Tablas de retencion bogotá

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  • Me gustaría conocer cuál es la nueva reforma de las Tablas de Retención Documental, Articulo que salió el 15 de marzo de 2013.

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Tablas de retencion bogotá

  1. 1. ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C. 2007 1
  2. 2. ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHAInforme final de las Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público ASESOR ESAP LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTINEZ ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ D.C. 2007 2
  3. 3. CONTENIDO Pág.INTRODUCCIÓNI PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 11. ESCRIPCIÓN DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON DONDE SE REALIZARA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 21.1 SECRETARIA DE GOBIERNO 31.1.1 ESTRUCTURA SECRETARIA DE GOBIERNO 4 DISTRITAL1.2 ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON 61.2.1 ESTRUCTURA DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON 62. OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 82.1 OBJETIVO GENERAL 82.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 82.3 RESULTADOS ESPERADOS 83. MARCO DE REFERENCIA 93.1 MARCO TEORICO 93.1.2 ARCHIVOS DE GESTIÓN 103.2 MARCO CONCEPTUAL 113.3 MARCO JURIDICO 163.3.1 CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA 163.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CODIGOS COLOMBIANOS 163.3.3 LEYES 173.3.4 DECRETOS 18 3
  4. 4. 3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 203.3.5 COBERTURA DE LA NORMA 224. METODOLOGIA 254.1 PASOS METODOLOGICOS 26II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA5. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 295.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON 295.1.1 ALCALDE LOCAL 295.1.2 DESPACHO DEL ALCALDE LOCAL 325.1.3 JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL 335.1.4 GRUPO DE GESTION JURIDICA 345.1.5 INSPECCION DE POLICIA 355.1.6 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 376. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 396.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 416.2 COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 406.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVO DE GESTION 436.3.1 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DE DOCUMENTAL 437. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 447.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 44 4
  5. 5. RECOMENDACIONES 71CONCLUSIONES 72BIBLIOGRAFIA 73ANEXOS 75 5
  6. 6. LISTA DE CUADROS Pág.Cuadro 1. Ciclo vital del documento 15Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldías localespor orden alfabetico 45 6
  7. 7. LISTA DE FIGURAS Pág.Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital 4Figura 2. Organograma Alcaldía Local de Fontibón 6 7
  8. 8. LISTA DE ANEXOS Pág. A. ACUERDO No. 9 (Octubre 18 de 1995) 1 B. ACUERDO Nº 006 (Febrero 7 de 1996) 3 C. ACUERDO Nº 038 (septiembre 20 de 2002) 5 D. ACUERDO Nº 046 (mayo 5 de 2000) 12 E. ACUERDO Nº 039 ( octubre 31 de 2002) 16 F. DECRETO Nº 1382 ( agosto 18 de 1995) 20 G. FORMATO DE ENCUESTA 22 H. INFORMACIÓN GENERAL 23 I. CAPACITACIÓN 25 J. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 26 K. TRANSFERENCIAS 27 L. DISPOSICIÓN FINAL 28 M. FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 29 8
  9. 9. INTRODUCCIONPara la elaboración de este trabajo se involucran una serie de procesos ymecanismos de investigación tanto al interior como exterior de la Alcaldía Local deFontibón, haciendo el análisis, la identificación, la valoración y clasificación de losdocumentos producidos por la entidad como los que recibe cotidianamente de otrasentidades al igual de los que recibe de la ciudadanía en general.Es por esto que la aplicación de las Tablas de Retención Documental conlleva albuen manejo documental garantizando la moralidad, celeridad transparencia yeficacia en la Administración Pública.Dada su importancia, el presente trabajo se dedicará al rediseño y aplicación de lasTablas de Retención Documental para la Alcaldía local de Fontibón, básicamentereferido a la Ley General de Archivos (594 de 2000) y al Acuerdo número 39 de2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que regula elProcedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retencióndocumental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. 1Por tal motivo, de una parte, los Archivos hacen suyos los fines esenciales delEstado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de losprincipios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, y de otra, facilita ala comunidad el control de las decisiones que la afectan. Los archivos sonimportantes para la Administración y la Cultura porque resultan imprescindibles parala toma de decisiones basadas en antecedentes, y pasada su vigencia, dichosdocumentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidadnacional.De conformidad con la Ley 594 de 2000, se entiende por ARCHIVO el conjunto dedocumentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material, acumulados en unproceso natural por una persona o entidad pública en el transcurso de su gestión yconservados para servir como testimonio e información a la persona o instituciónque los produce. Se entiende por función archivística la institución que está alservicio de la gestión administrativa, la información, la investigación, la historia y lacultura en general.El Archivo General de la Nación, suprema autoridad del Sistema Nacional deArchivos, es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funciónarchivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar elpatrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.La conceptualización que aquí se ofrece, parte de unas consideraciones generalessobre los antecedentes, justificación e importancia, de las Tablas de retenciónDocumental, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos,consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades yflujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos .1 Reglamento General de Archivos ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 9
  10. 10. Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos yelementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen ladebida orientación para la implementación, de las Tablas de Retención Documentalde acuerdo con las particularidades del desarrollo de la gestión documental en laAlcaldía Local de Fontibón.Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley, es una orientación para laaplicación de las tablas de Retención Documental tomando como bas e el instructivode aplicación que se encuentra. En el capítulo cinco del presente trabajo. 10
  11. 11. I PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVALa practica Administrativa resulta relevante dado el valor legal, administrativo yfiscal de los documentos activos como la interlocución constante entre la sociedadcivil y los gestores de lo público, donde se hace necesario la interpretación de laAlcaldía local de Fontibón frente a los nuevos retos de la Administración Pública quese tienen ante los ciclos documentales es decir: la creación, el procesamientotécnico, o almacenamiento y la difusión de la información.Por esto es necesario estandarizar la producción de documentos desde las Tablasde Retención Documental para regular el sistema interno del archivo de la AlcaldíaLocal de Fontibón en esperas de lograr un eficiente y efectivo manejo a toda ladocumentación producida como la que se recibe de manera regular, de forma talque de cumplimiento a la política archivista del país, estipulada en la Ley 594 de2000 (ley de archivos) y la normatividad que se encuentra en vigencia. 1. DESCRIPCIPON DE LA LOCALIDAD NOVENA DE FONTIBON DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA22 AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogotá en veinte fragmentos U.J.T.L 11
  12. 12. Una localidad es una división política, administrativa y territorial municipal, concompetencias claras y criterios de financiación y aplicación de recursos, creada porel Concejo Municipal a iniciativa del alcalde respectivo, con el fin atender de lamanera más eficaz las necesidades de esa porción del territorio.Bogotá inició su camino a la definición de sus localidades cuando mediante Acuerdo26 de 1972 se dividió de acuerdo con la población que tenía en el momento en 18localidades; más adelante, en 1987 mediante Acuerdo 08 de ese año se dividió en19 y por último mediante Acuerdo 02 de 1992 en 20 localidades así: 1. Usaquén, 2.Chapinero, 3. Santafé, 4. San Cristóbal, 5. Usme, 6. Tunjuelito, 7. Bosa, 8.Kennedy, 9. Fontibón, 10. Engativa, 11. Suba, 12. Barrios Unidos, 13. Teusaquillo,14. Mártires, 15. Antonio Nariño, 16. Puente Aranda, 17. Candelaria, 18. RafaelUribe, 19. Ciudad Bolívar y 20. Sumapaz.Fontibón deriva su nombre del vocablo indígena Huntia que significa, “poderosocapitán”, luego se llamó Hontibón, Ontibón y Fontibón. El nombre original fue dadopor el cacique Hyntiba quien estaba supeditado al zipa que tenía su residencia enBacatá. La población que dirigía el cacique Hyntiba estaba en una de las áreas másimportantes de la sabana debido a su número de miembros. Fontibón fue codiciadopor Don Gonzalo Jiménez de Quesada quien lo solicitó para sí ante el Rey; tambiénfue requerido de manera ex haustiva por don Pedro de Colmenares el primero queconstruyó casa de tapia y teja de barro, hacia 1560.Hacia 1594 llegan a la zona los padres franciscanos. En 1599 el arzobispoLoboguerrero ordena desterrar a 80 sacerdotes chibchas; en 1606 se inicia unacampaña de catequización a la población indígena y se prohibe bajo pena deexcomunión a blancos, mestizos y mulatos, la consulta a chamanes.En 1608 celebran por primera vez en la Nueva Granada la fiesta del “Corpus Cristi”que se continúa guardando hasta nuestros días. Fontibón fue epicentro del choquede dos culturas, la española, monoteísta y la chibcha, politeísta. De ese encuentrosurgieron los valores religiosos que marcan la idiosincrasia mestiza de nuestragente. El oidor don Francisco de Anuncibay construyó un puente para unir aFontibón con Santa Fe. Según el decir de las gentes ese puente se construyó parafacilitar el paso del oidor en sus visitas a su novia, doña Jerónima de Olaya.Más tarde, durante la colonia y gran parte de la república, se construyó una vía detierra con el fin de unir a Fontibón con la capital, conocida hoy como la calle 13, o“Avenida Jiménez” principal arteria entre el oriente y suroccidente de la capital.La ubicación del poblamiento principal de Fontibón era la misma de la actualpoblación en el contorno de la plaza y la iglesia y de sus capitanías hacia el norte(hoy barrios Azul y Capellanía) y sobre el camino a Engativá y otras hacia PuenteGrande.Fontibón se formó a nivel de 13 capitanías que posteriormente tomaron el nombrede parcialidades y luego veredas. Debido a esta distribución se dificultaba elproceso de adoctrinamiento por lo cual se agruparon en un solo poblamientollamado nuevo pueblo de indios. Este poblamiento pasó a ser doctrina y curato,luego parroquia de blancos, Distrito Parroquial, Municipio y finalmente ciudadelaanexa a Bogotá. 12
  13. 13. El 17 de diciembre de 1954 con la creación del Distrito Especial de Bogotá, seanexaron a Bogotá seis municipios circunvecinos entre ellos Fontibón, quedandoasí el parroquial Fontibón de 1930 y 1945 incorporado a la ciudad.El Acuerdo 26 de 1972 crea dieciséis Alcaldías Menores del Distrito Especial deBogotá, pasando Fontibón a integrar con otros barrios circunvecinos la AlcaldíaMenor de Fontibón, administrada por el Alcalde Menor correspondiéndole comonomenclatura el número 9, con límites determinados, y siendo ratificada mediante elAcuerdo 8 de 1977.En 1986 se legalizaron once barrios residenciales y desarrollos industrialeslocalizados entre la Avenida del Centenario y el Río Bogotá. Posteriormente, laConstitución de 1991 le da a Bogotá el carácter de Distrito Capital; en 1992 la Ley1a reglamenta las funciones de las Junta Administradora Local, de los Fondos deDesarrollo Local y de los Alcaldes Locales, y determino la asignación presupuestal.Mediante los acuerdos 2 y 6 de 1992, el Concejo Distrital, definió el número, lajurisdicción y las competencias de las JAL.Bajo esta normativa, se constituyó la localidad de Fontibón, conservando sus límitesy nomenclatura, administrada por el Alcalde Local y la Junta Administradora Local,con un total de nueve Ediles.Finalmente, el Decreto - Ley 1421 determina el régimen político, administrativo yfiscal bajo el cual operan hasta hoy las localidades del distrito.1.1 SECRETARIA DE GOBIERNOLa Secretaría General fue creada por el Decreto Ley 3133/68, “Por el cual sereforma la organización administrativa del distrito especial de Bogotá”, normativaque hizo parte de la conocida Reforma Administrativa del 68. Sin embargo, no leotorgó funciones específicas diferentes a la Secretaría de la Junta Asesora y deContratos. Posteriormente, su estructura interna fue adoptada y modificada enmúltiples ocasiones por decreto distrital.31.1.1 Estructura de la Secretaría de Gobierno DistritalDe conformidad con el Estatuto Orgánico de Bogotá, Decreto Ley 1421/93, suestructura esa determinada por el Decreto 539 DE 2006 Por el cual se determina elobjeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital deGobierno y se dictan otras disposiciones. En su artículo tercero determina:Artículo 3. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones y objetivo, laestructura organizacional de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital será lasiguiente:Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital3. Alcaldía Mayor de Bogotá (Secretaría Distrital de Gobierno) 13
  14. 14. Fuente. SECRETARÍA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co Decreto 539 de 20061.1. Alcaldías Locales1.2. Oficina de Asuntos Disciplinarios1.3. Oficina de Control Interno1.4. Oficina Asesora de Jurídica1.5. Dirección de Gestión Humana1.6. Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico1.7. Dirección de Prevención y Atención de Emergencias1.8. Consejo de Justicia2. Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano2.1. Dirección de Apoyo a Localidades2.2. Dirección Ejecutiva Local3. Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana3.1. Dirección de Seguridad3.2. Dirección de Derechos Humanos y Apoyo a la Justicia 14
  15. 15. 3.3. Dirección de la Cárcel Distrital4. Subsecretaría de Planeación y Gestión4.1. Dirección de Planeación y Sistemas de Información4.2. Dirección Administrativa4.3. Dirección Financiera1.2 ALCALDÍA LOCAL DE FONTIBÓNFontibón toma el nombre de localidad bajo lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972pasando este a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcaldía Menor deFontibón siendo catalogada como la localidad novena (9ª) de dieciséis queocupaban en ese momento el Distrito Capital, as í como la posterior creación einclusión de las otras cuatro localidades completando así las actuales veintelocalidades que conforman el Distrito Capital, siendo ratificada mediante el Acuerdo8 de 1977. Es solo hasta la Ley 1ª de 19924 que se le da a Bogotá el carácter deDistrito Capital, se establecen las funciones de las Juntas Administradoras Locales,de los Fondos de Desarrollo Local, de los Alcaldes Locales y determina lasasignaciones presupuestales necesarias mediante los Acuerdos 2 y 6 de 1992, elConcejo Distrital, definió el número, la jurisdicción y las competencias de las JAL.1.2.1 Estructura de la Alcaldía Local de FontibónSegún lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972 y la ley 1ªde 1992, estadeterminada de la siguiente manera:Figura 2. Organigrama Alcaldía Local de Fontibón.4 Ley 1ª de 1992 Por la cual se provee a la organización y funcionamiento de las JAL y demásdisposiciones. 15
  16. 16. Consejo Local de Gobierno Alcalde Local de Fontibón Junta Administradora Local Consejo Local de Planeación Secretaria de Despacho Divulgación y Prensa Coordinación de Gestión Coordinación de Gestión Normativa Administrativa y Financiera y Jurídica Fondo de Desarrollo Local Secretaria Asesoría General de Asesoría de Obras Inspecciones Jurídica Planeación Presupuesto Gestion AmbientaL Centro de Atenciòn Contabilidad al Ciudadano Archivo, Radicación Almacén y Correspondencia Jurídica SistemasFuente: Secretaria de Despacho ALF1. Despacho del Alcalde Local 1.1 Concejo Local de Gobierno 1.2 Concejo Local de planeación 1.3 Divulgación y prensa 1.4 Secretaria de Despacho2. Junta Administradora Local3. Coordinación Administrativa y Financiera 3.1 Oficina de Planeación Local 3.2 Gestión Ambiental 3.3 Centro de Atención al Ciudadano 3.4 Archivo, Radicación y Correspondencia 3.5 Fondo de Desarrollo Local 3.5.1 Presupuesto 3.5.2 Contabilidad 3.5.3 Almacén 3.5.4 Jurídica 3.5.5 Sistemas4. Coordinación de Gestión Normativa y Jurídica 4.1 Asesoría de obras 4.2 Secretaría General de Inspecciones 4.3 Asesoría Jurídica 16
  17. 17. La aplicación de las Tablas de Retención Documental es de vital importancia encada una de las dependencias de la Alcaldía Local de Fontibón, puesto que debencumplir de manera perm anente con los procesos de identificación, valoración,selección y eliminación documental, entre otros. Así se logrará un mayor controlsobre todos los documentos producidos como también el ahorro de tiempo en labúsqueda y ubicación de los documentos. Esta práctica pretende contribuir a que lagestión documental sea asimilada por cada uno de los funcionarios de la entidad deuna manera sencilla y eficaz respondiendo así a los desafíos de la archivísticamoderna. 2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA2.1 GeneralElaborar el estudio técnico para actualizar y aplicar las Tablas de RetenciónDocumental para la Alcaldía Local de Fontibón en concordancia con los procesosadelantados por el Archivo General de la Nación.2.2. Específicos2.2.1 Elaborar el diagnóstico documental de la Alcaldía Local de Fontibón.2.2.2 Rediseñar y aplicar las tablas de Retención Documental en cada una de las dependencias en que se divide la Alcaldía Local de Fontibón.2.2.3 Elaborar el instructivo para la puesta en marcha de las Tablas de Retención Documental.2.2.4 Recopilar la normatividad relacionada con la producción documental para su aplicación en el archivo de gestión de la Alcaldía Local de Fontibón.2.3 Resultados EsperadosSe aspira que la actualización de las Tablas de Retención Documental proporcionelos mecanismos de integración, participación y mejoramiento del área de Archivo,este proceso será la herramienta base para establecer un plan de contingencia quetenga como meta la actualización del sistema de información de la Alcaldía Local deFontibón. Arrojando como producto: • La Promoción de la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. • Clasificación de la documentación producida por cada dependencia de la Alcaldía Local de Fontibón. • Facilitar el control respecto a la producción y trámite documental. • Selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. 17
  18. 18. 3. MARCO DE REFERENCIA3.1 MARCO TEÓRICODe acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nación,indica que: "Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión dedocumentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, encuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos."La elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental es una laborque como la norma lo indica, todas las entidades públicas y privadas que cumplenfunciones públicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar tambiénen cualquier otra organizac ión sin importar su naturaleza orgánica-funcional.La categorización de los Archivos, atendiendo a su jurisdicción y competencia, seclasifican en: • Archivo General de la Nación • Archivo General del Departamento • Archivo General del Municipio • Archivo General del DistritoLos archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:a) Archivos de Entidades del Orden Nacionalb) Archivos de Entidades del Orden Departamentalc) Archivos de Entidades del Orden Distritald) Archivos de Entidades del Orden Metropolitanoe) Archivos de Entidades del Orden Municipalf) Archivos de Entidades de Orden Localg) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.Los Archivos según la organización del Estado.a) Archivos de la Rama Ejecutivab) Archivos de la Rama Legislativac) Archivos de la Rama Judiciald) Archivos de los Organismos de Controle) Archivos de los Organismos Autónomos.3.1.2 Archivos de Gestión 18
  19. 19. El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentaciónen trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida acontinua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lassoliciten.Funciones del Archivo de GestiónDentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de laadministración de los Archivos de Gestión, se encuentran:♦ Organizar y conservar la documentación en trámite.♦ Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.♦ Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Archivo Central y las oficinas de Planeación de la entidad.♦ Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.♦ Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas.♦ Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comité de Archivos.Importancia de los Archivos de Gestión♦ Fuente de consulta para la toma de decisiones.♦ Fuente para testimoniar acciones.♦ Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total).♦ Gestor de la modernización administrativa.Dada la importancia en la organización de los archivos de gestión dentro de unsistema institucional de archivos, se hace necesario, antes de abordar el procesode aplicación de la tabla de retención documental en la Alcaldía Local de Fontibón,es necesario observar algunas consideraciones generales sobre este instrumento.3.2 MARCO CONCEPTUAL55 Los términos precedidos por un asterisco (*) no están incluidos en el Reglamento General deArchivos o estando registrados en él, se emplean con alcances diferentes 19
  20. 20. Mediante la Ley 594 de 2000 se dictó el Estatuto General de Archivos con el objetode establecer las reglas y principios que orientan la función archivística del Estado,cuyo ámbito de aplicación comprende la Administración Pública en sus diferentesniveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demásorganismos señalados en las misma Ley. Así, los servidores públicos sonresponsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos ylos particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales yaquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidadesprivadas.Archivo Privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, lainvestigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por ellegislador.Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de losdocumentos en su ciclo vital.*Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámitesregladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidadadministrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permitendesarrollar las funciones asignadas.*Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicasrelacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación,Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentosen su ciclo vital.*Asiento: Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidadesde descripción de un instrumento de consulta y recuperación.*Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de quetrata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acciónadministrativa.Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservacióntemporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.(ver figura 3)*Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen lasseries que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección)de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.Comité Asesor: Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinasafines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativoscomo técnicos. 20
  21. 21. Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir laspolíticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesosadministrativos y técnicos de los archivos.Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del Archivo General de laNación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario delos documentos y con la evaluación de las TRD.Comité Evaluador de Documentos del Departamento: Órgano asesor delConsejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos alvalor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de RetenciónDocumental de los organismos del orden departamental.Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por unaentidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos ycaracterísticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.*Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental losdocumentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.*Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con finesadministrativos.*Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos,resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman partede las series documentales de las oficinas.*Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel necesario para elfuncionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonialgarantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después desu desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.*Documento Facilitativo: Es aquel de carácter administrativo común a cualquierinstitución y que cumple funciones de apoyo.*Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse con finesadministrativos y legales.*Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.*Disposición final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclovital, resultado de la valoración con miras a su conserva ción permanente, a sueliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que hanperdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valorhistórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen unaUnidad Archivística.Eliminación de documentos: (Art. 25 del Reglamento General de Archivos) Es ladestrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, 21
  22. 22. legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevanciapara la ciencia y la tecnología.Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacerarchivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta sueliminación o conservación permanente.Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientesa la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibidapor las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar suutilización y conservación.*Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentalesrepresentativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante laselección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos,temáticos, entre otros.Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valorhistórico o cultural.*Pieza Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesariaspara ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entreotros, un acta, un oficio, un informe.*Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidadadministrativa en cumplimiento de sus funciones.Registro de Entrada: Instrumento que controla el ingreso de documentos a unarchivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.*Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservaciónparcial de la documentación, por medio de muestreo.*Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor comoconsecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida oHistorias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.*Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte deuna serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la seriepor los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.*Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según losmateriales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivosaudiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa delciclo vital de los documentos.Las Tablas de Retención, pueden ser generales o específicas de acuerdo con lacobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativoscomunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos,por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas 22
  23. 23. hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo:Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura songenerales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo:Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.*Tipo documental: Unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.Unidad Archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidadarchivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente.Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidaddocumental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, unacarpeta, un libro o un tomo.Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación ycaracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando estáconstituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios,formando un expediente.Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la instituciónproductora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados enel asunto.Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de informaciónretrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentosque tienen este valor se conservan permanentemente.*Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primariosy secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en lasdiferentes fases de archivo.Cuadro 1. Ciclo Vital del documento 23
  24. 24. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN GESTIÓ CENTRAL HISTÓ HISTÓRICO Documentación Documentación Documentación Activa Semi-activa Inactiva Valores Valores Primarios secundarios üAdministrativo üHistórico üLegal üCultural üFiscal ü Investigación üContable ü Científico üTécnicoFuente: Archivo General de la Nación.En el ciclo vital del documento, se aprecia las etapas por las que atraviesan losdocumentos desde su producción o recepción en la oficina -Archivo de Gestión-, ysu conservación temporal - Archivo Central-, hasta su eliminación o integración a unArchivo Permanente -Archivo Histórico-.3.3 MARCO JURÍDICO“La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia yel papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de lanormatividad que regule su labor.La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resultaindispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos yel carácter de bien cultural de los archivos históricos.El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamenteligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propiosorígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y másexactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del conceptomismo del poder público”. 6Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda delPatrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el6 Jorge Palacios PreciadoDirectorArchivo General de la Nación de Colombia 24
  25. 25. derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros,son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de laPolítica Archivística en el país.La normatividad correspondiente a la Administración de Archivos, para su posteriordesarrollo, esta determinada por las siguientes normas archiví sticas especificas.3.3.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA(Artículo 15) derecho a la intimidad, (Artículo 23) derecho a la información, (Artículo72) El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado, (Artículo74) acceso libre a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.3.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CÓDIGOS COLOMBIANOSCódigo de Procedimiento Civil: Artículos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264,268,269, 272, 273, 279, 281, 282.Código Penal: Artículos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294,309, 192, 194Código Procedimiento Penal: Artículos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262,263, 264, 265, 275Código Contencioso Administrativo: Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110Código de Comercio: Artículos 19,27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69,70,619Código Sustantivo del Trabajo: Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,4893.3.3 LEYESLEY 4 DE 1993 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibirinventariados los documentos de los archivos.LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico.LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios.LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimoniocultural.LEY 163 DE 1959 Sobre protección de patrimonio cultural.LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clínicas. 25
  26. 26. LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor.LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación ytransferencia ilegal de los bienes culturales.LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentostributarios.LEY 31 de 1992 (Art.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos Bancosde la República.LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios públicos.LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar laorganización y funcionamiento de los municipios.LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ).LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en laAdministración de Justicia (Art.95).LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso delos mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y seestablecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y sedictan otras disposiciones.Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental.Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar lasrespectivas T.R.D.LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo35 numeral 8,13 y 21).LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del SistemaFinanciera (Artículo 22).3.3.4 DECRETOSDecreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valorprobatorio. 26
  27. 27. Decreto 3354 de 1954 Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes yprohíbe la incineración de documentos microfilmados.Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacióndel patrimonio histórico, artístico, monumentos.Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)Decreto 1260 de 1970 Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al16).Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspección alos archivos. (Artículos 1 a 5)Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Art.633)Decreto 1798 de 1990 Conservación de libros y papeles de los comerciantes.(Artículos 31 a 33)Decreto 2126 de 1992 Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores(Artículo 51)Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96)Decreto 2620 de 1993 Reglamenta el procedimiento para la utilización de mediostecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.Decreto 2649 de 1993 Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134)Decreto 855 de 1994 Contratación Pública (Artículo 3)Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo11)Decreto 1584 de 1994 Documentación e información estrictamente indispensable.Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara deComercio.Decreto 1382 de 1995 Tablas de retención documental y transferencias al ArchivoGeneral de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la RamaEjecutiva.Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticación de documentos originales y uso desellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidadtenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologíaspara el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemaselectrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y29). 27
  28. 28. Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62)Decreto 1094 de 1996 Facturas Electrónicas.Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica delos archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.Decreto 1725 de 1997 División de documentos DIAN. (Artículo 54)Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9información laboral empleados).Decreto 254 de 2000 Expide el régimen para la liquidación de las EntidadesPúblicas del Orden Nacional (Artículo 39)Decreto 2170 de 2002 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, yDecreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley527 de 1999.Decreto 190 de 2003 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11,Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II“Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.Decreto 1145 de 2004 Disposiciones relacionadas con el desarrollo del SistemaGeneral de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodiade las hojas de vida. (Artículo 12)Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable alas entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosaadministrativa.Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra El Día Nacional de losArchivos en Colombia.Decreto 4124 de 2004 Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.Decreto 1227 de 2005 Artículo 49 actualización en el Registro Público de CarreraAdministrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.Decreto 564 de 2006 Reglamenta disposiciones relativas a las LicenciasUrbanísticas. (Art.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licenciaurbanística otorgada).3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LANACIONAcuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica elAcuerdo 7 de junio de 1994. 28
  29. 29. Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prórroga el plazo establecido en el Decreto1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de losorganismos nacionales.Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la organización defondos acumulados.Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el comité Evaluador de Documentos delArchivo General de la Nación.Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General deArchivosAcuerdo 08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de ladocumentación histórica de los Organismos del orden nacional, al Archivo Generalde la Nación.Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de la Tablas de RetenciónDocumental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación,ordenado por el Decreto 1382 de 1995Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización dedocumentos.Acuerdo 12 de 1995 Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994“Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del31 de octubre de 2002 Integración Comité de Archivo de las entidades públicas enproceso de liquidación.Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictandisposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio.Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo Generalde la Nación.Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 dejunio de 1994 “Reglamento General de Archivos” Órganos de Dirección,Coordinación y AsesoríasAcuerdo 027-2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de1994Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para lacontratación de los servicios de depósito, custodia, organización, Reprografía yconservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y susparágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobreResponsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación delas Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de2000.Acuerdo 41 de 2002 Reglamenta la entrega de documentos y archivos de lasentidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y suparágrafo, de la Ley 594 de 2000. 29
  30. 30. Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización de los archivos degestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funcionespúblicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.Acuerdo 47 de 2000 Desarrolla el artículo 43 del capítulo V Acceso a losDocumentos del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos“Restricciones por razones de Conservación”.Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación dedocumentos...”del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva,conservación y restauración documental.Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación deDocumentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones deedificios y locales destinados a archivos”Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artículo 49 del título VII “Conservación dedocumentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención dedeterioro de los documentos de arc hivos y situaciones de riesgo”Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artículo 45 “Requisitos para la Consulta”, delcapítulo 5 “Acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento General deArchivos.Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de lascomunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicasAcuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de 20003.3.6 COBERTURA DE LA NORMARama EjecutivaDel sector centralPresidencia de la RepúblicaVicepresidencia de la RepúblicaMinisteriosEmpresas Industriales y Comerciales del EstadoSuperintendencias y Unidades Administrativas Especiales conPersonería JurídicaDel sector descentralizado por serviciosEmpresas Sociales del EstadoEmpresas Oficiales de Servicios Públicos DomiciliariosInstitutos Científicos y TecnológicosSociedades PublicasSociedades de Economía MixtaEntidades Administrativas Nacionales con Personería Jurídica, AutonomíaAdministrativa y Patrimonio propioRama legislativa 30
  31. 31. Congreso de la RepúblicaSenado de la RepúblicaCámara de RepresentantesAsambleas DepartamentalesConsejos MunicipalesRama JudicialFiscalía General de la NaciónConsejo Superior de la JudicaturaJurisdicción OrdinariaCorte Suprema de JusticiaTribunales Superiores de Distrito JudicialJuzgadosJurisdicción Contencioso-AdministrativaConsejo de EstadoTribunales AdministrativosJuzgados AdministrativosJurisdicción ConstitucionalCorte ConstitucionalJurisdicciones EspecialesJurisdicción Especial para los Pueblos IndígenasJurisdicción de PazMinisterio PuúblicoProcuraduría General de la NaciónProcuradurías RegionalesProcuradurías DepartamentalesProcuradurías DistritalesDefensoría del PuebloPersonerías MunicipalesÓrganos de Control FiscalContraloría General de la RepúblicaContraloría DepartamentalesContralorías Distritales y MunicipalesContaduría General de la NaciónAuditoria General de la RepúblicaOrganización ElectoralConsejo Nacional ElectoralRegistraduría Nacional del Estado CivilDelegaciones DepartamentalesRegistradurías Distritales y MunicipalesOrganización Territorial 31
  32. 32. DepartamentosMunicipiosDistritosTerritorios IndígenasEntidades descentralizadas locales 4. METODOLOGÍALa metodologia a seguir se encuentra en concordancia con el manual de Tablas deRetención Documental y Transferencias Documentales del Archivo General de laNación, con El decreto 1382 de 1995, que establece la obligatoriedad de lasentidades del orden nacional, del nivel central, de presentar las Tablas de RetenciónDocumental al Archivo General de la Nación entidad creada mediante la Ley 80/89,como ente rector de la política archivística a nivel nacional.La Ley 594 de 2000, que establece en su artículo 24 la obligatoriedad para lasentidades del estado, de “elaborar y adoptar las respectivas Tablas de RetenciónDocumental”. Desarrollado por el Acuerdo número 39 de 2002 emanado delConsejo Directivo del Archivo General de la Nación.La Circular 001 de 2001 del Archivo General de la Nación, donde establece comoplazo máximo para la presentación de las Tablas de Retención Documental, al enterespectivo, noviembre de 2002. En concordancia con esta norma, la SecretaríaGeneral de la Alcaldía Mayor de Bogotá, expidió la circular 041 de 2001.Con base en lo anteriormente señalado se pretende; establecer parámetros para laproducción de documentos y rediseñar un programa institucional de gestióndocumental, mediante el establecimiento de lineamientos internos para lageneración, manejo y control de los documentos, que permitirá una mayororganización tanto del archivo de gestión como del archivo inactivo. 32
  33. 33. La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en laestructura orgánico-funcional de la Alcaldía Local de Fontibón como entidadproductora y receptora de documentos , con el fin de identificar las series ysubseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en laTabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento opropuestos por los gestores de la documentación ante las instanciascorrespondientes.En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo deoficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas ylas disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental,avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instanciacorrespondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución,con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.4.1 Pasos metodológicos7En la elaboración de las TRD se contemplan cinco etapas:1. Investigación preliminar de la Alcaldía Local de Fontibón.Haciendo énfasis en la relación que tiene cada dependencia con la producción yrecepción documental. Destacándose la recolección como el análisis de lainformación.2. Compilación de la información institucionalDisposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación ycambios estructurales de la Alcaldía Local de Fontibón (decretos, acuerdos,resoluciones.) como entidad que se encuentra a cargo de la Secretaria Distrital deGobierno.Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y deprocedimientos.Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos yasignación de funciones.3. Revisión de las oficinas productoras de la informaciónIdentific ación y definición de unidades documentales.Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales deprocedimientos de las dependencias.Identificación de valores primarios de la documentación.Interpretación de la información rec olectadaConformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales.7Acuerdo 39 de 2002 Archivo General de la Nación 33
  34. 34. 4. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental- Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo comopunto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cadadependencia. Las TRD se presentaran acompañadas de una introducción y de losanexos que sustenten el proceso de elaboración que aseguren su comprensión yaplicación.Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta delComité de Archivo de la Alcaldía Local de Fontibón.Ya elaboradas las tablas de retención Documental se debe hacer su difusiónindicando: • Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. • Instructivo para su aplicación • Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones deinspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.5. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.La unidad de Archivo de la Alcaldía Local de Fontibón establecerá un cronogramade seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de RetenciónDocumental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, paraatender las modificac iones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformasorganizacionales y funciones.Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimientoo de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivode la Alcaldía y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. 34
  35. 35. II PARTE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA5. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS DE LA PRACTICAADMINISTRATIVAEn concordancia con el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo General de la Nación y lametodología propuesta en este documento encaminado al objetivo primordial de 35
  36. 36. esta practica administrativa como es; Elaborar el estudio técnico para actualizar yaplicar las Tablas de Retención Documental para la Alcaldía Local de Fontibón.Se identificaron las dependencias de la Alcaldía Local de Fontibón, así como cadauno de los grupos de trabajo insertados en la estructura administrativa basados enla Resolución 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretaría de Gobierno deBogotá.Se logró recopilar toda la normatividad vigente en el tema de gestión documentalcomo lo concerniente a las Tablas de Retención Documental. Seguidamente seprocedió a realizar el instructivo con el cual será de mayor facilidad, el manejo de lainformación por cada uno de los funcionarios de la Alcaldía; Con esto se obtendránóptimos resultados a la hora de involucrar a la Alcaldía Local de Fontibón en losprocesos de gestión documental basados en las directrices impartidas por elArchivo General de la Nación como el de las normas Distritales estipuladas por elArchivo de Bogotá.Durante el proceso de esta práctica administrativa se detectaron dificultadesrelacionadas con la gestión documental, ya que la Alcaldía Local de Fontibón nocuenta hasta el momento con el comité de Archivo, encargado de formular lasdirectrices a seguir por cada una de las dependencias de la entidad. Esta falenciano permite tener los lineamientos necesarios frente a la entrega de documentos quese realiza de manera periódica al Archivo Central como tampoco ha permitido lageneralización de conceptos archivísticos ni la debida implementación de las Tablase Retención Documental.Para la presentación de las Tablas de Retención documental en la Alcaldía Local deFontibón es necesario conocer detalladamente el manual de funciones de cada unade sus dependencias, a continuación se presenta esta información para acercarseal esquema que maneja la Alcaldía como entidad directamente dependiente de laSecretaría de Gobierno Distrital.5.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOSDE LA LOCALIDAD DE FONTIBON5.1.1 Acalde LocalCorresponde al Alcalde Local el ejercicio de las atribuciones que le confiere elartículo 86 del Decreto Ley 1421 de 1993 y demás que le asignen la Constitución, laLey 1 de 1992, la Resolución 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretaría deGobierno de Bogotá; Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y deCompetencias Laborales para los em pleos de la Planta de Personal de la Secretaríade Gobierno de Bogotá, D.C. Son atribuciones del Alcalde Local: • Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, las demás normas nacionales aplicables, los acuerdos Distritales y locales y las decisiones de las autoridades Distritales. • Reglamentar los respectivos acuerdos locales. 36
  37. 37. • Cumplir las funciones que les fijen y deleguen el Concejo, el Alcalde Mayor, las juntas administradoras locales y otras autoridades Distritales.• Coordinar la acción administrativa del Distrito en la localidad.• Propender por la tranquilidad y seguridad ciudadanas conforme a las disposiciones vigentes , contribuir a la conservación del orden público en su localidad y con la ayuda de las autoridades nacionales y Distritales, restablecerlo cuando fuere turbado.• Vigilar el cumplimiento de las normas vigentes sobre el desarrollo urbano, uso del suelo y reforma urbana. De acuerdo con éstas mismas normas expedir o negar los permisos de funcionamiento que soliciten los particulares.• Dictar los actos y ejecutar las operaciones necesarias para la protección, recuperación y conservación del espacio público, el patrimonio cultural arquitectónico e histórico, los monumentos de la localidad, los recursos naturales y el ambiente, con sujeción a la ley, a las normas nacionales aplicables y a los acuerdos Distritales y locales.• Conceptuar ante el Secretario de Gobierno sobre la expedición de permisos para la realización de juegos, rifas y espectáculos públicos en la localidad.• Conocer de los procesos relacionados con violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo e imponer las sanciones correspondientes.• Expedir los permisos de demolición en los casos de inmuebles que amenazan ruina, previo concepto favorable de la entidad Distrital de planeación.• Vigilar y controlar la prestación de servicios, la construcción de obras y el ejercicio de funciones públicas por parte de las autoridades Distritales o de personas particulares.• Ejercer de acuerdo con la ley, el control de precios, pesas y medidas y emprender las acciones necesarias para evitar o sancionar el acaparamiento y la especulación.• Expedir los actos, realizar las operaciones y suscribir los demás documentos que fueren necesarios para garantizar la ejecución de las apropiaciones de los presupuestos de los fondos locales y de los contratos que con base en los mismos se hubieren celebrado.• Ordenar el pago de las obligaciones adquiridas por el fondo, encargándose de tramitar ante la Tesorería Distrital las cuentas de cobro a que hubiere lugar para la obtención de los desembolsos respectivos.• Tramitar, celebrar y ejecutar de los convenios ínter-administrativos que requieran los Fondos de Desarrollo Local para la ejecución de su presupuesto, independientemente de su objeto o cuantía.• Tramitar, adjudicar, firmar y ejecutar los contratos y convenios necesarios para la recepción, administración y entrega de las plazas de mercado e instalaciones deportivas.• Tramitar, Expedir y firmar ordenes de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuantía prevista por el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993.• Tramitar, seleccionar y celebrar contratos cuya cuantía, según lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, permita la contratación directa. 37
  38. 38. • Tramitar de las licitaciones o concursos públicos, su adjudicación y celebración de los respectivos contratos cuando la cuantía no exceda los dos mil (2000) salarios mínimos legales mensuales.• Informar mensualmente a la Secretaría de Gobierno los trámites que se adelanten y los contratos que se celebren.• Dirigir, coordinar, controlar y asesorar las actividades que de acuerdo con los objetivos del Fondo de Desarrollo Local, deban cumplir los empleados adscritos a él.• Coordinar, dirigir y controlar todo lo concerniente al proceso presupuestal y contable del Fondo de Desarrollo Local, presentando a la Junta Administradora Local los proyectos que ésta deba adoptar, conforme a las normas vigentes.• Controlar la correcta ejecución del presupuesto asignado al Fondo de Desarrollo Local.• Coordinar el buen funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local, velando por la seguridad y correcta destinación de los bienes adquiridos.• Autorizar con su firma la correspondencia, informes, actas y demás documentos que se generen en el Fondo de Des arrollo Local, de acuerdo con la reglamentación interna y las disposiciones vigentes.• Propender porque el personal adscrito al Fondo de Desarrollo Local, cumpla cabalmente con sus funciones, reglamentos y disposiciones vigentes .• Propender por la implantación y aplicación del Manual de Control Interno que regule las actividades del Fondo de Desarrollo Local.• Atender oportunamente los informes y requerimientos que respecto del Fondo de Desarrollo Local, solicite la Junta Administradora Local.• Informar al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., sobre las irregularidades que se presenten en ejercicio de las actividades del Fondo de Desarrollo Local.• Informar a la Dirección de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría de Gobierno sobre las posibles faltas disciplinarias en que inc urran los empleados a su cargo.• Expedir y autenticar las certificaciones y copias solicitadas por Fondo de Desarrollo Local.• Dirigir, coordinar y supervisar los empleados ubicados en la localidad y el desempeño de estos y propender por el adecuado cumplimiento de las funciones asignados a estos.• Participar en los procesos de selección, administración y desarrollo de personal a su cargo, conforme a las disposiciones que regulan la carrera administrativa y la administración de personal de la Secretaría.• Responder por la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la entidad, en el área de su desempeño.• Dirigir la atención oportuna de las acciones de tutela, cumplimiento, populares y derechos de petición que sean de su competencia.• Propiciar la aplicación de indicadores de gestión, estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control de los procesos a cargo de la dependencia.• Orientar la elaboración y actualización del manual de procedimientos de la dependencia en concordanc ia con las directrices que se establezcan para tal fin.• Propiciar la cultura del autocontrol en la dependencia a su cargo. 38
  39. 39. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.5.1.2 Despacho del Alcalde Local • Coordinar las audiencias, reuniones, eventos demás compromisos oficiales que el Alcalde Local deba atender, así como llevar la agenda correspondiente de conformidad con las instrucciones por él impartidas. • Transcribir la correspondencia y documentación que se origine en el despacho de la Alcaldía Local. • Comunicar telefónicamente al Alcalde Local con las personas que sean requeridas por éste y recibir, registrar y comunicar las llamadas y mensajes que se hagan a su despacho. • Tomar los dictados que el Alcalde Local requiera y preparar la correspondencia de acuerdo con las instrucciones que reciba sobre el particular. • Radicar y distribuir la correspondencia preparada y recibida en el despacho del Alcalde Local de conformidad con el sistema o procedimientos establecidos sobre el particular. • Tramitar para la firma del Alcalde Local de la dependencia, la correspondencia y demás documentos recibidos en el despacho. • Organizar y administrar el archivo oficial del despacho del Alcalde Local, de acuerdo con las normas, manuales, métodos y procedimientos establecidos sobre el particular. • Atender e informar al público sobre los asuntos y trámites propios de despacho del Alcalde Local, de conformidad con las instrucciones y recomendaciones que reciba sobre el particular. • Llevar el control periódico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar las necesidades reales de los mismos y preparar y solicitar oportunamente los requerimientos correspondientes. • Informar al Alcalde Local, oportunamente, sobre inconsistencias e irregularidades observadas en relación con los asuntos, elementos o documentación encomendada o que se tramite en la dependencia. • Propender por la buena organización, orden y presentación del despacho de la Alcaldía Local y la atención oportuna de los servicios administrativos internos que éste requiera. • Manejar los programas de informática instalados en la dependencia. • Llevar a cabo el control interno sobre las funciones propias del cargo. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.5.1.3 Junta Administradora localLa Constitución Nacional y El Decreto 1421 asignan funciones a los Ediles comorepresentantes de los diferentes sectores de la Localidad ante las autoridades 39
  40. 40. gubernamentales. El Artículo 69 del Estatuto del Distrito Capital establece lasfunciones de los miembros de las JAL: “ARTICULO. 69.- Atribuciones de las juntas. De conformidad con la Constitución, laley, los acuerdos del concejo y los decretos del alcalde mayor, corresponde a lasjuntas administradoras: • Adoptar el plan de desarrollo local en concordancia con el plan general de desarrollo económico y social y de obras públicas y el plan general de ordenamiento físico del distrito, previa audiencia de las organizaciones sociales, cívicas y populares de la localidad. • Vigilar y controlar, la prestación de los servicios distritales en su localidad y las inversiones que en ella se realicen con recursos públicos. • Presentar proyectos de inversión ante las autoridades nacionales y distritales encargadas de la elaboración de los respectivos planes de inversión. • Aprobar el presupuesto anual del respectivo fondo de desarrollo, previo concepto favorable del consejo distrital de política económica y fiscal, y de conformidad con los programas y proyectos del plan de desarrollo local. En ningún caso el valor de cada una de las apropiaciones podrá ser inferior al monto de cien (100) salarios mínimos mensuales legales. No podrán hacer apropiaciones para la iniciación de nuevas obras mientras no estén terminadas las que se hubieren iniciado en la respectiva localidad para el mismo servicio. • Cumplir las funciones que en materia de servicios públicos, construcción de obras y ejercicio de atribuciones administrativas les asignen la ley y les deleguen las autoridades nacionales y distritales. • Preservar y hacer respetar el espacio público. En virtud de esta atribución podrán reglamentar su uso para la realización de actos culturales, deportivos, recrea-cionales o de mercados temporales y ordenar el cobro de derechos por tal concepto, que el respectivo fondo de desarrollo destinará al mejoramiento del espacio público de la localidad, de acuerdo con los parámetros que fije el concejo distrital. • Promover la participación y veeduría ciudadana y com unitaria en manejo y control de los asuntos públicos. • Presentar al concejo distrital proyectos de acuerdo relacionados con la localidad que no sean de la iniciativa privativa del alcalde mayor. • Vigilar la ejecución de los contratos en la localidad y formular ante las autoridades competentes las recomendaciones que estimen convenientes para el mejor desarrollo de esos contratos. En ejercicio de esta función los ediles podrán solicitar y obtener los informes y demás documentos que requieran. • Promover las campañas necesarias para la protección y recuperación de los recursos naturales y del medio ambiente en la localidad. • Solicitar informes a las autoridades distritales, quienes deben expedirlos dentro de los diez (10) días siguientes. Su omisión injustificada constituye causal de mala conducta. • Participar en la elaboración del plan general de desarrollo económico, social y de obras públicas. 40
  41. 41. • Ejercer la veeduría que proceda sobre los elementos, maquinaria y demás bienes que la administración distrital destine a la localidad. • Ejercer las demás funciones que les asignen la Constitución, la ley, los acuerdos distritales y los decretos del alcalde mayor.”5.1.4 Grupo de Gestión Jurídica • Estudiar, tramitar y sustanciar los procesos relacionados con violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo de competencia del Alcalde Local. • Proyectar los actos administrativos relacionados con la violación de las normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana cuya competencia es del Alcalde Local para su aprobación y refrendación. • Asesorar al Alcalde Local en los asuntos relacionados con la violación de las normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana, construcción de obras y urbanismo. • Contestar y elaborar la correspondencia de acuerdo a lo señalado por el Alcalde Local. • Realizar las visitas y/o diligencias que le sean encomendadas por el superior inmediato relacionadas con la violación de las normas relacionadas con el desarrollo urbano y reforma urbana. • Atender al público personal y telefónicamente suministrando información y orientación requerida. • Responder por los trabajos asignados y preparar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad que le sean requeridas. • Desarrollar métodos y políticas sobre prevención al cumplimiento de las normas vigentes sobre desarrollo urbano, uso del suelo, reforma urbana y violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo. • Responder por el trámite, manejo y seguridad de los asuntos y actuaciones administrativas que le sean asignadas y verificar que reúnan los requisitos y formalidades exigidos por la ley. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo. 5.1.5 Inspección de Policía • Coordinar y responder la correspondencia recibida y enviada a la Secretaría General de Inspecciones de Policía y demás trámites que para tal fin establezca el Alcalde Local a través del grupo de eficiencia institucional. • Brindar la información que requieran los particulares y orientarlos sobre los asuntos tramitados en la Secretaría General. 41
  42. 42. • Practicar el reparto de los asuntos propios de las Inspecciones con la periodicidad requerida, en la misma proporción para cada una de las inspecciones de la localidad salvo en aquellas en que se encuentre vacante el empleo de Inspector de Policía. • Expedir y verificar las órdenes de policía tendientes a eliminar y prevenir la existencia de hechos perturbatorios de la salubridad, seguridad, tranquilidad y moralidad publicas, de conformidad con las normas que regulan la materia. • Conocer de los asuntos que por ley sean de su competencia. • Actuar cono conciliador en la solución de conflictos relacionados con querellas. • Dirigir, coordinar y participar en el trabajo del equipo interdisciplinario a su cargo, así como con los Inspectores de Policía, conforme a las políticas que para tal fin establezca el Alcalde Local a través del Coordinador del grupo de Convivencia y Seguridad Ciudadana. • Realizar reuniones periódicas con el personal a cargo para efectos de analizar las actividades desarrolladas por la Secretaría General y realizar la respectiva retroalimentación. • Presidir audiencias de conciliación y no conciliación sobre los asuntos de su competencia, conforme a los mecanismos establecidos para tal fin. • Elaborar los informes requeridos y referentes a las labores de la dependencia y cargo. • Promover la realización de campañas cívicas al servicio de la comunidad. • Promover actividades orientadas al buen uso de la Secretaría General por parte del ciudadano. • Coordinar con los Inspectores de Policía, las acciones de acercamiento a la comunidad de acuerdo con sus competencias. • Dirigir, supervisar y evaluar el desempeño y cumplimiento de las funciones asignadas al personal asignado a la Secretaría General. • Tramitar y proyectar la respuesta a los derechos de petición y demás requerimientos sobre asuntos que deba conocer la Secretaría General. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.5.1.6 Grupo de Gestión Administrativa y Financiera • Efectuar las tareas que conduzcan al apoyo del superior inmediato en el impulso y consolidación de mecanismos que aseguren el control social sobre la gestión local. • Apoyar al superior inmediato en el impulso de las estrategias de participación, ejecución y seguimiento de las políticas, planes, programas y proyectos de la administración local. 42
  43. 43. • Organizar y actualizar el Banco de Programas y Proyectos Local.• Realizar las tareas conducentes a garantizar el desarrollo de los trámites necesarios para la debida formulación, evaluación, aval técnico, registro y ejecución de los proyectos de inversión de cada localidad.• Atender y orientar a los ciudadanos sobre los asuntos de planeación, participación y desarrollo local.• Crear y actualizar permanentemente una base de datos que contenga información sobre las organizaciones sociales, políticas, económicas y culturales que trabajan en la localidad, así como de las instituciones y de los líderes locales.• Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia.• Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.• Apoyar al Alcalde Local en la tramitación, expedición y firma de las órdenes de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuantía prevista en la Ley 80 de 1993.• Elaborar y suministrar los modelos de órdenes respectivos de trabajo, compra o suministros y servicio.• Apoyar al Alcalde Local en la tramitación de las licitaciones o concursos públicos, su adjudicación y celebración de los respectivos contratos en las cuantías que, mediante delegación, fije el Alcalde Mayor.• Elaborar los respectivos pliegos de condiciones para licitaciones y términos de referencia para concursos de méritos, de conformidad con las disposiciones que reglamenta la materia.• Resolver consultan, prestar asistencia y emitir conceptos en los asuntos de su competencia.• Elaborar o conceptuar sobre la juridicidad de los proyectos del acto administrativo sometidos a su consideración, que la Alcaldía Local y el Fondo de Desarrollo deban expedir.• Revisar los documentos relacionados con trámites administrativos en lo referente a aspectos legales a fin de garantizar su validez jurídica.• Revisar y conceptuar sobre el proceso de tramitación, adjudicación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos que le corresponda celebrar a la Alcaldía Local, conforme a las facultades conferidas por la Ley 80 de 1993 y demás normas legales sobre la materia.• Atender e informar a los diferentes contratistas del Fondo e Desarrollo Local, para lograr un mayor perfeccionamiento en la ejecución de los contratos celebrados.• Establecer y aprobar el monto y cubrimiento de riesgos de las pólizas únicas exigidas en la Ley 80 de 1993, para garantizar la celebración de los contratos y aquellas requeridas para asegurar el manejo de bienes y valores del Fondo de Desarrollo Local.• Llevar un registro permanente y actualizado de los contratos suscritos por el Fondo de Desarrollo Local, detallando el nombre del contratista, objeto, valor, pólizas, fecha de iniciación y probable terminación del contrato, cantidad de pagos anticipos y montos de ajustes.• Elaborar con base en la pre-acta técnica realizada por el interventor, la revisión jurídica de las actas. 43
  44. 44. • Rendir los informes pertinentes de control de gestión que le soliciten las entidades de control. • Atender las solicitudes del Fondo de Desarrollo Local en materia jurídica por parte de la Secretaría de Gobierno, la Secretaría de Hacienda y los demás organismos de vigilancia y de control. • Llevar el control interno sobre las funciones propias de su cargo. • Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia. • Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo. 6. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL6.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALDefinición e importanciaLas Tablas de Retención documental son un listado de series, con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.La Alcaldía Local de Fontibón se verá beneficiada con la elaboración de las Tablasde Retención Documental, ya que estas:• Facilitan el manejo de la información.• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documentalson fundamentales porque:• Permiten el manejo integral de los documentos.• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. 44
  45. 45. • Ayudan a controlar la producción y trámite documental.• Identifican y reflejan las funciones institucionales.• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.6.2 Componentes de la Tabla de Retención Documental• Oficina Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependencia seguido de su correspondiente código.• Hoja ___ De ___: Hace referencia al número individual y total de hojas utilizadas para la presentación de la Tabla de Retención Documental de cada dependencia de la Alcaldía Local de Fontibón. Ej: Hoja 1 De 2 Hoja 2 De 2• Código: Está conformado por el código de la dependencia identificado en la casilla que aparece con la letra D; a continuación el Código de la Serie identificada en la casilla que aperece con la letra S; y el código de la Subserie identificado en la casilla que aparece con las letras SB. Ej: D GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Corresponde al Código asignado a una Dependencia de la 120920 Alcaldía Local de Fontibón. S Contrato Corresponde al Código asignado a una Serie documental. 019 SB Orden de prestacion de servicios Corresponde al Código asignado a una SubSerie documental. 02Cómo se debe leer en la Tabla de Retención Documental:120920-019-02 Informe de Gestión, de la Contratación de una Orden dePrestación de Servicios que por función es responsabilidad del Grupo de GestiónAdministrativa y Financiera. 45
  46. 46. • Series Documentales: En esta columna aparece el nombre de las series documentales, escritas en mayúscula sostenida. Posteriormente, cuando se da el caso, aparecen los nombres de las Subseries documentales, identificadas en Mayúscula Inicial y negrilla. Cuando sea el caso aparecen los tipos documentales que integran la serie o subserie documental respectivamente, estos se hallan identificados con un (*) en escritura normal.Ej: PROGRAMAS = Serie Documental Programas de Bienestar Social = Subserie Documental *Diagnóstico de Necesidades *Planillas de Inscripción =Tipos Documentales *Informes de actividades• Retención en Años: Es el tiempo que se debe mantener las series o subseries documentales en el archivo de gestión, una vez cumplida su vigencia, luego hacer su respectiva entrega al archivo central, de acuerdo con la TRD. Retención en Años AG AC 4 15Cómo se debe leer en la Tabla de Retención Documental esta información:Conserve en el archivo de gestión cuatro años después de cumplida su vigencia ytransfierase al archivo central, donde se debe conservar por quince años más.• Tradición Documental: En esta casilla se consigna si las Series, Subseries y Tipos Documentales que se conservan en la oficina productora, durante todo elproceso de la gestión documental, son originales o copias.Ej: SERIES TRADICION DOCUMENTALES DOCUMENTAL O C Informes de gestión XPara el ejemplo anterior las dependencias productoras de documentos conservaráncopia de los informes de gestión.• Disposición Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a recibir la serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión y/o Central. 46
  47. 47. Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la Disposiciónfinal:CT: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico.E: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, según el caso.S: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método de muestreo contemplado para conservar parte de la información.CT y M: Cuando se marcan estas dos opciones se debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se conserva totalmente por ser considerada de valor histórico y se sugiere efectuar Microfilmación, con el objeto de preservar el documento en soporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado.S y M: Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse una muestra de la Serie o Subserie Documental y la documentación resultante de este proceso se debe Microfilmar.Ej: DISPOSICIÓN FINAL CT E M S X XEl ejemplo ilustra el caso en que la serie documental debe ser conservadatotalmente y se sugiere la microfilmación, para garantizar la preservación deldocumento en soporte papel. • Procedimiento: En esta columna se establece el proceso que se debe aplicar a aquellas Series o Subseries Documentales que según su disposición final deben ser seleccionadas o eliminadas.Ej: DISPOSICIONSERIES DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO CT E M SContrato UEL Salud X Documentos indispensables de gestión 47
  48. 48. En el ejemplo anterior, la serie Contrato UEL Salud, debe ser ConservadaTotalmente; su retención en los archivos de gestión y central, por tratarse dedocumentación necesaria para la gestión.6.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN6.3.1Aplicación de la Tabla de Retención DocumentalLa organización de los archivos de gestión debe partir de la Tabla de Retención deDocumentos al interior de la Alcaldía Local de Fontibón, la cual debe estaraprobada por parte del Comité de Archivo y adoptada mediante acto administrativo.Igualmente cabe resaltar que la Tabla de Retención Documental debe ser sometidaa evaluación y actualización como mínimo una vez al año, labor que estará bajo laresponsabilidad del Grupo de Archivo de la Alcaldia Local de Fontibón, previendo laaplicación de los lineamientos que en tal sentido imparta el Archivo General de laNación o el ente rector de la política Archivistíca a Nivel Distrital. 7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALSe elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo,para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos,reformas organizacionales y funciones.Las modificaciones a las Tablas de Retención Doc umental que surjan delseguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos,deberán ser evaluadas por el jefe de Archivo y presentadas al Comité de Archivo dela Alcaldía para su estudio y aprobación.Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualizaciónperiódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo 48
  49. 49. mínimo de dos años se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no hansurgido cambios en la producción documental.7.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTALSe presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una delas Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente;teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.A continuación se presenta el Listado de series y subseries de las alcaldías localespor dependencias, como parte de este instructivo el cual sirve como guía paraestandarizar el proceso de incersión documental en las Tablas de RetenciónDocumental.Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldías locales por orden alfabetico CODIGOS DENOMINACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESSGB PARA SERIE YALCALDIAS SUBSERIE LOCALES 1209 00100 ACCION DE CUMPLIMIENTO 1209 00200 ACCION DE TUTELA 1209 00300 ACCION POPULAR 1209 00400 Comité Local de Discapacitados 1209 00401 Comité de Inventarios 49

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