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Metodologia 5S para la mejora de Espacios Educativos

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El método 5S supone trasladar el modelo industrial de Toyota de organización de lugares de trabajo a los centros educativos para su mejor organización, orden y limpieza. Las 5S corresponden a las 5 iniciales japonesas de cada una de las fases que comprenden la metodología: Organización, Orden, Limpieza, Control Visual, Disciplina y Hábito.

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Metodologia 5S para la mejora de Espacios Educativos

  1. 1. METODOLOGÍA 5S Para la mejora de espacios educativos Elena Rodríguez @iElenaR
  2. 2. #1·”Para enseñar es necesario el talento. Para enseñar con calidad se requiere, además, orden. La calidad es incompatible con aulas, departamentos, talleres,.. sucios y desorganizados”
  3. 3. SeinicióenToyotaenlosaños 60conelobjetivodelograrlugares detrabajomejororganizados,más ordenadosymáslimpiosdeforma permanenteparalograruna mayorproductividadyun mejorentornolaboral.
  4. 4. Nuestra
  5. 5. #2 Objetivos 5S • Eliminar materiales inútiles • Todo ordenado e identificado • Fuentes de suciedad eliminadas • Control visual de fallos • Mantener y mejorar
  6. 6. #3 Qué significan las 5S
  7. 7. Seiri ORGANIZACIÓN Seiton ORDEN Seiso LIMPIEZA Seiketsu CONTROL VISUAL Shitsuke DISCIPLINA Y HÁBITO
  8. 8. No se trata de un “zafarrancho de limpieza”, sino compartir ese entorno de trabajo con compañeros y alumnos El orden no es fácil de lograr, y menos compartir. Requiere hábito y disciplina #4 Qué NO son las 5S
  9. 9. #5 La prueba del algodón
  10. 10. ¿Qué tal esos resultados?
  11. 11. #
  12. 12. Fase 1#¿Qué es organización? Separar NECESARIOS----------INNECESARIOS Deshacerse de estos últimos. Utilizamos habitualmente. Necesitamos en el área 1. Guardar en almacén o archivo 2. Material necesario en exceso 3. Los que son dudosos. Llevar a Zona D 4. Tirar directamente Objetivo:Tenereneláreatodoloquenecesitamosysololoque utilizaremosenlascantidadesadecuadas
  13. 13. Fase 2#¿Qué es ORDEN? Ubicare identificarlos materiales necesarios seleccionados en la fase anterior Objetivo:Unsitioparacadacosay cada cosaensusitio Un lugar y un distintivo que cualquier persona pueda identificarlo y reponerlo
  14. 14. Fase 3#¿Qué es LIMPIEZA? Eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar deterioros Objetivo:Mantener limpioellugardetrabajo,materiales enperfectoestadoyvisiblecualquieranomalía Suciedad ocasional Suciedad por materiales o equipos deteriorados
  15. 15. Fase 4#¿Qué es CONTROL VISUAL? Sistemasvisualesquepermitangestionarfácilmente elniveldeorganización, ordenylimpieza Objetivo:Podervisualizar rápidayclaramentelas situacionesanómalas Señales, colores, símbolos,…
  16. 16. Fase 5#¿Qué es DISCIPLINA y HÁBITO? Actuarsegúnlasnormasestablecidas Objetivo:Implantarlosprocedimientosdetrabajo acordados, evaluaryevidenciaráreasdemejora Evaluaciones periódicas
  17. 17. #Una prueba de orden& organizació n
  18. 18. #Ahorro de tiempoestimado Enbúsquedadedocumentación……………92% Enlimpiezademáquinas……………………….71% Enbúsquedadeherramientas…………….....61% Ahorroestimadodehoras/añoenunasección…..3.000
  19. 19. #
  20. 20. Paso 1 #PLANIFICAR LA FASE Calendario de trabajo + Preparar reunión consenso Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSO Pautas de ejecución + Planillas de trabajo Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONES Paso 4 #PROCEDIMENTAR Y CONTROLAR Acciones+ Listas+ Mejoras Procedimientos de trabajo+ Fichas de control
  21. 21. ¿Qué hacer antes de implantar las 5S?1. Promocióndelproyecto(eq.Directivo) 2. Elegir el facilitador y área 3. Elegir el equipo 4. Planificación gnral(cronograma) 5. Formación inicial 6. Panel programa 5S
  22. 22. #Elegimos el área piloto
  23. 23. #FASE DE ORGANIZACIÓN Separar los materiales necesarios de los innecesarios y deshacerse del innecesario
  24. 24. Material necesario: el que necesitamos en la zona de trabajo por usarlo con regularidad Material innecesario: el que no se utiliza ni se prevé utilizar en el área de trabajo a guardar o eliminar
  25. 25. #Solucionamos: • Pérdida de tiempo buscando materiales • Acumulación de “por si acaso” • Pérdida de espacio • Imagen de desorganización • Aparición de duplicados, triplicados… • Desaparición de materiales, miedo a compartir
  26. 26. Objetivo: Tener en el área todo lo que necesitamos y solo lo que utilizaremos en las cantidades adecuadas
  27. 27. #Decisiones: • ¿Qué tirar? • ¿Qué guardar? ¿Con qué criterio?
  28. 28. #Qué vamos a conseguir: • Localizar todo el material útil del día a día: Material necesario. LISTARLO y disponerlo en el lugar de trabajo • Localizar el material innecesario: Sacarlo del área de trabajo para almacenar, tirar, reubicar, ceder
  29. 29. ZONA DLugardealmacenamiento delinnecesario dudosooen esperadesercedidooeliminado Fueradeláreadetrabajo.Cerrada.Accesocontrolado. Responsableyfechasderevisión(p.e.trimestral)
  30. 30. ALMACENES Listarmateriales.Revisarlosperiódicamente:retirarobsoletos Mantenerorganización:correctotratamientodematerialnuevo ARCHIVOS Organizarporbloqueafines Temporalidaddealgunosmateriales BANDEJAS Documentacióneninformación:cartas,notas,informes,… Objetivo:Mesalimpia.Trabajosarchivadosalfinaldejornada
  31. 31. Paso 1 #PLANIFICAR LA FASE Calendariodetrabajo:plazoamplioparaejecucióndeacciones Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSO • Facilitador:revisarmaterialdeformación,revisar plantillas(revisarlistadosdenecesarios,innecesarios, zonaD) Previsióndemateriales:cámara,metro,contenedores,… • Reunión: ¿Qué es necesario? “Todas las basuras son innecesarios, pero no todos los innecesarios son basura”
  32. 32. LISTAS DE TRABAJO • Lista materialnecesario: Necesitamos enel lugardetrabajo.Mantenerenelárea. • Listamaterialinnecesario: Analizartipode innecesario yporqué aparece. Procedimiento adecuadoparatratarlo EVITARGUARDAR “PORSIACASO” • Lista Zona D: Innecesarios dudosos.
  33. 33. ETIQUETAS (Marcar el material): Basuras: sin marca Innecesario para ceder, vender, retirar: Innecesario para archivo/almacén: Innecesario dudoso: Plan de trabajo: Tareas+ Plazos
  34. 34. Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONES Acciones: • Clasificar materiales+tirar+marcar+reubicar • Listarlos en las plantillas • Sacar fotos (antes y después) Anotar: • Propuestas de mejora • Pendiente realizar: fecha+resultado Analizar: ¿Por qué aparecen innecesarios? ¿Cómo mejorar organización? La mejor forma: en EQUIPO
  35. 35. Pa s o 4 # PRO C EDI MEN TAR Y C O N T ROL AR Procedimientos de trabajo: Evitar la acumulación de innecesarios • Diagramas de flujo • Diagramas de causa-efecto: “espina de Isikawa” Fichas de control: fichas de revisión CUMPLIMENTAR EL PANEL
  36. 36. Realizamos nuestra espina de Isikawa
  37. 37. #FASE DE ORDEN Ubicar e identificar los materiales necesarios seleccionados en la fase de organización
  38. 38. Objetivo #1:Unsitioparacadacosay cadacosaensu sitio
  39. 39. Objetivo #2:Facilitarque cualquier persona(delaorganización,recién incorporadao ajena)puedatrabajar eficazmente
  40. 40. #Solucionamos: • Criterio común sobre dónde ubicar • Equivocaciones y extravíosde material Pérdidadetiempoenlabúsquedayreposición • Almacenamiento incorrecto • Desperdicio de espacios y recursos • Interrupciones en el proceso de trabajo • Riesgos de accidentes
  41. 41. #2 Objetivos: Ubicar +Identificar UBICAR: Asignar un sitio a cada cosa • Criterios lógicos y fáciles • Compartir el área de trabajo y sus materiales • Importante: Medios de almacenamiento (Qué tipo de carpetas, cajas, muebles,…) • Analizar QUIÉN lo usa/ CUÁNDO lo usa • Su peso y volumen
  42. 42. #2 Objetivos: Ubicar +Identificar IDENTIFICAR: General: Exterior/ Interior (suelo, pared) De detalle: En el material necesario y el mobiliario que lo guarda innecesarias La localización, utilizacióny reposicióndemateriales malidentificadosocasiona pérdidasde tiempo, extravíosy copias
  43. 43. # Identificar:estanteríasyotrosespacios paraubicación #Señalar: estanterías,armarios,baldas el materialquecontienen #Actualizar: nuevosmateriales.Ubicarse e identificarsede formasistemática
  44. 44. Paso 1 #PLANIFICAR LA FASE Calendario detrabajo:plazoamplioparaejecución Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSO • Facilitador: Previsión de materiales (cámara, planos, metro, etiquetas, DYMO,…) • Reunión: criterios de identificación Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONES Paseos+Plantillas+Fotos
  45. 45. #FASE DE LIMPIEZA Eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar los deterioros
  46. 46. #Limpiar: eliminarfuentesdesuciedad Identificarlugaresdifícilesdelimpiar #Perfectoestadodeuso :reparar/ eliminarmaterialdeteriorado # Apaños:solucionarcuantoantes (generandejadez+malaimagen+accidentes)
  47. 47. #Consideraciones: • Especial importancia limpieza en talleres, laboratorios, almacenes… (mayor fuente de suciedad y difícil acceso) • En oficinas y departamentos: mayor problemadeorganizaciónyordenque limpieza • En los centros, en general, identificar apaños y deterioros
  48. 48. #FASE DE CONTROL VISUAL Visualizar rápida y claramente las situaciones anómalas
  49. 49. #Decisiones: • ¿Qué controlar (elementos, materiales, situaciones? • ¿Cómocontrolar (qué sistema de control visual elegir)?
  50. 50. #Tipos de control visual
  51. 51. NIVEL DE MÁX Y MIN Controldefungibles.Establecerexistenciasacontrolar:mínimo parareponer.Sistemadeaviso:cartel,pintura,llavero… CONTROL DE UBICACIÓN Asignarunlugardeubicación. Pintarsiluetas, p.e. Saberquéfaltaydóndeencontrarlo:Fichadesustitución,p.e. CONTROL DE DESTINO (usuarios) CONTROL POR COLORES Rápidalocalizaciónyreposicióndemateriales
  52. 52. #FASE DE DISCIPLINA Y HÁBITO Actuar conforme a las normas establecidas
  53. 53. #Decisiones: • Afianzar nuevos hábitos de trabajo, evitar la vuelta atrás • Calendario de revisiones: evaluar grado de implantación y mejora
  54. 54. EVALUAR Paseosdeevaluaciónyseguimiento+listasdecomprobación MANTENER Asignar normasdetrabajoparamantenerelnivel alcanzado Análisisdelascausas.Validezdelosprocedimientosestablecidos MEJORAR

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