en elservicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, losarchivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particularlos de servir a la comunidad y organizar la efectividad de losprincipios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y losde facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadanoen las decisiones que los afecten...” .
  7. 7. 7Constitución Política Art. 8, 15, 20, 23, 72, y 74 ProtecciónPatrimonio Cultural, Derecho a la Intimidad Personal yFamiliar, Derecho a recibir y entregar información verazEjército imparcial, Derecho a presentar peticionesrespetuosas por motivos de interés general o particular,Derecho a acceder a documentos públicos, salvo los queestablezca la ley.Ley 80 de 1989, Crea el Archivo General de la Nación comoente rector de la política archivística a nivel nacional;Formula, orienta, coordina y controla la Política de Archivos ypromueve la organización de los archivos en el ordenNacional, Departamental, Municipal y Distrital; Apoya losarchivos privados.
  8. 8. 8Art: 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetenciónDocumentalAcuerdo 041 de 2002: Por el cual se reglamenta la entregade documentos y archivos de las entidades que se liquiden,fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y suparágrafo, de la Ley 594 de 2000.Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criteriospara la organización de los archivos de gestión en lasentidades públicas y las privadas que cumplen funcionespúblicas, se regula el Inventario Único Documental y sedesarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General deArchivos 594 de 2000.
  9. 9. 9Acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criteriosbásicos para la clasificación, ordenación y descripción de losarchivos en las entidades públicas y privadas que cumplenfunciones públicas...“Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentanparcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para la elaboración, presentación,evaluación, aprobación e implementación de las Tablas deRetención documental.
  10. 10. 10NORMATIVIDAD INTERNALey 734 de 2002, por la cual se expide el código únicodisciplinario. Art. 34. Deberes del servidor público.Decreto 3222 de 2002 – Por el cual Se ReglamentaParcialmente el Estatuto de Vigilancia y Seguridad PrivadaResolución 5274 por la cual se adoptan o se implementanlas tablas de retención documental.Resoluciones comité y resolución de creación TRD
  11. 11. 11MARCO CONCEPTUALLa entidad durante el desarrollo de sus funciones, actividades y encumplimiento de los tramites rutinarios, genera evidencias oregistros de información que al agruparse por asuntos y contenidossemejantes dan lugar a categorías o series documentales y al totaldel archivo de las áreas y de la entidad se le denomina fondodocumental.
  12. 12. 12Organización documentalOperaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agruparcorrectamente los documentos en relación con la estructura de la Entidadpara obtener archivos clasificados, ordenados y con una adecuadadescripción.Clasificación documentalLabor intelectual mediante la cual se identifican y establecenagrupaciones, categorías, divisiones (series documentales) en un Fondodocumental de acuerdo con la estructura de la Entidad.Para efectos de la Organización de archivos es importante tener encuenta conceptos básicos como:
  13. 13. 13Ordenación documentalAcción material de ubicar físicamente los documentos en secuencias naturales(Cronológica, alfabética, numérica) dentro de las agrupaciones o series.Descripción documentalProceso de análisis de los documentos de archivo en representaciones (rótulos,formatos) que permitan su identificación, localización, recuperación de la información ybases de datos para la gestión (trámite) o la consulta(investigación)Principio de ProcedenciaProceso de clasificación que permite ubicar correctamente los documentos en el Fondoque le corresponde teniendo en cuenta su productor, creador o autor, evitandomezclarlos con otros.Principio de Orden OriginalAcción de Ordenar los documentos reflejando su creación, uso y la secuencia natural enel que se desarrollan los trámites o asuntos, para ser ubicados dentro de cada seriedocumental
  14. 14. 14En el marco del archivo total y a partir del ciclo vital de losdocumentos, que se inicia en los archivos de gestión, se adelanta elproceso de aplicación de las Tablas de Retención Documental TRD,encaminado a la organización de los documentos que forman partede estos archivos. Algunos conceptos:Documento de apoyo: Es de carácter general (leyes,decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.)que por la información que contiene, incide en elcumplimiento de funciones específicas de la gestiónadministrativa. Pueden ser generados en la mismainstitución o proceder de otra, y no forman parte de lasseries documentales de las oficinas
  15. 15. 15Expediente: Conjunto de documentos relativos aun asunto, que constituyen una UnidadArchivística. Unidad documental formada por unconjunto de documentos generados orgánica yfuncionalmente por una oficina productora en laresolución de un mismo asunto.Serie Documental: Conjunto de unidadesdocumentales de estructura y contenidohomogéneos, emanados de un mismo órganoo sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas
  16. 16. 16Documento Esencia: Es aquel necesario parael funcionamiento de un organismo y que porsu contenido informativo y testimonial garantizael conocimiento de las funciones y actividadesdel mismo aún después de su desaparición,por lo tanto, posibilita la reconstrucción de lahistoria institucional.Subserie Documental: Conjunto de unidadesdocumentales que forman parte de una serie yse jerarquiza e identifican en forma separadadel conjunto de la serie por los tiposdocumentales que varía n de acuerdo con eltrámite de cada asunto.
  17. 17. 17Eliminación de documentos: Es la destrucción de losdocumentos que han perdido su valor administrativo,jurídico, legal, fiscal o contable y que no contienenvalor histórico o que carecen de relevancia para laciencia y la tecnología.Selección Documental: Proceso mediante elcual se determina conservación parcial de ladocumentación, por medio de muestreo.Tipo Documental: Unidad documental simple
  18. 18. 18En Valor primario: Es aquel quetienen los documentos mientrassirven a la institución productora yal iniciador, destinatario obeneficiario. Es decir, a losinvolucrados en el asunto.Valor Secundario: Es el queinteresa a los investigadores deinformación retrospectiva. Surgeuna vez agotado el valor inmediatoo primario. Los documentos quetiene este valor se conservanpermanentemente
  19. 19. 19MISIÓN INSTITUCIONALEjercer el control, inspección yvigilancia sobre la industria y losservicios de vigilancia yseguridad privada en Colombia,asegurando la confianza públicaen los mismos con un adecuadonivel técnico y profesional en laprestación de estos, combatiendola ilegalidad y contribuyendo conlas autoridades en la prevencióndel delito.
  20. 20. 20VISIÓN ESTRATÉGICAEn el 2014, se habrá consolidado larelación Estado-Servicios de Vigilancia ySeguridad Privada para garantizar suaporte a la seguridad ciudadana y laconfianza pública en el sector
  21. 21. 21La Súper de Vigilancia y Seguridad Privada es un organismo delorden nacional, de carácter técnico, adscrito al Ministerio deDefensa Nacional, con autonomía administrativa y financiera.NATURALEZA JURIDICAOBJETIVOSA la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada lecorresponde ejercer el control, inspección y vigilancia sobre laindustria y los servicios de vigilancia y seguridad privada paraalcanzar los siguientes objetivos:
  22. 22. 221. Mejorar los niveles de seguridad y confianza pública mediante la accióncoordinada con las diferentes entidades y organismos estatales.2. Asegurar que en desarrollo de las actividades de vigilancia y seguridad privadase respeten los derechos y libertades de la comunidad.3. Proveer información confiable, oportuna y en tiempo real para que el Estadotome las decisiones de formulación de política, regulación e inspección, vigilanciay control relacionadas con los servicios de vigilancia y seguridad privada.4. Proveer información, confiable, oportuna y en tiempo real para los usuarios delos servicios de vigilancia y seguridad privada, relacionada con la legalidad,idoneidad y capacidades técnicas de los prestadores de dichos servicios.5. Brindar una adecuada protección a los usuarios de servicios de vigilancia yseguridad privada.
  23. 23. 23FASES DEL CICLO VITAL DELDOCUMENTOEs la denominación que se da a las distintas fases o etapas por lasque va pasando el documento (Archivo de Gestión Central eHistórico), desde su creación hasta su disposición final(Microfilmación, digitalización, conservación permanente, seleccióno eliminación).Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total quedescribe proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Encada fase los documentos tienen una condición y una serie devalores archivísticos (Primarios, secundarios), respecto de sutrámite, vigencia y frecuencia de uso (Activo Semiactivo, Inactivo).
  24. 24. 24CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
  25. 25. 25Programa de Gestión DocumentalEl Programa de Gestión Documental PGD con susprocedimientos se constituye en la herramienta enfocadaa lograr el eficiente y eficaz manejo de la documentaciónde la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privadadesarrollando los procesos archivísticos sistemáticos,necesarios para dar cumplimiento a la obligación de crear,organizar, preservar y controlar los archivos atendiendo elciclo vital de los documentos y la normatividad archivísticadel AGN.
  26. 26. 26Programa de Gestión Documental
  27. 27. 27TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALCon el fin de controlar, recuperar y conservar la informacióncontenida en los registros para su utilización administrativa secrean, aplican y actualizan las Tablas de RetenciónDocumental TRD. En la Superintendencia de Vigilancia ySeguridad Privada se adoptan por medio de la Resolución5274 de 2002 y se establece su aplicación, para lo cual esimportante tener en cuenta los siguientes conceptos:
  28. 28. 28TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALDISPOSICIÓN FINALAcción una vez finalizados los tiempos de retenciónCUADRO DE CLASIFICACIÓNCódigos: Dependencia, Series,SubseriesPROCEDIMIENTOS:Describe ladisposición finalseñalada en las TRDo TVD considerandovalores primarios ysecundarios,justificando ladestinación a lossoportes.TIEMPOS DE RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL Y SUS CONTENIDOS
  29. 29. 29Tabla de Retención documental:TRD: Listado de series documentales con la descripción de losdocumentos que la conforman, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.Tabla de valoración documental:TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asignaun tiempo de permanencia en el archivo central, así como unadisposición final.Serie documental:(1) Agrupación de documentos (2) con estructura y contenidosemejantes (3) originados por un mismo sujeto productor (4) comoconsecuencia de los trámites rutinarios de sus funciones
  30. 30. 30Fondo documental:Es la totalidad de la documentación producida por y recibida por unapersona o institución en desarrollo de sus funciones o actividades.Tiempo de Retención:Plazo definido en la TRD para la permanencia de los documentos en elarchivo de gestión o en el archivo central.Disposición final de documentos:Decisión determinada en las TRD y/o TVD respecto a la destinación delos documentos. ((1) conservación total, (2) eliminación, (3) seleccióny/o (4) reproducción)
  31. 31. 31Depuración o Expurgue:Operación por la cual se retiran aquellos “documentos”, que no tienenvalores archivísticos, para su posterior eliminación.Eliminación documental:Actividad señalada en las TRD o TVD para la disposición fina deaquellos documentos que han perdido sus valores primarios ysecundarios, (sin perjuicio de conservar su información en otrossoportes).Selección documental:Disposición final señalada en las TRD o TVD y realizada en el archivocentral con el fin de escoger una muestra de documentos de carácterrepresentativo para su conservación permanente.
  32. 32. 32Microfilmación:Técnica que permite registrar fotográficamente documentoscomo pequeñas imágenes en película de alta resolución.Digitalización:Técnica que permite la reproducción de información que seencuentra guardada de manera analógica (Soportes:papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en unaque sólo puede leerse o interpretarse por computador.
  33. 33. 33IMPORTANCIA DE LAS TRD. Facilita el manejo integral de la información Contribuye al uso racional de los recursos en la producción documental. Ayuda a gestionar el trámite administrativo. Facilita la organización, el control y acceso a los documentos. Garantiza la selección de los documentos de carácter permanente. Regula las transferencias de los documentos. Evita la acumulación de documentos que no corresponden al archivo. Facilita el cumplimiento de los objetivos de la Entidad de manera eficaz yeficiente. Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.
  34. 34. 34Metodología para la aplicación de las tablasde retenciónPara aplicar las Tablas de Retención documental siga lossiguientes pasos:Paso 1.Identifique las series documentales que se producen en su oficina(ver Tabla de Retención Documental).Tenga a la mano las Tablas de retención Documental de la oficina odependencia con el propósito de establecer que series y subseriesle corresponde de acuerdo a la función que cumplen.
  35. 35. 35Paso 2.Proceda a conformar físicamente los archivos respecto de las series ysubseries.Ordene cada serie documental (grupo de documentos homogéneos)por año, en forma consecutiva y ascendente, para realizar esta tareadebemos tener en cuenta:Depuración Primaria: Consiste en eliminar los documentos repetidos,copias, fotocopias, facsímile, etc. Dejando únicamente el original o ensu efecto el duplicado mas legible.Retirar grapas, clips o cualquier cuerpo extraño que pueda degradar elpapel.
  36. 36. 36Apertura de carpetas: Una vez identificadas las series y subseries quele corresponden, debe clasificar y organizar en carpetas ladocumentación producida y recibida por las oficinas, dentro de lacorrespondiente serie y/o subserie documental y de acuerdo con loestablecido en las Tablas de Retención Documental.Paso 3.Ordene la documentación atendiendo los principios archivísticos.Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilizando unexpediente para cada expediente o asunto), de acuerdo a lasfunciones de cada dependencia (ver tabla de retención documental.
  37. 37. 37Paso 4.Realice las transferencias.Remita los documentos del archivo de gestión al central y de este alhistórico de conformidad con las tablas de retención documentalaprobadas.APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALElabore los separadores para cada una delas series y subseries de conformidad conla información que suministran las Tablas deRetención Documental, de tal forma quepermita visualizar su ubicación y facilite lalocalización física de la documentación.PRIMER PASO
  38. 38. 38MARCACIÓN DE LOSSEPARADORESCódigoDependenciaCódigo deSerieNombre dela serieCódigoDependenciaEscriba en el borde superior centrado,utilizando mayúscula sostenida elcódigo de la dependencia, código deserie y nombre de la serie110-01-INFORMESNombre dela subserieCódigo deSubserie110-01-01 Informes de GestiónCódigo deSerieEscriba en el borde superior derecho,utilizando mayúscula inicial el códigode la dependencia, código de serie ysubserie y el nombre de la subserie
  39. 39. 39En cada separador se debe registrar claramente el código y elnombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea elcaso.Separador paraSERIE DOCUMENTALSeparador paraSUBSERIE DOCUMENTAL110-02-INFORMES110-01-ACTAS110-02-03-Informe de Gestión110-01-02-Actas comité internoMARCACIÓN DE LOSSEPARADORES
  40. 40. 40SEGUNDO PASOIdentifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia, teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencióndocumental. Este proceso es el que se conocecomo CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.PROYECTOSDOCUMENTOSCLASIFICADOSPROGRAMAS INFORMESPLANESPLANESPROYECTOSINFORMESPLANESPROGRAMINFORMES
  41. 41. 41TERCER PASOOrdene al interior de cada uno de losexpedientes (carpetas), los documentosteniendo en cuenta su fecha deproducción o tramite. De esta formaestará aplicando el principio de ordenoriginal.130-1.01Actas comité interno DisciplinarioACTA 4 Diciembre 15 de 2000ACTA 2 Marzo 16 de 2000ACTA 1 Enero 20 de 2000ACTA 3 Mayo 20 de 2000
  42. 42. 42MARCACIÓN DE LASCARPETASROTULO PARA MARCACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CARPETAS)Para la marcación de unidadesdocumentales utilice un rotulocon una dimensión de 6.5 cm x13 cm, ubíquelo a 2 cm de losbordes externos de la carpeta,en la esquina superior derechadel folder o carpeta celuguía ensentido horizontalCARPETA No.: Carpeta del expediente DE: Total carpetas del expedienteFOLIOS: Total folios de la carpeta DEL: AL:CAJA: Solo para transferenciasCÓDIGO ÁREA: Según las TRDNOMBRE SERIE DOCUMENTAL: Nombre de serie a la que corresponde el archivo según las TRDNOMBRE CARPETA: Subserie o asunto que da el nombre del archivoCONTENIDO: Indica el contenido específico de la unidad de conservaciónFECHAS EXTREMAS: INICIAL: (Fecha del folio más antiguo del expediente)FINAL: (Fecha del folio más reciente del expediente)
  43. 43. 43CUARTO PASOIdentifique y nombre cada uno de losexpedientes, con la siguiente información:Código de la oficina, Código de la serie ysubserie y a continuación el nombre delexpediente.130-2-01 Informe técnico 2010AsuntoEspecíficoCódigo de laoficinaTenga presente quedentro de cada carpeta,se deben archivarmáximo 200 folios. Sirequiere mas de unacarpeta por expedientepor asunto o contenidoproceda a abrir unanueva carpetaidentificándola con lainformación señaladaanteriormente.MARCACIÓN DE LASCELUGUÍASRótulocarpetaCódigo de serieysubserie
  44. 44. 44QUINTO PASOOrdene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental, utilizando el sistema deordenación que facilite la localización yrecuperación de la información. Los sistemasde ordenación existentes son:Alfabético, cronológico, geográfico, entre otros.CONTRATACIÓNContrato 003/00Contrato 002/00Contrato 004/00Contrato 001/00INFORMES DEGESTIÓNInforme Anual 2012Informe Anual 2011Informe Anual 2013Informe Anual 2010SISTEMAS DEORDENACIÓNDEEXPEDIENTES
  45. 45. 45SEXTO PASOAdelante la foliación de cada unode los expedientes que formanlas diversas series y subseriesdocumentales , previendo paraello la numeración de los foliosen el extremo superior derecho ,con un lápiz de mina negra yblanca (HB, B), en forma legible ysin enmendaduras empezandopor el documento mas antiguo yasí sucesivamente321Tenga en cuenta:Foliar no es lo mismo que paginar. Paraefectos de ordenación documental se asignaun solo numero en la cara principal de cadahoja; mientras que la paginación tiene porobjeto marcar la numeración por pagina (cadacara) en publicacionesFOLIACIÓN
  46. 46. 46OCTAVO PASOA1G1ARCHIVADORA1G1A1G2A1G3A1G4Número delArchivadorNúmero de laGavetaMARCACIÓN DE GAVETASIdentifique las gavetas conel contenido de las mismas,colocando un rotulo en laparte superior derecha conel código y nombre de lasseries, subseries yexpedientes.DOCUMENTOS DIGITALESNo se deben foliar documentos en soportes distintos a papel(cassettes, discos, digitales, CD, disquetes, videos, etc.) Registrar enhoja de control. (dejar constancia de su existencia y de la unidaddocumental a la que pertenecen) si se opta por separar este materialse etiquetara y se hará la respectiva referencia cruzada.Los documentos de archivo en soporte de papel forman expedientesque se guardan en carpetas y se organizan de acuerdo a unaestructura lógica de clasificación, del mismo modo, los documentosdigitales deben ser archivados en expedientes que se organizarán deacuerdo a una estructura lógica establecida46
  47. 47. 47SEPTIMO PASOUbique físicamente los expedientes(carpetas) que conforman cada una delas series y subseries documentales,observando que guarden el mismoorden en que aparecen relacionadas enla tabla de retención.130-1 ACTAS130-1.03 Acta comité interno130-2 INFORMES130-2.01 Informe técnico 2010GuíasseparadorasExpedientesA1G1ORGANIZACIÓN DENTRODE LAS GAVETAS
  48. 48. 48A1G1ORGANIZACIÓN DENTRODE LAS GAVETASA1G1Identifique alfanuméricamentecada uno de los archivadores, de tal forma que permita lalocalización física de losexpedientes .Identifique mediante un rotulolas series y subseries que seencuentran en el archivador.Número de ArchivadorNúmero de laGaveta
  49. 49. 49DOCUMENTOS DE APOYODurante la implementación de la tabla de retención,aparecerán algunos documentos que no serán posibles deubicar dentro de las series. Estos son llamadosDOCUMENTOS DE APOYO, que son aquellos de caráctergeneral y que como su nombre lo indica sirven únicamente desoporte a la gestión de la dependencia, pero no constituyendocumentos de archivo.
  50. 50. 50SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DELAS TRD.La unidad de Archivo de cada entidad establecerá uncronograma de seguimiento para la verificación de laaplicación de la Tabla de Retención Documental en lasdependencias y un plan de mejoramiento en el cortoplazo, para atender las modificaciones suscitadas porcambios en los procedimientos, reformas organizacionales yfunción es.Las modificaciones a las Tablas de Retención Documentalque surjan del seguimiento o de la solicitud de ladependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivode la Entidad y aprobadas por el Comité interno de Archivo dela misma.
  51. 51. 51SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DELAS TRD.El plan de mejoramiento deberá contener unos objetivos queidentifiquen una metodología archivística para su implantación ymejoramiento, que defina la capacitación a los funcionarios de laentidad, que realice un análisis permanente de los procedimientosadministrativos que inciden en la gestión documental y que ofrezcainstrumentos de descripción y herramientas que permitan agilizar laconsulta de documentos en los Archivos de Gestión, en el ArchivoCentral y en el Archivo Histórico. Además deberá contemplaractividades de sensibilización y acompañamiento por medio deconversatorios, charlas, talleres o cursos dirigidos a todos losfuncionarios de la entidad. Esta capacitación será dirigida por elpersonal de las Unidades de Correspondencia y Archivo
  52. 52. 52SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DELAS TRD.Se hará seguimiento a los siguientes procedimientosdocumentales: Actualización de la Tablas de RetenciónDocumental, Clasificación y ordenación documental, inventariodocumental, conservación y acceso. El seguimiento se realizaráperiódicamente por lo menos una vez al año.En los archivos de gestión que tengan requerimientos demejoramiento, el seguimiento debe contemplarse como unaactividad prioritaria, liderada por las Unidades de Archivo y losJefes de Oficina
  53. 53. 53PLAN A SEGUIR:1. Programación del seguimiento2. Concertar la programación con las oficinas3. Realizar las visitas de seguimiento4. Elaborar informe de seguimiento5. Socializar los resultados del seguimiento6. Formular propuestas de mejora7. Aprobar el Plan de mejoramiento
  54. 54. 54TRANSFERENCIASDOCUMENTALESLa transferencia documental de archivos es el procedimiento que consiste entrasladar del archivo de gestión al archivo central la documentación que hacumplido los tiempos de retención. Una vez seleccionados, depurados yclasificados los documentos que deben permanecer en las oficinas se efectúaesta activad con la que se obtienen beneficios como:Evitamos aglomeración de archivos en áreas destinadas para oficinas.Mejoramos el manejo administrativo de la documentaciónConservamos precaucional o definitivamente documentación de interés.Aseguramos la conservación del acervo documental – Historia de la Entidad.Al DEPURAR los expedientes hay que tener en cuenta:Eliminar documentos de apoyo que han perdido su vavor, notas internas, folios duplicados idénticos,folios en blanco.Retirar material metálico (ganchos clips, grapas, etc.)Restaurar rasgaduras, eliminar dobleces, en los documentos que se requieran conservar.Fotocopiar documentos impresos en papel fax, que requieran ser conservadosRetire cintas adhesivas, post it, y elementos facilitativos que no tengan valor documental (facsímile).
  55. 55. 55Para preparar una transferencia documental inicialmente debemos SELECIONAR elArchivo, dando aplicación a las TRD separando el archivo de gestión, el fondoacumulado y efectuando el proceso de depuración o expurgue retirando ladocumentación personal, otro material bibliográfico y en general todo aquello que nohaga parte del archivo.Para el fondo acumulado se requiere CLASIFICAR unificando agrupacioneshomogéneas por asuntos, temas y años (vigencias) .En los archivos de gestión ordenados LAS TRANSFERENCIAS se dan una vezcumplidos los tiempos de retención establecidos en la TRD, denominadastransferencias primarias al Archivo Central, allí una vez finalizados los tiempos deretención asignados por TVD Tablas de Valoración Documental se procede con ladisposición final y para los archivos de conservación permanente esta operación dalugar a las transferencias Secundarias (del archivo Central o Histórico).
  56. 56. 56Se deben ORDENAR los expedientes que permanecen en el archivo de gestióncomo los que son objeto de transferencia primaria de acuerdo al principio de ordenoriginal, de tal manera que se evidencie la secuencia de los trámites que dieronlugar a su producción (orden cronológico). Para los fondos acumulados esteproceso se puede simplificar conservando su estado natural.En los archivos de Gestión al construir los expedientes (LEGAJAR) se debe teneren cuenta que estos NO deben superar los 200 folios en las unidades deconservación (carpetas) y se deben REEMPLAZAR aquellos contenedores NOapropiados para la conservación de documentos (AZ, Carpetas múltiples, Fólderes)a carpetas celuguía.Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentracompleto se procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo lasrecomendaciones técnicas dadas por el AGN.
  57. 57. 57Para DESCRIBIR los archivos se procede inicialmente con ROTULAR las unidadesdocumentales (carpetas) identificando sus características de manera tal que sepueda identificar su contenido. Posteriormente se procede con INVENTARIAR en elFormato Único de Inventario FUI para establecer una relación ordenada incluyendola ubicación y contenido tanto de los estantes, depósitos y cajas de archivo (X100,X200, X300)Elaborados los inventarios en el Formato Único de Inventario FUI (Archivo) losarchivos de gestión son ubicados en la estantería prevista para tal fin en cadadependencia, grupo o área de archivo.De igual manera para aquellas unidades descartadas que no son objeto dearchivo se debe elaborar un inventario y un acta de Eliminación (previaautorización del Comité de Administración de Documentos).Para las transferencias documentales se efectúa el inventario simultáneamente alubicar las unidades de conservación en las cajas de archivo (X300) previamentenumeradas de manera consecutiva indicando su contenido, esta numeración esasignada por el grupo de archivo y correspondencia
  58. 58. 58CAJA 21: Carpeta 111 a 145; CAJA 22 Carpeta 146 a 180; CAJA 23 Carpeta 181 a …nVerificado el archivo por parte del funcionario del grupo dearchivo y correspondencia, se procede a TRANSFERIR las cajastrasladándolas a los depósitos de archivo de la Entidad
  59. 59. 59FORMATO ÚNICO DEINVENTARIO DOCUMENTALEste formato de inventario podrá ser diligenciado para transferenciasprimarias, transferencias secundarias, valoración de fondosacumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o parala entrega de inventarios individuales.
  60. 60. 60Etapas para la elaboración del Cronograma:Construcción y Elaboración del Plan Anual de Transferencias primariasSocialización del planCapacitación previa aplicación del planAplicación del cronograma de transferenciasEn todo momento la Unidad de Archivo y los miembros del Comité deArchivo, estarán en comunicación constante con los productoresdocumentales a fin de cumplir con los requerimientos establecidos.CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIASDOCUMENTALES
  61. 61. 61CRONOGRAMA GENERALA continuación se presenta el esquema de organización del Cronograma para lastransferencias documentales primariasPROCESO: GESTIONDOCUMENTALCRONOGRAMA DETRANSFERENCIA DEDOCUMENTOSSECCION O SUBDIRECCIÓN CÓDIGO FECHASUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA 100 Marzo 15 de 2013GRUPO DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN INSTITUCIONAL Marzo 16 de 2013OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Marzo 18 de 2013ASESOR DEL DESPACHO Marzo 20 de 2013OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Marzo 22 de 2013OFICINA ASESORA JURÍDICA Marzo 23 de 2013JURÍDICA Abril 4 de 2013SUPERINTENDENTE DELGADO PARA LA OPERACIÓN 110 Abril 8 de 2013GRUPO DE CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN 111 Abril 12 de 2013GRUPO DE TRÁMITES Y ATENCIÓN AL USUARIO 112 Abril 22 de 2013GRUPO DE RECURSOS HUMANOS 113 Abril 26 de 2013GRUPO DE HABILITACIÓN EMPRESARIAL 114 Mayo 15 de 2013GRUPO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA 115 Mayo 30 de 2013SECRETARIO GENERAL 120 Junio 12 de 2013GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ATENCIÓN AL USUARIO 121 Junio 21 de 2013GRUPO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA 122 Julio 25 de 2013GRUPO DE RECURSOS HUMANOS 123 Agosto 2 de 2013OFICINA DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS 130 Agosto 20 de 2013SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL CONTROL 140 Septiembre 14 de 2013GRUPO DE INSPECCIÓN 141 Septiembre 25 de 2013GRUPO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 142 Octubre 8 de 2013GRUPO DE QUEJAS Y RECLAMOS 143 Octubre 11 de 2013
  62. 62. 62PASOS PARA LA ELIMINACIÓNDE DOCUMENTOSLos pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo quehan perdido su utilidad o vigencia, según las TRDCuando la Tabla de Retención Documental establece que unaserie documental ha cumplido su período de retención en el archivode gestión y debe eliminarse.
  63. 63. 63En los archivos de la Superintendencia de Vigilancia y SeguridadPrivada se realizará la aplicación de la Tabla de Retención Documentalaprobada, efectuando la eliminación de documentos que resulten deesta operación, para lo cual se levantará un acta en donde sediscriminen los documentos a eliminar.El mecanismo para la destrucción de los archivos será elpicado, atendiendo el volumen del mismo, si es un bajo volumen, serealizará directamente por los funcionarios previa verificación de losdatos contenidos en el inventario, si es un alto volumen, se realizarámediante empresa especializada en picado de papel..
  64. 64. 64BIBLIOGRAFÍAARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Mini/Manual No. 4 Tablas de Retencióny Transferencias documentales.ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla Aplicación de las Tablas deRetención Documental I, II.HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica:actualizada y aumentada (5 edición). Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla,1991. 512p
  65. 65. 65CIBERGRAFÍAINSTRUCTIVO TRD.http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf.APLICACIÓN TRD PARTE I, IIhttp://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2996Imágenes PGD y Ciclo Vital de los Documentos tomadas de:http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf

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