Archivo - XIII Reunion Anual

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Archivo - XIII Reunion Anual

  1. 1. ARQUITECTURA DOCUMENTAL DE LAS CORTES DE CASTILLA Y LEÓN David Martinez / Raúl Cuesta Servicio de Informática Cortes de Castilla y León
  2. 2. INDICE • Los flujos documentales de las Cortes de Castilla y León desde una perspectiva Informática • Arquitectura de Soporte a la gestión de la documentación • Producción y Captura de Documentación • Gestión Documental www.ccyl.es
  3. 3. LOS FLUJOS DOCUMENTALES DEL PARLAMENTO • El punto de vista del Sistema VISION ARCHIVISTICA de Información de las CCyL Fondo Archivístico, Series está en los usuarios y sus Unidades Documentales Compuestas Expedientes herramientas Unidades Documentales Simples Documentos • Que hacen los usuarios: – Producen documentos VISION FÍSICA – Colaboran con otros usuarios Catálogo, Bibliotecas, Colección Sitios • Envían documentos Directorio, Unidad, • Envían mensajes con la Fichero Video, Word, PDF finalización de su trabajo www.ccyl.es
  4. 4. ¿COMO PRODUCE DOCUMENTOS EL USUARIO? • Cada documento que produce responde a una razón, por lo que cada documento tiene: – Edición del documento – Descripción del documento – Autoría del documento • Cada Tipo de documento debe ser estudiado individualmente: – Identificación Única del documento, MetaDatos, Trazabilidad, Versionado, Multi-vista (WEB, PDF, Intranet, …) www.ccyl.es
  5. 5. ¿QUÉ HACEMOS CON DOCUMENTOS NO PRODUCIDOS POR EL USUARIO? • La llegada de documentos de fuentes externas, se comporta de igual manera: – Se realizan las copias y traslados correspondientes • Cada documento externo, debe ser caracterizado en un Tipo establecido, requiriéndose – Captura del documento – Identificación Única del documento, MetaDatos, Trazabilidad, Multi-vista (WEB, PDF, Intranet, …) www.ccyl.es
  6. 6. ¿QUÉ HACE EL USUARIO CON LOS DOCUMENTOS? • Colabora con el resto de los usuarios: – Publica sus documentos – Almacena los documentos – Envía documentos por correo – Notifica las evoluciones de sus trabajos • Se han de establecer “procedimientos electrónicos” para habilitar las tareas anteriores, regulando los almacenes de esta documentación, estableciendo los mecanismos de publicación y de mensajería www.ccyl.es
  7. 7. ARQUITECTURA DE SERVICIOS DE LAS CORTES ECM – Registro Documental Biblioteca Publicaciones IDX – Personal Autonomy Search Organización Administración SGBD – Tramitación Oracle Material Sesiones MSG – Actos y Eventos Exchange Grabaciones WEB – Flora OpenCMS … Proyectos Ley INTRANET– SharePoint Prensa www.ccyl.es
  8. 8. ARQUITECTURA PERSISTENTE DE LAS CORTES Registro WEB – OpenCMS INTRANET– SharePoint Publicaciones Organización ECM – PERSISTENCIA Documental Biblioteca Tramitación IDX – Autonomy Search Personal Sesiones SGBD – Oracle Administración Grabaciones MSG – Exchange Material Proyectos Ley Actos y Eventos Prensa Archivo www.ccyl.es
  9. 9. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN www.ccyl.es
  10. 10. CAPTURA EN ORIGEN DE DOCUMENTACIÓN www.ccyl.es
  11. 11. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN www.ccyl.es
  12. 12. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN www.ccyl.es

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