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La experiencia de implantación de una plataforma de apoyo a la gestión de proyectos de ISS Iberia

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Material de la ponencia de Alex Díaz, CIO de ISS Iberia en la comunidad @eadaProjectManagement del 9/6

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La experiencia de implantación de una plataforma de apoyo a la gestión de proyectos de ISS Iberia

  1. 1. ISS Iberia La implantación de un sistema de apoyo a la gestión de proyectos de TI alex.diaz@es.issworld.com
  2. 2. At ISS, we believe that great service comes from motivated employees, who understand your purpose and empathise with your needs. And human sensitivity makes the difference between generic service and a personal, tailored solution. Through THE POWER OF THE HUMAN TOUCH, we care for your business as if it were our own. 2
  3. 3. 3 ISS Vision 3
  4. 4. Financial highlights of 2015 Revenue 10.698 M€2014: 9.963 M€ Organic Growth 4.4%2014: 2.5% Cash Conversion 99%2014: 98% Operating Profit 609 M€2014: 558 M€ Operating Margin 5.7%2014: 5.6% Number of employees 504.8162014: 510.968 4
  5. 5. Where… 51% - Western Europe 19% - Nordic 13% - Asia 6% - Pacific 4% - Latin America 5% - North America 2% - Eastern Europe 5 77 countries
  6. 6. …For whom and how… 61% 30% 6% 3% Customer Type Key Account Large & Medium Small Route Based 31% 13% 12% 11% 8% 7% 18% Customer Segments Business Services & IT Industry & Manufacturing Public Administration Healthcare Retail & Wholesale Transportation & Infrastructure Other 51% 15% 34% Delivery Type Single Services Multi-Services Integrated Facility Services (IFS) 6
  7. 7. A leading market position – Group Group Revenue: 10.698 M€ 504.816 employees ISS is able to deliver IFS globally, regionally, and nationally, due to: • Global Corporate Client Organisation • Global, regional and local excellence centres • Self-delivery with FM capability allowing subcontracting NORDIC Revenue: 1.975 M€ 34.142 employees EASTERN EUROPE Revenue: 215 M€ 17.502 employees NORTH AMERICA Revenue: 565 M€ 15.355 employees PACIFIC Revenue: 604 M€ 12.407 employees ASIA Revenue: 1.357 M€ 190.306 employees LATIN AMERICA Revenue: 484 M€ 44.178 employees WESTERN EUROPE Revenue: 5.498 M€ 190.753 employees Facility Management Property Support Catering Cleaning Security 7
  8. 8. Fun Facts 8
  9. 9. Our Service Offering • Daily Office Cleaning • Janitorial Services • Washroom Services • Dust Control • Industrial Cleaning • Street Cleaning • Clean Room Services • Green Cleaning • Reception Services • Office Logistics • Call Centre • Mail-room Services • Shipping & Receiving • Reprographics & Xerox • Document Handling • Transportation (logistics) • Warehouse Services • Operations & Maintenance • Landscaping • Pest Control • Project Management • Moves and Changes • M & E • Energy Management • Company Restaurants • Canteen Services • Executive Dining • Coffee / Beverage Service • Vending • Fruit Deliveries • Conference Room Services • Access Control • Concierge Services • Mobile Patrols • Alarm Response Services • Emergency First • Risk Consulting • Guard Services Cleaning Services Support Services Catering Services Security ServicesTechnical Services Facility Management 9
  10. 10. Recap: What does IFS mean at site level Cleaning Services Support Services Catering Services Security ServicesTechnical Services Facility Management Single Service Multi Service Integrated Facility Services Outsourcer 10
  11. 11. We have more than 100 years of experience - Overview 1901 1910 1920 1940 1960 1980 2000 2013 1930 1950 1970 1990 2010 2014 Listed on Nasdaq OMX 2013 - Voted “World’s Best Outsourcing Company ” by IAOP Number of employees exceed 500,000 2008 - Introduction of “The ISS Way” strategy ISS is founded in Copenhagen as a security company 1934 - Entered the cleaning business 1946 – First international expansion to Sweden 1973 – First expansion beyond Scandinavia 1989 – Number of employees hit 100,000 1977 – Listed on the Copenhagen Stock Exchange Building the company globally … … further increasing scale and global presence… … alignment of the company begin a core value proposition 11 2003 – First pan-European IFS contract 2015
  12. 12. ISS Facility Services Misión ValoresVisión Facilitar que nuestros clientes consigan su propósito, prestando servicios con personas que deciden Aspiramos a ser la mejor organización de Servicios del mundo Honestidad: Respetamos Iniciativa: Actuamos Calidad: Cumplimos Responsabilidad: Respondemos ISS has been recognized in 2013, 2014, 2015 and 2016 as one of the World’s Best Service Outsourcing Providers.
  13. 13. • Facturación 2015: 438 M€ • Nº empleados: 22.769 Limpieza Mantenimiento • Facturación 2015: 59,7 M€ • Nº empleados: 594 Restauración Serv. Auxiliares • Facturación 2015: 19 M€ • Nº empleados: 558 Seguridad • Facturación 2015: 28,1 M€ • Nº empleados: 310 Jardinería • Facturación 2015: 5 M€ • Nº empleados: 127 • Facturación 2015: 67,6 M€ • Nº empleados: 1.680 Facility Manager • Facturación 2015: 10,6 M€. ISS Iberia: Servicios 37.500 PERSONAS 628 M€. FACTURACIÓN 2015
  14. 14. ISS Iberia: Localización y otros datos 31 Oficinas 1.150 vehículos 2.850 móviles 1.200 empleados de estructura 31 personas en IT
  15. 15. ESPAÑA PORTUGAL ISS Iberia: Historia 15 1992 1993 1994 1996 1998 2000 2002 2004 1995 1997 1999 2001 2003 2005 ISS Portugal Inicia operaciones 2015 2006 2008 2010 2007 2009 2011 2012 2013 2014 LIMPIEZA MANTENIMIENTO ETT CONTROL DE PLAGAS JARDINERIA SERVICIOS AUXILIARES 2016 ISS España Inicia operaciones LIMPIEZA CONTROL DE PLAGAS JARDINERIA MANTENIMIENTO SERVICIOS AUXILIARES SEGURIDAD RESTAURACIÓN Se adquiere UNICA IFS 13 GRUPOS + 50 GRUPOS ISS es adquirida por Goldman Sachs y EQT Partners ISS sale a Bolsa España y Portugal pasan a ser IBERIA Última gran adquisición en España ISS focaliza negocios
  16. 16. Situación de partida 2009 Gestión de la Cartera de Proyectos Múltiples peticiones de desarrollos, dificultad en la priorización Entrada de proyectos no ordenada Imposibilidad de establecer previsiones de realización de proyectos No hay visión global del roadmap de proyectos Gestión de Proyectos Falta de estandarización metodológica Desconocimiento del coste interno por proyecto Documentación no centralizada Dificultad para comunicar situación indivudalizada proyectos Mayor equipo de desarrolladores y mayor número de proyectos enfocados a negocio 16 Y mucho EXCEL !!!!
  17. 17. Formación MS Project Server OnlineMS Project Server 2007 MS Project Server 2010 Evolución de plataformas y formación 17 MS Project Server 2013 2015 2008 2010 2007 2009 2011 2012 2013 2014 2016 Repositorio de Proyectos Registro de partes de trabajo Campos personalizados Sites de Proyecto KPI’s Gestión Porfolio PDP Business Case y Project Charter Workflow de aprobación Priorización de Proyectos 2017 2018 2019 Plataforma en la nube Dashboards Power BI Gestión de ProyectosGestión de Proyectos Project Server Project Profesional Business Case
  18. 18. Flujo Gestión de la Demanda 18 2014
  19. 19. Flujo Gestión del Proyecto 19 2014
  20. 20. PPM – Project Portfolio Management Demand Management Captura de las peticiones en un repositorio centralizado. Estandarización de la captura de datos usando PDP. Creación de Governance Workflows Portfolio Selection and Analytics Definición y comunicación de la estrategia de negocio. Establecer consenso alrededor de los drivers de negocio. Priorización completa de los proyectos por múltiples métricas. Identificar el portfolio optimo bajo Budget. Maximización del uso de recursos. 20
  21. 21. PPM – Project Portfolio Management Resource Management Visibilidad y control usando un pool de recursos de empresa. Maximizar el uso de recursos con una gestión proactiva. Selección de los recursos adecuados para el proyecto. Gestión intuitiva y de asignación ante conflictos. Schedule Management Supervisión de los Gestores de Proyectos profesionales y ocasionales. Creación, revisión y actualización de las planificaciones. Uso de best practices Control eficiente y análisis de planificaciones. Facilidad de comunicación de las planificaciones. 21
  22. 22. PPM – Project Portfolio Management Financial Management Estandarización de la estimación del coste beneficio. Gestión del cambio y costes del Proyecto. Visibilidad financiera. Integración con los sistemas. Time and Task Management User Interface fácil. Reporting del Tiempo de trabajo y también administrativo. Integración con los sistemas (Gestión Help Desk). 22
  23. 23. PPM – Project Portfolio Management Team Collaboration Punto central para la colaboración en equipo. Plantillas basadas en best practices. Gestión eficiente del contenido. Simplificar y mejorar la comunicación del equipo. Issues and Risk Management Definición de un estándar de evaluación del riesgo. Normalizar la gestión y recogida de los riesgos. Establecer una adecuada resolución y escalado del problema. 23
  24. 24. PPM – Project Portfolio Management Business Intelligence and Reporting Establecer métricas estándares para medir el performance. Creación de reportes automáticos. Análisis efectivo de los datos. Generar informes reutilizables, best practices. 24
  25. 25. Migración al O365 – Project Online 25
  26. 26. Situación actual 2016 Gestión de la Cartera de Proyectos Entrada ordenada de proyectos, evaluación de los mismos y de su alineamiento estratégico Primera estimación de plazos de ejecución Aprobación presupuestaria de proyectos organizada Visualización global de proyectos Gestión de Proyectos Metodología única de gestión de proyectos Presupuestación inicial y seguimiento del coste hasta su cierre Documentación centrada en sitios de proyecto. Espacio compartido con stakeholders Fácil identificación del estado de cada proyecto Integración con Gestión de Help Desk 26
  27. 27. Problemas encontrados Dificultades técnicas En primeras versiones, flexibilidad para la personalización Dificultades humanas Resistencia a la gestión ordenada de la cartera de proyectos y su alineamiento a objetivos estratégicos Dificultad en estimar el coste del proyecto en primeras fases del Business Case Resistencia al reporte ordenado del proyecto (partes de trabajo) Baja valoración de la aportación de la herramienta en la eficiencia de la ejecución del proyecto 27 Como diría Ramón ….. GESTIÓN DEL CAMBIO
  28. 28. THANK YOU 28 alex.diaz@es.issworld.com

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