Factura Electrònica amb Babel

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Xerrada sobre la factura electrònica i la solució de Babel en la Cambra de Comerç de Palamos

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Factura Electrònica amb Babel

  1. 1. Factura Electrónica Palamós, 26 novembre 2010
  2. 2. Índex 1. Introducció a la factura electrònica 2. Aspectes pràctics de l’operativa 3. Xarxes de valor afegit 4. Cas pràctic. Facturació electrònica en el sector hoteler. 5. Noves oportunitats 6. Eficiència empresarial
  3. 3. 1. Introducció a la factura electrònica Depenent del tamany de les empreses i el volum de la seva facturació, l'estalvi en concepte d'emissió i gestió de de factures (emissió,enviament, recepció, magatzematge, recerca, signatura, devolució, pagament, enviament, etc.) pot fluctuar entre el 40% i el 80%. Entre els motius que fan possible aquest estalvi es troben: Oportunitat en la informació, tant en la recepció com en l'enviament. Estalvi en la despesa de papereria. Facilitat en els processos d'auditoria. Major seguretat en el resguard dels documents. Menor probabilitat de falsificació. Agilitat en la localització d'informació. Eliminació d'espais per a emmagatzemar documents històrics. Processos administratius més ràpids i eficients.
  4. 4. 1. Introducció a la factura electrònica En aquest punt cal desmitificar la por que tothom té quan sent a parlar de factura electrònica. Cal deixar clar que una factura electrònica només és una versió digital de la factura en paper que té la mateixa validesa legal que aquesta (i per tant, elimina la necessitat del paper).
  5. 5. 1. Introducció a la factura electrònica Els aspectes a tenir en compte són: El fitxer de dades que representa la factura ha d’estar signat digitalment amb un certificat digital emès per una autoritat certificadora reconeguda, com la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre. Aquests certificats són normalment gratuïts El fitxer de dades s’ha de guardar en un arxiu digital accessible online mitjançant usuari i contrassenya durant el període legalment establert (a Espanya 5 anys)
  6. 6. 1. Introducció a la factura electrònica No és necessari que el fitxer tingui un format concret, pot ser un pdf, XML, txt, etc. - És necessari el consentiment del client per facturar electrònicament - No cal guardar còpies de la factura en paper, ni a l’emissor ni al destinatari
  7. 7. 2. Aspectes pràctics Hi ha dos maneres d’enviar factures electròniques: - Per e-mail en PDF signat digitalment - A través de xarxes de facturació electrònica (com baVel), les quals s’adapten als requeriments (format de fitxer, forma d’entrega, etc) dels destinataris. En aquest cas, és el destinatari qui “imposa” com vol rebre la factura i el proveïdor s’ha d’adaptar
  8. 8. 3. Xarxa de valor afegit Xarxes de valor afegit. S’utilitzen per simplificar les diferents casuístiques de facturació electrònica que poden reclamar a un mateix proveïdor clients diferents. baVel és un exemple.
  9. 9. Interfaz común Comunicaciones seguras Trazabilidad Fiabilidad Validación sobre el formato y contenido Archivo digital y gestión documental Cumplimiento con el marco legal Rápido Despliegue La red baVel provee a todas las partes de: Car Rental Hotel TTOO AAVV Cliente Restaurant baVel. Una Red de Valor Añadido (VAN)
  10. 10. Esquema Operativo. Definición de flujos Servicios Centrales [ERP] Directorio Común Manager baVel Manager baVel Servidores Centrales ... Clienten Clienten Manager baVel Manager baVel Cliente1 Cliente1 Proveedor1 Proveedor1 Proveedorn Proveedorn Manager baVel Email + WebSegura Otras líneas negocio Clientes / Provs Independientes El Manager baVel actúa como gateway único para la comunicación con clientes y proveedores indistintamente. A través de baVel, el grupo de empresas podrá desplegar sin límites su estrategia de digitalización: clientes organizados, independientes, proveedores nacionales o internacionales podrán operar a través de baVel. Otras líneas negocio
  11. 11. El proceso de facturación electrónica se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación donde todas las transacciones realizadas a través de baVel son validadas mediante un sofisticado circuito de doble certificación electrónica que proporciona a la plataforma las máximas garantías legales y la posibilidad de desmaterializar el papel y su archivo. Marco Legal
  12. 12. 4. Cas pràctic. Facturació electrònica en el sector hoteler.
  13. 13. INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS CONTROL DE DIFERENCIAS CONTABILIZACIÓN Y PAGO CONCILIACIÓN Client e Proceso manual de facturaciónProceso manual de facturación Hotel 1 Hotel n Acumular Facturar Imprimir Ensobrar Enviar a client Enviar a Central Esperar 3 mesos !! Amb sort: Rebre a Central Validar Gestionar diferències Corregir Tornar a començar
  14. 14. Client e INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS CONTROL DE DIFERENCIAS CONTABILIZACIÓN Y PAGO CONCILIACIÓNValidaciones Factura Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica Central
  15. 15. Client e INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS CONTROL DE DIFERENCIAS CONTABILIZACIÓN Y PAGO CONCILIACIÓNEliminación Papel + Custodia Digital Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica Central No paper
  16. 16. Client e INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS CONTROL DE DIFERENCIAS CONTABILIZACIÓN Y PAGO CONCILIACIÓN Garantía de Entrega: Acuse de Recibo Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica Central
  17. 17. Client e INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS CONTROL DE DIFERENCIAS CONTABILIZACIÓN Y PAGO CONCILIACIÓN Proceso Totalmente Automático Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica Central
  18. 18. Client e INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS CONTROL DE DIFERENCIAS CONTABILIZACIÓN Y PAGO CONCILIACIÓN Aceptación Electrónica de Factura Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica Instantani Central
  19. 19. Client e INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS CONTROL DE DIFERENCIAS CONTABILIZACIÓN Y PAGO CONCILIACIÓN Rechazo Electrónico de Factura Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica El Client només rebutja la factura no conforme (no tota la remesa) Validar Controlar cobraments Central
  20. 20. Factura electrónicaFactura electrónica Desde la herramienta de control: En SAP:
  21. 21. Beneficios facturación electrónicaBeneficios facturación electrónica  Incremento de la productividad administrativa eliminando tareas sin valor añadido: automatización de procesos  Eliminación factura física: papel, sellos, tinta,…  Envío seguro (sin riesgo de pérdidas) rápido y ágil  Integración automática con SAP: rápida contabilización  Validación de parámetros del cliente  Facilita conciliación y agiliza la interacción cliente – proveedor  Archivo digital: óptima organización, ahorro espacio, reducción tiempo de acceso al histórico de documentos  Plena validez fiscal y jurídica, como una factura tradicional.
  22. 22. • HOTELBEDS • VIAJES MARSANS • EXPEDIA • MTS INCOMING • NEW WORLD TRAVEL • VIAJES IBERIA • TRANSHOTEL • TRAVEL IMPRESSIONS • TRAVELMAR • DÍAS LIBRES • JUMBO TOURS • IBEROJET • SIDETOURS • PEPECAR • CRISOL • L‘TUR • INTERISLAND • OPERADORES VACACIONALES • VIAJES HALCÓN • VIAJES ECUADOR • VIVATOURS • VIAJES OLYMPIA • EUROMAR • LUXAIR • KEYTEL • RESTEL • REWE • DERTOUR • GEOMOON • LIBERTY GOGO • MUNDOVIAJE • VIAJES MAPFRE • TOURICO • GLOBALIA • TRAVELPLAN • CARLSON WAGONLIT • YOUTRAVEL • VIAJES ORANGE • VIAJES CAJA ESPAÑA • VIAJES DE LA LUZ • TUI UK – THOMSON • CAVAL TOUR • CLAVE VIAJES • GTA • SELECCIÓN MUNDIAL • MEDHOTELS/LASTMINUTE • IBEROTOURS • TCI CORTES XXI • VIAJES INTERNACIONAL EXPRESO • CHEAPCARIBBEAN Clientes e-facturablesClientes e-facturables Actualmente la mayoría de TTOO se facturan electrónicamente             
  23. 23. 5. Caso/ DevoluIVA Retorno de IVA Profesional
  24. 24. El servicio tiene su origen en la petición realizada por un cliente debido a su preocupación con el proceso administrativo y su inconformidad al contabilizar los comprobantes de sus propios ejecutivos de una forma no legal. El reto fue dar solución desde Voxelgroup a las necesidades administrativas de las empresas, reduciendo el trabajo administrativo para ofertar un claro valor añadido, cumplir la ley y recuperar el IVA. Origen del Servicio
  25. 25. MILLONES DE TRABAJADORES QUE REALIZAN GASTOS FISCALMENTE DEDUCIBLES MILLONES DE TRABAJADORES QUE REALIZAN GASTOS FISCALMENTE DEDUCIBLES Necesidad. IVA Deducible en España MILLONES DE AUTÓNOMOS MILLONES DE EMPRESAS MILLONES DE AUTÓNOMOS MILLONES DE EMPRESAS 3,1 3,3 2,5 TARGET 8.886 955 MILLONES DE € GASTO DEDUCIBLE MILLONES DE € EN IVA DEDUCIBLE IVA NO RECUPERADO  Solo si se presenta factura con todos los requisitos legales
  26. 26. Desglose Sectorial IVA No Recuperado Restauración Hotelería Gasolineras Autopistas Parking Taxis 955MILLONES DE IVA NO RECUPERADOS Falta de factura =
  27. 27. Qué dice la ley… El Capítulo I del Título VIII de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE del 29) contiene los requisitos y limitaciones esenciales que han de observar los sujetos pasivos de dicho tributo a los efectos del ejercicio del derecho a la deducción.
  28. 28. Qué dice la ley… Uno. Solo podrán ejercitar el derecho a la deducción los empresarios o profesionales que estén en posesión del documento justificativo de su derecho. A estos efectos únicamente se considerará documento justificativo del derecho a la deducción (tanto del IVA como del gasto): La factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio o en su nombre y por su cuenta, por su cliente o por un tercero, siempre que, para cualquiera de estos casos, se cumplan con los requisitos que se establezcan reglamentariamente. Articulo 97 – requisitos formales de la deducción.
  29. 29. La Realidad DevoluIVAActualidad • No se solicitan las facturas en establecimientos que se consume habitualmente por la dificultad que entraña. • No se solicitan las facturas en establecimientos que se consume habitualmente por la dificultad que entraña. • Todas las personas están obligadas a tener un soporte administrativo por la cantidad de papel que se maneja. • Todas las personas están obligadas a tener un soporte administrativo por la cantidad de papel que se maneja. • Un papel perdido normalmente es un dinero que no se justifica (y no se recupera) • Un papel perdido normalmente es un dinero que no se justifica (y no se recupera) • Las empresas no tienen una información completa sobre los consumos reales de los empleados (posibilidad de “fraude”). • Las empresas no tienen una información completa sobre los consumos reales de los empleados (posibilidad de “fraude”). • Las contabilización de los gastos y deducción del IVA sin factura sigue siendo una práctica común pero ilegal • Las contabilización de los gastos y deducción del IVA sin factura sigue siendo una práctica común pero ilegal  Se simplifica todo el proceso – un claro valor añadido Se simplifica todo el proceso – un claro valor añadido  No papel – todo en soporte digital No papel – todo en soporte digital  No existe la posibilidad de pérdida No existe la posibilidad de pérdida  Control exhaustivo del gasto real Control exhaustivo del gasto real  Se cumple la ley en todos los casos (deducción del IVA y deducción del gasto)  Se cumple la ley en todos los casos (deducción del IVA y deducción del gasto) La presión de las administraciones y de las empresas requiere que los proveedores incorporen un sistema práctico que facilite al usuario un justificante que cumpla la normativa legal. La presión de las administraciones y de las empresas requiere que los proveedores incorporen un sistema práctico que facilite al usuario un justificante que cumpla la normativa legal.
  30. 30. Funcionamiento del servicio DevoluIVA asigna al usuario un código identificativo (normalmente su NIF) El usuario simplemente proporciona su código al momento de pagar DevoluIVA automatiza completamente el proceso de emisión de factura. Tanto cliente como proveedor pueden despreocuparse totalmente de la gestión de sus facturas El establecimiento recibirá un extracto de las factura recopilativas emitidas en su nombre cliente para cuadrar con la contabilidad y el y el cliente accederá a su cuenta para gestionar todos sus facturas
  31. 31. ¿Su código de usuario? En el caso de que al cliente o proveedor no fuera usuario de DevoluIVA se puede dar de alta automáticamente La cuenta por favor ¿Me podrá hacer factura? El cliente encuentra todos sus tiques recopilados en formato digital Accede a su cuenta DevoluIVA Se genera una factura electrónica recapitulativa Al establecimiento le llega un extracto de las facturas recapitulativas emitidas en su nombre Funcionamiento del servicio Envío automático del ticket electrónico Entorno DevoluIVA
  32. 32. Fácilmente, en cualquier lugar y por diferentes sistemas (Gasolineras, peajes, Parkings…) (Gasolineras, peajes, Parkings…) Connectividad con Múltiples Sistemas WEBWEB Principales buscadores web y móviles Principales buscadores web y móviles TPV (Restaurantes, Bares, Taxis, Grandes almacenes…) TPV (Restaurantes, Bares, Taxis, Grandes almacenes…)
  33. 33. Servicio y futuros valores añadidos DevoluIVA nos puede ofrecer una información más que detallada del consumidor de su establecimiento a titulo individual y como cliente empresa. DevoluIVA puede ofrecer un servicio estadístico útil para elaborar estrategias concretas por establecimiento o línea de trabajo. DevoluIVA estará presente en los principales buscadores para facilitar a sus usuarios los establecimientos adheridos. DevoluIVA será una clara ventaja competitiva para los establecimientos que ofrezcan el servicio. DevoluIVA utilizará sistemas web y móviles para su promoción. En un futuro, DevoluIVA utilizará el móvil como medio de pago
  34. 34. INNOVACIÓN  Un sistema innovador fácil de usar y de instalar. VENTAJA COMPETITIVA  Se cumple con la ley a la vez que se reduce el gasto real (entre un 8% y un 18%) del cliente profesional FÁCIL Y SEGURO  Queda registrado digitalmente por ambas partes  Los tiques y las facturas no se pierden FIDELIZACIÓN  Los profesionales preferirán consumir en establecimientos adheridos al servicio Una Herramienta Imprescindible Cualquier cliente podrá suscribirse inmediatamente al servicio de DevoluIVA en su propio establecimiento Cualquier cliente podrá suscribirse inmediatamente al servicio de DevoluIVA en su propio establecimiento
  35. 35. Valores Añadidos para Proveedores Estadísticas de consumo de clientes corporativos Ventaja competitiva respecto proveedores que no disponen del servicio Programas de fidelización corporativos DevoluIVA automatiza los procesos de facturación a clientes corporativos Promoción en nuestros buscadores online Control de las facturas generadas en diferentes establecimientos Archivo digital de las facturas emitidas
  36. 36. Ventajas para los Clientes Rent a Car Hoteles Gasolineras Peajes Restaurantes Contabilización del gasto y recuperación del IVA fiscalmente deducible Control y Trazabilidad del gasto Estadísticas de consumo fiables Gestión documental online de tiques y facturas Total desmaterialización del papel de acuerdo a la legislación vigente (archivo digital durante 5 años) Exportación automática de facturas a los programas de contabilidad más comunes (Contaplus, etc.) 100% de cobertura mediante portal webBilling personalizado Programas de fidelización Más
  37. 37. 6. Eficiència empresarial
  38. 38. 1. Que es business intelligence? 2. OLAP tools 3. Analysis & Reporting tools 4. Data mining tools 6. Aplicatiu empresarial
  39. 39. Situaciones corporativas Las empresas se enfrentan al reto de transformar los datos almacenados en una valiosa fuente de información para la toma de decisiones. MUCHOS DATOS… POCA INFORMACIÓN MÚLTIPLES FUENTES DE DATOS…Y FORMATOS  La agregación de las diferentes fuentes facilita el acceso estructurado a la información. BAJA CALIDAD DE LOS DATOS SATURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE I.T.  La fiabilidad de la información depende de su calidad  Es importante dar autonomía a los usuarios para la extracción sencilla de datos actualizados. datos información  Los datos en sí no son información, hay que refinarlos para que lo sean: ERP VENTAS Mr. Smith 500$ /year revenue Mr. Smith 5.000$ /year revenue Marketing Ventas Producción Finanzas IT ventas marketing RRHH ERP soporte PC’S
  40. 40. Business Intelligence Concepto Business Intelligence (B.I.) es el conjunto de técnicas destinadas a explotar los datos corporativos para mejorar la toma de decisiones de negocio mediante un acceso fácil a la información relevante y actualizada. “La información almacenada pero no utilizada cuesta dinero. La información explotada genera beneficios”
  41. 41. coste beneficio Número de personas con acceso a informes de B.I. Acceso de nuevos departamentos a informes de B.I. Business Intelligence El valor de los datos en la organización  El beneficio obtenido por el uso de información aumenta a medida que más gente tiene acceso a ella.  Además, el acceso de nuevos departamentos a la información provoca saltos cualitativos en el beneficio para la empresa. El acceso a través de una Intranet corporativa a los resultados del sistema de B.I. es una buena alternativa para maximizar el impacto de la información en la empresa. ValordelosDatos
  42. 42. Introducción Importancia de B.I. Las herramientas de B.I. convierten los informes tradicionales en potentes herramientas de decisión, generando valor añadido y capacidad de reacción ante cambios de mercado.
  43. 43. Business intelligence Concepto 1. Business Intelligence es el proceso de recolección y análisis de datos para ayudar a las compañías a preparar y ajustar con agilidad los planes y proyecciones estrategicas 2. También: “Conjunto de técnicas destinadas a explotar los datos corporativos para generar conocimiento de mercado y aplicar esta información estratégica a la toma de decisiones.” 3. Objetivo: Descubrir tendencias emergentes de mercado que puedan afectar el futuro de un negocio, y descubrir indicadores críticos en la evolución de este mercado. La información almacenada pero no utilizada cuesta dinero: la información explotada genera beneficios y ventajas competitivas en los mercados.
  44. 44. Business Intelligence Gama de soluciones  Integración y normalización de las diferentes fuentes de datos de la empresa.  Data Warehouse estructurado para acceso óptimo a la información. CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE
  45. 45. Business Intelligence Gama de soluciones  Sistema de generación de informes dinámico y flexible.  No colapsa las bases de datos de explotación. CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE REPORTING
  46. 46. Business Intelligence Gama de soluciones  Cruce multidimensional de información.  Posibilidad de realizar consultas on-line con flexibilidad para definir parámetros. CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE IMPLANTACIÓN SISTEMA DE ANÁLISIS “OLAP(*) ” REPORTING (*) On-Line Analytical Processing
  47. 47. Business Intelligence Gama de soluciones  Extracción de tendencias ocultas en grandes volúmenes de datos.  Explica una variable (ej. cuota de mercado) en función de un grupo preseleccionado de variables. CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE IMPLANTACIÓN SISTEMA DE ANÁLISIS “OLAP(*) ” IMPLANTACIÓN SISTEMA DE DATAMINING REPORTING

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