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Trabajo a deshoras - Emprendedores

Reportaje en el que participó Maite Moreno, profesora de EAE Business School.

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Trabajo a deshoras - Emprendedores

  1. 1. GESÏIÚN Ni horarios ni vacaciones, si algo tienen en común los emprendedores y autónomos es que para ellos la jornada laboral es todo el tiempo. Pero trabajar a deshoras no tiene por qué ser un lastre. Te damos algunos consejos para que no pierdas productividad. 42 EMPRENDEDORESES ENERO 2016 mejor la jornada sin horarios de ‘.2 1 4‘ 19 consejos para organizar 2 , O emprendedores y autonomos ara Carlos Davidovich, asesor de MRC Interna- tional Training y experto en neuromanagement de Optimum Talent, "el imprevisto y el cambio son las constantes del emprendedor y eso tiene que asumirlo para tener éxito. La incertidumbre es su zona de confort”. Y esa imprevisibilidad se traduce en que, aun organizándose muy bien, nunca sabe a ciencia cierta cuando serán sus picos de trabajo Por eso, más a menudo de lo que desea, se ve aboca- do a trabajar hasta altas horas de la madrugada, en el chiringuito de la playa o en la sala de espera del aeropuerto. "A1 final la dinámica tiene que ser la del unytime, anywhere (en cualquier momento, en cualquier lugar). Algunos lo ven como algo negativo, pero ofrece una gran flexibilidad para combinar Vida profesional y privada", afirma Maite Moreno, profesora de EAE y CEO de Monday Happy Monday. COMBINACIÓN n: ACTITUD v TECNOLOGÍA Ahora bien, aun siendo una característica inherente al traba- jador independiente, se puede hacer mejor o peor. O dicho en otras palabras, podemos conseguir que esa incertidumbre sea más o menos productiva. Y la mejor manera de hacer eficiente ese cambio constante pasa por realizar una buena combina- ción de actitud y tecnología. Te enseñamos varios trucos. E / ISABEL GARCÍA MÉNDEZ porque dependen delas necesidades de los clientes. ‘
  2. 2. ÏÉBNIÜAS PARA SEI! MÁS Pllllllllllïlllll Acepta El cambia y adáulale a É Parece algo obvio, pero si en algo insisten los expertos es que el primer paso para no perder productividad pasa por aceptar que la locura horaria es algo inherente a la actividad autónoma y empren- dedora y que no pasa nada. Como insiste Davidovich, “debes asumir que tu zona de confort es precisamente esa zona de constante cambio. Que tu vida no es con- vencional y tu agenda tampoco. Y hacerlo, además, con el mejor talante posible para evitar frustraciones". Porque la frustración es enemiga de la productividad. Es decir, quizás tienes que trabajar sábado y domingo, bien pues concédete el miércoles, por ejemplo, para descansar. Todos tenemos dos ciclos de actividad diaria que es necesario conocer: el llamado ciclo cir- cadiano que, como nos recuerda Davidovich, "es el más largo del dia. Empieza hacia las 7/8 de la mañana con mucha energía, tiene un valle de mínima energía entre las 12 y las 14 o entre las 13 y las 15. Y luego vuelve a subir". Dentro de este ciclo tienes que reco- nocer cuál es tu pico de máxima productividad: si eres alondra (máximo pico de energía por la mañana) o búho (por la tarde), para concentrar las tareas de mayor exigencia intelectual en esos picos. El otro ciclo es el llamado ciclo ultradiano, también es diario, pero más corto. "Podemos desarrollar mucha actividad durante 90/120 minutos, pero luego hay que detenerse y dejar al cerebro procesar la información. Si no lo hacemos, el cerebro se va a tomar el descanso igualmente y va a ser menos productivo", insiste Davidovich. Un emprende- dor debe ser muy riguroso con sus ritmos biológicos. Ia resiliencia Si algo caracteriza al emprendedor es que por esa necesidad de estar fuera de la zona de con- fort, por esa permanente sensación de inseguridad, se ve obligado a desarrollar altas dosis de resiliencia, entendida como esa capacidad de recuperarse de los procesos no exitosos. La buena noticia es puede desa- rrollar una estrategia para desarrollarla. Davidovich propone plantearla en cuatro ejes: "resiliencia física (practica toda actividad física que te ayude a olvidar y te produzca placer), resiliencia mental (recurre a ejer- ÜIJIÍ ale a descansar "Si no le damos al cuerpo un tiempo de descanso, el cerebro se Io va a coger de cualquier modo, volviendo totalmente ¡mproductiva las tareas que realicemos en ese periodo. Es decir, debes aceptar que esos descansos son como los botones de "guardar" en el ordenador del cerebro. Es la forma de que seamos mucho más productivos", señala Davidovich. Y eso, en Ia actividad diaria de emprendedor/ autónomo es fundamental. Sobre todo. si viaja mucho, como le ocurre a slnuhe Arroyo, fundador y CEO de Taiger. empresa de soluciones de inteligencia artificial. Por su trabajo, se ve obligado a hacer muchos viajes transo- ceánícos, tanto hacia el este (EE UU) como hacia el oeste (Singapur y Vietnam). "Tengo que luchar mucho con el jet lag, así que en cuanto me monto en el avión, adopto el horario del país donde voy, de manera que si viajo a hacia Asia, trato de dormir en el avión y si marcho hacia al Este, hacia Estados Unidos, trato de aguantartodo el día y acostarme a Ia hora del país de destino. En todos los casos, intento descansar las ocho horas de rigory para conseguirlo evito los productos químicos que te dejan sensación como de resaca o abotargamiento. Lo que utilizo es la melatonina en pastillas que se venden en farmacia", explica Arroyo. cicios mentales tipo Crucigramas, sudokus, juegos por Internet, permiten desconectar mientras mantienen la mente activa), resiliencia emocional (escribe a diario tres cosas positivas que te hayan ocurrido durante el día para que el cerebro ser vaya orientando hacia lo positivo) y la resiliencia social (envía todos los días un mensaje a una persona: desde un “me gusta" en Facebook, hasta un saludo, un mensaje cariñoso, un tuit positivo, un e-nmil interesándote por ella. .. ENERO 2016 EMPRENDEDORES. ES 43
  3. 3. EESTIÚN Sin olvidar el ejeroioioiisico Lo de mens sana incorpore sana es una realidad . incuestionable, ahora bien, como recuerda Davidovich, "todos caemos en el error de pensar que hay que ser auténticos atletas y ahí es donde empie- zan las perezas. En realidad, nos sirve cualquier acti- vidad que nos ayude a mover el cuerpo: sacar al perro, dar dos vueltas a la manzana. .. Cualquier acción de este tipo va a inten- sificar mi capacidad de concentración. Si yo incorporó una actividad física, mi cerebro se oxigena mejor y va a estar más preparado para un análi- sis racional y para ser más creativo". Arroyo, por ejemplo, lo tiene muy claro: "En cuanto llego al lugar de destino, procuro hacer media hora de deporte (correr, nadar, lo que sea) porque eso hace que las hormonas, que son las que se desajustan en los vuelos, vuelvan a reajustarse”. Fernando Martín, socio de 3Weeks Consul- , . ting, alude al concepto inglés accormtability para referirse a la actitud que debe asumir el empren- dedor/ autónomo en su día a día: "Consiste en hacer que las cosas sucedan, tanto en lo que se refiere a la hora de tomar una decisión como a la hora de aceptar las consecuencias de esa decisión". Y habla de dividir las tareas en dos círculos: “El círculo de ocupación (aquello en lo que yo puedo incidir) y el círculo de la preocupación (aquello que me preocupa y se escapa a mi control). Cuanto más grande sea el primero y más pequeño el segundo, más productivo seremos". Para conseguirlo, es importante aplicar también otro concepto, "el de nrindfulness, la necesidad de poner el foco de la energía y de la atención en lo que estás realizando, porque es muy frecuente estar haciendo algo mientras pensamos en otra cosa". 44 EMPRENDEDORES. ES ENERO 2016 Martín propone organizar las tareas por cate- gorías, ”por ejemplo, ocho llamadas, contestar seis e-mails, revisar tres documentos, y trata de ponerte una hora de finalización de cada una de las tareas, pro- curando no excederla. Si no puedo cumplir los plazos, pospongo la tarea. Es decir, si no puedo hacer una de las llamadas, la retraso hasta haber terminado la siguiente tarea, pero dejo el teléfono boca abajo para evitar las distracciones. Y luego debes asumir que hay un punto en el que por mucho tiempo que le dediques a una actividad no vas a poder darle más calidad al trabajo, de manera que estás consumiendo recursos, así que reconoce ese momento y para". _ Y planifica al llull/ u . También es muy efectivo, psico- V É lógicamente, elaborar un listado v . , de tareas e ir tachando, porque da la sensación de avanzar. Pero, "asu- me que te van a interrumpir, así que no planifiques el 100% de tu día, sólo el 80% o 70% para dejar sitio a esas interrupciones. Cuanto más dependan las circunstancias de g otros, menos podrás planificar y s esto puede crear una sensación de frustración que incida directa- mente en la productividad. Debes ser realista a la hora de planificar tus tareas y no pecar de optimista", aconseja Martín. Sabiendo delegar Para Antonio Núñez, director de Marketing del Hotel Santo Domingo de Madrid, la cla- . ve para ganar competitividad y aprovechar el tiempo mucho más radica "especialmente en con- tar con un buen equipo, es el elemento fundamental para conseguir que funcione mi empresa a cualquier hora y momento. El hotel abre 365 días 24 horas, con lo que las personas que componen el equipo del hotel sean, sobre todo, capaces de resolver todo tipo de contingencias, es fundamental”. Se trata, defiende Fernando Martín, de "eliminar el síndrome de si no lo ¡Iago ya, porque al final entras en el círculo de no saber y de no querer delegar. Esto hace que su mochila sea más difícil de descargar” señala el director de hotel. Para mejorar la delegación sugiere "dar explicaciones concretas de lo que quieres con- seguir con esa tarea y establece medidas de control y supervisión".
  4. 4. ‘ _, Ysin olvidar lu vida familiar ¿‘- El emprendedor/ autónomo ha de asumir que no tiene horarios, pero también debe enten- der que es importante que se conceda sus momentos de vida privada, de manera que si te queda alguna tarea pendiente es preferible hacerlo después de haberte dedicado esos minutos a ti y a tu familia. Como comenta Martín por experiencia propia, ”muy a menudo tengo que trabajar en casa, pero siempre lo hago después de dedicarle tiempo a mi mujer y a mi hijo, con un poco de responsabilidad, pero sin la frustración de empezar a pensar que le estoy robando tiempo a los míos, de si me compensa o no. .. Es impor- tante evitar el sentimiento de culpabilidad porque ese sentimiento te hace entrar en el círculo de la frustra- ción y la inactividad". Para Juan Merino, presidente de CEAJE, ”hay que programarse muy bien las horas para compatibilizarlas a nivel personal. La gestión del tiempo debe ser lo más exigente posible, pero hay que encontrar ese momento para la vida personal". "li Bfliil lfl illlEJflli ïEGlllBlÜBÍfl n Utiliza programadores de tareas í Hoy por hoy, la tecnología nos permite pro- gramar el trabajo. Es lo que aconseja Arantza ‘ Huarte, CEO de Miramami y directora de Mamá Comunica. “El día tiene 24 horas y los emprendedores las utilizamos todas. Muy pocos días termino mi jor- nada antes de las dos de la mañana y todo lo progra- mo, contesto e-mails, pero los dejo pendientes como borradores para que a las ocho de la mañana del día siguiente puedan enviarse. Mailchimp, por ejemplo, permite programar todas nuestras acciones de comuni- cación a clientes. Para otro tipo de tareas relacionadas con el negocio, también suelo programar, casi todas las herramientas que utilizamos dan ya esta opción, muy útil para estar en todas partes aunque no estés en ese momento frente al ordenador. Hootsuite nos ayuda a programar nuestras acciones de redes sociales, también es ideal para dejar listas las promos de madrugada". Para automatizar, recurre a otras herramientas como "lFTTT que es un servicio con el que podemos auto- matizar tareas y procesos conectando las principales aplicaciones que usamos en el día a día". lliva el ‘workalion’ y la hioerooneolividad Como recuerda Maite Moreno, "las nuevas tecnologias y el nuevo escenario exigen que estemos conectados siempre. Hay una exigencia porque tu mercado ya no es local sino global y eso te obliga a tener un skype y hablar a lo mejor con un cliente a las dos de la mañana porque está en EE UU. Está apareciendo el concepto workation (working + vacation), es decir, podemos y debemos seguir conectados en vacaciones. De hecho, están apareciendo espacios de coworking vacacional en sitios como Bali o Girona, por ejemplo, que ofrecen espacios para trabajar y disfrutar del ocio", explica. Es un poco el perfil del nómada del conocimiento: “Cam- bia el sitio físico pero sigue inmerso en su proyecto. Se toman las vacaciones cuando quiere y no necesariamente deja de trabajar. El mundo digital tiene herramientas que permiten trabajar desde cualquier sitio. Hoy en día es raro encontrar un bar sin conexión a Internet en cualquier rincón. Posiblemen- te, dentro de unos años aparecerá una enfermedad relacionada con la hiperconec- tividad, pero en realidad esta capacidad de teletrabajar está reduciendo los niveles de estrés", concluye. ENERO 2016 EMPRENDEDORES. ES 45
  5. 5. li ESÏI ÚN Trabajo en escala Para Idoia Cantolla, CEO de Ilustrae — comunidad de conte- nidos online/ offline y editorial de libros de empresa—, lo esencial es encontrar a "deshoras" colaborado- res en otros países que puedan avan- zar trabajos (investigaciones, correccio- nes, ediciones, redacción de contenidos)", de esta manera realiza una especie de economía de escala, consiguiendo que unos colaboradores trabajen en las horas en los que otros descansan. "Consigues que tu proyecto funcione prácticamente las Z4 horas del día, sin necesidad de estar esperando", añade. ÜIJII HSÍSÍEHÏBS Vlilllfllfls Cantolla también recomienda la opción de « contratar lo que se llaman asistentes virtua- les: son profesionales freelance que pueden realizar tareas por Internet que tú no quieres o puedes rea- lizar o a los que recurrir en un momento dado para que te ayuden o asistan en una tarea en concreto. Pueden ejercer múltiples tareas, desde secretarias virtuales hasta atención al cliente, camuníty manager, redactor, programadores, etcétera. Existen múltiples plataformas donde contratar a esos asistentes, como ODesk, Agentbot, Trabajofreelance. com, Secretaria. es, Workana, Nubelo. .. llsegurándole la mejorlransmisiún « Es cierto que en la actualidad hay conexión inalámbrica en casi todos los sitios, pero también lo es que no siem- pre puedes fiarte de la calidad y la rapidez en la transmisión de datos. Sinuhe Arroyo lo tiene claro: "Por mi trabajo viajo continua- mente, así que me paso muchas horas en los aero- puertos. Siempre llevo el portátil porque lo utilizo en la sala de espera antes de embarcar. Para garan- tizar la calidad en la conexión, he decidido comprar tarjetas de datos móviles de los países en los que suelo estar. Tengo cuatro, una para España, otra para EE UU, otra para Singapur y ahora otra para Vietnam. n-n-nnauunuuu: DDDDDDUDDDDDDEI EDDDDDGDDDDUU ÉDDDDDDDDDDDD ZDDDDDÜDDDDZ DDDDMEDnBe . r. ': ¡.- Siempre conectados "En la Escuela Superior de Moda y Pro- tocolo (ESMP) se reciben y contestan . . llamadas y correos electrónicos a todas horas. Además, tenemos un compromiso con nuestros alumnos, presentes y futuros, por el cual reciben con- testación en un plazo máximo de 24. A través de mi smartphone controlo todo lo que acontece en la escuela respecto al alumnado, profesorado, personal de ofici- na. .. Pero no es suficiente, las llamadas se acumulan y se suceden de forma continuada. Por ello decidí utili- zar herramientas como Google Apps for Work. El per- sonal ESMP está conectado a esta herramienta, siete días a la semana, lo que facilita un feedback constante y fluido para fomentar la coherencia corporativa y la imagen de la escuela", explica Begoña Davó Basterre- chea, directora de ESMP y de Mandarino e Cioccolato. [lrganizador llE lillBflS Vlllllfll "Algo que siempre llama la atención en mi oficina son los mood boards y las pizarras repletas de past-its de vivos colores que me permiten organizar mis tareas. El flujo de trabajo de la escuela y la rapidez en la gestión dejan como resultado semanas llenas de estrés. Para combatirlo, y sin perder de vista la tecnología, uno de mis mejores aliados, la app Weple Diary, me ayuda a fijarme metas a nivel personal y profesional y fomenta mi entusiasmo / en su cumplimiento, me permite fijar objetivos, logros, programar mi lista de tareas pendientes. ..", explica Davó. lion la oficina en la nuhe Aplicaciones como Dropbox ayudan a ges- tionar la información y te permiten acce- der a toda la documentación de tu compa- ñía en cualquier momento y lugar. El autónomo, hoy por hoy, tiene recursos gratuitos para no tener que esperar al lunes para acceder a la información. "Y por supuesto ten la precaución de hacer siempre copias de seguridad de tu ordenador", insiste Martín. i‘ 'llilll ll] ÍSÍÍGEI 24 horas? " El definitivo despegue del comercio elec- '_ trónico ha impulsado el desarrollo de solu- ciones logísticas disponibles 24 horas para las pymes. Cada vez son más las empresas que ofre- cen soluciones casi bajo demanda para las pequeñas y medianas en materia de almacenaje y transporte, aunque están muy enfocadas al comercio electrónico. Sin embargo, si lo que necesitas es un mensajero a las cuatro de la mañana para enviar esa presentación crucial a un cliente, la cosa se complica. -< FOTOS: ISTOCK.

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Reportaje en el que participó Maite Moreno, profesora de EAE Business School.

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