MnSCC Large Grant Opportunity Webinar


Published on

This webinar is an overview of the $20,000 large grant application process through Minnesota Schools Cutting Carbon.

Published in: Education, Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

  1. 1. Achieving Real Energy  Reductions Through  Student Leadership RFP How‐To Webinar | 3:45 PM  November 18, 2009
  2. 2.
  3. 3. Webinar Overview 1. Introduction to the Request for Proposal (RFP) 2. Eligibility Criteria 3. Grant Proposal Content 4. Review and Evaluation of Proposals
  4. 4. Introduction to RFP The MPCA will award 10‐15 Grants of up to $20,000 Requirements : • Must Demonstrate Student Leadership, and • Must result in measurable carbon reductions We strongly encourage creative proposals to integrate these  projects into the curriculum, school operations, and the  surrounding community! DEADLINE TO SUBMIT is DECEMBER 3, 2009 at 5:00 PM CST Click here to download the Grant Application
  5. 5. Eligibility Criteria • Only MnSCC program participants are eligible to apply • Only projects that achieve measurable reductions in  energy use and carbon emissions and have strong  student leadership are eligible projects • Only costs directly incurred through work activities that  are solely related to and necessary for producing the  project are eligible costs • There are a number of ineligible costs, please refer to the   RFP for an inclusive list
  6. 6. Proposal Content A. Section I. Applicant information B. Section II. Project information C. Section III. Project Proposal D. Conflict of Interest Form
  7. 7. Section I: Applicant Information Be sure to include the name and contact  information of your school’s authorized  representative; this person is authorized to sign a  contract on behalf of the school. Also, find out if your school’s MnSCC web page is  up‐to‐date with your MnSCC activities AND  whether your school has continued tracking its  energy use  with ERM or the “B3” database.
  8. 8. EXAMPLE: Applicant Info Applicant Information: Name of School: Loon Lake High School Mailing Address: 1234 Hwy 2 City: Loon Lake, MN Zip Code: 55656 Authorized Representative: This is the  Title:   person allowed to sign checks for the school E‐mail: Phone: Website: Fax: • Has your school’s MnSCC web page been kept up to date to fully describe your MnSCC project activities?  YES • Has your school’s reporting of energy data to ERM or the “B3” database been kept up  to date?  YES
  9. 9. Section II: Project Information Components: • Project Title • Project Description (Summarize in a  paragraph; 150 word limit) • Grant Funds Requested (Max $20,000.00) • Matching or In‐Kind Funding (funding that  your school or another source will provide) • Total Project Funds (add up the grant funds,  other funding)
  10. 10. EXAMPLE: Project Info & Description Lighting Retrofit, LED Exit Signs, and Computer Swap‐out and  Power Adjustments Description of Project: Lighting: To replace 82 two‐bulb fluorescent  T12 light fixtures with  T8 fixtures, ballasts and bulbs, throughout the school in  classrooms and hallways.   Exit Signs: To replace 46 Exit signs from incandescent to LED  lighting.   Computer power adjustments: To set Energy Star power controls  on all 200 computers in the school.
  11. 11. EXAMPLE: Project Info & Description Project Title: Lighting retrofits, swap‐outs, and computing changes Project Start Date:  1/2010 Project End Date: 9/2011 Grant Funds Requested:  $20,000.00 Matching or In‐Kind Funding:  $36,500.00 (See details attached) Total Project Funds: $ 56,500.00
  12. 12. Section III: Project Proposal Description of the Project Team – what roles will  teachers, students, administrators play in this  project? Are there project partners?   Project Work Plan  – Goals, activities, role of the team members – Intended energy and carbon impacts – Intended educational impacts Project Sponsors – Who are they? What are their  roles? Project Schedule
  13. 13. EXAMPLE: Project Proposal Description of the Project Team Students’ Role:  “The Players” Students have identified a lighting retrofit and computer workstation energy use  management as the most feasible energy efficiency project at Loon Lake High School.  The Loon Lake Environmental  Club will play a principal role in this project by developing fact sheets and brochures for parents and community  members about energy consumption and specifically, the school’s lighting retrofit project.  Additionally, students will  participate in focus groups with administrators and teachers to determine how information regarding energy efficiency  can be incorporated into the classroom.  They have already been a strong push for this project – by voicing their ideas  and support at every event from school board meetings to Friday night football games. Teachers’ Role:  “The Coaches” Teachers will be responsible for guiding the students through the RFP process and  encouraging them to fill out pieces of the grant application.  Teachers will  seek out and then act as the liaison between  students and potential technical or funding resources.  Lastly, teachers will be responsible for implementing the  suggestions developed by the focus groups and integrating energy efficiency into their classroom discussions. Administrators’ Role: “The Managers” The administration will be responsible for securing funding opportunities and requiring that energy efficiency is integrated into the learning environment. PROJECT SPONSORS: A number of financial partners will be instrumental in making this project happen, the retrofit  includes funding from… (list sponsors and amounts here)
  14. 14. EXAMPLE: Project Work Plan Project Goal:  To educate students and the greater community about the benefits of clean energy and to offset the  carbon dioxide emissions of Loon Lake High School. Objective 1: To reduce carbon output from energy use at Loon Lake High School Task A: Install lighting retrofits in hallways and classrooms of Loon Lake High School Sub‐task 1:  Calculate the average monthly kWh energy use by the school (Work with utilities to gather  and calculate this data) Sub‐task 2:  Determine lighting retrofit payback Sub‐task 3:  Raise awareness around the campus and community Sub‐task 4:  Secure funding sources Sub‐task 4:  Evaluation (calculate the actual carbon savings)  Timeframe and Schedules: Task A:  September 2006 – September 2008 Sub‐task 1:  Completed by the students by October 31, 2006 Sub‐task 2:  Completed by administrators and project leaders by January 31, 2007 Sub‐task 3:  Completed by the students throughout the project process; by December 31, 2009 students will compile a  brochure for parents and community members about the primary goals of the project, by June 1, 2010, students will  compile a fact sheet about the technical aspects of the project, by January 1, 2011, students will write newspaper  articles regarding the progress of the project, by June 1, 2011, students will create a website about the project and on  December 15, 2011, students will present at the school board meeting about the project.   Sub‐task 4:  Completed by administrators and project leaders by October 1, 2010. Sub‐task 5: Ongoing – initial evaluation to be completed by September 30, 2011.
  15. 15. EXAMPLE: Project Work Plan Responsibilities:  Sub‐task 1:  Students – spearheaded by Loon Lake Environmental Club Sub‐task 2:  Administrators and Project Leaders – spearheaded by School Board Representative Sub‐task 3:  Students – throughout various writing/composition classes Sub‐task 4:  Administrators and Project Leaders Sub‐task 5: Ongoing – initial evaluation to be completed by Project Partners (ERM) Deliverable Results: Task A:  Measurable carbon reductions Sub‐task 1:  Average monthly consumption data inventory Sub‐task 2:  Payback for lighting retrofit Sub‐task 3:  Public support, contributions, interest Sub‐task 4:  Funding for project from various sources Sub‐task 5:  Data for use by students in classrooms, Fostering support for similar projects Measures for success: A reduction in carbon outputs from Loon Lake High School and behavioral changes in  energy consumption at the individual and classroom scale (for example) Budget/ Estimated costs: (This will be tailored to your own specific projects)
  16. 16. EXAMPLE: Project Proposal INTENDED IMPACTS: The lighting retrofit (assuming a switch from 40‐32W per light, 2 bulbs per fixture with 82 fixtures, usage of 15 hours/day, $10/fixture labor, $50/fixture materials, $2.25/fixture for disposal) will result in 20,113 kWh/year  savings with a 30.45 month payback period. The LED exit signs (assuming a switch from 40‐2W per light, 2 bulbs per sign with 46 signs, usage of 24 hours/day,  $10/sign labor, $20/sign materials, $.25/sign for disposal) will result in 30,625 kWh/year savings, with a 5.45  month payback period. The computer power settings change (with all 200 computers with new power settings) will result in 71,875 kWh/year  savings. In total, the project will result in 122,612 kWh/year savings, which translates into 221,930 lbs of CO2  and $12,261.00 in energy costs per year. From an educational perspective, there are a number of classroom and community benefits of  having a renewable energy system on site such as: – graphing production output on a daily, weekly and monthly basis – the social implications of reliance on finite supplies of fossil fuels and our need to reduce consumption – the environmental implications of reliance on finite supplies of fossil fuels – leadership in energy efficiency
  17. 17. Conflict of Interest Disclosure What is a Conflict of Interest?  When a person in a position of trust has  competing personal and professional interests  making it difficult to fulfill their professional  duties without bias. **Filling out this form will not disqualify your  application; please provide details about  relationships which may appear to create a  conflict of interest
  18. 18. Proposal Review & Evaluation General Instructions  • FOUR (4) copies of this proposal are required for submission;     original signed and three (3) copies • Print double‐sided on recycled paper • Fax and E‐mail submissions are NOT acceptable! Pass/ Fail Criteria • Proposal must be received on time by MPCA • Proposal is signed by school’s Authorized Representative • Proposal must contain a completed Conflict of Interest  form in the specified format; only ONE (1) copy of this  form is required for submission
  19. 19. Proposal Review & Evaluation Substantive Criteria PROJECT DETAILS – 45 POINTS • Project goal, activities and timeline – 25 points  • Student Team Participation – 15 points • Other Project Members – 5 points PROJECT IMPACTS – 55 POINTS • Energy and Carbon Impacts – Cost/Benefit Analysis – 25 points • Sustainable Impacts – Long‐Term Actions  – 15 points • Educational Impacts – 10 points • Measuring and Reporting – 5 points
  20. 20. Impact Evaluation Energy and Carbon Impacts BENEFIT/ COST ANALYSIS • Clearly identify reductions in carbon and  energy use over the lifetime of the project  (even if this is after the grant ends June 30,  2011) • Discuss what the project will cost compared to its energy and carbon  benefits both in the short or long term • What is the return on investment?  (use  the ERM carbon calculator on the MnSCC website to help you determine this!)
  21. 21. Impact Evaluation Sustainable Impacts LONG‐TERM IMPACTS • Long‐term carbon and energy  use reductions • Changes in student behavior • Changes in school operations • Actions taken to implement           ERM recommendations
  22. 22. Impact Evaluation Educational and Other Impacts LONG‐TERM IMPACTS • Will the project be integrated into school curricula or  operations? • Could this project be replicated by other schools? • How will you promote your project?  • Will your program have benefits outside of those related to  education or energy? If so, what are they? • How will the project benefit the community at large?
  23. 23. Questions about the RFP? WE’RE HERE TO HELP YOU! phone:  Patrick Santelli, Project Coordinator, (612) 625‐3759 Mollie Thompson, Program Assistant, (612) 626‐1028 e‐mail:
  24. 24. Additional Resources for Schools 1. Sponsorship Program – Three levels – Gold, Silver, Bronze   $1500 ‐ $500 – Sponsor a school or a technology or specific project 2. Mentoring Program – Volunteer to help a school with implementation of projects 3. Connecting Schools with Utility Representatives 4. Identify Financial Assistance Sources – Federal Stimulus & State Energy Efficiency Funds
  25. 25. Program Managers • Clean Energy Resource Teams • Minnesota Pollution Control Agency • Minnesota Office of Energy Security • Funding provided by Minnesota Environment and  Natural Resources Trust Fund as recommended by  Legislative‐Citizen Commission on Minnesota  Resources
  26. 26. Program Partners • Environmental Resources Management • USGBC Mississippi Headwaters Chapter • Will Steger Foundation • Youth Energy Summit (YES!) • Transcampus Energy Action Movement (TEAM MN) • Youth Environmental Activists (YEA MN) • Project Green Fleet