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Introducción a easyGTD

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Introducción a easyGTD

  1. 1. Introducción a easyGTDhttp://web.easygtd.com/
  2. 2. ¿Qué es easyGTD? easyGTD es un producto de gestión personal de tareas orientado a ejecutivos y empresas, que implementa la metodología de productividad GTD easyGTD te permite : Organizarte con eficiencia. Trabajar enfocado, concentrado y motivado. Disminuir el estrés y mejorar tu rendimiento personal y de tu equipo.
  3. 3. ¿Para qué sirve? easyGTD a través de su plataforma online en modalidad SAAS te permite recopilar y vaciar tus pensamientos dónde estés, registrando todas aquellas acciones pendientes de hacer a través de Internet, para luego organizarlas a través de un sistema sofisticado y presentándolas en un formato fácil y orientado a la productividad. GTD es la sigla de Getting Things Done, y constituye una metodología de productividad personal mundialmente reconocida por su alta efectividad en el cumplimiento de objetivos. La metodología GTD fue creada por David Allen, y en la actualidad es utilizada por importantes empresas e instituciones como Yahoo!, IBM, General Electric.
  4. 4. Software de gestiónFunciona a través de un modelo sencillo de 5 pasos:1. Capturar, permite registrar todas las tareas que tenemos en la cabeza2. Clarificar/procesar, permite identificar qué es cada tarea y clasificarla3. Organizar, permite pensar y ordenar el trabajo a realizar4. Hacer, permite enfocarnos 100% a la ejecución de tareas5. Revisar, permite mantener nuestro sistema de tareas ordenado A continuación veremos en detalle cada uno de estos conceptos.
  5. 5. Paso 1. CapturarCapturar es el proceso de recopilar y vaciar tu mente de todos lospensamientos, acciones, y cosas en general que tengas pendientes dehacer, tanto del ámbito profesional como personal, y se logra registrandotodos los pendientes en una bandeja de entrada.Esto permite que pongas toda tu energía en el trabajo y no estéspreocupado por cosas que pueden ser olvidadas, liberándote de aquelloselementos que de forma consciente o inconsciente te mantienenpreocupado. web.easygtd.com 5
  6. 6. Paso 1. CapturarPara capturar un pendiente en easyGTDdebes hacer clic en el botón que dice“Capturar” que esta justo debajo del menúsuperior de la pantalla.Haciendo clic en el botón capturar se mostrará una ventana para agregarun pensamiento, para lo cuál debes ingresar un Nombre a la tarea, unadescripción y si quieres adjuntar un archivo. Siguiendo este mismo procedimiento podrás crear en el sistema toda la lista de tus pendientes web.easygtd.com 6
  7. 7. Paso 1. Capturar Una vez que hayas capturado todos tus pendientes estos quedarán registrados en la bandeja de entrada del sistema, la cual puedes consultar en la primera opción del menú superior llamada “Bandeja de Entrada”.Las acciones registradas selistarán según la fecha decreación desde la más antiguaa la más reciente, esto parafavorecer el paso 2 llamado“Clarificar” que veremos acontinuación. web.easygtd.com 7
  8. 8. Paso 2. ClarificarClarificar se le llama al proceso de organizar la lista de pendientes. Estopermite convertir tus pensamientos en acciones concretas y planificar suejecución para resolver con determinada prioridad, tiempos y recursos.Los tipos de acciones son:• Para hacer cuanto antes• Delegadas• PlanificadasLas acciones se asocian a un contexto:• Ordenador• Casa• Recados• LlamadasLos criterios de organización son:• Energía requerida• Tiempo necesario• Prioridad web.easygtd.com 8
  9. 9. Paso 2. ClarificarPara clarificar tu lista de pendientes en easyGTD debes hacer clic en lasegunda pestaña del menú “Clarificar”.A continuación se desplegará un formulario con el primer pensamiento dela lista, el cual contiene en el encabezado la información ingresada alcapturar dicho pensamiento.La primera pregunta a responder es ¿Es accionable?es decir si puedes hacer algo en concreto con este pensamiento. web.easygtd.com 9
  10. 10. Paso 2. ClarificarLos tipos de acciones son:• Delegada, es decir que la vas a delegar en otra persona• Para hacer cuanto antes, es decir completar la tarea apenas puedas• Planificada, es decir completarla en una fecha en concreto. Si la tarea la debes completar apenas puedas asegurate de ingresar los criterios de organización adecuados ya que en base a estos criterios luego se te desplegará la acción.Importante: Todas aquellas acciones que duren menos de 2 minutosdebes hacerla inmediatamente, esto ayuda a reducir tu lista de pendientesconsiderablemente. web.easygtd.com 10
  11. 11. Paso 2. Clarificar Contexto. Esta relacionado con indicar el lugar donde deberás realizarla tarea, el sistema te listará una serie de opciones típicas por ejemploOrdenador, Calle, etc. Y adicionalmente tu podrás agregar tus propioscriterios de lugares dónde debes hacer la acción.Es muy importante que estos criterios estén correctamente relacionadosa la acción dado que en en base a ellos luego el sistema te mostrarácuando, dónde y cómo debes hacer una acción. web.easygtd.com 11
  12. 12. Paso 2. ClarificarCriterios de organización. Esta relacionado con definir el tiemponecesario para resolver la tarea, nivel de energía necesaria y prioridad conla que tengo que abordar la tarea. web.easygtd.com 12
  13. 13. Paso 3. OrganizarEn esta fase el objetivo es organizar el trabajo pendiente:• Crear, modificar y borrar proyectos• Clasificar acciones en proyectos• Decidir qué acciones vamos a ejecutar esta semana• Mover acciones y proyectos no inmediatos a la lista de algún día / quizás
  14. 14. Paso 3. Organizar easyGTD te permite crear todos los proyectos que quieras, a través de la opción “Agregar nuevo proyecto” del menú superior. Los proyectos están pensados para que puedas agrupar varias acciones que tienen algo en común, por ejemplo todo lo relacionado a un área de responsabilidad tuya. web.easygtd.com 14
  15. 15. Paso 4. Acciones por hacerTe permite cada día acceder a una lista de trabajo con las accionesconcretas por hacer, aportando una vista organizada y priorizada de lastareas.El menú de la izquierda te permitirá ver las tareas por:• Hoy, tareas con fecha limite de resolver en el día• Por hacer, lista de todas las tareas registradas• Delegadas, tareas delegadas a otras personas• Con fecha, tareas con una fecha específica
  16. 16. Paso 5. Revisión semanalEn esta fase revisaremos todo nuestro sistema de modo que se mantenga confiable para nuestro cerebro. Este paso se debe hacer semanalmente, y consiste en una serie de tareas sencillas:• Poner todos los papeles y notas en la bandeja de entrada• Clarificar las bandejas de entrada (easyGTD, correo, bandeja física, etc.)• Revisar todas las acciones delegadas• Revisar calendario• Revisar proyectos• Revisar acciones• Revisar lista de algún día / quizás• Vaciar el cerebro (mediante un ejercicio detallado en la herramienta) Esto te permitirá identificar nuevas posibles acciones que olvidado previamente, y hacer un control adecuado de tus pendientes, facilitando el vaciado de pensamientos en tu mente.
  17. 17. http://web.easygtd.com/

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