Duarte Slidedocs - French

1. Slidedocs Diffusez vos idées avec des documents visuels efficaces par nancy duarte traduction française eric bouchet

2. 2© Duarte, Inc. 2014 + Création du Contenu + Cas: Conversion de Diapos Denses + Architecture d’un Slidedoc + Données et Diagrammes Clarifient le Contenu + Cas: SAP Top 10 + Unification par les Systèmes Visuels + Cas: “Le Pouvoir d’une Histoire” + Les Grilles Donnent de la Structure + Respirer avec le Blanc + La Typographie Amplifie les points Importants + Impression et Projection de Slidedocs + Distribution de Slidedocs + Cas: Du Spectaculaire au Slidedoc + Partagez des Grandes Idées avec les Slidedocs TABLE DES MATIÈRES + Le Besoin de Conversations + Ré-introduction du Slidedoc + Faire le lien avec votre Public + Cas: des Docs aux Slidedocs Pourquoi les Slidedocs Écriture d’un Slidedoc Design d’un Slidedoc Diffusion d’un Slidedoc 01 02 03 04INTRO Pages 137–159Pages 99–136Pages 37–98Pages 9–36Pages 3–8

3. 3© Duarte, Inc. 2014 LA COMMUNICATION A CHANGÉ Le business se développe de plus en plus vite. On demande constamment aux employés d’en faire un peu plus, un peu plus vite. Cette obsession du rythme nous a conduits à réduire les inefficacités presque partout, et en particulier dans la communication. Internet et les communications mobiles ont reconditionné les gens, qui préfèrent consommer de l’information en petits bouts. Les articles de blogs courts ont le plus de lecteurs. On peut à peine mettre deux phrases dans un tweet. Et les SMS ne font généralement qu’une ligne ou deux. Dans ce processus, nous avons tué les formes longues de communications professionnelles. Aujourd’hui, du contenu qui n’est pas réduit à son essence est une perte de temps. Des documents en prose longs, détaillés, sur plusieurs pages, prennent trop de temps à lire, entre les emails et les réunions. Alors nous les ignorons, en attendant que nos plannings libèrent un laps de temps suffisamment long pour absorber une information dense—si ce moment arrive un jour.  LIEN: APPRENTISSAGE PAR L’IMAGE  LIEN: APPRENTISSAGE MULTIMEDIA  LIEN: ÉTUDE SCIENTIFIQUE

4. 4© Duarte, Inc. 2014 LA COMMUNICATION COURTE EST LA NOUVELLE NORME Par conséquent, la communication visuelle plus courte, plus ramassée, est la méthode pour mettre tout le monde à jour rapidement. On comprend mieux les concepts quand on combine images et textes. Des médias visuels comme les présentations sont donc utilisés plus facilement. Depuis le démarrage de Duarte, Inc. en 1988, j’ai observé l’intensification de cette évolution vers une communication visuelle. Au début, nous arrangions les diaporamas de personnes qui n’étaient pas tant préocuppées par la présentation orale, que par l’expression visuelle de leurs idées, et leur diffusion dans leur organisation. La meilleure façon de diffuser des idées visuelles est le diaporama. Le format diapositive est le plus facile pour transcrire et partager de grandes idées. Chez Duarte, nous avons souvent vu des diapositives que nous avions créées être réutilisées dans des centaines de présentations différentes. Les bonnes diapos circulent. Ces morceaux de contenu de taille atomique, courts et ciblés, sont devenus le mode par défaut pour communiquer des idées visuellement.

5. 5© Duarte, Inc. 2014 LES UTILISATEURS ATTENDENT MIEUX Nous avons tous déjà vu la diapositive à gauche. Pire encore, nous l’avons tous vu projetée une fois. Ces méfaits bizarres sont probablement l’une des créations numériques les plus haïes dans le business aujourd’hui. On les hait parce qu’ils n’atteignent pas leur but, qui est de communiquer des idées clairement et de façon efficace. Mais il y a une raison pour laquelle des gens font ces diapositives. D’abord, le format par défaut dans PowerPoint® encourage leur création. Ensuite, les logiciels de présentation sont les options les plus faciles pour combiner textes et visuels, et sont donc devenus les outils de communication visuelle par défaut. Enfin, les gens ont besoin que leurs idées soient comprises par elles-mêmes sans l’aide d’un présentateur. Des programmes comme PowerPoint® ont été créés pour faire des diaporamas, donc les utilisateurs pensent qu’ils doivent projeter ce qu’ils ont créé. Beaucoup de documents ne devraient pas être projetés, mais lus. Des jolies diapositives épurées sont parfaites comme aide visuelle lorsque vous présentez. Mais dans de nombreux cas, votre public serait mieux servi avec un document—mais pas n’importe quel document. PowerPoint® is a registered trademark of Microsoft Corporation. All rights reserved.

6. 6© Duarte, Inc. 2014 SLIDEDOCS™: UN NOUVEAU MÉDIA Le temps est venu pour un nouveau média— un média qui garde la capacité des logiciels de présentation à intégrer facilement graphiques et mots—et circuler rapidement dans les organisations. Un slidedoc est un document créé avec un logiciel de présentation, où les visuels et les mots s’unissent pour illustrer un point par page. Le résultat est un média qui peut être lu et digéré plus rapidement qu’un document ou une présentation. Les Slidedocs sont conçus pour être imprimés ou distribués et lus sur écran, sans l’aide d’un présentateur. Jusqu’à présent mes livres ont porté sur la réalisation de présentations succintes et très visuelles. Il peut donc être surprenant maintenant de m’entendre soutenir un nouvel usage pour les logiciels de présentation. Nous avons créé des slidedocs pendant les 25 dernières années parce qu’ils aident à diffuser rapidement les idées de nos clients dans leurs organisations. Les Slidedocs fonctionnent parce que: Le format uniforme d’une diapositive encourage à une articulation et une visualisation claires et succintes des concepts sur une page. Leur facilité d’édition leur permet d’être un document vivant, collaboratif et qui peut évoluer avec le temps. La vue globale permet de voir le tout, au lieu de seulement les parties. En travaillant en mode plan ou trieuse vous pouvez voir le message et la structure, en plus des pages individuelles. La diffusion permet que les pages les plus pertinentes circulent dans une organisation. Les bons slidedocs sont réutilisés encore et encore. Slidedocs™ is a trademark of Duarte Press LLC. All rights reserved.

7. 7© Duarte, Inc. 2014 EN FAIT, CE LIVRE EST UN SLIDEDOC A cet instant, vous être en train de lire un long slidedoc. Il est probablement différent du dernier fichier que vous avez vu créé avec un logiciel de présentation. J’ai décidé de modéliser ce qu’est un slidedoc en utilisant le média comme message, et en diffusant ce livre sous PowerPoint ® pour que vous puissiez le déconstruire. Quelques détails à observer: • Les pages ont plus de texte et d’explications visuelles qu’une présentation dynamique • Les gabarits utilisent des grilles, colonnes, et des phrases entières • Des explications denses et analytiques apparaissent dans ce livre Amusez-vous à farfouiller et apprendre de ce slidedoc.

8. 8© Duarte, Inc. 2014 VOUS AVEZ BESOIN D’UN SLIDEDOC SI… Vous devriez créer un slidedoc si: • Vous avez une information détaillée à diffuser, mais ne serez pas là pour l’expliquer • Vous avez un sujet détaillé qui nécessite des visuels et du texte • On assimile mieux votre information quand est elle découpée en éléments plus petits et plus visuels. • Votre équipe de vente a besoin de documents modulaires et d’outils suffisamment flexibles pour transmettre la bonne information aux bons clients. Ce slidedoc vous apprendra comment utiliser un logiciel de presentation pour créer des documents visuels qui circuleront dans votre organisation sans trop d’efforts de votre part une fois la création terminée. • Votre information pourrait être lue avant, et le temps de réunion pourrait être utilisé pour atteindre le consensus Vous avez peut-être déjà lu mes livres précédents, pour vous aider à créer du contenu fort et des visuels dynamiques pour vos présentations. Ce nouveau livre couvre les éléments clés de la création d’un slidedoc. Vos slidedocs auront encore plus d’impact si vous avez lu Resonate et Slide:ology. Créer une histoire forte pour connecter avec un public qui répond par une action. Comprendre la diffusion visuelle de l’information pour que le public voie ce que vous dites Créer des documents visuels persuasifs adaptés à la façon actuelle de consommer de l’information.

9. 9© Duarte, Inc. 2014 9© Duarte, Inc. 2014 + Le Besoin de Conversations + Ré-introduction du Slidedoc + Faire le lien avec votre Public + Cas: des Diapositives aux Slidedocs Pourquoi les Slidedocs 01

10. 10© Duarte, Inc. 2014 10© Duarte, Inc. 2014 + Le Besoin de Conversations 01

11. 11© Duarte, Inc. 2014 LES PRESENTATIONS SONT FAMILIÈRES Il n’y a pas de doute: nous sommes une culture de présentation. D’après certaines estimations, Microsoft’s PowerPoint® a été installé sur environ un millard d’ordinateurs. De plus, en moyenne 350 presentations sont faites chaque seconde de chaque jour. Nous avons adopté ce comportement pour une bonne raison: les présentations sont l’un des meilleurs moyens de communiquer des idées, de persuader un public d’adopter une idée, et de suivre des actions. Cependant, de nombreux articles ont fait les gros titres et gagné des voix en appelant la fin des présentations. Je n’irai pas jusqu’à dire que “les diaporamas sont le mal”, mais je pense que nous pourrions mieux faire dans leur création et leur usage. D’ailleurs, j’ai bâti un business et écrit trois best-sellers sur comment on peut rendre les diaporamas plus efficaces et agréables. Cependant, même les meilleurs diaporamas ne fonctionneront pas s’ils ne sont pas diffusés dans le bon contexte. De même que vous ne feriez pas un diaporama pour dire à quelqu’un qu’il a un tigre derrière lui, il y a des circonstances professionnelles où le diaporama n’est pas la bonne approche. Mais la plupart de gens le font quand même, parce c’est ce que nous connaissons. Et c’est là que les ennuis commencent.

12. 12© Duarte, Inc. 2014 LE BON OUTIL POUR LE BON TRAVAIL Les présentations jouent un rôle vital dans de nombreux cas, mais elles ont besoin d’aide avec les slidedocs pour continuer le mouvement. Conversation E-mail Présentation Vidéo Webinar Réunion Evènement Diffuser les idées

13. 13© Duarte, Inc. 2014  DIAPOSITIVE 14: INTERVIEW DE SIR RICHARD BRANSON  DIAPOSITIVE 22: INTERVIEW DE SHERYL SANDBERG  DIAPOSITIVE 27: INTERVIEW DE JEFF WEINER LA CONVERSATION CRÉE LE CONSENSUS Une présentation peut être un outil fabuleux, mais seulement si elle est utilisée correctement. Les présentations sont plus efficaces pour persuader un groupe de personnes de changer leur comportement. Elles sont souvent unidirectionnelles: l’information circule du présentateur au public. Mais qu’arrive-t-il quand vous devez amener un groupe au consensus ou à prendre une décision basée sur de l’information partagée? Les présentations formelles n’autorisent pas assez d’allers- retours pour atteindre ces objectifs. A l’inverse, chercher le consensus et prendre une décision sont des opportunités parfaites pour des conversations informées, c’est-à-dire des conversations dans lesquelles tous les participants ont accès à un jeu d’information commun. Les conversations donnent aux participants la possibilité de construire à partir de vos idées, plutôt que de simplement les recevoir. Les allers-retours verbaux de questionnement et défense, résistance et accord, création et destruction, raffinent l’idée tout en vous aidant à construire une crédibilité en montrant votre maîtrise du contenu. Le résultat est que les conversations informées peuvent vous aider à atteindre le consensus et réduire la résistance à une idée. Ces bénéfices sont les raisons pour lesquels plusieurs dirigeants célèbres, parmi lesquels Sir Richard Branson, Sheryl Sandberg, et Jeff Weiner, ont insisté sur une plus forte emphase sur les conversations. Au lieu d’une présentation, nous avons trouvé que tout le monde peut se mettre à jour rapidement si vous leur donnez l’information au préalable, ou autorisez 10 minutes au démarrage de la réunion pour lire le slidedoc. Ensuite, chacun est parfaitement informé pour la discussion. Mieux, ils peuvent se référer au document quand ils discutent.

14. 14© Duarte, Inc. 2014 14© Duarte, Inc. 2014 Trop de gens se cachent dans des pièces sombres pour lire trop de mots sur des grands écrans. Il y a une raison pour laquelle j’évite les salles de direction. Je préfère passer du temps avec les gens ‘du terrain’, où le contact visuel, la conviction honnête et la confiance sont évidents. La dyslexie a défini mon style de communication—et celui de Virgin. Depuis le début, Virgin a utilisé un langage clair et ordinaire. Si je pouvais comprendre rapidement le concept d’une campagne, c’était bon à partir. Si quelque chose ne pouvait pas être expliqué sur le dos d’une enveloppe, c’était nul. Je crois aux conversations et au contact visuel. – Sir Richard Branson Fondateur et Président, Groupe Virgin Photo: virgin.com “ ”

15. 15© Duarte, Inc. 2014 PRÉSENTATIONS ET CONVERSATIONS Comment décidez-vous quand utiliser une présentation, et quand lancer une conversation? Pour prendre cette décision, vous devez décider de votre objectif. Que voulez-vous obtenir du temps passé avec votre groupe? Le tableau ci-dessous vous aidera à déterminer quel mode de communication est le plus adapté à vos besoins. Présentation Conversation Besoin de communiquer une idée déjà formée Besoin de construire, d’obtenir le consensus, ou de développer une idée Connaissance préalable des volontés et besoins du public Besoin de plus d’information sur les volontés et besoins du public Besoin d’informer, persuader, ou divertir un public Besoin de construire une relation personnelle avec le public Pas besoin d’une réponse immédiate du public Besoin des apports du groupe pour avancer Besoin d’un évènement unique pour emmener un public vers votre objectif Besoin d’un engagement continu pour atteindre votre objectif

16. 16© Duarte, Inc. 2014 16© Duarte, Inc. 2014 + Ré-introduction du Slidedoc 01

17. 17© Duarte, Inc. 2014 LES DOCUMENTS SONT DENSES Le meilleur moyen d’atteindre le consensus pendant une réunion, c’est de distribuer l’information au préalable pour que les gens aient le temps de la lire et absorber. Mais quel est le meilleur moyen de distribuer cette information? Si vous utilisez un format document, vous pouvez ajouter plus de détails tout en autorisant les gens à lire l’information à leur propre rythme. Cependant, la nature dense des documents peut poser certains problèmes. Bien peu de gens lisent une page pleine de prose professionnelle et se disent “Ça a l’air super. J’ai hâte de me lancer dans la lecture!” Il peut également être difficile de faire référence aux documents dans une discussion. Vous a-t-on déjà demandé de trouver la troisième phrase dans l’avant- dernier paragraphe de la quatrième section? Si oui, combien de temps avez- vous mis pour la trouver? Quand vous faites référence à un document, vous perdez un temps précieux juste pour mettre tout le monde au même niveau—quel que soit votre objectif. Au final, de nombreuses personnes gèrent l’information plus vite et la comprennent mieux si elle est présentée visuellement. En distribuant des pages pleines de paragraphes, vous mettez des barrières sur le chemin de la compréhension—pas le meilleur moyen de commencer une réunion.

18. 18© Duarte, Inc. 2014 SPECTRE D’UTILISATION Document Chaque groupe a une documentation longue, dense, mais nécessaire sous la forme de mémos, rapports, manuels, et briefs. Ces créations sont utiles pour accueillir beaucoup d’information dans un conteneur unique. Présentation Chaque groupe a aussi des présentations utilisées quand les gens ont besoin de combiner le pouvoir du langage oral et des images fortes pour persuader un public. Caractéristiques d’un Document Caractéristiques d’une Présentation Exhaustif Histoire dynamique Structure en sujets Structure dramatique Informatif Transformative Processus analytique Processus créatif Visuellement dense Visuellement éparse Conçu pour être lu Conçue pour être entendue Autonome Guidée

19. 19© Duarte, Inc. 2014 LES SLIDEDOCS COMBLENT LE VIDE Slidedoc Des documents ni denses ni clairsems, avec le juste équilibre de détail et survol, qui peuvent être utilisés en pré-lecture ou support. Les slidesdocs combinent la force des documents et des présentations, tout en minimisant leurs faiblesses. Caractéristiques d’un Slidedoc Explicatif Structure modulaire Educationel Processus de réflexion visuelle Equilibre étroit visuel et prose Rapidement compris

20. 20© Duarte, Inc. 2014 QU’EST-CE QU’UN SLIDEDOC? Les slidedocs sont des documents visuels, développés dans un logiciel de présentation, destinés à être lus et référencés au lieu d’être projetés. Je suis prête à faire trois paris: 1. Vous savez déjà ce que sont les slidedocs 2. Vous avez déjà des slidedocs dans votre organisation 3. Vous avez vous-même déjà créé un slidedoc Comment puis-je être si sûre? Parce que c’était devant nous depuis toujours—cette forme fabuleuse de communication d’une information qui est à la fois assimilée et référencée facilement. Beaucoup de gens n’ont pas réalisé la beauté derrière ces objets, parce qu’ils les ont utilisés de la mauvaise façon. Au lieu d’autoriser les publics à lire ces slidedocs, on les leur a “présentés” dans de longue lectures, et on les a endormis. Ce faisant, les gens ont appris à ne considérer les logiciels de présentation que comme outil pour combiner les mots et les visuels d’une façon qui autorise les gens à vite consommer et diffuser l’information en morceaux de taille atomique. Même si le logiciel de présentation est le moyen le plus facile pour créer un slidedoc aujourd’hui, le concept précède le logiciel. Hughes Aircraft a publié un rapport sur l’Organisation Séquencielle et Thématique des Publications (STOP) en 1965. Les tenants de la méthode STOP croyaient que la communication de l’information par une seule idée par page, soutenue par texte et images, était un moyen plus concis et collaboratif pour construire des propositions et rapports denses. De même, les slidedocs permettent aux communicants de découper des idées complexes en petits éléments d’information et donner aux lecteurs le temps pour absorber l’information à leur propre rythme.*

21. 21© Duarte, Inc. 2014 COMMENT UTILISEREZ-VOUS LES SLIDEDOCS Dit simplement, les slidedocs communiquent pour vous. Quand l’information doit être transmise sans l’aide d’un présentateur formel, les slidedocs servent ce but Slidedoc En Pré-lecture Les conversations les plus efficaces arrivent quand tout le monde est bien informé. En distribuant un slidedoc avant une réunion, vous pouvez réserver la majorité de cette réunion pour atteindre le consensus. C’est particulièrement utile quand le sujet est très complexe ou technique. En Document de Suivi Les présentations répondent souvent à la question, “Pourquoi devrais-je suivre votre idée?” Après une présentation formelle, les gens doivent répondre à la question “Comment suivre votre idée?” Suivez avec des détails pour aider à avancer. C’est pourquoi les slidedocs font de bons outils de vente modulaires. En Emissaire Des personnes en position d’influence disent parfois, “Envoyez- moi vos diapos” avant de plannifier un rendez-vous avec vous. Les slidedocs vous aident à expliquer votre idée sans être là. En Document de Référence L’information devrait améliorer la conversation, pas en distraire. La combinaison de mots et visuels autour d’une idée facilite la référence à l’information au milieu d’une discussion.

22. 22© Duarte, Inc. 2014 22© Duarte, Inc. 2014 Quand j’ai rejoint Facebook, une de mes tâches était de construire le côté professionnel de la société, mettre quelques systèmes en place, mais je voulais le faire sans détruire la culture qui rendait Facebook si bien. Donc l’une des choses que j’ai essayées était d’encourager les gens à ne pas faire de présentations formelles avec PowerPoint dans nos réunions. Pourquoi ne pas venir avec une liste de ce que vous voulez discuter. – Sheryl Sandberg COO, Facebook Photo: Copyright 2010 Drew Altizer, Financial Times Source: http://drte.co/pz “ ”

23. 23© Duarte, Inc. 2014 LE LOGICIEL DE PRÉSENTATION EST LE BON OUTIL POUR CE TRAVAIL Le logiciel de présentation peut être un très bon outil de publication. La possibilité d’intégrer des mots, des visuels, et d’autres éléments interactifs comme des hyperliens et des vidéos sont certains des attributs clés d’un slidedoc. D’abord, c’est une alternative pratique à un logiciel de dessin professionnel, qui est cher et prend des années à maîtriser. Pourquoi investir quand un outil que vous utilisez tous les jours ira pour la plupart de vos besoins en communication? Les infographistes ont un rôle à jouer. Ils ont passé des années à apprendre comment transcrire une information graphique. Pour des documents importants, rien ne remplace la capacité d’un infographiste à guider et engager le lecteur. Ensuite, le logiciel de présentation est partout. PowerPoint® est installé sur plus d’un milliard d’ordinateurs dans le monde. Vous seriez surpris du nombre et de la qualité des idées qui commencent dans un logiciel de présentation. Beaucoup de gens l’utilisent pour créer des concepts et des stratégies, et beaucoup de grandes idées sortent de ces applications. Enfin, très peu d’outils permettent de prendre des pages entières, les réarranger, les fusionner avec des documents existants, ou les sauver séparément. La facilité avec laquelle vous pouvez accomplir ces tâches avec un logiciel de présentation en fait la plateforme parfaite pour la diffusion de l’information. J’ai vu des diapositives que nous avions créées pour un client dans un service nous revenir réintégrées dans un diaporama d’un service complètement différent. C’est un témoignage de la capacité unique des logiciels de présentation à faciliter et diffuser les idées. Bénéfices des logiciels de diapos: Visuel: Visualiser l’information aide vos lecteur à voir ce que vous expliquez. Polyvalent: Ils incorporent photos, illustrations, dessins, et même vidéos, si c’est mis en ligne. Interactif: Vous pouvez insérer des liens et sauter dans le document lui-même, où à l’extérieur sur Internet. Pour la tablette: Son format facilite la lecture sur ces appareils. Diffusable: Sa nature modulaire autorise l’incorporation des diapos dans d’autres documents et la diffusion dans toute l’organisation. Partageable: Des plateformes comme SlideShare™ le rendent intégrable et partageable. SlideShare™ is a trademark of LinkedIn Corporation. All rights reserved.

24. 24© Duarte, Inc. 2014 24© Duarte, Inc. 2014 + Faire le lien avec votre Public 01

25. 25© Duarte, Inc. 2014 UTILISEZ LE BON OUTIL POUR LE TRAVAIL Maintenant que nous avons cet outil, comment savons-nous quand l’utiliser? Quand vaut-il mieux envoyer un slidedoc, et quand devriez-vous faire une présentation? La réponse dépend beaucoup de la situation, mais votre décision peut se résumer à deux questions: 1. Les gens ont-il besoin d’entendre votre message directement de vous? Si oui, vous devriez faire une présentation. 2. Le sujet requiert-il beaucoup de détails pour être compris? Si oui, un slidedoc pourrait être votre meilleur pari. Le tableau à droite sert de guide pour vous aider à décider où certaines communications internes et externes se positionnent. Externe Interne Slidedoc Présentation Proposition Résultats de Recherche Rapport Annuel Stratégie Client Feuille de Vente Demande d’Information Etude de Cas Livre Blanc Fiche Technique Point Presse Point Investisseurs Exec Briefing Pitch de Financement Présentation Formelle Lancement Produit Présentation Analystes Présentation de Vente Corporate Overview Résultats de Recherche Rapports Mémo Stratégie de l’entreprise Plan d’Exécution Annexe Réunion de groupe Mise à Jour Conférence/Formation Lancement Interne Réunion de CA Réunion de Vision Réunion Globale Point Trimestriel Survol de Projet

26. 26© Duarte, Inc. 2014 LES SLIDEDOCS SONT MIEUX POUR LE PUBLIC Limitations spatiales forcent l’auteur du slidedoc à aller à l’essentiel. Bien fait, cela rend l’info plus claire pour le lecteur. Les avantages ci-dessous reviennent au public, qui perçoit les bénéfices d’assimiler une prose claire et concise, combinée à des visuels utiles. Idées visualisées aident le public à “voir” ce que vous dites. Quand des décisions critiques doivent être prises rapidement, des concepts articulés visuellement réduisent le temps pour atteindre le consensus. Gains de temps atteints en autorisant le public à lire les infos au lieu d’en écouter la présentation. (Imaginez si je vous présentais ce document au lieu de vous le donner à lire!) Consensus atteint quand les personnes ont le temps de discuter les infos. Après avoir lu un slidedoc, les gens peuvent se réunir pour avoir des conversations qui créent un mouvement vers l’objectif. Réduction du temps pour comprendre qui arrive avec des infos digérées, structurées et visualisées.

27. 27© Duarte, Inc. 2014 27© Duarte, Inc. 2014 Une fois la lecture faite, il est temps d’ouvrir la discussion. Il n’y a pas de présentation. C’est important de rester vigilent sur ce point car la plupart des gens qui ont préparé les infos vont présenter par réflexe. Si vous craignez de paraître insensible en n’autorisant pas les collaborateurs qui ont travaillé dur sur les infos à avoir leur instant, rappelez au groupe que c’est une nouvelle pratique mise en place dans toute l’entreprise et qu’elle bénéficiera à tous les participants, y compris l’artiste précédemment connu comme Le Présentateur. Une fois la présentation éliminée, la réunion peut maintenant se concentrer exclusivement sur la génération d’un discours valable: Fournir un contexte partagé, creuser des données et des infors importantes, et peut-être plus important, avoir un débat utile. – Jeff Weiner PDG, LinkedIn Chez LinkedIn, nous avons essentiellement éliminé les présentations. Au lieu de cela, nous demandons que les informations qui auraient typiquement été présentées pendant une réunion soient envoyées aux participants au moins 24 heures à l’avance, pour que les gens se familiarisent avec le contenu. Retenez ceci: Ce n’est pas parce que les infos ont été envoyées qu’elles ont été lues. Nous commençons chaque réunion en laissant 5 à 10 minutes au participants pour lire le document. S’ils l’ont déjà lu, cela leur donne une opportunité pour rafraichir leur mémoire, identifier les points qu’ils voudraient développer, ou simplement traiter des e-mails. Photo: Copyright “ ”Source: http://www.linkedin.com/today/post/article/20130701022638-22330283-a-simple-rule-to-eliminate-useless-meetings

28. 28© Duarte, Inc. 2014 DIFFUSEZ VOS BONNES IDÉES Découpage La meilleure façon de digérer de l’information est de la découper en formats digérables en utilsant un logiciel de diapos. A l’inverse d’un document, les slidedocs créent la flexibilité pour réutiliser des petits modules de contenu. Ces modules se diffusent tout de suite, parce que le message et les images soutiennent clairement une seule pensée. Idées cachées Il y a un temps et un endroit pour les rapports complexes, les propositions et les documents annexes. Le business a besoin de documents denses pour les contrats, les rapports de recherche et les transcriptions. Cependant, l’information importante peut être perdue si elle est cachée dans un océan de prose. Le format slidedoc remet cette information dans les mains des gens. Rendez-le diffusable Les vrais bons slidedocs—ceux où les bonnes idées rencontrent les visuels informatifs—se diffusent comme un feu. On les prend, les ré-utilise et les re- formule. Si vous voulez que votre travail brillant fasse le tour d’une organisation, les slidedocs sont l’un des meilleurs moyens pour que vos idées s’enracinent dans chaque service.

29. 29© Duarte, Inc. 2014 TROIS FAÇONS DE PRODUIRE DES SLIDEDOCS EFFICACES Convertir des Documents en Slidedocs Une bonne information est souvent cachée dans des documents denses. Le découpage et la transformation de mots en image aide à la rendre compréhensible. (Voir étude de cas page suivante) Convertir du Texte de Prompteur en Slidedocs Si ce n’est ni une diapositive ni un slidedoc, la lecture peut être longue et délicate. Réduisez le texte en une diapositive pour projection, ou ajoutez du contexte pour en faire un slidedoc autonome. (Voir étude de cas sur l’ajout de contenu pages 58 à 63) Convertir des Diapositives en Slidedocs Si vous êtes un bon présentateur, des visuels simples fonctionnent pour la projection. Mais ensuite que faites-vous à la fin quand on vous demande une copie des diapositives? Intégrez vos diapositives en tant que graphiques dans un slidedoc avec plus de texte. (pages 149 à 154)

30. 30© Duarte, Inc. 2014 30© Duarte, Inc. 2014 Convertir Des Documents En Slidedocs Cette étude de cas transforme la prose longue et textuelle du cours sur la Physique Solaire du NOAA en un slidedoc visuellement riche et facilement assimilable qui engage le lecteur et fait passer la connaissance rapidement. ETUDE DE CAS

31. 31© Duarte, Inc. 2014 31© Duarte, Inc. 2014 COURS DE PHYSIQUE SOLAIRE DU NOAA | AVANT L’étude du soleil peut être une expérience riche visuellement, mais ce document est froid et dense, ce qui peut intimider. Par conséquent, sa froideur peut affecter la compréhension du sujet. La découpe du texte en sujets et sa présentation d’une manière intéressante visuellement peuvent encourager les étudiants à y entrer. Source: http://www.swpc.noaa.gov/Curric_7-12/Chapter_1.pdf

32. 32© Duarte, Inc. 2014 32© Duarte, Inc. 2014 COURS DE PHYSIQUE SOLAIRE DU NOAA | APRÈS Croyez-le ou non, c’est la même information que dans l’exemple “avant” de la page précédente. C’est coloré et divisé en éléments plus petits et mieux assimilables.

33. 33© Duarte, Inc. 2014 33© Duarte, Inc. 2014 Cette belle information était cachée dans le document d’origine. En utilisant les images de la NASA, l’information est visualisée et plus facile à comprendre. Vous pouvez utiliser des flèches associées au texte pour mettre en valeur les points principaux.

34. 34© Duarte, Inc. 2014 34© Duarte, Inc. 2014 Avant Après Le graphique en couleur, au lieu du noir et blanc, aide les étudiants à visualiser la température comme une carte de chaleur. Il invite les lecteurs, et les aide à mieux assimiler l’information.

35. 35© Duarte, Inc. 2014 35© Duarte, Inc. 2014 Et, évidemment, les slidedocs peuvent facilement être convertis dans des formats pour appareils en utilisant n’importe lequel des nombreux outils. Cette flexibilité permet à votre information d’être consommée en route.

36. 36© Duarte, Inc. 2014 L’ÉDITION EST EN TRAIN DE CHANGER En 2008, quand mon premier livre a été édité, il y avait une poignée d’autres livres professionnels qui utilisaient les visuels autant que je l’ai fait. Maintenant, on sort plusieurs livres par an avec un focus visuel. La croissance des livres visuels est étroitement liée à la culture de présentation des organisations, et à la façon dont nous consommons l’information au quotidien. L’édition a subit de nombreux changements ces dernières années. De grands éditeurs luttent pour comprendre l’ère numérique, et les ventes de livres numériques sont en train de dépasser celles de livres imprimés traditionnels. L’introduction des tablettes et livres numériques a conditionné les gens à lire sur écran. Cependant je n’ai toujours pas trouvé une plateforme d’édition qui facilite la publication d’un livre numérique, visuel, qui fonctionne sur tous les écrans, toutes les plateformes. Les slidedocs, d’un autre côté, sont multi- plateforme. Vous pouvez les distribuer par e-mail, tablette, serveur, ou des médias sociaux comme SlideShare. Un autre bénéfice est le fait que les slidedocs ne sont pas bloqués dans un format propriétaire qui serait difficile de pousser ou partager avec les autres. Vous pouvez convertir des slidedocs dans d’autres formats comme PDF, HTML, vidéo et images assez facilement. Tout ceci peut être réalisé dans une application que vous utilisez tous les jours.

37. 37© Duarte, Inc. 2014 37© Duarte, Inc. 2014 + Création du contenu + Etude de Cas: Conversion de Diapos Denses + Architecture d’un Slidedoc + Données et Diagrammes Clarifient le Contenu + Etude de Cas: SAP Top 10 Ecriture d’un Slidedoc 02

38. 38© Duarte, Inc. 2014 38© Duarte, Inc. 2014 + Création du Contenu 02

39. 39© Duarte, Inc. 2014 CONNAISSEZ VOTRE PUBLIC Mettez-vous à leur place en faisant une promenade mentale. Dans mes trois livres, j’ai passé beaucoup de temps à parler de la nécessité d’adapter votre message aux besoins de votre public. On pourrait dire que certaines choses ne changent jamais. En vérité, quelque soit votre mode de communication, votre public devrait toujours être votre priorité numéro un. Ils doivent comprendre votre message. Sans leur engagement, votre message ne va nulle part. Les gens ne sont pas motivés par ce qui est important. Ils sont motivés par “Qu’y a- t-il pour moi ?” Quand vous créez votre slidedoc, n’oubliez pas de montrer à vos lecteurs ce qu’il y a pour eux. Mettez-vous à leur place et en faisant une promenade mentale. Pensez à leurs besoins, leurs questions, leurs circonstances, et gardez ces penseés à l’esprit quand vous élaborez votre message. Vous serez heureux de l’avoir fait.

40. 40© Duarte, Inc. 2014 POSEZ VOTRE IDÉE MAÎTRESSE Vous savez quand vous tombez sur ce genre de communication, parce que vous regardez la fin (si vous arrivez jusque là) et vous dites: “Que s’est-il passé?” Vous ne voulez pas que quiconque finisse votre slidedoc avec la confusion sur le visage. C’est pourquoi vous allez poser votre Idée Maîtresse. Traditionnellement, l’Idée Maîtresse doit couvrir les trois besoins suivants: Cela va sans dire, votre slidedoc doit avoir un but, mais vous seriez surpris du nombre de communications (des e-mails jusqu’aux livres) qui sont distribuées sans que l’auteur se soit vraiment posé la question “Que suis-je vraiment en train de faire là?” Besoin Exemple Votre point de vue unique Les Slidedocs diffusent votre message via du contenu modulaire. Qu’y a-t-il pour ceux qui adoptent ou non votre point de vue Les Slidedocs permettent aux gens de comprendre rapidement et de partager facilement vos idées. Ces éléments doivent être écrits dans une phrase entière Les Slidedocs diffusent votre message via du contenu modulaire qui permet aux gens de comprendre rapidement et de partager facilement vos idées. En posant votre Idée Maîtresse dans ce format, vous la distinguez d’un simple sujet.

41. 41© Duarte, Inc. 2014 UNIFIEZ AUTOUR D’UN POINT En mettant chaque idée sur une seule page, vous éliminez les distractions et focalisez l’attention du lecteur. La technique “une idée par diapositive” vous focalise également dans l’écriture de votre slidedoc, et vos évite de trop en faire. Les logiciels de présentation sont bien adaptés à cet égard. Commencez à rédiger votre slidedoc en mettant vos idées pour les sujets et sous-sujets sur des diapositives individuelles. Une fois que vous avez un certain nombre de sujets, ces idées deviennent vos titres de pages. Au fur et à mesure que vous développez le contenu, utilisez les titres comme garde-fous pour vérifier si vous êtes toujours dans le sujet. De la même manière que votre slidedoc doit avoir une seule Idée Maîtresse, chaque page doit se focaliser sur un point Si vous finissez par remplir la page de mots, il se peut que vous ayez débordé le sujet. Enlevez du texte ou créez un nouveau sous-sujet sur une autre page. Si vous créez une autre page, vérifiez qu’elle soutien l’idée développée dans votre slidedoc, et qu’elle est vraiment nécessaire pour votre public. Sinon, ce contenu sera de trop. Souvenez-vous que l’objectif est moins de démontrer ce que vous connaissez que de rendre l’information facile à aborder et à comprendre. Résistez à la tentation de fournir une explication à tout ce que vous savez sur le sujet.

42. 42© Duarte, Inc. 2014 LONGUEUR RECOMMANDÉE DES SLIDEDOCS Pré-lecture: Avant la réunion: Si vous distribuez le slidedoc avant une réunion, il doit être lu en moins de 20 minutes. Les lecteurs auront du mal à trouver des longues plages de temps dans leur journée pour une lecture détaillée. Début de la réunion: Si vous distribuez le slidedoc pour une lecture au début de la réunion, il doit être lu en moins de 10 minutes. Ce qui veut dire qu’il doit avoir moins de 10 pages. C’est particulièrement utile quand le sujet est très complexe ou technique. La longueur des Slidedocs varie suivant leur usage. Voici quelques règles pour les usages les plus fréquents. Emissaire: Envoyé à un VIP: Si un VIP vous demande d’ “envoyer vos diapos”, il veut juste les faits et une raison de croire que votre idée est bonne. Cinq diapositives semblent être le niveau de tolérance pour des gens de pouvoir. Envoyez-leur ce qu’ils demandent; ils sont suffisamment intelligents pour remplir les trous. Envoyé à des prospects: Les slidedocs sont des outils de vente modulaires fabuleux. Un prospect devrait avoir réponse à toutes ses questions dans un slidedoc de moins de 10 pages. Référence: Avant ou après une conférence: Si vous avez besoin de diffuser une information détaillée pendant une conférence, envoyez-là avant, ou partagez un rapport détaillé avec les références après, pour que votre public puisse lire vos conclusions. Ces slidedocs peuvent faire jusqu’à 50 pages. Pendant une conférence: Si vous voulez distribuer l’information pendant la conférence, elle doit être limitée à ce que le public entendra, sinon ils liront au lieu de vous écouter. 10 pages est le maximum que vous devriez avoir pour ces slidedocs. Suivi: Envoyé après une conférence ou une réunion: Utiliser les slidedocs en suivi vous aide à clore une affaire, ou ajouter des détails pour persuader des personnes clés. Ces documents peuvent être un slidedoc court (10 pages) ou même un livre slidedoc comme celui-ci (jusqu’à 200 pages); cela dépend du contenu et du public.

43. 43© Duarte, Inc. 2014 VENDEZ VOTRE IDÉE AVEC UN TRÈS BON TEXTE Maintenant que vous savez quand utiliser un slidedoc, étudions comment en composer un. Ecrire un slidedoc ne veut pas dire que vous avez toute license pour transcrire toutes les pensées qui vous viennent à l’esprit. Quel que soit le média, une communication efficace requiert du planning, de la réflexion, et une exécution intelligente. Ce qui veut dire dépoussierer le style d’écriture que vous avez mis de côté quand vous posiez des listes fragmentées de sujets. Vous avez l’impression que ca vous donne plus de travail? Au final ces listes furent relativement faciles à rédiger. Mais si vous prenez le temps de communiquer vos idées dans le meilleur format possible, il paraît logique de maximiser l’usage de ce format. N’imaginez pas que vos lecteurs vous suivrons parce que votre idée est importante pour vous. Utilisez des mots et des visuels pour leur expliquer pourquoi votre idée est importante pour eux. Filtrez

44. 44© Duarte, Inc. 2014 AYEZ UN PROCESSUS ÉDITORIAL Vous pouvez créer certains slidedocs seul. Mais quand l’enjeu est important, il est utile d’avoir un processus éditorial. D’abord, suivre un processus éditorial vous aidera vous et votre équipe à rester focalisés sur le message que vous voulez communiquer. Ensuite il focalisera votre attention sur une tâche unique et vous évitera de vous sentir dépassé. Pour définir votre processus éditorial, prenez du recul et regardez le projet en entier. Définissez l’objectif du slidedoc, et restez focalisé sur le meilleur moyen de transmettre cette information à votre public. Ensuite, suivez ces trois étapes pour finaliser le contenu: idées, création, et finitions. un Idées deux Création trois Finitions

45. 45© Duarte, Inc. 2014 ÉTAPE 1: IDÉES Mon processus commence sur PowerPoint®. J’écris les sections que j’imagine être les éléments majeurs de mon slidedoc. Ensuite, dans ces sections j’ajoute des pages (diapositives) avec les titres des sujets que je veux couvrir. A l’école certains ont appris à structurer des rapports en écrivant les points sur des cartes bristol et en les mettant dans l’ordre. J’utilise toujours cette méthode, mais avec PowerPoint®. Quand vous avez identifié les sujets importants qui soutiennent votre idée, invitez le reste de l’équipe pour vérifier que vous avez couvert les points importants et confirmer que l’ordre général fonctionne. Encore une fois, c’est important de considérer votre slidedoc comme un tout. Demandez-vous “Comment mon public va-t’il naviguer là-dedans?” Souvent chez Duarte, nous copions le slidedoc complet au mur et ré-arrangeons les pages individuelles jusqu’à avoir un ordre logique. Une structure solide donne une expérience forte pour guider le public dans le slidedoc. C’est aussi là que je commence à imaginer comment je veux que le lecteur se sente en parcourant le document.

46. 46© Duarte, Inc. 2014 ÉTAPE 2: CRÉATION Après avoir inclus les idées de votre équipe dans les sujets et défini un premier ordre de l’histoire, mettez toute vos pensées sur la page. Ne retenez rien; ça n’a pas besoin d’être bien défini pour l’instant. Mettez simplement tout ce qui vient à l’esprit. Utilisez chaque page comme un réceptacle pour collecter concepts et idées sur chaque sujet. En suivant cette voie, vous créez un réservoir à idées et informations que vous pourrez choisir à l’étape suivante. Vous dépassez également les barrières mentales qui peuvent vous empêcher de sortir vos meilleures idées. Pour l’instant, visez la quantité plutôt que la qualité. Epuisez votre sujet—la qualité viendra dans l’étape suivante. Quantité

47. 47© Duarte, Inc. 2014 ÉTAPE 3: FINITIONS Maintenant que vous êtes ici, c’est le bon moment pour faire revenir votre équipe. Donnez-leur le contexte, mais encouragez-les également à avoir un oeil critique et à représenter les besoins de votre public. Chez Duarte, nous remettons tout sur le tableau et regardons à nouveau l’ordre. Avec une version mieux remplie, nous raffinons le slidedoc jusqu’à avoir le bon ordre et la bonne information sur chaque diapositive. Durant cette étape, nous nous assurons également que l’information est correctement divisée. Cette attention à l’image globale est bénéfique pour la compréhension du lecteur. Une fois vos idées réunies, raffinez-les. Il est temps d’écrire votre texte et de faire en sorte que chaque mot, chaque phrase, contribue à l’idée principale de la page et à l’Idée Maîtresse du slidedoc. Raffinez

48. 48© Duarte, Inc. 2014 ÉCRIVEZ DU TEXTE POUR UNE LECTURE RAPIDE Pendant une présentation, vous avez un public captif. Avec un slidedoc, vous pouvez simplement vous arrêter de lire. Donc, organisez votre information pour qu’elle soit facilement assimilable et guidez vos lecteurs dans le slidedoc. Les meilleures diapositives ont juste un titre et peu de texte, alors qu’un slidedoc peut utiliser beaucoup plus de techniques d’organisation, qui vont le rendre plus facile à scanner et guider l’ œil dans le document. Quand vous raffinez le texte en éléments plus clairs et succints, commencez à pensez à la meilleure façon d’organiser cette information sur la page elle-même. Ils contiennent ce type d’éléments: A. Titres utilisent des lignes de 6 à 10 mots autour du point principal de la diapositive. B. Sous-titres incluent la thèse ou un résumé du point principal. C. Paragraphes regroupent les phrases de pensées entières. D. Listes utilisent des phrases complètes et une structure parallèle. E. Citations souvent utilisées pour mettre en valeur ou soutenir un contenu important, soit dans le paragraphe ou répétées dans une boîte. Dans les pages suivantes, nous verrons comment transformer le texte pour capter votre public et transmettre votre idée de manière efficace. a b c d e

49. 49© Duarte, Inc. 2014 LA CONCISION PAIE La contrainte requiert plus de réflexion et d’efforts, mais elle les vaut car votre public continuera à lire. Les chercheurs d’information aiment la concision. Si notre tendance à lire des tweets et des SMS plutôt que de longs articles n’est pas suffisante pour vous en convaincre, lisez ceci: au moins 50 pourcent du temps quotidien d’activité est passé à rêvasser. Ce qui veut dire que vous n’avez pas beaucoup de temps pour dire ce que vous avez à dire, donc allez à l’essentiel. La clarté et la concision devraient toujours vous guider quand vous communiquez un message, et spécialement dans la rédaction du texte de votre slidedoc. Nous avons identifié que 100 mots par page est concis. Le livre que vous lisez est considéré comme dense, avec jusqu’à 250 mots par page. Plus que çà, vous devriez créer un document. Celà vous évite d’épuiser votre public. Il rend plus facile de rester focalisé sur un sujet. Celà laisse de la place aux visuels. 1 2 3Compter les mots présente trois bénéfices:

50. 50© Duarte, Inc. 2014 DÉVELOPPEZ DES TITRES QUI ONT DU SENS Par exemple, vous pourriez avoir un titre comme “Options du Routeur Réseau.” Mais quelles sont les options? Et quelle est la signification pour votre public? Sinon vous pourriez dire “Un Routeur rapide accèlère l’accession au marché”. Au lieu de dire à vos lecteurs que vous allez parler de routeurs, en changeant le titre vous avez introduit deux idées de plus: 1) C’est un routeur rapide. 2) Il va les aider à atteindre un objectif. Ce n’est pas mal pour quatre mots de plus. Des titres forts sont importants. Ils introduisent votre sujet général et votre point de vue sur ce sujet. Revoyez le titre après avoir écrit le texte et posez-vous trois questions. D’abord, le texte soutient-il le titre? Sinon, vous devez changer le titre ou changer le contenu. Ensuite, le titre va-t’il bien avec et soutient-il le message global du slidedoc? Sinon vous n’avez peut-être pas besoin de cette diapositive. Enfin, le titre est-il concis? Si votre titre fait plus de de deux lignes, enlevez le superflu.

51. 51© Duarte, Inc. 2014 L’OPPORTUNITÉ D’UNE STRUCTURE THÉMATIQUE FORTE La vue en plan de votre slidedoc vous donne une opportunité pour vérifier l’ordre. L’affichage par défaut des logiciels de présentations montre des miniatures des diapos sur la gauche. Pour voir juste les titres, il suffit de cliquer sur l’onglet de vue en plan et vous pouvez lire les titres dans l’ordre. Chaque titre devrait vous donner une bonne idée du contenu de la page. Quand vous les lisez dans l’ordre, s’ils sont bien écrits, les titres doivent faire une suite logique, ou un arc de persuasion. Beaucoup écrivent des titres fragmentés qui montrent la catégorie, au lieu du coeur de l’information. En écrivant des titres clairs sur chaque page, vous aiderez le lecteur à deviner le contenu qui suit. Que les titres se suivent aide non seulement vos lecteurs, mais peut aussi vous aider dans les étapes de création et de finition. Quand vous lisez vos titres en mode plan, vérifiez qu’ils forment un arc complet. Demandez-vous si l’intention thématique est claire. Chaque sujet suit-il naturellement le précédent? Y-a-t’il des idées incluses qui ne nécessitent pas leur propre diapositive? Voir vos diapositives dans ce contexte vous aidera à rendre le contenu plus fort. Ceci est la copie d’écran de la vue en plan de ce livre. Voyez comme les titres définissent ce que vous allez apprendre et se tiennent pour créer la structure.

52. 52© Duarte, Inc. 2014 LA STRUCTURE THÉMATIQUE EST PLUS FORTE QUE DES CATÉGORIES EN PLAN Un plan traditionnel se lit comme une liste: Un plan thématique amène du sens: Source: http://www.swpc.noaa.gov/Curric_7-12/Chapter_1.pdf Evolution du Soleil I. Introduction • Résumé • Notre Galaxie • Notre Soleil II. La Protoétoile • Le Système Solaire • Les Systèmes à Etoile Binaire • Autres Systèmes Planétaires • Preuves • Definition d’une Protoétoile III. La Phase de Consommation d’Hydrogène • De la Naissance à 4.5 Milliards d’Années • Luminosité Avec le Temps • Diagramme de Hurtzprung-Russell IV. La Géante Rouge • Fusion de l’Hydrogène au Coeur • Fusion de l’Hydrogène Etendue • Diagramme du Cycle de Vie du Soleil Evolution du Soleil • La Place de Notre Soleil dans l’Univers • La Naissance de Notre Système Solaire • La Possibilité d’Autres Systèmes Planétaires • Protoétoile: Première Phase d’une Etoile • Consommation d’Hydrogène: Deuxième Phase d’une Etoile • Croissance en Taille et Luminosité • Croissance Continue et Incinération de Mercure La différence entre un plan traditionnel et des titres de sujets est flagrante. Les thèmes des sujets améliorent grandement la capacité du lecteur à prédire le contenu, et lire davantage comme une histoire.

53. 53© Duarte, Inc. 2014 SUIVEZ LES BONNES PRATIQUES D’ ÉCRITURE Les slidedocs ont besoin de phrases, parce qu’ils n’ont pas de présentateur pour remplir les espaces. Mails ils ont aussi besoin de précision et de clarté, ce qui peut être mieux atteint avec des phrases qu’avec des listes. Un contenu plus direct peut aider à aiguiser votre pensée. Le meilleur moyen est d’utiliser du vocabulaire d’action. Il vous aidera à rendre votre écriture plus intéressante en amenant vos lecteurs vers votre prose. Les fanas de grammaire peuvent dire si vous utilisez la voix active ou son cousin maléfique, la voix passive. Ils cherchent le verbe “être”, un indicateur clé de la voix passive. Vous pouvez y penser comme une façon de retarder ou d’éviter votre point important. Un titre fort encouragera votre public à lire le reste du texte de la diapo. Un contenu clair ensuite les aidera à absorber complètement votre message. Passer votre contenu de passif à actif implique souvent de basculer le sujet au début de la phrase et le faire agir. Vous ne pouvez pas toujours utiliser du vocabulaire d’action—certaines phrases sont tenaces. Les auteurs les plus efficaces l’utilisent aussi souvent qu’ils peuvent. Pour plus de conseils sur l’écriture, vous pouvez lire le classique de William Zinsser, “On Writing Well”. Voix Passive Voix Active La nouvelle version de notre produit a été développée en 9 mois. Nous avons développé la nouvelle version de notre produit en 9 mois. La fonction “parler pour écrire” est disponible sur les deux produits. Les deux produits ont la fonction “parler pour écrire”.

54. 54© Duarte, Inc. 2014 ÉCRIVEZ UN TEXTE CONVAINCANT Le format slidedoc vous offre plus de mots qu’une diapositive traditionnelle, mais moins qu’un document. En écrivant des paragraphes, vous avez de la place pour un contenu plus convaincant. C’est impératif puisque, sans un présentateur, votre texte et vos visuels sont les seules choses qui guident le public dans le slidedoc. Ceci dit, un slidedoc n’a pas besoin d’être ennuyeux et triste—voici quelques moyens d’éviter cela: Utiliser les émotions: Les documents professionnels tendent à être froids et factuels, mais les décisions sont prises avec les tripes avant d’être rationalisées. Incluez des visuels émotionnels, des statistiques choquantes, et des histoires qui créent une réponse émotionnelle chez le lecteur. Rendre visibles les bénéfices: Avant que le lecteur accepte votre proposition, il faut lui montrer ce qu’il y a pour lui. Montrez quelle récompense ils auront s’ils prennent le risque de vous suivre. Donner des exemples: Montrez aux lecteurs des exemples d’occasions où d’autres dans une situation similaire ont décidé de suivre votre perspective avec un résultat positif. Les études de cas et les preuves aident les gens dans leur processus de décision. Uitliser des analogies: Les gens répondent quand ils peuvent identifier les choses comme similaires ou différentes de leur perspective. Utiliser des analogies pour comparer les similitudes et différences aidera à la compréhension. Ce type de langage permet de rationnaliser, retenir vous idées, et prendre des décisions plus facilement.

55. 55© Duarte, Inc. 2014 ENLEVEZ LE SUPERFLU ET AMPLIFIEZ L'ESSENTIEL Couper le texte de votre slidedoc peut être l’une des étapes les plus libératrices—et la plus difficile. Il est difficile d’enlever quelque chose que vous avez passé beaucoup de temps à créer. Et c’est tentant de justifier de tout garder pour éviter ce que les écrivains appellent “tuer vos chéris.” Penser à ce que vous voulez que votre slidedoc accomplisse aide à vous motiver pour raffiner votre contenu. D’abord, vous voulez que les gens lisent votre slidedoc—pas écrèment, lisent. Pour cela, il doit rester court. Ensuite, vous voulez garder le contrôle sur ce que les lecteurs retiendront de votre slidedoc. Réfléchissez à ce que vous voulez que votre slidedoc accomplisse. Plus vous avez de contenu, plus les lecteurs ont de choix sur les éléments auxquels ils choissisent de porter attention. En réduisant le nombre de choix, vous avez plus de contrôle sur leur focalisation. Donc, en allégeant le texte de votre slidedoc, dites-vous, “Est-ce le point principal que je veux que mes lecteurs retiennent?” Sinon, enlevez-le. Vous pouvez voir un exemple d’un passage réduit à son essence sur la page suivante. Relisez votre document, soulignez les points importants à garder, puis coupez le reste.

56. 56© Duarte, Inc. 2014 EXEMPLE DE PURGE Source: nursinghometraining.ppt Conclusions de l’Évacuation d’Urgence Sur la base des observations, revue de la réponse des pompiers locaux aux alarmes incendie, revue des rapports du conseil des résidents, des entretiens avec le personnel, et des entretiens avec les résidents concernant leur perception du personnel pendant l’évacuation d’urgence, il a été déterminé que le personnel d’un des trois étages du bâtiment (le deuxième) n’était pas à l’aise avec les procédures d’évacuation du bâtiment en cas d’urgence et/ou de feu, ainsi que mis en évidence par les trois employés qui ne connaissaient pas le digicode pour ouvrir l’issue de secours donnant sur l’escalier extérieur du deuxième étage. Le fait que le personnel ne connaisse pas le code a mis les résidents du deuxième étage en situation de menace sérieuse et immédiate pour leur santé et leur sécurité si une évacuation était nécessaire par cette porte. Passage complet (137 mots) Conclusions de l’Évacuation d’Urgence D’après une analyse détaillée, nous avons déterminé que le personnel du second étage n’était pas à l’aise avec les procédures d’évacuation d’urgence. Trois employés ne connaissaient pas le code requis pour ouvrir la porte donnant sur l’escalier extérieur. Cette situation constitue une menace immédiate et sérieuse pour les résidents de cet étage. Le passage ci-dessus montre le texte original réduit à son essence. C’est exactement ce que vous devez retenir de l’original, rien de plus. Le texte a été réduit de 62 pourcents. Passage édité (52 mots) “Quand une phrase devient plus forte, elle devient généralement plus courte. Donc la brièveté est un dérivé de la vigueur.” –Strunk & White, Elements of Style

57. 57© Duarte, Inc. 2014 COUPEZ L'INFORMATION EN PETITS MORCEAUX Votre information est en concurrence avec beaucoup de distractions. Donc vous devez prendre toutes les précautions pour vous assurer que les gens la lisent, comprennent, et l’adoptent. Il y a plusieurs façons de rendre votre contenu mieux assimilable. Vous pouvez rendre votre information si intéressante que personne ne veut s’arrêter de lire. Vous pouvez réduire votre message. Ou vous pouvez le découper en petits morceaux. Il y a des limites au niveau d’intérêt. Et quel que soit le niveau de votre réduction, il y a une limite là aussi. La découpe est un autre outil pour atteindre les gens. La découpe structure votre contenu en petits morceaux uniformes de discours qui forment un point plus grand. L’information a l’air moins dense et intimidante pour le lecteur. La découpe de votre contenu facilite également la lecture dans l’environnement pressé d’aujourd’hui. En lisant un document dense en ligne, il est facile de perdre le fil si vous êtes interrompu. Mais avec un slidedoc, vous pouvez reprendre où vous en étiez. Les slidedocs sont un outil naturel pour la découpe. En gardant votre texte court et en changeant le sujet sur chaque page, vous produisez un contenu facilement assimilable. Il fait moins peur et fait paraître le message plus clair au lecteur.

58. 58© Duarte, Inc. 2014 58© Duarte, Inc. 2014 Conversion de Diapositives Denses en Slidedocs Les diapositives suivantes pour le Hawaii Tsunami Warning System étaient trop denses pour des diapositives, mais pas assez pour des documents efficaces. Nous avons alors combiné le contenu des diapositves et les notes de présentation pour faire un joli slidedoc. ETUDE DE CAS

59. 59© Duarte, Inc. 2014 59© Duarte, Inc. 2014 Avant Après Les diapositives originales sont trop denses pour être projetées, mais incapables de tenir seules en slidedocs. Un sujet était réparti sur trois diapos. La combinaison des trois diapositives en une seule garde tous les onze éléments du système sur une page. Il était important de garder le texte surligné bien visible. Source: http://nctr.pmel.noaa.gov/education/ITTI/

60. 60© Duarte, Inc. 2014 60© Duarte, Inc. 2014 Avant Après En relisant les diapositives avec les notes, nous avons réalisé que de l’information critique s’y trouvait qui devait être déplacée dans la page du slidedoc. Remonter les notes sur la page garde tout le contenu lisible et à un seul endroit. Source: http://nctr.pmel.noaa.gov/education/ITTI/

61. 61© Duarte, Inc. 2014 61© Duarte, Inc. 2014 Avant Après Ces deux diapositives contiennent de l’information critique, et le contenu est plus fort si elles sont combinées, mais les styles graphiques ne vont pas ensemble. En combinant les deux diapositives et en utilisant un style d’illustration cohérent, vous voyez le système en relation avec son emplacement. Source: http://nctr.pmel.noaa.gov/education/ITTI/

62. 62© Duarte, Inc. 2014 62© Duarte, Inc. 2014 Avant Après Quand l’information que vous communiquez peut sauver des vies, vous devez être le plus clair possible. Les flèches multi- directionnelles de ce graphe amènent de la confusion. L’utilisation de cercles concentriques au lieu de flèches molles démontre clairement à quelle vitesse un tsunami atteindra chaque île. Source: http://nctr.pmel.noaa.gov/education/ITTI/

63. 63© Duarte, Inc. 2014 63© Duarte, Inc. 2014 Sur une tablette, vous pouvez couper une image sur deux diapositives pour un effet de transition. Ce diagramme est une aide à la navigation, qui se répète sur quatre pages pour indiquer dans quelle section est le lecteur. La couverture a un titre en gras, un sous-titre clair, et des éléments visuels forts. Les lecteurs comprennent le message du slidedoc juste en lisant la table des matières

64. 64© Duarte, Inc. 2014 CRITIQUEZ POUR ATTEINDRE L’EXCELLENCE Une fois que vous avez un brouillon dont vous êtes satisfait, il est temps pour une autre critique. N’attendez pas que le brouillon soit parfait. Acceptez que le brouillon brut est juste cela—brut. En montrant une première esquisse à vos collègues, vous avec des retours plus tôt, ce qui vous aide à rester focalisé et à éviter les ornières. Leurs retours peuvent aussi vous aider à surmonter des difficultés, comme une transition maladroite, un concept particulièrement difficile à expliquer, ou un titre bizarre. Encore une fois, les slidedocs sont parfaits pour de l’édition en groupe, parce que vous pouvez les mettre dans un endroit ouvert autour duquel le groupe peut se rassembler et discuter les idées et améliorations. Chaque diapositive étant un sujet individuel, vous pouvez facilement changer la structure en déplaçant les diapositives. Si vous deviez mettre un document en prose au mur, il y aurait plusieurs points par page. Vous soumettre à la revue des pairs peut être douloureux, mais cela offre de grandes récompenses. En accueillant les perspectives des autres sur votre travail vous pouvez atteindre un public plus large et vous grandissez en tant que communicant. Renforcer la qualité des titres Validater la structure et l’ordre Suggérer des endroits où couper Voir des failles de raisonnement ou exécution Améliorer exemples, phrases, ou données Voici quelques façons pour le groupe de vous aider à améliorer votre slidedoc.

65. 65© Duarte, Inc. 2014  ALLER A DIAPO 157  ALLER A DIAPO 6 ÉCRIVEZ UNE INTRODUCTION OU UN RÉSUMÉ Les slidesdocs peuvent avoir une introduction et/ou un résumé—c’est une chose qui les différencie des présentations. L’introduction devrait donner une vision succinte du contenu du slidedoc. Vous pouvez rédiger l’introduction avant de commencer l’écriture. Cependant, comme les slidedocs ont tendance à évoluer au fur et à mesure de la rédaction, vous aurez besoin de revoir l’introduction quand votre slidedoc sera achevé. Une fois finie l’écriture, vous aurez une idée plus précise des points couverts. Les points importants de votre introduction peuvent venir des titres de vos diapositives. L’écriture du résumé est un bon test final pour votre flux. Si vous ne pouvez pas écrire le résumé à partir de vos titres, il y a peut-être un souci dans votre structure. J’ai utilisé cette technique pour écrire l’introduction de ce slidedoc. Introduction Résumé

66. 66© Duarte, Inc. 2014 66© Duarte, Inc. 2014 La réunion professionnelle typique commence par une présentation. Quelqu’un se lève et présente avec une présentation PowerPoint, une sorte de diaporama. D’après nous, vous obtenez très peu d’info, vous avez des listes. C’est facile pour le présentateur, mais difficile pour le public. Et donc, à la place, toutes nos réunions sont structurées autour d’un mémo de 6 pages. Quand vous devez écrire vos idées en phrases complètes, cela force à une clarté plus profonde. – Jeff Bezos PDG, Amazon Photo: Copyright 2010 Steve Jurvetson Source: http://drte.co/qa “ ”

67. 67© Duarte, Inc. 2014 67© Duarte, Inc. 2014 + Architecture d’un Slidedoc 02

68. 68© Duarte, Inc. 2014 CE QU’ON PEUT APPRENDRE DES LIVRES Les slidedocs empruntent certains aspects de design aux livres. Les livres ont une couverture, une table des matières, des indicateurs de chapitres clairs, du texte, des numéros de pages, et d’autres petites décisions de design qui ont de grandes implications pour la structure de l’information qui aide les lecteurs à naviguer dans les contenus. Tourner les pages d’un slidedoc devrait être similaire à tourner les pages imprimées d’un livre.Dans le cas d’un slidedoc, vous pourriez tourner une page imprimée, cliquer pour avancer si vous lisez sur un écran d’ordinateur, ou glisser avec votre doigt si vous lisez sur une tablette. Un grand slidedoc est un peu comme un livre bien fait. Il combine du contenu avec un style visuel, des formats cohérents, et des visuels clairs, et les ordonne en un tout cohérent. Cette section présente les idées issues du design et de la publication des livres pour vous aider à obtenir le meilleur de votre slidedoc.

69. 69© Duarte, Inc. 2014 COUVERTURE Combien de fois avez-vous pris un livre à cause d’une belle couverture? Les éditeurs créent à dessein des couvertures de livres qui attirent l’attention des gens. Les couvertures fonctionnent mieux quand elles ont des visuels très conceptuels et un titre accrocheur, mais elles devraient aussi avoir un sous-titre et le nom de l’auteur. Un slidedoc doit avoir tous ces éléments. Votre couverture est une opportunité de diffuser un message dès le départ, donc ayez un titre et un sous-titre intuitifs et intéressants. “Stratégie 2014” n’est pas intéressant. A la place, soyez créatif et dites “Gagner du terrain: Bouleversement compétitif en 2014”. Les gens liront la couverture, la comprendront, et voudront lire la suite. Votre logo peut être présent dans le slidedoc, mais pas en gros sur la couverture ou dans le coin de chaque page. Considérez votre entreprise comme l’éditeur du slidedoc. De même que le logo de l’éditeur est petit et sur la tranche, la présence visuelle de votre entreprise doit être simple et discrète. Votre entreprise est l’éditeur. Elle doit être reconnue par une présence discrète et simple.

70. 70© Duarte, Inc. 2014 ANATOMIE D’UNE COUVERTURE Gros titre contrasté qui est conceptuel et ressort Sous-titre Nom de l’auteur Editeur  VERSION MULTIMEDIA GRATUITE DE RESONATE

71. 71© Duarte, Inc. 2014 TABLE DES MATIÈRES Quand un lecteur regarde la Table des Matières, il doit saisir de quoi parle le livre et avoir envie de lire juste à la façon dont les titres des pages s’enchaînent. Quand des lecteurs lisent de l’information avec un objectif, ils veulent savoir dans quoi ils s’engagent. Dans un roman, c’est fabuleux d’amener du suspens et d’avoir des surprises et de prévoir des changements. Mais c’est différent quand le but est de transmettre rapidement de l’information. Même si la Table des Matières est au début du slidedoc, elle doit être la dernière chose que vous écrirez. La Table des Matière doit être un dérivé de la vue en plan de votre logiciel de présentation. N’ajoutez les numéros de page que quand vous êtes certains qu’ils ne bougeront pas. Vous avez au-dessus la Table des Matières pour un slidedoc sur les espèces en danger. Une grande part de ce slidedoc est visible page (74). Vous pouvez voir comment les lecteurs ont l’essence du document, de ce fait ils peuvent choisir de tout lire ou aller à une section spécifique. Têtes de Section Numéros de Page Noms de Section Liaison du contenu

72. 72© Duarte, Inc. 2014 ANATOMIE D’UNE TABLE DES MATIÈRES Têtes de Section Liens au Contenu: Chaque entrée peut avoir un hyperlien intégré qui amène directement dans chaque section sous PowerPoint® Numéros de Page Noms de Section

73. 73© Duarte, Inc. 2014 HAUT ET BAS DE PAGE Tous les livres ont un haut et/ou bas de page qui indique la section ou le nom du chapitre pour aider à orienter le lecteur. Dans le cas d’un slidedoc, utilisez le bas de page pour ajouter vos règles de confidentialité ou copyright qui décourageront les gens de diffuser vos secrets. La circulation des grandes idées de votre entreprise sans mention de copyright présente un risque de vol d’idées. L’utilisation de haut et bas de page dans un slidedoc est encore plus importante que dans un livre. Parce que les slidedocs peuvent être copiés, collés, et diffusés, vous voulez que l’information de copyright et de confidentialité voyage avec vos pages de diapositives. En utilisant un “Haut et Bas de Page” dans PowerPoint®, vous pouvez ajouter un bas de page dans la diapositive et un haut de page dans les notes. Ce réglage est aussi où vous ajoutez les numéros de page. Les présentations projetées ne montrent généralement pas les numéros de pages, mais ils sont impératifs dans un slidedoc. Les numéros de page permettent la navigation dans la Table des Matières. Dans les réunions, quand vous discutez du slidedoc, Le “haut de page” dans PPT apparait sur la page des notes Les informations de confidentialité et copyright doivent apparaître au bas de chaque page Les numéros de page doivent être lisibles pour y faire facilement référence pendant la discussion. faites référence aux numéros de page pour que les gens aillent rapidement à la bonne section.

74. 74© Duarte, Inc. 2014 TÊTES DE SECTION La tête de section est comme un nouveau titre de chapitre dans un livre. Vous savez que vous quittez un chapitre pour en commencer un nouveau. A chaque fois que vous passez à une nouvelle section, utilisez une mise en page différente pour distinguer visuellement le changement. La transition à une nouvelle section peut être montrée par la couleur, les graphiques, ou une typo mémorable. Quelle que soit la solution visuelle, elle doit être suffisamment visible pour montrer qu’on entre dans une nouvelle section. Le contraste aide aux transitions claires et prépare le lecteur à savoir quoi attendre de chaque section. Les têtes de section informent les lecteurs de leur entrée dans une nouvelle section. Vous pouvez voir que la première et la dernière page servent de têtes de section. Elles ont des grandes typos et des images d’animaux en danger alors que les autres pages ont beaucoup de texte. Dans le slidedoc que vous lisez maintenant, les têtes de section sont en couleur alors que le reste de l’information est sur fond blanc.

75. 75© Duarte, Inc. 2014 IDENTIFIANTS DE SECTION Différencier les sections visuellement aide le lecteur à savoir quand il passe à un nouveau sujet. Il y a plusieurs mécanismes visuels que vous pouvez utiliser pour alerter les lecteurs qu’ils sont arrivés dans une nouvelle section. Onglet Dans les documents physiques, les onglets aident les lecteurs à passer rapidement à une nouvelle section. Vous pouvez utiliser des outils visuels qui copient les onglets sur vos diapositives pour aider les lecteurs à aller à n’importe section à partir de n’importe quelle page de votre slidedoc. Code Couleur Chaque section doit avoir sa propre couleur. Les barres de couleur dans l’angle d’une diapositive peuvent varier d’une section à l’autre, ou les pages elles-mêmes peuvent être inondées de couleurs fortes dans chaque section. Le haut de ce slidedoc identifie clairement que vous êtes en section 3. Les barres sur le côté ont les couleurs des têtes de section. Ici vous pouvez voir que nous sommes en section 2 sur 5.

76. 76© Duarte, Inc. 2014 IDENTIFIANTS DE SECTION Mise en Page Distincte Quand les lecteurs tournent les pages, une mise en page différente ressortira. Par exemple, les pages de contenu ont un fond blanc et beaucoup de texte et d’images, une mise en page différente utilisera du texte gras et des images conceptuelles. Solution Graphique Quand le contenu d’un slidedoc se tient comme un système ou un processus, vous pouvez utiliser un diagramme comme outil de navigation. Montrez les sections de manière démarquée et clairement écrite. Ensuite mettez en valeur la portion du diagramme qui identifie la section où vous êtes. Ce slidedoc utilise un jeu de couleurs différent des pages blanches et remplies de contenu. Le contraste signifie que c’est une nouvelle section. Les diagrammes de navigation aident les lecteurs à rester orientés. Dans cet exemple le segment en bas à gauche est mis en valeur pour montrer dans quelle section est le lecteur.

77. 77© Duarte, Inc. 2014 MISE EN VALEUR DU TEXTE Si votre lectorat est particulièrement pressé par le temps, vous aurez peut-être besoin de surligner les parties du slidedoc qui sont les plus importantes pour eux. Il y a plusieurs façons de faire ressortir du texte sur une page. Changer la couleur ou appliquer un effet au texte, gras ou italique. Sortir les éléments importants et les encadrer dans une boîte pour accélérer la lecture. Augmenter la taille du texte et le mettre sur la page d’une façon qui casse ou croise la grille. Mettre le texte dans un graphique qui amplifie votre message avec une métaphore visuelle

78. 78© Duarte, Inc. 2014 UN LIEN FORT ENTRE TEXTE ET IMAGE Quand vous utilisez les slidedocs, les mots sont plus fortement associés aux graphiques, parce que les deux existent sur la même page. Je suis sûre que vous avez lu un livre où une page fait référence à la “figure 4” mais il n’y a pas de graphique sur la page nommée “figure 4”. Les livres et les documents denses intercalent typiquement les graphiques avec des longues sections de texte, ce qui veut dire que vous devez tourner les pages en avant et en arrière pour trouver le visuel associé au texte. Les livres traditionnels n’ont pas une idée par page, donc les graphiques sont séparés du texte auquel ils sont liés. C’est vrai dans mon propre livre, le HBR Guide to Persuasive Presentations. Les graphiques et le texte sont sur des pages differentes et vous ne pouvez pas voir les deux en même temps. Mon livre avec Harvard Business Review est un long document. Plusieurs images n’apparaissent pas sur la même page que le texte qui les explique.

79. 79© Duarte, Inc. 2014 NAVIGATION INTERACTIVE Une autre façon de faciliter la navigation dans le contenu pour les lecteurs est de les laisser sauter au contenu qu’ils jugent le plus intéressant. Les slidedocs sont auto- navigables si vous ajoutez des hyperliens et des liens dans l’application pour que les utilisateurs naviguent dans le contenu. C’est un bénéfice supplémentaire et un avantage majeur des slidedocs numériques. Voici quelques exemples de moyens naturels d’ajout d’interactivité et de navigation: Lien direct aux sections Suivi de section Hyperliens Boutons Tabs

80. 80© Duarte, Inc. 2014 LA SECTION FINALE Résumé Intégrez les points essentiels dans un résumé pour rappeler au public les idées les plus importantes. Il doit être clair quand le lecteur atteint la fin d’une section ou la fin d’un document entier. Ci-dessous une liste d’éléments présents à la fin de sections ou documents: Activités Testez si le lecteur a retenu ce que vous vouliez qu’il sache en incluant un quizz ou des feuilles de travail. Sujets de discussion Mettez des questions provocantes à la fin de votre slidedoc pour aider les lecteurs à réfléchir. Annexe Ajoutez des informations statistiques et de recherche en annexe pour le lecteurs qui veulent plus de détails. Glossaire Aidez les lecteurs à comprendre votre vocabulaire spécifique ou les acronymes en clarifiant leur sens dans un glossaire. Info additionelle Liens vers des documents précis (forums, groupes de discussions, livres blancs) pour ceux qui veulent aller plus loin. Références Listez les ressources et vos auteurs cités pour que les lecteurs aient plus d’idées. Index Les mots clés sont ressortis, listés en ordre alphabétique, et associés à un numéro de page.

81. 81© Duarte, Inc. 2014 LES SLIDEDOCS SONT INTERACTIFS Les slidedocs sont une grande opportunité d’interaction. Cliquer sur un bouton ou glisser le doigt sur un écran stimulent le cerveau par petites étapes. Beaucoup de gens comprennent et assimilent mieux l’information quand ils interagissent avec. En découpant le contenu en petits morceaux et en le mettant sur une tablette ou un écran tactile, vous conservez l’engagement de vos lecteurs. L’action de cliquer pour avancer ou glissser pour tourner les pages maintient souvent les lecteurs en lien avec l’information. Vous pouvez ajouter des liens qui circulent dans le slidedoc lui- même, ou à l’extérieur sur internet, ce qui donne au lecteur une expérience plus interactive.

83. 83© Duarte, Inc. 2014 LES DONNÉES CRÉENT DU SENS Quand il faut intégrer des données et des diagrammes dans votre slidedoc, vous devez être conscient du sens qu’ils créent et comment le rendre visible. Données Les Données ne sont pas seulement les chiffres—c’est le sens derrière les chiffres. Les conclusions. Les découvertes. Les actions prises par des humains à cause des chiffres. C’est à vous de faire ressortir ces éléments. Quand vous mettez des données, ne jetez pas simplement un graphique sur une page. Déterminez les conclusions et l’histoire de ces données, et incluez du texte à ce propos. Souvenez-vous que votre texte doit être clair et succinct—c’est vrai aussi pour vos données. Malheureusement les logiciels de présentation ont tant de boutons, listes, lignes, gradients, bordures, remplissages et autres décorations de graphiques que vous pouvez rapidement gâcher les données sur votre diapositive. Evitez l’information superflue pour que votre message ressorte plus clairement. Diagrammes Les Diagrammes sont également du contenu. Mettre du texte dans des formes et le placer à côté de, ou connecté à tous les autres crée du sens et établit des relations entre les informations. Choisissez le bon type de relation, parce que la façon dont vous placez le texte dans des formes sur une surface crée un sens: Sont-ils similaires? Différents? Sont-ils connectés? Y-a-t’il une hiérarchie? Cela indique-t’il un processus? Chaque fois qu’une forme avec du texte est placée sur une page, vérifiez que la proximité et les connections transmettent le bon message.

84. 84© Duarte, Inc. 2014 Afficher les données d’une manière que votre public comprendra. ALLER À L’ESSENTIEL Les publics avec un esprit analytique, financier, scientifique ou ingénieur ont tendance à regarder les données d’un œil sceptique—ils ont été formés à cela. S’ils pensent que vos données ont été manipulées ou sont devenues des “données dictées par le marketing”, elles perdront leur substance et leur précision à leurs yeux. Evitez le décorum pour vos données; les ornements peuvent réduire la crédibilité et biaiser la perception des chiffres. Si une donnée montrée semble être manipulée, cela amène les gens à questionner la précision du reste de votre contenu et diminuera votre crédibilité. L’ajout de profondeur à un graphique qui n’a pas de données de profondeur réduit la précision de l’information. Par exemple, essayez de déterminer le nombre pour le Nord. Astuce: la profondeur et la perspective changent significativement ce nombre. Vous pouvez voir que le nombre est 21. Vous n’auriez probablement pas deviné. Non seulement ce graphique donne une vision plus claire des données, mais il met en valeur le plus important. En utilisant du bleu pour Nord, vous focalisez instinctivement dessus au lieu des autres régions qui sont en teintes neutres. Le problème des graphes en 3D est que les données sont visuellement déplacées. Ce graphique montre les mêmes données, mais sans profondeur, en vue de face.

85. 85© Duarte, Inc. 2014 MONTRER CE QUI EST IMPORTANT Quand votre organisation doit prendre des décisions sur des chiffres, montrez les conclusions des données. Un graphique a trois niveaux: Fond Données Mise en valeur Résultat1 2 3 Le fond contient des éléments comme les lignes, les échelles, légendes, et grilles. Il fournit le contexte et l’échelle. Les fonds doivent utiliser des couleurs neutres. Les données affichées viennent généralement d’un tableur. Les couleurs et attributs peuvent être assignés à l’écran. Utilisez une couleur neutre pour toutes les données et passez à l’étape suivante. Sélectionnez les éléments que vous voulez faire remarquer à vos lecteurs. Utilisez une couleur claire qui contraste avec les couleurs neutres pour aider à rapidement identifier les conclusions importantes. Ce résultat final contient toutes les données, mais utilise le contraste pour attirer l’ œil vers l’info la plus critique. + + + + = =

86. 86© Duarte, Inc. 2014 LES DIAGRAMMES MONTRENT LES RELATIONS Flux Formes connectées par une flèche pour montrer direction ou mouvement Processus Cycle Echelle de Temps Engrenages Séquence Cinq types de diagrammes communs sont affichés ci-dessous avec des exemples dans les pages suivantes. Réseau Formes connectées par une ligne pour montrer la hiérarchie. Arbre Mind-Map Groupe Ecosystème Radial Web Segment Forme divisée en multiple segments. Camembert Beignet Cercle Coeur Pile Formes empilées en ordre ascendant ou descendant. Graphique en barres Cercles concentriques Joint Formes interconnectées ou partageant un jeu de valeurs. Puzzle Venn Lien Les professionnels ont utilisé des diagrammes avec du texte pour expliquer les concepts abstraits depuis des centaines d’années. La meilleure façon de montrer les relations entre les choses est d’utiliser la proximité, l’échelle, et les liens pour que la hiérarchie et les relations soient claires.

87. 87© Duarte, Inc. 2014 TAXINOMIE DES DIAGRAMMES | FLUX Formes connectées par une flèche pour montrer direction ou mouvement (processus, cycle, échelle de temps, engrenages, séquence). Fusion Division Les formes se séparent ou se combinent avec d’autres. Linéaire Les formes vont linéairement, mais pas nécessairement tout droit. Parallèle Les formes vont dans une direction parallèle sans intersection. Boucle Les formes créent une boucle fermée

88. 88© Duarte, Inc. 2014 TAXINOMIE DES DIAGRAMMES | RÉSEAU Formes connectées par une ligne pour montrer la hiérarchie (arbre, mind-map, cluster, écosystème, radiant, web) Anneau Le réseau s’étend d’un noyau central de manière concentrique. Rayons Le réseau explose dans une direction verticale ou horizontale.Eclatement Le réseau s’étend du centre sans noyau. Centre et Rayons Le réseau connecte des formes extérieures entre elles par une boucle fermée.

89. 89© Duarte, Inc. 2014 TAXINOMIE DES DIAGRAMMES | SEGMENT Forme divisée en multiple segments (camembert, beignet, cercle, coeur). Beignet Forme coupée en morceaux, mais avec un trou ou noyau au milieu. Camembert Forme coupée en morceaux, avec les morceaux centraux réunis en un point.

90. 90© Duarte, Inc. 2014 TAXINOMIE DES DIAGRAMMES | EMPILEMENT Forme empilée de manière ascendante ou descendante (graphique en barres, cercles concentriques). Horizontal Formes empilées horizontalement. Vertical Formes empilées verticalement.

91. 91© Duarte, Inc. 2014 TAXINOMIE DES DIAGRAMMES | JOINTS Formes interconnectées ou partageant un jeu de valeurs (puzzle, Venn, lien). Crochet Formes avec un crochet et un œil qui les fait se relier. Chevauche Formes se touchent ou partagent un espace ensemble.

92. 92© Duarte, Inc. 2014 PLUS DE 4,000 DIAGRAMMES GRATUITS Diagrammer.com par Duarte Duarte, Inc. a construit des milliers de diagrammes qui rentrent dans la taxinomie des cinq pages précédentes. Allez sur diagrammer.com pour avoir plus de 4,000 diagrammes gratuits, faits exprès qui s’intègrent dans cette définition..

93. 93© Duarte, Inc. 2014 93© Duarte, Inc. 2014 Données et Diagrammes Portent l’Info SAP crée une série de livres blancs “SAP Top 10”. Ces documents d’information montrent les 10 raisons qui font que des clients choisissent SAP. Ces documents uniques répondent à beaucoup de problématiques de leurs clients, telles que la transformation du business, les sciences de la vie, et bien d’autres. ÉTUDE DE CAS

94. 94© Duarte, Inc. 2014 94© Duarte, Inc. 2014 La première page a un titre gras, un sous-titre clair, et un logo. Source: http://global.sap.com/netherlands/about/pdfs/2011-02_TenReasonsCustomersChooseSAP.pdf © 2014. SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved.

96. 96© Duarte, Inc. 2014 96© Duarte, Inc. 2014 Le système de tabulation en haut ajoute du contexte et permet de se retrouver. Il montre ce qui est important dans les données. © 2014. SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved.

97. 97© Duarte, Inc. 2014 97© Duarte, Inc. 2014 La palette de couleurs franches et la hiérarchie typographie facilitent le traitement des données. Les données importantes sont en couleur franche et le reste en couleur neutre. © 2014. SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved.

98. 98© Duarte, Inc. 2014 98© Duarte, Inc. 2014 La portabilité de cette forme de document est un moyen simple pour armer les vendeurs avec des éléments de contenu à fort impact. © 2014. SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved.

99. 99© Duarte, Inc. 2014 99© Duarte, Inc. 2014 + Unification par les Systèmes Visuels + Etude de Cas: “Le Pouvoir d’une Histoire” + Les Grilles donnent de la Structure + Respirer avec le Blanc + La Typographie Amplifie les Points Importants Design d’un Slidedoc 03

101. 101© Duarte, Inc. 2014 LES SLIDEDOCS PERMETTENT DES CONVERSATIONS VISUELLES Les Visuels clarifient les idées. Quand les visuels sont utilisés pour expliquer des concepts, les lecteurs comprennent mieux. Une explication visuelle est meilleure qu’un texte, parce que si les gens peuvent voir ce que vous dites, il vous comprendront mieux. Des outils comme PowerPoint®, Keynote®, et Google Slides® incorporent facilement graphiques et texte autour d’une idée. Creéz un slidedoc qui servira de base pour votre organisation, avec une mise en page ou des règles avec lesquelles une personne peut travailler ou qu’elle peut manipuler. Ce modèle doit laisser de la place pour un texte dense et pour des visuels qui amplifient le sens du texte. En visualisant l’information vous montrez votre maîtrise du sujet et le soin que vous mettez à être facilement compris. Keynote® is a registered trademark of Apple Inc. Google Slides® is a registered trademark of Google. All rights reserved. Au final, vous communiquez pour emmener les gens vers votre idée. Quand ils sont en accord, il y a de l’action.

102. 102© Duarte, Inc. 2014 ÉTABLIR UN LANGAGE VISUEL Un langage visuel cohérent aide les lecteurs à associer un style visuel avec vous ou votre marque. En le mettant dans un modèle vous aidez les employés à exprimer votre marque dans les slidedocs. Utilisez une palette de couleurs cohérente. Choisissez 3 à 5 couleurs, plus une neutre et une couleur de mise en valeur. Achetez ou créez une bibliothèque robuste d’illustrations qui s’applique à votre industrie et qui soit cohérente en style. Eviter les clip arts trop décalés. Créez ou maintenez une bibliothèque de photos qui ont l’air d’avoir été prises par le même photographe.

103. 103© Duarte, Inc. 2014 CE SLIDEDOC UTILISE CE LANGAGE VISUEL Les légendes des graphiques et photos sont en Georgia italique 12 pt. LES TITRES SONT EN ARIAL NARROW MAJUSCULES 22 PT. Le texte est en Arial 12 pt. Les Sous-titres sont en Georgia italique 16 pt. La typographie et la couleur sont des éléments de design clés de ce slidedoc. Limitez votre palette de couleurs et ayez toujours au moins deux couleurs neutres. Ici, il ya deux nuances de gris. Toutes les illustrations originales utilisent le même style et se chevauchent pour créer une idée de profondeur et des couleurs plus riches.

104. 104© Duarte, Inc. 2014 MODÈLES DE PRESENTATIONS GRATUITS Chez Duarte, Inc. nous avons créé deux modèles à télécharger. Vous pouvez les utiliser tels quels ou comme inspiration pour vos propres modèles de slidedocs. Allez sur www.slidedocs.com pour recevoir les modèles de slidedoc gratuits. Chaque modèle a un aspect unique. Voyez comme ils ressemblent plus à des documents imprimés qu’à un diaporama projeté.

105. 105© Duarte, Inc. 2014 RENDRE LES SLIDEDOCS FACILEMENT IDENTIFIABLES En tant qu’organisation, vous devriez développer deux modèles différents pour les présentations et les slidedocs. Vos employés pourront facilement identifier si leur contenu doit être lu ou présenté. Dans chaque organisation il devrait être évident de savoir quels modèles sont utilisés pour les présentations (diapositives à projeter), et lesquels sont utilisés pour les slidedocs (pages à lire). Cette pratique facilitera l’identification rapide par les employés de l’outil à utiliser pour leur travail. Les pages suivantes fournissent différentes manières de distinguer une présentation d’un slidedoc. Vous pouvez utiliser un seul ou une combinaison de ces identifiants pour aider votre organisation à communiquer de manière efficace.

106. 106© Duarte, Inc. 2014 RENDRE LES SLIDEDOCS DISTINCTS Le format 4:3 fonctionne bien pour des slidedocs à lire sur écran et s’imprime bien en format A4. Vous pouvez choisir cette option pour un slidedoc et garder une version 16:9 pour les présentations. De plus en plus de projecteurs fonctionnent en écran large, ce qui rend bien pour les présentations générales. Les choix ci-dessous aident à différencier entre slidedocs et présentations. Vous pouvez faire un ou plusieurs choix. Une autre possibilité de différenciation entre slidedocs et diapositives est d’utiliser l’orientation à la française pour le slidedoc, qui ressemble à un document traditionnel, et garder l’orientation à l’italienne pour les présentations. Ce n’est pas une règle ferme, juste une option pour distinguer les différences. Comme les animations ne peuvent être vues qu’en diaporama, il est tout à fait logique de les utiliser en présentation. Eliminer les animations d’un slidedoc est une bonne règle de base puisqu’ils sont généralement imprimés et qu’il faut enlever tous les artifices liés aux animations qui peuvent obscurcir le contenu. 4:3 16:9 Format de l’image Orientation Animation portrait landscape static animates

107. 107© Duarte, Inc. 2014 Table of Contents BIG IDEA RENDRE LES SLIDEDOCS DISTINCTS Les choix ci-dessous aident à différencier entre slidedocs et présentations. Vous pouvez faire un ou plusieurs choix. Les slidedocs sont faits pour être lus, donc la mise en page doit avoir beaucoup plus de mots et du contenu graphique dense par défaut. Alors que les présentations sont conceptuelles et utilisées pour soutenir le mot parlé avec de simples concepts émotifs, une diapositive peut ne contenir qu’un seul mot. Densité de mots Les slidedocs sont souvent imprimés ou lus à l’écran. Un fond blanc ou d’une couleur claire facilitera la lecture et l’impression. Si vous voulez utiliser la couleur en distinction, vous pouvez projeter vos diapositives sur un fond sombre avec du texte clair. Cela crée un environnement de présentation plus formel. Couleur de fond Plusieurs éléments du slidedoc sont inspirés des livres et des documents denses. Le format peut avoir jusqu’à 175 mots, et d’autres paramètres comme une table des matières, des numéros de pages, et des têtes de sections. Les présentations sont plus visuelles et ont généralement des visuels dynamiques et jouant sur l’émotion. Propriétés de documents One Concept Light Dark

108. 108© Duarte, Inc. 2014 108© Duarte, Inc. 2014 Créer un Système Visuel Unifié Jennifer Aaker est General Atlantic Professor of Marketing à Stanford GSB et enseigne the “Power of Story”. Les livrets de son cours sont des slidedocs. Les exemples suivants on été mis en page par Brandon Ly et écrits par Barbara McCarthy. Remarquez comment tous les visuels sont liés. Vous pouvez les identifier comme un document de Jennifer Aaker à cause de l’aspect fait main de beaucoup des visuels. ÉTUDE DE CAS

109. 109© Duarte, Inc. 2014 109© Duarte, Inc. 2014 La première page ressemble au titre d’un livre, avec le nom de l’auteur.

110. 110© Duarte, Inc. 2014 110© Duarte, Inc. 2014 Chaque suite de chapitre est simple avec un fond de couleur gris appuyé

111. 111© Duarte, Inc. 2014 111© Duarte, Inc. 2014 Le texte est dense avec une segmentation claire et des liens. Elle utilise d’autres éléments tactiles comme un journal et un crayon pour rester dans le thème fait main.

112. 112© Duarte, Inc. 2014 112© Duarte, Inc. 2014 La répétition du fond en bois, de la texture bois et du crayon signifie visuellement que ces pages vont ensemble.

113. 113© Duarte, Inc. 2014 QUAND LE FORMATTAGE DOIT ÊTRE FAIT PAR UN PRO Créer des slidedocs beaux et faciles à lire n’est pas toujours aisé. Parfois vous devrez faire appel à des professionnels. Il n’y a pas de honte à passer votre slidedoc à un pro pour qu’il y mette plus d’amour. Ils sont là pour ça. Mais comment savoir s’il faut consulter un expert? A droite vous avez quelques recommendations pour gagner du temps et sans doute beaucoup de frustrations. Quand c’est une situation critique: Vous voulez ce client? Et ce slidedoc est critique pour faire passer votre message? Demandez à un pro de regarder. Quand votre modèle a besoin de nettoyage: Votre modèle n’est juste pas équippé pour créer des slidedocs comme vous le voulez? N’essayez pas de forcer votre modèle, créez-en un nouveau. Les designers le créent avec votre marque et ils sont très fonctionnels. Quand vous avez des diapos très complexes: Vous mélangez beaucoup de texte avec des diagrammes détaillés? Vos diapositives ont l’air de rassembler un tas de choses? Vous savez quoi faire. Quand vous devez gagner du temps: Votre équipe est payée pour être innovante, pas pour faire des slidedocs toute la journée. Jetez vos idées sur les diapositives et demandez à des pros de les nettoyer. Les Slidedocs ont trop de contenu et vous ne pouvez pas les couper: Un pro peut aider à restructurer le contenu, le répartir sur les pages, et le retravailler pour le rendre succint. Demandez-vous si l’importance de votre message dépasse le coût d’intervention d’un spécialiste. Dans ce cas embauchez un expert. Ils sauront comment rendre votre message clair et beau.

114. 114© Duarte, Inc. 2014 CE SLIDEDOC A ÉTÉ MOCHE En tant qu’auteur, j’ai consacré mon temps à penser, conceptualiser, et écrire. Ensuite un designer a pris la suite. Les designers sont formés pour lire le texte, amplifier les parties les plus importantes en les visualisant, et ajouter une hiérarchie claire. Nous jouons tous avec nos forces. J’ai passé mon temps à innover, et mon équipe m’a aidée à le rendre clair (et joli). Les designers aident à amplifier le contenu. Avant: Mes compétences en design sont limitées. Je focalise d’abord sur le texte, puis cherche les visuels pour que les designers voient ce que j’essaie de communiquer, ensuite ils font leur magie. Après: L’équipe transforme mes mots en images, clarifie la pensée par des diagrammes, et met les mots et images dans un ordre visuellement attrayant.

116. 116© Duarte, Inc. 2014 TOUT A ÉTÉ FAIT AVEC UNE STRUCTURE Les grilles sont partout dans la nature. Notre squelette est ce qui fait que les humains ont une forme et une structure similaires. La feuille sur la droite a une forte structure de veines. Le système de quadrillage aide à identifier les éléments semblables. Parce ce que les slidedocs ont un contenu dense, les grilles ont une fonction plus importante que pour les diapositives. Les grilles amènent la structure pour organiser vos images et textes dans une mise en page claire. Les grilles vous aident à déterminer la position des images en fournissant une épine dorsale où elles peuvent s’aligner. Une image alignée sur le quadrillage a une place, un espace auquel elle “appartient”. Un texte sur un quadrillage a une largeur. Dans les slidedocs, les longs blocs de textes sont arrangés en colonnes. Le quadrillage détermine la largeur des colonnes. La page suivante montre un exemple de magazine. Ensuite vous verrez la grille utilisée pour le créer.