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Curso de 5 s para la oficina

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Curso de 5 s para la oficina

  1. 1. LAS 5S’S
  2. 2. PROPÓSITO DEL CURSO Que los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condición de participar activamente en la implementación de las 5’S en la empresa.
  3. 3. PERO, ¿QUÉ SIGNIFICA 5S’S? Es una metodología enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas, almacén, etc.) Creando una disciplina que a la larga sese convierta en cultura y en práctica comúnconvierta en cultura y en práctica común.
  4. 4. SeiriSeiri Seleccionar SeitonSeiton Organizar SeisoSeiso Limpiar SeiketsuSeiketsu Estandarizar ShitsukeShitsuke Disciplina ¿QUÉ SIGNIFICA 5S’S?
  5. 5. OBJETIVOS DE LAS 5S’S Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos físicos o información en computadora. Incrementar la Productividad; Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;
  6. 6. BENEFICIOS PERSONALES Hacer más gratas las horas de trabajo Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).
  7. 7. VISIÓN GENERAL DE LAS 5S’S DISCIPLINA ORDEN LIMPIEZA ESTANDA- RIZACION ORGANIZACIÓN 1. 2 . 3 . 4 . 5 .
  8. 8. RESISTENCIA AL CAMBIO Normalmente escuchamos: ¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo? Ya tenemos organización y orden Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas. ¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado? Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.
  9. 9. SEIRI, LA PRIMERA ‘S: SELECCIONAR Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es: 1. SELECCIONAR
  10. 10. Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo Esta de mas Obsoleto Dañado Es útil para alguien mas Se necesitaDescartar SEIRI, LA PRIMERA ‘S: SELECCIONAR
  11. 11. ÁREA DE OPORTUNIDAD Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas
  12. 12. ÁREA DE OPORTUNIDAD  Cerca o detrás de lockers y muebles  Esquinas y pasadizos  Detrás de los pilares y bajo las escaleras  En los Pisos y pasillos  Pizarrones de avisos ya muy obsoletos  Afuera, pegado a las cercas o bardas
  13. 13. SEIRI: SELECCIONAR Deshacerse de todo lo innecesario del área de trabajo, en caso de duda: Asignar un área especial para colocación de estos materiales y equipos Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta área haciendo una relación Razón para etiqueta roja: Localización: Fecha: Nombre:
  14. 14. SEIRI: SELECCIONAR Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el área de tarjetas rojas y tomar decisiones • Deshacerse de ellas • Guardar a distancia • Sin uso en años • Uso entre 6-12 meses Baja • Guardarlas en un lugar central en el área de trabajo • Uso entre 2-6 meses • Uso > 1 vez al mes Media • Guardar cerca del área de trabajo o llevarlas consigo • Uso >1 vez por semana • Cosas usadas diario Alta Guardar en:Frecuencia de uso de las cosas: Necesidad • Deshacerse de ellas • Guardar a distancia • Sin uso en años • Uso entre 6-12 meses Baja • Guardarlas en un lugar central en el área de trabajo • Uso entre 2-6 meses • Uso > 1 vez al mes Media • Guardar cerca del área de trabajo o llevarlas consigo • Uso >1 vez por semana • Cosas usadas diario Alta Guardar en:Frecuencia de uso de las cosas: Necesidad
  15. 15. SEIRI: SELECCIONAR Principio Solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite
  16. 16. SEITON, LA SEGUNDA ‘S: ORDEN Ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de ser usados
  17. 17. SEITON: ORDEN Objetivos:  Ahorrar espacio  Ahorrar tiempo de búsqueda  Facilitar la administración visual Ejemplos de Orden:  Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).  Etiquetar espacios de almacenaje.  Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalápices, etc.) y muebles
  18. 18. “cualquier persona” puede inmediatamente: Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo Pregunta Respuestas ¿ Que? Definir los artículos necesarios (Seleccionar) Identificar los artículos ¿ Donde? Definir la localización Identificar el lugar ¿ Cuantos? Definir la cantidad Identificar la cantidad necesaria SEITON: ORDEN
  19. 19. SEITON: ORDEN 1 2 1 2 2G974 0074D 2G974 0074D 1G569 6264D 1G569 6264D 3 3G235 3G235 9964D 9964D A 1 2 B Divide los gabinetes en columnas y renglones Identificación de Gabinetes Utiliza letras para identificar gabinetes Utiliza números para identificar columnas y renglones
  20. 20. SEITON: ORDEN Dibujo de contornos
  21. 21. Código de Colores SEITON: ORDEN
  22. 22. SEITON: ORDEN
  23. 23. SEITON: ORDEN DE AVISOS Y LETREROS • Designar un lugar especial para colocarlas • Indicar cuanto tiempo van a estar puestas • La cinta debe despegarse sin dañar la pared • Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaños estándar) • Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar
  24. 24. SEITON: ORDEN Principio Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
  25. 25. SEISO, TERCERA ´S: LIMPIEZA Mantener el área de trabajo impecable y libre de toda suciedad
  26. 26. SEISO: LIMPIEZA Beneficios Aumenta la moral del personal y su eficiencia La imagen del lugar da otra proyección Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen Se minimiza la probabilidad de revolver archivos
  27. 27. SEISO: LIMPIEZA Implementación en cinco pasos: 1. Determinar las metas de limpieza 2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de áreas y definición de responsables) 3. Determinar los métodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia, el responsable, y la forma) 4. Preparar las herramientas de limpieza 5. Implantar la limpieza.
  28. 28. SEISO: LIMPIEZA Etapas de la Limpieza: Macro: limpieza general Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.) Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.
  29. 29. SEISO: LIMPIEZA Promoción de un área de trabajo limpia 1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas). 2. Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.). 3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza). 4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.
  30. 30. SEISO: LIMPIEZA Programa de Limpieza Área Artículos Responsable Frecuencia Atención a clientes Pisos J. Ramírez Diaria Ventanas M. Suárez Semanal Lámparas H. Sánchez Semanal Adornos J. Hernández Diaria Asignar responsables de las actividades de limpieza, definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
  31. 31. SEISO: LIMPIEZA • Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar • Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar • Documente las actividades de limpieza en un procedimiento
  32. 32. SEISO: LIMPIEZA Plegaria de las 5S’s • No tendré cosas sucias • No tiraré cosas alrededor • Limpiaré las cosas en forma adecuada • Rescribiré cosas que se han borrado • Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído
  33. 33. SEISO: LIMPIEZA Principio El lugar más limpio, no es el que más se asea, si no el que menos se ensucia
  34. 34. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la selección, organización y limpieza son mantenidas en las áreas de trabajo
  35. 35. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN • Integrar las actividades en el trabajo de manera regular Estableciendo procedimientos Implementando auditorias de revisión
  36. 36. Elemento # Criterio 1 2 3 4 5 Organizar 1 Existen letreros para identificar las diferentes áreas y sub-áreas         x   2 Se encuentra delimitado el área de trabajo, maquinaria y equipo.     x     3 Todos los estantes y artículos almacenados están claramente identificados       x     4 Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del área x         SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN
  37. 37. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) • Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fácil guardarlos por los niños • Herramientas y métodos para control visual • Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores • Avisos de peligro • Indicaciones de donde deben ponerse las cosas • Designaciones del equipo • Recordatorios de precaución en la operación • Ayudas visuales de mantenimiento preventivo • Instructivos
  38. 38. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) • Hacer que sea fácil verlas a distancia • Desplegar los mensajes o dibujos adecuados • Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal • Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente • Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente • Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de trabajo sea más brillante y ordenada
  39. 39. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) • Pintar las paredes y pisos periódicamente. • Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y función. • Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es responsable de qué en las 5 S’s. • Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas. • Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia
  40. 40. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) • Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia • Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar • Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino también la higiene en la empresa • Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los resultados de las auditorías
  41. 41. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Beneficios  No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administración Visual  Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar  Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan
  42. 42. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN  Se controlan las fuentes de suciedad y basura  Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en oficinas  NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3S´s.
  43. 43. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Recomendación . Es altamente recomendable que en la elaboración de los estándares participen quienes deben de realizar las actividades de las primeras 3S’s
  44. 44. SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Principio Di lo que haces, haz lo que dices, y demuéstralo
  45. 45. SHITSUKE, QUINTA S: DISCIPLINA • Hábito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua Saber Querer Poder Saber Querer Poder
  46. 46. SHITSUKE, QUINTA S: DISCIPLINA (IMPORTANCIA) 1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito 2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente 3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican 4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estándares 5. Se busca la mejora continua.
  47. 47. LAS 5 S’S : EN LA OFICINA La oficina es una Fabrica de papel

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